Зарплата и штатное расписание расходятся, когда оклад по одной должности записан по-разному в штатном расписании, трудовом договоре и кадровом приказе или когда начисление в учётной системе не обновили после изменения условий. Для работника обязательна сумма из трудового договора: статья 57 ТК РФ требует указывать в нём условия оплаты, а менять их можно только письменным соглашением сторон по статье 72 ТК РФ. Штатное расписание — плановый документ, по нему сверяют должности, штатные единицы и оклады. На полной ставке месячная зарплата за отработанную норму не может быть ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 рубля, на неполной ставке оплата идёт пропорционально отработанному времени.
Материал помогает найти, в каком из документов возникло расхождение, какой из них исправлять и какой бумагой оформить совмещение, изменение оклада или новую редакцию штатки. Отдельно разобраны вилка окладов по одной должности, районный коэффициент поверх МРОТ, сверка позиций штатного расписания и начислений в 1С:ЗУП и проверка по расчётному листку. Штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость КЭДО для кадровых документов на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где возникает расхождение между окладом в штатном расписании и начислением
Цепочка документов по оплате состоит из четырёх звеньев: штатное расписание задаёт должность и оклад позиции, трудовой договор фиксирует согласованный с работником оклад и доплаты, приказ или дополнительное соглашение вносит изменения, а начисление в учётной системе превращает всё это в сумму расчётного листка. Расхождение появляется там, где одно звено обновили, а соседнее нет. Чаще всего так бывает после повышения оклада по штатке без дополнительного соглашения, при совмещении, оформленном устно, и при переводе на неполную ставку, который не отразили в начислении.
Форма Т-3 описывает структуру, должности и число штатных единиц. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов, включая Т-3, в общем случае необязательны: работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания. Состав данных при этом остаётся тем же — подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда по позиции.
Типовые источники расхождений и документ, который их устраняет:
| Ситуация | Что видно в начислении | Что исправляет | Норма |
|---|---|---|---|
| Оклад в штатном расписании повысили, договор не меняли | Начисление идёт по старому окладу из договора | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Ст. 57, 72 ТК РФ |
| Оклад по штатке снизили без согласия работника | Сумма меньше договорной, возникает недоплата | Соглашение сторон или процедура с уведомлением за 2 месяца | Ст. 72, 74 ТК РФ |
| В штатке вилка окладов, в договоре диапазон | Непонятно, какую сумму начислять | Конкретный оклад в пределах вилки в договоре | Ст. 57, 143 ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 |
| Работник на неполной ставке | Начисление меньше оклада позиции | Условие о неполном времени в договоре, пропорциональный расчёт | Ч. 3 ст. 93 ТК РФ |
| Совмещение без письменного соглашения | Доплаты нет или она начислена без основания | Письменное соглашение со сроком, объёмом и размером доплаты | Ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Зарплата по позиции за полную норму ниже МРОТ | Зарплата за полную норму меньше 27 093 рублей | Новая редакция штатки и допсоглашение | Ч. 3 ст. 133 ТК РФ, 429-ФЗ |
| Районный коэффициент включили в МРОТ | Итог формально равен МРОТ, но с учётом коэффициента | Пересчёт: коэффициент и северная надбавка сверх МРОТ | Позиция Конституционного Суда РФ от 07.12.2017 |
В пяти строках из семи исправление начинается с трудового договора или соглашения к нему, а не со штатного расписания. Поправить только штатку недостаточно: пока договорное условие не изменено, начислять по новой сумме оснований нет, а уменьшить оплату — нарушение статьи 72 ТК РФ. При любом расхождении первым делом кладут рядом договор с допсоглашениями, действующую редакцию штатного расписания и последний расчётный листок и ищут звено, которое отстало.
Какой документ главный, если оклад в штатке и в трудовом договоре разный
Для начисления главный документ — трудовой договор с дополнительными соглашениями. Статья 57 ТК РФ относит условия оплаты, включая размер оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, к обязательным условиям договора, а трудовую функцию определяет как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Выходит двусторонняя связь: наименование должности в договоре берётся из штатки, а сумма, которую работник вправе требовать, — из договора.
Если штатное расписание показывает больший оклад, чем договор, работник получает договорную сумму до подписания допсоглашения. Если меньший — работодатель всё равно платит по договору: одностороннее уменьшение оклада статья 72 ТК РФ не допускает. Изменить оплату по инициативе работодателя можно только по статье 74 ТК РФ, при организационных или технологических изменениях, без изменения трудовой функции и с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца.
