Структурное подразделение — это выделенная работодателем часть организации: отдел, служба, сектор, филиал, представительство. Общего определения в ТК РФ нет: структуру работодатель задаёт сам и так же отражает её в штатном расписании. Новое подразделение оформляют приказом об изменении штатного расписания или утверждением его новой редакции, указывая наименование и код подразделения, должности, число штатных единиц и оклады. Работников, у которых подразделение названо в трудовом договоре, переводят с письменного согласия по статье 72.1 ТК РФ, остальных перемещают без согласия, если условия договора не меняются. Отделу в головном офисе хватает кадровых документов, а подразделение по другому адресу со стационарными рабочими местами на срок более месяца требует ещё сообщения в налоговый орган в течение месяца.
Материал проводит через процедуру в правильной последовательности: какие графы формы Т-3 заполнить, когда нужен перевод с дополнительным соглашением, как отразить переименование отдела в ЕФС-1 и какие сроки уведомлений действуют при закрытии подразделения. Отдельно разобраны штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и маршруты согласования в КЭДО, которые строятся по оргструктуре. Частные случаи ИП и совмещения должностей, стоимость КЭДО с интеграцией 1С на 2026 год и ответы о неполной ставке, хранении штатного расписания и должностях стажёров — во второй половине статьи.
Структурное подразделение: внутреннее, обособленное, филиал и представительство
ТК РФ использует термин «структурное подразделение» в статьях 57, 72.1 и 81, но не определяет его. Часть 4 статьи 57 разрешает включить в трудовой договор уточнение места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения, статья 72.1 через подразделение разграничивает перевод и перемещение, часть 4 статьи 81 регулирует увольнение при закрытии обособленного подразделения. Перечня видов и уровней подразделений закон не содержит: отдел, служба, управление, сектор, группа — названия, которые работодатель выбирает сам.
Кадровые последствия зависят от местности. Если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение в другой местности, место работы в договоре указывают с названием подразделения и его местонахождением: по части 2 статьи 57 ТК РФ это обязательное условие. При закрытии такого подразделения трудовые договоры расторгают по правилам, предусмотренным для ликвидации организации (часть 4 статьи 81). Отдел в той же местности закрывают через сокращение численности или штата.
Филиал и представительство — категории гражданского права. По статье 55 ГК РФ филиал выполняет все функции юридического лица или их часть, представительство представляет и защищает его интересы. Юридическими лицами они не являются и должны быть указаны в ЕГРЮЛ, а их руководителей назначает юридическое лицо, и действуют они по его доверенности. Налоговое понятие самостоятельное: по пункту 2 статьи 11 НК РФ обособленное подразделение — это территориально обособленное подразделение с оборудованными стационарными рабочими местами, а стационарным считается рабочее место, созданное на срок более одного месяца.
Четыре вида подразделений различаются правовой основой, обязательными действиями работодателя и формулировками в трудовом договоре.
| Вид подразделения | Правовая основа | Что оформляет работодатель | Что с трудовым договором |
|---|---|---|---|
| Внутреннее подразделение в той же местности: отдел, служба, сектор | Решение работодателя, штатное расписание | Приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция | Подразделение указывают по соглашению сторон как дополнительное условие (ч. 4 ст. 57 ТК РФ); если оно указано, смена отдела оформляется переводом |
| Иное обособленное структурное подразделение в другой местности | Ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 81 ТК РФ | Кадровые документы; при стационарных рабочих местах на срок более месяца — сообщение в налоговый орган | Место работы с названием подразделения и его местонахождением — обязательное условие; при закрытии — увольнение по правилам ликвидации организации |
| Филиал, представительство | Ст. 55 ГК РФ | Сведения в ЕГРЮЛ, доверенность руководителю, кадровые документы | Если филиал или представительство в другой местности — как в строке выше |
| Обособленное подразделение для целей налогообложения | П. 2 ст. 11, подп. 3 п. 2 ст. 23, п. 4 ст. 83 НК РФ | Сообщение в налоговый орган в течение месяца, для иного обособленного подразделения — по форме С-09-3-1; на учёт ставит налоговый орган | Трудовые последствия определяются по строкам выше |
Один офис может попасть сразу в две строки: отдел продаж в другом городе со стационарными рабочими местами будет обособленным структурным подразделением для ТК РФ и обособленным подразделением для НК РФ, даже если филиалом его не регистрировали. Порядок и сроки сообщения, а также форма С-09-3-1 приведены на странице ФНС о создании иного обособленного подразделения.
