Лицензия требует должностей в штате там, где это прямо сказано в положении о лицензировании конкретного вида деятельности. Общая рамка задана пунктом 2 части 3 статьи 8 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ: лицензионным требованием может быть наличие у соискателя лицензии и лицензиата работников, заключивших с ними трудовые договоры, имеющих профессиональное образование, соответствующую квалификацию и (или) необходимый стаж работы. Дальше закон конкретику не задаёт: по части 1 статьи 8 лицензионные требования устанавливают положения о лицензировании, которые утверждает Правительство РФ, и формулировки в них различаются. В медицине, фармацевтике, пожарной безопасности и на перевозках положения говорят именно о трудовых договорах. В образовании формулировка иная: наличие в штате или привлечение на ином законном основании. По отходам и источникам ионизирующего излучения требование адресовано обучению и квалификации работника без указания на вид договора.
Разберём кадровое требование по семи видам деятельности в одной таблице, покажем, когда договор ГПХ лицензионное требование не закрывает и где наименование должности перестаёт быть выбором работодателя. Санкции за нарушение, порядок приостановления лицензии, проверка штатного расписания по шагам и ответы на частые вопросы — дальше по тексту.
Где написано кадровое требование
По пункту 7 статьи 3 закона № 99-ФЗ лицензионные требования — это обязательные требования, которые связаны с осуществлением лицензируемых видов деятельности. Часть 3 статьи 8 перечисляет, что в них может входить: производственные объекты, технические средства и документация, работники, система производственного контроля, организационно-правовая форма и уставный капитал. Требования к образованию и стажу лицензия берёт не из своего текста, а из квалификационного справочника должностей и профессиональных стандартов.
Закон называет три характеристики работника: профессиональное образование, квалификацию и стаж. Какая из них нужна по конкретному виду деятельности, решает положение о лицензировании.
Часть 4 статьи 8 задаёт обратную границу: лицензионными требованиями не могут быть общие требования соблюдать законодательство в сфере, обязанности, общие для всех хозяйствующих субъектов, и требования к видам и объёму продукции, работ и услуг. Лицензирующий орган проверяет только позиции, названные в положении.
Кадровое требование по видам деятельности
| Вид деятельности | Акт и пункт | Что требуется от работников |
|---|---|---|
| Медицинская деятельность | постановление Правительства РФ от 01.06.2021 № 852, п. 5 подп. «в» | трудовые договоры; образование по квалификационным требованиям к медработникам; аккредитация специалиста или сертификат специалиста |
| Образовательная деятельность | постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1490, п. 7 подп. «г» | в штате или привлечение на ином законном основании педагогических работников с образованием, квалификацией и необходимым стажем |
| Фармацевтическая деятельность | постановление Правительства РФ от 31.03.2022 № 547, п. 4 подп. «к», п. 6 подп. «н» | трудовые договоры; высшее или среднее фармацевтическое образование; сертификат или пройденная аккредитация специалиста |
| Монтаж и обслуживание средств обеспечения пожарной безопасности | постановление Правительства РФ от 28.07.2020 № 1128, п. 4 подп. «в», «г» | ответственный работник с образованием по специальности «Пожарная безопасность» либо иным высшим и дополнительным профессиональным, стаж не менее 5 лет; численность по трудовым договорам от 2 до 5 человек |
| Перевозки пассажиров автобусами | постановление Правительства РФ от 07.10.2020 № 1616, п. 5 подп. «а», п. 8 подп. «б», «и» | аттестованный ответственный за безопасность дорожного движения, назначенный приказом; водители в трудовых отношениях с лицензиатом, с удостоверением нужной категории |
| Обращение с отходами I-IV классов опасности | постановление Правительства РФ от 26.12.2020 № 2290, п. 3 подп. «а»-«е» | работники, допущенные к деятельности, прошедшие профессиональное обучение или переподготовку, с документами о квалификации на право работы с отходами |
| Использование генерирующих источников ионизирующего излучения | постановление Правительства РФ от 25.01.2022 № 45, п. 4 подп. «г» | работники в штате с высшим или средним профессиональным и дополнительным профессиональным образованием, включая 72 часа по радиационной безопасности |
Полный текст по медицине с изменениями выложен на сайте Росздравнадзора: постановление Правительства РФ № 852 с Положением о лицензировании.