Вилка окладов и разные оклады по одной должности
Штатное расписание допускает вилку окладов по должности, но в трудовом договоре должна стоять конкретная сумма в её пределах. Так Роструд разъяснял в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1, там же он напомнил об обязанности обеспечивать равную оплату за труд равной ценности по статье 22 ТК РФ. Два менеджера с одинаковой трудовой функцией и разными окладами без объяснимого критерия — повод для вопроса ГИТ. Если различие обосновано квалификацией или объёмом работы, его лучше закрепить в штатном расписании отдельными позициями или категориями и в положении об оплате труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Неполная ставка и МРОТ
При неполном рабочем времени часть 3 статьи 93 ТК РФ требует платить пропорционально отработанному времени или выполненному объёму работ. Работник на 0,5 ставки с окладом позиции 60 000 рублей получает 30 000 рублей, и это не расхождение, если неполное время закреплено в договоре. Гарантия части 3 статьи 133 ТК РФ относится к работнику, полностью отработавшему месячную норму времени: сравнивать с МРОТ нужно зарплату за полную норму, а не сумму на полставки. Размер МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. В субъекте, где действует региональное соглашение о минимальной зарплате, учитывают и статью 133.1 ТК РФ.
С 1 сентября 2026 года решение о неполном рабочем времени по письменному заявлению беременной сотрудницы, родителя ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет, а также работника, ухаживающего за больным членом семьи, работодатель принимает не позднее 5 рабочих дней. Для зарплаты это означает короткий срок: за эти дни нужно оформить допсоглашение и перевести начисление на пропорциональный расчёт, иначе первый же месяц уйдёт с полным окладом или с недоплатой.
Районный коэффициент поверх МРОТ
Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в особых климатических условиях начисляются сверх МРОТ, а не включаются в него. Такова позиция Конституционного Суда РФ от 7 декабря 2017 года. Проверка простая: оклад плюс прочие выплаты без коэффициента и северной надбавки за полную норму должны быть не меньше МРОТ, а коэффициент добавляется уже к этой сумме. Если в штатном расписании оклад позиции подобран так, что МРОТ достигается только за счёт коэффициента, позицию пересматривают.
Штатное расписание у ИП
Трудовой кодекс прямо не устанавливает отдельной обязанности ИП-работодателя вести штатное расписание, а в разъяснениях и судебной практике встречаются расходящиеся позиции. Но ИП заключает с работниками трудовые договоры по статье 57 ТК РФ, где должность указывается в соответствии со штатным расписанием. Если у ИП есть наёмные работники, утверждённая штатка снимает вопрос о том, на какую должность и с каким окладом принят человек, и даёт основу для сверки начислений. Если штатного расписания нет, единственным источником оклада остаётся трудовой договор, и проверять начисление приходится по каждому договору отдельно.
Соберите положение об оплате труда под свою штатную структуру
Совмещение должностей: как оформить доплату, чтобы она попала в начисление
Совмещение без письменного соглашения — самый частый источник разницы между окладом и начислением. По части 1 статьи 60.2 ТК РФ дополнительную работу по другой должности поручают только с письменного согласия работника и в пределах установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой по трудовому договору. За неё статья 151 ТК РФ требует доплату, размер которой стороны согласуют с учётом содержания и объёма дополнительной работы.
Письменное соглашение о совмещении должно определять:
- срок, на который поручается дополнительная работа;
- содержание и объём дополнительной работы;
- размер доплаты.
Без этих условий у бухгалтерии нет основания включить доплату в начисление, а у работника — документа, по которому он может её потребовать. Размер доплаты из соглашения переносится в кадровый документ учётной системы без изменений: другая сумма в начислении и есть расхождение. Если совмещение идёт по должности, которая есть в штатном расписании, сверяют ещё и позицию: оклад по ней задаёт ориентир для размера доплаты.
Прекращение совмещения тоже оформляется документом. Любая сторона вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня. Дату окончания совмещения из предупреждения или из соглашения сразу вносят в учётную систему: иначе доплата продолжит начисляться после того, как работа по второй должности прекращена.
Изменение штатного расписания без расхождений в зарплате
Изменение штатного расписания само по себе не меняет зарплату ни одного работника. Новая редакция штатки или приказ об изменении позиций меняет плановые оклады, а начисление конкретному человеку меняется только после того, как изменено условие его трудового договора. Повышение оклада оформляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Понижение без согласия работника возможно лишь по статье 74 ТК РФ, с уведомлением за 2 месяца, и только при организационных или технологических изменениях, которые не затрагивают трудовую функцию.
Порядок дат определяет, будет ли расхождение. Если приказ об изменении штатного расписания вступает в силу с 1-го числа, а допсоглашения подписаны 10-го, то с 1-го по 9-е по договору действует старый оклад. Для повышения это означает спор о доплате за эти дни, для понижения — недоплату. Даты вступления в силу приказа по штатке и допсоглашений совпадают, либо допсоглашения подписывают заранее с отложенной датой начала действия.
