Кадры и штатное расписание как отдел кадров ведет документ без ручных таблиц

Данные штатного расписания: какие сведения в нём фиксируют и в какой форме его вести

Форма Т-3 (ОКУД 0301017) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Её графы по-прежнему служат ориентиром по составу данных: структурные подразделения, должности и профессии с указанием квалификации, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Через эти графы документ показывает структуру, штатный состав и штатную численность организации.

С 01.01.2013 формы из альбомов унифицированных форм, включая Т-3, в общем случае не обязательны. Работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания. Обязательные реквизиты статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» относятся к первичным учётным документам, которыми оформляют факт хозяйственной жизни. Из этой статьи не следует, что любая собственная форма штатного расписания автоматически должна содержать все реквизиты бухгалтерской первички: ответ зависит от того, как организация использует документ. До утверждения собственной формы решите, будет ли она применяться как первичный учётный документ, и от этого определите набор реквизитов.

Должности в штатном расписании работодатель называет по своей структуре, с одним ограничением. Если с работой по должности, профессии или специальности связаны компенсации, льготы или ограничения, часть 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование и квалификационные требования соответствовали квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Сверку наименования со справочником или профстандартом проводят до того, как должность попадёт в утверждённую редакцию: исправление после приёма работника затрагивает уже его трудовой договор.

Для собственной формы минимальный рабочий набор полей повторяет логику Т-3: подразделение, должность с квалификацией, количество единиц, оклад, надбавки, итог по фонду. Если в форме нет даты, с которой действует редакция, и реквизитов приказа об утверждении, по ней нельзя восстановить, какое расписание действовало на конкретную дату. Эти два поля стоит добавить в форму сразу.

Образец штатного расписания Т-3 и материалы для настройки КЭДО в 1С:ЗУП

Начните с формы Т-3: по ней удобно сверить состав граф собственной формы, а матрица ролей и чек-лист понадобятся, когда расписание и кадровые документы переводят в 1С:ЗУП со связкой с КЭДО.

Штатное расписание ИП: когда оно нужно предпринимателю

Индивидуальный предприниматель, который нанимает работников, выступает работодателем и стороной трудовых отношений по статье 20 ТК РФ. На прямой вопрос о штатном расписании для ИП Роструд ответил без оговорок: «Нужно, если у него будут иметься работники». Ответ опубликован 11.12.2024 под № 212127, и его обоснование — абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ. Текст ответа доступен в разделе вопросов на портале Онлайнинспекция.рф.

Буквальный текст статьи 57 ТК РФ оставляет альтернативу. Трудовую функцию в договоре можно описать тремя способами: как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, как работу по профессии или специальности с указанием квалификации либо как конкретный вид поручаемой работы. Безусловного требования вести расписание при любом способе описания работы в норме нет. Ответ Роструда вариант с конкретным видом работы отдельно не рассматривает, и государственного разъяснения, которое снимало бы это расхождение, на дату публикации нет.

Практический вывод для ИП с работниками: позиция контролирующего органа выражена прямо, и расписание проще утвердить, чем доказывать при проверке, что трудовая функция в каждом договоре описана конкретным видом работы. У предпринимателя без наёмных работников штатной численности как кадровой расстановки нет. Отдельной актуальной государственной страницы, которая дословно освобождала бы такого ИП от расписания, тоже нет, поэтому первую редакцию утверждают в момент найма первого работника.

Почему ручная таблица не справляется с изменениями штатного расписания

Когда расписание ведут в одном файле Excel, каждая правка перезаписывает предыдущую редакцию. Через полгода по такому файлу нельзя ответить на три вопроса, которые задают при проверке и в споре: какой оклад действовал по позиции на дату приёма работника, когда введена или исключена должность, каким приказом это оформлено. Связь штатного расписания с приёмом, оплатой, совмещением и сокращением держится на датах, а в ручной таблице дата видна только в имени файла.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Требования к хранению разводят утверждённые редакции и рабочие материалы по разным срокам. Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449).

Три года для работодателя, который сам утвердил расписание, срок неверный: у него утверждённые редакции хранятся постоянно или до ликвидации. Утверждённая редакция и изменение с распорядительным основанием хранятся отдельно от черновика, который правят каждый день. Один перезаписываемый файл эти сроки не разделяет, а штатная расстановка с её сроком 50/75 лет относится к другому документу и смешивать её с расписанием в одной таблице нельзя.

