Образец приказа о внесении штатного расписания в действие с новой даты

Образец приказа о внесении штатного расписания в действие с новой даты строится на двух датах. Дата приказа совпадает с днём подписания, а дата начала действия расписания стоит отдельным пунктом и может быть позже. Приказ подписывает руководитель или лицо, которому это право передано уставом, доверенностью или приказом. Новую редакцию прикладывают полным текстом, а прежнюю признают утратившей силу с той же даты. Задним числом приказ не датируют. Для вакантных позиций и новых штатных единиц приказа достаточно. Если меняется оклад, трудовая функция или подразделение работника, нужны ещё документы по ТК РФ: допсоглашение по статье 72, согласие на перевод по статье 72.1, уведомление не позднее чем за 2 месяца по статье 74 или предупреждение о сокращении по статье 180.

В статье есть текст приказа с разбором каждого пункта и правило выбора между точечной правкой и новой редакцией. Разобраны требования к форме Т-3 и собственной форме, позиция Роструда по ИП и порядок для совмещения должностей. Отдельно показано, как привязать дату ввода к срокам уведомлений, чтобы новая редакция не опередила процедуру по ТК РФ. Во второй половине собраны таблица сценариев, пошаговый порядок введения, история штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3, сроки хранения по Перечню № 236, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Образец приказа о введении штатного расписания в действие с новой даты

Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ не содержит единой формы приказа о штатном расписании. Обязательна сама приказная форма. По Указаниям к форме Т-3, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, изменения в штатное расписание вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Образец ниже рассчитан на замену расписания целиком, когда новая редакция начинает действовать с конкретной даты.

Общество с ограниченной ответственностью «(наименование)»

ПРИКАЗ

(дата подписания) № (регистрационный номер)

Об утверждении и введении в действие новой редакции штатного расписания

В связи с (основание: изменение организационной структуры, введение новых должностей, изменение окладов) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание № (номер) в новой редакции в количестве (число) штатных единиц с месячным фондом оплаты труда (сумма) руб. согласно приложению к настоящему приказу.
2. Ввести штатное расписание, утверждённое пунктом 1 настоящего приказа, в действие с (дата начала действия).
3. Признать утратившим силу с (та же дата начала действия) штатное расписание № (номер), утверждённое приказом от (дата) № (номер).
4. (Должность, фамилия и инициалы ответственного) до (дата) подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам, уведомления и иные кадровые документы для работников, условия трудовых договоров которых меняются в связи с новой редакцией.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: штатное расписание № (номер) на (количество) л. в 1 экз.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Генеральный директор (подпись) (инициалы, фамилия)

Реквизиты приказа оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Стандарт утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и действует с 18.08.2025. Для каждого элемента образца в таблице указано, что в него вписать и на чём он основан.

Нормой прямо закреплены приказная форма, дата по дню подписания и статус приложения. Формулировки пунктов об основании, ответственных и отмене прежней редакции работодатель подбирает под свою ситуацию. При точечной правке часть пунктов отпадает.

Шаблоны штатного расписания и приказа об утверждении документа

Начните с бланка Т-3: в него переносят полный текст новой редакции, который станет приложением к приказу.

Дата приказа и дата начала действия: как их разнести

Пункт 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2025 сформулирован прямо: «Дата документа соответствует дате подписания». В реквизит «дата» идёт день, когда руководитель подписал приказ. День, с которого действует новая редакция, указывают в тексте отдельным пунктом «ввести в действие с». Собственной формулы для этих двух дат ТК РФ не содержит, поэтому их разделение держится на правилах оформления документов.

Дата начала действия может совпадать с датой приказа или наступать позже, например с первого числа следующего месяца, квартала или года. Раньше даты подписания её не ставят. Если приказ датирован задним числом, в учёте появляется период, когда расписание применялось до того, как его утвердили. Если новая редакция к тому же затрагивает оклады и должности занятых работников, такая дата расходится с датами допсоглашений и уведомлений.

