Изменение штатного расписания оформляют приказом о внесении изменений или утверждением штатного расписания в новой редакции. Уведомлять работников нужно тогда, когда изменение затрагивает их трудовой договор. При сокращении должности работника предупреждают персонально под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения. Снижение оклада или переименование должности по организационным причинам тоже требует письменного уведомления не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ. Для новой вакантной ставки или повышения оклада такой срок не нужен: достаточно приказа и дополнительного соглашения. Если работодатель — организация, сроки фиксирует ТК РФ. Если ИП, то при сокращении срок предупреждения задаёт трудовой договор, а об изменении условий ИП предупреждает за 14 календарных дней.
Из статьи вы узнаете, какой документ оформить под каждое изменение, как рассчитать дату вручения уведомления и когда сообщать профсоюзу и службе занятости: у них свои сроки. Отдельно разберём, как подтвердить вручение уведомления, подписанного электронной подписью в КЭДО, и в каких случаях всё равно нужна бумага. Таблица сроков по сценариям идёт в первом разделе. Порядок работы в 1С:ЗУП, образцы формы Т-3 и уведомления по статье 74, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие изменения штатного расписания требуют уведомления работников: сроки по сценариям
Какой документ оформлять и кого уведомлять, зависит от последствий для людей. Добавить ставку, изменить фонд оплаты труда по вакантной должности или ввести новое подразделение без переводов можно одним приказом. Как только меняется условие чужого трудового договора (оклад, наименование должности, место работы) или должность исчезает, появляется срок уведомления. Пропущенный срок ставит под угрозу всё изменение.
| Что меняется | Документы | Кого и когда уведомить | Норма |
|---|---|---|---|
| Новая должность или вакантная ставка | Приказ о внесении изменений в штатное расписание | Работников не уведомляют | ст. 8 ТК РФ |
| Повышение оклада, новые условия по соглашению с работником | Приказ, дополнительное соглашение | Срок в 2 месяца не нужен, условие меняется с даты, согласованной сторонами | ст. 72 ТК РФ |
| Снижение оклада, переименование должности, иные условия по организационным или технологическим причинам (без изменения трудовой функции) | Приказ, письменное уведомление, дополнительное соглашение при согласии | Работник-организации — не позднее чем за 2 месяца; у работодателя-ИП — не менее чем за 14 календарных дней | ст. 74, ст. 306 ТК РФ |
| Сокращение численности или штата | Приказ о сокращении, новое штатное расписание, уведомление с перечнем вакансий | Работника — не менее чем за 2 месяца; сезонного — за 7 календарных дней; по договору до 2 месяцев — за 3 календарных дня; у ИП — в срок из трудового договора | ст. 180, 296, 292, 307 ТК РФ |
| Сокращение при наличии профсоюза | Письменное сообщение выборному органу первичной профсоюзной организации | Не позднее чем за 2 месяца; при массовом увольнении — не менее чем за 3 месяца | ст. 82 ТК РФ |
| Сокращение: служба занятости | Сообщение с должностями, квалификационными требованиями и условиями оплаты каждого работника | Организация — за 2 месяца, при массовом увольнении — за 3 месяца; ИП — не позднее чем за 2 недели; об отмене решения — в течение 3 рабочих дней | ст. 53 Закона о занятости № 565-ФЗ |
| Приведение наименований и кодов должностей к ОК 016-2025 | Приказ о внесении изменений или новая редакция штатного расписания, дополнительные соглашения | Работники, чьи должности переименованы | приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст |
| Совмещение должностей | Приказ, письменное согласие работника с указанием срока, объёма и доплаты | Досрочная отмена — предупреждение не менее чем за 3 рабочих дня | ст. 60.2, 151 ТК РФ |
Самый длинный срок в таблице задаёт дату, с которой можно вводить новое штатное расписание. При массовом сокращении это 3 месяца для профсоюза и службы занятости, хотя работников предупреждают за 2. Поэтому дату вступления в силу новой редакции ставят после истечения всех сроков, а приказ о сокращении подписывают до того, как будет вручено первое уведомление.
Увольнение считается массовым по критериям отраслевого или территориального соглашения. Если такого соглашения нет, действуют пороги постановления Совета Министров РФ от 05.02.1993 № 99: 50 человек и более за 30 календарных дней, 200 и более за 60 дней, 500 и более за 90 дней. Для регионов с численностью занятых менее 5 000 человек порог — 1% работающих за 30 календарных дней. Сверьте плановую численность сокращения с этими порогами до того, как ставить даты в приказ.
Факт: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025 вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или новая редакция штатного расписания, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 указывают код трудовой функции.
