Штатное расписание в 1С ведётся не приложенным файлом, а справочником и двумя документами: «Утверждение штатного расписания» задаёт редакцию целиком, «Изменение штатного расписания» правит отдельные позиции. Включается всё в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания», и решающих флажков там три: само ведение, история изменений и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие. Главное различие, от которого зависит дальнейшая работа: с историей изменений позиции меняются только документами и любую редакцию можно поднять на нужную дату, без истории правки идут прямо в справочник и предыдущая версия исчезает. Excel-файл законом не запрещён, но он не связан с приказами о приёме, переводами и штатной расстановкой, поэтому расхождение обнаруживает уже проверяющий.
Разберём настройки по пунктам: какая галочка что включает и какие из них тяжело менять после начала работы. Покажем, чем вакантная позиция отличается от позиции, занятой по совмещению, и почему совместитель уменьшает остаток ставок, а совмещающий — нет. Отдельно рассмотрим переименование должностей под классификатор ОК 016-2025, действующий с 1 января 2026 года, и разницу в сроках между переименованием и сокращением. Сценарная таблица по видам изменений, образцы кадровых документов, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что даёт штатное расписание в базе и чего не даёт файл в Excel
Трудовой кодекс упоминает штатное расписание в статьях 15 и 57: трудовая функция описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. Из этого следует практическое требование: должность в трудовом договоре и должность в штатном расписании совпадают дословно, включая падеж, разряд и категорию. Файл в Excel это требование не контролирует — контролирует человек, который помнит, что месяц назад позицию переименовали.
Унифицированная форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 1 января 2013 года перестала быть обязательной: закон 402-ФЗ о бухгалтерском учёте разрешил применять формы первичных документов, утверждённые руководителем. Форму Т-3 продолжают использовать, потому что она привычна инспекторам и заложена в печатные формы учётных программ, но организация вправе утвердить свою структуру документа с обязательными реквизитами.
В базе штатное расписание перестаёт быть справочной таблицей и становится ограничителем. При включённой проверке программа не даст оформить приём на должность, которой нет в утверждённой редакции, или превысить количество ставок по позиции. Отчёт «Штатная расстановка» показывает по каждой позиции, кто её занимает, сколько ставок свободно и какие позиции забронированы. Разница с файлом измеряется не удобством, а тем, где обнаруживается ошибка: в программе — на этапе проведения документа, в файле — при сверке перед проверкой или в суде по трудовому спору.
Проверить своё положение дел можно за пять минут: выгрузите список должностей из действующего файла и сопоставьте его с должностями из десяти последних трудовых договоров и приказов о приёме. Каждое расхождение в наименовании — это будущее дополнительное соглашение.
Как включить и настроить штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1
Настройки живут по пути «Настройка» — «Кадровый учёт» — ссылка «Настройка штатного расписания». Часть флажков влияет только на удобство, часть меняет саму механику учёта и способ внесения правок. Ниже — что включает каждый из них.
| Настройка | Что включает | На что влияет в работе |
|---|---|---|
| Ведётся штатное расписание | Справочник позиций вместо простого списка должностей | Появляются позиции с подразделением, количеством ставок и оплатой |
| Ведётся история изменений штатного расписания | Документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» | Любая редакция поднимается на дату; без флажка правки вносятся прямо в справочник |
| Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию | Контроль при проведении приёма, перевода, кадрового документа | Программа не пропустит должность вне расписания и превышение ставок |
| Используется «вилка» окладов и надбавок | Оклад и надбавки задаются диапазоном от минимума до максимума | Одна позиция закрывает сотрудников с разной оплатой без отдельных строк |
| Использовать бронирование позиций | Резерв позиции и ставок до оформления приёма или перевода | Брони видны в отчёте «Штатная расстановка»; просроченные подсвечиваются красным через заданное число дней |
| Используется работа по неполной ставке | Дробные доли ставки в позиции и в приёме | Позволяет корректно вести 0,5 и 0,25 ставки, в том числе по совместителям |
| Используются разряды и категории | Реквизиты разряда и категории в позиции | Нужно там, где наименование должности берётся из квалификационного справочника |
Из таблицы следует порядок принятия решения: история изменений и автоматическая проверка задают дисциплину учёта, остальные флажки подстраивают программу под структуру оплаты. Отключить историю изменений после нескольких месяцев работы технически можно, но накопленные документы утверждения и изменения перестанут формировать актуальные позиции, поэтому решение принимается до ввода первой редакции.
