Штатное расписание компании остаётся актуальным, когда каждое изменение структуры, численности, наименований должностей и окладов оформлено приказом руководителя в момент события. Приказом утверждают либо изменения к действующей редакции, либо новую редакцию целиком. Периодичности пересмотра закон не устанавливает, поэтому правку привязывают к поводам: повышению МРОТ (с 1 января 2026 года — 27 093 руб. в месяц), вводу или сокращению единиц, совмещению должностей, приведению наименований к профстандартам. Правка, которая касается только структуры, закрывается приказом. Если правка меняет условия трудового договора действующего работника, нужно дополнительное соглашение или письменное уведомление по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца, а при сокращении — персональное предупреждение по статье 180 ТК РФ.
Материал показывает, какие события запускают пересмотр и какие документы при этом получает работник. Отдельно разобраны два вопроса: как оформить совмещение, если нужной должности в расписании нет, и когда разные оклады по одной должности создают риск претензии. Для ИП-работодателей прямой нормы об обязательном штатном расписании нет, и этому посвящён отдельный подраздел. Сценарная таблица и чек-лист сверки стоят в первой половине статьи. Во второй половине — история изменений в 1С:ЗУП 3, сроки хранения редакций, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.
Что фиксирует штатное расписание и кто обязан его вести
Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 описывает штатное расписание как документ о структуре, штатном составе и численности организации. Данные штатного расписания — перечень подразделений, наименования должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки — кадровая служба использует постоянно. Из расписания берут наименование должности для приказа о приёме, оклад для начисления зарплаты и перечень единиц при сокращении.
Связь штатного расписания с трудовым договором задаёт часть 2 статьи 57 ТК РФ. Трудовая функция в договоре определяется как «работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы». Если работодатель выбрал первый вариант, наименование должности в договоре и в действующей редакции расписания должно совпадать. Переименование должности в расписании без изменения договора создаёт расхождение между двумя документами.
Прямой нормы со словами «каждый работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет, и утверждать обратное неточно. Необходимость документа зависит от того, как компания определяет трудовую функцию. Пока договоры ссылаются на должности по штатному расписанию, само расписание должно существовать и соответствовать фактическому составу штата. Проверьте формулировку трудовой функции в ваших типовых трудовых договорах: от неё зависит, насколько жёстко договоры привязаны к расписанию.
Штатное расписание у ИП-работодателя
Статья 57 ТК РФ не делает отдельного исключения для индивидуальных предпринимателей. Прямой нормы об обязательном штатном расписании для ИП в ней тоже нет. Трудовую функцию работника ИП можно описать любым из двух способов, которые называет закон:
- как работу по должности согласно штатному расписанию;
- как конкретный вид поручаемой работы.
Во втором случае договор не зависит от расписания, но вид поручаемой работы в нём должен быть описан конкретно.
ИП, который ведёт штатное расписание, меняет его по тем же правилам, что и организация: изменения утверждают приказом, условия договоров меняют дополнительными соглашениями. Различия появляются при сокращении. Службу занятости ИП уведомляет не позднее чем за 2 недели до начала мероприятий. Для предупреждения работников ИП учитываются статья 307 ТК РФ и условия трудового договора.
Форма Т-3 или собственная форма
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года унифицированные формы по общему правилу не обязательны: это следует из Федерального закона № 402-ФЗ и информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Исключение составляют формы, установленные другим федеральным законом. Компания вправе утвердить собственную форму штатного расписания или продолжить работу по Т-3.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Из указаний к форме Т-3 удобно сохранить одно правило и применять его к собственной форме: изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации. Если вы ведёте расписание в своей форме, проверьте две вещи. В ней должны быть отражены структура, штатный состав и численность, а у каждого изменения должен быть приказ-основание.
Когда штатное расписание нужно менять: события и документы
Установленной законом периодичности пересмотра штатного расписания нет. Роструд не предписывает ни ежегодной, ни ежеквартальной проверки. Расписание устаревает в момент кадрового события, и в таблице собраны 6 событий, после которых действующая редакция перестаёт соответствовать составу штата или условиям оплаты.
