Штатное расписание определяет структуру организации, штатный состав и численность. По указаниям к форме Т-3 в нём отражают подразделения, должности, профессии и специальности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады и тарифные ставки с надбавками. ФИО работников, совмещение должностей, условия труда на рабочем месте и персональные условия оплаты в расписание не вписывают: их фиксируют трудовой договор, дополнительное соглашение и приказы. Расписание утверждают и меняют приказом руководителя или уполномоченного им лица. Порядок изменения зависит от того, что затронуто. Новую штатную единицу вводят одним приказом. Изменение условий действующего трудового договора требует письменного соглашения по статье 72 ТК РФ или, при организационных и технологических причинах, уведомления не менее чем за 2 месяца по статье 74.
Материал отвечает на несколько вопросов. Что можно и что нельзя вносить в расписание. Обязаны ли его иметь ООО и ИП с работниками. Как связать изменение штатной позиции с трудовыми договорами и приказами в 1С:ЗУП 8.3. Отдельно показано, почему в ТК РФ нет общей обязанности утверждать расписание, хотя Роструд по вопросу конкретного ИП ответил утвердительно, и какие должности сверяют с профстандартами. Во второй половине статьи: сценарная таблица изменений, пошаговая инструкция, чек-лист перед утверждением, образцы для скачивания, тарифы КЭДО на 22.10.2026 и ответы на частые вопросы.
Что определено штатным расписанием: состав документа по форме Т-3
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По указаниям к этой форме штатное расписание описывает структуру организации, её штатный состав и штатную численность и содержит сведения об оплате по каждой позиции:
- структурные подразделения;
- наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- количество штатных единиц по каждой позиции;
- тарифная ставка или оклад и надбавки в графах 5-8 формы.
Единица учёта в Т-3 — штатная позиция. Расписание показывает, сколько единиц каждой должности предусмотрено и как они оплачиваются. Графы для ФИО того, кто занимает единицу, в форме нет. Поимённое распределение работников по должностям относится к другой кадровой информации.
Расписание утверждают приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения вносят в том же порядке: указания к Т-3 прямо говорят, что «изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением)». Проверьте, что действующая редакция расписания утверждена приказом и что приказ подписал руководитель или лицо, которому он передал эти полномочия.
Форма Т-3 или собственная форма работодателя
С 01.01.2013 формы из альбомов унифицированных форм первичной учётной документации для коммерческих работодателей не обязательны. Основание — часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Частная компания может вести Т-3 и дальше или утвердить собственную форму штатного расписания.
Для организаций бюджетной сферы правило другое. Формы первичных учётных документов для них устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством, поэтому свободу выбора формы из части 4 статьи 9 402-ФЗ на этот сектор без оговорок не переносят. Бюджетному учреждению до утверждения собственной формы нужно сверить её с актами, которые регулируют его учёт.
Что нельзя вписывать в штатное расписание и где фиксировать эти сведения
Сведения распределяются между документами по одному признаку: описывает запись штатную позицию или конкретного работника и его договорённости с работодателем. В таблице указано, куда относится каждый вид сведений и на какую норму это опирается.
| Сведения | В штатном расписании | Где фиксируются у конкретного работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Подразделения, должности, профессии, специальности с квалификацией | Вносятся | Трудовая функция в трудовом договоре | Указания к Т-3; ст. 57 ТК РФ |
| Количество штатных единиц | Вносится по каждой позиции | Не фиксируется | Указания к Т-3 |
| Оклад или тарифная ставка, надбавки по позиции | Вносятся в графы 5-8 | Условия оплаты работника, включая оклад, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, указываются в трудовом договоре | Указания к Т-3; ст. 57 ТК РФ |
| ФИО работников | В типовой состав Т-3 не входят | Отдельная кадровая информация. Если в расписание добавлена графа с ФИО, к нему применяется режим защиты персональных данных | Указания к Т-3; ст. 86 ТК РФ |
| Совмещение должностей | Не отражается как занятие работником второй штатной единицы | Письменное согласие работника со сроком, содержанием и объёмом работы; доплата | Ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Условия труда на рабочем месте, гарантии за вредные и опасные условия | Обязательного поля в Т-3 нет | Трудовой договор | Ст. 57 ТК РФ |
Первые три строки описывают позицию и остаются в расписании. Последние три относятся к конкретному работнику: для них ТК РФ называет трудовой договор, письменное согласие на дополнительную работу и режим защиты персональных данных. Если в вашей форме расписания есть графа, которой нет в первых трёх строках, проверьте, не дублирует ли она условие трудового договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ФИО работников и персональные данные
Абсолютного запрета на графу с фамилиями в штатном расписании ТК РФ не содержит, но в типовой состав формы Т-3 ФИО не входят. С появлением фамилий работодатель начинает обрабатывать в расписании персональные данные работников. Пункт 7 статьи 86 ТК РФ требует: «защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем». Расписание с ФИО подпадает под этот режим наравне с любым другим документом, где есть персональные данные работников.
