Унифицированная форма штатного расписания что можно менять под себя

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 разрешает дополнения и запрещает сокращения. Порядок применения унифицированных форм, утверждённый постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20, позволяет добавлять реквизиты, менять формат бланка, расширять и сужать графы, вкладывать листы. Код, номер и название формы при этом остаются прежними, удалять реквизиты нельзя, а изменения бланка оформляются распорядительным документом организации. С 1 января 2013 года альбомные формы не общеобязательны, кроме форм, обязательных по другим федеральным законам. Если графы Т-3 вам мешают, утвердите собственную форму и не называйте её Т-3. Трудовые договоры правка бланка не затрагивает: новый оклад или должность в штатном расписании меняют договор только через дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ.

В статье показано, в каких графах Т-3 допускаются дроби и проценты, как записать 0,5 ставки и вакантную единицу, когда название должности обязано совпасть с квалификационным справочником или профстандартом и что изменилось с введением ОК 016-2025 с 1 января 2026 года. Отдельно разобраны совмещение и совместительство, обязанности ИП-работодателя и пределы печатной формы Т-3 в 1С:ЗУП. Пошаговая инструкция, сценарная таблица изменений, сроки хранения по Перечню Росархива, тарифы электронного оформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что можно менять в форме Т-3 по Порядку № 20

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В ней есть наименование организации и код по ОКПО, номер и дата документа, период действия, реквизиты приказа об утверждении, структурное подразделение с наименованием и кодом, должность (специальность, профессия), разряд, класс или категория квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, итог в месяц и примечание. Внизу предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Отдельного места для печати форма не содержит.

Пределы правки задаёт Порядок № 20. По его пункту 2 в любую унифицированную форму, кроме кассовых, можно вносить дополнительные реквизиты. Реквизиты утверждённой формы, включая код, номер формы и название документа, остаются без изменения, а удалять отдельные реквизиты нельзя. Пункт 4 разрешает менять формат бланка, расширять и сужать графы и строки, добавлять вкладные листы и дополнительные строки для удобства размещения и обработки информации. Пункт 3 требует оформить изменения организационно-распорядительным документом организации.

Сводка показывает, какие изменения допускаются, если документ остаётся Т-3, и какие возможны только в собственной форме.

Удаление хотя бы одной графы переводит документ в собственную форму: код и название Т-3 в нём оставлять нельзя. Добавление граф такого перехода не требует.

Когда сохранять Т-3 не обязательно

С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не общеобязательны, кроме тех, обязательность которых установлена другими федеральными законами. Это зафиксировано в информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания, не называя её Т-3. Вывод относится к организациям вне государственного сектора: учреждению перед отказом от Т-3 стоит сверить требования учредителя и отраслевых актов.

Требование, что собственная форма обязана повторять все графы Т-3, автоматически из закона не следует. Часть 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» перечисляет реквизиты первичного учётного документа, которым оформляется факт хозяйственной жизни. Штатное расписание по указаниям к Т-3 оформляет структуру, штатный состав и численность организации. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 охарактеризовал его как локальный нормативный акт, фиксирующий разделение труда. Статус документа и основание обязанности различаются, поэтому переносить перечень реквизитов первичного документа на штатное расписание без проверки нельзя.

Перед правкой бланка выпишите нужные изменения и сверьте каждое со сводкой. Если хотя бы одно попадает в колонку «Не допускается», готовьте собственную форму и утверждайте её отдельно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образец штатного расписания Т-3 для адаптации

Бланк в формате .xlsx повторяет стандартную Т-3: начните с него, если сохраняете унифицированную форму и добавляете свои графы.

Как заполнять графы 4-9 штатного расписания под систему оплаты

Графа 4 содержит число предусмотренных штатных единиц, а перечень работников, которые их заняли, в неё не вносится. Указания к Т-3 допускают дробные значения 0,25, 0,5 и 2,75, поэтому половина ставки или две целые и три четверти единицы записываются в одной строке. Вакантные позиции в расписании допускаются, отдельного обязательного поля «вакантно» в форме нет.

Расчётные графы по указаниям к Т-3 заполняются так:

При фиксированных рублёвых суммах графа 9 считается от полной единицы: в графе 4 стоит 0,5, в графе 5 — оклад полной ставки, а итог равен числу единиц, умноженному на сумму полного оклада и рублёвых надбавок из граф 6-8. Если оклад полной единицы 20 000 руб. и надбавок нет, половина ставки даёт в графе 9 0,5 × 20 000 руб. = 10 000 руб. Проценты складывать с рублями без базы расчёта нельзя, поэтому строки с процентной оплатой заполняйте в тех единицах, в которых она выражена.