Нижнюю границу даты ввода определяет не только день подписания. Для части позиций может понадобиться процедура по статье 74 ТК РФ или сокращение. Тогда новые условия по этим позициям вводят не раньше, чем истекут 2 месяца после уведомления или предупреждения работника. Позиции, которые не затрагивают занятых работников, ждать не обязаны. Их можно ввести отдельным приказом о точечных изменениях с более ранней датой, а новую редакцию целиком перенести на день, когда истечёт последний срок предупреждения.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дату приказа ставлю по дню фактического подписания, а дату начала действия расписания выношу в отдельный пункт. Так из документа видно, когда решение принято и с какого дня оно работает. Задним числом приказ не датируют, особенно если новая редакция затрагивает условия трудовых договоров. Перед подписанием проверьте, что дата ввода не опережает ни подписание, ни сроки уведомлений по затронутым работникам.»

Перед подписанием сверьте три даты: день подписания, день ввода и день окончания последнего срока уведомления по затронутым работникам. Дата ввода новой редакции не может быть раньше двух других.

Новая редакция или изменения к действующему штатному расписанию

У работодателя два способа оформления. При точечной правке приказ перечисляет конкретные изменения к действующему расписанию: какая позиция вводится, какая исключается, у какой меняется оклад или количество единиц. При замене документа издают приказ об утверждении новой редакции, прикладывают полный текст и в том же приказе признают прежнюю редакцию утратившей силу с той же даты.

Важный нюанс из практики: выбор между этими способами закон не регулирует. На вопрос, что оформлять, изменения к прежнему расписанию или новую версию, Роструд ответил на портале «Онлайнинспекция.рф», что законодательством требования к этому не установлены. Критерия вида «столько-то правок, и нужна только новая редакция» нет ни в ТК РФ, ни в Указаниях к форме Т-3.

У новой редакции есть особенность, которой нет у точечной правки: статус приложения. По п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2025 документ, утверждённый распорядительным документом, становится его неотъемлемой частью. На первом листе приложения указывают вид, дату и номер приказа. Таблица с одними изменениями полный текст не заменяет: на дату ввода у работодателя должна быть одна действующая редакция, которую можно предъявить целиком.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порога, после которого точечные правки обязательно заменять новой редакцией, закон не задаёт: это практический выбор работодателя. При точечной правке приказ перечисляет конкретные изменения. При замене документа я прикладываю полный текст и в том же приказе признаю прежнюю редакцию утратившей силу с той же даты, с которой вводится новая. Сверьте эти две даты: между окончанием старой редакции и началом новой не должно быть ни разрыва, ни наложения.»

Когда новая редакция с отдельной датой не нужна

Если меняется одна позиция, например добавляется вакантная должность или исключается незанятая единица, новая редакция избыточна. Достаточно точечного приказа, в котором указана дата ввода или исключения этой позиции.

Совмещение должностей не требует нового расписания. Дополнительную работу поручают по статье 60.2 ТК РФ, и отдельная штатная единица под неё автоматически не возникает.

Новая редакция не меняет условия трудовых договоров. Оклад и должность работника приказ о расписании сам по себе не изменяет, для этого оформляют отдельные документы по ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форма штатного расписания и данные, которые в неё вносят

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 01.01.2013 коммерческие организации не обязаны её применять. Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 разъяснил, что формы из альбомов унифицированных форм применять не обязательно. Основание — часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: форму собственного первичного документа утверждает руководитель экономического субъекта. Для бюджетной сферы действуют специальные правила, и этот вывод на неё автоматически не переносится.

Собственная форма должна отражать то содержание, ради которого расписание ведут. Опорный набор данных штатного расписания дают Указания к форме Т-3:

• структурные подразделения;
• должности, профессии и квалификация;
• количество штатных единиц, включая неполные, которые показывают долями;
• тарифные ставки и оклады;
• надбавки;
• итоговые показатели.

Отдельной статьи ТК РФ, которая устанавливала бы обязательный минимум полей для всех работодателей, нет. Штатное расписание связано с трудовым договором через часть 2 статьи 57 ТК РФ. Трудовую функцию в договоре описывают одним из трёх способов: как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, как профессию или специальность с указанием квалификации либо как конкретный вид поручаемой работы. Если договоры ссылаются на должности в штатном расписании, наименования в новой редакции и в договорах должны совпадать дословно.