Два факта расходятся с ожиданиями. В действующем Положении о лицензировании медицинской деятельности требований к руководителю медицинской организации нет: ни высшего медицинского образования, ни сертификата, ни стажа не менее пяти лет. Эти условия содержались в прежнем Положении, утверждённом постановлением Правительства РФ от 16.04.2012 № 291, и в акт 2021 года не перенесены. То же в аптеках: с 1 сентября 2022 года исключены требования к образованию, квалификации и стажу руководителя аптечной организации, а для остальных работников снято требование о стаже.
Текст по отходам выложен на сайте Росприроднадзора: постановление Правительства РФ № 2290 с Положением.
Трудовой договор, ГПХ или совместительство
Единого ответа нет: формулировки делятся на три модели.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Модель первая — только трудовой договор. Её воспроизводят положения по медицине, фармацевтике, пожарной безопасности и перевозкам. Договор ГПХ, самозанятый и привлечённый предприниматель кадровое требование здесь не закрывают: такой исполнитель может работать только сверх необходимого штата.
Модель вторая — в штате или на ином законном основании. Так написано в подпункте «г» пункта 7 Положения о лицензировании образовательной деятельности, слов о трудовом договоре там нет. Прежнее Положение 2013 года требовало педагогических работников, заключивших с лицензиатом трудовые договоры. Сопоставление двух редакций показывает: требование трудового договора задаётся формулировкой конкретного акта, и регулятор её меняет. Кадровое требование по образованию проверяется у лицензиата и включено в оценочный лист Рособрнадзора; разбор применения опубликован в докладе Рособрнадзора о лицензировании образовательной деятельности.
Модель третья — требование к обучению и квалификации без привязки к виду договора. По отходам речь идёт о работниках, допущенных к осуществлению деятельности и прошедших обучение, по источникам ионизирующего излучения — о работниках в штате.
Про совместительство общего запрета в законе № 99-ФЗ нет: норма говорит о наличии трудового договора, не о его виде и не об основном месте работы. Единственное прямое ограничение в действующих положениях — подпункт «в» пункта 4 по пожарной безопасности: работник может быть ответственным за осуществление лицензируемого вида деятельности только у одного юридического лица. Это исключает «бумажного» ответственного, числящегося в пяти организациях сразу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов, которые можно требовать при приёме на работу, закрытый, и расширить его может только закон, указ Президента или постановление Правительства. Положение о лицензировании как раз утверждается постановлением Правительства — поэтому требование диплома, сертификата или подтверждённого стажа по лицензируемой должности законно, хотя в общем случае такой документ запрашивать нельзя».
Там, где положение требует трудовых договоров, подряд требование не закрывает, а квалификационные требования в договоре ГПХ добавляют риск переквалификации отношений в трудовые.
Как назвать должность, чтобы она совпала с актом
Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре трудовую функцию: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы. Там же правило, которое включается в лицензируемых сферах: если работа по должности связана с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.
Вторая норма — часть 1 статьи 195.3 ТК РФ: если требования к квалификации установлены нормативными правовыми актами, профессиональные стандарты в этой части обязательны для применения. Положение о лицензировании — такой акт, поэтому названные в нём требования к образованию, квалификации и стажу обязательны.
Где наименование должности задано прямо. В медицине действует номенклатура должностей медицинских и фармацевтических работников: с 1 сентября 2026 года применяется приказ Минздрава России от 14.05.2026 № 434н, который заменил приказ от 02.05.2023 № 205н. В новой номенклатуре появились директор медицинской организации, заведующий фельдшерским пунктом, нутрициолог и врач по медицине здорового долголетия; с 1 сентября 2026 года прекращён приём на пять должностей, включая врача-диабетолога и фельдшера-нарколога, а с 1 сентября 2028 года — на должности врача-бактериолога, врача-вирусолога и врача-паразитолога.
На перевозках перечень наименований задан пунктом 3 приказа Минтранса России от 31.07.2020 № 282, который действует до 1 января 2027 года: водитель автобуса, водитель, осуществляющий перевозку опасных грузов, контролер технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта, специалист, ответственный за обеспечение безопасности дорожного движения, и другие. Назвать работника инженером по безопасности вместо наименования из перечня означает рассогласовать штатное расписание с актом, по которому идёт проверка.
В образовании наименование идёт от части 2 статьи 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ: номенклатура должностей педагогических работников и руководителей образовательных организаций утверждается Правительством РФ.