Полезно знать: с 1 марта 2026 года квотирование рабочих мест для трудоустройства инвалидов распространено на обособленные подразделения работодателей. Изменения в статью 38 закона о занятости внёс Федеральный закон от 28.11.2025 № 445-ФЗ.
Прежде чем готовить приказ, определите строку таблицы для своего подразделения: по ней видно, как формулировать место работы в новых трудовых договорах и нужно ли сообщение в налоговый орган.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как оформить новое подразделение в штатном расписании
Указания к унифицированной форме Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, описывают штатное расписание как перечень структурных подразделений, наименований должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и сведения о количестве штатных единиц. С 1 января 2013 года унифицированные формы не обязательны, и организация вправе утвердить собственный бланк, но состав граф Т-3 остаётся рабочим ориентиром. С трудовым договором расписание связывает часть 2 статьи 57 ТК РФ: трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Изменения вносят приказом руководителя или уполномоченного лица, годовым циклом они не ограничены.
Что решить до приказа об изменении штатного расписания
Приказ фиксирует уже принятые решения, поэтому до его подготовки закройте шесть вопросов.
- Вид подразделения. Внутреннее или обособленное, в той же местности или в другой, будут ли стационарные рабочие места на срок более месяца.
- Наименование и подчинённость. Название подразделения повторится в трудовых договорах, если стороны указывают в них подразделение, и менять его после подписания договоров придётся через дополнительные соглашения.
- Перечень должностей. Наименования соотносят с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами, если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения (статья 57 ТК РФ).
- Оклады. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует устанавливать одинаковые оклады по одноимённым должностям, а различия в оплате оформлять надбавками и доплатами с учётом квалификации, сложности, количества и качества труда.
- Состав работников. Кто переходит из действующих отделов и указано ли подразделение в их трудовых договорах: от ответа зависит, нужен ли перевод с согласием по статье 72.1 ТК РФ.
- Сроки. Если реорганизация меняет условия трудовых договоров, работников письменно предупреждают не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ), и дату ввода подразделения планируют с учётом этого срока.
Какие графы формы Т-3 заполнить для нового подразделения
Форма Т-3 имеет код по ОКУД 0301017 и 10 граф, и строки нового подразделения заполняют их все.
| Реквизит или графа | Что указать |
|---|---|
| Шапка | Номер и дата документа, период действия, реквизиты приказа об утверждении, строка «Штат в количестве ___ единиц» |
| Графы 1-2 | Наименование структурного подразделения по принятой у работодателя структуре и его код |
| Графа 3 | Должность (специальность, профессия) с указанием квалификации |
| Графа 4 | Количество штатных единиц; для работы на условиях неполного времени допускаются неполные единицы, например 0,25 или 0,5 |
| Графа 5 | Тарифная ставка (оклад) |
| Графы 6-8 | Надбавки |
| Графа 9 | Всего |
| Графа 10 | Примечание |
| Подписи | Руководитель кадровой службы и главный бухгалтер |
После добавления позиций пересчитайте итог в строке «Штат в количестве ___ единиц»: число в шапке должно совпасть с суммой графы 4 по всем подразделениям.
Как внести новое подразделение в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид подразделения и его место в структуре: внутреннее или обособленное, в какой местности, кому подчиняется.
