Приказ утверждения штатного расписания на год нужно ли издавать ежегодно

Приказ утверждения штатного расписания на год издавать ежегодно не обязательно. Статья 57 ТК РФ связывает трудовую функцию с должностью по штатному расписанию, но срока его действия не устанавливает. Письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 оставляет периодичность изменений за работодателем. Утверждённое расписание действует, пока его не изменит или не отменит новый приказ. Приказ нужен, когда вводятся или исключаются штатные единицы, меняются оклады и наименования должностей, начинается сокращение. Главное различие — в тексте вашего собственного акта. Если расписание утверждено без срока и ЛНА не требует переутверждения, январский приказ ничего не добавляет. Если в приказе записано «до 31 декабря» или в ЛНА — «утверждается ежегодно», требование исходит из вашего акта, и его объём определяют эти формулировки.

Сценарная таблица из 7 ситуаций показывает, в каких случаях приказ нужен и на какую норму опираться. Чек-лист помогает проверить собственный приказ и ЛНА до января. Для сокращения разобраны требования к датам и вакансиям по статьям 179-180 ТК РФ, для ИП — срок предупреждения по статье 306 ТК РФ, для 1С:ЗУП — работа с историей изменений. Сроки хранения расписаний и приказов по Перечню Росархива, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязан ли работодатель ежегодно утверждать штатное расписание по ТК РФ

Статья 57 Трудового кодекса РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ) связывает трудовую функцию работника с должностью в соответствии со штатным расписанием. Срок действия самого расписания эта статья не задаёт. Обязанности переутверждать документ в начале каждого года в кодексе нет. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 сформулировал позицию прямо: периодичность изменений штатного расписания определяет работодатель.

Форма документа к календарному году тоже не привязана. С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учётных документов, включая Т-3, необязательны к применению. Формы утверждает руководитель экономического субъекта по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если компания продолжает вести расписание по Т-3, период в форме задан реквизитом «на период с…». Этот реквизит указывает дату, с которой расписание начинает действовать.

С 18.08.2025 действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, который заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов на бумаге и в электронном виде, то есть определяет, как оформить сам приказ. Периодичность утверждения штатного расписания стандарт не регулирует.

Сроков нет даже для ситуации, когда новое расписание действительно нужно. Об этом говорится в официальном ответе Онлайнинспекции.рф о введении нового штатного расписания при сокращении: «Нормами действующего законодательства не установлены порядок, а также сроки утверждения и введения в действие нового штатного расписания при процедуре сокращения». Ответ дан по сокращению и вопрос ежегодного приказа отдельно не толкует. Для годового цикла основанием остаются статья 57 ТК РФ и письмо № 428-6-1.

Нужен ли приказ: 7 типовых ситуаций и основания

Ответ зависит от двух вещей: что произошло с расписанием с даты утверждения и что записано в ваших собственных актах.

Новый приказ требуется при изменении состава расписания и при сокращении. В строках 2 и 3 решение определяет текст вашего приказа или ЛНА, в строке 5 — то, меняются ли оклады в самом расписании. Начните с действующего приказа об утверждении и проверьте, есть ли в нём дата окончания действия.

Формулировка «на 2026 год» и ежегодное утверждение в ЛНА: когда переутверждение требует ваш акт

Заголовок вида «Штатное расписание на 2026 год» сам по себе срок действия не определяет. Официального разъяснения, что такие слова прекращают действие документа 31.12.2026, нет. В форме Т-3 период задан реквизитом «на период с…». Официальный ответ Онлайнинспекции.рф по сокращению говорит о дате вступления расписания в силу. Срок действия поэтому ищут в тексте приказа об утверждении: указана ли в нём дата, до которой расписание действует, или только дата введения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Другая ситуация возникает, когда ограничение установила сама компания. В приказе может быть записано «действует до 31.12.2026», а в ЛНА или коллективном договоре — «штатное расписание утверждается ежегодно». Тогда требование исходит из вашего акта. Официальных разъяснений о последствиях такого самоограничения на дату публикации нет. Норма об обязательном календарном продлении расписания тоже не установлена. Применение акта зависит от его формулировок: что именно утверждается, к какой дате, кем и в какой форме.

Если ежегодное переутверждение компании не нужно, пересматривают источник требования: текст ЛНА или формулировку приказа. Новые приказы об утверждении расписания в этом случае оформляют с датой введения, без даты окончания действия.