Кто подписывает приказ

Приказ подписывает руководитель организации либо лицо, которому передано полномочие утверждать штатное расписание. Полномочие проверяют по уставу, доверенности, приказу или иному внутреннему документу. Отдельного реквизита под это в приказе нет, подпись оформляют по п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Документ о передаче полномочия должен действовать на дату подписания приказа, иначе вопрос возникнет к самому приказу, а не к дате ввода.

Штатное расписание у ИП

Для индивидуального предпринимателя-работодателя ТК РФ не делает отдельного исключения из правил трудовых отношений. В ответе Роструда № 212127 от 11.12.2024 на вопрос о штатном расписании у ИП сказано: «Нужно, если у него будут иметься работники». Своё разъяснение Роструд обосновывает абзацем 3 части 2 статьи 57 ТК РФ.

Позиция Роструда — разъяснение ведомства, а не самостоятельная норма закона. Тот же абзац статьи 57 позволяет описать трудовую функцию через конкретный вид работы, без ссылки на штатное расписание. ИП, у которого есть работники, проверяет формулировку трудовой функции в их договорах. Если там указана работа по должности в соответствии со штатным расписанием, документ нужен. Его утверждают и вводят распоряжением ИП по той же схеме с двумя датами.

Когда одного приказа недостаточно: изменения для занятых должностей

По статье 72 ТК РФ согласованные условия трудового договора меняются письменным соглашением сторон, кроме случаев, прямо предусмотренных Кодексом. Оклад входит в обязательные условия договора по части 2 статьи 57. Каждая занятая позиция, которую затрагивает новая редакция, требует своего документа и своего срока.

Календарный срок до даты ввода закон задаёт только в двух строках: при изменении условий по статье 74 и при сокращении. В остальных сценариях дата зависит от того, когда работник подписал соглашение или согласие.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Двухмесячный срок по статье 74 ТК РФ не привязан к любой правке штатного расписания. Он нужен, когда из-за реальных организационных или технологических изменений прежние условия договора сохранить нельзя. Трудовую функцию по статье 74 изменить нельзя и в этом случае. Перед назначением даты ввода разделите затронутые позиции на группы: изменения по соглашению, изменения по статье 74 и сокращение. У каждой группы свой документ и свой срок.»

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Допсоглашения и согласия на перевод, которые сопровождают новую редакцию, работник подписывает в КЭДО своей УНЭП, без отдельной покупки подписи.

Изменение условий по статье 74 и предложение вакансий

Статья 74 ТК РФ применяется, когда из-за реальных организационных или технологических изменений согласованные условия договора нельзя сохранить. Работника письменно уведомляют о предстоящих изменениях и их причинах не позднее чем за 2 месяца, если Кодекс не устанавливает иное. Если работник с новыми условиями не согласен, работодатель письменно предлагает ему всю подходящую работу в той же местности. Это вакансии по квалификации, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые вакансии, которые работник может выполнять с учётом здоровья. Вакансии в других местностях предлагают, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или трудовым договором. Если подходящей работы нет или работник от неё отказался, договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Сокращение должности в новой редакции

Если новая редакция исключает занятую должность или уменьшает численность, это сокращение. Оформить его как изменение условий по статье 74 нельзя. Применяются пункт 2 части 1 и часть 3 статьи 81, статьи 179-180 ТК РФ. Работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения и предлагают ему другую имеющуюся работу.

При сокращении численности учитывают преимущественное право на оставление на работе по статье 179. Сначала сравнивают производительность труда и квалификацию, при равенстве учитывают категории из закона и коллективного договора. С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил этот перечень. В него вошли, в том числе, работники, исполняющие обязанности по трудовому договору, действие которого возобновлено по части девятой статьи 351.7 ТК РФ. Статья 261 сохраняет гарантии защищённых категорий работников, и исключение должности из расписания эти гарантии не отменяет. Дату исключения должности согласуют с днём увольнения: пока работник не уволен, его позиция остаётся в расписании.