В грейдовой системе графа 5 может отражать сетку окладов, принятую в компании, а сама система оплаты закрепляется коллективным договором, соглашением или ЛНА по статье 135 ТК РФ. В трудовом договоре при этом стоит конкретный размер оклада или тарифной ставки работника: часть 2 статьи 57 ТК РФ не позволяет заменить его диапазоном без согласованной суммы.

Что проверить в бланке Т-3 перед утверждением

• Код, номер и название формы не изменены, если документ остаётся Т-3.
• Ни один реквизит не удалён, собственные графы добавлены отдельными столбцами.
• Изменения бланка оформлены организационно-распорядительным документом организации.
• В графе 4 указано число единиц, дробные значения записаны как 0,25, 0,5 или 2,75.
• Графа 9 по фиксированным суммам пересчитана через число единиц и оклад полной ставки.
• Для процентной, сдельной и смешанной оплаты указаны проценты или коэффициенты.
• ФИО работников в форму не внесены: такой графы в Т-3 нет.
• Предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
• Названия должностей, с которыми связаны льготы, компенсации или ограничения, сверены с квалификационным справочником или профстандартом.

Должности в штатном расписании: ОК 016-2025, справочники и профстандарты

С 1 января 2026 года действует ОК 016-2025: приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст он введён взамен ОК 016-94. Новый классификатор не тождественен квалификационным справочникам и профессиональным стандартам, и приказ № 423-ст сам по себе не устанавливает массового переименования должностей. Смена классификатора не обязывает переписывать строки штатного расписания.

Состав и коды нового классификатора сверяйте по официальной карточке классификатора ОК 016-2025 на портале protect.gost.ru.

Обязательное совпадение наименований установлено в ТК РФ. По части 2 статьи 57, если с выполнением работы федеральный закон связывает льготы, компенсации или ограничения, наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Статья 195.3 делает требования профстандарта к квалификации обязательными в случаях, установленных ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами; в остальных случаях они носят рекомендательный характер.

Минтруд разбирает обязательное и рекомендательное применение в официальных разъяснениях о применении профессиональных стандартов, опубликованных 16.06.2026.

Отметьте в штатном расписании должности, с которыми закон связывает льготы, компенсации или ограничения, и сверьте их названия с квалификационным справочником или профстандартом. Если меняется название занятой должности, одного приказа об изменении штатного расписания недостаточно: новое наименование вносится в трудовой договор дополнительным соглашением.

Изменение штатного расписания и трудовые договоры работников

Статья 15 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием либо конкретный вид поручаемой работы. Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует закрепить в трудовом договоре трудовую функцию, условия оплаты, размер оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Документы связаны содержанием, но правка одного не меняет другой автоматически.

По статье 72 ТК РФ согласованные условия трудового договора меняются письменным соглашением сторон. Приказ об изменении штатного расписания не заменяет дополнительного соглашения об окладе, должности или других согласованных условиях. Если работник согласен на изменение, применяется статья 72, и ждать 2 месяца не требуется.

Без согласия работника условия меняются только по статье 74 ТК РФ, когда из-за организационных или технологических изменений сохранить их нельзя. Работодатель письменно предупреждает работника не позднее чем за 2 месяца, а при отказе предлагает подходящие вакансии; если вакансий нет или работник от них отказывается, наступают последствия, предусмотренные законом. Трудовую функцию по статье 74 изменить нельзя, для этого нужно согласие работника. Если работодатель — физическое лицо, в том числе ИП, статья 306 ТК РФ устанавливает срок предупреждения не менее 14 календарных дней, а условие об организационных или технологических причинах сохраняется.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Документы с работником в типовых ситуациях распределяются так:

Совмещение и совместительство различаются временем работы. При совмещении по статье 60.2 ТК РФ дополнительная работа выполняется наряду с основной в пределах рабочего дня, а в письменном согласии фиксируются срок, содержание, объём и доплата. Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — регулярная работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 22.3 ТК РФ подписывается УКЭП работодателя, если оформляется в КЭДО. В Добыто на тарифе «Бизнес» доступны ПЭП, УНЭП и УКЭП, поэтому дополнительные соглашения, которые сопровождают изменение штатного расписания, оформляются в одной системе с другими кадровыми документами.

