Данные штатного расписания: какие поля хранить в 1С и КЭДО

Данные штатного расписания — это набор реквизитов позиции: структурное подразделение, наименование должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Этот минимум задан формой Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и его достаточно для бумажного документа, но не для кадровой системы. В системе к каждой позиции добавляются идентификатор, дата начала и окончания действия, признак вакантности, код должности по новому классификатору ОК 016-2025 и код выполняемой функции по ОКЗ для ЕФС-1. Главное различие в модели данных: штатное расписание как документ утверждается приказом и хранится постоянно, а штатное расписание как справочник живёт версиями, и каждая версия привязана к своему приказу.

Разберём обязательный минимум полей и служебные поля, без которых не собираются приказ о приёме, дополнительное соглашение и ЕФС-1. Покажем, как в данных отражаются совмещение по статье 60.2 ТК РФ, доли ставки и совместительство, и почему строку нельзя перезаписывать при изменении оклада. Отдельно — настройки 1С:ЗУП 8.3, которые включают вилку окладов и историю изменений. Сценарная таблица по типам компаний, чек-лист перед переносом справочника, стоимость ведения в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Документ и справочник: где проходит граница

Штатное расписание существует в двух видах одновременно. Первый — утверждённый приказом локальный нормативный акт с датой ввода в действие, который предъявляют при проверке. Второй — справочник позиций в учётной системе, из которого подтягиваются значения в трудовой договор, приказ о приёме, табель и отчётность. Поля у них пересекаются, но не совпадают.

Унифицированная форма Т-3 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года: часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ разрешила организациям утверждать собственные формы первичных документов. На практике от Т-3 почти никто не уходит, потому что её структура совпадает с тем, что ждут инспектор и бухгалтерия. Отказ от формы означает, что состав реквизитов вы описываете сами в учётной политике или в положении об оплате труда.

Справочник в системе решает другую задачу: он должен отвечать на вопрос «какая позиция действовала 14 марта прошлого года и на каком основании». Документ отвечает на этот вопрос через пачку приказов, справочник — через поля с датами действия и ссылкой на приказ-основание.

Обязательно ли штатное расписание и что с ИП

Прямой нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводится из статьи 15 и части 2 статьи 57 ТК РФ: трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Роструд трактует это однозначно, и в разъяснении на портале «Онлайнинспекция.рф» прямо указывает: наличие штатного расписания обязательно, а должность из трудового договора должна быть в штатном расписании организации.

Индивидуальный предприниматель с наёмными работниками формально попадает под ту же логику, поскольку он работодатель по статье 20 ТК РФ. Спор здесь идёт о микробизнесе: если ИП использует типовую форму трудового договора для микропредприятий по статье 309.2 ТК РФ, все условия труда, включая должность и оплату, зафиксированы в самом договоре, и отдельный документ становится дублированием. Практический ориентир простой: при численности до 15 человек и типовых договорах штатное расписание можно не утверждать отдельным приказом, но справочник должностей и окладов всё равно придётся вести, иначе не соберётся ни один кадровый приказ. Как только появляются подразделения, надбавки или сокращения, документ становится необходим: при сокращении численности доказывать наличие или отсутствие вакансии нечем, кроме штатного расписания.

Обязательный минимум: поля, которые читает инспектор

Эти поля проверяются первыми, потому что каждое из них связано с конкретной нормой или с другим кадровым документом.

Отдельно стоит наименование должности. Если с работой связаны компенсации, льготы или ограничения, абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование и квалификационные требования соответствовали квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Это касается вредных условий по СОУТ, досрочной пенсии, педагогических и медицинских должностей. Для остальных позиций формулировка свободная, но она должна быть одинаковой в штатном расписании, трудовом договоре, приказе и табеле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Совмещение, доли ставки и совместительство в данных

Три конструкции, которые чаще всего ломают справочник, потому что их пытаются описать одним полем «ставка».

