Штатное расписание в образовании: ставки и учебная нагрузка

Штатное расписание в образовательной организации связывает штатные единицы по должностям и часы учебной нагрузки, из которых эти единицы считаются. Ставка педагога — это не 40 часов в неделю, а норма часов по его должности из приказа Минобрнауки от 22.12.2014 № 1601: 18 часов в неделю у учителя, 20 у учителя-логопеда, 24 у музыкального руководителя, 36 у воспитателя детского сада, 720 часов в год у преподавателя колледжа. Часы делятся на норму: 27 часов у учителя дают 1,5 штатной единицы, 9 часов — 0,5. Количество единиц утверждается штатным расписанием на год, а нагрузка конкретного педагога закрепляется тарификацией и трудовым договором, и эти два документа меняются по разным правилам.

Дальше разберём, как заполнять графы формы Т-3 под доли ставки и вилки окладов, когда об изменении нагрузки нужно уведомить за два месяца и когда без письменного согласия педагога изменение незаконно. Покажем, из-за каких наименований должностей Социальный фонд отказывает в досрочной пенсии, хотя работа выполнялась. Во второй половине статьи — пошаговый порядок составления расписания, сценарная таблица по типам организаций, настройка штатного расписания в 1С, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Три документа, которые путают: штатное расписание, тарификация и штатная расстановка

Штатное расписание фиксирует структуру организации: подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц по каждой должности, оклад или ставку заработной платы и надбавки. Персональных данных в нём нет: должность есть, а кто её занимает — не написано. Роструд считает наличие штатного расписания обязательным требованием и прямо указывает, что трудовой договор с должностью, не включённой в расписание, неправомерен, поскольку по статье 57 ТК РФ трудовая функция должна соответствовать штатному расписанию. Эта позиция сформулирована в ответах на портале Онлайнинспекция.рф, и на неё опираются инспекторы при проверке кадровых документов школы или колледжа.

Тарификационный список федеральной формы не имеет: его форму учреждение утверждает само в положении об оплате труда. В нём по каждому педагогу расписаны фактические часы по предметам и классам, норма часов за ставку, получившийся объём в ставках, оклад по профессиональной квалификационной группе и все доплаты. Тарификация составляется на учебный год, обычно к 1 сентября, и пересматривается при изменении учебного плана. Штатная расстановка — третий документ, рабочая таблица кадровика, где к каждой штатной единице привязан конкретный работник, указаны вакансии и отпуска по уходу за ребёнком.

Практическое следствие простое: при проверке ГИТ запрашивает штатное расписание, при проверке органа управления образованием и при расчёте фонда оплаты труда — тарификацию, а при сокращении в суде решающим доказательством становится штатное расписание до и после изменений. Если в расписании 18 единиц учителей, а по тарификации нагрузка разошлась на 21,3 ставки, объяснить расхождение не получится ни в одной из трёх ситуаций.

Индивидуальному предпринимателю, который открыл частный детский центр или языковую школу, штатное расписание законом не предписано: статья 57 ТК РФ допускает указание трудовой функции без отсылки к расписанию, если его нет. Но как только у ИП появляется лицензия на образовательную деятельность, требования к наименованиям педагогических должностей и нормам часов начинают действовать в полном объёме, а без расписания нечем подтвердить структуру и фонд оплаты труда при лицензионном контроле.

Форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года она не обязательна для негосударственных организаций: частная школа вправе разработать свою форму и утвердить её приказом. Государственные и муниципальные учреждения применяют формы, установленные учредителем и бюджетным законодательством, и на практике это та же Т-3, дополненная графами по источникам финансирования. Утверждает расписание руководитель приказом, согласование с профсоюзным органом обязательно, если это предусмотрено коллективным договором.