Во что обходится ошибка, когда оклад меняют только приказом

Если оклад снижен или должность переименована только в штатном расписании, условие трудового договора остаётся прежним: приказ об изменении расписания дополнительного соглашения не заменяет. Изменить условие без согласия работника можно лишь при организационных или технологических изменениях и после письменного уведомления не позднее чем за 2 месяца, у ИП-работодателя не менее чем за 14 календарных дней. Ошибка в выборе пути сдвигает дату применения нового условия как минимум на срок уведомления, а при отказе работника добавляет обязанность предложить подходящие вакансии.

Как адаптировать форму Т-3 и провести изменения: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выберите вариант: сохранить Т-3 с дополнениями по пунктам 2 и 4 Порядка № 20 или утвердить собственную форму без названия и кода Т-3.
2. Шаг 2. Подготовьте бланк: добавьте графы, измените ширину граф и строк, вложите листы. При сохранении Т-3 не удаляйте реквизиты и не меняйте код, номер и название формы.
3. Шаг 3. Оформите изменения бланка организационно-распорядительным документом организации.
4. Шаг 4. Сверьте наименования должностей, с которыми закон связывает льготы, компенсации или ограничения, с квалификационными справочниками или профстандартами.
5. Шаг 5. Заполните графы 4-9: дробные единицы, оклады полных ставок, надбавки, итог в месяц, а для нестандартной оплаты — проценты или коэффициенты.
6. Шаг 6. Утвердите штатное расписание или изменения к нему приказом: указания к Т-3 требуют приказа об утверждении и об изменении.
7. Шаг 7. Сопоставьте новые строки с трудовыми договорами. При согласии работника оформите дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, при одностороннем изменении по организационным или технологическим причинам направьте уведомление по статье 74 не позднее чем за 2 месяца, а у ИП-работодателя не менее чем за 14 календарных дней по статье 306.
8. Шаг 8. Если штатное расписание ведётся в 1С, сформируйте печатную форму и проверьте, отображаются ли в ней добавленные графы.

Штатное расписание у ИП: когда обязанность возникает

Роструд в ответе № 116358 от 18.11.2019 указал, что исключений для работодателей-ИП по составлению и ведению штатного расписания не установлено. Общее освобождение ИП, у которого есть работники, от штатного расписания нормами не подтверждается. У ИП без работников кадрового состава наёмных должностей нет.

Отличие ИП-работодателя проявляется при изменении условий договора: по статье 306 ТК РФ он предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней, и общий двухмесячный срок статьи 74 к нему не применяется. Основание остаётся тем же — организационные или технологические изменения, из-за которых прежние условия сохранить нельзя. Нанимая первого работника, ИП утверждает штатное расписание по тем же правилам, что и организация, включая приказ об утверждении.

Штатное расписание в 1С:ЗУП на платформе 8.3

Запрос «штатное расписание в 1С 8.3» относится к платформе «1С:Предприятие», а возможности по штатному расписанию зависят от конфигурации. Официальная документация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакций 3 и 3.1 описывает ведение штатного расписания с сохранением истории и без неё, первое утверждение, документ «Изменение штатного расписания», отчёты и печать формы Т-3, в том числе на выбранную дату. Переносить эти функции на любой продукт на платформе 8.3 нельзя: сверяйте документацию своей конфигурации.

Две возможности официальной документацией ЗУП 3.1 не подтверждены. Автоматическое изменение трудовых договоров вслед за изменением штатного расписания в ней не описано, поэтому дополнительные соглашения готовятся отдельным документом. Произвольное редактирование печатной формы Т-3 как штатная функция программы тоже не описано, и графы, добавленные по пункту 2 Порядка № 20, могут не попасть в печать. Сформируйте тестовую печатную форму и сравните её с бланком, утверждённым распорядительным документом.

Штатное расписание при интеграции с КЭДО остаётся в 1С, а подписание, маршруты и архив выполняет система КЭДО. Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически: документ из 1С уходит на подпись и возвращается подписанным со статусом.

Утверждение штатного расписания в КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ относит к КЭДО создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, а статья 22.2 требует ЛНА о его введении. Статья 22.3 обязывает работодателя подписывать УКЭП перечисленные в ней документы, в том числе трудовые договоры и изменения к ним и приказы о дисциплинарных взысканиях. Для остальных документов работодатель вправе использовать УКЭП или УНЭП.