Вторая задача, которую ручная таблица не решает, — занятость ставок. Приём, перевод, подработка и совмещение меняют число свободных единиц в разные даты, и в Excel это сверяют вручную по приказам. Проверьте свой файл: если по нему нельзя восстановить редакцию на конкретную дату и назвать приказ, которым она утверждена, историю придётся восстанавливать по распорядительным документам до переноса в программу.

Штатное расписание в 1С: что умеет ЗУП и чего нет в «1С 8.3» и Бухгалтерии

Запрос «1С 8.3 штатное расписание» смешивает две разные сущности. «1С:Предприятие 8.3» — платформа, то есть среда исполнения; учётные функции определяет прикладное решение, установленное на платформе. Указание версии платформы не подтверждает, что в программе есть штатное расписание.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» штатная позиция хранит должность, подразделение, начисления, условия труда и график работы. При утверждении нового расписания программа сохраняет историю и фиксирует даты введения и исключения должностей. Официальное описание упоминает базовую версию, ПРОФ и КОРП, но конкретный набор функций зависит от поставки, редакции, релиза и настройки, поэтому возможности проверяют на своей базе.

«1С:Бухгалтерия предприятия 8» содержит кадровые справочники и кадровые документы. Подтверждения, что Бухгалтерия 3.0 в любом релизе ведёт штатное расписание с историей, занятостью ставок и совмещением так, как ЗУП, нет. Если кадровый учёт ведётся в Бухгалтерии, механику ЗУП на неё не переносят и проверяют функции конкретного релиза.

ЗУП различает ведение расписания с историей и без истории. В режиме с историей каждая редакция оформляется документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Эти документы — механика учёта: распорядительное решение работодателя они не заменяют и условия трудовых договоров не меняют.

Начиная с ЗУП 3.1.10 учёт занятости ставок учитывает приёмы, переводы, документы «Назначение подработки» и «Совмещение должностей». Ставка без даты окончания отмечается занятой постоянно, при ограниченном сроке — временно. Отчёт «Заполненность штатного расписания» и отбор свободных ставок в отчёте «Штатная расстановка» показывают картину на дату без ручной сверки приказов.

В версии ЗУП 3.1.37.72 в отчёте «Анализ штатного расписания» появилась команда переноса выбранных позиций в документ «Изменение штатного расписания», в том числе с разбиением по организациям. Сценарий, при котором изменения считают в отчёте, выгружают в Excel и затем вносят вручную, этой командой закрывается. На 15.10.2026 официальный индекс обновлений уже перечисляет версии 3.1.38.18-3.1.38.123, так что 3.1.37.72 не последний релиз; доступность обновления проверьте по своему договору ИТС.

Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически. Штатное расписание как отдельный объект обмена в описании модуля не заявлено, поэтому учётным источником позиций и окладов в этой связке остаётся ЗУП, а в КЭДО документ уходит на подпись и возвращается подписанным со статусом.

Что проверить перед отказом от ручной таблицы

• Какое прикладное решение 1С используется для кадрового учёта: ЗУП или Бухгалтерия, какая редакция и какой релиз установлены.
• Включён ли в ЗУП режим ведения штатного расписания с историей.
• Есть ли утверждённая действующая редакция и приказ, которым она утверждена, с датой начала действия.
• Совпадают ли оклады в расписании с окладами в трудовых договорах и дополнительных соглашениях: оклад — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ.
• Соответствуют ли справочникам или профстандартам наименования должностей, с которыми связаны компенсации, льготы или ограничения.
• Какие ставки заняты постоянно, а какие временно по совмещению или подработке, и есть ли у временных даты окончания.
• Где будут храниться утверждённые редакции и изменения отдельно от рабочих черновиков.

