Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам по учёту кадров. Унифицированная форма Т-3 (код ОКУД 0301017) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 в разделе «По учёту кадров» и фиксирует структуру, должности, численность и оклады, а не события конкретного работника. Считать ли документ ЛНА, суды решают по-разному. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции 10.01.2024 признал его организационно-распорядительным актом, Севастопольский городской суд в 2023 году занял противоположную позицию. Отвечает за штатное расписание работодатель по статьям 20 и 22 ТК РФ. Утверждает его приказом руководитель или уполномоченное им лицо, а готовит сотрудник, которому эта роль поручена внутренним актом. ИП без работников штатное расписание не составляет, ИП с работниками и организации составляют.
Покажем, какие подписи в Т-3 не заменяют утверждение и как закрепить ответственного. Разберём, почему приказ об изменении штатного расписания не меняет трудовой договор без соглашения сторон или предупреждения за 2 месяца по статье 74 ТК РФ. Отдельно разобраны должности с учётом ОК 016-2025, совмещение, режимы ведения в 1С:ЗУП 3.1 и электронная форма документа. Таблица сроков хранения по приказу Росархива № 236, образцы Т-3, уведомления и дополнительного соглашения, тарифы КЭДО на 15.10.2026 и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Статус штатного расписания: организационно-распорядительный документ или ЛНА
Форма Т-3 описывает организацию целиком: структурные подразделения, должности и профессии, количество штатных единиц, тарифные ставки и оклады, надбавки, итог в месяц по каждой позиции и примечание. Фамилий работников среди этих граф нет. Приказы по личному составу фиксируют события конкретного человека: приём, перевод, отпуск, увольнение. Штатное расписание к ним не относится и в постановлении № 1 стоит в группе документов по учёту кадров как организационно-распорядительный документ.
Квалификация штатного расписания как ЛНА остаётся спорной. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции в постановлении от 10.01.2024 № 16-23/2024 указал, что это организационно-распорядительный документ, а не локальный нормативный акт, регулирующий трудовую деятельность. Севастопольский городской суд в апелляционном определении от 03.07.2023 № 2-438/2023 применил противоположный подход. Поэтому порядок работы с документом работодатель фиксирует сам: в коллективном договоре, ЛНА о кадровом делопроизводстве или приказе. Так спор о статусе не влияет на вопрос, кто готовит, утверждает и хранит таблицу.
Обязательна ли унифицированная форма Т-3
С 01.01.2013 форма Т-3 необязательна для большинства работодателей. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» позволяет применять собственную форму, утверждённую руководителем. Т-3 остаётся образцом. Должность в трудовом договоре может определяться по штатному расписанию (часть 2 статьи 57 ТК РФ), поэтому в собственной форме сохраняют наименования подразделений и должностей, число штатных единиц и условия оплаты. Иначе договор не на что опереть при проверке или в споре.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием
Статья 22 ТК РФ обязывает знакомить работников под подпись с ЛНА. Если штатное расписание считать организационно-распорядительным документом, эта обязанность на него не распространяется. Роструд в памятке «Для кадрового работника» исходит из того же и делает оговорку: ознакомление обязательно, если его закрепляет коллективный договор или ЛНА работодателя. Должность и оклад работник видит в своём трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему. Проверьте коллективный договор и положение о кадровом делопроизводстве: если там есть пункт об ознакомлении, его нужно исполнять.
Кто отвечает за штатное расписание и кто его подписывает
Ответственность за штатное расписание несёт работодатель. Статьи 20 и 22 ТК РФ возлагают на него соблюдение трудового законодательства, и поручение подготовить таблицу другому сотруднику эту обязанность не переносит. Закон не называет отдел, который разрабатывает или согласует документ. Роли распределяет сам работодатель: приказом, должностной инструкцией или другим внутренним документом.
В форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Утверждение работодателем они не заменяют: штатное расписание и изменения к нему утверждаются приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Распределение ролей по действующим нормам выглядит так.
| Участник | Роль в работе со штатным расписанием | Основание |
|---|---|---|
| Работодатель (руководитель организации, ИП) | Утверждает документ и изменения, отвечает за соблюдение трудового законодательства | Статьи 20 и 22 ТК РФ, указания к Т-3 |
| Лицо, уполномоченное руководителем | Утверждает изменения приказом, если полномочие передано | Указания к Т-3, постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 |
| Руководитель кадровой службы | Подписывает форму Т-3, готовит проект, если это поручено внутренним актом | Форма Т-3, приказ или должностная инструкция |
| Главный бухгалтер | Подписывает форму Т-3 | Форма Т-3 |
| Ответственный сотрудник | Ведёт и актуализирует документ в пределах поручения | Приказ, должностная инструкция, иной внутренний документ |
| Работник | Знакомится со штатным расписанием, если это предусмотрено коллективным договором или ЛНА | Памятка Роструда «Для кадрового работника» |
Если приказа о распределении ролей нет, подготовка, проверка и утверждение по умолчанию остаются на руководителе как представителе работодателя. Подписи кадровика и главного бухгалтера без приказа об утверждении документ утверждённым не делают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как закрепить ответственного за штатное расписание
В приказе или положении о кадровом делопроизводстве фиксируют четыре вещи: кто готовит проект и изменения, кто визирует, кто утверждает при передаче полномочий руководителем и кто хранит утверждённые редакции. Если ответственный определён должностной инструкцией, формулировка должна называть сам документ, а не общую обязанность «вести кадровую документацию». Проверьте должностную инструкцию кадровика: если в ней нет штатного расписания, поручение лучше оформить отдельным приказом.
Кому нужно штатное расписание: организации, ИП и микропредприятия
Потребность в штатном расписании возникает с первым работником по трудовому договору. По части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция определяется работой по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации или конкретным видом поручаемой работы. Условия оплаты труда, включая оклад или тарифную ставку, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, тоже обязательны для договора. Ниже сценарии и позиции, на которые можно сослаться.
| Ситуация | Штатное расписание | Основание и оговорка |
|---|---|---|
| ИП без работников | Не требуется | Консультация Роструда № 212127 от 11.12.2024 |
| ИП с работниками | Нужно | Та же консультация со ссылкой на статью 57 ТК РФ; форма Т-3 не обязательна |
| Микропредприятие, отказавшееся от ЛНА по статье 309.1 ТК РФ | Автоматического освобождения нет | Статьи 309.1-309.2 ТК РФ штатное расписание прямо не упоминают; ответ Роструда № 105217 |
| Организация с работниками | Составляется и утверждается приказом | Часть 2 статьи 57 ТК РФ, указания к Т-3 |
Позиции Роструда по ИП и микропредприятиям изложены в консультациях, а не в нормах закона. На них можно сослаться при проверке, но в суде они не заменяют норму.
Для ИП разъяснение опубликовано в консультации Роструда № 212127 на портале «Онлайнинспекция.РФ»: штатное расписание «нужно, если у него будут иметься работники». Если в договоре с работником ИП указана должность, утверждённое штатное расписание показывает, откуда она взята. Период работы у ИП подтверждается письменным трудовым договором (статья 309 ТК РФ), а трудовую функцию можно сформулировать через конкретный вид поручаемой работы, без привязки к штатной должности.
Микропредприятия по статьям 309.1-309.2 ТК РФ вправе отказаться от ЛНА, регулирующих трудовые отношения. Штатное расписание в этих статьях прямо не названо. В ответе Роструда № 105217 по микроорганизации с 10 работниками сказано, что штатное расписание утверждать нужно. С учётом спора о квалификации документа отказ от ЛНА не освобождает микропредприятие от штатного расписания автоматически.
Когда штатное расписание не составляют
Единственный подтверждённый сценарий — ИП, у которого нет работников по трудовому договору. Как только появляется первый работник, вопрос решается по статье 57 ТК РФ: должность из штатного расписания или конкретный вид работы в договоре.
Должности и данные штатного расписания
Данные штатного расписания по форме Т-3 включают структурное подразделение, должность или профессию, количество штатных единиц, тарифную ставку или оклад, надбавки, итог в месяц и примечание. Указания к форме допускают дробные штатные единицы: 0,25, 0,5, 2,75. Окладные графы заполняются с учётом системы оплаты труда, принятой у работодателя.
Факт: МРОТ с 01.01.2026 составляет 27 093 рубля в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Зарплату сверяют с региональным значением.
Наименования должностей в штатном расписании работодатель определяет сам, с одним ограничением. По части 2 статьи 57 ТК РФ, если с работой связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационному справочнику или профессиональному стандарту. Обязанности переименовать все должности под справочник эта норма не содержит.
С 01.01.2026 действует ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Классификатор сам по себе не требует автоматически переименовывать должности работодателя. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому коды стоит сверить до ближайшего отчёта.
