Изменение окладов в штатном расписании оформляется приказом работодателя: либо приказом о внесении изменений в действующее расписание, либо приказом об утверждении расписания в новой редакции. Сам приказ оклад работнику не меняет. Условие об оплате труда входит в трудовой договор по статье 57 ТК РФ, поэтому под каждого работника готовится дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Повышение оклада по соглашению сторон вводится любой согласованной датой. Снижение оклада в одностороннем порядке идёт по статье 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца, у работодателя — индивидуального предпринимателя за 2 недели, плюс обоснование организационными или технологическими изменениями условий труда.
Разберём формулировки приказа, которые выдерживают проверку ГИТ, и три ситуации, где кадровая служба теряет документ: оклад изменён в расписании, а дополнительное соглашение подписано задним числом; уведомление за 2 месяца вручено, но вакансии не предложены; оклад поднят одному работнику без пересмотра позиции по должности. Покажем, как сверить новый оклад с МРОТ 2026 года и что изменилось в наименованиях должностей из-за классификатора ОК 016-2025. Сценарная таблица по срокам, порядок изменения окладов в 1С:ЗУП, тарифы на электронное подписание и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда оклад меняют по соглашению, а когда только через уведомление за два месяца
Размер оклада относится к обязательным условиям трудового договора (статья 57 ТК РФ). Из этого следует порядок: пока обе стороны согласны, работает статья 72 ТК РФ и достаточно письменного соглашения; как только работодатель меняет условие против воли работника, включается статья 74 ТК РФ с двухмесячным предупреждением и обязательным обоснованием.
Статья 74 не даёт права снизить оклад по причине падения выручки, сокращения заказов или смены собственника. Основанием могут быть только изменения организационных или технологических условий труда: перестройка структуры управления, пересмотр норм труда, изменение технологии или оборудования. Трудовую функцию по статье 74 менять нельзя ни при каком обосновании: должность и круг обязанностей остаются прежними, иначе процедура превращается в перевод по статье 72.1 ТК РФ, а перевод без согласия работника незаконен.
Ниже сведены типовые сценарии изменения окладов с основанием, сроком и комплектом документов.
| Сценарий | Основание | Срок предупреждения | Документы |
|---|---|---|---|
| Повышение оклада по одной или нескольким позициям | статья 72 ТК РФ, соглашение сторон | не установлен, дату определяют стороны | приказ по штатному расписанию, дополнительное соглашение |
| Снижение оклада при изменении организационных или технологических условий труда | статья 74 ТК РФ | не позднее чем за 2 месяца | уведомление под подпись, приказ, дополнительное соглашение либо увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ |
| То же у работодателя — индивидуального предпринимателя | статья 306 ТК РФ | не позднее чем за 2 недели | тот же комплект |
| Перевод на другую должность с другим окладом | статья 72.1 ТК РФ | по соглашению сторон | приказ о переводе, дополнительное соглашение, сведения в подразделе 1.1 ЕФС-1 |
| Индексация окладов | статья 134 ТК РФ и порядок, закреплённый в ЛНА | в сроки, указанные в ЛНА или коллективном договоре | приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения |
| Доведение оклада до МРОТ | статьи 133 и 133.1 ТК РФ | с даты изменения МРОТ | приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения |
Первые две строки таблицы закрывают примерно весь поток вопросов кадровых служб: повышение идёт быстро и требует только согласия, снижение стоит два месяца ожидания и разваливается, если в приказе не описано, какие именно организационные или технологические условия изменились.
Факт: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год он равен 32 916 рублям. Сверять новые оклады нужно с региональным значением.
Порядок индексации закон не устанавливает, его определяет сам работодатель в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (статьи 134 и 135 ТК РФ). Пока такого порядка нет, любая инспекционная проверка упирается в вопрос, чем подтверждается повышение реального содержания зарплаты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон описывает рамку, а внутри неё порядок определяете вы. Если в положении об оплате труда не написан ваш собственный механизм пересмотра окладов — периодичность, показатель, кто инициирует, — вы получите чужой типовой порядок из шаблона и будете работать по нему годами. Начинайте не с приказа, а с проверки того, что написано в действующем положении об оплате труда.»
Приказ об изменении штатного расписания: два варианта и обязательные реквизиты
Унифицированная форма Т-3 перестала быть обязательной для негосударственных организаций с 2013 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте. Форму можно оставить как основу: в ней уже есть графы для оклада, надбавок и месячного фонда. Само расписание при этом никуда не делось из кадрового оборота, потому что наименование должности в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ указывается в соответствии со штатным расписанием.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вариантов оформления два, и выбор зависит от масштаба правки. Точечное изменение по одной-пяти позициям оформляется приказом о внесении изменений в действующее штатное расписание: в тексте указывается подразделение, наименование должности, прежний и новый размер оклада. Пересмотр окладов по большинству позиций удобнее оформить приказом об утверждении штатного расписания в новой редакции с указанием, что прежнее расписание утрачивает силу с конкретной даты.