| Событие | Что меняется в штатном расписании | Что оформляется с работником | Норма |
|---|---|---|---|
| Повышение МРОТ: с 1 января 2026 года — 27 093 руб. в месяц | Пересмотр окладов и надбавок; изменения или новая редакция приказом | Дополнительное соглашение, если оклад зафиксирован в трудовом договоре | Ст. 1 82-ФЗ в ред. 429-ФЗ; журнал Роструда «Для кадрового работника» № 1/2022 |
| Новая должность или подразделение | Ввод штатных единиц приказом | Не требуется, пока единица вакантна | Указания к форме Т-3 |
| Переименование должности под квалификационный справочник или профстандарт | Новое наименование должности приказом | Дополнительное соглашение с каждым, кто занимает должность | Ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ |
| Изменение оклада или иных условий по организационным или технологическим причинам без согласия работника | Оклады и условия по должности приказом | Письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца; трудовая функция не меняется | Ч. 1-2 ст. 74 ТК РФ |
| Сокращение численности или штата | Исключение штатных единиц приказом | Предупреждение персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца; уведомление службы занятости | П. 2 ч. 1 ст. 81, ч. 2 ст. 180 ТК РФ; ч. 4 ст. 53 565-ФЗ |
| Совмещение должностей | Совмещаемая должность должна быть в расписании и оставаться вакантной | Письменное согласие работника, доплата по соглашению сторон | Ч. 2-3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ |
Одним приказом без документов для работника закрывается только 1 строка из 6: ввод новой вакантной единицы. В двух строках правку сопровождает срок не менее 2 месяцев от даты уведомления, и дату вступления в силу новой редакции считают от этого срока.
По повышению МРОТ у Роструда есть прямая позиция. В журнале Роструда «Для кадрового работника» № 1 за январь 2022 года на стр. 42 указано: при повышении МРОТ нужно обновить штатное расписание или утвердить новое и подготовить приказ об изменениях. С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 руб. в месяц по статье 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Сверьте оклады и надбавки в действующей редакции с этой суммой до первого начисления зарплаты по новому МРОТ.
Чек-лист сверки штатного расписания с кадровыми данными
Сверку удобно проводить после каждого события из таблицы и перед сдачей ЕФС-1, когда в отчёт уходят коды должностей.
- Каждый работник занимает единицу, которая есть в действующей редакции, и число занятых единиц по должности не превышает штатное.
- Наименование должности в трудовом договоре и приказе о приёме совпадает со строкой расписания.
- У должностей с компенсациями, льготами или ограничениями наименование соответствует квалификационному справочнику или профстандарту.
- Совмещение оформлено только по вакантным единицам. По каждому совмещению есть письменное согласие и установлена доплата.
- Оклады по одноимённым должностям равной сложности совпадают, или различия обоснованы категориями, надбавками и премиями.
- Оклады и надбавки сверены с МРОТ 27 093 руб.
- Каждому изменению расписания соответствует приказ руководителя. Изменённые условия договоров закреплены дополнительными соглашениями или уведомлениями по статье 74 ТК РФ.
- Каждой должности присвоен код ОКЗ в формате «XXXX.X» для ЕФС-1.
- Предыдущие редакции и приказы к ним сохранены.
- История изменений в учётной системе совпадает с датами приказов.
Пункт, по которому сверка не сошлась, закрывается приказом, дополнительным соглашением или уведомлением в зависимости от события, которое привело к расхождению.
Совмещение должностей и вакантные единицы в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой или такой же профессии (должности). Работодатель поручает её только с письменного согласия работника. Размер доплаты стороны устанавливают по соглашению между собой (части 2-3 статьи 60.2 и статья 151 ТК РФ). Поручение без письменного согласия работника требованиям статьи 60.2 не соответствует.
Связь совмещения со штатным расписанием Роструд разъяснил на портале Онлайнинспекция.рф в ответе на вопрос № 144565: должность, работу по которой выполняют в виде совмещения профессий (должностей), относится к вакантным. Совмещать можно ту должность, которая есть в действующей редакции расписания и не занята другим работником.
Работнику бывает нужно поручить функции, для которых в расписании нет должности. В этом случае у работодателя два варианта:
- ввести должность приказом и после этого оформить совмещение по ней;
- оформить расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ по имеющейся трудовой функции работника.
Если должности в расписании нет, второй вариант безопаснее. Выбор зависит от того, относятся ли новые обязанности к другой профессии или остаются в рамках той же трудовой функции.
Полезно знать: в приказе о совмещении указывают срок, на который поручается дополнительная работа, и размер доплаты. Согласие работника оформляют отдельным блоком в том же документе.
Составьте приказ о совмещении со сроком и доплатой
Для приказа понадобятся наименование вакантной должности из действующей редакции расписания, срок совмещения и согласованный размер доплаты.
