Штатная единица — это одна позиция в штатном расписании: должность в конкретном подразделении с окладом, рассчитанная на одного работника при полной норме рабочего времени. Единица бывает дробной, например 0,25, 0,5 или 2,75, и в таком виде её записывают в графу 4 формы Т-3. Штатная численность компании равна сумме штатных единиц по всем должностям, включая вакантные позиции и неполные ставки. Считают её по действующему штатному расписанию, которое утверждено приказом руководителя. Штатная численность — это план, то есть сколько ставок предусмотрено. Списочная численность — это факт: сколько людей работает по трудовым договорам на конкретную дату. В форму Росстата П-4 и в расчёт по страховым взносам идёт среднесписочная численность, а не штатная.
Дальше разберём формулу на примере: при 8,75 ставки в списке оказываются 9 человек, а в среднесписочной численности — 7,5. Покажем, как учитывать вакансии, совмещение, внутреннее и внешнее совместительство, почему исполнитель по договору ГПХ не занимает штатную единицу и в каких случаях штатное расписание нужно ИП. Во второй половине статьи — порядок изменения штатного расписания и сокращения со сроками по ТК РФ, настройка в 1С:ЗУП, сроки хранения, образцы документов, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Штатная единица в штатном расписании: что это и как её записывают
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Коммерческие компании не обязаны её применять: Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 разрешил использовать Т-3, собственную форму на её основе или форму, разработанную с нуля. В любой форме должны остаться реквизиты, без которых штатную численность не посчитать: подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад и надбавки.
Структура Т-3 выглядит так: графы 1-2 содержат наименование и код структурного подразделения, графа 3 — должность (специальность, профессию), разряд и класс квалификации, графа 4 — количество штатных единиц, графа 5 — тарифную ставку или оклад, графы 6-8 — надбавки, графа 9 — итог по месячному фонду оплаты труда, графа 10 — примечание. В строке «Итого» суммируются графа 4 и графа 9. Сумма в графе 4 и есть штатная численность.
Дробь в графе 4 появляется в двух случаях: должность рассчитана на неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ или на неё принимают совместителя. Указания по заполнению Т-3 прямо разрешают доли: 0,25, 0,5, 2,75. Одну ставку могут занимать два человека по 0,5, а позицию «2,75» закрывают, например, два работника на полную ставку и один на 0,75.
Штатное расписание связано с трудовым договором через статью 57 ТК РФ: трудовая функция описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Статья 15 ТК РФ определяет трудовые отношения так же. На практике наименование должности в трудовом договоре, приказе Т-1 и личной карточке Т-2 должно совпадать с графой 3 буквально, вплоть до порядка слов. До подсчёта численности сверьте наименования во всех этих документах: расхождения обнаружатся при первой проверке ГИТ.
Как посчитать штатную численность компании: формула и пример
Формула: штатная численность равна сумме количества штатных единиц по всем позициям штатного расписания. Люди в расчёте не участвуют. Вакантная ставка входит в штатную численность, а работник в декрете её не увеличивает: его ставка уже учтена в штатном расписании.
Возьмём компанию с тремя подразделениями. В администрации — директор (1 ставка), главный бухгалтер (1) и бухгалтер на неполное время (0,5). В отделе продаж — руководитель (1) и 3 ставки менеджера, из которых 1 вакантна. На складе — 2 ставки кладовщика и 0,25 ставки уборщика. Штатная численность: 1 + 1 + 0,5 + 1 + 3 + 2 + 0,25 = 8,75.