Нормы часов за ставку: как часы превращаются в штатные единицы

Расчёт идёт в одну сторону: сначала учебный план даёт количество часов, потом часы делятся на норму по должности, и только затем результат попадает в графу «количество штатных единиц». Обратный порядок — когда сначала рисуют единицы, а потом пытаются распределить часы — даёт то самое расхождение с тарификацией. Норма часов зависит не от организации, а от должности, и установлена приложением 1 к приказу № 1601.

Верхние пределы учебной нагрузки приказ задаёт отдельно: 900 часов в учебном году для преподавателя вуза и 1440 часов для преподавателя, работающего по программам СПО. Из таблицы следует неочевидная вещь: у воспитателя детского сада и у учителя одинаковая сокращённая рабочая неделя по статье 333 ТК РФ, но количество штатных единиц на один и тот же объём работы получается разным в два раза, потому что нормируемая часть считается по-разному.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дальше механика счёта. Общее количество часов по учебному плану делится на норму по должности, результат округляется по правилу, которое зафиксировано в положении об оплате труда: обычно до двух знаков после запятой. 173 часа математики в неделю по всем классам при норме 18 часов дают 9,61 штатной единицы учителей математики, и в расписание идёт именно эта цифра, а не «десять учителей». Доли 0,25 и 0,5 — нормальная запись, а не признак ошибки: для внешних совместителей и педагогов с частичной занятостью иначе не получится.

Отдельно считаются должности, не привязанные к учебному плану: заместители руководителя, бухгалтерия, учебно-вспомогательный и обслуживающий персонал. Для них норма — 40 часов в неделю по статье 91 ТК РФ, а количество единиц определяется нормативами штатной численности региона или расчётом учреждения. В одном расписании спокойно сосуществуют педагоги с нормой 18, 20, 24 и 36 часов и завхоз с нормой 40 часов: графа «количество штатных единиц» одинаковая, а база расчёта разная.

Изменение нагрузки и ставок в течение учебного года: что можно, а что запрещено

Объём учебной нагрузки на предстоящий учебный год определяется до начала года и оговаривается в трудовом договоре. Приложение 2 к приказу № 1601 запрещает работодателю менять этот объём в текущем учебном году по своей инициативе, и оставляет одно исключение: снижение нагрузки, связанное с уменьшением количества часов по учебным планам и графикам, сокращением количества обучающихся, занимающихся, групп или классов. Об изменении объёма нагрузки и о причинах работодатель уведомляет педагога письменно не позднее чем за два месяца.

Любое другое изменение, временное или постоянное, требует письменного согласия работника. Формулировка «в связи с производственной необходимостью передать 6 часов другому учителю» без согласия не работает, даже если приказ издан и подписан. Изменение оклада или ставки заработной платы по инициативе работодателя идёт по статье 74 ТК РФ: письменное уведомление за два месяца с указанием причин организационного или технологического характера, при отказе — предложение имеющихся вакансий, и только затем увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Снижение нагрузки из-за сокращения классов организационной причиной признаётся, желание перераспределить часы между сотрудниками — нет.

Само штатное расписание меняется приказом руководителя: вводится или исключается позиция, меняется количество единиц, оклад, наименование должности. В приказе указывается дата вступления изменений в силу, и она не может быть раньше окончания сроков уведомления работников. Переименование должности, даже техническое, меняет условие трудового договора о трудовой функции, поэтому к нему нужно дополнительное соглашение с каждым, кого переименование касается.

Соберите дополнительное соглашение к трудовому договору по новой нагрузке

Дополнительные соглашения по нагрузке — самый массовый документ образовательной организации в конце августа: их столько же, сколько педагогов, и все с одной датой. Подписывать их можно в электронном виде: статьи 22.1-22.3 ТК РФ допускают электронное оформление почти всех кадровых документов, кроме трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов о прохождении инструктажей по охране труда. Дополнительное соглашение в этот перечень исключений не входит.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Законодательство задаёт рамку, а внутри неё порядок определяете вы сами — в положении об оплате труда, в порядке распределения нагрузки, в локальном акте об электронном документообороте. Если вы не описали порядок под свои процессы, вы получите чужой типовой порядок из шаблона и будете работать по нему годами. Возьмите свой действующий локальный акт и проверьте, описан ли в нём момент, когда нагрузка распределяется, и кто её согласует.»