Как вносить изменения в штатное расписание и связывать их с трудовыми договорами
Изменения к действующей редакции или новая редакция
Работодатель выбирает один из двух вариантов. Можно приказом руководителя утвердить изменения к действующему штатному расписанию, а можно утвердить его новую редакцию. Изменения к действующей редакции подходят для точечной правки, когда вводится или исключается отдельная единица. Новую редакцию удобнее утверждать, когда правка затрагивает оклады по многим должностям, как при пересмотре под МРОТ. Состав штата на любую дату тогда читается из одного документа, без сборки по цепочке приказов.
Когда правка расписания требует действий с работниками
Изменение штатного расписания само по себе не меняет условия трудового договора и не заменяет соглашение сторон. Работник может уже занимать должность, по которой меняется оклад или наименование. Тогда условия его договора меняют дополнительным соглашением.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Односторонний порядок даёт статья 74 ТК РФ, и он ограничен. Бывает, что определённые сторонами условия трудового договора нельзя сохранить по организационным или технологическим причинам. В этом случае работодатель меняет их без изменения трудовой функции и письменно уведомляет работника не позднее чем за 2 месяца (части 1-2 статьи 74). Двухмесячное уведомление нужно только при изменении условий договора. Ввод новой единицы или правка вакантной должности его не требуют.
Сокращение численности или штата проводится по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работников предупреждают персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения (часть 2 статьи 180 ТК РФ). Службу занятости организация уведомляет не позднее чем за 2 месяца до начала мероприятий, а при возможном массовом увольнении — не позднее чем за 3 месяца. Этот срок установлен частью 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации».
Лайфхак: составляйте уведомление о сокращении сразу со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и таблицей предлагаемых вакансий. Основание и варианты работы окажутся в одном документе, который работник подписывает один раз.
Кадровые документы, которые появляются после правки расписания, в Добыто КЭДО создаются по шаблону. При выборе сотрудника переменные документа заполняются автоматически. Затем документ уходит по маршруту согласования и подписания, а после исполнения хранится во вкладке «Архив». Для повторяющихся случаев, таких как пакет дополнительных соглашений при пересмотре окладов, шаблон и маршрут настраиваются один раз на тип документа.
Как внести изменение в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание: повышение МРОТ, ввод должности, переименование, изменение условий по организационным причинам или сокращение. Определите дату, с которой меняется состав штата или оплата.
- Шаг 2. Проверьте наименования новых и изменяемых должностей. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационному справочнику или профстандарту. Подберите код ОКЗ в формате «XXXX.X».
- Шаг 3. Определите, затрагивает ли правка условия трудовых договоров. Если затрагивает, подготовьте дополнительные соглашения. При одностороннем изменении по статье 74 ТК РФ нужны уведомления не позднее чем за 2 месяца. При сокращении нужны предупреждения по статье 180 ТК РФ и сообщение в службу занятости.
- Шаг 4. Подготовьте приказ руководителя об изменениях к действующему расписанию или об утверждении новой редакции. Если условия договоров меняются по статье 74, дату начала действия ставьте не раньше чем через 2 месяца после уведомления.
- Шаг 5. Внесите изменение в учётную систему датой из приказа. В 1С:ЗУП 3 проверьте, что предыдущая редакция сохранилась в истории.
- Шаг 6. Подпишите с работниками дополнительные соглашения или получите их подписи на уведомлениях. Передайте приказ и предыдущую редакцию расписания на постоянное хранение.
Образцы штатного расписания по форме Т-3 и уведомления по статье 74 ТК РФ
Начните со штатного расписания по форме Т-3, а уведомление понадобится, если правка меняет условия трудовых договоров действующих работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, образец в формате .xlsx | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ, шаблон .docx | Скачать |
Наименования должностей и оклады: где штатное расписание расходится с требованиями
Если с выполнением работ по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Для остальных должностей требования профстандартов обязательны тогда, когда их установил ТК РФ, федеральный закон или иной нормативный правовой акт (часть 1 статьи 195.3 ТК РФ). Вне этих случаев наименование выбирает работодатель, но в расписании, приказе и договоре оно должно быть одинаковым. Перед вводом новой должности проверьте, связаны ли с ней компенсации, льготы или ограничения.
Разные оклады по одной должности
Прямого запрета указывать в штатном расписании разные оклады или вилку окладов по одной должности закон не содержит. Ограничение задают общие нормы: часть 2 статьи 22 и части 1-2 статьи 132 ТК РФ закрепляют равную оплату за труд равной ценности и запрет дискриминации. Роструд в письме от 25.10.2017 № 14-1/В-953 рекомендует устанавливать одинаковый оклад для одноимённых должностей равной сложности.