Как проверить штатное расписание под лицензию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите действующее положение о лицензировании по своему виду деятельности и выпишите номер пункта с кадровым требованием. Сверьте дату последней редакции: по фармацевтике изменения внесены постановлением Правительства РФ от 27.03.2026 № 324, по пожарной безопасности — постановлением от 02.10.2025 № 1523.
- Шаг 2. Определите модель. Если в тексте стоят слова о трудовых договорах, исполнители по ГПХ в зачёт не идут. Если написано «в штате или на ином законном основании», допустимы и другие конструкции.
- Шаг 3. Сверьте наименования должностей с номенклатурой или перечнем, на который ссылается положение. Для медицины это номенклатура Минздрава, для перевозок — перечень из приказа Минтранса.
- Шаг 4. Проверьте численность. По пожарной безопасности она прямо нормирована: при выполнении 1 или 2 видов работ нужно не менее 2 человек, при 3 или 4 видах — не менее 3, при 5 и более видах — не менее 5.
- Шаг 5. Соберите документы об образовании и квалификации на каждого работника из кадрового пункта: дипломы, свидетельства об аккредитации или сертификаты, удостоверения о повышении квалификации, документы о стаже.
- Шаг 6. Проверьте, что сведения попали в государственные регистры. По медицине это федеральный регистр медицинских и фармацевтических работников, по обучению — система ФРДО, по ответственным за безопасность движения — реестр аттестованных специалистов.
- Шаг 7. Назначьте ответственного приказом и проверьте запрет на совмещение, где он установлен. Приказ о назначении прилагается к заявлению.
Внимание: для педагогической деятельности при приёме дополнительно требуется справка об отсутствии судимости, а для работников образования, медицины, торговли и общественного питания — медицинская книжка. Эти документы входят в перечень дополнительных для отдельных категорий, и запрашивать их при приёме на такие должности работодатель обязан.
Если наименования в номенклатуре нет, работодатель формулирует его сам — по тем же правилам, что действуют для должностей, которых нет в квалификационных справочниках.
Численность, штатное расписание и государственные регистры
Штатное расписание попадает в проверку двумя путями. Прямо — там, где положение называет его само: по медицине подпункт «д» пункта 5 требует соответствия структуры и штатного расписания требованиям к медорганизациям государственной или муниципальной системы здравоохранения, по пожарной безопасности подпункт «г» пункта 4 задаёт минимальную численность работников по трудовым договорам. Косвенно — через часть 2 статьи 57 ТК РФ, которая привязывает трудовую функцию к должности по штатному расписанию.
Численность по пожарной безопасности подтверждена и в описании госуслуги: требования к работникам и перечень документов на лицензию МЧС повторяют градацию от 2 до 5 человек и пятилетний шаг обучения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный слой — государственные информационные системы. По медицине подпункт «ж» пункта 5 требует размещения сведений о медицинской организации и о работниках из кадрового пункта в единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения, то есть в федеральном регистре медработников. По отходам пункты 6 и 7 допускают не прилагать копии документов об обучении, если сведения уже есть в системе ФРДО. По перевозкам аттестация ответственного подтверждается записью в реестре, который ведёт подведомственное Минтрансу учреждение: по приказу Минтранса России от 31.07.2020 № 283 тест содержит 20 вопросов на 30 минут с порогом 18 правильных ответов, а сведения вносятся в реестр в течение 7 рабочих дней.
Лицензирующий орган сверяет кадровые документы с регистром: расхождение между приказом о приёме и записью видно без выезда в организацию.
Мария Ж, эксперт по кадровому делопроизводству: «Удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке и протокол проверки знаний — три разных документа с разной силой. Для допуска к новому виду деятельности нужен диплом о переподготовке, удостоверение подтверждает поддержание квалификации, протокол — проверку знаний по конкретным правилам. Проверяющий смотрит не только бумагу, но и запись о ней в федеральном реестре».
Что проверяет лицензирующий орган в кадрах
По медицине перечень типичных нарушений опубликован. Руководство Росздравнадзора по соблюдению лицензионных требований в разделе о наиболее часто встречающихся нарушениях называет: работники с трудовыми договорами, образованием и аккредитацией или сертификатом по специальности; работники по техническому обслуживанию медицинских изделий либо договор с лицензированной организацией; сведения о работниках в федеральном регистре и о медицинской организации в реестре; повышение квалификации специалистов по заявленным работам.