Как изменить оклад в штатном расписании и в начислении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание: повышение по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) или изменение по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений (статья 74 ТК РФ).
- Шаг 2. Если применяется статья 74 ТК РФ, вручите каждому работнику письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца до даты изменения и сохраните подтверждение вручения.
- Шаг 3. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания или новую редакцию штатки с датой вступления в силу. Проверьте, что месячная зарплата по каждой позиции за полную норму без учёта районного коэффициента и северной надбавки не ниже МРОТ 27 093 рубля.
- Шаг 4. Подпишите с каждым работником, чей оклад меняется, дополнительное соглашение к трудовому договору с той же датой вступления в силу, что и в приказе.
- Шаг 5. Внесите новый оклад в кадровый документ учётной системы с датой из допсоглашения, а не с датой подписания.
- Шаг 6. После первого расчёта по новому окладу сверьте расчётные листки с допсоглашениями по каждому работнику.
Для ознакомления работников с изменениями и подписания допсоглашений кадровые службы всё чаще используют КЭДО. В Добыто дополнительное соглашение уходит работнику на подпись электронной подписью, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому массовое изменение окладов не упирается в сбор бумажных подписей. Штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года, а у организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до ликвидации: так установлено пунктом 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Кадровые разъяснения Роструда по оформлению документов, включая письмо об ознакомлении работников со штатным расписанием, собраны в памятке для кадрового работника на сайте Государственной инспекции труда: её удобно держать под рукой при подготовке новой редакции штатки.
Образцы штатного расписания, трудового договора и допсоглашения
Комплект для сверки оклада по трём звеньям цепочки, начинать удобнее со штатного расписания по форме Т-3.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (образец) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: сверка позиций и начислений
В 1С:ЗУП позиция штатного расписания содержит должность, подразделение, начисления и доплаты. Если вести историю изменений, программа позволяет сопоставлять плановый фонд оплаты труда по штатке с фактическим. Для кадровых документов в программе есть автоматическая проверка на соответствие штатному расписанию. Названия настроек и поведение проверки зависят от релиза, поэтому перед массовым изменением окладов их сверяют с документацией своей версии программы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка в 1С сравнивает кадровый документ со штатом, но не видит подписанный договор. Если в программе оклад изменён переводом, а допсоглашение не подписано, начисление будет формально правильным по базе и неправильным по договору. Ежемесячная сверка поэтому идёт по четырём источникам:
- отчёт по штатному расписанию на дату расчёта: позиции, штатные единицы, оклады и доплаты;
- кадровые данные сотрудников: оклад, ставка, плановые начисления и дата последнего изменения;
- реестр подписанных допсоглашений и соглашений о совмещении за месяц: каждому должен соответствовать кадровый документ в программе с той же датой;
- расчётные листки: у работников на полной ставке зарплата за полную норму без районного коэффициента и северной надбавки не ниже МРОТ, у работников на неполной ставке начисление пропорционально времени.
Третий пункт закрывается проще, когда подписанный документ и кадровые данные хранятся в одной связке. Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, и статус подписания допсоглашения виден в учётной системе. Интеграция с 1С входит в тариф «Бизнес».
Расчётный листок: как работнику сверить оклад и начисление
Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя письменно сообщать каждому работнику составные части зарплаты за период, размеры и основания удержаний, начисленные суммы и итоговую сумму к выплате. Расчётный листок — единственный документ, где работник видит начисление и может сравнить его со своим договором. Сверку проводят по строкам.
- Строка оклада: сумма совпадает с трудовым договором или последним допсоглашением, а не с тем, что устно обещали при повышении.
- Отработанное время: если в листке дни или часы меньше нормы, оклад начислен пропорционально, и это расхождение объяснимо только отсутствием, отпуском без сохранения зарплаты или неполным временем по договору.
- Доплата за совмещение: есть отдельной строкой, если подписано соглашение по статье 151 ТК РФ, и исчезает после даты окончания совмещения.
- Районный коэффициент и северная надбавка: начислены сверх суммы, которая за полную норму не ниже МРОТ.
Если строка оклада не совпадает с договором, работник письменно запрашивает у работодателя расчёт и основание начисления. Письменный запрос с датой фиксирует момент, с которого работодатель знал о расхождении.
Если вы работодатель: где хранить листки и допсоглашения для сверки
Если вы работодатель и сверка начислений у вас сводится к выборочной проверке бухгалтером, её можно построить на связке кадровых документов и расчётных листков. В Добыто расчётный листок уходит в личный кабинет сотрудника и хранится в электронном архиве вместе с подписанными допсоглашениями, а в профиле работника видны должность, сведения о последней выплате и история начислений. Отвечать на вопрос работника о начислении проще, когда оба документа за один месяц лежат рядом.