Что проверить до включения штатного расписания в базе
- Действующую редакцию. Определите дату, на которую вводится первая редакция в программе: обычно это 1-е число месяца, с которого вы начинаете вести расписание в базе.
- Наименования должностей. Сверьте их с трудовыми договорами: расхождение потребует не правки в программе, а дополнительного соглашения с работником.
- Структуру подразделений. Позиция привязывается к подразделению, поэтому справочник подразделений приводится в порядок раньше расписания.
- Количество ставок и фактическую занятость. Если по позиции числится 2 ставки, а работают 3 человека, автоматическая проверка заблокирует проведение документов.
- Систему оплаты. Решите, нужна ли вилка окладов: включение задним числом заставит переутверждать позиции.
- Ответственных за документ. Кто готовит проект, кто согласует, кто подписывает приказ об утверждении.
В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются на четвёртом пункте: расписание в файле годами жило отдельно от фактической численности, и расхождение всплывает ровно в момент включения проверки.
Как ввести штатное расписание в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» и включите ведение расписания, историю изменений и автоматическую проверку кадровых документов.
- Шаг 2. Проверьте справочники «Подразделения» и «Должности»: позиция создаётся на пересечении этих двух реквизитов.
- Шаг 3. Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой начала действия первой редакции и внесите позиции: подразделение, должность, количество ставок, оплату, разряд или категорию, если они используются.
- Шаг 4. Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 из раздела «Кадры», а также отчёт «Штатная расстановка», чтобы увидеть занятые и свободные ставки.
- Шаг 5. Сверьте расстановку с фактическими сотрудниками и устраните расхождения: недостающие ставки добавляются документом «Изменение штатного расписания», лишние закрываются им же.
- Шаг 6. Издайте приказ об утверждении штатного расписания на дату первой редакции и подпишите его у руководителя или у уполномоченного по доверенности лица.
- Шаг 7. Дальше работайте только документами: точечная правка позиции — «Изменение штатного расписания», новая редакция целиком — «Утверждение штатного расписания».
Утверждение и изменение: два документа, приказ и подпись
Разница между документами не в объёме правок, а в том, что происходит со старыми позициями. «Утверждение штатного расписания» вводит редакцию целиком: позиции, не попавшие в документ, с даты действия перестают быть актуальными. «Изменение штатного расписания» точечно добавляет, правит или закрывает отдельные позиции, оставляя остальные нетронутыми. Отсюда практическое правило: реорганизация подразделения или ежегодное переутверждение — через утверждение, ввод одной новой единицы или изменение оклада по позиции — через изменение.
Оба документа — основание для приказа. Сам приказ программа не заменяет: подписывает его руководитель или лицо, которому право подписи делегировано приказом либо доверенностью. Печатная форма Т-3 содержит поля для реквизитов приказа, поэтому номер и дата приказа появляются раньше, чем документ считается введённым в действие.
Важный нюанс из практики: право подписи кадровых документов имеет смысл делегировать нескольким сотрудникам отдела кадров, а не замыкать на руководителе. Альтернативный вариант — завести руководителю учётную запись с ограниченными правами, чтобы он заходил в список документов на подпись и подписывал их сам, не разбираясь в структуре базы.
Внимание: произвольный документ, связанный с работой, передаётся работнику в электронном виде только в формате PDF/A-1a — это требование приказа Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Файл в обычном PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп подписи на печатной форме ничего не доказывает: картинку можно скопировать в любой документ и пересохранить в PDF. Подпись проверяется программно, по файлу подписи рядом с документом. Если контролирующий орган запросит электронный приказ, отдавайте архив: сам файл, файлы подписей, а к ним приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО и согласие работника.»
Подпишите приказ об утверждении штатного расписания электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кто обязан вести штатное расписание: организации, ИП и микропредприятия
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет, обязанность выводится из статей 15 и 57. Практика надзорных органов исходит из того, что документ должен быть у организаций и у индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников. Работодателя — физическое лицо без статуса ИП это не касается.
