Штатное расписание

Штатное расписание входит в состав кадровой документации для предприятий. Там содержится информация о численности сотрудников, штате по определенным должностям и профессиям, структуре кадров, базовых ставок окладов. На основании штатного расписания осуществляется прием на работу и перевод на другие должности, другие мероприятия. Изменения в документе могут повлечь сокращение численности или штата компании. Утверждает штатное расписание руководитель организации.

Читайте, какой правовой статус у штатного расписания по законодательству РФ, что нужно указать в его содержании, в какой форме утверждается документ.

Штатное расписание – что это за документ

У каждой компании есть определенный штат сотрудников. Даже если организация только создана, ее руководство будет планировать прием персонала на работу по определенным профессиям, должностям. Чтобы зафиксировать потребность в кадрах, определить структуру иные важные условия для заключения трудовых договоров, разрабатывается штатное расписание. С учетом норм законодательства РФ, этот документ может иметь следующее значение:

• организация фиксирует точный перечень должностей и профессий, на которые будут приниматься новые сотрудники;
• в расписании определяется структура персонала, в том числе с отнесением к разным отделам, службам, филиалам;
• в документе утверждаются базовые ставки окладов или их «вилки», на основании чего будут определяться условия трудовых договоров;
• путем утверждения нового штатного расписания можно менять организационную структуру персонала, проводить сокращения штата или численности.

Включение в документ определенных должностей и профессий не влечет обязанность принимать на них сотрудников. Штатные единицы могут оставаться незакрытыми, если у компании нет потребности в соответствующих кадрах.

Если говорить простыми словами, то по штатному расписанию компания определяет, сколько сотрудников нужно ей под конкретные должности и профессии, на каких общих условиях будет заключен трудовой договор. К примеру, если документ предусматривает 3 должности в бухгалтерии, то прием туда четвертого сотрудника повлечет необоснованное расширение штата. Но при этом компания может вносить изменения в штатное расписание, чтобы уточнить структуру отделов, численность кадров по должностям и профессиям. Указанные кадровые процессы можно вести с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Мнение работников не влияет на содержание штатного расписания. Но содержание документа может быть важно и для рядового персонала. К примеру, сотрудник может просить о повышении оклада по должности, если расписание предусматривает минимальные и максимальные размеры. Но работодатель не обязан соглашаться на данную просьбу, так как условия для увеличения заработной платы могут быть описаны в локальных актах, трудовом договоре.

Обязательное или добровольное ведение штатных расписаний

На этот вопрос нельзя ответить однозначно. Обратимся к содержанию статьи 57 ТК РФ. Там описаны обязательные условия трудовых договоров, которые должен учитывать работодатель. Помимо прочего, в документе нужно указать трудовую функцию по должности, предусмотренную штатным расписанием. Таким образом, для приема персонала на должности, компания обязана использовать штатное расписание.

Если трудовая функция определяется иным способом, то документ составлять и утверждать необязательно. К примеру, это может быть выполнение определенной работы, без найма на какую-либо должность. Но в большинстве случаев организации используют указанный документ, даже если характер трудовых функций не связан с конкретной должностью. Наличие штатного расписания упорядочивает кадровые процессы, помогает планировать работу с персоналом.

Обращаем внимание, что наличие и содержание штатного расписания будет крайне важно при сокращении. Указанным документом работодатель будет подтверждать, что численность или штат в организации действительно стал меньше. Это поможет отстоять свои интересы в судебных спорах, если сокращенный работник подаст иск.

Как оформить штатное расписание в организации

Утвердить штатное расписание нужно непосредственно после создания организации. На основании документа будут проводиться следующие мероприятия:

• подбор и наем персонала (в объявлениях можно указать название должности или профессии, базовый оклад, требования к квалификации и т.д.);
• заключение трудовых договоров (их содержание должно соответствовать штатному расписанию);
• внутренние реорганизационные мероприятия (например, перевод на аналогичную должность в другое подразделение);
• действия по сокращению штата или численности (например, путем исключения из расписания целой должности).

Содержание штатного расписания важно для руководства компании, кадровой службы, рядовых сотрудников. Документ необходимо официально утвердить приказом. Обязательное ознакомление сотрудников с содержанием расписания законом не предусмотрено. Но при изменении каких-либо условий трудового договора или при сокращениях работник вправе получить копию или выписку из штатного расписания, соответствующего приказа руководителя. Эти документы можно оформить с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Штатное расписание может не менять годами. Но чаще всего организации вносят корректировки с определенной периодичностью. На это влияет множество факторов, от изменения в видах деятельности до уточнения показателей фонда оплаты труда. По мере необходимости, компания может принимать новое штатное расписание, либо утверждать новую редакцию документа.

Какие данные важны для утверждения штатного расписания

Чтобы составить штатное расписание, отвечающее интересам компании, нужно учесть следующие данные:

• организационная форма юридического лица (бюджетное учреждение, ИП, коммерческое предприятие и т.д.);
• виды и направления деятельности, так как от этого зависит перечень требований к персоналу;
• структура организации (отделы, филиалы, подразделения и т.д.);
• потребность в должностях и профессиях (напрямую зависит от видов и объема деятельности);
• финансовые показатели (прежде всего, имеется в виду фонд оплаты труда).

Не имеет смысла включать в расписание должности и профессии, которые никогда не будут нужны компании. Например, если фирмы занимается юридическим обслуживанием, ей не требуются рабочие профессии по производству.