Как оформить изменение штатного расписания: приказ, новая редакция и форма Т-3
У изменений два способа оформления. Приказ о внесении изменений подходит для точечных правок: одна-две ставки, оклад по одной должности. Если меняются структура подразделений, много окладов или идёт массовое переименование по новому классификатору, удобнее утвердить новую редакцию, иначе приказы накладываются один на другой. В обоих случаях в приказе указывают основание, перечень изменений и дату, с которой они действуют. Дату выбирают с учётом сроков уведомления из таблицы выше.
Данные штатного расписания и форма Т-3
В штатном расписании фиксируют структурные подразделения, должности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады или тарифные ставки, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она не обязательна: работодатель вправе дополнить её или утвердить свою форму. Наименование должности в трудовом договоре должно совпадать со штатным расписанием: статья 57 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому переименование в штатном расписании без дополнительного соглашения оставляет трудовой договор со старым наименованием.
Штатное расписание хранится дольше большинства кадровых документов. Приказы о его изменении и все прежние редакции тоже нужно сохранять: по ним в споре о сокращении проверяют, действительно ли должность исчезла из штата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штатное расписание ИП
ИП с наёмными работниками ведёт штатное расписание на общих основаниях: в статье 57 ТК РФ исключения для ИП нет. ИП без работников штатное расписание не составляет. Правила изменения у ИП отличаются от правил для организаций в двух местах. Об изменении условий трудового договора работодатель — физическое лицо, в том числе ИП, предупреждает не менее чем за 14 календарных дней (статья 306 ТК РФ). Сроки предупреждения о сокращении и размер выходного пособия определяет трудовой договор (статья 307 ТК РФ). Если в договоре таких условий нет, ТК РФ минимального срока для ИП не устанавливает. Поэтому до сокращения откройте трудовые договоры и проверьте, какие сроки и выплаты в них записаны. Службу занятости ИП уведомляет не позднее чем за 2 недели до начала мероприятий по сокращению.
Должности в штатном расписании и совпадение с классификатором
Наименования должностей берут из профстандартов, квалификационных справочников и ОК 016-2025. Если за работу по должности положены льготы, компенсации или ограничения, наименование должно дословно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом. Иначе работник может потерять право на досрочную пенсию, а работодатель — получить претензии при проверке. При массовом переименовании составьте таблицу соответствия «старое наименование — новое наименование — код» и приложите её к приказу. По этой таблице готовят дополнительные соглашения.
Лайфхак: перед утверждением новой редакции сверьте оклады с региональным МРОТ, а не с федеральным. С 01.01.2026 федеральный МРОТ равен 27 093 руб. в месяц, а в Москве на 2026 год — 32 916 руб. Региональное значение не может быть ниже федерального.
Как изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по таблице выше, что меняется и чьи трудовые договоры это затрагивает. Составьте список работников, которых надо уведомить, и отметьте тех, у кого особый срок: сезонных, срочных до 2 месяцев, работников ИП.
- Шаг 2. Зафиксируйте организационные или технологические причины изменений: смена структуры, техники или технологии производства. Если условия меняются по статье 74 ТК РФ, эти причины нужно указать в уведомлении.
- Шаг 3. Подпишите приказ о внесении изменений или утвердите новую редакцию. Дату вступления в силу ставьте после окончания самого длинного срока уведомления.
- Шаг 4. Вручите работникам уведомления под подпись или направьте их через КЭДО. При сокращении в тот же срок направьте сообщения профсоюзу и службе занятости, а работникам — перечень вакансий.
- Шаг 5. С теми, кто согласился на новые условия или перевод, заключите дополнительные соглашения до даты вступления изменений в силу. Отказавшимся предложите другую работу и оформите результат письменно.
- Шаг 6. Перенесите изменения в кадровую программу с той же датой вступления в силу и сверьте, что должности в приказах совпадают с новой редакцией штатного расписания.
Штатное расписание в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание начинают вести после того, как в настройках кадрового учёта включат флажок «Вести штатное расписание». Чтобы сохранялись прежние редакции, дополнительно включают «Хранить историю изменения штатного расписания». После этого точечные правки оформляют документом «Изменение штатного расписания» с датой, с которой они действуют, а новую редакцию — документом «Утверждение штатного расписания». Печатная форма Т-3 формируется из этих документов. Если включена автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, программа не даст провести приём или перевод на должность, которой ещё нет в штате. Поэтому изменение штатного расписания проводят в базе раньше кадровых приказов.
