Штатное расписание хранится там, где его утвердили: подлинник вместе с приказом об утверждении остаётся у кадровой службы и попадает в номенклатуру дел, а по перечню Росархива срок его хранения — постоянно по месту разработки и утверждения и 3 года в остальных организациях. Электронная версия живёт в учётной системе, чаще всего в 1С:ЗУП, в системе КЭДО или в электронном архиве, и это не копия, а такой же подлинник, если документ подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя. Руководителям доступ открывают не файлом, а ролью. Главное различие проходит между штатным расписанием по форме Т-3, где фамилий нет вообще, и штатной расстановкой, где к каждой ставке привязан конкретный человек: первое можно показывать широко, второе попадает под статью 88 ТК РФ и требует приказа о допуске.
Дальше разберём, какой носитель считается подлинником, какой объём данных законно открывать руководителю подразделения, финансовому директору и внешнему бухгалтеру, и как оформить это приказом. Покажем настройки видимости в 1С:ЗУП и в системе КЭДО и ошибки, из-за которых расписание уходит в мессенджеры. Сценарная таблица по ролям, размеры штрафов за неправомерную обработку данных, образцы приказов и стоимость подключения — во второй половине статьи.
Где лежит подлинник штатного расписания и что считается копией
Подлинник штатного расписания — это экземпляр, утверждённый приказом руководителя организации. Приказ и само расписание хранятся вместе: без приказа документ не имеет даты введения в действие, и при проверке невозможно подтвердить, какая редакция действовала на конкретное число. Форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с 2013 года перестала быть обязательной после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте, поэтому компания вправе утвердить собственную форму. На практике почти все остаются на Т-3, потому что её структура совпадает с выгрузками из кадровых программ.
По части 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение своих документов. Механика такая: в конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их в архив. Штатное расписание при этом попадает в дела кадровой службы или общего отдела, в зависимости от того, кто его разрабатывает.
Электронный экземпляр, подписанный усиленной квалифицированной подписью работодателя, юридически равен бумажному. Он не становится копией от того, что лежит в системе. Копия — это выгрузка без подписи: файл xlsx, распечатка, скриншот, срез по одному подразделению. Разделять эти два статуса приходится в момент, когда документ запрашивает инспектор или суд: предъявляют подлинник, а не рабочую выгрузку.
| Носитель | Статус документа | Кто отвечает за сохранность |
|---|---|---|
| Бумажный экземпляр с приказом об утверждении | Подлинник, дело по номенклатуре | Кадровая служба, затем архив организации |
| Документ в 1С:ЗУП, подписанный УКЭП работодателя | Подлинник в электронной форме | Администратор учётной системы и кадровая служба |
| Файл в системе КЭДО и электронном архиве | Подлинник плюс журнал действий по документу | Ответственный за КЭДО по приказу |
| Выгрузка xlsx или печатная форма для совещания | Копия, доказательственной силы не имеет | Тот, кому выдали доступ, по обязательству о неразглашении |
| Штатная расстановка с фамилиями | Рабочий документ с персональными данными | Лица из перечня допущенных к обработке данных |
Строка про выгрузку в таблице нужна не для полноты. Именно из неё вырастает большая часть проблем: рабочий файл расходится по почте и мессенджерам, живёт дольше подлинника и продолжает открываться у человека, который давно перешёл в другой отдел.
Сколько хранить штатное расписание и в каком формате
Срок хранения задан перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту разработки и утверждения; в организациях, которые получили расписание извне и не утверждали его, срок составляет 3 года. Постоянное хранение означает, что документ не уничтожается по истечении какого-либо периода, и это отличает штатное расписание от графиков отпусков и табелей с их пятилетним сроком.
Факт: перевод кадровых документов в электронный вид не меняет сроки хранения. Трудовые договоры и приказы по личному составу остаются на 50 или 75 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — на постоянном хранении, и в системе КЭДО действуют ровно те же сроки, что и для бумаги.