Спорный участок — микропредприятия. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, перенеся условия в типовую форму трудового договора. Часть практиков читает эту норму как право не вести штатное расписание. В разъяснении Роструда на портале Онлайнинспекция.рф позиция другая: штатное расписание в перечень исключений не входит, и микропредприятие обязано его утверждать. Пока расхождение не снято, безопасный вариант для компании до 15 человек — вести расписание, но в минимальном виде: подразделение, должность, ставки, оклад.
Штатное расписание для ИП оформляется по тем же правилам, что и для организации: утверждается приказом самого предпринимателя, форма Т-3 не обязательна, привязка к подразделениям может отсутствовать вовсе, если структуры подразделений нет. Отдельная особенность в том, что ИП чаще принимает работников волнами, и расписание пересматривается не раз в год, а по факту найма.
Цена отсутствия документа считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении суммы выше, а руководителю грозит дисквалификация. Расхождение между должностью в договоре и должностью в расписании квалифицируется по той же норме и отдельным составом не является.
Должности в штатном расписании: наименования, разряды и классификатор ОК 016-2025
Наименование должности работодатель выбирает сам, но статья 57 ТК РФ вводит ограничение: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование и квалификационные требования берутся из квалификационных справочников либо из профессиональных стандартов. Это касается вредных условий труда, досрочной пенсии, педагогических и медицинских должностей. Придуманное название вроде «евангелист продукта» в такой ситуации лишает работника права на льготу, а работодателя — аргументов в споре.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 января 2026 года действует новый классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. У каждой профессии и должности теперь шестизначный цифровой идентификатор: первая цифра обозначает категорию (1 — рабочий, 2 — служащий), остальные пять — порядковый номер. Классификатор связан с ОКЗ, коды которого используются для трудовой функции в отчёте ЕФС-1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора задевает не только справочник должностей. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Отдельная задача — обновить кадровые программы, включая 1С:ЗУП, иначе в документах останутся коды старого справочника.»
Факт: ОК 016-94 применялся 31 год и утратил силу с 1 января 2026 года. Замена затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты одновременно.
Реквизиты разряда и категории включаются отдельным флажком в настройке расписания. Без него разряд приходится вписывать в само наименование должности, и тогда любое повышение разряда превращается в новую позицию вместо изменения реквизита.
Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием
Комплект собран под задачу переутверждения: начните с бланка формы Т-3, заполненный образец нужен для сверки реквизитов приказа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Совмещение, совместительство и доли ставки в штатном расписании
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа в течение установленной продолжительности рабочего дня, с доплатой по статье 151 ТК РФ. Новая штатная единица под него не вводится, отдельный трудовой договор не заключается, а позиция, обязанности по которой совмещаются, в штатной расстановке остаётся незанятой. Совместительство работает наоборот: это отдельный трудовой договор, отдельная позиция или доля ставки в ней, и в расстановке ставка уменьшается.
В 1С:ЗУП документ «Совмещение должностей» появляется только после включения флажка «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в разделе «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» — «Прочие начисления». Дальше документ доступен в разделе «Кадры» — «Изменение оплаты сотрудников» и поддерживает три варианта: замещение конкретного отсутствующего сотрудника, работа по вакантной позиции штатного расписания и исполнение тех же трудовых функций, что и по основной должности. Совмещения отражаются в штатной расстановке.
Работа на 0,5 или 0,25 ставки требует отдельного флажка «Используется работа по неполной ставке». Без него позиция принимает только целые ставки, и кадровик начинает плодить дублирующие строки на одну и ту же должность — именно так расписание в файле разрастается до неуправляемого состояния.
| Ситуация | Что происходит с позицией | Документ и основание |
|---|---|---|
| Совмещение должностей | Позиция остаётся незанятой, ставка не расходуется | «Совмещение должностей», статьи 60.2 и 151 ТК РФ, дополнительное соглашение |
| Внутреннее совместительство | Ставка или её доля занимается, остаток по позиции уменьшается | «Приём на работу», отдельный трудовой договор |
| Временный перевод | Занятая ставка переходит на другую позицию на срок перевода | «Кадровый перевод», дополнительное соглашение |
| Позиция под подобранного кандидата | Ставка резервируется, в расстановке видна как бронь | Бронирование позиции, кадровых последствий нет |
| Должность выводится из структуры | Позиция закрывается датой, в расстановке исчезает | «Изменение штатного расписания», при занятой ставке — процедура сокращения |
Различие в первых двух строках чаще всего и порождает спор при проверке: доплата за совмещение начислена, а в расстановке ставка занята — значит, оформлено совместительство без трудового договора. Сверить это можно отчётом «Штатная расстановка» на любую дату.