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ не создаёт новой занятой единицы. Работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, без освобождения от основной работы. Позиция в штатном расписании остаётся вакантной, а в данных появляется отдельная сущность: ссылка на работника, ссылка на совмещаемую позицию, срок, объём и размер доплаты по статье 151 ТК РФ. Если вы «закроете» совмещением штатную единицу, система перестанет показывать её как свободную, и при сокращении вы не сможете подтвердить, что вакансия существовала. Отменить совмещение любая сторона вправе досрочно, предупредив письменно не позднее чем за три рабочих дня, поэтому дата окончания в данных должна быть редактируемой.

Внутреннее совместительство устроено наоборот: это второй трудовой договор, вторая занятая штатная единица и отдельный табель. В справочнике это отдельная строка занятости, привязанная к той же позиции или к другой, с признаком «совместительство» и с ограничением по времени работы.

Доля ставки — это свойство позиции и занятости одновременно. Позиция может содержать 2,5 штатной единицы, а конкретный работник занимать 0,5. Хранить нужно оба числа: плановое количество единиц по позиции и фактическую занятость по каждому работнику. Иначе отчёт по вакансиям начинает показывать целые единицы там, где свободно полставки.

Соберите приказ о совмещении по своим данным

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Совмещение и совместительство расходятся не только по оформлению, но и по данным. В одном случае штатная единица остаётся вакантной и её нужно продолжать показывать в отчёте о вакансиях, в другом она занята и попадает в табель отдельной строкой. Проверьте это на своём справочнике прямо сейчас: выгрузите список вакантных позиций и сверьте его с действующими приказами о совмещении. Расхождение означает, что кто-то закрыл вакансию доплатой.»

Поля, которых нет в форме Т-3

Служебные поля не попадают в печатную форму, но именно они определяют, будет ли справочник работать как источник данных для других процессов.

Из этого списка два поля обычно добавляют последними и потом переделывают справочник: вышестоящая позиция и основание. Первое нужно, чтобы система сама определяла, кому уходит заявление, а не спрашивала об этом работника. Второе — чтобы любое значение оклада можно было привязать к приказу.

Важный нюанс из практики: роли в системе стоит привязывать к подразделению из штатного расписания, а не к конкретному человеку. Когда за каждым подразделением закреплён свой специалист по кадрам, система сама вычисляет адресата заявления по позиции работника. При увольнении или отпуске специалиста меняется одна привязка, а не десятки маршрутов документов.

История изменений: почему строку нельзя перезаписывать

Самая частая ошибка проектирования справочника — хранить одно текущее значение оклада на позицию. При повышении зарплаты старое значение затирается, и через полгода восстановить, сколько стоила позиция в марте, можно только по бумажным приказам.

Правильная модель: позиция неизменна, версии позиции меняются. Каждая версия содержит дату начала действия, дату окончания, значения полей и ссылку на приказ. Тогда состояние штатного расписания на любую дату получается запросом, а не поиском по архиву. Эта же модель закрывает ретроспективные изменения, когда приказ подписан 20 числа, а действует с 1-го.

Сроки хранения при этом остаются архивными, а не техническими. По Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания хранятся постоянно, а проекты штатных расписаний и документы к ним — 5 лет. Перевод в электронный вид сроки не сокращает: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, и организация формирует дела по номенклатуре так же, как раньше.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Долговременная сохранность электронного документа держится на читаемости, идентифицируемости и аутентичности, и это требования ГОСТ Р 57762-2017, а не пожелание архивиста. Для штатного расписания это означает, что в системе должны остаться не только строки таблицы, но и сам подписанный файл с приказом об утверждении. Проверьте выгрузку: если из системы выходит только Excel без файла подписи, доказательной базы у вас нет.»

Изменение штатного расписания: какие данные тянут за собой документы

Изменение справочника почти никогда не бывает изолированным. Разные поля запускают разные процедуры, и это нужно закладывать в систему как правила, а не помнить.

Переименование должности без изменения трудовой функции оформляется приказом о внесении изменений и дополнительным соглашением к трудовому договору. Изменение оклада в сторону повышения — приказом и дополнительным соглашением. Изменение оклада в сторону понижения по организационным или технологическим причинам идёт по статье 74 ТК РФ с письменным уведомлением работника не позднее чем за два месяца, при этом трудовую функцию менять нельзя. Исключение штатной единицы, которую кто-то занимает, — это сокращение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с персональным предупреждением под роспись не менее чем за два месяца и информированием службы занятости: организации сообщают за два месяца, индивидуальные предприниматели — за две недели.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Любое кадровое мероприятие, связанное с изменением должности, подтягивает подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом выполняемой функции по ОКЗ. Если код хранится в справочнике позиции, он подставляется автоматически. Если не хранится, его вбивают руками при каждом приёме и переводе.