Разные оклады при одинаковом наименовании и без критериев различий повышают риск претензии. Различие безопаснее закрепить в самом расписании через разные категории или сложность работ. Индивидуальные различия оформляют надбавками и премиями.
Коды ОКЗ для ЕФС-1
Наименование должности из расписания попадает в отчётность в Социальный фонд России вместе с кодом ОКЗ (Общероссийского классификатора занятий). Порядок заполнения формы утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и действует с 30.12.2025. По этому порядку, который опубликован в разделе о форме ЕФС-1 на сайте Социального фонда России, код ОКЗ в графе 6 подраздела 1.1 указывают в формате «XXXX.X»: пять цифровых знаков, включая контрольное число. Определяйте код при вводе должности в расписание, тогда приказ, трудовой договор и сведения для отчёта совпадут с первого дня.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 3 и связь с КЭДО
Официальная документация 1С описывает в 1С:ЗУП 3 ведение штатного расписания с сохранением истории изменений. В ней отдельно описаны «Первое утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а состав штата и оклады выводятся отчётами по штатному расписанию. История показывает, какая редакция действовала на конкретную дату, поэтому изменение в программе вносят датой из приказа руководителя.
Настройка ведения истории и кадровая синхронизация со штатным расписанием зависят от редакции и комплектации программы. Описание из документации 1С:ЗУП КОРП 3.1 нельзя автоматически переносить на все комплектации. Прежде чем опираться на историю изменений, проверьте, ведётся ли она в вашей редакции и как кадровые документы сверяются с расписанием.
1С и система кадрового электронного документооборота (КЭДО) обмениваются документами в обе стороны. Из 1С документ уходит на подписание электронной подписью, обратно возвращается подписанный документ вместе со статусом. Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль интеграции: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Что КЭДО меняет в работе со штатным расписанием
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ распространяют КЭДО на создание, подписание, использование и хранение электронных документов двух видов: тех, которые трудовое законодательство требует оформлять на бумаге, и тех, с которыми работника нужно знакомить. Штатное расписание не входит в перечень исключений из КЭДО. Обязательной бумажной формы ТК РФ для него не устанавливает. Вести расписание в электронном виде можно, но автоматически приравнивать его к документам КЭДО не следует.
Бывает, что правки расписания не затрагивают условий трудовых договоров и не требуют уведомлений. Тогда для самого расписания достаточно учётной системы, и подключать КЭДО ради него нет смысла. КЭДО нужен для документов, которые после правки подписывает или получает работник: дополнительных соглашений, уведомлений по статье 74 ТК РФ, приказов о совмещении.
Ошибки при ведении штатного расписания и их цена
Нарушения, которые не подпадают под специальные составы, оцениваются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ как иные нарушения трудового законодательства. Санкция — предупреждение или штраф: 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и ИП, 30 000-50 000 руб. для организаций.
- Менять оклад в расписании без дополнительного соглашения. Так поступают, чтобы не собирать подписи работников при пересмотре окладов. Правка расписания не заменяет соглашение сторон. Одностороннее изменение условий без уведомления не позднее чем за 2 месяца нарушает статью 74 ТК РФ. Цена ошибки — штраф до 50 000 руб. на организацию и повторное оформление документов со всеми затронутыми работниками.
- Оформлять совмещение по должности, которой нет в расписании. Так выходит быстрее, чем вводить единицу приказом. По позиции Роструда совмещают только вакантную должность. Такое совмещение придётся переоформлять: ввести единицу или перевести поручение в расширение зон обслуживания.
- Устанавливать разные оклады по одноимённым должностям без критериев. Так проще договориться с кандидатом при найме. Без обоснования различий у работника появляется основание для претензии о нарушении равной оплаты за труд равной ценности по статьям 22 и 132 ТК РФ.
- Оставлять произвольные наименования у должностей с компенсациями, льготами или ограничениями. Так бывает, когда наименование придумано под задачу. Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует для таких должностей наименований по квалификационным справочникам или профстандартам. Последующее переименование потребует дополнительных соглашений со всеми, кто занимает должность.
- Уничтожать старые редакции расписания как документы временного хранения. Так освобождают архив, перенося на расписание сроки других кадровых документов. Восстановить утраченную редакцию для проверки или спора будет нечем.