Как перенести штатное расписание из Excel в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите прикладное решение и релиз. Если кадровый учёт ведётся в Бухгалтерии 3.0, проверьте, какие функции штатного расписания есть в вашем релизе, до начала переноса.
2. Шаг 2. Выберите в ЗУП ведение штатного расписания с историей: без него редакции не сохраняются отдельными документами.
3. Шаг 3. Заведите штатные позиции из действующей редакции: должность, подразделение, начисления, условия труда и график. Оклады сверьте с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями до ввода.
4. Шаг 4. Оформите действующую редакцию документом «Утверждение штатного расписания». Дату берите из приказа работодателя, которым эта редакция утверждена.
5. Шаг 5. Проверьте занятость ставок отчётами «Заполненность штатного расписания» и «Штатная расстановка». Расхождение с фактическим составом показывает незакрытые приёмы, переводы и совмещения.
6. Шаг 6. Дальнейшие правки вносите только документом «Изменение штатного расписания». Начиная с версии 3.1.37.72 выбранные позиции можно перенести в этот документ командой из отчёта «Анализ штатного расписания».
7. Шаг 7. Последнюю ручную редакцию сохраните вместе с приказом об утверждении как утверждённый документ, а промежуточные файлы — как проекты со сроком до минования надобности.

Когда перенос в программу не решает задачу

Программа ведёт учёт, но юридических решений за работодателя не принимает. Перенос не даст результата в четырёх ситуациях:

• у ИП нет наёмных работников, и штатной численности как кадровой расстановки нет;
• кадровый учёт ведётся в Бухгалтерии, а функции истории и занятости ставок в установленном релизе не подтверждены;
• действующая редакция не утверждена распорядительным документом: документ «Утверждение штатного расписания» в ЗУП этот приказ не заменяет;
• задача состоит в изменении условий работы конкретных работников: правка позиции в программе не меняет их трудовые договоры.

В каждой из этих ситуаций сначала оформляют кадровое решение, затем отражают его в учёте.

Изменение штатного расписания: какой документ нужен в каждой ситуации

Оклад — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ. По общему правилу статьи 72 ТК РФ изменить согласованные условия, включая должность и оплату, можно только письменным соглашением сторон. Новая редакция расписания сама по себе условие уже заключённого договора не меняет, поэтому по каждому изменению проверяют две линии документов: по расписанию и по работнику.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сценарии ниже показывают, какие документы нужны по каждой линии.

Уведомление за 2 месяца относится к процедуре статьи 74 ТК РФ. Для ввода новой единицы или изменения оклада по соглашению сторон оно не требуется, и рассылать его по каждому изменению расписания ошибочно.

Чем оборачивается ошибка в ставке

Последствия наступают по факту недоплаты. Если из-за ошибки в штатной позиции начисление пошло по неверной ставке и работник фактически получил меньше положенного, возможны взыскание невыплаченной суммы, денежная компенсация по статье 236 ТК РФ и ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения либо штрафа. Сама правка ставки в программе без фактической недоплаты этих последствий не доказывает. Перед закрытием месяца сверяйте начисления по изменённым позициям с условиями договоров и дополнительных соглашений.

Совмещение должностей в штатном расписании и учёт ставок

По статье 60.2 ТК РФ работодатель с письменного согласия работника поручает ему дополнительную работу по другой или такой же профессии или должности и определяет срок, содержание и объём этой работы. Доплату по статье 151 ТК РФ устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Единого процента закон не задаёт, и доплата в расписании без соглашения с работником ничего не устанавливает.

Совмещение и совместительство в учёте путают чаще, чем в договорах, хотя отражаются они по-разному.

Для штатного расписания строка учёта решает больше, чем название: внутренний совместитель занимает ставку как отдельное место работы, а совмещение отражается временной или постоянной занятостью существующей ставки. Перед поручением совмещения проверьте в отчёте «Штатная расстановка», свободна ли ставка, и укажите в документе дату окончания, если поручение срочное: от неё зависит, будет ставка числиться занятой временно или постоянно.

Приказ об изменении штатного расписания в КЭДО: подпись и хранение

Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признаёт информацию, подписанную УКЭП, равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью, если закон не требует исключительно бумажной формы. Это общий режим электронной подписи: специальной нормы о файле штатного расписания нет.

Статья 22.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажного дубля. Норма касается документов, которые закон требует оформлять письменно или предъявлять работнику для письменного ознакомления, и содержит исключения, включая трудовые книжки и приказы об увольнении. Для перехода статья 22.2 ТК РФ требует ЛНА, в котором определяют информационную систему, перечень документов, категории работников, сроки уведомления и дату запуска; в общем случае нужно письменное согласие работника.

