Штатное расписание в файле на диске или в общей папке не фиксирует, кто, когда и на основании какого приказа поменял должности и оклады, а прочитать его может любой, у кого есть доступ к папке. Расписание должностей без привязки к людям персональных данных не содержит, но рядом с ним почти всегда лежит штатная расстановка с ФИО и окладами, а доступ к ней по статье 88 ТК РФ разрешён только специально уполномоченным лицам. Штатное расписание и изменения к нему хранятся постоянно, и на проверке нужна редакция на конкретную дату, а не последняя версия Excel. Для расписания должностей главный риск — потерянная история изменений, для штатной расстановки — нарушение правил обработки персональных данных со штрафом по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ до 300 000 рублей для организации.
В материале показываем, какие данные штатного расписания нельзя закрыть режимом коммерческой тайны, где файл расходится с трудовыми договорами и 1С ЗУП и почему изменение оклада в таблице не заменяет дополнительное соглашение. Отдельно разбираем совмещение должностей. Чек-лист перед переносом, пошаговая инструкция для 1С и КЭДО, сценарная таблица, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Штатное расписание и штатная расстановка: какие данные лежат в файле
Часть 2 статьи 57 ТК РФ определяет трудовую функцию работника как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должно совпадать, поэтому файл штатки связан со всеми договорами компании, даже если в нём нет ни одной фамилии.
С 1 января 2026 года действует Общероссийский классификатор профессий рабочих и должностей служащих ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Перед утверждением новых должностей наименования и коды сверяют с новой редакцией классификатора. В файле, который годами копировали из версии в версию, старые наименования остаются незамеченными.
Под словом «штатка» в компаниях часто понимают два разных документа, и правила для них разные. Сравнение ниже собрано по статье 5 закона о коммерческой тайне № 98-ФЗ, статьям 86 и 88 ТК РФ и Перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
| Параметр | Штатное расписание | Штатная расстановка |
|---|---|---|
| Содержание | Подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки без привязки к работникам | Должности с ФИО работников и персональными окладами |
| Персональные данные | Не содержит, пока в таблицу не внесены фамилии | Содержит; доступ только у специально уполномоченных лиц (статья 88 ТК РФ) |
| Коммерческая тайна | Режим нельзя установить для сведений о численности и составе работников, системе оплаты труда и вакансиях (статья 5 закона № 98-ФЗ) | Защищается как персональные данные работников (статьи 86 и 88 ТК РФ) |
| Срок хранения | Постоянно по месту утверждения, 3 года в других организациях (статья 40 Перечня № 236) | 50/75 лет (статья 42 Перечня № 236) |
| Связь с другими документами | Трудовая функция в трудовом договоре (часть 2 статьи 57 ТК РФ) | Условия оплаты в трудовых договорах и дополнительных соглашениях |
Гриф «коммерческая тайна» на файле штатного расписания юридически не работает: закон прямо запрещает закрывать этим режимом численность, систему оплаты и вакансии. Защищать приходится штатную расстановку, и защищать её нужно по правилам о персональных данных, то есть ограничением круга лиц с доступом, а не грифом. Проверьте, лежат ли оба документа в одной папке: если да, режим доступа к папке должен соответствовать штатной расстановке.
Чем опасен файл штатного расписания на диске
Каждый риск ниже возникает не из-за формата .xlsx, а из-за того, что файл не связан с приказом, трудовыми договорами и правами доступа. Те же риски сохраняются, если таблицу перенести в облачное хранилище без разграничения ролей.
Нет истории изменений и привязки к приказу
Штатное расписание и изменения к нему по статье 40 Перечня № 236 хранятся постоянно по месту утверждения. Хранить нужно каждую редакцию вместе с приказом, которым она утверждена. Файл Excel при сохранении перезаписывается: через год в нём нет ответа, сколько штатных единиц было в отделе на дату сокращения или какой оклад стоял по должности на дату приёма конкретного работника.
Инспектор труда по части 2 статьи 357 ТК РФ вправе запрашивать документы и информационные базы, необходимые для надзора. При документарной проверке на представление запрошенных документов у работодателя 10 рабочих дней со дня получения требования (часть 4 статьи 72 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ). Восстанавливать за этот срок историю штатки по переписке и копиям файлов на разных дисках — трудоёмкий процесс с непредсказуемым результатом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В 1С:ЗУП 3.1 история штатного расписания появляется только при включённой настройке ведения истории. Тогда каждое изменение фиксируется документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и программа выдаёт срез на любую прошлую дату. Если настройка выключена, в базе хранится только текущее состояние, и 1С по этому параметру ничем не лучше файла.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, и эти требования работают вместе. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Поэтому у системы спрашивайте не «хранит ли она», а выгружает ли она этот комплект целиком в требуемом формате.»