Как внести изменение в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, что именно меняется: наименование, количество единиц, оклад, надбавка, подразделение. От этого зависит, нужны ли уведомления и в какой срок.
2. Шаг 2. Выберите форму: приказ о внесении изменений при точечной правке или приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции при массовой. Вторая форма удобнее, если правок больше пяти.
3. Шаг 3. Укажите в приказе дату вступления изменений в силу отдельно от даты подписания. Именно эта дата становится датой начала новой версии позиции в системе.
4. Шаг 4. Подготовьте связанные документы: уведомления по статье 74 ТК РФ или по сокращению, дополнительные соглашения к трудовым договорам затронутых работников.
5. Шаг 5. Внесите новую версию позиции в справочник с ссылкой на номер и дату приказа, не удаляя предыдущую версию.
6. Шаг 6. Проверьте зависимые объекты: занятости работников, графики работы, плановый ФОТ подразделения и открытые вакансии в подборе.
7. Шаг 7. Сдайте ЕФС-1 по тем работникам, у кого изменилась должность или трудовая функция, в сроки, установленные для соответствующего кадрового мероприятия.

Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием

Комплект собран под задачу правки справочника: начните с бланка Т-3, а заполненный образец используйте как ориентир по формулировкам граф.

Связь штатного расписания с договорами, приказами и КЭДО

Справочник позиций — это точка, из которой расходятся данные в четыре стороны. В трудовой договор уходят наименование должности, подразделение, оклад и условия труда. В приказ о приёме — те же значения плюс количество ставок. В табель — график работы и норма часов. В ЕФС-1 — код выполняемой функции. Если хотя бы одно из этих значений вводится вручную, рано или поздно появится расхождение, и первым его увидит инспектор, сравнивший договор со штатным расписанием.

В электронном документообороте добавляется пятое направление — маршрут. В сервисе Добыто КЭДО сотрудник привязан к организации и отделу, а маршрут согласования или подписания строится как последовательность участников и правил, которую можно сохранить шаблоном. Позиция в штатном расписании определяет, кто из руководителей попадёт в маршрут заявления и кто подписывает документ со стороны работодателя.

Что об этом думает ГИТ: должность в трудовом договоре обязана присутствовать в штатном расписании, и это позиция Роструда, а не рекомендация. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копию штатного расписания или выписку из него в части, касающейся этого работника, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Часть документов, которые опираются на штатное расписание, в электронный вид не уходит. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. То есть сокращение штата обслуживается гибридно: уведомления и предложения вакансий идут электронно, а финальный приказ печатается.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд идёт по порядку: сначала проверяет, введён ли КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и получено ли согласие работника, и только потом смотрит на конкретный документ. Если первое не доказано, аккуратность журнала подписания уже не помогает. Поэтому приказ о введении КЭДО, положение и согласия храните в той же системе, что и штатное расписание, и проверяйте выгрузку журнала до того, как спор начался.»

Штатное расписание в 1С 8.3: какие настройки включают нужные поля

В 1С:ЗУП 8.3 состав полей штатного расписания определяется не справочником, а флажками в настройках кадрового учёта. Пока флажок снят, соответствующего поля в форме позиции просто нет.

• Ведётся штатное расписание. Базовый флажок, без него документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» недоступны.
• Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Приём или перевод на позицию, которой нет или которая занята полностью, не проводится.
• Ведётся история изменений штатного расписания. Включает версионность: у каждой позиции появляются дата начала действия и привязка к документу-основанию.
• Используется вилка окладов и надбавок. Добавляет минимальное и максимальное значение по позиции вместо одного числа.
• Используется бронирование позиций. Разделяет свободные и зарезервированные штатные единицы.
• Используются разряды и категории. Нужен производству и организациям с тарифной сеткой.