Сколько хранить штатное расписание и приказы об изменениях
Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, в статье 40а устанавливает для штатных расписаний и изменений к ним постоянное хранение по месту утверждения. В иных организациях срок составляет 3 года. Срок 50 или 75 лет относится к документам по личному составу, и на штатное расписание его переносят ошибочно. Храните каждую редакцию вместе с приказом, которым утверждены она или изменения к ней: без приказа редакция не показывает, с какой даты она действовала.
Факт: штатные расписания, как и локальные нормативные акты, относятся к документам постоянного хранения. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Для документов в КЭДО действуют те же сроки.
В Добыто КЭДО документ после исполнения переносится во вкладку «Архив». Его просматривают сотрудники с доступом к электронному архиву, а подписанную версию можно в любой момент скачать на своё устройство.
Стоимость КЭДО для документов по изменениям штатного расписания
Стоимость зависит от числа сотрудников и тарифа. Интеграция с 1С входит в тарифы «Бизнес» и «Корпорация».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, Email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | не указаны |
Ежемесячный платёж считается за каждого подключённого сотрудника. Тариф можно повысить или понизить в любое время, и при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа заявлена как соответствующая требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. Состав функций и условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Штатное расписание остаётся достоверным, если пересмотр запускается кадровым событием: ростом МРОТ, вводом или исключением единиц, совмещением, переименованием под профстандарт. Приказ о правке расписания не переписывает трудовые договоры. Если правка касается действующих работников, к ней прикладывают дополнительное соглашение, уведомление по статье 74 или предупреждение о сокращении, и у каждого из этих документов свой срок. Совмещать можно только вакантную должность. Оклады одноимённых должностей равной сложности выравнивают или обосновывают. Каждую редакцию вместе с приказом хранят постоянно по месту утверждения.
Добыто КЭДО закрывает ту часть работы, где после правки расписания появляются документы для подписи работника: шаблоны с автозаполнением, маршруты подписания, электронный архив и синхронизация с 1С:ЗУП. Само расписание и его история при этом остаются в учётной системе.
Частые вопросы о штатном расписании
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Общей обязанности знакомить работников со штатным расписанием ТК РФ не устанавливает, поэтому подписи всего коллектива на расписании не собирают. Под подпись работник получает документы, которые вытекают из правки и касаются его лично. Это дополнительное соглашение к трудовому договору, уведомление об изменении условий по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца и предупреждение о сокращении по части 2 статьи 180 ТК РФ.
Можно ли принять работника на должность, которой нет в штатном расписании?
Если трудовая функция в договоре определяется через должность, по статье 57 ТК РФ это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому сначала должность вводят приказом руководителя, затем заключают трудовой договор с тем же наименованием. Статья 57 допускает и второй способ — указать в договоре конкретный вид поручаемой работы. Он подходит, если расписание в компании не ведётся.
Нужно ли менять штатное расписание из-за новой формы ЕФС-1?
Нет. Обновлённая форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 применяется с 30.12.2025, и это изменение касается отчётности. Состав штатного расписания оно не затрагивает: должности, единицы и оклады из-за новой формы не пересматривают. Сверить нужно коды ОКЗ, которые уходят в графу 6 подраздела 1.1 в формате «XXXX.X».
Меняет ли новый справочник кодов должностей СФР код ОКЗ в штатном расписании?
Нет. С 30 мая 2026 года для подраздела 1.3 ЕФС-1 действует обновлённый справочник кодов должностей по приказу СФР от 15.04.2026 № 389, и код в нём 12-значный. СФР в разъяснении от 10.07.2026 указывает, что это не изменение кода ОКЗ для подраздела 1.1. Если коды должностей хранятся в расписании или в учётной системе, держите два кода в разных полях.
Что делать, если решение о сокращении отменили после уведомления службы занятости?
Об изменении или отмене решения службу занятости уведомляют в течение 3 рабочих дней (часть 4 статьи 53 Федерального закона № 565-ФЗ). Если приказ об исключении единиц из штатного расписания уже подписан, единицы восстанавливают новым приказом руководителя: изменения в расписание вносятся только приказом.
Грозит ли штраф за отсутствие штатного расписания?
Само отсутствие штатного расписания автоматически не образует состав части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Эта часть относится к уклонению от оформления или ненадлежащему оформлению трудового договора и предусматривает штраф 10 000-20 000 руб. для должностных лиц, 5 000-10 000 руб. для ИП и 50 000-100 000 руб. для организаций. Риск возникает, когда трудовые договоры определяют трудовую функцию через должность по штатному расписанию, а самого расписания нет. В этом случае договор ссылается на документ, которого не существует.