Совмещение должностей и штатное расписание

По статье 60.2 ТК РФ дополнительную работу по другой должности поручают только с письменного согласия работника. Стороны согласуют срок, содержание и объём работы, а доплату устанавливают по статье 151. Работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель может отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня. В практике распространена позиция, что для совмещения должность должна быть предусмотрена штатным расписанием, хотя буквально в статье 60.2 такой формулировки нет. Если совмещают должность, которой в расписании ещё нет, её сначала вводят приказом с датой ввода. Поручение оформляют с той же или более поздней даты.

Что происходит, если дата ввода опередила процедуру

Приказ о новой редакции не меняет условия договоров. Пока работник не подписал допсоглашение или не истёк срок уведомления, действуют оклад и должность из его договора. Расписание и договор при этом расходятся, и работодатель продолжает исполнять договор на прежних условиях. Проверить это просто: на дату ввода у каждой занятой позиции из новой редакции должен быть подписанный документ по своему сценарию или истёкший срок уведомления.

Порядок введения новой редакции штатного расписания

Приказ и приложение можно оформить на бумаге или в кадровом электронном документообороте. Для электронного варианта нужен действующий в организации КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.

В Добыто приказ с приложением уходит на подпись по маршруту согласования. В разделе «Документы» по вкладкам «В работе», «Требуют действия» и «Архив» видно, у какого участника находится документ и подписан ли он.

Как ввести штатное расписание в действие с новой даты: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте перечень изменений и разделите его на вакантные позиции и занятые. По каждой занятой позиции определите сценарий: соглашение по статье 72, перевод по статье 72.1, изменение условий по статье 74, сокращение или совмещение.
2. Шаг 2. Назначьте дату ввода. Она не раньше дня подписания приказа и не раньше окончания двухмесячных сроков по статьям 74 и 180 для затронутых позиций.
3. Шаг 3. Выберите способ оформления: точечные изменения или новая редакция. Для новой редакции подготовьте полный текст по форме Т-3 или по собственной форме, утверждённой руководителем.
4. Шаг 4. Проверьте полномочия подписанта по уставу, доверенности или внутреннему приказу. Документ о передаче полномочий должен действовать на дату подписания.
5. Шаг 5. Оформите приказ: дата по дню подписания, отдельный пункт «ввести в действие с», пункт о признании прежней редакции утратившей силу с той же даты, поручения ответственным. На первом листе приложения укажите вид, дату и номер приказа.
6. Шаг 6. До даты ввода оформите связанные документы: допсоглашения, согласия на перевод, уведомления по статье 74, предупреждения о сокращении, согласия на совмещение.
7. Шаг 7. Отразите новую редакцию в программе кадрового учёта с той же датой ввода, что указана в приказе, включая даты введения и исключения отдельных позиций.
8. Шаг 8. Передайте приказ с приложением и прежнюю редакцию на хранение по статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: даты введения позиций и история

В 1С:ЗУП штатное расписание ведут позициями. Штатная позиция может содержать должность, разряд или категорию, подразделение, начисления и доплаты, условия труда, график работы и отпуск. При утверждении нового расписания программа сохраняет историю, а для позиций задают даты введения и исключения. Благодаря этому в учёте можно отразить ту же дату ввода, что стоит в приказе, и не переписывать действующую редакцию до этой даты.

Важный нюанс из практики: состав полей и сценарии зависят от релиза. В заметках 1С к ЗУП редакции 3, версии 3.1.37.49, описаны история изменения места позиции в структуре и поле «Действует с» для определённого сценария структуры. Эти детали нельзя переносить на любую установку ЗУП 8.3. Путь в интерфейсе сверяют с документацией своей версии и с настройками конкретной базы.

Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль. Его устанавливают и настраивают за один день, после чего документы синхронизируются автоматически: приказ уходит из учётной системы на подпись, а подписанный документ возвращается в неё со статусом.

После ввода новой редакции в программу сверьте данные позиций на дату ввода с приложением к приказу. Количество единиц, оклады и наименования должностей должны совпасть.

