Оформляем штатное расписание правильно от шапки до подписи руководителя

Штатное расписание оформляют по форме Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по собственной форме: с 1 января 2013 года коммерческий работодатель вправе утвердить свой бланк. Документ состоит из шапки с наименованием организации, номером, датой составления и периодом действия, таблицы из 10 граф с подразделениями, должностями, штатными единицами, окладами и надбавками, итоговой строки и подписей руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Руководитель утверждает расписание приказом, и каждое изменение тоже вносится приказом. Дальше всё зависит от того, задевает ли правка условия трудовых договоров: новая штатная единица или переименованная вакансия оформляются одним приказом, а изменение оплаты или сокращение занятой должности требуют письменного уведомления работника не позднее чем за 2 месяца.

Покажем, как заполнить каждую графу, как называть должности с учётом ОКПДТР ОК 016-2025 и профстандартов, как отразить доли ставки, вакансии и совмещение, какой подписью утверждать электронную версию и как вести штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1. Отдельно разберём положение ИП и микропредприятий. Бланк Т-3 и образец — сразу после первого раздела, а сценарная таблица изменений со сроками уведомлений, чек-лист перед подписью, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан вести штатное расписание: организации, ИП и микропредприятия

В Трудовом кодексе РФ нет нормы, которая прямо обязывает каждого работодателя утвердить именно форму Т-3. Обязанность вытекает из части 2 статьи 57 ТК РФ: трудовая функция в трудовом договоре указывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если расписания нет, условию о должности в договоре не на что опереться, и при проверке работодатель не может показать, откуда взялись наименование должности и оклад.

Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 описал штатное расписание как документ, который закрепляет структуру, штатный состав и численность организации. В методическом материале Роструда для подготовки кадровой службы к плановой проверке штатное расписание стоит в перечне документов, которые инспектор ГИТ может запросить. Готовьте его в той же папке, что и трудовые договоры, приказы о приёме и правила внутреннего трудового распорядка.

Нужно ли штатное расписание ИП

Официального разъяснения Роструда или Минтруда, которое освобождало бы ИП с наёмными работниками от штатного расписания, на дату публикации нет. Для ИП-работодателя действует та же часть 2 статьи 57 ТК РФ: в трудовом договоре с продавцом или водителем должность указывается по штатному расписанию. Поэтому ИП, который нанимает хотя бы одного работника по трудовому договору, мы советуем утверждать расписание так же, как организация. К исполнителям по договорам ГПХ и самозанятым это не относится: штатных единиц под них не заводят.

Микропредприятия по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовые договоры. Штатное расписание среди документов, от которых можно отказаться прямо и безусловно, в этой статье не названо. Микропредприятию, которое перешло на типовую форму трудового договора, расписание по-прежнему нужно как источник наименований должностей и окладов.

Ответственность за отсутствие или ошибки в штатном расписании

Отдельного состава «нет штатного расписания» в КоАП РФ нет. Инспектор квалифицирует нарушение по статье 5.27 КоАП РФ, и размер санкции зависит от того, первое оно или повторное.

Для руководителя повторное нарушение опаснее штрафа организации: часть 2 допускает дисквалификацию. Сверьте, совпадают ли наименования должностей в действующих трудовых договорах с утверждённым расписанием, до того как это сделает инспектор.

Бланк формы Т-3 и заполненный образец штатного расписания

Начните с бланка Т-3 в формате .xlsx, а заполненный образец откройте рядом, чтобы сверять с ним шапку, графы надбавок и итоговую строку.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шапка штатного расписания: какие реквизиты заполнить

В шапке формы Т-3 предусмотрены код по ОКУД, код по ОКПО, наименование организации, номер документа и дата составления. Ниже идёт отметка об утверждении: «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от … № …», затем период действия и строка «Штат в количестве … единиц». В штат включаются все единицы по таблице, в том числе неполные: если в расписании 14 полных ставок и одна на 0,5, в шапке будет 14,5.

