Нормативное штатное расписание в практике — это утверждённый приказом руководителя документ с подразделениями, должностями, количеством штатных единиц, окладами и надбавками; фактическим называют срез того, какие из этих единиц заняты работниками, а какие вакантны. В ТК РФ и форме Т-3 такого деления нет. Юридическую силу имеет одно утверждённое расписание, а замещение показывают штатная расстановка, вести которую не обязательно, и отчёты укомплектованности. Трудовая функция в договоре указывается по должности в соответствии со штатным расписанием (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), а совмещение по должности, которой в документе нет, Роструд считает недопустимым. Для организации расписание вытекает из ст. 57. Для ИП прямой универсальной обязанности вести отдельный документ нет, хотя утвердить его предприниматель вправе.
Материал разводит три понятия, которые в учёте часто смешивают: штатную единицу, вакансию и работающего сотрудника. Покажем, когда правка расписания требует соглашения по ст. 72 ТК РФ или уведомления работника за 2 месяца по ст. 74, как оформить совмещение и что изменится для стажёров с 01.03.2027. Сценарная таблица для организаций, ИП и микропредприятий стоит в начале материала, чек-лист сверки плана с фактом — в середине. Пошаговая инструкция по изменению расписания, порядок работы в 1С:ЗУП 8.3, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Нормативное и фактическое штатное расписание: что фиксирует каждый срез
Ни Трудовой кодекс РФ, ни постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которым утверждена форма Т-3 (ОКУД 0301017), не выделяют нормативное и фактическое штатное расписание как самостоятельные виды документа. Оба термина рабочие. Нормативным называют утверждённое расписание, фактическим — его замещение на конкретную дату.
Роструд в письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1 называет штатное расписание внутренним документом работодателя и указывает, что структуру и штатную численность работодатель определяет самостоятельно. Письмо не относится к нормативным актам и выражает позицию ведомства.
Фамилий работников в штатном расписании нет. Документ показывает, сколько единиц и с какой оплатой предусмотрено в каждом подразделении. Кто их занимает, видно из штатной расстановки или из отчёта об укомплектованности в учётной системе. Два среза удобнее сравнивать построчно.
| Параметр | Нормативный срез (утверждённое расписание) | Фактический срез (замещение) |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Подразделения, должности, профессии и специальности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады или тарифные ставки, надбавки | Какие штатные единицы замещены работниками, какие вакантны |
| Единица счёта | Штатная единица, в том числе дробная по итогам нормативного расчёта | Работник, который замещает единицу |
| Правовое значение | Трудовая функция в договоре указывается по должности в соответствии со штатным расписанием (ч. 2 ст. 57 ТК РФ) | Отдельной нормы нет; штатную расстановку вести не обязательно |
| Форма | Унифицированная Т-3 (ОКУД 0301017) или собственная форма организации | Штатная расстановка или отчёт об укомплектованности в учётной системе |
| Как меняется | Приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица | Вместе с кадровыми событиями: приёмом, переводом, увольнением |
| Для чего используют | Формулировка трудовой функции, планирование штата и ФОТ, проверка допустимости совмещения | Контроль вакансий, анализ укомплектованности, сравнение планового и фактического ФОТ |
Правовые последствия есть только у нормативного среза: на него ссылается трудовой договор, и меняют его приказом. Фактический срез служит для контроля. По нему находят вакантные единицы и сравнивают плановый ФОТ с фактическим. Для сверки берите оба среза на одну и ту же дату.
Штатное расписание у организации, ИП и микропредприятия: кто его ведёт
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ нет. Статья 15 и часть 2 статьи 57 связывают трудовую функцию с работой по должности в соответствии со штатным расписанием. Из этой связки практика выводит необходимость документа для организаций.
Для должностей, с выполнением работ по которым закон связывает компенсации, льготы или ограничения, требование жёстче. Наименования таких должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Если должность в договоре указана по расписанию, ошибка в наименовании переходит из расписания в трудовой договор.