Набор реквизитов, без которого приказ не работает как документ: основание (служебная записка руководителя подразделения, решение о пересмотре вилок, реквизиты ЛНА об индексации), перечень изменяемых позиций с прежним и новым окладом, дата вступления изменений в силу, поручение кадровой службе подготовить дополнительные соглашения, поручение расчётной службе, ответственный за исполнение. Дата вступления приказа в силу при процедуре по статье 74 ТК РФ не может наступить раньше, чем истекут 2 месяца с даты вручения уведомления последнему из работников.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если у должности изменились наименование или код, потребуются приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровых программах, включая 1С:ЗУП.
Ознакомление с приказом работников, которых он касается, обычно оформляют листом ознакомления. По самому расписанию ознакомление под подпись законом не требуется, по приказу об изменении условий оплаты — требуется, потому что именно он служит основанием для последующего дополнительного соглашения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Ознакомление с локальным актом идёт до подписания документа, который на него ссылается, либо одновременно, но не позже. В бумаге очерёдность подтверждается только датой, написанной рукой, и в споре это слабое место. В электронном виде метка времени фиксирует последовательность сама, поэтому проверьте, что система ставит её на ознакомление, а не только на подписание.»
Как изменить оклады в штатном расписании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание: служебная записка руководителя подразделения, протокол о пересмотре вилок, срок индексации по ЛНА или изменение МРОТ. Приказ без основания в материалах проверки выглядит произвольным решением.
- Шаг 2. Определите процедуру: оклад растёт или условия улучшаются — работает статья 72 ТК РФ; оклад снижается — готовьте обоснование организационными или технологическими изменениями по статье 74 ТК РФ и планируйте 2 месяца (для ИП — 2 недели).
- Шаг 3. Подготовьте проект расписания: сверьте наименования должностей с классификатором ОК 016-2025, проверьте, что оклад при полной норме рабочего времени не ниже регионального МРОТ, и сверьте оклады по одинаковым должностям между собой.
- Шаг 4. Издайте приказ: о внесении изменений при точечной правке или об утверждении новой редакции при массовом пересмотре. Укажите дату вступления в силу и поручения кадровой и расчётной службам.
- Шаг 5. Уведомите работников. При процедуре по статье 74 ТК РФ вручите письменное уведомление под подпись не позднее чем за 2 месяца, при повышении — направьте проект дополнительного соглашения.
- Шаг 6. Подпишите дополнительные соглашения с каждым работником, чьи условия меняются. Дата начала действия нового оклада в соглашении совпадает с датой по приказу.
- Шаг 7. Передайте изменения в расчёт: проведите документы в 1С:ЗУП, проверьте пересчёт доплат за совмещение, надбавок в процентах от оклада и среднего заработка, отправьте приказ и соглашения в архив.
Шаблоны штатного расписания, уведомления и соглашения
Комплект для изменения окладов собирается из пяти файлов, начинать удобнее с формы Т-3, куда вносятся новые размеры.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, форма Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Уведомление работников и дополнительные соглашения
Уведомление по статье 74 ТК РФ вручается в письменной форме под подпись и содержит четыре обязательных блока: какие условия трудового договора изменяются, по каким причинам (с описанием организационных или технологических изменений), с какой даты, и что будет при отказе. Без блока о причинах документ превращается в информационное письмо, а двухмесячный срок при споре считают не начавшимся.
Если работник отказывается расписаться в получении, составляется акт об отказе за подписью двух-трёх свидетелей, а экземпляр направляется почтой с описью вложения. При отказе работать в новых условиях работодатель обязан предложить все имеющиеся вакансии в той же местности, которые работник может выполнять по квалификации и состоянию здоровья, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые. Только после письменного отказа от вакансий трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 ТК РФ). Права и порядок обжалования работник может сверить в справочных материалах и сервисах Роструда, где собраны разъяснения по изменению условий трудового договора.
Дополнительное соглашение при повышении оклада короткое: реквизиты трудового договора, новая редакция пункта об оплате труда с цифрой оклада, дата начала действия, указание, что остальные условия договора не меняются. Ошибка, которую мы встречаем чаще других, — соглашение без даты вступления в силу: расчётная служба ориентируется на приказ, работник на соглашение, и при расхождении дат возникает недоплата за период между ними.
Соберите дополнительное соглашение об изменении оклада
Важный нюанс из практики: по процессам, которые уже переведены в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ обратно на бумаге не получится. Перевод процесса в КЭДО меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал, поэтому решение о том, какие документы уходят в электронный вид, принимается один раз и на весь процесс целиком.
