Норматив штатного расписания в виде единой обязательной для всех работодателей цифры численности законодательство не устанавливает. По статье 160 ТК РФ нормативы численности относятся к нормам труда и определяются с учётом достигнутого уровня техники, технологии, организации производства и труда. Статья 161 ТК РФ предусматривает типовые нормы для однородных работ. Цифры берут из трёх мест: перечня типовых отраслевых и межотраслевых норм труда Минтруда, отраслевых приказов с таблицами численности и собственного расчёта по нагрузке. Унифицированная форма Т-3 с 1 января 2013 года для коммерческого работодателя необязательна. Если для вида работ есть типовая норма, численность считают по её таблицам и показателям нагрузки. Если нормы нет, работодатель рассчитывает численность сам и закрепляет систему нормирования локальным актом с учётом мнения представительного органа работников.
Материал помогает найти норматив в перечне Минтруда, проверить, распространяется ли он на вашу организацию, и перевести расчёт в штатные единицы с долями ставок, не смешивая их с числом работников. Отдельно разобраны совмещение, вакансии и изменение штатного расписания приказом и в 1С:ЗУП 3. Таблица отраслевых нормативов и пошаговая инструкция находятся в первой половине статьи. Ошибки, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, позиция Верховного Суда по вакансиям, образец Т-3, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы собраны во второй половине.
Есть ли единый норматив численности для штатного расписания
Трудовой кодекс РФ не содержит общей для всех работодателей цифры штатной численности. Статья 160 ТК РФ относит нормативы численности к нормам труда наряду с нормами выработки и времени. Она требует устанавливать их «в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда». Статья 161 ТК РФ допускает типовые межотраслевые, отраслевые и профессиональные нормы для однородных работ. Порядок их разработки задаёт постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804: типовые нормы готовит федеральный орган, который регулирует соответствующую отрасль.
Числовые нормативы, которые действуют на дату публикации, привязаны к отдельным видам работ и служб. Общего для всех отраслей норматива нет. Для работодателя порядок следующий. Если вид работ попадает под типовую норму, численность считают по её таблицам. Если не попадает, численность определяют расчётом от фактической нагрузки. Обязательной формулы такого расчёта для бизнеса закон не устанавливает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статьи 160 и 161 ТК РФ и рекомендации Минтруда сводятся для коммерческого работодателя к одному выводу: численность, в том числе численность кадровой службы, он определяет самостоятельно. Рекомендации Минтруда он вправе применять как ориентир. Обязанности брать чужую цифру нет, но норма труда должна опираться на фактическую организацию труда. Основание выбранной численности фиксируйте в документах вместе с приказом по штатному расписанию: это может быть отраслевой норматив, рекомендация или собственный расчёт.»
Штатное расписание для ООО и ИП: что говорит ТК РФ
Прямой нормы, которая обязывала бы каждое ООО или ИП утвердить штатное расписание, в ТК РФ нет. Роструд в письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1 указал, что порядок его составления законом не определён. При этом часть 2 статьи 57 ТК РФ называет обязательным условием трудового договора трудовую функцию: «работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы». Если трудовая функция в договоре сформулирована как работа по должности, эта должность должна быть в штатном расписании.
Отдельного освобождения для ИП по признаку статуса нет. Статья 309.2 ТК РФ разрешает микропредприятиям и НКО отказаться от части локальных нормативных актов, но штатное расписание в ней прямо не названо. ИП с наёмными работниками сначала проверяет, отнесён ли он к микропредприятиям, и не считает эту статью автоматическим исключением. До утверждения документа проверьте две вещи: как сформулирована трудовая функция в действующих трудовых договорах и есть ли у работодателя статус микропредприятия.
Обязательна ли унифицированная форма Т-3
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированной первичной учётной документации необязательны. По части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Для организаций бюджетной сферы та же норма отсылает к бюджетному законодательству, поэтому свободу выбора формы на них механически не переносят.
Где брать нормативы численности: перечень Минтруда и отраслевые акты
Официальная отправная точка для поиска нормативов численности — раздел Минтруда «Нормативная и методическая база по нормированию труда в Российской Федерации». Раздел размещён 01.08.2013, последнее изменение внесено 11.11.2018. На 24.10.2026 раздел доступен и ведёт к сводному перечню норм.