Штатное расписание ИП устроено так же, как у организации, но вопрос об обязанности решается иначе. Прямой универсальной нормы, которая обязывала бы каждого предпринимателя с работниками вести отдельное штатное расписание, нет. Утвердить расписание ИП вправе. Часть 2 статьи 57 перечисляет и другие способы описать трудовую функцию: через профессию, специальность с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работодатель-микропредприятие и некоммерческая организация вправе по ст. 309.2 ТК РФ полностью или частично отказаться от ЛНА с нормами трудового права. Речь идёт о правилах внутреннего трудового распорядка, положении об оплате труда, положении о премировании, графике сменности и других актах. Регулируемые ими условия переносятся в трудовые договоры. Штатное расписание в статье отдельно не названо, поэтому освобождением от него ст. 309.2 сама по себе не служит.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Штатную численность коммерческий работодатель определяет самостоятельно, и методику расчёта ставок он тоже выбирает сам. Я советую хранить расчёт вместе с приказом об утверждении штатного расписания. Тогда происхождение каждой штатной единицы подтверждается документом, а при изменении расписания вы пересчитываете ставки по той же методике.»
По типу работодателя требования к расписанию и точки проверки различаются.
| Сценарий | Что прямо установлено | Что проверить |
|---|---|---|
| Организация с работниками по трудовым договорам | Трудовая функция указывается по должности в соответствии со штатным расписанием (ч. 2 ст. 57 ТК РФ) | Совпадают ли наименования должностей в договорах и в утверждённом расписании |
| ИП с работниками | Прямой универсальной обязанности вести отдельный документ нет; утвердить расписание ИП вправе | Как описана трудовая функция: по должности из расписания или через профессию, специальность, конкретный вид работы |
| Микропредприятие, некоммерческая организация | Право отказаться от части ЛНА с переносом условий в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ); штатное расписание в норме не названо | Какие условия перенесены в договоры и на что ссылается трудовая функция |
| Должности с компенсациями, льготами или ограничениями | Наименования и квалификационные требования — по квалификационным справочникам или профстандартам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ) | Сверка наименований в расписании со справочником или профстандартом |
| Срочный договор о стажировке в сфере труда, с 01.03.2027 | В наименовании должности, профессии или специальности указывается, что работник — стажёр (Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ) | Наименования позиций стажёров в расписании и договорах; на 30.10.2026 норма ещё не действует |
Часть 2 статьи 57 регулирует содержание трудового договора, поэтому на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых её требования не переносятся. Определите свою строку в таблице и сверьте наименования должностей в действующих договорах с утверждённым расписанием.
Нормативная численность: на чём основан расчёт штатных единиц
Количество единиц в нормативном срезе обосновывают расчётом. Для кадровой службы нормативную базу составляют статьи 160 и 161 ТК РФ, рекомендации Минтруда по численности и постановление Минтруда. Для коммерческой компании итог один: численность она определяет самостоятельно, а расчёт служит обоснованием выбранного числа ставок.
Полезно знать: письмо Минтруда разъясняет, что коммерческие работодатели вправе применять рекомендации ведомства по численности кадровой службы. Это право. Численность частная компания определяет самостоятельно.
Расчёт пригодится при утверждении расписания и при каждой сверке нормативного среза с фактическим. Он показывает, сколько ставок требуется, а расстановка — сколько людей их занимает.
Простой норматив и расчёт с коэффициентами
Для кадровой службы встречаются два подхода: простой норматив на численность персонала и расчёт с поправочными коэффициентами по текучести, отрасли, автоматизации и филиалам. На компаниях разного масштаба они дают разное число ставок.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Простой норматив — один специалист кадровой службы на 100 сотрудников — не учитывает текучесть, отрасль, автоматизацию и филиалы. Расчёт с коэффициентами по этим факторам даёт другое число ставок для компаний на 50, 350 и 1200 человек. Прежде чем утверждать кадровые ставки в штатном расписании, пересчитайте их с поправками на свою текучесть, отрасль, уровень автоматизации и число филиалов.»