Если руководителю нужна поимённая расстановка по штатным единицам, её ведут отдельным документом, а расписание оставляют обезличенным. В сервисе Добыто должность, отдел и дата устройства работника видны в карточке его профиля, поэтому для этих данных не нужны фамилии в штатном расписании.
Совмещение должностей
По статье 60.2 ТК РФ совмещение — дополнительная работа, срок, содержание и объём которой «устанавливаются работодателем с письменного согласия работника». За неё по статье 151 ТК РФ полагается доплата. Отражать совмещение в штатном расписании как занятие работником второй штатной единицы не следует: в расписании у работника остаётся одна основная позиция, а дополнительную работу фиксируют письменное согласие и решение о доплате.
Перед тем как поручить совмещение, проверьте, что в письменном согласии указаны срок, содержание и объём дополнительной работы и что доплата по статье 151 ТК РФ определена.
Условия оплаты и условия труда конкретного работника
Оклад и надбавки по позиции отражают в графах 5-8 формы Т-3. При этом трудовой договор обязательно должен содержать условия оплаты конкретного работника. Статья 57 ТК РФ называет среди них «условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада … доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)». Расписание показывает оплату позиции, договор — условия оплаты конкретного работника.
Условия труда на рабочем месте и гарантии за работу во вредных или опасных условиях статья 57 ТК РФ тоже относит к условиям трудового договора. Отдельного обязательного поля для них в Т-3 нет, и источником этих условий для работника остаётся договор. Сверьте оклады в расписании с договорами тех, кто занимает позиции: при расхождении работника связывает запись в его договоре.
Названия должностей, с которыми связаны льготы или ограничения
Наименования должностей работодатель выбирает сам, за одним исключением. Если с работой по должности, профессии или специальности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Это требование части 2 статьи 57 ТК РФ.
Название из расписания попадает в трудовой договор, если трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Расхождение со справочником для должности с льготами повторится во всех документах, которые ссылаются на расписание. Сверку названий проводят до утверждения расписания.
Бланк Т-3 и образец штатного расписания для заполнения
Если утверждаете расписание по унифицированной форме, начните с бланка Т-3. Второй файл — образец штатного расписания в формате .xls.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
Обязательно ли штатное расписание для ООО и ИП
Общей прямой нормы, которая обязывала бы каждого работодателя утвердить штатное расписание, в ТК РФ нет. Статья 57 ТК РФ в редакции от 25.05.2026 требует указать в трудовом договоре трудовую функцию и допускает два способа её описать: «работа по должности в соответствии со штатным расписанием …; конкретный вид поручаемой работнику работы». Работодатель, который во всех договорах описывает трудовую функцию вторым способом, формально без расписания обходится.
Для индивидуальных предпринимателей общий вывод тот же, но в конкретном случае Роструд ответил иначе. ИП — микропредприятие с 15 работниками, которое не отказалось от локальных нормативных актов, спросил, обязан ли он вести штатное расписание, и получил ответ «Да, обязан». Это ответ Роструда на портале Онлайнинспекция.рф, опубликованный 18.11.2019. Нормативным актом он не является, но показывает, как Роструд отвечает на такой вопрос.
Микропредприятия по части 1 статьи 309.2 ТК РФ вправе отказаться от ряда локальных нормативных актов: статья перечисляет их и упоминает «другие акты». Соответствующие условия тогда переносят в трудовые договоры. Штатное расписание в этой статье прямо не названо, и отказ от ЛНА не освобождает от него автоматически. Микропредприятию, которое решает вопрос о расписании, стоит начать с того, как в его трудовых договорах сформулирована трудовая функция.
Когда без штатного расписания можно обойтись
Ответ дают формулировки в трудовых договорах. Если трудовая функция определена через конкретный вид поручаемой работы, договор на расписание не ссылается. Если в договорах написано «по должности в соответствии со штатным расписанием», документ, на который они ссылаются, должен существовать, иначе условие договора отсылает к несуществующему документу. Для ИП с работниками и микропредприятия, которое не отказалось от ЛНА, ориентиром остаётся позиция Роструда из ответа от 18.11.2019.