Люди на этих позициях распределены так. Одна кладовщица находится в отпуске по уходу за ребёнком, на её ставку по срочному трудовому договору принят временный работник. Уборщик — внешний совместитель. Списочная численность: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель отдела, 2 менеджера, 2 кладовщика и временный работник, итого 9 человек. Внешний совместитель в списочную численность не входит. Для среднесписочной численности за полный месяц без кадровых движений кладовщица в отпуске по уходу за ребёнком не учитывается, а бухгалтер на 0,5 ставки учитывается пропорционально отработанному времени: 1 + 1 + 0,5 + 1 + 2 + 2 = 7,5.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штатная, списочная и среднесписочная численность: в чём разница
Три показателя называются похоже, но считаются по разным правилам и нужны для разных задач.
| Показатель | Что считают | Кто не входит | Основание и применение |
|---|---|---|---|
| Штатная | Сумма штатных единиц, включая вакантные и дробные | Люди не считаются, считаются ставки | Штатное расписание, приказ об утверждении; планирование ФОТ, сокращение, вакансии |
| Списочная | Работники по трудовому договору, для которых это основное место работы, на конкретную дату | Внешние совместители, исполнители по договорам ГПХ | Указания Росстата по форме П-4 (приказ Росстата от 17.11.2025 № 638, действует с 01.02.2026) |
| Среднесписочная | Средняя списочная численность за месяц, квартал или год | Работницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком; совместители и ГПХ учитываются отдельно | Тот же приказ Росстата; форма П-4, расчёт по страховым взносам, критерии субъектов МСП |
Когда штатная численность меньше списочной, это обычно означает, что на ставку отсутствующего работника принят временный работник. Когда штатная численность заметно больше списочной, в штатном расписании накопились вакансии, которые компания не закрывает. При сокращении их придётся предлагать работникам.
Внутренний совместитель входит в среднесписочную численность один раз, по основному месту работы. Для отдельных ситуаций приказ № 638 ввёл уточнения. Например, работница в отпуске по беременности и родам, которая одновременно работает внутренним совместителем у того же работодателя, учитывается в среднесписочной численности полностью как один человек.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в материале устарела одна деталь, проверять приходится всё. Сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующей редакции акта. Из разборов, роликов и чужих статей берём логику и перечни: они меняются реже. Прежде чем считать среднесписочную численность по статье прошлого года, откройте действующие указания Росстата.»
Как посчитать штатную численность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите штатное расписание в последней утверждённой редакции и все приказы о внесении изменений, изданные после неё. Численность считается на дату, поэтому изменения, которые вступают в силу позже, не учитывайте.
- Шаг 2. Выпишите по каждому подразделению все позиции из графы 3 с количеством ставок из графы 4, включая дробные значения.
- Шаг 3. Отметьте вакантные позиции, но не исключайте их: вакансия входит в штатную численность.
- Шаг 4. Сложите ставки по подразделениям, затем по компании и сверьте сумму со строкой «Итого» в графе 4.
- Шаг 5. Отдельно посчитайте списочную численность на ту же дату по действующим трудовым договорам без внешних совместителей и исполнителей по ГПХ. Объясните расхождение: временные работники, декретные ставки, вакансии.
Сколько ставок закладывать под кадровую работу
Кадровая служба тоже занимает штатные единицы, и их количество зависит от того, как много ручных операций приходится на одного оформленного сотрудника. Чем выше уровень автоматизации, тем меньше времени уходит на приём одного человека и тем меньше ставок специалиста по кадрам требуется при той же численности персонала.
Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах за год выросла на 30%, а специалист по кадрам в штате остался один. Часть работников трудится удалённо или по гибкому графику, поэтому собирать подписи на бумаге становилось всё сложнее. Компания перевела кадровые документы в электронный вид: подготовка и переход заняли 3 месяца, после чего трудовой договор подписывается обеими сторонами за 1-2 минуты.
Вакансии, совмещение, совместительство и ГПХ: кто занимает штатную единицу
При подсчёте численности чаще всего путаются в том, что один человек может занимать ставку, долю ставки или не занимать её вообще. Ниже — как каждая форма занятости отражается в штатном расписании и в списочной численности.