Изменение штатного расписания: переименование, оклады, сокращение
Сроки и порядок зависят от того, занята ли позиция. Свободную позицию можно переименовать, закрыть или добавить одним документом с любой датой начала действия. Занятая позиция затрагивает условия трудового договора, и здесь работают статьи 74 и 180 ТК РФ: об изменении определённых сторонами условий по причинам организационного или технологического характера работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца, о предстоящем увольнении по сокращению — персонально и под роспись не менее чем за два месяца.
Переименование должности без изменения трудовой функции сокращением не является: оформляется приказ об изменении штатного расписания и дополнительное соглашение к трудовому договору. Если меняются обязанности, а не только название, это уже перевод и требует согласия работника. Сокращение отличается тем, что позиция исключается из расписания и не может быть введена обратно под другим названием с тем же функционалом: суд такую замену читает как мнимое сокращение.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Оклады в штатном расписании сверяются не с федеральным минимумом, а с региональным. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей, и региональное значение по статье 133.1 ТК РФ ниже федерального быть не может. Перед утверждением новой редакции пройдите по нижним строкам расписания и сравните оклад с региональным значением того субъекта, где находится рабочее место.»
Цена ошибки при изменении расписания считается не стоимостью переоформления документа. Сокращение, проведённое без соблюдения двухмесячного срока или с введением аналогичной должности взамен исключённой, оборачивается восстановлением работника, выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсацией морального вреда, а параллельно — штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей на организацию. Расхождение наименования должности с расписанием стоит дешевле, но всплывает массово: одно неверное переименование даёт столько нарушений, сколько работников занимает эту позицию. В сервисе Добыто изменение позиции превращается в пакет документов на подпись автоматически: система собирает список работников, которых затронула правка, и рассылает уведомления и дополнительные соглашения по маршруту согласования.
Полезно знать: штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно, тогда как графики отпусков и табели — 5 лет, а трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Перевод документов в электронный вид сроки не меняет.
Связь штатного расписания с кадровыми документами и КЭДО
Штатное расписание в базе закрывает учётную часть, но не закрывает подписание и ознакомление. Приказ об утверждении расписания подписывает работодатель, дополнительные соглашения о переименовании должности — каждый затронутый работник, уведомления по статье 74 ТК РФ вручаются под роспись. При бумажном обороте эта часть и съедает срок: два месяца уведомления начинают течь с даты вручения, а не с даты приказа.
Связка выглядит так: 1С остаётся системой учёта и источником данных о позициях и сотрудниках, система КЭДО берёт на себя маршруты согласования, подписание электронной подписью и архив. Документ уходит из учётной программы на подпись и возвращается обратно со статусом, кадровик не переносит ничего руками.
Важный нюанс из практики: обмен между учётной базой и личным кабинетом работника идёт фоновым заданием, а не мгновенно, в типовой настройке интервал составляет 10 минут. Если дополнительное соглашение нужно работнику здесь и сейчас, обмен запускается вручную из формы состояния обмена, а не ожиданием.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переход на электронный документооборот стоит использовать как повод пересмотреть сам процесс, а не как замену бумаги на файл. Обычно в цепочке согласования штатного расписания находятся действия, которые кадровик выполняет по привычке, а не по регламенту. Уберите их до автоматизации — иначе вы автоматизируете лишнюю работу.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение проходит полный цикл от изменения позиции до подписанного дополнительного соглашения, и это снимает основную часть ошибок в маршрутах согласования.
Когда отдельный файл со штатным расписанием ещё оправдан
Есть три ситуации, где перенос расписания в базу преждевременен. Первая — компания до 10 человек без подразделений и без планов на рост: справочник позиций даст меньше пользы, чем времени на настройку. Вторая — проектный расчёт будущей структуры: планы найма, вилки и сценарии бюджета удобнее считать в таблице, а в базу переносить только утверждённый результат. Третья — организация в процессе реорганизации, где структура меняется еженедельно: включённая проверка кадровых документов на соответствие расписанию будет блокировать оформление быстрее, чем кадровик успеет переутвердить позиции.