- Шаг 2. Подготовьте перечень позиций: наименования должностей с квалификацией, количество штатных единиц, оклады и надбавки по графам формы.
- Шаг 3. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание или утвердите штатное расписание в новой редакции; расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
- Шаг 4. Если в организации приняты положения о подразделениях, утвердите положение о новом подразделении приказом.
- Шаг 5. Оформите переход работников: перевод с письменного согласия и дополнительным соглашением, если подразделение указано в трудовом договоре, или перемещение приказом, если не указано и условия договора не меняются.
- Шаг 6. По каждому переводу подайте ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Шаг 7. Для подразделения по другому адресу со стационарными рабочими местами на срок более месяца направьте сообщение в налоговый орган в течение месяца.
- Шаг 8. Внесите подразделение в кадровую программу и обновите маршруты согласования в системе КЭДО.
Шаблоны штатного расписания, положения о подразделении и документов для перевода
Начните с бланка Т-3 и заполненного образца штатного расписания, а положение об отделе кадров используйте как пример структуры положения о любом подразделении.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
Сотрудники нового подразделения: перевод, перемещение или изменение условий договора
Способ оформления зависит от того, указано ли подразделение в трудовом договоре работника. По статье 72.1 ТК РФ изменение структурного подразделения считается переводом, если подразделение было указано в договоре: нужны письменное согласие работника, дополнительное соглашение и приказ. Если подразделение в договоре не названо, переход в отдел той же местности считается перемещением, и согласие работника не требуется, пока не меняются согласованные условия договора.
Перемещение не отражают в ЕФС-1 как мероприятие «ПЕРЕВОД» и не записывают в трудовую книжку: Правила ведения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, предусматривают записи о переводе на другую постоянную работу. Сведения о переводе подают в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (пункт 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Когда реорганизация меняет согласованные условия договора, а согласия работника нет, работодатель вправе изменить их по статье 74 ТК РФ из-за организационных или технологических изменений. Трудовую функцию так изменить нельзя, а работника письменно предупреждают не позднее чем за 2 месяца.
Четыре типовых сценария при изменении структуры различаются документами, участием работника и сроком.
| Ситуация | Документы | Согласие работника | Срок |
|---|---|---|---|
| Подразделение указано в трудовом договоре, работник переходит в новый отдел | Дополнительное соглашение, приказ о переводе, ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД», запись о переводе по Правилам ведения трудовых книжек | Письменное, обязательно | ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Подразделение в договоре не указано, отдел в той же местности, условия договора не меняются | Приказ о перемещении | Не требуется | В ЕФС-1 не отражается |
| Реорганизация меняет согласованные условия, трудовая функция прежняя | Письменное уведомление по статье 74 ТК РФ | Не требуется | Уведомление не позднее чем за 2 месяца |
| Переименование подразделения, указанного в трудовом договоре | Приказ об изменении штатного расписания, дополнительное соглашение, ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» | Подпись работника на дополнительном соглашении | ЕФС-1 — не позднее рабочего дня после оформления дополнительного соглашения |
Если структура в компании меняется часто, включайте отдел в трудовой договор, только когда это нужно сторонам: каждое указанное в договоре подразделение при реорганизации требует перевода с согласием там, где иначе хватило бы перемещения.
Для перевода в новое подразделение в Добыто есть конструктор приказа: он формирует файл .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода.
Сформируйте приказ о переводе работника в новое подразделение
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: подразделения, позиции и история изменений
В 1С:ЗУП редакции 3.1 штатное расписание утверждают документом «Утверждение штатного расписания», а правят документом «Изменение штатного расписания». Каждый документ датирован, и по любой позиции можно открыть документ, который её зарегистрировал. Если в программе включена история изменения штатного расписания, сведения о формировании и расформировании подразделений заполняются автоматически по этим документам. Отсюда порядок работы: новое подразделение и его позиции вводят документом изменения с датой из приказа и только после этого оформляют кадровые переводы в него.