Порядок включения имеет значение. Историю изменений разумно включать до первого утверждения расписания: если справочник уже заполнен без версионности, предыдущие состояния восстанавливаются только вручную. Автоматическую проверку, наоборот, включают после выверки данных, иначе кадровые документы перестанут проводиться из-за расхождений, накопленных в старом справочнике.

С КЭДО 1С обычно работает по схеме обмена: документ создаётся в учётной системе, уходит в систему подписания, возвращается статус. Мы предоставляем готовый модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Важный нюанс из практики: возвращать подписанные файлы обратно в учётную систему обычно не нужно. Это даёт задвоение документов, рост базы и нагрузку на 1С, а перештамповка и архивное хранение всё равно остаются функцией системы КЭДО. Достаточно открывать документ из учётной системы по гиперссылке.

Сценарии: какие поля критичны для разных компаний

Универсального набора полей не существует. Состав справочника определяется тем, какие процедуры компания проходит чаще всего.

Из таблицы видно закономерность: чем больше филиалов и юрлиц, тем важнее становятся технические поля, а не содержательные. Для малого бизнеса всё наоборот — критичен точный состав реквизитов, потому что справочник ведётся вручную.

Что проверить до переноса штатного расписания в систему

1. Сверьте наименования должностей в действующих трудовых договорах с действующим штатным расписанием. Расхождения закрываются дополнительными соглашениями, а не правкой справочника задним числом.
2. Соберите приказы об утверждении и изменении расписания за период, который вы хотите видеть в истории. Без них версии в системе останутся без оснований.
3. Определите, по каким должностям наименования обязаны совпадать с квалификационными справочниками или профстандартами из-за компенсаций, льгот или ограничений.
4. Проставьте коды выполняемой функции по ОКЗ для всех позиций, а не только для новых.
5. Выделите позиции, где есть действующие совмещения, и убедитесь, что штатные единицы по ним показаны как вакантные.
6. Решите, какие поля вы не будете вести, и зафиксируйте это письменно. Пустое поле, которое кто-то считает обязательным, хуже отсутствующего.

Когда отдельный справочник позиций не нужен

Развёрнутая модель с версиями, вилками и бронированием избыточна в трёх ситуациях. Первая: микропредприятие до 15 работников на типовом трудовом договоре по статье 309.2 ТК РФ, где вся структура умещается в один лист и меняется раз в год. Вторая: компания, у которой численность стабильна, филиалов нет, а оплата состоит из одного оклада без надбавок. Третья: организация, где кадровый учёт целиком ведётся на аутсорсинге в одной учётной системе и вторая копия справочника создаст расхождения. Во всех трёх случаях достаточно утверждённого документа и таблицы должностей в учётной системе.

Ошибки в данных штатного расписания и их цена

Ошибки в справочнике редко заметны сразу. Они всплывают при проверке, при сокращении и в суде, когда исправлять уже поздно.

Должности в договоре нет в штатном расписании. Так делают, когда сотрудника нанимают срочно, а расписание правят потом и забывают. Это нарушение части 2 статьи 57 ТК РФ, и квалифицируется оно как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на организацию и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо.

Оклад в справочнике ниже регионального МРОТ. Возникает, когда позицию завели давно и не пересматривали после индексации минимального размера оплаты труда. Последствия двойные: доплата работникам за весь период и штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Совмещение закрыло штатную единицу. При сокращении работник запрашивает штатное расписание и видит, что вакансий нет, хотя доплата за совмещение по этой должности выплачивалась. Цена ошибки здесь не штраф, а восстановление на работе с оплатой вынужденного прогула.

Нет истории версий. Проверяющий просит штатное расписание на дату приёма конкретного работника, а система показывает только текущее состояние. Доказывать приходится бумажными приказами, и если хотя бы один не найден, позиция работодателя в споре ослабевает. В практике Добыто мы начинаем перенос справочника именно с этой сверки: собираем приказы за нужный период и только потом заводим версии позиций.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При переводе работника появляется набор параметров, которых нет в заявлении: на какую ставку он переходит, какая категория, какой график. Эти данные нужны учётной системе, чтобы провести кадровый документ без ручного ввода. Если они не заложены в позицию штатного расписания заранее, кадровик добирает их по телефону у руководителя. Заведите эти поля в справочник до запуска процесса перевода, а не после первого десятка заявок.»