В перечне типовых отраслевых (межотраслевых) норм труда, утверждённых актами РФ и СССР, собраны нормативы численности и нормы времени по отдельным видам работ. Среди них культура, кинематография, ЖКХ, юридические службы промышленных предприятий и отделы подготовки кадров. Отбор ведут по двум признакам одновременно: отрасль организации и функция подразделения, для которого нужна численность.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Акты из перечня, на которых видно устройство нормативов и границы их применения:
| Акт | Сфера | Что нормирует | Статус и границы |
|---|---|---|---|
| Приказ Минкультуры России от 30.12.2015 № 3448 | Культурно-досуговые учреждения | Численность администраторов (табл. 6), билетных кассиров и контролёров билетов (табл. 7), работников организации мероприятий (табл. 3) | Зарегистрирован Минюстом 02.02.2016 № 40938, вступил в силу 16.02.2016, действует |
| Приказ Минкультуры России от 21.07.2017 № 1226 | Кинематографические организации | Численность при производстве игрового, документального и анимационного кино (разделы IX-XII, табл. 14-17) | Зарегистрирован Минюстом 05.09.2017 № 48080, действует; применяется к кинематографическим организациям |
| Постановление Госкомтруда СССР, Минюста СССР и Секретариата ВЦСПС от 10.07.1990 № 273/К-14-440/11-41 | Юридические службы промышленных предприятий | Нормативы численности работников юридических служб | Включено в перечень Минтруда; статус и применимость проверяют по исходному акту и условиям труда |
| Постановление от 06.07.1989 № 233/13-15 | Отделы подготовки кадров | Нормативы численности работников отделов подготовки кадров | Включено в перечень Минтруда; применимость проверяют по исходному акту |
Включение акта в перечень Минтруда не подтверждает, что норматив подходит конкретному предприятию. Для советских постановлений пригодность проверяют по отрасли, технологии и условиям труда. Для приказов Минкультуры проверяют тип учреждения, на которое рассчитан приказ.
Когда отраслевой норматив численности не подходит
Отраслевой норматив не переносят на организацию другой отрасли. Приказ Минкультуры № 1226 рассчитан на кинематографические организации и численность торговой или производственной компании не определяет.
Типовые нормы по постановлению № 804 разрабатывают для однородных работ. Если состав работ в вашем подразделении отличается от описанного в акте, таблица не отражает вашу нагрузку, даже когда название должности совпадает. Для нормативов, утверждённых в СССР, отдельно проверяют технологию и организацию труда. Статья 160 ТК РФ привязывает нормы к достигнутому уровню техники и технологии, и норма под прежние процессы этому требованию может не отвечать. Если ни один акт из перечня не подходит, численность определяют собственным расчётом по нагрузке.
Как найти и применить норматив численности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте перечень типовых норм Минтруда и отберите акты по двум признакам: отрасль организации и функция подразделения.
- Шаг 2. Откройте сам акт и его приложения. Перечень называет документ, а нормы численности приведены в таблицах приложений.
- Шаг 3. Сверьте круг организаций, на которые распространяется акт, показатели нагрузки, условия работы и дату действия. Для актов СССР дополнительно сравните технологию и организацию труда со своими.
- Шаг 4. Подставьте фактические показатели нагрузки в таблицы норматива и получите численность в штатных единицах, включая дробные доли.
- Шаг 5. Если прямого норматива нет, разработайте локальную систему нормирования на основе фактических процессов и объёма работ. По статьям 159-162 ТК РФ система нормирования определяется работодателем с учётом мнения представительного органа работников или устанавливается коллективным договором. Локальные акты о введении, замене и пересмотре норм принимаются с учётом мнения представительного органа.
- Шаг 6. Внесите результат в штатное расписание и оформите его приказом руководителя.
Как рассчитать численность, если готового норматива нет
Для нормируемой работы расчёт строят от нагрузки. Требуемые человеко-часы делят на эффективный фонд рабочего времени одного работника. При норме выработки объём работ делят на выработку одного работника. Эта расчётная методика в ТК РФ не закреплена. Её юридическая опора — требование статьи 160 ТК РФ учитывать фактические технику, технологию и организацию труда.