В связке с КЭДО штатное расписание, кадровые данные и документы остаются в 1С, а подписание, маршруты согласования и архив ведёт система КЭДО: документ уходит из учётной программы на подпись и возвращается подписанным со статусом. В тарифе «Бизнес» Добыто интеграция с 1С входит в состав тарифа, а готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника привязывает электронный документооборот к структуре: заявления на отпуск проходят согласование у руководителя подразделения, и в его личном кабинете для этого есть отдельный блок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: блок для согласования появляется только у руководителя подразделения. Если заявления согласует другое ответственное лицо, права ему задают отдельно, и заявления попадают к нему во вкладку «Согласовать». Руководителя нового подразделения поэтому назначают в программе до того, как его сотрудники начнут подавать заявления.
Лайфхак: в 1С:Кабинете сотрудника КЭДО подключают по подразделениям: в настройке публикации отмечают подразделение, и личные кабинеты создаются для его сотрудников. Расчётные листки тоже можно публиковать отдельно по подразделению.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переводить компанию на КЭДО по подразделениям можно, и комбинировать подразделения с процессами тоже. Но пока часть отделов оформляет отпуска электронно, а часть на бумаге, кадровая служба работает в двух режимах одновременно, и учёт того, кто по каким процессам переведён, ведут вручную, если система этого не умеет. Как переходное состояние это нормально, как постоянное — плохо. Срок, за который все подразделения перейдут в один режим, определите заранее.»
После ввода подразделения в 1С проверьте, что документ изменения штатного расписания проведён с датой из приказа, руководитель подразделения назначен, а само подразделение отмечено в настройке публикации, если его сотрудники переходят на КЭДО.
Оргструктура в КЭДО: маршруты согласования и переход по подразделениям
Маршрут согласования в КЭДО повторяет подчинённость. Заявление на отпуск работник подписывает первым, затем его согласует непосредственный руководитель, а финально подписывает директор или главный бухгалтер, если кадровые документы подписывают они. У каждого вида документа своя цепочка: заявление на командировку, приказ о переводе и изменения условий работы проходят разный набор подписантов. Маршрут бывает последовательным, когда документ идёт по очереди, и параллельным, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю.
Кейс из практики: ИТ-компания со штатом 300 человек, где все кадровые документы вёл один специалист по кадрам, а численность за год выросла на 30%, переводила документооборот в электронный вид при сложной структуре: несколько юридических лиц, проектные команды, работники, оформленные в одном юрлице и работающие в команде другого. Сохранённые шаблоны маршрутов в такой структуре мешали, потому что состав команд часто менялся, и цепочку выстраивали под каждый документ: работник, непосредственный руководитель по месту оформления, директор. Через 3 месяца после старта, по оценке компании, работать с документами стало намного легче, чем с бумагой.
Закон позволяет вводить КЭДО не сразу во всей организации: в локальном нормативном акте о введении электронного документооборота указывают категории работников и виды документов, а переход можно вести по отдельным подразделениям.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Пилот в одном подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех сотрудников проверяет людей. Вторая проверка весомее: технология обычно работает, а внедрения буксуют из-за сопротивления. Когда пилот идёт в одном отделе, остальная компания живёт по-старому и воспринимает его как чужой эксперимент. Начинать удобнее с процесса, который касается всех, например с заявлений на отпуск: для них работнику достаточно простой электронной подписи.»
В практике Добыто пилотная группа перед развёртыванием на всю компанию снимает основную часть ошибок настройки. Перед подключением нового подразделения выпишите документы, которые будут подписывать его сотрудники, и для каждого задайте цепочку согласующих.