В штатном расписании указывается базовый размер окладов. Желательно отражать такие данные с учетом фонда оплаты труда, утвержденного на определенный календарный период (обычно – год). В противном случае, на замещение какой-либо должности в штате может попросту не хватить денег. Компании придется вносить изменения в ФОТ, искать дополнительные источники для финансирования расходов по зарплате. Это особенно актуально для бюджетных учреждений, чей бюджет определяется вышестоящими ведомствами.

Численность и должности в штатном расписании

Для подготовки штатного расписания нужно указывать точные наименования должностей и профессий, требований к ним. Для этого используется Единый тарифно-квалификационный справочник. В нем содержатся данные обо всех должностях и профессиях с разделением на сферы деятельности (медицина, строительство и т.д.). Под каждую позицию в ЕТКС можно найти квалификационные требования, по которым осуществляется прием на работу, составляется трудовой договор.

Компания может вносить в штатное расписание профессии и должности, не предусмотренные единым справочником. В этом случае она сама определяет квалификационные требования к лицам, которые будут их замещать. Также рекомендуется обращать внимание на содержание профессиональных стандартов. В них также указываются важные требования к квалификации, навыкам, знаниям и опыту работы.

Форма и содержание документа

Большое количество унифицированных форм кадровых документов утверждено Постановлением Госкомстата № 1. Помимо прочего, там есть и форма Т-3 «Штатное расписание». Она подходит для всех типов организаций. В общий перечень сведений документа входит:

• наименование предприятия;
• название структурных подразделений (отделы, служба и т.д.);
• перечни должностей, профессий и специальностей (точное соответствие названиям обязательно для вредных и опасных условий труда, так как это влияет на льготы, оформление пенсии);
• количество штатных единиц (по компании в целом, по структурному подразделению, по должностям и т.д.);
• оклады и тарифные ставки (фиксированный размер, либо вилка);
• наименование и размер надбавок к окладам, тарифным ставкам.

К штатному расписанию можно утвердить различные приложения. Например, это может быть обоснование численности и фонда оплаты труда под каждое структурное подразделение. Для утверждения в итоговом виде документ передается на согласование в службы и филиалы компании, должностным лицам. Этот процесс можно упростить, если использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Особенности утверждения, применения и изменения штатного расписания

Готовое штатное расписание утверждается руководителем организации. С этой целью обычно издается приказ. Далее документ будет применяться во всех кадровых процессах, связанных с приемом на работу, переводами, увольнением (сокращением). Оригинал штатного расписания обычно храниться в отделе кадров.

Изменения в штатном расписании могут быть вызваны разными причинами, в том числе:

• корректировкой фонда оплаты труда, который не позволит принимать работников на свободные должности, профессии;
• организационными изменениями, что влечет перевод на другое рабочее место, сокращения;
• изменения в структуре предприятия (например, создание нового отдела или реорганизация филиала).

Меняя штатное расписание, нужно соблюдать трудовые права и гарантии персонала. В частности, нельзя перевести работника на другую должность без законных оснований. Для этого осуществляются различные процедуры по правилам ТК РФ. Максимально жесткие требования действуют в отношении сокращений штата или численности. Некоторых категорий сотрудников вообще нельзя уволить по данному основанию, даже если их должность удалена из штатного расписания.

Можно ли оформить документ в электронном виде

Организации могут использовать электронное делопроизводство почти для всех кадровых документов, в том числе для оформления, согласования и применения штатного расписания. Особенности процесса:

• сбор и анализ данных, а также согласование между уполномоченными лицами осуществляется в системе КЭДО;
• готовый документ направляется на утверждение руководителю также в электронном виде;
• после утверждения штатное расписание будет доступно для работы и ознакомления в базе данных КЭДО (к ней можно подключить и рядовых сотрудников).

Указанные действия доступны в модуле «Добыто. КЭДО», который разработан специально для кадрового документооборота.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

Модуль «Добыто. КЭДО» можно использовать для оформления практически всех кадровых документов. При оформлении и утверждении штатного расписания это дает следующие преимущества:

• можно использовать типовой шаблон штатного расписания, который доступен в базе модуля «Добыто. КЭДО»;
• процесс сбора информации для разработки штатного расписания будет намного быстрее и проще, чем при бумажном документообороте;
• система сама зарегистрирует документ, сохранит его максимально надежным способом.

Также в модуле «Добыто. КДО» можно быстро найти дополнительные материалы и приложения, на основании которых оформляется штатное расписание. Бесплатная демоверсия программы позволит оценить и другие ее преимущества.

Заключение

• Штатное расписание является одним из основных кадровых документов. Для его заполнения можно использовать унифицированную форму Т-3, которую работодатель вправе дополнить иными разделами.
• В штатном расписании содержится перечень должностей и профессий, квалификационные требования к ним, базовые размеры тарифных ставок и окладов. Также в документе определяется структура по подразделениям и филиалам.
• Штатное расписание можно оформить в электронном виде. Для этого рекомендуем использовать систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

FAQ

Зачем нужно штатное расписание?

На основании этого документа осуществляется набор персонала и заключение трудовых договоров. Далее штатное расписание и изменения к нему можно использовать для внутренних переводов, сокращения штата или численности работников.

Как правильно оформить штатное расписание?

Для большинства организаций подходит унифицированная форма Т-3, которую можно дополнять иными разделами. Документ можно оформить в бумажном или электронном формате.

Какой срок хранения штатных расписаний?

Если штатное расписание оформлено после 2003 года, срок его хранения составляет 50 лет. Если документ закончен делопроизводством до указанной даты, его нужно хранить не менее 75 лет.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)