Штатное расписание в статьях 22.1-22.3 отдельно не названо, и вопрос о применении процедуры КЭДО к его внутреннему утверждению закон прямо не решает. Если расписание планируется утверждать электронно, проверьте, охватывает ли ваш ЛНА о введении КЭДО внутренние организационные документы, и выберите для подписи работодателя УКЭП или УНЭП. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

Сроки хранения штатного расписания и проектов изменений

Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, в статье 40 устанавливает для утверждённых штатных расписаний и изменений к ним по месту утверждения срок «постоянно». Для организаций, которые не входят в источники комплектования государственных и муниципальных архивов, сноска к статье заменяет его сроком до ликвидации организации. Экземпляры, поступившие в другие организации, хранятся 3 года.

Проекты штатного расписания и документы о его разработке и изменении по статье 41 Перечня хранятся до минования надобности. Правила «5 лет после утверждения нового расписания» в Перечне нет. Сроки статьи 19 для приказов (постоянно по основной деятельности, 5 лет по административно-хозяйственным вопросам) к штатному расписанию и его проектам не переносятся.

На тарифе «Бизнес» Добыто предусмотрен электронный архив, в котором подписанные кадровые документы хранятся в системе КЭДО. Проверьте номенклатуру дел: утверждённые расписания и черновики проектов должны стоять в разных позициях с разными сроками.

Стоимость КЭДО для оформления изменений штатного расписания

Цена электронного кадрового документооборота зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С; отдельной цены за адаптацию бланка Т-3 тарифы не устанавливают.

Значения приведены так, как они опубликованы на дату проверки 15.10.2026. Для тарифа «Бизнес» указаны и цена за сотрудника, и минимальная оплата, соотношение между ними страница не раскрывает. Итоговую сумму под свою численность и набор подписей сверяйте по тарифам Добыто КЭДО, где перечислены возможности каждого уровня и условия перехода между ними.

Выводы

Т-3 допускает расширение: дополнительные графы, другой формат бланка, вкладные листы, при этом код, номер и название формы сохраняются. Сократить состав граф можно, только перейдя на собственную форму, которую работодатель утверждает без названия Т-3. Расчётные графы подстраиваются под дробные ставки, проценты и коэффициенты, а совпадение наименований должностей со справочниками или профстандартами обязательно там, где с работой связаны льготы, компенсации или ограничения. Изменение оклада или должности доходит до работника через дополнительное соглашение или уведомление по статье 74 ТК РФ.

В Добыто дополнительные соглашения и уведомления, которые сопровождают изменение штатного расписания, оформляются в КЭДО с синхронизацией с 1С:ЗУП и хранением в электронном архиве в те же сроки, что и бумажные документы.

Частые вопросы о штатном расписании

Нужно ли каждый год заново утверждать штатное расписание?

Общей обязанности ежегодно переутверждать штатное расписание или составлять его с 1 января нет. Указания к форме Т-3 требуют приказа об утверждении расписания и приказа о каждом его изменении, но годового цикла не устанавливают. Если структура, численность и оклады не менялись, новое расписание с начала года готовить не требуется.

Может ли работник получить копию штатного расписания?

По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт документы, связанные с работой, или их копии по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней. Штатное расписание в примерах статьи отдельно не названо, поэтому объём выдачи определяют по связи с работой: работник получает выписку с той частью, которая к нему относится. Выписка не равнозначна полному документу.

Нужно ли знакомить всех работников со штатным расписанием под подпись?

Часть 2 статьи 22 ТК РФ обязывает знакомить работников с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Общей нормы, которая требует ознакомления каждого работника именно с полным штатным расписанием, не установлено. Электронное утверждение расписания в КЭДО такой обязанности тоже не создаёт: подписывать полный документ каждому работнику не нужно.

Можно ли установить разные оклады по одной и той же должности?

Статья 132 ТК РФ связывает заработную плату с квалификацией, сложностью, количеством и качеством труда и запрещает дискриминацию в оплате. Одинаковое название должности не создаёт безусловного требования одинаковой зарплаты, но произвольные различия недопустимы: разница должна опираться на объективные критерии труда и квалификации с соблюдением равной оплаты за труд равной ценности. Критерии закрепляются в системе оплаты, которую по статье 135 ТК РФ устанавливают коллективным договором, соглашением или ЛНА.

Можно ли вести расстановку с ФИО и окладами в одном файле со штатным расписанием?

В форме Т-3 графы для ФИО нет, и закон не требует вписывать имена работников в штатное расписание. ФИО вместе с зарплатой конкретного работника — персональные данные по пункту 1 части 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а их использование внутри компании — обработка, которая сама по себе раскрытием третьим лицам не считается. Отсутствие ФИО в расписании не исключает идентификации работника и не снимает ограничений доступа к документу.