Электронное подписание дополнительных соглашений допускается статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Судебная практика подтверждает, что уведомление работника о предстоящих изменениях по электронной почте признаётся надлежащим, если у работодателя действует положение об электронном документообороте, а с работником заключено соглашение об использовании УНЭП и он с этим положением ознакомлен. В одном из споров работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и ссылался на недопустимость электронного уведомления — суд принял сторону работодателя именно по этим двум документам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру. Электронный документ — такое же письменное доказательство, и проигрывают не из-за электронной формы, а из-за того, как документ создавали и кто его подписывал. Риск сидит в моменте выдачи ключа и в идентификации работника: проверьте, описан ли в вашем положении порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»
В практике Добыто пакет дополнительных соглашений на изменение окладов уходит одним маршрутом: система подтягивает список работников по изменённым позициям, подставляет новые суммы в шаблон и рассылает документы на подпись с контролем статусов по каждому человеку.
Что пересчитывается вместе с окладом
Оклад тянет за собой выплаты, которые считаются от него производно, и об этих пересчётах вспоминают уже после проведения приказа.
- Доплата за совмещение должностей. Размер устанавливается соглашением сторон (статьи 60.2 и 151 ТК РФ). Если в соглашении доплата задана процентом от оклада совмещаемой должности, она меняется автоматически вместе со штатным расписанием. Если зафиксирована твёрдой суммой, потребуется отдельное дополнительное соглашение.
- Сверхурочная и ночная работа. Оплата считается от часовой ставки, производной от оклада. Доплата за работу в ночное время составляет не менее 20% часовой ставки, за первые два часа сверхурочной работы — не менее полуторного размера, за последующие часы — не менее двойного.
- Средний заработок. При повышении окладов по всей организации, филиалу или структурному подразделению средний заработок индексируется по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Повышение оклада одному работнику такой индексации не даёт.
- Отчётность в СФР. Простое изменение размера оклада не относится к кадровым мероприятиям и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не отражается. Если оклад изменился вместе с должностью, это перевод, и сведения подаются.
- Сверка с МРОТ. Сравнивается не оклад, а вся начисленная за месяц зарплата при полностью отработанной норме, включая надбавки и премии, кроме районных коэффициентов и северных надбавок.
Отдельный сюжет — оклады по одинаковым должностям. Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать равную оплату за труд равной ценности, поэтому в штатном расписании по двум одинаковым должностям с одинаковой квалификацией ставят одинаковый оклад, а разницу в опыте и результатах выводят в надбавки, премии или разряды и категории внутри наименования должности.
Изменение окладов в 1С:ЗУП и передача документов в КЭДО
В 1С:ЗУП 3.1 новое штатное расписание проводится документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты, а плановые начисления конкретных работников правятся отдельным документом по изменению оплаты труда. Порядок здесь имеет значение: если сначала изменить начисления работникам, а расписание оставить прежним, программа покажет расхождение позиции и фактического оклада, и это расхождение всплывает при первой же выгрузке данных штатного расписания для отчётности или аудита.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: публикация личных кабинетов сотрудников и маршруты согласования в кадровых системах строятся из штатного расписания: подразделения, должности и подчинённость берутся оттуда. Актуализируйте расписание до запуска рассылки документов, иначе часть работников не попадёт в маршрут подписания.
Интеграция с 1С:ЗУП в сервисе Добыто входит в тариф «Бизнес»: готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов.
Кейс из практики: компания решила выдавать электронные подписи только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто испытание не прошёл. Следствием стало то, что трудовой договор и весь комплект при приёме навсегда остались на бумаге, а в электронный вид ушли только дополнительные соглашения и приказы по действующим работникам. Решение рабочее для компаний с высокой текучестью, но принимать его надо осознанно: при низкой текучести выгоднее выдавать подпись при приёме и переводить в электронный вид весь комплект.
Когда менять штатное расписание не нужно
Часть выплат не требует правки расписания вовсе. Разовая премия, установленная положением о премировании, персональная надбавка, не отражённая в расписании, и доплата за временное совмещение оформляются приказом и соглашением с работником без изменения штатных позиций. Микропредприятие, которое по статье 309.2 ТК РФ отказалось от локальных нормативных актов и работает по типовой форме трудового договора, вправе не вести штатное расписание: там оклад меняется только дополнительным соглашением. Индивидуальный предприниматель без работников штатное расписание не ведёт по определению, а с работниками ведёт по решению — обязанности в ТК РФ нет, но при споре о размере оклада расписание работает как доказательство системы оплаты труда.
Ошибки при изменении окладов и цена каждой
Первая ошибка: приказ издан, расписание обновлено, дополнительных соглашений нет. Для трудового договора оклад остаётся прежним, поэтому при снижении работник взыскивает разницу за весь период, а при повышении компания платит по старому окладу и получает претензию. К разнице добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.