Распространённые утверждения о штатном расписании и что говорит норма
- «Расписание обязательно для любой организации». Статья 57 ТК РФ позволяет указать в договоре конкретный вид поручаемой работы, и общей обязанности из неё не следует.
- «За отсутствие расписания ГИТ штрафует по статье 5.27 КоАП РФ». Отдельного состава за одно лишь отсутствие штатного расписания эта статья не содержит.
- «Без расписания нельзя оформить приём». Приём оформляется и без него, если трудовая функция в договоре описана как конкретный вид поручаемой работы.
Эти утверждения встречаются в публикациях 2026 года. Прежде чем вводить расписание или отказываться от него, сверьте формулировку трудовой функции в действующих договорах компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Изменение штатного расписания: приказ, сроки и связь с трудовыми договорами
Изменение штатного расписания оформляют приказом. Отдельного общего срока предупреждения работников о самом изменении расписания в ТК РФ нет. Срок появляется, когда изменение затрагивает согласованные условия трудового договора: тогда применяются статьи 72 и 74 ТК РФ.
Сценарии в таблице различаются тем, по чьей инициативе меняется условие и затронута ли трудовая функция.
| Что меняется | Чем оформляется | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Вводится или сокращается штатная единица, условия действующих договоров не затрагиваются | Приказ (распоряжение) руководителя или уполномоченного лица | Общего срока уведомления ТК РФ не устанавливает | Указания к Т-3 |
| Условия трудового договора меняются по соглашению сторон, включая перевод | Письменное соглашение сторон, кроме исключений, предусмотренных ТК РФ | По соглашению сторон | Ст. 72 ТК РФ |
| Условия меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений, трудовая функция сохраняется | Письменное уведомление работника | Не менее чем за 2 месяца | Ст. 74 ТК РФ, ч. 1-2 |
| Нужно изменить трудовую функцию работника | Порядок статьи 74 не применяется; перевод по письменному соглашению | По соглашению сторон | Ст. 74, ст. 72 ТК РФ |
Приказ об изменении расписания сам по себе условия трудового договора не меняет. Если оклад позиции изменён приказом, работнику, который её занимает, новый оклад устанавливают письменным соглашением или в порядке статьи 74 ТК РФ.
Ошибка — считать, что новый оклад в расписании автоматически становится окладом в договоре. Если работник соглашение не подписал, при организационных или технологических причинах работодатель может изменить условие только через письменное уведомление по статье 74 ТК РФ. Новое условие тогда начнёт действовать не ранее чем через 2 месяца после уведомления. Трудовую функцию таким способом изменить нельзя, для неё нужен перевод по письменному соглашению.
В Добыто уведомления по статье 74 и дополнительные соглашения направляются сотруднику на подписание электронной подписью. Подписанный документ возвращается со статусом и сохраняется в электронном архиве.
Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, что меняется: только штатная позиция (новая единица, численность, оклад позиции) или условия действующих трудовых договоров. От этого зависит, нужны ли соглашения и уведомления.
- Шаг 2. Подготовьте приказ (распоряжение) об изменении штатного расписания за подписью руководителя или уполномоченного им лица.
- Шаг 3. Если изменение затрагивает условия договора и работник согласен, оформите письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ. Перевод на другую должность оформляется так же, кроме исключений, предусмотренных ТК РФ.
- Шаг 4. Если условия меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений, письменно уведомите работника не менее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ. Трудовую функцию этим порядком не меняйте.
- Шаг 5. Отразите изменение в учётной системе. В 1С:ЗУП зарегистрируйте изменение штатного расписания с учётом выбранного варианта ведения: с историей изменений или без неё.
- Шаг 6. Сохраните прежнюю редакцию расписания и приказ о её изменении в архиве: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и связь с кадровыми документами
В 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3 штатное расписание — отдельный раздел. Официальная документация (глава 4 «Ведение штатного расписания») описывает штатные позиции, два варианта ведения расписания (с историей изменений или без неё), документы утверждения и изменения и отчёты. Доступность функций и порядок работы зависят от конкретной конфигурации и включённых настроек. Перед вводом расписания сверьте их с документацией к своей версии.
Для конфигурации 1С:ЗУП КОРП описание нововведений версии 3.1.22 связывает позицию штатного расписания с кадровыми решениями и приказами о приёме и переводе. Фонд оплаты труда позиции может автоматически попадать в кадровые документы. Программная связь не меняет правовую: условия оплаты конкретного работника фиксирует трудовой договор, даже если сумма подставлена из позиции.