В шапке стоят три разные даты, и их часто сводят к одной. Дата составления показывает, когда документ подготовлен. Дата и номер приказа подтверждают утверждение. Период действия, или дата введения в действие, определяет, с какого дня расписание применяется. Безопасная практика — утверждать новую редакцию заранее, с датой введения в будущем: прямого запрета на изменение расписания задним числом в ТК РФ нет, но при сокращении и изменении оплаты задним числом не получится соблюсти двухмесячный срок уведомления работников.

Когда вместо Т-3 удобнее собственная форма

Роструд в письме № ПГ/4653-6-1 указал, что с 01.01.2013 форма Т-3 не обязательна к применению. Коммерческий работодатель может убрать неиспользуемые графы надбавок, добавить графу с кодом должности для ЕФС-1 или колонку с режимом работы. Собственную форму утверждают распорядительным документом до первого применения, и в ней сохраняют обязательные по смыслу реквизиты: наименование работодателя, номер и дату, период действия, должности, количество единиц и оплату. Если в компании уже работает кадровая программа с печатной формой Т-3, менять бланк ради косметики нет смысла.

Десять граф формы Т-3: как заполнить таблицу

Таблица Т-3 читается построчно: одна строка — одна должность в одном подразделении с одинаковыми условиями оплаты. Если в отделе продаж 3 менеджера с одним окладом, это одна строка с количеством 3; если у одного из них оклад выше, строки две. Ниже — что вписывать в каждую графу.

Под таблицей ставится итоговая строка по графам 4 и 9: общее число единиц должно совпасть с цифрой «Штат в количестве … единиц» в шапке. Расхождение итога и шапки — первая арифметическая проверка, которую стоит сделать перед тем, как отдавать документ на подпись.

Должности в штатном расписании: наименования, ОКПДТР и профстандарты

Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует точных наименований только для должностей, с которыми закон связывает льготы, компенсации или ограничения: досрочную пенсию, дополнительный отпуск, сокращённое рабочее время. Здесь название берут из квалификационного справочника или профстандарта без вольных вариантов. Для остальных должностей работодатель формулирует наименование сам, но одинаково во всех документах.

С 01.01.2026 действует ОКПДТР ОК 016-2025, принятый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Новый классификатор сам по себе не предписывает переименовывать все должности: обязательное соответствие по-прежнему касается только должностей из части 2 статьи 57 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: если работодатель всё же решил привести наименование или код должности к ОК 016-2025, одним штатным расписанием дело не ограничивается. Нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам работников на этих должностях, правки в должностных инструкциях и ЛНА, а также обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП.

Оклады, надбавки и доли ставки

В графе 5 указывается оклад за полную штатную единицу, даже если сама позиция занята на 0,5: доля отражается в графе 4, а графа 9 показывает итог с её учётом. Надбавки, которые зависят от стажа, результата или условий труда и установлены в процентах, в рублях заранее не посчитать, поэтому в графах 6-8 ставят прочерк и в примечании ссылаются на положение об оплате труда. Районный коэффициент и северные надбавки удобно показывать отдельной графой надбавок с той же ссылкой.

Перед утверждением пересчитайте позиции с минимальными окладами: зарплата работника, отработавшего месячную норму, не может быть ниже МРОТ, а штатное расписание инспектор сопоставляет с расчётными листками.

Связь штатного расписания с трудовым договором, приказом о приёме и ЕФС-1

Наименование должности из графы 3 переходит без изменений в трудовой договор, приказ о приёме, должностную инструкцию и сведения о трудовой деятельности. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 код выполняемой функции указывают по ОКЗ, а наименование трудовой функции Социальный фонд России связывает со штатным расписанием работодателя. Если в расписании «менеджер по продажам», а в ЕФС-1 ушёл «специалист по продажам», в электронной трудовой книжке работника появится должность, которой у работодателя нет. Перед отправкой ЕФС-1 сверяйте наименование с действующей редакцией расписания, а не с прошлогодним приказом.

Подпись руководителя и утверждение штатного расписания приказом

Указания к форме Т-3 называют подписантами самой формы руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Подписи генерального директора на бланке Т-3 нет: руководитель утверждает штатное расписание приказом, реквизиты которого вписываются в шапку. Получается два уровня подписей. Кадровая служба и бухгалтерия отвечают за содержание и расчёты, руководитель — за решение о структуре и фонде оплаты труда.