Если приказы и уведомления подписываются электронной подписью, штатное расписание из 1С должно попасть в систему КЭДО с теми же наименованиями должностей. В тарифе «Бизнес» Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП: его устанавливают и настраивают за один день, после чего документы синхронизируются автоматически и возвращаются в 1С со статусом подписания.
Образцы штатного расписания и уведомления об изменении условий
Начните с формы Т-3: по ней удобно собрать новую редакцию, а заполненный образец покажет, как отразить надбавки и фонд оплаты труда.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
Уведомление о сокращении: сроки, вакансии и профсоюз
Двухмесячный срок по статье 180 ТК РФ начинается на следующий день после того, как работник получил уведомление. Работодатель-организация сначала подписывает приказ о сокращении: в нём указывают основание, сокращаемые должности или число штатных единиц и дату вступления изменений в силу. Затем вручает уведомления. Каждое уведомление персональное: работник расписывается на нём в подтверждение получения. Подписывает уведомление руководитель или лицо с правом найма и увольнения, а вручить его может любой сотрудник по поручению работодателя.
В уведомлении пишут, что работник будет уволен по сокращению численности или штата по истечении срока предупреждения, и перечисляют вакансии, на которые его можно перевести. Если вакансий нет, это тоже указывают. Если работник отказывается расписаться, уведомление зачитывают вслух при свидетелях и составляют акт с датой, временем и местом, а неподписанный экземпляр прикладывают к акту. Порядок из 33 шагов, от выбора работников, которых нельзя сократить, до выплат при увольнении, приводит пошаговая инструкция Роструда по сокращению численности или штата на портале «Онлайнинспекция.РФ». По ней удобно сверить собственный план мероприятий.
Кого нельзя сократить и кто остаётся на работе
По статьям 261 и 264.1 ТК РФ сокращать нельзя беременных женщин, женщин с детьми до 3 лет, одиноких матерей ребёнка-инвалида до 18 лет или ребёнка до 16 лет, а также других лиц, которые воспитывают таких детей без матери. К ним же относится родитель — единственный кормилец ребёнка-инвалида до 18 лет или ребёнка до 3 лет в семье с тремя и более детьми до 14 лет, если второй родитель не работает. Преимущественное право на оставление на работе (статья 179 ТК РФ) определяет комиссия, созданная приказом. Первыми остаются работники с более высокой производительностью труда и квалификацией, а при равных показателях — льготные категории.
Внимание: с 01.09.2026 действует Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ. Он дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ: преимущественное право на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право применяется при равной производительности труда и квалификации, на общих основаниях статьи 179.
Вакансии предлагают в течение всего срока предупреждения, в том числе в день увольнения. Предложить нужно все подходящие должности в данной местности, в том числе нижестоящие и нижеоплачиваемые, которые работник может занимать по состоянию здоровья. Вакансии в других местностях предлагают, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или трудовым договором. Если вакансия открылась через месяц после вручения уведомления, работнику направляют новое предложение под подпись.
Если в организации есть профсоюз, кроме сообщения о сокращении нужно получить мотивированное мнение по каждому члену профсоюза. Проект приказа и документы-основания направляют в выборный орган. У профсоюза 7 рабочих дней на ответ, а уволить работника можно не позднее одного месяца со дня получения мнения. Проверьте, что сроки для профсоюза и увольнения по каждому работнику стоят в одном графике.
Соберите уведомление о сокращении с перечнем вакансий
Изменение условий трудового договора по статье 74 ТК РФ: уведомление за 2 месяца
Статья 74 ТК РФ позволяет изменить условия трудового договора без согласия работника, если прежние условия нельзя сохранить из-за изменения организационных или технологических условий труда: техники и технологии производства, структурной реорганизации и других подобных причин. Трудовую функцию так изменить нельзя. Под эту статью подпадают снижение оклада после пересмотра системы оплаты, переименование должности, смена режима работы. Если причины нет, а оклад просто хотят снизить, подходит только соглашение сторон по статье 72.
Уведомление вручают в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. В нём указывают, какие условия изменятся, с какой даты и по какой причине. Если работник не согласен, работодатель письменно предлагает ему другую имеющуюся работу: вакантную должность по квалификации или нижестоящую, нижеоплачиваемую, которую он может выполнять по состоянию здоровья. Если подходящей работы нет или работник от неё отказался, трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка. Когда изменения могут привести к массовому увольнению, работодатель вправе с учётом мнения профсоюза ввести режим неполного рабочего времени на срок до 6 месяцев.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: в одном из споров работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его в электронной форме было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Поэтому до отправки уведомлений через КЭДО проверьте, есть ли такое соглашение и отметка об ознакомлении с положением у каждого, кого затрагивает изменение.
Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с коллективным договором или соглашением, по статье 74 не вводятся. Перед рассылкой уведомлений сверьте новые оклады и режимы с коллективным договором, если он есть.
Совмещение должностей и штатное расписание
Для совмещения не нужно менять штатное расписание, но нужна свободная ставка или временно отсутствующий работник. По статье 60.2 ТК РФ дополнительную работу по другой должности поручают в рабочее время, без освобождения от основной работы и только с письменного согласия работника. В согласии и приказе указывают срок, содержание и объём работы. Доплату по статье 151 ТК РФ стороны устанавливают по соглашению, с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Если дополнительная работа идёт по той же должности, это расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ, а не совмещение.
Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. В обоих случаях другую сторону предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Совмещение отличается от внутреннего совместительства. При совместительстве работник заключает второй трудовой договор и работает на другой штатной единице в свободное от основной работы время. Поэтому совместителя учитывают в штатном расписании на отдельной ставке или её доле, а совмещающего — нет. Если совмещение тянется больше года, стоит решить, не пора ли ввести полноценную ставку приказом о внесении изменений.
Как уведомить сотрудников через КЭДО и подтвердить вручение
Уведомления о сокращении и об изменении условий трудового договора можно оформлять в КЭДО: статья 22.1 ТК РФ их не исключает. Исключения касаются трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов об инструктажах по охране труда. С работниками, которые не дали согласия на КЭДО, уведомления оформляют на бумаге. Поэтому в одной волне сокращения часто работают оба канала, и уже на этапе плана нужно разделить списки.
Электронное уведомление доказывает вручение датой подписания, которую фиксирует система. В Добыто кадровик создаёт или загружает уведомление, система строит маршрут согласования и отправляет его сотруднику. Сотрудник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, а подписанный документ уходит в электронный архив. Дата, с которой начинается двухмесячный срок, видна в карточке документа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. В одном из разобранных дел подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, и суд оценил это обстоятельство не в пользу работодателя, хотя положение о КЭДО и перечень документов были оформлены правильно. Если сотрудников, которых затронет изменение штатного расписания, ещё не подключили к КЭДО, подключите их заранее и проверьте, что они умеют работать в системе. Тогда подписание уведомления не совпадёт с днём выдачи ключа.»
Важный нюанс из практики: городской суд признал, что работодатель уведомил работника о переводе по электронной почте в соответствии с законом. Такие решения опровергают позицию, будто переписка ничего не доказывает. Но на уведомление о сокращении эта практика напрямую не распространяется: для него статья 180 ТК РФ требует персонального предупреждения под подпись, поэтому надёжнее подписание в КЭДО или бумажный экземпляр с росписью.
Какая подпись нужна для уведомления
Работник подписывает уведомление ПЭП или УНЭП, а работодатель — УКЭП. Виды подписей не взаимозаменяемы. Какой подписью работник подписывает какие документы, закрепляют в положении о КЭДО. ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнёров-удостоверяющие центры.
Полезно знать: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками электронного взаимодействия: без него равнозначности собственноручной подписи нет.
Когда всё равно понадобится бумага
Электронный документ — письменное доказательство и в гражданском, и в арбитражном процессе. Но суд вправе потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначить экспертизу.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка чего-то стоила, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Если уведомление о сокращении подписано в КЭДО, для суда или проверки ГИТ готовьте заверенную копию и проверьте, что электронный подлинник с подписями выгружается из архива.»
Ошибки при изменении штатного расписания и во что они обходятся
Цена процедурной ошибки — не только штраф. Если увольнение по сокращению или по пункту 7 части 1 статьи 77 признают незаконным, суд восстанавливает работника и взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула (статья 394 ТК РФ). Спор идёт месяцами, и заработок за это время растёт.
- Новое штатное расписание вводят раньше, чем истёк срок уведомления. Так делают, чтобы быстрее сократить фонд оплаты труда. В итоге должность исчезает из штата, пока работник ещё её занимает, а дата вступления в силу противоречит уведомлению. Это аргумент против работодателя в споре о восстановлении.
- Вакансию, открывшуюся в период предупреждения, не предлагают. Обязанность действует до дня увольнения включительно. Одной непредложенной подходящей должности хватает, чтобы увольнение признали незаконным.
- Оклад снижают приказом без уведомления за 2 месяца или без дополнительного соглашения. Это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юрлица — штраф от 30 000 до 50 000 руб., для должностного лица — предупреждение или от 1 000 до 5 000 руб., для ИП — от 1 000 до 5 000 руб. Повторное нарушение по части 2 обходится юрлицу в 50 000-70 000 руб., а должностному лицу — в 10 000-20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.