Совмещение должностей и штатные единицы
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа в течение рабочего дня с письменного согласия работника и доплатой по статье 151 ТК РФ. Совместительство по статье 60.1 ТК РФ оформляется отдельным трудовым договором. Из факта совмещения не следует, что в штатном расписании нужна отдельная штатная единица: совмещать можно и вакантную должность, и обязанности временно отсутствующего работника. Проверьте основание доплаты: для совмещения это письменное соглашение с указанием объёма дополнительной работы и размера доплаты.
Изменение штатного расписания и трудовой договор
Приказ об изменении штатного расписания меняет структуру, численность или оклады, но условия трудовых договоров автоматически не меняет. Если переименование должности, перевод или новый оклад затрагивают договор конкретного работника, нужен отдельный документ: письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ либо порядок статьи 74 ТК РФ.
Статья 74 ТК РФ применяется только при изменении организационных или технологических условий труда и не позволяет менять трудовую функцию. Работника предупреждают письменно не позднее чем за 2 месяца. Работодатель — физическое лицо, включая ИП, по статье 306 ТК РФ предупреждает не менее чем за 14 календарных дней, тоже при организационных или технологических основаниях.
При сокращении численности или штата работодатель предлагает работнику подходящие вакансии. В споре суд смотрит, какие вакансии были в штатном расписании и в какой последовательности оно менялось, поэтому каждую редакцию сохраняют вместе с приказом о её утверждении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 01.09.2026 по Федеральному закону от 25.04.2026 № 108-ФЗ преимущественное право на оставление на работе при сокращении получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, на общих основаниях статьи 179 ТК РФ.
Дополнительное соглашение о новой должности или окладе можно оформить в КЭДО: статья 22.1 ТК РФ не исключает его из электронного документооборота. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому работнику не нужно приобретать подпись для подписания соглашения.
Как утвердить и изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Назначьте ответственных приказом или должностной инструкцией: кто готовит проект, кто визирует, кто утверждает при передаче полномочий руководителем.
- Шаг 2. Выберите форму: унифицированную Т-3 или собственную, утверждённую руководителем по статье 9 402-ФЗ.
- Шаг 3. Заполните подразделения, должности, количество штатных единиц (допустимы доли 0,25, 0,5, 2,75), оклады и надбавки с учётом системы оплаты труда. Для должностей с льготами, компенсациями или ограничениями сверьте наименования с квалификационным справочником или профстандартом.
- Шаг 4. Получите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, предусмотренные формой Т-3.
- Шаг 5. Утвердите штатное расписание приказом руководителя или уполномоченного им лица. Каждое изменение оформляйте отдельным приказом.
- Шаг 6. Если изменение затрагивает условия договоров, оформите соглашение по статье 72 ТК РФ или письменно предупредите работника по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца (работодатель — физическое лицо по статье 306 ТК РФ — не менее чем за 14 календарных дней).
- Шаг 7. Сохраните утверждённую редакцию и приказ по сроку статьи 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236, с учётом места утверждения.
Образцы штатного расписания и документов для изменения условий договора
Комплект закрывает утверждение штатного расписания и его последствия для трудовых договоров: начните с формы Т-3, затем переходите к уведомлению по статье 74 ТК РФ или дополнительному соглашению.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (.xlsx) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
Штатное расписание в 1С: платформа 8.3 и ЗУП 3.1
Запрос «1С 8.3 штатное расписание» смешивает два уровня. «1С:Предприятие 8.3» — это платформа, «Зарплата и управление персоналом 3.1» — прикладная конфигурация. Функции штатного расписания у конфигураций на платформе 8.3 различаются, а интерфейс зависит от релиза, поэтому порядок действий определяется установленной программой.
Официальное руководство по ЗУП КОРП 3.1 (глава 4) описывает два режима. При ведении с историей первое утверждение и каждое изменение фиксируются отдельными документами, прежние редакции сохраняются. Без истории позиции редактируются напрямую, без сохранения прежних редакций. Это продуктовый режим, а не юридическое правило. Для споров о сокращении, где важна последовательность изменений, режим с историей сохраняет каждую редакцию в базе.
В связке с Добыто штатное расписание продолжает вестись в 1С:ЗУП. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, а приказы и дополнительные соглашения уходят из ЗУП на подпись и возвращаются подписанными.
Внимание: если при переходе на ОК 016-2025 меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо его утверждение в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Кадровые программы, включая 1С:ЗУП, обновляются отдельно.