Требования к хранению электронных документов собраны в нескольких актах. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Минкультуры России № 526, и по ним электронные документы до сих пор предписано хранить на обособленных материальных носителях. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года: это фактически инструкция по выбору системы, если вы сравниваете вендоров. ГОСТ Р 57762-2017 добавляет стратегию долговременной сохранности из восьми элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
Отдельный вопрос — формат файла. Если документ оформляется в электронном виде без дублирования на бумаге, его основная часть должна быть в PDF/A-1a: это прямо следует из приказа Минтруда, которым утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой. Обычный PDF, docx или xlsx под требование не подходят, и такие документы приходится дублировать на бумаге. Кадровые программы обычно предупреждают о несоответствии формата при отправке, но проверять стоит при настройке шаблонов, а не после того, как расписание уже разошлось по системе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение электронных документов регламентировано жёстче, чем их создание, и требования к бумаге переносятся на электронный вид почти без изменений. Проверьте по своей номенклатуре дел две вещи: указано ли штатное расписание с постоянным сроком хранения и описан ли порядок передачи дел из подразделения в архив в конце календарного года. Если вторая часть не описана, электронный архив превращается в папку, которую никто не ведёт.»
Штатное расписание и штатная расстановка: что из этого персональные данные
Форма Т-3 не содержит фамилий. В ней перечислены структурные подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки и месячный фонд. Персональные данные появляются в момент, когда к должности привязывается человек: это уже штатная расстановка, или замещение должностей. Разница определяет объём доступа: обезличенное расписание можно показывать руководителям и финансовой службе широко, расстановку — только лицам из утверждённого перечня.
Оговорка обязательна. Обезличенность формы Т-3 условна: если в подразделении одна штатная единица главного инженера, оклад по этой строке однозначно указывает на конкретного работника. Для маленьких отделов расписание по факту раскрывает зарплату поимённо, и относиться к нему нужно как к документу с персональными данными.
Правовая рамка для внутренней передачи задана статьёй 88 ТК РФ. Работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия, передавать их внутри организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник ознакомлен под подпись, разрешать доступ только специально уполномоченным лицам и только к тем данным, которые нужны для выполнения конкретных функций. Последнее требование и есть принцип минимального доступа: руководителю отдела продаж не нужны оклады производственного цеха, и открытие всей таблицы нарушает норму даже без утечки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Доступ к кадровым электронным документам уже стал самостоятельной категорией споров: работники оспаривают и отказ в доступе к своим документам, и ситуации, когда их данные видели те, кому они не полагались. Проверьте это через простой тест: возьмите роль руководителя подразделения и посмотрите, какие строки расписания она открывает за пределами его отдела. Если открывает всё, локальный акт о персональных данных вы уже нарушили.»
Кому какой объём открывать: сценарная таблица
Универсального уровня доступа не существует, объём зависит от задачи, которую решает конкретная роль. Таблица собрана по типовым ролям, которые встречаются в кадровых системах.
| Роль | Что открываем | Что закрываем | Основание доступа |
|---|---|---|---|
| Руководитель подразделения | Должности, штатные единицы и вакансии своего подразделения | Оклады и надбавки других подразделений, штатная расстановка по всей компании | Приказ о допуске к персональным данным, статья 88 ТК РФ |
| Руководитель дирекции с подчинёнными отделами | Ветка оргструктуры целиком, включая фонд оплаты по своим отделам | Подразделения вне своей ветки | Приказ о допуске плюс роль с наследованием по оргструктуре |
| Финансовая служба и бюджетирование | Фонд оплаты труда по подразделениям в сводном виде | Персональные оклады, привязка ставки к фамилии | Приказ о допуске, доступ к обезличенному срезу |
| Рекрутер | Вакантные единицы, наименования должностей и вилка по позиции | Оклады занятых ставок | Должностная инструкция и роль в системе |
| Внешний бухгалтер или аутсорсинг расчёта | Данные в объёме поручения на обработку | Всё, что выходит за перечень в поручении | Договор с поручением на обработку по 152-ФЗ, согласие работника |
| Работник | Свои кадровые документы и свою позицию | Расписание и расстановка по компании | Право на доступ к своим документам, статьи 62 и 89 ТК РФ |
Строка про внешнего бухгалтера отличается от остальных принципиальным моментом: это передача данных за пределы организации, и одного внутреннего приказа здесь недостаточно. Нужны договор с поручением на обработку и согласие работника, иначе передача попадает под обработку без правового основания.
Как оформить доступ руководителей: от приказа до роли в системе
Порядок действий одинаков и для бумажного, и для электронного расписания. Разница только в том, что во втором случае седьмой шаг выполняется настройкой прав, а не выдачей папки.