Когда ежегодный приказ избыточен

Возьмём сценарий: расписание утверждено без срока, ЛНА переутверждения не требует, а должности, численность, оклады и надбавки с даты утверждения не менялись. В этом сценарии январский приказ повторяет действующий документ. Каждый такой приказ относится к приказам по основной деятельности. По статье 19 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, такие приказы хранятся постоянно. В организациях, которые не служат источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок — до ликвидации. Каждая новая редакция расписания по статье 40 того же Перечня хранится постоянно по месту утверждения. Повторный приказ только добавляет документы в постоянное хранение.

Ежегодный приказ не заменяет приказов об изменениях. По указаниям к форме Т-3 изменения в расписание вносят приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного лица. Правка оклада или новая штатная единица в середине года оформляется отдельным приказом, январского переутверждения она не ждёт.

Чек-лист перед январём: нужен ли новый приказ о штатном расписании

Пункты проверяются по трём документам: действующему приказу об утверждении, ЛНА и самому расписанию.

• В приказе об утверждении и в расписании нет даты окончания действия, есть только дата введения или реквизит «на период с…».
• ЛНА, коллективный договор и соглашения не содержат требования утверждать расписание ежегодно.
• С даты утверждения не вводились и не исключались штатные единицы, не менялись наименования должностей, оклады и надбавки. Если менялись, каждое изменение оформлено приказом.
• Индексация, предусмотренная коллективным договором или ЛНА, не меняет оклады, указанные в расписании, либо под неё готовится приказ об изменении.
• Сокращение не планируется. Если планируется, персональные предупреждения назначены не менее чем за 2 месяца до увольнения.
• Наименования должностей, с которыми связаны льготы, компенсации или ограничения, соответствуют квалификационному справочнику или профстандарту.

Если все пункты выполняются, новый приказ в январе не нужен. Если не выполняется первый или второй пункт, решение определяет текст вашего акта. Невыполненные пункты с третьего по шестой означают приказ об изменении.

Изменение штатного расписания: приказ, приложение или новая редакция

Порядок утверждения задают указания к форме Т-3, принятые постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Штатное расписание утверждают приказом (распоряжением), который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Тем же способом вносят изменения. Унифицированной формы такого приказа указания не содержат, поэтому реквизиты компания определяет сама и оформляет документ по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Добавить штатные единицы можно приложением к утверждённому расписанию или новой версией расписания целиком. Оба варианта названы в ответе на Онлайнинспекции.рф о добавлении штатных единиц. Выбор формата остаётся за работодателем, приказ (распоряжение) нужен в обоих случаях.

Примерная форма приказа о введении нового штатного расписания, опубликованная 01.09.2026, содержит три элемента: дату введения, пункт об отмене прежнего расписания и приложение с новой редакцией. Когда меняется лишь часть строк, приказ оформляют приложением к действующему расписанию с датой, с которой изменения действуют.

Изменение штатного расписания само по себе не меняет согласованный трудовой договор. Оклад или условия оплаты входят в обязательные условия договора по части 2 статьи 57 ТК РФ. Новый оклад из расписания переносят в договор одним из двух способов. Первый — письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ. Второй — одностороннее изменение по частям 1-2 статьи 74 ТК РФ. Для него нужны организационные или технологические причины, трудовая функция при этом не меняется. Работника предупреждают письменно, по общему правилу не позднее чем за 2 месяца.

С некоторыми должностями ТК РФ или федеральный закон связывают льготы, компенсации или ограничения. Наименование такой должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационному справочнику или профстандарту (абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ). Переименование такой должности в новой редакции расписания сверяют со справочником до подписания приказа.

Важный нюанс из практики: Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 не относит штатное расписание к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работников. Общей обязанности знакомить всех работников с полным расписанием поэтому нет. Она появляется, если её предусматривает коллективный договор, соглашение или ЛНА компании. Прежде чем рассылать новую редакцию на ознакомление, проверьте, есть ли такое требование в ваших актах.