Полезно знать: приказом Росархива от 15 июня 2020 года утверждены типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это перечень того, что должна уметь система, чтобы электронный документ сохранял юридическую силу, и его удобно использовать как чек-лист при выборе решения.
Доступ к окладам и персональным данным работников
Статья 88 ТК РФ обязывает работодателя разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам и только к тем данным, которые нужны им для работы. Статья 86 ТК РФ возлагает на работодателя защиту персональных данных от неправомерного использования или утраты. Общая папка на сервере или диск, к которому подключены все сотрудники отдела, этим требованиям не соответствует: права выдаются на папку целиком, а не на документ, и журнала, кто открывал штатную расстановку, нет.
С 30 мая 2025 года действуют новые размеры штрафов по статье 13.11 КоАП РФ, внесённые Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ. Текст закона доступен на официальном портале правовой информации. По части 1 статьи 13.11 за обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместимую с целями сбора штраф для должностных лиц составляет от 50 000 до 100 000 рублей, для организаций — от 150 000 до 300 000 рублей. За неправомерную передачу данных от 10 000 до 100 000 субъектов организации грозит штраф от 5 до 10 млн рублей.
Сам по себе файл на диске штрафа не влечёт: для ответственности нужен состав правонарушения. Состав появляется, когда штатная расстановка с ФИО и окладами уходит за пределы круга уполномоченных лиц: пересылается по почте, копируется на личный ноутбук, остаётся в папке, доступ к которой есть у уволенного сотрудника. Статья 90 ТК РФ дополнительно предусматривает дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за нарушение норм о персональных данных работников.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение кадровых данных — вопрос, за который отвечает конкретный человек и по которому бывают проверки. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Начните с простого: составьте список, кто сегодня может открыть штатную расстановку, и сравните его с теми, кому она действительно нужна для работы.»
Расхождения с трудовыми договорами, совмещением и 1С
Условия оплаты труда, включая оклад, по статье 57 ТК РФ — обязательные условия трудового договора. Новая сумма в строке штатного расписания или в базе 1С не меняет оклад конкретного работника: для этого нужно дополнительное соглашение к трудовому договору. Файл ни о каком соглашении не знает, поэтому изменение штатного расписания в таблице легко сделать и легко забыть оформить по договорам.
С совмещением должностей похожая ситуация. По статьям 60.2 и 151 ТК РФ дополнительная работа в порядке совмещения поручается только с письменного согласия работника и за дополнительную оплату, а срок, содержание и объём работы работодатель устанавливает с согласия работника. Если в файле штатки появилась пометка о совмещении, а письменного согласия с этими условиями нет, работник фактически выполняет дополнительную работу без оформленного основания.
Третий источник расхождений — параллельное ведение. Кадровая служба правит Excel, расчётчик видит должности и оклады в 1С ЗУП, и через несколько изменений у компании две разные штатки. Проверить это можно за час: выгрузите из 1С штатное расписание на текущую дату и сравните построчно с последним утверждённым файлом и приказом.
Сколько стоит ошибка в штатном расписании
Расхождение между штатным расписанием, приказами и трудовыми договорами квалифицируется как нарушение трудового законодательства. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за него предусмотрено предупреждение или штраф: для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций от 30 000 до 50 000 рублей, если нарушение не подпадает под специальные части статьи. Утечка штатной расстановки оценивается уже по статье 13.11 КоАП РФ с суммами из раздела выше.
Прямой штраф — не вся цена. Без истории изменений компания не может доказать, какая должность и какой оклад действовали на дату сокращения, перевода или приёма, а это опора работодателя в трудовом споре. Восстановление редакций задним числом по копиям файлов не создаёт документа с датой утверждения и подписью руководителя.
Как перенести штатное расписание из файла в систему
Перенос начинается не с загрузки таблицы, а со сверки: в систему должна попасть утверждённая редакция, совпадающая с приказом и трудовыми договорами. Если перенести файл с ошибками, система сохранит их с датой и подписью.
Что проверить до переноса
- Действующая редакция штатного расписания утверждена приказом, и цифры в файле совпадают с приказом.
- Наименования должностей сверены с ОК 016-2025, действующим с 1 января 2026 года.
- Штатное расписание и штатная расстановка разделены на два документа с разным кругом доступа.
- Оклады в трудовых договорах и дополнительных соглашениях совпадают с окладами по штатному расписанию.
- По каждому совмещению есть письменное согласие работника со сроком, содержанием, объёмом работы и размером доплаты.