Для кадровой службы расчёт ведут от численности персонала с отраслевыми и организационными поправками. На производстве с 250 сотрудниками итог такого расчёта составил 3,34 ставки. Это дробное число, и в штатном расписании его отражают долями ставки.
Полезно знать: в методике расчёта численности HR 5 шагов: базовая нагрузка, затем поправки на текучесть, отрасль, автоматизацию и филиалы. Каждый коэффициент меняет итоговое число ставок, поэтому одинаковая численность персонала у двух компаний даёт разный штат кадровой службы.
Расчёт с показателями нагрузки и применённой методикой храните вместе с приказом по штатному расписанию. При проверке и в споре именно он показывает, откуда взята численность.
Штатные единицы, доли ставки, совмещение и вакансии в штатном расписании
Штатное расписание учитывает ставки, а работники учитываются по трудовым договорам. В указаниях к форме Т-3 неполные единицы разрешено записывать долями: «0,25; 0,5; 2,75 и пр.». Поэтому сумма ставок может быть дробной и не совпадать с числом работников. Среднесписочную численность для статистической отчётности считают по своим правилам, по ежедневной списочной численности (пункты 30-32 инструкции по заполнению статистических форм). Сумму ставок из штатного расписания в такой отчёт не переносят.
Режимы, которые путают при заполнении штатного расписания:
| Ситуация | Как оформляется и отражается | Основание |
|---|---|---|
| Неполная штатная единица | Доля ставки в графе количества единиц: 0,25; 0,5; 2,75 | Указания к форме Т-3, постановление Госкомстата России № 1 |
| Неполное рабочее время | Режим работы по трудовому договору; оплата пропорционально отработанному времени или по объёму выполненной работы | Статья 93 ТК РФ |
| Совмещение | Дополнительная работа в течение рабочего дня без освобождения от основной, с письменного согласия и за доплату; вторую занятую единицу на работника не открывают | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ |
| Вакантная должность | Остаётся в штатном расписании; при сокращении подходящие вакансии предлагают всем сокращаемым в течение процедуры | Часть 3 статьи 81, часть 1 статьи 180 ТК РФ |
| Среднесписочная численность | Считается по ежедневной списочной численности, отдельно от суммы ставок | Инструкция по заполнению статистических форм, пункты 30-32 |
Каждый режим подтверждается своим документом. Доля ставки видна в штатном расписании, неполное время закреплено в трудовом договоре, совмещение оформлено приказом и согласием работника. Наличие вакансии подтверждает штатное расписание на дату увольнения.
Важный нюанс из практики: в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ № 2 (2021), утверждённом Президиумом 30.06.2021, указано, что суд истребует штатное расписание, действовавшее на дату увольнения, и исследует по нему вакансии. Справки работодателя о вакансиях для этого может оказаться недостаточно.
Внимание: приказ о совмещении содержит срок совмещения, размер доплаты и блок согласия работника. Без этих элементов условия совмещения не зафиксированы.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «При совмещении работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня без освобождения от основной. Вторую занятую ставку в штатном расписании на него не открывают, и второй трудовой договор не заключают. Перед оформлением проверьте, что совмещаемая должность предусмотрена штатным расписанием.»
Соберите приказ о совмещении должностей со сроком и доплатой
В Добыто приказ о совмещении формирует конструктор в формате .docx, после чего документ подписывается в КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образец штатного расписания по форме Т-3
Файл построен по унифицированной форме Т-3 и подходит как основа для собственной формы; начните с графы количества штатных единиц, где неполные ставки записываются долями.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (.xlsx) | Скачать |
Изменение штатного расписания: приказ, версии и 1С:ЗУП 3
Изменения в штатное расписание вносят приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного лица, так сказано в указаниях к форме Т-3. При собственной форме тот же порядок стоит закрепить внутренним документом. В нём фиксируют нумерацию версий, дату вступления изменений в силу и ответственного за ведение.