Наименования должностей: из-за чего Социальный фонд не засчитывает стаж

Наименование должности в штатном расписании берётся не из штатного воображения, а из номенклатуры должностей педагогических работников, утверждённой постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 225. Если должности в номенклатуре нет, работник формально не относится к педагогическим работникам, и на него не распространяются сокращённая продолжительность рабочего времени по статье 333 ТК РФ, удлинённый отпуск 42 или 56 календарных дней по постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 и право на досрочную пенсию. «Педагог-репетитор», «ведущий преподаватель английского», «наставник» в расписании частной школы выглядят современно и лишают человека гарантий.

Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует указывать наименование должности по квалификационным справочникам или профстандартам, если с работой связано право на компенсации и льготы. Для образования это Единый квалификационный справочник, утверждённый приказом Минздравсоцразвития от 26.08.2010 № 761н, а оклады распределяются по профессиональным квалификационным группам из приказа того же ведомства от 05.05.2008 № 216н.

Дальше начинается то, о чём в статьях про штатное расписание обычно не пишут. Право педагога на досрочную пенсию определяется Списком, утверждённым постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 № 781, и Правилами из того же постановления. По этим Правилам периоды работы после 1 сентября 2000 года засчитываются в стаж только при выполнении нормы рабочего времени за ставку заработной платы. Исключение сделано для учителей начальных классов и учителей школ, расположенных в сельской местности: у них стаж идёт независимо от объёма нагрузки. Городской учитель-предметник, принятый на 0,5 ставки, отработает год честно, а в стаж для досрочной пенсии этот год не попадёт.

Важный нюанс из практики: расхождение наименований между штатным расписанием, трудовым договором, тарификацией и отчётностью в Социальный фонд обнаруживается обычно не при проверке, а при назначении пенсии конкретному человеку — через 10-15 лет, когда исправлять уже нечем. Сверку трёх документов по каждой педагогической должности дешевле делать один раз при утверждении расписания.

Как составить штатное расписание образовательной организации

Расписание собирается после того, как утверждён учебный план, а не параллельно с ним. Пока неизвестно количество классов, групп и часов по предметам, считать штатные единицы нечем, и любая цифра будет переписана в сентябре.

Что проверить до начала работы

• Учебный план и годовой календарный график на предстоящий год, количество классов и групп, деление на подгруппы по иностранному языку, информатике, технологии.
• Норму часов за ставку по каждой педагогической должности, которая появится в расписании, и верхний предел нагрузки для СПО и вуза.
• Действующее положение об оплате труда: профессиональные квалификационные группы, размеры окладов, перечень надбавок и правило округления долей ставки.
• Источники финансирования по каждой позиции: субсидия на выполнение задания, приносящая доход деятельность, целевые средства. Для бюджетного учреждения это отдельная графа расписания.
• Наименования должностей по номенклатуре № 225 и по справочнику 761н для тех позиций, с которыми связаны льготы.
• Нормативы штатной численности региона по непедагогическому персоналу, если учредитель их установил.
• Список педагогов, у которых нагрузка в новом году снижается: с них начинается отсчёт двухмесячного срока уведомления.

Как составить штатное расписание в образовательной организации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите из учебного плана суммарные часы по каждому предмету и уровню образования с учётом деления на подгруппы.
2. Шаг 2. Разделите часы на норму по должности и получите количество штатных единиц с округлением по правилу из положения об оплате труда.
3. Шаг 3. Добавьте позиции, не связанные с учебным планом: администрация, учебно-вспомогательный, обслуживающий персонал, при норме 40 часов в неделю.
4. Шаг 4. Проставьте по каждой позиции оклад по профессиональной квалификационной группе, надбавки и источник финансирования, посчитайте месячный фонд оплаты труда.
5. Шаг 5. Сверьте наименования должностей с номенклатурой № 225 и справочником 761н, а количество единиц — с проектом тарификации.
6. Шаг 6. Согласуйте расписание с профсоюзным органом, если это предусмотрено коллективным договором, и утвердите приказом руководителя с указанием даты введения в действие.
7. Шаг 7. Составьте штатную расстановку: привяжите работников к единицам, отметьте вакансии и декретные ставки, и держите её отдельно от расписания.