Добыто подключается к 1С:ЗУП готовым модулем, который устанавливается и настраивается за один день. После этого документы синхронизируются автоматически. Кадровые данные, документы и штатное расписание остаются в 1С, а приказы и соглашения передаются в КЭДО на подписание электронной подписью и возвращаются со статусом.
Чек-лист проверки штатного расписания перед утверждением
Список подходит и для первой редакции расписания, и для очередного изменения.
- Выбрана форма: Т-3 или собственная форма коммерческого работодателя. Бюджетная организация сверила форму с бюджетным законодательством.
- В расписании есть подразделения, должности, профессии и специальности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады или тарифные ставки и надбавки.
- Наименования должностей, с которыми связаны компенсации, льготы или ограничения, сверены с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами.
- В расписании нет ФИО. Если графа с ФИО всё же нужна, документ обрабатывается по правилам защиты персональных данных из статьи 86 ТК РФ.
- Совмещение не показано как занятие работником второй штатной единицы. На него есть письменное согласие со сроком, содержанием и объёмом работы и определена доплата.
- Условия труда и гарантии за вредные и опасные условия указаны в трудовых договорах, а не только в расписании.
- Оклады позиций сверены с трудовыми договорами. Для изменившихся условий подготовлены соглашения по статье 72 или уведомления по статье 74 ТК РФ.
- Подготовлен приказ об утверждении или изменении за подписью руководителя или уполномоченного лица.
- В 1С:ЗУП выбран вариант ведения расписания, с историей изменений или без неё.
Стоимость КЭДО для приказов и соглашений по штатному расписанию
Отдельной услуги с фиксированной ценой за составление штатного расписания или кадровое делопроизводство на странице тарифов нет. Стоимость определяет тариф КЭДО, через который подписывают приказы, дополнительные соглашения и уведомления по изменению расписания. Цены указаны на 22.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП: она входит в тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Штатное расписание описывает позиции: структуру, должности с квалификацией, количество единиц и оплату позиции. Всё, что относится к конкретному человеку, фиксируют трудовой договор, письменное согласие на совмещение и документы, на которые распространяется защита персональных данных: ФИО, совмещение, индивидуальные условия оплаты и условия труда. Само расписание меняется приказом, но условия договора работника меняются только соглашением или через двухмесячное уведомление, а трудовая функция только переводом. Общей обязанности иметь расписание ТК РФ не устанавливает, однако формулировки трудовых договоров и позиция Роструда по ИП могут сделать его необходимым.
Добыто берёт на себя подписание документов вокруг штатного расписания: приказов, дополнительных соглашений и уведомлений. Расписание при этом остаётся в 1С:ЗУП, а подписанные документы возвращаются в учётную систему и хранятся в электронном архиве.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли указать в штатном расписании 0,5 штатной единицы?
Да. Указания к форме Т-3 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) прямо допускают дробное количество штатных единиц и приводят доли 0,25, 0,5 и 2,75. Количество единиц по позиции показывают с той точностью, которая предусмотрена структурой, включая сочетания вроде 2,75 единицы на одну должность.
Нужно ли каждый год утверждать новое штатное расписание?
Нет. Закон не устанавливает срок, ежегодность или периодичность утверждения и пересмотра штатного расписания; на это указывал Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1. Расписание изменяют или заменяют новой редакцией по мере необходимости, каждый раз приказом.
Кто вправе подписать приказ об утверждении штатного расписания?
По указаниям к форме Т-3 расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Если приказ подписывает не руководитель, проверьте документ, которым этому лицу переданы соответствующие полномочия.
Как досрочно прекратить совмещение должностей?
По части 4 статьи 60.2 ТК РФ работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель может досрочно отменить поручение. Другую сторону письменно предупреждают не позднее чем за 3 рабочих дня. Штатное расписание при этом не меняется, потому что совмещение в нём не отражается как занятие второй единицы.
Может ли согласованный доход работника в 1С:ЗУП отличаться от ФОТ позиции?
Да. В описании нововведений 1С:ЗУП КОРП версии 3.1.22 указано, что ФОТ позиции может автоматически попадать в кадровые документы, а согласованный доход может от него отличаться. С правовой стороны работника связывают условия оплаты из трудового договора по статье 57 ТК РФ.
Сколько хранить прежние редакции штатного расписания?
Штатные расписания относятся к документам постоянного хранения по приказу Росархива о сроках хранения, а для документов в КЭДО действуют те же сроки. После утверждения новой редакции предыдущую из архива не исключают и хранят вместе с приказом, которым она была изменена или заменена.