Вторая ошибка: снижение оклада оформлено как соглашение сторон, хотя работника поставили перед выбором «подписать или уволиться». В суде такие соглашения разбираются по обстоятельствам подписания, и массовое единовременное «добровольное» снижение окладов по подразделению выглядит как обход статьи 74 ТК РФ.
Третья ошибка: уведомления вручены за 2 месяца, вакансии не предложены, работник уволен по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Увольнение признаётся незаконным даже при идеально оформленном уведомлении, потому что предложение вакансий — самостоятельная обязанность работодателя.
Четвёртая ошибка: под видом изменения оклада меняется трудовая функция — должность переименована, обязанности переписаны. Это перевод, и без письменного согласия работника он недействителен.
Нарушение порядка изменения условий трудового договора квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. При повторном нарушении по части 2 — штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. Неполная выплата зарплаты образует отдельный состав по части 6 той же статьи.
В практике Добыто самый частый разрыв — между приказом и подписанным соглашением: приказ проведён в учётной системе, а часть соглашений неделями лежит без подписи у работников в отпусках и командировках. Электронный маршрут закрывает этот разрыв тем, что показывает поимённый статус по каждому документу.
Стоимость подключения КЭДО для оформления кадровых документов
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны документов и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для работодателя и руководителей | через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Действующие условия по каждому пакету и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что входит в стоимость подписей.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.
Выводы
Изменение окладов держится на трёх документах: приказ по штатному расписанию меняет позицию, дополнительное соглашение меняет условие конкретного трудового договора, уведомление нужно тогда, когда работник на изменение не соглашался. Повышение проходит по соглашению сторон и вводится любой согласованной датой, снижение требует двухмесячного предупреждения, обоснования организационными или технологическими изменениями и предложения вакансий при отказе. Проверяемые точки: соответствие оклада региональному МРОТ, равные оклады по одинаковым должностям, наименования по классификатору ОК 016-2025 и совпадение дат в приказе и соглашениях.
Мы в Добыто ведём такие пакеты документов в электронном виде: соглашения формируются по списку изменённых позиций, рассылаются на подпись и хранятся в электронном архиве вместе с приказом, а статус по каждому работнику виден до закрытия расчётного периода.
Частые вопросы
Нужно ли менять штатное расписание, если оклад повышают одному работнику?
Да, если новый оклад отличается от размера, указанного по этой штатной единице. Расписание содержит оклад по позиции, а не по фамилии, поэтому либо в него вносится изменение по конкретной штатной единице, либо по должности устанавливается вилка, и тогда правка расписания требуется только при выходе за её границы. Вилка при этом должна быть закреплена в положении об оплате труда.
Можно ли установить разные оклады по двум одинаковым должностям?
По статье 22 ТК РФ работодатель обеспечивает работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому по двум одинаковым должностям с одинаковой квалификацией и объёмом обязанностей ставят одинаковый оклад. Разницу законно выводят в надбавки и премии либо разделяют должности по категориям и разрядам: «менеджер», «старший менеджер», «ведущий менеджер» — это разные позиции штатного расписания с разными требованиями.
Обязан ли индивидуальный предприниматель вести штатное расписание?
Прямой обязанности в ТК РФ нет. При этом статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием, если работа по должности связана с льготами или ограничениями, а при споре о системе оплаты труда расписание работает как доказательство. Для ИП есть и более жёсткое отличие: срок предупреждения об изменении условий по статье 306 ТК РФ составляет 2 недели, а не 2 месяца.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при изменении оклада?
Простое изменение размера оклада не относится к кадровым мероприятиям и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не отражается. Сведения подаются, если вместе с окладом изменилась должность или структурное подразделение — тогда это перевод. Переименование должности при переходе на классификатор ОК 016-2025 также относится к кадровым мероприятиям.
Что делать, если работник не подписывает соглашение о повышении оклада?
Ситуация редкая, но встречается, когда повышение оклада идёт в связке с расширением обязанностей. Без подписи работника условие трудового договора не меняется, и платить нужно по прежнему окладу. Выход — разделить документы: отдельно соглашение об окладе, отдельно поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ, от которой работник вправе отказаться с предупреждением за 3 рабочих дня.
Можно ли изменить оклад работнику, который в отпуске или на больничном?
Приказ по штатному расписанию издаётся независимо от отсутствия работников. Дополнительное соглашение подписывается фактически: на бумаге — после выхода, в электронном виде — из личного кабинета в любой день. При процедуре по статье 74 ТК РФ уведомление направляется почтой с описью вложения, и двухмесячный срок отсчитывается от даты получения, поэтому по отсутствующим работникам его закладывают с запасом.