Пример расчёта ставок кадровой службы для производства на 250 сотрудников
Расчёт идёт в пять шагов. От исходных данных компании переходят к базовой численности, затем последовательно вводят поправки на текучесть, отрасль, автоматизацию и филиалы, получают промежуточный результат и итоговое число ставок. Общая формула в конце расчёта применима к компании другого профиля, если подставить её параметры.
Итог расчёта переносят в нормативный срез и сверяют с фактом: сколько специалистов работает в службе и какие единицы вакантны.
Штатная единица, вакансия и работник: почему план не совпадает с фактом
Штатное расписание ведут по унифицированной форме Т-3 или по собственной форме организации. В любом варианте в нём указывают структурные подразделения, должности, профессии или специальности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады или тарифные ставки и надбавки. В Т-3 предусмотрены также итоговые суммы.
Штатная численность — число единиц в утверждённом документе. Фактическая численность — число работников, которые эти единицы замещают. Совпадать цифры не обязаны: единица может быть вакантной, а нормативный расчёт даёт дробное значение, которое в людях не выражается.
Факт: расчёт нормативной численности кадровой службы для производства на 250 сотрудников с пятью коэффициентами — по базе, текучести, отрасли, автоматизации и филиалам — дал 3,34 ставки. Работников считают целыми людьми, поэтому нормативный и фактический срез по такой службе сравнивают в ставках.
Незанятая штатная единица — позиция, предусмотренная расписанием, но не замещённая работником. Юридическое значение она получает в отдельных процедурах. При изменении определённых сторонами условий трудового договора по организационным или технологическим причинам работник вправе не согласиться работать в новых условиях. Тогда по ч. 3 ст. 74 ТК РФ работодатель обязан предложить ему подходящую работу и все отвечающие требованиям вакансии в этой местности.
На практике перечень вакансий на дату предложения собирают из фактического среза: какие единицы утверждённого расписания свободны. Сверку плана с фактом проводят до уведомления работника, чтобы перечень вакансий был полным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чек-лист сверки утверждённого расписания с фактической расстановкой
- Наименования должностей в трудовых договорах совпадают с утверждённым расписанием (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
- Для должностей с компенсациями, льготами или ограничениями наименования и квалификационные требования соответствуют квалификационным справочникам или профстандартам.
- Оклады и надбавки в расписании совпадают с условиями трудовых договоров.
- Число работников по каждой должности не превышает число утверждённых штатных единиц.
- Каждая вакантная единица видна в фактическом срезе на дату сверки.
- Совмещение поручено только по должностям, которые есть в расписании, и по каждому есть письменное согласие работника, срок, содержание, объём и доплата.
- Каждое изменение расписания подтверждено приказом руководителя или уполномоченного им лица.
- К 01.03.2027 подготовлены наименования должностей стажёров по срочным договорам о стажировке.
Пункт, по которому сверка не прошла, закрывают либо изменением расписания, либо изменением трудового договора. Порядок для каждого случая разный, он разобран ниже.
Шаблоны штатного расписания по форме Т-3 и инструкция кадровика
Начните с пустой формы Т-3, затем сравните её с заполненным образцом, а должностную инструкцию специалиста по КДП используйте, чтобы закрепить, кто ведёт расписание и сверку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк, .xlsx) | Скачать |
| Образец штатного расписания (.xls) | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству (.docx) | Скачать |
Совмещение должностей и временное исполнение обязанностей: сверка со штатным расписанием
Совмещение по ст. 60.2 ТК РФ — выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой по трудовому договору дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности). Его поручают только с письменного согласия работника и за дополнительную оплату по ст. 151. Срок, содержание и объём дополнительной работы работодатель устанавливает с письменного согласия работника.
Та же статья позволяет поручить работнику обязанности временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы. Доплата по ст. 151 положена и в этом случае. Единица при этом остаётся за временно отсутствующим работником.