Как дать руководителям доступ к штатному расписанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли действующее положение о защите персональных данных работников и указан ли в нём порядок передачи данных внутри организации. Статья 88 ТК РФ требует, чтобы такой порядок был закреплён локальным актом, а работники были ознакомлены с ним под подпись.
- Шаг 2. Определите объём доступа для каждой роли по принципу необходимости: какие подразделения, какие колонки, нужна ли штатная расстановка с фамилиями. Решение фиксируйте до настройки системы, а не после.
- Шаг 3. Издайте приказ с перечнем должностей, допущенных к обработке персональных данных работников, и укажите в нём объём доступа по каждой должности. Перечень должностей удобнее фамилий: при смене руководителя приказ не переиздаётся.
- Шаг 4. Соберите с допущенных лиц обязательства о неразглашении и ознакомьте их с положением о персональных данных под подпись. Для электронного варианта это делается штатным маршрутом ознакомления.
- Шаг 5. Настройте роли в системе: привязку к подразделению, видимость колонок с окладами, право выгрузки. Роль настраивается на должность и оргструктуру, а не на конкретного пользователя.
- Шаг 6. Включите журналирование действий: кто открывал документ, кто выгружал файл, когда менялись права. Журнал понадобится и при проверке, и при внутреннем разбирательстве.
- Шаг 7. Заложите регламент отзыва доступа: при увольнении, переводе в другое подразделение и окончании договора с подрядчиком права снимаются в тот же день. Проверку остаточных прав ставьте в ежеквартальный цикл.
Лайфхак: журнал действий по документу смотрят до начала спора, а не после. Выгрузка журнала показывает не только факт подписания, но и вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.
Важный нюанс из практики: проблема чаще всего не в том, что доступ не дали, а в том, что его дали «на время» и не забрали. Рабочая выгрузка расписания у руководителя, который полгода назад перешёл в другое подразделение, формально остаётся правомерно полученной, но фактически это уже обработка за пределами цели. В практике Добыто мы разбираем остаточные права первым делом при аудите кадрового документооборота, потому что это самый дешёвый в устранении риск.
Образцы документов для штатного расписания и допуска к нему
Комплект собран под задачу этой статьи: начинать удобнее с бланка Т-3, а приказ об утверждении локального акта пригодится для положения о персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк по форме Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Доступ к штатному расписанию в 1С:ЗУП и в системе КЭДО
В 1С:ЗУП доступ к кадровым данным собирается из трёх настроек. Первая — публикация подразделений: вы отмечаете, у каких подразделений публикуются личные кабинеты, и данные сотрудников непубликуемых подразделений в сервис не уходят. Вторая — управление доступностью разделов, где информация о сотруднике показывается либо всем, либо только руководителям, либо только сотрудникам своего подразделения. Третья — права пользователя базы: именно они определяют, увидит ли человек документ «Штатное расписание» и печатные формы с окладами.
Полезно знать: в 1С:ЗУП видимость данных о сотруднике настраивается одним переключателем на три положения — показывать всем, только руководителям или только сотрудникам своего подразделения. При среднем варианте руководитель видит контактные данные своих подчинённых, а сотрудники не видят данные друг друга. Обмен личных кабинетов с базой идёт фоновым заданием примерно каждые 10 минут, поэтому изменение прав доходит до пользователя не мгновенно.
В системе КЭДО логика другая: справочник должностей туда не переносят, а работают с документами и правами на них. Структура доступа строится через организации и отделы, сотрудник получает роль при добавлении в систему, а добавлять новых пользователей может только пользователь с правами администратора. Документ после исполнения уходит во вкладку «Архив», где его могут открыть и скачать только те сотрудники, у которых есть доступ к электронному архиву. Такой же принцип действует и в сервисе Добыто: роль назначается при заведении сотрудника, а не выдаётся ссылкой на файл.
Отдельный вопрос — привязка кадрового специалиста к подразделению. В крупных компаниях за каждым подразделением закреплён свой специалист, и система по внутренним правилам сама определяет, кому направить заявление или документ. Выбор адресата не отдаётся инициатору: это убирает ситуацию, когда служебная записка с окладами уходит не тому кадровику.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: частое требование заказчиков — возвращать подписанные документы обратно в учётную систему. На практике это даёт задвоение: база растёт, нагрузка на учётную систему растёт, а дальнейшая судьба второго экземпляра неочевидна, потому что процедуры перештамповки и архивного хранения в учётных системах не реализованы. Рабочее решение проще: кадровый специалист открывает подписанный документ из учётной системы по гиперссылке, а физически файл остаётся в системе КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Роль должна вычисляться системой, а не назначаться руками. Если вы настраиваете доступ к штатному расписанию по списку фамилий, то при каждом переводе и увольнении будете править список, и рано или поздно пропустите строку. Настраивайте права на должность и на узел оргструктуры: тогда смена руководителя отдела автоматически переносит доступ на нового человека и снимает со старого.»