| Ситуация | Штатная единица | Списочная численность | Документ |
|---|---|---|---|
| Вакансия | Есть, свободна | Не влияет | Штатное расписание |
| Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) | Новая не создаётся: работник выполняет дополнительную работу по другой должности, часто вакантной | Человек учитывается один раз | Письменное согласие, приказ, доплата по ст. 151 ТК РФ |
| Внутреннее совместительство | Занимает долю ставки по второй должности | Один раз, по основному месту | Отдельный трудовой договор |
| Внешнее совместительство | Занимает долю ставки | Не входит | Трудовой договор о работе по совместительству |
| Временный работник вместо отсутствующего | Занимает ставку отсутствующего, новая не создаётся | Входит вместе с отсутствующим | Срочный трудовой договор |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Не занимает | Не входит | Гражданско-правовой договор |
Совмещение и совместительство отличаются составом документов. При совмещении работник в своё рабочее время выполняет дополнительную работу, и для этого достаточно его письменного согласия и приказа с указанием срока, содержания, объёма работы и размера доплаты. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором на работу в свободное от основной работы время. По статье 284 ТК РФ совместитель работает не больше 4 часов в день и не больше половины месячной нормы. Поэтому на позицию совместителя в штатном расписании закладывают долю ставки, как правило не выше 0,5.
Внимание: если внешнего совместителя принимают на вредную или опасную работу, у него запрашивают справку с основного места работы. Одному человеку нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Если работодатель этого не выяснил, отвечать будет он, а не работник.
Оформите приказ о совмещении по свободной штатной единице
Исполнитель по договору ГПХ не занимает штатную единицу и не входит ни в списочную, ни в среднесписочную численность. Из-за этого возникает соблазн закрыть постоянную функцию из штатного расписания договором подряда и не расширять штат. Суд и ГИТ в таком случае оценивают фактические отношения: подчинение правилам внутреннего распорядка, выполнение работы по должности, регулярную оплату за процесс, а не за результат.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством. От того, что человек работает удалённо или даже из другой страны, признаки трудовых отношений не исчезают, и вопрос переквалификации остаётся. Прежде чем выбрать форму договора, проверьте, нет ли в отношениях таких признаков.»
Штатное расписание ИП и небольшой компании: когда оно обязательно
ИП без наёмных работников штатное расписание не составляет: трудовых договоров нет, и ссылаться в них не на что. Как только ИП заключает первый трудовой договор, он становится работодателем, и на него распространяется статья 57 ТК РФ с формулировкой «работа по должности в соответствии со штатным расписанием». Роструд исходит из того, что штатное расписание нужно любому работодателю, который нанимает работников по трудовым договорам, включая ИП.
| Сценарий | Нужно ли штатное расписание | Что критично |
|---|---|---|
| ИП без работников | Нет | Сам ИП штатную единицу не занимает |
| ИП с работниками по трудовым договорам | Да | Совпадение должностей в договорах и штатном расписании, утверждение приказом ИП |
| Работают только исполнители по ГПХ или самозанятые | Нет | Отсутствие признаков трудовых отношений |
| ООО, где работает только директор по трудовому договору | Да | Одна штатная единица директора, оклад не ниже МРОТ при полной ставке |
Отсутствие штатного расписания инспекторы квалифицируют как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Санкция — предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Расхождение наименования должности в трудовом договоре со штатным расписанием оценивают по той же статье.
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор запрашивает штатное расписание вместе с трудовыми договорами и сверяет должности и оклады. Форма, в которой заключён договор, претензий не вызывает: в проверочных листах Роструд прямо предусмотрел, что трудовой договор в бумажной или в электронной форме нарушением не считается. Электронное штатное расписание, утверждённое приказом с электронной подписью руководителя, проверяется так же.
Изменение штатного расписания: приказ, допсоглашение, сокращение
Штатное расписание меняют одним из двух способов: утверждают новую редакцию целиком или издают приказ о внесении изменений с датой вступления в силу. Первый способ удобен при реорганизации структуры, второй — при точечных правках: добавить ставку, переименовать должность, изменить оклад. Какой бы способ вы ни выбрали, изменение действует только с даты, указанной в приказе.
Порядок зависит от того, затрагивает ли изменение людей, которые уже работают:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Новая ставка или новая должность. Достаточно приказа. Штатная численность растёт с даты приказа, а на свободную позицию можно принимать работника или поручать её в порядке совмещения.