- Составлен список лиц, уполномоченных работать с персональными данными работников по статье 88 ТК РФ.
- Принят локальный нормативный акт о КЭДО, в перечне документов которого есть штатное расписание и приказы о его изменении.
Что об этом думает ГИТ: в руководстве по соблюдению обязательных требований, утверждённом приказом Роструда от 11.11.2022 № 253, указано, что электронный кадровый документооборот работодатель вводит локальным нормативным актом и в нём же определяет систему и перечень электронных документов. Штатное расписание, которое ведётся в системе, но не названо в ЛНА, остаётся в спорном статусе.
Как перенести штатное расписание в 1С ЗУП и КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В настройках 1С:ЗУП 3.1 включите ведение истории изменений штатного расписания. Без этой настройки программа хранит только текущее состояние.
- Шаг 2. Внесите действующую редакцию документом «Утверждение штатного расписания» с датой и номером приказа, которым она утверждена.
- Шаг 3. Каждое следующее изменение оформляйте документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Если меняется оклад занятой должности, одновременно готовьте дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Шаг 4. Приказ об утверждении или изменении штатного расписания подписывайте электронной подписью в системе КЭДО. Вид подписи закрепите в ЛНА: по статье 22.3 ТК РФ для документов, не перечисленных в части 1 этой статьи, работодатель использует УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных законом.
- Шаг 5. Настройте роли: штатное расписание видят руководители и кадровая служба, штатную расстановку — только уполномоченные лица. Проверьте, что система ведёт журнал обращений.
- Шаг 6. Выгрузите подписанный приказ и проверьте комплект по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н: основная часть в формате PDF/A-1A, описание в отдельном XML-файле, файл электронной подписи.
- Шаг 7. Старый файл переведите в режим только для чтения и закройте к нему доступ, чтобы правки не шли в двух местах.
Связка 1С и КЭДО закрывает разрыв, из-за которого возникают две разные штатки: кадровые данные и штатное расписание остаются в 1С, а подписание, маршрут согласования и архив идут в системе КЭДО. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Если приказы по штатному расписанию подписывает не руководитель, а уполномоченный работник, в комплект кадрового документа входит машиночитаемая доверенность, которую публикуют в реестре.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Машиночитаемая доверенность — не приложение к процессу, она входит в комплект хранения кадрового документа. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность. Включите этот шаг в чек-лист увольнения ответственного за штатное расписание.»
Факт: электронный архив должен обеспечивать не только сохранность, но и поиск, идентификацию и восстановление документов. Для этого организация определяет структуру архива, правила индексирования, систему поиска, контроль доступа и регулярную проверку целостности данных.
Положение о ведении КЭДО для перевода штатного расписания в систему
Образцы штатного расписания и документов по защите кадровых данных
Начните с формы Т-3: по ней удобно сверить структуру действующего файла перед переносом, а правила и согласие понадобятся для штатной расстановки с персональными данными.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, образец в .xlsx | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Файл, 1С ЗУП или КЭДО: что критично в вашей ситуации
Набор обязательных действий зависит от того, кто ведёт штатное расписание, как часто оно меняется и где лежит штатная расстановка. Таблица собрана по нормам, разобранным выше.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ИП с наёмными работниками, штатное расписание меняется редко | Приказ об утверждении штатного расписания и совпадение должностей с трудовыми договорами (часть 2 статьи 57 ТК РФ) | Ведение истории в учётной системе |
| Компания ведёт штатку в 1С ЗУП без истории изменений | Включить ведение истории, иначе срез на прошлую дату недоступен | Форма Т-3 вместо собственной формы |
| Штатная расстановка с ФИО и окладами лежит в общей папке | Ограничить доступ уполномоченными лицами (статья 88 ТК РФ), риск по статье 13.11 КоАП РФ | Гриф «коммерческая тайна», который на систему оплаты труда установить нельзя |
| Частые изменения окладов и совмещения должностей | Дополнительные соглашения (статья 57 ТК РФ) и письменное согласие на совмещение с доплатой (статьи 60.2 и 151 ТК РФ) | Оформление самой таблицы штатного расписания |
| Компания переходит на КЭДО | ЛНА с перечнем электронных документов и комплект хранения по приказу № 578н | Перенос архива старых редакций до запуска: их можно оцифровать позже, сохранив бумажные оригиналы |
Общее во всех строках одно: юридически значимым остаётся приказ с датой и подписью, а файл или запись в базе — только его отражение. Если по вашей ситуации критичен доступ, начните с разделения штатного расписания и штатной расстановки; если критична история — с настройки 1С.