Последний пункт стоит разобрать отдельно: он работает как постоянная обязанность по всему сроку действия лицензии. По медицине подпункт «д» пункта 6 требует повышения квалификации специалистов не реже 1 раза в 5 лет. По фармацевтике это подпункт «п» пункта 6, по пожарной безопасности — подпункт «е» пункта 4 с обучением соответственно выполняемым работам. По источникам ионизирующего излучения — подпункт «е» пункта 4, а входное требование включает 72 часа по радиационной безопасности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда обучение нужно для допуска к работе, его оплачивает работодатель, и в этом случае уместна конструкция с обязательством отработать определённый срок. Условие об обучении включают в трудовой договор или оформляют отдельным соглашением, причём дата соглашения должна быть не позже начала обучения — иначе связь между оплатой и обязательством приходится доказывать».
Грубое нарушение и чем оно кончается
Понятие грубого нарушения перенесено в часть 10 статьи 19.2 закона № 99-ФЗ, и ссылку надо давать на неё: положения о лицензировании в действующих редакциях опираются на эту норму, прежняя часть 11 статьи 19 осталась в старых публикациях. Два критерия последствий: возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан либо человеческие жертвы или причинение тяжкого вреда здоровью. Исчерпывающий перечень грубых нарушений устанавливает положение о лицензировании конкретного вида деятельности.
Попадает ли кадровое нарушение в перечень, зависит от вида деятельности. По медицине грубым признаётся невыполнение требований пункта 5, куда входит кадровый подпункт «в». По отходам подпункт «а» пункта 4 назван среди грубых: отсутствие у работников обучения и документов о квалификации. По источникам ионизирующего излучения подпункт «г» тоже включён. По перевозкам в перечень попал подпункт «и» пункта 8 про водителей, а подпункт «б» про ответственного за безопасность движения в него не вошёл. По пожарной безопасности грубыми названы нарушения подпунктов «б» и «д» пункта 4, поэтому кадровые подпункты «в» и «г» сами по себе в перечень не входят.
| Норма КоАП РФ | Когда применяется | Санкция для организации |
|---|---|---|
| Статья 14.1 часть 3 | нарушение требований лицензии | предупреждение или штраф от 30 000 до 40 000 рублей |
| Статья 14.1 часть 4 | грубое нарушение требований лицензии | штраф от 100 000 до 200 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток; на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей |
| Статья 19.20 часть 1 | деятельность без получения прибыли, лицензии нет | штраф от 170 000 до 250 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток; на должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет |
| Статья 19.20 часть 3 | деятельность без получения прибыли, грубое нарушение | штраф от 150 000 до 250 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток; на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей |
Дальше включается механизм статьи 20 закона № 99-ФЗ. Административное приостановление деятельности за грубое нарушение влечёт приостановление лицензии на этот срок. Привлечение к ответственности за неисполнение предписания даёт органу право выдать предписание повторно и приостановить лицензию на срок его исполнения. Если грубое нарушение не устранено, орган обязан обратиться в суд, и лицензия аннулируется только по решению суда.
Для образовательных организаций и государственных учреждений применяется статья 19.20, для коммерческих — статья 14.1; разница в суммах заметная.
Частная охрана: правила сменились с 1 сентября 2026 года
Этот вид стоит отдельно: регулирование полностью заменено. С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 30.11.2024 № 427-ФЗ о частной охранной деятельности, а Положение о лицензировании утверждено постановлением Правительства РФ от 23.06.2026 № 781 вместо положения 2011 года.
Кадровые нормы закона: статус частного охранника дают гражданам, прошедшим профессиональное обучение; препятствие — отсутствие медицинского заключения; удостоверение выдаётся на пять лет, и окончание срока прекращает статус; охранники проходят медицинское освидетельствование не реже раза в год. Для руководителя охранной организации статья 14 требует высшего образования и дополнительного профессионального, причём заочная форма обучения не допускается. Работником охранной организации не может быть лицо с неснятой или непогашенной судимостью за умышленное преступление.
Практический вывод: к сентябрю 2026 года сменились и наименования, и комплект документов, поэтому сверять штатное расписание нужно по новому закону.