Ошибки, которые превращают рабочий доступ в утечку
Пять ошибок встречаются чаще остальных, и все они начинаются с попытки сэкономить время кадровой службы.
- Рассылка файла по почте и в мессенджерах. Делают так потому, что это быстрее, чем настраивать права. Дальше файл пересылается второй раз, попадает в личные устройства и перестаёт контролироваться совсем.
- Общая сетевая папка «для руководителей». Права на папку выдаются один раз и не пересматриваются, а состав руководителей меняется несколько раз в год.
- Выдача полного доступа к 1С вместо ограниченной роли. Мотив тот же: настроить роль дольше, чем скопировать права у коллеги. Результат — руководитель отдела видит фонд оплаты труда всей компании.
- Отсутствие приказа о допуске к персональным данным. Доступ есть фактически, но не оформлен, и подтвердить правомерность обработки при проверке нечем.
- Неснятые права после увольнения и перевода. Учётная запись отключена, а выгруженные файлы и права в смежных системах остались.
Сколько стоит ошибка в доступе к штатному расписанию
Цену считают не по стоимости настройки прав, а по размеру ответственности. Обработка персональных данных без правового основания по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 150 000 — 300 000 рублей, повторное нарушение — в 300 000 — 500 000 рублей. Обработка без согласия, когда оно требуется, — 300 000 — 700 000 рублей. Это ответственность за сам факт неправомерной обработки, утечки для неё не нужно.
Утечка считается отдельно. С 30 мая 2025 года действуют размеры, введённые Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ: при утечке данных от 1 000 до 10 000 субъектов штраф для юридического лица составляет от 3 до 5 миллионов рублей, от 10 000 до 100 000 субъектов — до 10 миллионов, свыше 100 000 субъектов — от 10 до 15 миллионов рублей. За повторную утечку предусмотрен оборотный штраф в размере от 1 до 3 процентов годовой выручки, в диапазоне от 20 до 500 миллионов рублей. Для компании со штатом в несколько тысяч человек одна разошедшаяся штатная расстановка попадает в первую же категорию.
Добавьте сюда нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где юридическому лицу грозит от 30 000 до 50 000 рублей, и репутационную часть: раскрытие окладов внутри компании остаётся одной из самых частых причин конфликтов в коллективе.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оклад коллеги, случайно увиденный в общей таблице, обсуждается в коллективе неделями и заканчивается заявлениями об уходе. Мы советуем разделять два документа физически: обезличенное штатное расписание для планирования и штатную расстановку с фамилиями для расчёта. Тогда руководитель получает то, что ему нужно для работы, и не получает того, что ему знать не положено.»
Когда отдельный доступ руководителям не нужен
Настройка ролей оправдана не всегда. Если в компании до 25 человек, одна кадровая служба и два руководителя, весь контур доступа закрывается приказом о допуске и правами в учётной программе. Разворачивать под это отдельную систему смысла нет. В таких обращениях в Добыто мы не предлагаем ролевую модель: младший тариф закрывает подписание и хранение, а доступ к расписанию решается приказом о допуске и правами в бухгалтерской программе.
Второй случай — микропредприятия. По статье 309.2 ТК РФ работодатель, отнесённый к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов и регулировать трудовые отношения через условия типовой формы трудового договора. Если организация пошла по этому пути и штатного расписания не ведёт, то и открывать нечего: трудовая функция определена в договоре. То же касается индивидуальных предпринимателей, которые попадают под категорию микропредприятий.
Третий случай — когда расписание меняется реже раза в год и в компании один руководитель, принимающий решения по штату. Здесь доступ решается передачей заверенной копии под роспись, а не ролевой моделью. Переходить к системе имеет смысл тогда, когда подразделений становится больше пяти, а изменения в штат вносятся ежемесячно.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание либо утверждения его в новой редакции, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам и обновления справочников в кадровых программах, включая 1С:ЗУП.