Сроки хранения приказа и редакций штатного расписания

Штатное расписание и изменения к нему хранятся по статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По месту утверждения документы хранят постоянно. В организациях, которые не относятся к источникам комплектования государственных или муниципальных архивов, срок длится до ликвидации организации по примечанию к статье. В других организациях документы хранят 3 года. Статью 40 не путают со статьёй 42: та посвящена штатным расстановкам.

Приказ о введении новой редакции хранят вместе с приложением, потому что приложение входит в состав приказа. Прежняя редакция после утраты силы не уничтожается: на неё распространяется тот же срок по статье 40.

В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив. Приказ, приложение и прежние редакции хранятся в нём вместе, и для любой даты можно поднять действовавшую версию расписания.

Стоимость КЭДО для подписания приказов и кадровых документов в 2026 году

Стоимость зависит от тарифа и от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе. Цена указана за сотрудника в месяц.

Итоговую сумму определяют численность сотрудников и тариф. На «Старте» действует лимит в 25 сотрудников. На «Бизнесе» минимальная оплата составляет 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а интеграция с 1С и электронный архив входят в «Бизнес» и «Корпорацию». Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа приведён на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Приказ о новой редакции штатного расписания работает, когда в нём разведены день подписания и день начала действия. Полный текст расписания закреплён приложением, а прежняя версия теряет силу ровно в тот день, когда начинает действовать новая. Дату ввода ограничивают сроки процедур по занятым позициям. Изменение оклада, функции или подразделения работника и сокращение требуют собственных документов, которые приказ о расписании не заменяет. Форму расписания коммерческая организация выбирает сама, но наименования должностей в нём должны совпадать с трудовыми договорами.

Добыто ведёт этот цикл в одной системе: приказ проходит маршрут согласования, работники подписывают допсоглашения своей электронной подписью, данные синхронизируются с 1С:ЗУП, а все редакции расписания сохраняются в электронном архиве на требуемый срок.

Частые вопросы о штатном расписании и приказе о его введении

Нужно ли утверждать новое штатное расписание каждый год?

ТК РФ не устанавливает ни срока, ни периодичности переутверждения штатного расписания. Утверждённая редакция действует, пока её не изменят или не заменят приказом. Ежегодная новая редакция — решение работодателя. Если структура, должности и оклады не менялись, действующую редакцию можно не переиздавать. Изменения в течение года оформляют точечным приказом или новой редакцией с отдельной датой ввода.

Можно ли указать оклад в штатном расписании диапазоном?

Отдельной нормы, которая прямо запрещает диапазон окладов, нет. Ограничение вытекает из статей 22 и 132 ТК РФ: работодатель обеспечивает равную оплату за труд равной ценности. Если в одной должности установлен диапазон, проверьте, что система оплаты труда объясняет, почему работники получают разные оклады. В трудовом договоре при этом указывают конкретную сумму, потому что оклад входит в обязательные условия договора по части 2 статьи 57 ТК РФ.

Как показать в штатном расписании половину ставки?

Неполные штатные единицы показывают долями: половину ставки записывают как 0,5 единицы. Такой способ предусматривают Указания к форме Т-3, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В собственной форме работодателя его тоже можно применять, если форма это предусматривает. При вводе новой редакции сверьте, что количество штатных единиц в пункте об утверждении совпадает с суммой по приложению с учётом долей.

Нужно ли менять трудовой договор, если должность в штатном расписании переименовали?

Если наименование должности указано в трудовом договоре, его замена в расписании означает изменение условия договора. Его оформляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, и дату соглашения согласуют с датой ввода новой редакции. Если вместе с наименованием меняются обязанности, это изменение трудовой функции. На него нужно письменное согласие на перевод по статье 72.1, а статья 74 изменение трудовой функции не допускает.

Нужно ли уже сейчас указывать в наименовании должности, что работник стажёр?

Нет, на 22.10.2026 такого требования нет. Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ изменяет абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ с 1 марта 2027 года. С этой даты при заключении срочного трудового договора о стажировке в сфере труда в наименовании должности, профессии или специальности стажёра указывают, что работник является стажёром. Если новая редакция расписания вводится с 1 марта 2027 года или позже, а трудовая функция в договорах описана по должности из штатного расписания, наименования позиций для стажёров заранее согласуют с этой нормой.