У ИП и в небольших компаниях часто нет ни отдела кадров, ни главного бухгалтера. В собственной форме работодатель сам определяет состав подписантов, и тогда расписание подписывает тот, кто фактически ведёт кадры, а утверждает ИП или директор. Приказ об утверждении закон не унифицирует, достаточно указать реквизиты штатного расписания, дату введения в действие, число штатных единиц и месячный фонд оплаты труда по итоговой строке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить и утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выберите форму: унифицированную Т-3 или собственную, утверждённую распорядительным документом до первого применения.
2. Шаг 2. Сверьте оргструктуру и список должностей с действующими трудовыми договорами; для должностей с льготами и ограничениями проверьте наименования по квалификационным справочникам и профстандартам.
3. Шаг 3. Заполните шапку: наименование, ОКПО, номер, дату составления, период действия и общее количество штатных единиц.
4. Шаг 4. Заполните графы 1-10, укажите неполные единицы долями, процентные надбавки замените прочерком со ссылкой на ЛНА в примечании.
5. Шаг 5. Проверьте итоговую строку: сумма графы 4 должна совпасть со штатом в шапке, оклады — не ниже регионального МРОТ с учётом выплат.
6. Шаг 6. Получите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
7. Шаг 7. Подготовьте приказ об утверждении с датой введения в действие, подпишите его у руководителя и впишите номер и дату приказа в шапку расписания.

Сколько хранить штатное расписание и приказ об утверждении

По статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения. Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, примечание к статье устанавливает хранение до ликвидации организации. Приказ об утверждении, если он оформлен как приказ по основной деятельности, хранится по статье 19 того же Перечня тоже постоянно, а у организаций вне источников комплектования — до ликвидации. Штатную расстановку с фамилиями работников Перечень относит к другой статье, сроки по ней отличаются.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перевод документов в электронный вид не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа или подписи. Штатное расписание хранится постоянно, поэтому до отказа от бумажного архива определите, какие редакции у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

В Добыто подписанные кадровые документы ложатся в электронный архив, откуда их выгружают вместе с файлами подписей. Срок хранения для электронного экземпляра тот же, что для бумажного.

Штатное расписание в электронном виде: какой подписью утверждать

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, позволяют вести кадровые документы в электронном виде. Часть 1 статьи 22.3 перечисляет документы, которые работодатель подписывает только УКЭП: среди них трудовой договор и уведомление об изменении его условий через систему работодателя. Штатного расписания в этом перечне нет. Для прочих электронных документов работодателя часть 4 статьи 22.3 допускает УКЭП или предусмотренные законом виды УНЭП. Значит, приказ об утверждении и само расписание можно подписать УНЭП, если вид подписи и порядок её применения закреплены в ЛНА о КЭДО.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Выбирая для приказов УНЭП, проверьте, что такое соглашение и ЛНА у вас действительно есть.»

С 21 сентября по 15 декабря 2026 года Минтруд проводит апробацию подписания кадровых документов с использованием УНЭП и многофункционального сервиса обмена информацией (приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423). Включено ли в неё утверждение или изменение штатного расписания, на дату публикации не подтверждено, поэтому ориентироваться нужно на действующую редакцию статьи 22.3 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: инспектор ГИТ иногда просит штатное расписание на бумаге. Распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела вес, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

В Добыто сотрудникам бесплатно выпускаются ПЭП и УНЭП, а УКЭП руководитель получает через партнёров-удостоверяющие центры. Это закрывает оба сценария: приказ можно подписать УНЭП по ЛНА или УКЭП, если компания решила не разделять виды подписи для руководителя.

Изменение штатного расписания: приказ, уведомления и сроки

По указаниям к форме Т-3 изменения в штатное расписание вносят приказом работодателя. Форма приказа свободная, но в нём указывают, какие позиции вводятся, исключаются или меняются, и с какой даты. Второй вариант — утвердить расписание в новой редакции, если правок много. Набор уведомлений определяет не сам приказ, а то, задевает ли изменение условия действующих трудовых договоров.