Изменение штатного расписания: переименование, сокращение и закрытие подразделения
Переименование подразделения
Переименование оформляют приказом об изменении штатного расписания. Если наименование подразделения указано в трудовых договорах, с каждым работником подписывают дополнительное соглашение с новым названием. Социальный фонд России в ответах по заполнению подраздела 1.1 ЕФС-1 указывает, что изменение наименования подразделения, включённого в трудовой договор, отражают мероприятием «ПЕРЕВОД» с новым наименованием в графе 5, а основанием служит дополнительное соглашение. Если подразделение в договорах не названо, кадрового мероприятия для ЕФС-1 не возникает и достаточно приказа.
Сокращение отдела и закрытие обособленного подразделения
Закрытие отдела в той же местности оформляют как сокращение численности или штата по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Позиции исключают из штатного расписания приказом, а уволить работника по сокращению можно, только если его невозможно с письменного согласия перевести на другую имеющуюся работу, в том числе вакантную, подходящую по квалификации и состоянию здоровья (часть 3 статьи 81).
При сокращении действуют три срока уведомления:
- работникам — персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения (статья 180 ТК РФ);
- выборному органу первичной профсоюзной организации — письменно не позднее чем за 2 месяца, а если сокращение может повлечь массовое увольнение, не позднее чем за 3 месяца (статья 82 ТК РФ);
- органам службы занятости через платформу «Работа в России» — не позднее чем за 2 месяца, при возможном массовом увольнении за 3 месяца, для ИП — не позднее чем за 2 недели (часть 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).
Если закрывается филиал, представительство или иное обособленное подразделение в другой местности, трудовые договоры с его работниками расторгают по правилам, предусмотренным для ликвидации организации (часть 4 статьи 81 ТК РФ).
Внимание: с 1 сентября 2026 года часть 1 статьи 179 ТК РФ дополнена Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ, — при равной производительности труда и квалификации.
Дополнительные соглашения, приказы о переводе и уведомления можно оформить в КЭДО, а приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и журнал инструктажей остаются на бумаге.
Во что обходится ошибка в порядке изменения структуры
Нарушения трудового законодательства при переводе или сокращении квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. Отсутствие штатного расписания само по себе отдельным составом не названо, санкция зависит от установленного нарушения.
Сбитая последовательность стоит времени. Двухмесячные сроки по статьям 74 и 180 ТК РФ отсчитывают от вручения уведомления, поэтому уведомление, врученное позже приказа, сдвигает дату ввода новой структуры на тот же срок. Перемещение работника, у которого отдел указан в договоре, по статье 72.1 ТК РФ требовало его письменного согласия, и без дополнительного соглашения такое перемещение оформлено с нарушением. Составьте календарь с датой приказа, датами вручения уведомлений и датой ввода новой структуры и сверяйте его со сроками выше.
Штатное расписание у ИП, совмещение должностей и электронная форма
Нужно ли штатное расписание ИП и микропредприятию
Прямой нормы, обязывающей ИП-работодателя вести штатное расписание по форме Т-3, нет, и вопрос остаётся спорным. Часть 2 статьи 57 ТК РФ допускает два способа описать трудовую функцию: работа по должности в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы. Статья 309.2 ТК РФ позволяет микропредприятиям отказаться от правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании, графика сменности и других ЛНА, если эти условия включены в трудовые договоры по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Штатное расписание в статье не названо. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 относил его к локальным нормативным актам, но письмо носит разъяснительный характер.
ИП, который принимает работников на должности с названиями, проще вести штатное расписание в собственной упрощённой форме: тогда наименования должностей в трудовых договорах опираются на документ, как того требует формулировка статьи 57, а форма Т-3 с 2013 года не обязательна.
Совмещение должностей и штатные единицы
Для совмещения отдельная штатная единица не нужна. По статьям 60.2 и 151 ТК РФ работнику с его письменного согласия поручают дополнительную работу по другой или такой же должности за дополнительную оплату, размер которой стороны определяют соглашением. Совмещать можно и вакантную должность: позиция в штатном расписании остаётся вакантной, а доплату получает совмещающий работник.