Образцы документов для кадрового блока лицензии
Комплект собран под подготовку к проверке: начните с положения о подразделении, где фиксируется структура и перечень должностей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о подразделении с перечнем должностей | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного работника и делегировании подписи | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Матрица ответственности подразделения по функциям | Скачать |
Полезно знать: сведения о выданных документах об обучении попадают в федеральный реестр не сразу: у учебной организации есть на это установленный срок. Удостоверение на руках у работника и запись в реестре расходятся по времени, поэтому перед проверкой запись стоит проверить отдельно.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Кадровый блок лицензии держится на комплекте документов по каждому работнику. Стоимость зависит от численности, набора процессов и вида подписи.
| Тариф или услуга | Стоимость | Условия и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | базовые шаблоны, email-поддержка |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | персональный менеджер, кастомные интеграции |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | кастомные шаблоны, приоритетная поддержка |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С | входит в тариф «Бизнес» | модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день |
Итоговая сумма зависит от численности, числа процессов и интеграции с учётной системой. Лимиты по численности и условия минимальной оплаты смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.
В практике Добыто запрос от лицензирующего органа приходит с коротким сроком, и собирать дипломы по бумажным папкам в этот срок сложно.
Выводы
Кадровое лицензионное требование читается буквально по тексту конкретного положения о лицензировании. Там, где написано про трудовые договоры, исполнители по ГПХ и самозанятые требование не закрывают; там, где написано «в штате или на ином законном основании», допустимы другие конструкции. Наименование должности перестаёт быть выбором работодателя, когда положение отсылает к номенклатуре или перечню наименований: в медицине это номенклатура Минздрава с 1 сентября 2026 года, на перевозках — перечень из приказа Минтранса. К кадровому составу добавляются численность, запись в государственном регистре и повышение квалификации с пятилетним шагом.
Мы в Добыто видим, что кадровый блок лицензии рассыпается на этапе поддержания: приняли работника с нужным дипломом, а через пять лет пропустили срок обучения или не проверили запись в реестре. Сверку наименований и сроков стоит поставить в регулярный календарь, а комплект документов по лицензионным должностям держать в электронном архиве.
Частые вопросы
Можно ли закрыть кадровое лицензионное требование договором ГПХ
Зависит от формулировки положения. Если в нём сказано о работниках, заключивших трудовые договоры, исполнитель по ГПХ требование не закрывает и может работать только сверх необходимого штата. Если формулировка допускает привлечение на ином законном основании, как в образовании, договор ГПХ допустим. Отдельно помните про риск переквалификации любого ГПХ в трудовые отношения по статье 19.1 ТК РФ.
Обязан ли лицензионный работник числиться по основному месту работы
Требования об основном месте работы или полной ставке в проверенных положениях о лицензировании нет: норма говорит о наличии трудового договора. Единственное найденное прямое ограничение касается пожарной безопасности, где ответственный за лицензируемый вид деятельности может быть таким только у одного юридического лица.
Нужно ли переименовывать должности из-за новой номенклатуры медицинских работников
Если наименование в штатном расписании расходится с номенклатурой, применяемой с 1 сентября 2026 года, расхождение придётся устранять, потому что кадровое лицензионное требование отсылает к квалификационным требованиям и номенклатуре. По должностям, приём на которые прекращён, сначала проверьте, какое наименование предусмотрено для той же работы в новой номенклатуре.
Что будет, если работник не прошёл повышение квалификации в срок
Это невыполнение лицензионного требования, и дальше всё зависит от того, попадает ли оно в перечень грубых нарушений по вашему положению и наступили ли последствия, названные в части 10 статьи 19.2 закона о лицензировании. Без таких последствий речь идёт о нарушении требований лицензии, с ними — о грубом нарушении, где санкция существенно выше и возможно приостановление деятельности.
Проверяют ли кадры при получении лицензии или только потом
Тоже зависит от вида деятельности. В медицине и фармацевтике кадровое требование предъявляется и к соискателю, и к лицензиату. В образовании кадровый пункт отнесён к требованиям к лицензиату, а в перечне требований к соискателю его нет: на входе проверяют помещения, материально-техническое обеспечение, программы и санитарно-эпидемиологическое заключение.
Остались ли требования к образованию руководителя медицинской организации и аптеки
В действующих положениях о лицензировании их нет: по медицине они содержались в прежнем акте 2012 года и не перенесены, по аптекам исключены с 1 сентября 2022 года. Это не значит, что требований нет вовсе — они идут от квалификационных требований и профессиональных стандартов, но лицензионным требованием несоответствие руководителя больше не считается.
Можно ли назвать должность по-своему, если в номенклатуре её нет
Можно, когда положение о лицензировании не отсылает к номенклатуре или перечню наименований по этой работе. Но если должность связана с льготами, компенсациями или ограничениями, работает правило части 2 статьи 57 ТК РФ: наименование и квалификационные требования берутся из квалификационного справочника или профессионального стандарта.