Службу занятости ИП уведомляет не позднее чем за 2 недели, а организация — за 2 месяца, но работника ИП предупреждает о сокращении по общему правилу статьи 180 ТК РФ, не менее чем за 2 месяца. Срок для службы занятости на срок предупреждения работника не переносится: увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ проверяют по обоим срокам.

При сокращении новую редакцию штатного расписания вводят в действие в привязке к дате увольнения, а не задним числом: должность исключается из расписания с того дня, когда истёк срок предупреждения и работник уволен. Порядок и сроки Роструд разобрал в памятке для кадрового работника о процедуре сокращения, её удобно сверить со своим планом мероприятий.

Совмещение должностей и совместительство в штатном расписании

Под совмещение новую штатную единицу не заводят. По статье 60.2 ТК РФ работник выполняет дополнительную работу по другой или такой же должности в течение установленного рабочего дня, наряду с основной, с письменного согласия и за доплату, размер которой стороны определяют соглашением по статье 151 ТК РФ. Совмещать можно вакантную должность, уже предусмотренную штатным расписанием, и само поручение расписание не меняет. Если должности в расписании нет, сначала её вводят приказом о внесении изменений, иначе оформить работу как совмещение нельзя.

Внутреннее совместительство устроено иначе: это отдельный трудовой договор и отдельная штатная единица. Чем различаются два режима с точки зрения штатного расписания:

Для совместителя расписание часто предусматривает неполную единицу, например 0,5: доли допускают указания к Т-3, а рабочее время совместителя ограничено половиной нормы. Если вакансия одна, а претендуют на неё и совмещение, и совместитель, выбор делают до оформления: одну единицу нельзя одновременно отдать под оба режима.

Штатное расписание в 1С 8.3: как вести его в ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание включается в настройках кадрового учёта: флаг «Использовать штатное расписание» и отдельно «Вести историю изменения штатного расписания». С историей каждое изменение регистрируется отдельным документом, а состояние расписания можно посмотреть на любую дату. Первое утверждение оформляется документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки — документом «Изменение штатного расписания». Инструмент хранит историю изменений и позволяет анализировать плановый и фактический фонд оплаты труда. Названия и доступность команд зависят от редакции и включённых настроек, поэтому перед утверждением проверьте, что история включена: без неё редакцию прошлого периода для проверки ГИТ не восстановить.

Из программы формируются печатная форма Т-3 и штатная расстановка. После перехода на ОК 016-2025 справочник должностей в ЗУП обновляют тем же документом «Изменение штатного расписания», а не прямой правкой наименования в справочнике: иначе пропадёт дата, с которой действует новое название, и разойдутся данные для ЕФС-1. Вилку окладов поддерживает не любая конфигурация, проверяйте её наличие в своей редакции.

Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль интеграции: он устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически. Приказ об утверждении или изменении штатного расписания подписывается в КЭДО, а статус подписания возвращается в карточку документа в 1С.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При выборе системы я советую задавать вендору практический вопрос: выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате. Это сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. При проверке, споре или смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы, поэтому попросите показать выгрузку до подключения.»

Ошибки при оформлении штатного расписания и чек-лист перед подписью

Большинство претензий инспекции к штатному расписанию возникает не из-за формы, а из-за расхождений с другими кадровыми документами. Ошибки, которые встречаются чаще других:

1. Наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме и ЕФС-1 не совпадает с расписанием. Так бывает, когда название правят в одном документе и забывают про остальные. Итог — нарушение части 2 статьи 57 ТК РФ, штраф юрлицу по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей и ошибочная запись в электронной трудовой книжке.
2. Совмещение по должности, которой нет в расписании. Работодатель экономит на штатной единице, но такое поручение не опирается на статью 60.2 ТК РФ. Сначала вводят единицу приказом, затем оформляют совмещение.
3. Изменение оклада приказом без уведомления работников. При организационных или технологических изменениях работник получает письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца, приказ о штатном расписании его не заменяет.
4. Исключение сокращаемой должности задним числом. Должность убирают из расписания с даты увольнения, а не с даты приказа о сокращении, иначе работник формально работает на несуществующей позиции весь срок предупреждения.
5. Несовпадение итога графы 4 и штата в шапке. Арифметическая ошибка ставит под сомнение весь документ и фонд оплаты труда.
6. Открытый доступ к штатной расстановке. В расстановке, в отличие от расписания, стоят фамилии и оклады конкретных людей, то есть персональные данные.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Кадровые документы содержат персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Проверьте, разграничен ли в вашей системе доступ по ролям и ведётся ли журнал обращений к документам.»