Если изменение затрагивает должность, на которой работает сотрудник, сверьте его трудовой договор: трудовая функция в нём сформулирована как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ меняет абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ с 01.03.2027. На дату публикации новая редакция не действует, и договоры оформляют по текущей.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 3: режимы с историей и без неё
Официальное руководство 1С:ЗУП редакции 3 описывает два режима ведения штатного расписания. В режиме с сохранением истории работают разделы «Первое утверждение штатного расписания в программе», «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания». В режиме без истории работают разделы «Описание актуальных подразделений и должностей» и «Работа с позициями». Выбор режима относится к настройке программы и юридическим требованием не служит. Основанием изменения остаётся приказ, а программа его отражает.
В версии 1С:ЗУП 3.1.37.72 изменение выбранных позиций из отчёта «Анализ штатного расписания» переносится в документ «Изменение штатного расписания». Для позиции можно открыть документ-регистратор: «Утверждение штатного расписания», если позиция введена первичным утверждением, или «Изменение штатного расписания». Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после этого документы между программой и КЭДО синхронизируются автоматически.
Автоматизация кадровых процессов меняет и расчёт штата самой кадровой службы: в методике для HR есть отдельный коэффициент автоматизации.
Лайфхак: после настройки интеграции с 1С:ЗУП или перехода на КЭДО пересчитайте ставки кадровой службы с коэффициентом автоматизации. В методике он стоит отдельным шагом из пяти, и штат, рассчитанный до автоматизации, его не учитывает.
Ошибки при обосновании численности: штрафы и споры о сокращении
Ошибки, из-за которых обоснование штатной численности не выдерживает проверки или суда:
- Расчётную рекомендацию выдают за обязательный государственный норматив. Ссылкой на закон обосновать численность проще, но такой нормы для бизнеса нет. В споре работодатель защищает собственный расчёт нагрузки.
- Форму Т-3 считают обязательной для всех. С 2013 года форму первичного документа коммерческой организации определяет руководитель. Обратная ошибка — переносить эту свободу на бюджетную сферу.
- Дробную штатную единицу принимают за число работников. 2,75 ставки не означают ни 2, ни 3 человека: людей учитывают по трудовым договорам.
- Смешивают неполное рабочее время, совместительство и совмещение. У этих режимов разные правила оплаты. При неполном времени оплата пропорциональна отработанному времени или объёму работ по статье 93 ТК РФ, а при совмещении нужна доплата по статье 151 ТК РФ.
- Штатное расписание не сверяют с трудовыми договорами и фактическими вакансиями. Трудовая функция в договоре привязана к должности по штатному расписанию, и расхождение обнаруживается при проверке или сокращении.
- При сокращении ограничиваются разовой справкой о вакансиях. Наличие вакансий оценивают в течение всей процедуры до увольнения.
Первую ошибку часто совершают при расчёте штата кадровой службы, когда берут простой ориентир один HR-специалист на 100 сотрудников и вносят результат в штатное расписание без поправок.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ориентир один HR-специалист на 100 сотрудников даёт быструю цифру, но не учитывает текучесть, отрасль, уровень автоматизации и филиалы. Для штатного расписания кадровой службы опорой служит расчёт с этими коэффициентами, а ориентир годится для быстрой сверки. Посчитайте оба варианта для своей численности и сравните результаты до утверждения ставок.»
Во что обходится ошибка в штатном расписании
Отсутствие штатного расписания или его расхождение с договорами не ведёт к штрафу автоматически. Прямой обязанности иметь штатное расписание ТК РФ не содержит. Однако в судебной практике есть решения, где отсутствие расписания квалифицировали по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ применяется к нарушению трудового законодательства, если нет специального состава. Санкция — предупреждение или штраф: 1 000-5 000 руб. для должностного лица и ИП, 30 000-50 000 руб. для юридического лица. За повторное аналогичное нарушение часть 2 той же статьи предусматривает для должностного лица 10 000-20 000 руб. или дисквалификацию на 1-3 года, для ИП 10 000-20 000 руб., для юридического лица 50 000-70 000 руб.
Риск выше там, где расхождение затрагивает трудовую функцию, оплату или доказательства сокращения. При сокращении суд проверяет вакансии и их предложение работнику. При неполном времени оплата должна соответствовать статье 93 ТК РФ, а при совмещении требуется доплата по статье 151 ТК РФ.