Штатное расписание в электронном виде и сроки хранения
Штатное расписание можно утверждать и хранить в электронном виде: оно не входит в перечень исключений части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Исключения из кадрового ЭДО закрытые: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда. Исключение из режима статей 22.1-22.3 ТК РФ не тождественно универсальному запрету электронной формы, если документ регулируют специальные нормы.
Электронный оригинал хранится по правилам приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119, вступил в силу 17.09.2023). Приказ требует метаданных, резервного копирования и проверки состояния документов. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526, который до сих пор цитируют в методичках и вебинарах, утратил силу. В Добыто на тарифе «Бизнес» подписанные кадровые документы, включая приказы об утверждении и изменении штатного расписания, хранятся в электронном архиве.
Сроки хранения штатного расписания
Срок зависит от того, где документ утверждён и является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива. Это определяет статья 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
| Документ и место хранения | Срок | Условие |
|---|---|---|
| Штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения | Постоянно | Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов (ст. 40) |
| Штатное расписание по месту утверждения | До ликвидации организации | Организации, не являющиеся источниками комплектования (сноска к ст. 40) |
| Штатное расписание в других организациях | 3 года | Ст. 40 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет | Ст. 402 |
| Табели при вредных и опасных условиях труда | 50/75 лет | Ст. 402 |
Для коммерческой организации, которая не сдаёт документы в государственный архив, «постоянно» на практике означает «до ликвидации». Формулировки статей сверяйте с инструкцией Росархива по применению Перечня типовых документов: в ней разобраны сноски и условия применения сроков.
Стоимость КЭДО для кадровых документов: тарифы на 2026 год
Отдельной цены за разработку или ведение штатного расписания нет: тарифы КЭДО считаются за сотрудника в месяц и зависят от численности и набора функций. Цены приведены по состоянию на 15.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и нужных функций: УКЭП, интеграции с 1С и электронного архива. Расчёт под свою численность сверяйте с тарифами Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Штатное расписание описывает структуру, должности, численность и оплату и по преобладающей позиции относится к организационно-распорядительным документам по учёту кадров, хотя единого судебного подхода к его квалификации как ЛНА нет. Отвечает за него работодатель, утверждает руководитель или уполномоченное им лицо, а подписи кадровика и главного бухгалтера в Т-3 приказ не заменяют. Изменение штатного расписания доходит до условий договора конкретного работника только через соглашение сторон или процедуру статьи 74 ТК РФ.
Добыто подключается к 1С:ЗУП, где ведётся штатное расписание, и переводит в электронный вид приказы и дополнительные соглашения, которые сопровождают каждое его изменение, с хранением в электронном архиве.
Частые вопросы о штатном расписании
Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?
Обязанности ежегодно переутверждать штатное расписание ТК РФ не устанавливает. Документ обновляют при фактической необходимости: изменение структуры, численности, наименований должностей или окладов. Каждое изменение оформляется приказом руководителя или уполномоченного им лица по указаниям к форме Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Есть ли штраф за то, что штатное расписание составлено не по форме Т-3?
Отдельного штрафа за отсутствие именно формы Т-3 нет: с 01.01.2013 она необязательна для большинства работодателей, и допускается собственная утверждённая форма. Статья 5.27 КоАП РФ применяется к конкретному нарушению трудового законодательства, и её состав зависит от того, какое требование нарушено. Автоматическим наказанием за отсутствие бланка она не служит.
Как с 2027 года будет оформляться должность стажёра?
Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ с 01.03.2027 требует указывать статус стажёра в наименовании должности, профессии или специальности, если с работником заключён срочный трудовой договор о стажировке в сфере труда. На 15.10.2026 норма ещё не действует. Если должность в договоре определяется по штатному расписанию, наименования для стажёров стоит подготовить к этой дате.
Сколько хранить штатное расписание ИП?
Отдельного срока именно для ИП в Перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, не установлено. Статья 40 предусматривает постоянное хранение по месту утверждения, 3 года в других организациях и хранение до ликвидации для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. На дату публикации других ориентиров в Перечне для ИП нет.
Можно ли распечатать электронное штатное расписание и хранить только бумагу?
Бумажная копия автоматически не подменяет электронный оригинал. По приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 электронное архивное представление включает основной файл, электронные подписи при их наличии и описание с метаданными. Рекомендации ВНИИДАД при преобразовании документов предполагают сохранение исходного файла вместе с визуализированной копией.