- Должность переименовывают только в штатном расписании. В трудовом договоре и сведениях о трудовой деятельности остаётся старое наименование. Льготы, связанные с должностью, под угрозой, а при проверке расхождение видно сразу.
- Сообщение в службу занятости направляют с опозданием или не направляют. За непредставление сведений предусмотрена ответственность по статье 19.7 КоАП РФ. Кроме того, опоздание может сдвинуть дату увольнения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если доказано только то, что документ сформирован в системе от имени работника, спор этим не выигрывается. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, работодатель рискует проиграть спор даже при технически исправной подписи. Проверьте положение о КЭДО до того, как рассылать уведомления о сокращении.»
Что проверить работнику, получившему уведомление
Если уведомление получили вы, сверьте четыре вещи. Первая — дата получения: срок в 2 месяца (у ИП — по трудовому договору) считается со следующего дня. Вторая — основание: при сокращении в уведомлении указана статья 81 ТК РФ, при изменении условий — статья 74 и причина изменений. Третья — перечень вакансий: его обязаны обновлять до дня увольнения. Четвёртая — ваша категория: беременных, женщин с детьми до 3 лет и других работников из статьи 261 ТК РФ сокращать нельзя. Подпись на уведомлении подтверждает только получение, а не согласие. Отказ от новых условий по статье 74 — ваше право, последствия которого описаны выше.
Стоимость КЭДО для уведомлений и кадровых приказов при изменении штатного расписания
Цена зависит от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
Цены указаны на сентябрь 2026 года. Итоговая сумма зависит от численности и набора функций, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета — на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП для работников можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Выводы
Изменение штатного расписания начинается не с приказа, а с вопроса, чьи трудовые договоры оно затрагивает. От ответа зависит, хватит ли одного приказа или понадобятся уведомления за 2 месяца, дополнительные соглашения, сообщения профсоюзу и службе занятости. Дату вступления новой редакции в силу ставят после самого длинного из этих сроков. Уведомления можно подписывать в КЭДО, если у работника есть согласие и соглашение о подписи, а приказ об увольнении по-прежнему оформляют на бумаге.
В Добыто уведомления, дополнительные соглашения и приказы о внесении изменений в штатное расписание уходят сотрудникам на подпись из одной системы, а статусы и данные синхронизируются с 1С:ЗУП. Дата вручения каждого документа видна в архиве, и по ней считаются сроки предупреждения.
Частые вопросы об изменении штатного расписания
Нужно ли знакомить всех работников с новым штатным расписанием под подпись?
Нет. Статья 68 ТК РФ требует знакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Штатное расписание к таким документам обычно не относят, и под подпись его всем не рассылают. Знакомят с документами, которые меняют условия конкретного работника: уведомлением по статье 74 или 180 ТК РФ, дополнительным соглашением, приказом о переводе.
Можно ли уволить по сокращению раньше, чем через 2 месяца?
Да, но только с письменного согласия работника. Работодатель-организация выплачивает ему дополнительную компенсацию: средний заработок пропорционально времени, оставшемуся до конца срока предупреждения. Эту компенсацию платят сверх выходного пособия в размере среднего месячного заработка. Реквизиты письменного согласия указывают в приказе об увольнении.
Что делать, если срок предупреждения истекает, когда работник на больничном или в отпуске?
По части 6 статьи 81 ТК РФ уволить работника по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности или отпуска нельзя, кроме случая ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. На практике увольнение оформляют в первый рабочий день после выхода работника. Вакансии, которые открылись за это время, тоже нужно предложить.
Можно ли отменить сокращение после вручения уведомлений?
Да. Работодатель отменяет приказ о сокращении новым приказом и письменно сообщает об этом работникам. Об изменении или отмене решения о сокращении нужно проинформировать службу занятости в течение 3 рабочих дней после принятия решения (статья 53 Закона № 565-ФЗ). Если в организации есть профсоюз, его тоже уведомляют.
Можно ли подписать приказ об увольнении по сокращению в КЭДО?
Нет. Статья 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО приказ об увольнении, а также трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда. Уведомление о сокращении и предложения вакансий оформить электронно можно. Приказ об увольнении работник подписывает на бумаге, а при отказе составляют акт.
Как часто нужно утверждать штатное расписание заново?
Периодичность в ТК РФ не установлена. Многие работодатели утверждают новую редакцию раз в год, вместе с бюджетом на фонд оплаты труда, но это внутреннее правило. Утвердить новую редакцию можно в любой момент, если изменений накопилось много или меняется структура. Главное — чтобы дата вступления в силу не опережала сроки уведомления работников.