Штрафы за расхождения в оплате труда по статье 5.27 КоАП
Недоплата из-за того, что начисление ушло по штатке, а не по договору, квалифицируется по частям 6 и 7 статьи 5.27 КоАП РФ: они охватывают невыплату или неполную выплату зарплаты в срок и установление зарплаты ниже уровня, предусмотренного трудовым законодательством. Нарушения оформления, например совмещение без письменного соглашения, подпадают под общие части 1 и 2. Суммы по редакции КоАП с изменениями, вступившими в силу 1 сентября 2026 года:
| Состав | Должностное лицо | ИП | Организация |
|---|---|---|---|
| Ч. 1: нарушение трудового законодательства | Предупреждение или 1 000-5 000 руб. | Предупреждение или 1 000-5 000 руб. | Предупреждение или 30 000-50 000 руб. |
| Ч. 2: повторное аналогичное нарушение | 10 000-20 000 руб. | 10 000-20 000 руб. | 50 000-70 000 руб. |
| Ч. 6: невыплата или неполная выплата зарплаты в срок, зарплата ниже установленного уровня | Предупреждение или 10 000-20 000 руб. | 1 000-5 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
| Ч. 7: повторное нарушение по ч. 6 | 20 000-30 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года | 10 000-30 000 руб. | 50 000-100 000 руб. |
По части 6 должностное лицо и организация отвечают одновременно, а повторное нарушение для руководителя может закончиться дисквалификацией. Штраф не заменяет доплату: недоплаченную разницу между договорным окладом и начислением работодатель выплачивает в любом случае.
Стоимость КЭДО для штатных, кадровых и зарплатных документов
Стоимость подключения КЭДО зависит от численности работников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании до 25 человек, которой нужно подписывать допсоглашения об окладе и рассылать расчётные листки, достаточно тарифа «Старт». Если штатное расписание и начисления ведутся в 1С:ЗУП и нужна автоматическая синхронизация документов, подходит «Бизнес». Условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Расхождение между окладом и начислением почти всегда означает, что одно звено цепочки обновили без соседнего: штатку без допсоглашения, соглашение о совмещении без кадрового документа, неполное время без пересчёта. Работник вправе требовать сумму из трудового договора, поэтому изменение оплаты начинается с соглашения сторон или процедуры статьи 74 ТК РФ, а штатное расписание и учётная система приводятся к той же дате. Ежемесячная сверка штатки, кадровых данных, подписанных соглашений и расчётных листков находит ошибку раньше, чем её найдут работник или ГИТ.
Добыто закрывает документальную часть этой цепочки: допсоглашения и расчётные листки подписываются и хранятся в электронном архиве, а связка с 1С:ЗУП держит даты подписанных документов и кадровых изменений синхронными.
Частые вопросы
Обязательно ли вести штатное расписание именно по форме Т-3?
Нет. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов, включая Т-3, в общем случае необязательны. Работодатель может утвердить свою форму, если в ней есть структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Форму закрепляют в учётной политике или приказе, чтобы при проверке не было вопроса, какой документ считать действующим.
Можно ли установить оклад ниже МРОТ, если с надбавками зарплата выше?
Часть 3 статьи 133 ТК РФ ограничивает месячную заработную плату работника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего нормы труда: она не может быть ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. Сравнивают всю месячную зарплату, но без районного коэффициента и процентной надбавки за особые климатические условия: по позиции Конституционного Суда РФ они начисляются сверх МРОТ. В субъекте с региональным соглашением о минимальной зарплате ориентир выше и определяется по статье 133.1 ТК РФ.
Можно ли снизить оклад, если работник сам согласен?
Да, статья 72 ТК РФ допускает изменение оклада письменным соглашением сторон, то есть дополнительным соглашением к трудовому договору. Ограничение одно: после снижения месячная зарплата за полную норму без районного коэффициента и северной надбавки не должна опуститься ниже МРОТ. Устное согласие или подпись работника только под приказом об изменении штатного расписания допсоглашение не заменяют.
Полагается ли компенсация, если зарплату недоплатили из-за ошибки в окладе?
Да. Недоплаченная разница — это невыплаченная в срок часть зарплаты, и по части 1 статьи 236 ТК РФ работодатель выплачивает её с процентами не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Компенсация начисляется независимо от того, было ли расхождение умышленным или возникло из-за технической ошибки в учётной системе.
Как с 2027 года указывать в штатном расписании должность стажёра?
С 1 марта 2027 года Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ требует указывать в названии должности, профессии или специальности работника, принятого по срочному договору о стажировке, что он стажёр. Штатное расписание, трудовой договор и кадровые документы в учётной системе к этой дате нужно привести к одному наименованию, иначе должность в договоре не совпадёт со штатной позицией, по которой идёт начисление.