Как оформить приказ об изменении штатного расписания: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте, что меняется: штатные единицы, наименования должностей, оклады, надбавки. Для должностей с льготами, компенсациями или ограничениями сверьте наименование с квалификационным справочником или профстандартом.
2. Шаг 2. Выберите формат: приложение к действующему расписанию или новая редакция целиком.
3. Шаг 3. Подготовьте приказ (распоряжение). Укажите дату введения изменений. Для новой редакции добавьте пункт об отмене прежнего расписания. Приложите изменённые строки или новую редакцию.
4. Шаг 4. Передайте приказ на подпись руководителю организации или лицу, которое он уполномочил.
5. Шаг 5. Если меняются условия трудовых договоров, оформите дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ. Другой вариант — письменные уведомления по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца. Работодатель-ИП при изменении условий по организационным или технологическим причинам предупреждает работника по статье 306 ТК РФ, не менее чем за 14 календарных дней.
6. Шаг 6. Отразите изменения в учётной системе. В 1С:ЗУП в режиме с историей это делают документом «Изменение штатного расписания».
7. Шаг 7. Передайте приказ и новую редакцию на хранение как документы по основной деятельности, по статьям 19 и 40 Перечня Росархива.

Шаблон штатного расписания по форме Т-3 для новой редакции

Шаблон пригодится, если новую редакцию вы прикладываете к приказу целиком: заполнение начинают с реквизита «на период с…».

Штатное расписание при сокращении: сроки, вакансии и даты приказов

Сроки утверждения нового расписания при сокращении законодательство не устанавливает. Сроки работы с работниками задаёт статья 180 ТК РФ. Каждого сокращаемого предупреждают персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения. Работнику предлагают имеющиеся вакансии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Письмо Минтруда от 09.04.2026 № 14-6/ООГ-1476 уточняет, к кому применяются процедуры статьи 179 ТК РФ. Они применяются к каждому сокращаемому работнику, в том числе к тому, кто согласился уйти до истечения срока предупреждения.

Важный нюанс из практики: Нарьян-Марский городской суд в судебном акте от 26.03.2026 по делу № 2-361/2026 указал, что подходящие вакансии предлагают на протяжении всего периода, с предупреждения до дня увольнения. Отсутствие зафиксированного отказа работника к отказу не приравнивается. Каждое предложение вакансий и ответ на него оформляют письменно.

Перед подписанием приказа о новом расписании сверьте дату его введения с датами персональных предупреждений. Сверьте её и с периодом, в течение которого работникам предлагают вакансии.

Штатное расписание ИП: когда оно нужно и какие сроки действуют

Индивидуальному предпринимателю штатное расписание нужно, «если у него будут иметься работники». Так сформулирован официальный ответ Онлайнинспекции.рф о штатном расписании у ИП со ссылкой на часть 2 статьи 57 ТК РФ.

ИП без работников в этом ответе прямо не рассмотрен. Требований к нему вне трудовых отношений ответ не подтверждает. Ответ касается работников по трудовому договору, поэтому на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых его выводы не переносятся.

Для работодателей — физических лиц действует специальная статья 306 ТК РФ. Она позволяет изменить условия трудового договора, если их невозможно сохранить по организационным или технологическим причинам. Работника предупреждают письменно не менее чем за 14 календарных дней. Это срок предупреждения работника, к сроку утверждения или действия штатного расписания он не относится. Изменяя оклад в расписании, ИП оформляет и изменение договора: предупреждение по статье 306 ТК РФ или соглашение по статье 72 ТК РФ.

Штатное расписание в 1С:ЗУП и КЭДО: история изменений и подписание приказа

1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3: режим с историей изменений

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» штатное расписание ведут в одном из двух режимов: с историей изменений и без неё. В режиме с историей используются отдельные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Индексация оформляется отдельно, форма Т-3 формируется отчётом. Правки в течение года вносят документом «Изменение штатного расписания», а программа хранит историю изменений. Она же позволяет анализировать плановый и фактический фонд оплаты труда и укомплектованность.

Проведение документа в 1С не равно подписи руководителя под приказом. Документация программы описывает ответственных за составление и подпись и реквизиты приказа. Встроенной юридически значимой подписи она не подтверждает. Приказ об утверждении или изменении расписания подписывают отдельно: собственноручно на бумаге или электронной подписью в системе КЭДО. Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль, документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически.

Подписание приказа по штатному расписанию в КЭДО

Перечень документов, которые компания ведёт в КЭДО, выбирает и утверждает работодатель. Так это сформулировано на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте. Статья 22.1 ТК РФ исключает из электронного режима ряд документов. Приказы об утверждении и изменении штатного расписания к этим исключениям не относятся. Если приказы по расписанию решено подписывать электронно, проверьте, включены ли они в утверждённый перечень.

В Добыто приказ создают из шаблона или загружают файлом. Затем документу назначают маршрут согласования и подписания, исполненный документ поступает в архив.