Стоимость перевода штатного расписания в электронный архив: тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск без отдельной оплаты |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив относятся к тарифу «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — к «Корпорации». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать с «Старта» на пилотной группе и перейти на «Бизнес» при раскатке на всю компанию — рабочий сценарий.
Выводы
Штатное расписание существует в двух юридических состояниях: подлинник с приказом об утверждении, который хранится постоянно, и рабочие выгрузки, которые доказательственной силы не имеют и как раз создают риск. Доступ руководителей строится не вокруг файла, а вокруг роли: подразделение, набор колонок, право выгрузки. Разделение обезличенного расписания по форме Т-3 и штатной расстановки с фамилиями закрывает большую часть требований статьи 88 ТК РФ, а приказ о допуске и журнал действий дают то, чем правомерность обработки подтверждается при проверке.
В практике Добыто настройка ролевого доступа к кадровым документам занимает меньше времени, чем сбор согласий и подготовка локальных актов, поэтому начинать разумнее с документов, а систему настраивать под уже принятое решение об объёме доступа. Мы закладываем пилотную группу из одного-двух подразделений перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие права руководителям действительно нужны, а какие запрашивались по инерции.
Частые вопросы о хранении штатного расписания и доступе к нему
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись
Статья 68 ТК РФ требует знакомить работника до подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Штатное расписание к документам, напрямую регулирующим трудовую деятельность конкретного работника, обычно не относят: его условия доводятся через трудовой договор, где указаны должность и оклад. При этом наименование должности в договоре должно совпадать с расписанием, иначе расхождение всплывёт при проверке или в споре о доплате за совмещение.
Как оформить совмещение должностей, если совмещаемая ставка есть в расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ оформляется письменным согласием работника и дополнительным соглашением, где указаны совмещаемая должность, объём работы и срок. Размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Сама штатная единица из расписания при этом не исключается: она остаётся вакантной, а обязанности по ней исполняет другой работник. Если единицу убрать, исчезнет основание для доплаты.
Можно ли хранить штатное расписание только в облаке
Юридических препятствий нет, если документ подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя и система обеспечивает выгрузку журналов действий. Практическое ограничение задаёт ГОСТ Р 57762-2017: для документов постоянного хранения нужны читаемость, аутентичность и возможность миграции при смене форматов. Облачное хранение без плана миграции через 10-15 лет превращается в набор файлов, которые нечем открыть. В договоре с провайдером стоит проверить пункт о выгрузке всего архива при расторжении.
Обязан ли работник видеть, сколько в компании вакантных ставок
Такой обязанности у работодателя нет. Право работника по статьям 62 и 89 ТК РФ распространяется на его собственные документы и персональные данные: копии приказов, справки, сведения о своей трудовой деятельности. Исключение — сокращение численности или штата: по статье 180 ТК РФ работодатель обязан предложить работнику имеющиеся вакансии, соответствующие его квалификации, и здесь сведения о вакантных ставках раскрываются адресно.
Как связаны штатное расписание и ЕФС-1
Наименование должности и код трудовой функции в подразделе сведений о трудовой деятельности берутся из кадровых документов, а те опираются на штатное расписание. Код трудовой функции формируется по Общероссийскому классификатору занятий, который связан с классификатором профессий ОК 016-2025, действующим с 1 января 2026 года. Если после смены классификатора должность в расписании переименовали, а справочники в программе не обновили, расхождение уйдёт в отчётность.
Что делать, если руководитель требует доступ ко всему расписанию целиком
Запрос удовлетворяется в объёме, необходимом для выполнения его функций: это прямое требование статьи 88 ТК РФ, и оно не зависит от уровня должности. Рабочее решение — дать сводные цифры по фонду оплаты труда в обезличенном виде вместо построчных окладов по чужим подразделениям. Если руководителю действительно нужен полный доступ по характеру задач, его включают в приказ о допуске с указанием объёма и берут обязательство о неразглашении.
Сколько времени занимает перенос архива штатных расписаний в электронный вид
Срок зависит не от объёма сканирования, а от подготовки документов: нужны действующее положение о персональных данных, приказ о допуске и утверждённая номенклатура дел. Сама интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем ставится и настраивается за один день, а подключение системы занимает минуты. Дольше всего идёт инвентаризация: понять, какая редакция расписания действовала на каждую дату за последние годы, часто оказывается сложнее, чем загрузить файлы.