Приказ об утверждении расписания и ознакомление с ним ответственных лиц идут в общем маршруте согласования. В сервисе Добыто такой маршрут собирается из ролей: составил экономист, проверил главный бухгалтер, подписал руководитель, ознакомились заведующие подразделениями — вся цепочка фиксируется со статусами и датами.

Образцы для работы со штатным расписанием и нагрузкой

Начните с шаблона формы Т-3: в нём уже расставлены графы под количество единиц, оклад и надбавки, остальное добирается по мере оформления изменений.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Совмещение, совместительство и часы сверх ставки: как это выглядит в расписании

Три конструкции, которые в школе называют одним словом «подработка», в штатном расписании отражаются по-разному, и путаница между ними даёт либо неоплаченную работу, либо неподтверждённый стаж.

Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня. Отдельная штатная единица под совмещение не вводится: учитель занимает свою единицу, а вакантную единицу лаборанта или педагога-организатора выполняет дополнительно за доплату, размер которой стороны определяют по статье 151 ТК РФ. Оформление: письменное согласие, дополнительное соглашение с указанием срока, объёма и доплаты, приказ. Любая сторона может отказаться досрочно, предупредив письменно за три рабочих дня.

Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — отдельный трудовой договор в свободное от основной работы время, и под него нужна свободная штатная единица или её доля. Для педагогов продолжительность работы по совместительству ограничена постановлением Минтруда от 30.06.2003 № 41: не более половины месячной нормы рабочего времени, а если по основному месту работы человек занят менее половины нормы — не более 16 часов в неделю. То же постановление относит к работе, которая совместительством не считается и отдельного трудового договора не требует, педагогическую работу с почасовой оплатой в объёме не более 300 часов в год.

Часы сверх ставки у учителя — это не совместительство и не совмещение, а увеличенный объём учебной нагрузки по одной и той же должности. 27 часов вместо 18 оплачиваются пропорционально, в расписании это 1,5 штатной единицы, и никаких доплат за совмещение здесь не возникает. Ошибка обратного рода встречается чаще: те же 27 часов оформляют внутренним совместительством на 0,5 ставки, и человек получает два трудовых договора, два табеля и риск, что при назначении пенсии часть нагрузки окажется вне основной должности.

Какие позиции критичны, а какие второстепенны, зависит от типа организации. Сравнение помогает не тратить время на детализацию, которая в вашем случае ничего не решает.

Общее во всех строках одно: критично то, что потом будут сверять с внешним документом — учебным планом, тарификацией, отчётностью в Социальный фонд. Всё, что сверяется только внутри организации, можно оформлять так, как удобно кадровой службе.

Штатное расписание в 1С: что включить и где искать нагрузку

В 1С:ЗУП ведение штатного расписания выключено по умолчанию. Флаг включается в настройках кадрового учёта, и вместе с ним включается вторая опция — ведение истории изменений. Без истории программа хранит только текущее состояние: печатную форму Т-3 на дату прошлого учебного года вы уже не получите, а при споре о сокращении понадобится именно она. Включать историю после того, как расписание введено, поздно: прошлые состояния восстанавливаются только руками.

Состояние расписания формируют два документа: «Утверждение штатного расписания» на старте и «Изменение штатного расписания» дальше. Позиция хранит подразделение, должность, количество единиц, график работы, перечень начислений с размерами, а при включённой опции — вилку окладов или разрядов. Приём и перевод подбирают позицию, оклад подтягивается из неё, и расхождение между кадровым документом и позицией видно в отчёте «Соблюдение штатного расписания».