Важный нюанс из практики: в ответе от 29.08.2025 № 228483 Роструд указал, что совмещение по профессии, отсутствующей в штатном расписании организации, не допускается. Обоснование построено на ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ. Ответ носит консультационный характер и нормой не служит, но перед поручением совмещения проверьте, есть ли совмещаемая должность в утверждённом расписании. Если её нет, сначала внесите изменения приказом.
В Добыто работник подписывает дополнительное соглашение о совмещении онлайн и знакомится с приказом в электронном виде, а документы хранятся в электронном архиве сервиса. Срок, содержание, объём и размер доплаты удобнее согласовать в одном документе с подписью работника.
Изменение штатного расписания и изменение трудового договора: два разных действия
Изменения в штатное расписание вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица, так сказано в указаниях к форме Т-3. Роструд воспроизводит этот порядок в ответе о внесении изменений в штатное расписание на портале Онлайнинспекция.рф.
Приказ меняет нормативный срез. Условия трудового договора работающего сотрудника он сам по себе не меняет. Если правка затрагивает должность, оклад или трудовую функцию конкретного человека, ТК РФ предусматривает два пути:
- соглашение сторон в письменной форме по ст. 72 ТК РФ — единственный путь, если меняется трудовая функция;
- одностороннее изменение по организационным или технологическим причинам по ст. 74 ТК РФ — с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца; трудовую функцию так изменить нельзя.
Ошибка в последовательности стоит времени. Если приказ о новом окладе или исключении единицы вступает в силу раньше, чем истекли 2 месяца с уведомления по ст. 74, условия договора работника на эту дату не изменились, и до истечения срока он работает на прежних условиях. Переименование должности, которое затрагивает трудовую функцию, без соглашения по ст. 72 тоже не меняет договор: в нём остаётся прежнее наименование.
В тарифе «Бизнес» Добыто шаблоны документов настраиваются под компанию. Уведомление об изменении условий трудового договора направляется работнику на ознакомление, дополнительное соглашение — на подпись.
Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте утверждённое расписание с фактическим замещением на одну дату: какие единицы заняты, какие вакантны, совпадают ли наименования должностей и оклады с трудовыми договорами.
- Шаг 2. Определите, затрагивает ли изменение условия договоров работающих сотрудников: должность, трудовую функцию, оклад.
- Шаг 3. Для должностей с компенсациями, льготами или ограничениями сверьте новые наименования и квалификационные требования с квалификационными справочниками или профстандартами.
- Шаг 4. Если меняется трудовая функция, подготовьте дополнительное соглашение по ст. 72 ТК РФ. Если меняются другие условия по организационным или технологическим причинам, письменно уведомите работника не позднее чем за 2 месяца по ст. 74.
- Шаг 5. Если работник не согласен работать в новых условиях, предложите ему подходящую работу и все отвечающие требованиям вакансии в этой местности (ч. 3 ст. 74 ТК РФ).
- Шаг 6. Оформите приказ (распоряжение) руководителя или уполномоченного им лица о внесении изменений в штатное расписание с датой, с которой действуют новые позиции.
- Шаг 7. Отразите изменения в учётной системе: в 1С:ЗУП 8.3 — документом «Изменение штатного расписания»; с версии 3.1.37.72 его можно создать из отчёта «Анализ штатного расписания».
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: плановые позиции и фактическая укомплектованность
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 штатное расписание служит инструментом планирования штата и ФОТ. Программа хранит историю изменений, позволяет анализировать укомплектованность и сравнивать плановый и фактический фонд оплаты труда. В позиции указывают должность, подразделение, доплаты и условия труда.
С версии 3.1.37.72 в отчёте «Анализ штатного расписания» (раздел «Кадры») появилась кнопка «Изменить позиции штатного расписания». Выделенные в отчёте позиции переносятся в документ «Изменение штатного расписания» с разбивкой по организациям. Сверка и правка теперь идут из одного места: позиции, найденные в отчёте, не нужно заново подбирать в документе. Документ в 1С фиксирует правку в учёте, а юридическим основанием изменения остаётся приказ руководителя.
Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Автоматизация кадровых операций отражается и в нормативном срезе: при расчёте численности кадровой службы она учитывается отдельным коэффициентом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При расчёте нормативной численности кадровой службы я учитываю автоматизацию отдельным коэффициентом наряду с текучестью, отраслью и филиалами. Перевод кадровых операций в учётную систему и КЭДО меняет этот коэффициент, а вместе с ним и расчётное число ставок. После перехода на электронный документооборот пересчитайте нормативную численность и только потом вносите изменения в штатное расписание.»
Когда отдельная штатная расстановка не нужна
Важный нюанс из практики: в методическом материале для кадровых работников на сайте государственной инспекции труда прямо указано, что штатную расстановку вести не обязательно.
Отдельный документ о фактическом замещении избыточен, если фактический срез уже виден в учётной системе: в 1С:ЗУП укомплектованность показывает анализ штатного расписания. Расстановка в отдельном файле дублирует эти сведения и требует ручной сверки при каждом приёме и увольнении. В компании, где утверждено несколько единиц и все они заняты, расхождение плана и факта видно из самого расписания и приказов о приёме.
Стоимость КЭДО для документов по штатному расписанию: тарифы 2026 года
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа: численности, видов электронной подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая стоимость зависит от численности и набора функций: интеграция с 1С и электронный архив входят в «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Условия каждого плана на дату публикации собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Юридическое значение из двух срезов есть только у утверждённого штатного расписания: на него ссылается трудовая функция в договоре, его меняют приказом, по нему проверяют, допустимо ли совмещение. Фактический срез показывает, кем замещены единицы, и нужен для контроля вакансий, ФОТ и укомплектованности, а отдельной расстановки закон не требует. Правка расписания не заменяет изменения трудового договора: для этого есть соглашение по ст. 72 или уведомление за 2 месяца по ст. 74 ТК РФ.
Добыто переводит в электронный вид документы, которые сопровождают изменения штатного расписания и совмещение, — уведомления, дополнительные соглашения, приказы — и синхронизирует их с 1С:ЗУП, так что нормативный срез в учёте и подписанные документы ведутся без повторного ввода.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли досрочно отменить совмещение или отказаться от него?
Да. По ст. 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. Другую сторону предупреждают в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Согласованный при поручении срок совмещения этому не мешает: досрочное прекращение оформляется отдельным письменным предупреждением.
Как определить размер доплаты за совмещение или исполнение обязанностей отсутствующего работника?
Статья 151 ТК РФ фиксированного размера не устанавливает: доплату определяют соглашением сторон трудового договора. Она положена и за совмещение профессий (должностей), и за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Размер удобно указать в том же письменном документе, где по ст. 60.2 согласованы срок, содержание и объём дополнительной работы.
Можно ли добавить в форму Т-3 свои графы или утвердить собственную форму?
Да, если организация негосударственная. С 01.01.2013 формы первичных документов из альбомов унифицированных форм в общем случае необязательны: ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Информация Минфина России № ПЗ-10/2012. Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 указал, что негосударственные организации применять форму Т-3 не обязаны. Организация может работать по Т-3, изменить её или утвердить собственную форму. Сведения о подразделениях, должностях, штатных единицах, окладах и надбавках при этом сохраняют: на должность из расписания ссылается трудовой договор.
Кому в 1С:ЗУП можно дать доступ только к штатному расписанию?
С версии 3.1.37.72 в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 есть профиль пользователя «Управление штатным расписанием» с одной функцией. Его назначают сотруднику, который отвечает за позиции штатного расписания, без прав на остальные кадровые операции. Профиль появился в том же релизе, что и команда изменения позиций из отчёта «Анализ штатного расписания», поэтому перед настройкой прав проверьте номер версии программы.
Нужно ли при каждой правке утверждать штатное расписание заново целиком?
Указания к форме Т-3 и разъяснение Роструда говорят о внесении изменений приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица; требования переутверждать весь документ при каждой правке в них нет. В приказе указывают, какие позиции меняются и с какой даты. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ «Изменение штатного расписания», а программа хранит историю изменений.