Чек-лист проверки штатного расписания перед подписью руководителя

• Выбрана форма: Т-3 или собственная, утверждённая до применения.
• В шапке есть наименование, ОКПО, номер, дата составления, период действия и общее число единиц.
• Итог графы 4 совпадает со штатом в шапке.
• Наименования должностей с льготами и ограничениями соответствуют квалификационным справочникам или профстандартам.
• Наименования совпадают с трудовыми договорами, приказами о приёме и сведениями ЕФС-1.
• Неполные единицы указаны долями, процентные надбавки — прочерком со ссылкой на ЛНА в графе 10.
• Оплата при полной норме не ниже регионального МРОТ.
• Под совмещение и совместительство есть свободные единицы.
• Если изменение задевает условия договоров, уведомления работников подготовлены за 2 месяца до введения в действие.
• Форма подписана руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, приказ об утверждении подготовлен на подпись руководителя.
• Для электронной версии вид подписи руководителя закреплён в ЛНА о КЭДО, а при подписании по доверенности есть машиночитаемая доверенность.

Стоимость КЭДО для оформления штатного расписания и кадровых приказов

Стоимость электронного документооборота зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

УКЭП для подписи приказов руководителем доступна в тарифе «Бизнес» и выше, на «Старте» работают ПЭП и УНЭП, и для приказов по штатному расписанию УНЭП достаточно, если она закреплена в ЛНА о КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия по численности — на странице тарифов КЭДО Добыто. Цены указаны на дату публикации, октябрь 2026 года.

Выводы

Правильное штатное расписание держится на трёх опорах: заполненная шапка с датой введения в действие, таблица, в которой наименования должностей и итог единиц совпадают с трудовыми договорами и ЕФС-1, и приказ руководителя, которым документ утверждён. Форму можно выбрать свою, а электронную версию подписать УНЭП, если это закреплено в ЛНА. Любая правка, задевающая оплату или занятую должность, начинается с уведомления работника за 2 месяца, а не с нового приказа.

В практике Добыто штатное расписание и приказы по нему проходят тот же маршрут подписания, что и остальные кадровые документы: из 1С:ЗУП на подпись руководителю и обратно в программу и электронный архив со статусом.

Частые вопросы о штатном расписании

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием?

Как правило, нет. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал, что штатное расписание не относится к локальным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, поэтому ознакомление под подпись при приёме не требуется. Исключение — если ознакомление предусмотрено коллективным договором, соглашением или ЛНА работодателя.

Сколько хранить копию штатного расписания в филиале или другой организации?

По статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, постоянное хранение действует только по месту утверждения. В других организациях, куда штатное расписание направлено для сведения, его хранят 3 года.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Штатное расписание показывает должности, количество единиц и оплату без фамилий. Штатная расстановка, или штатно-списочный состав, распределяет конкретных работников по этим единицам. Срок хранения расстановки установлен статьёй 42 Перечня № 236 — 50 или 75 лет, а не «постоянно», как у расписания. В 1С:ЗУП 3.1 расстановка формируется отдельным отчётом.

Нужно ли госучреждению менять коды должностей в ЕФС-1 в 2026 году?

Да, если учреждение подаёт подраздел 1.3 формы ЕФС-1. С 30.05.2026 приказ СФР от 15.04.2026 № 389 изменил коды должностей для этого подраздела, который подают государственные и муниципальные учреждения: новые коды состоят из 12 цифр. Справочник должностей в кадровой программе стоит обновить до ближайшей отчётности.

Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?

ТК РФ не требует ежегодного переутверждения: расписание действует, пока его не изменили или не заменили новой редакцией приказом. Если же в шапке указан конкретный период, например «на 2026 год», по его окончании нужна новая редакция или приказ о продлении действующей, иначе на дату проверки у работодателя формально не будет действующего документа.