Учебной нагрузки в позиции штатного расписания нет и быть не может: часы относятся к конкретному педагогу, а не к должности. В программе они задаются показателями в начислениях и в кадровых документах, а тарификация собирается отдельно. В 1С:ЗКГУ к позиции добавляется источник финансирования, что для бюджетного учреждения обязательно. Отсюда практический порядок: в расписании держите единицы и оклады, в тарификации — часы и доплаты, и сверяйте их раз в год при утверждении, а не при первой проверке.

Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, дальше документы синхронизируются автоматически: приказ об изменении штатного расписания и допсоглашения по нагрузке формируются в привычной базе, а подписание идёт в сервисе. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому массовое подписание 300 допсоглашений в конце августа не превращается в закупку носителей.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи — откройте акт и проверьте, есть ли там этот раздел.»

Ошибки в штатном расписании образовательной организации и цена каждой

Пять ошибок встречаются регулярно и стоят разных денег.

1. Расписание утверждено до учебного плана. Количество единиц берётся из прошлого года, в сентябре появляются часы, которые не на кого повесить. Цена — срочные изменения расписания без соблюдения двухмесячного срока уведомления.
2. Часы сверх ставки оформлены внутренним совместительством. Появляется второй трудовой договор там, где нужна одна должность с увеличенной нагрузкой, и часть работы уходит за пределы основной должности при подсчёте стажа.
3. Наименование должности вне номенклатуры № 225. Человек теряет удлинённый отпуск, сокращённую рабочую неделю и право на досрочную пенсию, а организация — возможность объяснить это чем-то, кроме собственной формулировки.
4. Нагрузку изменили приказом без письменного согласия. Приказ не заменяет согласие, если снижение не связано с уменьшением часов по учебным планам или сокращением классов и групп.
5. Расписание изменили, а дополнительные соглашения не подписали. Формально условия трудового договора остались прежними, и платить придётся по договору, а не по новому расписанию.

По деньгам это выглядит так. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию и от 1 000 до 5 000 рублей на руководителя. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — от 50 000 до 100 000 рублей на организацию и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Проигранный спор о сокращении, где расписание до и после изменений не сходится, стоит дороже: восстановление работника, оплата вынужденного прогула и компенсация морального вреда. Неподтверждённый педагогический стаж деньгами не измеряется вовсе — его не восстановить.

Штатные расписания и изменения к ним относятся к документам постоянного хранения по месту утверждения. Базовый источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Но для образования действуют ведомственные перечни, которые устанавливают свои сроки для учебных планов, журналов и личных дел обучающихся.

Форма хранения определяется формой создания. Приказ об утверждении расписания, подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка его не заменяет. Приказ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет его тоже. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»

Когда электронное оформление нагрузки преждевременно

Смысла в переводе кадровых документов в электронный вид нет в двух ситуациях. Первая: организация до 10-15 работников, где допсоглашений в год десяток, и подписать их проще на месте. Вторая: коллектив, где большинство педагогов начали работать до 2022 года и отказываются от электронного формата — тогда вы получите два параллельных режима и удвоенную работу кадровика вместо экономии. Проверить это можно до внедрения: посчитайте, сколько работников вправе отказаться, и оцените, сколько из них откажется.

Кейс из практики: подключение готового модуля к 1С занимает около часа настройки, интеграция через API — от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки. Разница в сроках объясняет, почему для школы или колледжа с типовой конфигурацией 1С самостоятельная разработка интеграции обычно не оправдана.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за педагога документы в системе подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю организацию именно поэтому: на одном методобъединении видно, кому нужна отдельная инструкция.»

Стоимость перевода кадровых документов по нагрузке в электронный вид

Стоимость зависит от численности работников, набора видов подписи и необходимости интеграции с 1С.