Важный нюанс из практики: в Обзоре практики по спорам об увольнении по инициативе работодателя, утверждённом Президиумом Верховного Суда РФ 09.12.2020, разобрано сокращение должности фрезеровщика. Нижестоящие суды признали порядок соблюдённым. Верховный Суд указал, что подходящие вакансии работодатель предлагает всем сокращаемым и оценивает их наличие в течение процедуры до увольнения (часть 3 статьи 81, часть 1 статьи 180 ТК РФ). Выводы судов отменены, дело направлено на новое рассмотрение.
В КЭДО Добыто подписанные приказы об утверждении и изменении штатного расписания хранятся в электронном архиве тарифа «Бизнес». Версию, которая действовала на дату увольнения, можно найти без поиска бумажных оригиналов.
Стоимость КЭДО для оформления приказов по штатному расписанию
Стоимость КЭДО зависит от тарифа, численности сотрудников и нужного вида электронной подписи. Интеграция с 1С предусмотрена в тарифе «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | цена не указана | не указан |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | рассчитывается индивидуально | установка и настройка за один день |
Цены приведены по состоянию на 24.10.2026, а сама страница не указывает дату их актуальности. Перед расчётом бюджета сверьте действующие тарифы Добыто КЭДО под свою численность. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Готовой цифры численности для любой компании закон не даёт. Её берут из типовой нормы, если вид работ под неё подпадает, или получают собственным расчётом от нагрузки, который подкрепляют локальной системой нормирования. Штатное расписание учитывает ставки с долями, а совмещение, неполное время и вакансии подтверждаются своими документами. При сокращении решающим доказательством становится версия штатного расписания, действовавшая на дату увольнения.
В Добыто мы ведём приказы по штатному расписанию, совмещению и кадровым изменениям в электронном виде, с подписями сотрудников и синхронизацией с 1С:ЗУП. Поэтому каждая утверждённая версия остаётся доступной для проверки и суда.
Частые вопросы о нормативах численности и штатном расписании
Можно ли продолжать вести штатное расписание по форме Т-3?
Можно. Часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ оставляет выбор формы первичного документа руководителю, и Т-3 по постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 остаётся допустимым вариантом. Форма предусматривает перечень структурных подразделений, должностей, профессий и количество штатных единиц, включая неполные доли. При переходе на собственную форму обязательные реквизиты первичного документа сохраняют.
Должен ли работодатель при сокращении предлагать нижеоплачиваемые вакансии?
Да. Президиум Верховного Суда РФ в Обзоре от 09.12.2020 указал, что работнику предлагают подходящие вакансии, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые должности. Основание — часть 3 статьи 81 и часть 1 статьи 180 ТК РФ. Вакансию, которая появилась в штатном расписании после первого предложения, но до дня увольнения, тоже предлагают, так как наличие вакансий оценивают в течение всей процедуры.
Как определить размер доплаты за совмещение должностей?
По статье 151 ТК РФ размер доплаты устанавливают соглашением сторон трудового договора с учётом содержания или объёма дополнительной работы. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника. Совмещаемую работу выполняют в течение установленной продолжительности рабочего дня, без освобождения от основной работы. Срок совмещения и размер доплаты фиксируют в приказе.
Можно ли вести штатное расписание в 1С:ЗУП без истории изменений?
Да. Руководство 1С:ЗУП редакции 3 предусматривает режим без истории, в котором описывают актуальные подразделения, должности и позиции. Прошлые состояния позиций в этом режиме программа не сохраняет. Поэтому приказы и утверждённые версии штатного расписания хранят отдельно: в споре о сокращении суд истребует расписание, действовавшее на дату увольнения.
Нужно ли менять названия должностей после введения ОК 016-2025?
ОК 016-2025 действует с 01.01.2026 взамен ОК 016-94 по приказу Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и предназначен в том числе для оценки численности рабочих и служащих. Жёсткое требование к наименованиям установлено частью 2 статьи 57 ТК РФ. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. С таких должностей и начинают сверку штатного расписания в 2026 году. Для остальных должностей статья 57 этого требования не содержит.