Сколько хранить штатное расписание и приказы о его утверждении

Срок хранения зависит от вида документа. Перечень Росархива № 236 разделяет по разным статьям расписания, их проекты, штатную расстановку и приказы. Перенести один срок на все эти документы нельзя.

Приказ об утверждении или изменении расписания — приказ по основной деятельности, его хранят по статье 19. К административно-хозяйственным приказам со сроком 5 лет его не относят. Черновики и рабочие материалы хранятся по другим статьям, поэтому подписанную версию приказа и расписания помещают в дело отдельно от них.

В Добыто исполненные приказы переносятся в архив системы. Срок хранения подписанного документа определяет статья Перечня, к которой он относится.

Стоимость КЭДО для подписания приказов по штатному расписанию в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.

Итоговая сумма зависит от численности. На «Старт» действует ограничение в 25 сотрудников, на «Бизнес» — минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, условия «Корпорации» рассчитываются индивидуально. Цены указаны по странице тарифов Добыто КЭДО на 15.10.2026.

Один день — это срок установки и настройки модуля для 1С:ЗУП. Общий срок внедрения КЭДО на странице тарифов не указан и зависит от состава документов, которые компания включит в утверждённый перечень.

Выводы

ТК РФ не обязывает каждый год издавать приказ об утверждении штатного расписания. Документ действует, пока его не изменят или не заменят новой редакцией, а периодичность изменений выбирает работодатель. Приказ понадобится при правке состава расписания, окладов и наименований, при сокращении, а также если годовой срок или ежегодное утверждение записаны в вашем же приказе или ЛНА. Такие приказы и редакции расписания относятся к документам по основной деятельности с постоянным хранением по месту утверждения.

В Добыто приказы об изменении штатного расписания проходят маршрут согласования и подписания электронной подписью и сохраняются в архиве. При работе с 1С:ЗУП подписанный документ возвращается в учётную систему со статусом.

Частые вопросы о штатном расписании

Может ли работник получить копию штатного расписания?

Есть ответ Роструда на Онлайнинспекции.рф от 31.08.2026 (вопрос № 253894). По нему работник вправе запросить выписку о своей должности и окладе. Сведения об окладах других работников ведомство рассматривает как их персональные данные. Документы, связанные с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней, бесплатно и надлежаще заверенными (статья 62 ТК РФ). Ответ ссылается также на статью 88 ТК РФ и статью 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Позиция дана по конкретному вопросу и не равна судебному решению по любому запросу.

Какие реквизиты указать в штатном расписании, если компания не использует форму Т-3?

Собственную форму утверждает руководитель по части 4 статьи 9 402-ФЗ. В качестве ориентира подходит состав Т-3: структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, итоговый месячный фонд, примечание, реквизиты документа, период действия и гриф утверждения. Количество штатных единиц разрешено указывать дробно: 0,25; 0,5; 2,75.

Когда вступает в силу правило о слове «стажёр» в наименовании должности?

Поправку в часть 2 статьи 57 ТК РФ о слове «стажёр» в наименовании должности по договору стажировки в сфере труда внёс Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ. Она вступает в силу 01.03.2027 и на 15.10.2026 не действует. Если новая редакция расписания вводится с 2027 года и в ней предусмотрены должности для стажёров, наименования сверяют с редакцией статьи 57, действующей на дату введения.

Кому с 01.09.2026 отдают преимущество при сокращении?

Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ с 01.09.2026 предоставляет преимущество при равной производительности труда и квалификации ещё одной категории. Это работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по части 9 статьи 351.7 ТК РФ. Учитывать это правило нужно при выборе, какие позиции исключить из новой редакции расписания и кого из работников оставить.

Можно ли подписать приказ в декабре, а ввести новую редакцию с 1 января?

Да. Дата подписания приказа и дата начала действия расписания — разные реквизиты, в приказе их указывают отдельно. Официальный ответ на Онлайнинспекции.рф № 202427 по сокращению исходит из того, что порядок и сроки утверждения и введения в действие нового расписания законодательство не устанавливает. Поэтому расписание может вступить в силу позже даты утверждения. До даты введения действует прежняя редакция.

Создаёт ли совмещение должностей новую штатную единицу?

Нет. По статье 60.2 ТК РФ совмещение — дополнительная работа в течение установленного рабочего дня наряду с основной. Её поручают с письменного согласия работника, с его же письменного согласия определяют срок, содержание и объём работы. Доплату устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы (статья 151 ТК РФ). Само оформление совмещения новой позиции в расписании не создаёт, приказ об изменении расписания для него не требуется.