Итоговая сумма для школы или колледжа складывается из численности и выбранного набора подписей: при штате до 25 человек хватает тарифа «Старт», а интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес». Действующие условия, состав функций по каждому тарифу и ответы на вопросы о переходе между ними собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для образовательной организации это удобно тем, что численность меняется к началу учебного года, а не в календарном январе.

Выводы

Штатные единицы в образовательной организации считаются от часов учебного плана, делённых на норму по должности из приказа № 1601, а не от численности людей. Расписание держит единицы и оклады, тарификация — часы и доплаты, штатная расстановка — конкретных работников; смешение этих трёх документов и даёт большинство спорных ситуаций. Наименование должности берётся из номенклатуры № 225 и справочника 761н, потому что от него зависят удлинённый отпуск и досрочная пенсия. Снижение нагрузки в течение учебного года возможно только при уменьшении часов по учебным планам или сокращении классов и групп, с письменным уведомлением за два месяца; всё остальное — через письменное согласие педагога.

Массовые допсоглашения по нагрузке, приказы об изменении расписания и ознакомление с локальными актами — это тот объём, который образовательная организация проходит каждый август. Мы в Добыто подключаем такие процессы с модулем для 1С:ЗУП и разводим по времени выдачу подписей и первые кадровые действия, чтобы документы по нагрузке не пришлось потом доказывать по частям.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать педагогу копию штатного расписания?

Целиком — нет: штатное расписание содержит сведения по всей организации. По письменному заявлению работника выдаётся выписка, относящаяся к нему самому, в срок не позднее трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. При сокращении практика складывается иначе: работнику показывают позиции, которые ему предлагаются, а суд запрашивает расписание до и после изменений у работодателя напрямую.

Меняется ли штатное расписание, если у учителя нагрузка снизилась с 24 до 18 часов?

Само расписание меняется только тогда, когда меняется общее количество штатных единиц по должности. Если 6 часов перешли другому учителю внутри той же должности, суммарное количество единиц осталось прежним, и правится тарификация и трудовые договоры обоих педагогов. Если часы исчезли из учебного плана вместе с классом, количество единиц уменьшается, и это уже изменение расписания приказом.

Что писать в графе «количество штатных единиц», если нагрузка делится неровно?

Дробную величину с округлением по правилу, которое зафиксировано в положении об оплате труда: чаще всего до двух знаков после запятой. Значения вида 9,61 или 1,72 корректны. Округлять до целого в сторону увеличения без обоснования рискованно: лишняя единица увеличивает фонд оплаты труда, а при проверке учредителем расхождение с тарификацией придётся объяснять.

Нужно ли включать в штатное расписание внешних совместителей?

Да, под них нужна штатная единица или её доля, потому что совместительство — это отдельный трудовой договор по должности. Для педагогов объём ограничен половиной месячной нормы рабочего времени по постановлению Минтруда № 41, поэтому в расписании такие позиции обычно выглядят как 0,5 или 0,25 единицы. Почасовая педагогическая работа в объёме до 300 часов в год совместительством не считается, и отдельной единицы не требует.

Можно ли утвердить штатное расписание на учебный год, а не на календарный?

Можно: срок действия определяет сам работодатель приказом. Для школ и колледжей привязка к учебному году удобнее, потому что расписание меняется вместе с учебным планом. Бюджетному учреждению при этом приходится держать две точки пересмотра: учебный год для единиц и календарный год для фонда оплаты труда по источникам финансирования.

Обязательно ли применять именно форму Т-3?

Негосударственная организация вправе разработать свою форму и утвердить её приказом: с 1 января 2013 года формы Госкомстата перестали быть обязательными. Обязательными остаются реквизиты, по которым документ читается как штатное расписание: структурное подразделение, наименование должности, количество единиц, оклад или ставка, надбавки, итог по фонду оплаты труда. Государственные и муниципальные учреждения применяют форму, установленную учредителем, и обычно это та же Т-3 с дополнительными графами.