Штатное расписание в электронном виде и доступ к кадровым документам
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, позволяют вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Отдельного требования к виду подписи руководителя именно для штатного расписания закон не устанавливает, а перечень документов, которые переводят в КЭДО, работодатель определяет в локальном акте о введении электронного документооборота. Перенос документов в систему ставит вопрос о доступе: кадровые документы содержат персональные данные работников.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В кадровых документах чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы сразу — типовая ситуация и одновременно типовое нарушение требования разграничить доступ. Выбирая систему, спросите поставщика, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений, и запросите полный перечень лиц, которые получат доступ к данным.»
Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП на 2026 год
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | за год |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99,9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговую сумму определяют численность сотрудников, подключённых к КЭДО, и нужные функции: интеграция с 1С:ЗУП, УКЭП и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес». Условия и цены на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Оформление подразделения затрагивает два документа. В штатном расписании приказом или новой редакцией фиксируют наименование, код, должности, штатные единицы и оклады, а в трудовых договорах отражаются последствия: перевод с согласием для тех, у кого отдел назван в договоре, и перемещение без согласия для остальных. Подразделение в другой местности добавляет обязательное условие о месте работы, сообщение в налоговый орган при стационарных рабочих местах и увольнение по правилам ликвидации при закрытии. Переименование и сокращение запускают собственные сроки, поэтому календарь уведомлений составляют до приказа.
Добыто ведёт кадровые документы в связке с 1С:ЗУП: переводы, дополнительные соглашения и уведомления при изменении структуры уходят на подпись по маршрутам согласования и хранятся в электронном архиве.
Частые вопросы о структурном подразделении и штатном расписании
Нужно ли согласие работника, если отдел переезжает в другое помещение в том же городе?
Статья 72.1 ТК РФ не требует согласия на перемещение на другое рабочее место или в другое структурное подразделение в той же местности, если это не меняет определённых сторонами условий договора. Всё зависит от формулировок: часть 4 статьи 57 разрешает уточнять в договоре место работы с указанием подразделения и его местонахождения и (или) рабочее место. Если в договоре указано конкретное местонахождение подразделения или рабочее место, переезд меняет условие договора: нужно дополнительное соглашение или изменение по статье 74 с уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
Сколько дней у работодателя на оформление неполного рабочего времени по заявлению работника?
С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ установил срок: 5 рабочих дней с даты заявления работника на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. В штатном расписании такие позиции можно отражать неполными единицами в графе 4 формы Т-3, например 0,25 или 0,5.
Обязательно ли переименовывать должности после перехода на ОК 016-2025?
С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Автоматического требования переименовать все должности он не создаёт: статья 57 ТК РФ требует соотносить наименования с квалификационными справочниками или профстандартами, когда с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения. Если наименование или код должности всё же меняется, издают приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждают его новую редакцию, подписывают дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновляют кадровую программу, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1.
Как назвать в штатном расписании должность стажёра?
С 1 марта 2027 года Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ требует указывать в наименовании должности, профессии или специальности работника, принятого по срочному трудовому договору о стажировке в сфере труда, что он стажёр. Трудовую функцию в договоре часть 2 статьи 57 ТК РФ описывает как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому позицию для стажёров удобнее заранее завести в расписании с таким наименованием. До 1 марта 2027 года норма не действует.
Сколько хранить штатное расписание и документы по его изменению?
Сроки установлены статьями 40 и 41 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Штатные расписания и изменения к ним по месту утверждения хранят постоянно, а в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до ликвидации организации; в других организациях срок хранения 3 года. Проекты штатных расписаний и документы по их разработке и изменению хранят до минования надобности.
Можно ли указать в штатном расписании оклад «от и до»?
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 допускает «вилку» оклада для свободной должности, но конкретный оклад работника фиксируют в трудовом договоре. Письмо носит разъяснительный характер; нормативная основа — статья 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности и статья 132 о связи заработной платы с квалификацией работника и сложностью работы.