В Добыто приказы по штатному расписанию проходят маршрут согласования в разделе «Документы»: у каждого приказа виден статус согласования, отказа или подписания, а подписанные документы переносятся во вкладку «Архив». Так последняя версия перестаёт зависеть от того, у кого на диске лежит файл.
Когда переносить штатное расписание в систему не нужно
ИП без наёмных работников штатное расписание не составляет: работодателем он не является. Для ИП с работниками письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6 указывает, что такие работодатели издают локальные акты, в том числе приказы об утверждении штатного расписания, но отдельной прямой нормы ТК РФ, обязывающей каждого ИП составлять этот документ, нет. При двух-трёх работниках и редких изменениях достаточно подписанного приказа и файла в папке с закрытым доступом.
Перевод в КЭДО не отменяет бумагу для документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, акта о несчастном случае, приказа об увольнении и документов об инструктажах по охране труда. Штатное расписание в этот перечень не входит, поэтому переносить его можно, но компании, у которой кадровые процессы ограничены этими документами, система ради одной штатки не окупится.
Важный нюанс из практики: при облачной системе КЭДО кадровые документы получает внешний провайдер, а часто ещё владелец серверов и удостоверяющий центр. Передача персональных данных третьему лицу должна быть основана на согласии работника, поэтому у поставщика запрашивают полный перечень лиц с доступом к данным, а не формулировку «данные хранятся защищённо». Добыто работает по требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ, 377-ФЗ и 152-ФЗ.
Лайфхак: до покупки задайте поставщику пять вопросов: где физически хранятся данные и кто к ним имеет доступ, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений, выгружается ли комплект документа с файлом подписи и доверенностью, какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон, что происходит с архивом при расторжении договора.
Стоимость переноса штатного расписания в КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
Для штатного расписания, которое уже ведётся в 1С ЗУП, ориентируйтесь на тариф с интеграцией: штатка остаётся в 1С, а приказы о её изменении подписываются и хранятся в КЭДО. Условия и состав каждого пакета указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Файл штатного расписания на диске не хранит историю редакций и не отделяет расписание должностей от штатной расстановки с персональными данными. Первое оставляет компанию без доказательств в трудовом споре и на проверке, второе создаёт риск по статье 13.11 КоАП РФ. Перенос в систему имеет смысл, когда каждое изменение привязано к приказу с подписью, оклады совпадают с договорами, а доступ к расстановке ограничен уполномоченными лицами.
Добыто ведёт приказы по штатному расписанию в электронном виде с маршрутом согласования и архивом и связывает их с 1С:ЗУП, где остаётся сама штатка.
Частые вопросы о штатном расписании
Обязательно ли утверждать штатное расписание по форме Т-3?
Нет. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных документов в общем случае необязательны: по части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель. Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 указывал, что работодатель может применять самостоятельно разработанную форму штатного расписания. Выбранную форму закрепляют в учётной политике или приказе.
Нужно ли ИП штатное расписание?
Прямой нормы ТК РФ, обязывающей каждого ИП-работодателя составлять штатное расписание, нет. Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6 исходит из того, что ИП с работниками издают локальные акты, в том числе приказы об утверждении штатного расписания. На практике документ нужен, чтобы трудовая функция в трудовых договорах опиралась на утверждённый перечень должностей по части 2 статьи 57 ТК РФ.
Какой электронной подписью утверждать штатное расписание в КЭДО?
УКЭП работодателя обязательна для документов, прямо перечисленных в части 1 статьи 22.3 ТК РФ, например для трудового договора. Для иных электронных документов работодатель использует УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных законом. Вид подписи для приказа об утверждении штатного расписания закрепляют в ЛНА о КЭДО, и он должен совпадать с тем, что фактически используется в системе.
Сколько хранить штатное расписание, подписанное электронно?
Столько же, сколько бумажное. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в сроки, установленные законодательством об архивном деле. Для штатного расписания и изменений к нему это постоянное хранение по месту утверждения и 3 года в других организациях по статье 40 Перечня № 236.
Почему в одном кадровом документе стоят подписи разных видов?
Работодатель подписывает документ как организация, и требования к его подписи строже. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой электронной подписи. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Без такого соглашения равнозначности нет.
Можно ли перенести в КЭДО приказ о сокращении штата?
Приказ об изменении штатного расписания, которым сокращаются должности, в электронный вид перевести можно. Приказ об увольнении сокращённого работника по части 3 статьи 22.1 ТК РФ под правила КЭДО не подпадает и оформляется на бумаге, как и трудовая книжка и акт о несчастном случае на производстве.