Во всех трёх случаях расписание всё равно должно быть утверждено приказом и подписано, а файл остаётся черновиком к нему, а не заменой.
Стоимость подключения КЭДО к штатному расписанию в 1С
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной программой: обмен с 1С входит в тариф «Бизнес» и выше. Электронные подписи для сотрудников уже включены в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по согласованию |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: обмен с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а для крупных структур с выделенным сервером и SLA считается тариф «Корпорация». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с минимального пакета и расширить его после того, как штатное расписание в базе приведено в порядок.
Выводы
Ведение штатного расписания в 1С отличается от файла не удобством, а тем, что позиция становится ограничителем для приказов и переводов, а не справкой. Три настройки задают всю дальнейшую логику: ведение расписания, история изменений и автоматическая проверка кадровых документов. Дальше работает разделение труда между документами — «Утверждение» вводит редакцию целиком, «Изменение» правит точечно, а сроки уведомления работников зависят от того, занята позиция или свободна. Отдельная зона внимания на 2026 год — новый классификатор ОК 016-2025 и сверка окладов с региональным МРОТ.
Учётная часть закрывается программой, а подписание, ознакомление и хранение остаются за пределами базы. Мы в Добыто соединяем эти две половины: данные о позициях и работниках остаются в 1С, а дополнительные соглашения и уведомления по изменению штатного расписания уходят в маршрут согласования и подписываются электронной подписью без бумаги и курьеров.
Частые вопросы
Как перенести штатное расписание из Excel в 1С:ЗУП, если раньше его в программе не вели
Первая редакция вводится документом «Утверждение штатного расписания» на дату, с которой вы начинаете вести расписание в базе, обычно 1-е число месяца. Задним числом восстанавливать все прошлые редакции не нужно: старые версии остаются бумажным или файловым архивом со своими приказами. После проведения документа сформируйте отчёт «Штатная расстановка» и сверьте его с фактическим списком сотрудников — до устранения расхождений автоматическую проверку кадровых документов лучше не включать, иначе она заблокирует проведение текущих приказов.
Обязательно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись
Обязанности знакомить всех работников с самим штатным расписанием Трудовой кодекс не устанавливает: под подпись по статье 68 ТК РФ работника знакомят с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Работнику передаётся не расписание, а его должность и оклад в трудовом договоре. Отдельная ситуация — изменение условий по статье 74 ТК РФ и сокращение: там работник получает персональное письменное уведомление, и вот его подпись обязательна.
Можно ли включить историю изменений, если полгода работали без неё
Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» включается в любой момент, но данные, внесённые ранее прямо в справочник, документами утверждения не станут. Практичный порядок такой: включить флажок, ввести документ «Утверждение штатного расписания» с актуальной редакцией на ближайшую дату и дальше работать только документами. Периода до этой даты в истории не будет, поэтому редакции за прошлые месяцы придётся подтверждать бумажными приказами.
Обязательна ли форма Т-3 или можно утвердить свою
Форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года: закон 402-ФЗ разрешил применять формы первичных документов, утверждённые руководителем организации. Свою форму имеет смысл вводить, когда нужны дополнительные графы — код по классификатору, категория персонала, признак вредности. При этом печатная форма Т-3 в учётной программе остаётся стандартной, и собственную структуру придётся либо дорабатывать, либо выгружать данные в отдельный шаблон.
Как зарезервировать позицию под кандидата, который ещё не вышел на работу
Для этого в настройке штатного расписания включается флажок «Использовать бронирование позиций». Забронированная позиция и количество занимаемых ставок отображаются в отчёте «Штатная расстановка» отдельно от занятых, а по истечении заданного числа дней просроченные брони подсвечиваются красным. Кадровых последствий бронь не создаёт: это внутренний резерв для рекрутмента, а не приём на работу, и приказ по ней не издаётся.
Что делать, если оклад в позиции оказался ниже регионального МРОТ
Оклад ниже минимального размера оплаты труда допустим только при неполной ставке или при условии, что с доплатами и надбавками месячная выплата за полностью отработанную норму достигает МРОТ. Сравнивать нужно с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ: федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Если по позиции выплата не дотягивает, редакция расписания меняется документом «Изменение штатного расписания», а работникам оформляются дополнительные соглашения об изменении оклада.