Вид подписи по статье 22.3 ТК РФ зависит от документа и способа обмена. Трудовой договор и изменения к нему в информационной системе работодателя работодатель подписывает УКЭП. Для иных документов допустима и УНЭП, а работник по отдельным документам подписывает ПЭП при установленных правилах идентификации и защиты ключа. Автоматизация учёта подписанием не считается: редакция расписания в ЗУП без подписанного приказа силы распорядительного документа не приобретает.

В Добыто КЭДО приказ об изменении расписания и дополнительные соглашения с работниками создаются по шаблону и проходят по маршруту. Шаблон маршрута задают один раз: он определяет последовательность подписантов и ответственных за каждый этап, а статус каждого участника виден в окне документа. Массовые действия «Подписать», «Согласовать» и «В архив» доступны из списка документов.

До запуска проверьте, включены ли приказы по штатному расписанию и дополнительные соглашения в перечень документов ЛНА о КЭДО: документы вне перечня продолжают оформляться на бумаге.

Стоимость КЭДО для кадровой службы: тарифы и сроки подключения на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С:ЗУП, которая входит в тариф «Бизнес».

Итоговая сумма определяется тарифом, числом сотрудников и тем, нужны ли интеграция с 1С и УКЭП; условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно сменить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Срок в один день относится к установке и настройке модуля для 1С:ЗУП. Срок всего внедрения, перевода кадрового учёта и переноса штатного расписания на странице тарифов не опубликован.

Выводы

Отказ от ручной таблицы начинается с проверки учётной системы: штатное расписание с историей редакций и занятостью ставок подтверждено для 1С:ЗУП, а версия платформы и наличие Бухгалтерии такой гарантии не дают. Каждое изменение расписания проверяют по двум линиям: редакция документа в учёте и условия трудовых договоров, которые меняются только соглашением сторон или по процедуре статьи 74 ТК РФ. Утверждённые редакции хранятся постоянно или до ликвидации, поэтому их держат отдельно от рабочих черновиков.

Добыто закрывает документальную часть этой схемы: приказы и дополнительные соглашения проходят маршрут подписания и хранятся в электронном архиве, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой.

Частые вопросы о штатном расписании

Можно ли указать в штатном расписании неполную ставку?

Да. В форме Т-3 неполную штатную единицу в графе 4 указывают долей, например 0,25 или 0,5. Форма Т-3 с 01.01.2013 не обязательна, но в собственной форме тот же способ записи сохраняет сопоставимость с унифицированной формой и с отчётами по занятости ставок.

Нужно ли знакомить работников с новой редакцией штатного расписания?

В общем случае нет. В методическом материале Роструда со ссылкой на письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указано, что ознакомление с новой редакцией расписания и приказом об утверждении или изменении не требуется, если такую обязанность не установил коллективный договор или ЛНА. Ознакомление с ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, по статьям 22 и 68 ТК РФ проводится отдельно.

Нужно ли переименовывать должности после введения ОК 016-2025?

Общей обязанности нет. С 01.01.2026 введён ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Введение классификатора не обязывает переименовать все должности и не отменяет требование части 2 статьи 57 ТК РФ о соответствии справочникам или профстандартам для должностей с компенсациями, льготами или ограничениями.

Что делать, если работник не дал согласия на электронный документооборот?

Ему предоставляют документы на бумаге. По статье 22.2 ТК РФ в общем случае для КЭДО нужно письменное согласие работника, а отсутствие согласия или электронной подписи не служит основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения.

Где в 1С:ЗУП видна история перемещения штатной позиции между подразделениями?

В 1С:ЗУП КОРП версии 3.1.37 предусмотрена история изменения места штатной позиции в структуре предприятия. Смену места оформляют отдельным документом «Изменение места позиции в структуре предприятия». Эта история ведётся отдельно от истории самого штатного расписания и относится только к редакции КОРП.

Как досрочно отменить совмещение должностей?

По статье 60.2 ТК РФ досрочно прекратить поручение дополнительной работы вправе и работник, и работодатель. Для этого другую сторону письменно предупреждают не позднее чем за 3 рабочих дня. В учёте после этого ставка освобождается с даты прекращения поручения.