Стоимость ведения штатного расписания в КЭДО: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и УКЭП.

Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия, состав каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Данные приведены на дату публикации.

Выводы

Штатное расписание живёт в компании дважды: как утверждённый приказом документ с постоянным сроком хранения и как справочник позиций, из которого собираются трудовой договор, приказ, табель и ЕФС-1. Обязательный минимум реквизитов задан формой Т-3 и статьями 15 и 57 ТК РФ, а работоспособность справочника обеспечивают служебные поля: идентификатор позиции, даты действия версии, признак вакантности, коды по ОК 016-2025 и ОКЗ, территория и ссылка на приказ-основание. Отдельные правила действуют для совмещения, долей ставки и совместительства: одно поле «ставка» эти три конструкции не описывает.

В сервисе Добыто КЭДО кадровые документы собираются по шаблонам с подстановкой данных сотрудника и идут по сохранённым маршрутам согласования, а подписанные файлы остаются в электронном архиве с журналом действий. Для компаний на 1С:ЗУП расписание остаётся в учётной системе, а на сторону КЭДО уходят подписание и хранение.

Частые вопросы о данных штатного расписания

Можно ли указывать в штатном расписании вилку окладов вместо конкретной суммы?

В печатной форме по графе 5 указывается конкретный оклад, поэтому разные суммы по одноимённым должностям выглядят как нарушение принципа равной оплаты за труд равной ценности из статьи 22 ТК РФ. Безопаснее развести квалификацию по позициям: ввести категории или разряды и для каждой указать свой оклад. Вилку при этом удобно хранить служебным полем в системе для контроля при найме и переводе, не вынося её в утверждаемый документ.

Как отразить в данных ставку 0,5 и есть ли ограничения?

Дробная штатная единица допустима: в графе 4 формы Т-3 пишется 0,5 или, например, 2,75. Хранить нужно два значения: плановое количество единиц по позиции и фактическую занятость каждого работника. Ограничение касается не самой доли, а режима: неполное рабочее время оформляется по статье 93 ТК РФ, и с 1 сентября 2026 года у работодателя есть пять рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ.

Нужно ли менять штатное расписание из-за перехода на классификатор ОК 016-2025?

Менять нужно, только если изменилось наименование или код должности, которая у вас есть. В этом случае издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание либо расписание утверждается в новой редакции, а с работниками подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Параллельно обновляются справочники в кадровых программах, включая 1С:ЗУП. Если наименование не менялось, достаточно сверить код.

Что делать с позициями, которые остаются вакантными больше года?

Технически такая позиция продолжает увеличивать плановый ФОТ и искажает отчётность по укомплектованности. Юридически она полезна: наличие вакансии подтверждает, что при сокращении работнику было что предложить. Решение — не удалять строку, а закрывать версию датой окончания действия и открывать новую, если позиция понадобится снова. Тогда история сохранится, а текущий расчёт ФОТ станет корректным.

Можно ли утверждать штатное расписание электронной подписью и хранить только в электронном виде?

Да, при введённом КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Штатное расписание относится к локальным нормативным актам, а приказ об его утверждении подписывается со стороны работодателя усиленной квалифицированной электронной подписью. Срок хранения от формы не зависит: по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 штатные расписания хранятся постоянно, и требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные.

Обязан ли работодатель знакомить работников с изменениями штатного расписания?

Обязанности знакомить всех работников с документом целиком нет, если это не предусмотрено коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Обязанность возникает адресно: при изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца, а при сокращении предупреждают персонально под роспись не менее чем за два месяца.

Какие данные штатного расписания попадают в ЕФС-1?

В подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме, переводе и увольнении уходят наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации, структурное подразделение, если работа в нём предусмотрена трудовым договором, и код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Именно поэтому код по ОКЗ стоит хранить в самой позиции: иначе он вводится вручную при каждом кадровом мероприятии.