- Повышение оклада или переименование занятой должности. Помимо приказа нужно дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ, потому что меняются его условия.
- Снижение оклада или иные изменения условий по организационным причинам без согласия работника. Работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ. Новое штатное расписание в части этой позиции вступает в силу не раньше.
- Исключение занятой ставки. Это сокращение штата по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, у которого свои сроки.
При сокращении каждого работника персонально и под подпись предупреждают не менее чем за 2 месяца до увольнения (статья 180 ТК РФ). В течение этого срока ему предлагают все вакантные должности, которые он может занимать по квалификации, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые. Выборный орган первичной профсоюзной организации и службу занятости уведомляют не позднее чем за 2 месяца, при массовом высвобождении — за 3 месяца. Беременных женщин по сокращению уволить нельзя (статья 261 ТК РФ), а перед выбором кандидатов на увольнение проверяют преимущественное право на оставление на работе по статье 179 ТК РФ. Приказ об изменении штатного расписания при сокращении издают заранее, а исключение ставки назначают на дату после увольнения.
Внимание: приказ об увольнении нельзя подписать электронной подписью в КЭДО, он оформляется только на бумаге. Кроме него на бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
После перевода или переименования должности проверьте карточки сотрудников. В профиле сотрудника в Добыто отображаются должность, отдел и дата устройства, и после приказа об изменении штатного расписания их стоит сверить с новым наименованием позиции.
Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием
Комплект собран вокруг штатной единицы: начните со штатного расписания Т-3, затем по нему сверяйте должность в приказе о приёме, трудовом договоре и личной карточке.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (Excel) | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: настройка и подсчёт ставок
В 1С:ЗУП штатное расписание по умолчанию не ведётся, его включают отдельно. До включения заполните справочники «Подразделения» и «Должности» в разделе «Кадры»: позиции штатного расписания собираются из них.
- Откройте «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» и установите флажок «Ведётся штатное расписание».
- Если нужна история правок, установите флажок «Ведётся история изменений штатного расписания». Без него программа хранит только текущее состояние, и восстановить численность на прошлую дату будет сложно.
- Первоначальный ввод и крупные изменения оформите документом «Утверждение штатного расписания». Изменения относятся к месяцу и действуют с его начала.
- В каждой позиции укажите подразделение, должность, график работы, количество ставок и начисления. Дробные ставки вводятся так же, как в графе 4 формы Т-3.
Итоговая штатная численность выводится в печатной форме Т-3 как сумма ставок по всем позициям. Для сверки со списочной численностью используйте отчёт о штатной расстановке: он показывает, кто занимает каждую позицию и какие ставки свободны.
Когда приказы формируются в ЗУП, а подписываются в системе КЭДО, обмен идёт в обе стороны: документ уходит на подпись, подписанный возвращается со статусом. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.
Полезно знать: по приказу Минтруда № 578 электронный документ, связанный с работой, передаётся работнику в формате PDF/A-1. Файл Word или Excel этому требованию не соответствует, и такой документ придётся дублировать на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровые документы содержат персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы сразу — типовая ситуация и типовое нарушение. Проверьте, разграничен ли в вашей системе доступ по ролям и ведётся ли журнал обращений к документам.»
Хранение штатного расписания и перевод в КЭДО
Штатное расписание и все изменения к нему хранят постоянно. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, их хранят до её ликвидации. Срок установлен перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и не зависит от формы документа: для электронного штатного расписания он тот же.
Факт: графики отпусков и табели хранят 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, а штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. В КЭДО действуют те же сроки.
Приказ об утверждении или изменении штатного расписания подписывает руководитель, работники его не подписывают. Поэтому штатное расписание легко перевести в электронный вид уже на первом этапе, даже если трудовые договоры пока остаются бумажными. Со стороны работодателя документ подписывается УКЭП. Когда штатная численность растёт, растёт и число работников, которым нужна подпись для кадровых документов. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а электронный архив входит в тариф «Бизнес».
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. В комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спросите поставщика системы, выгружает ли она этот комплект целиком в требуемом формате: при проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не картинка на экране.»
Ошибки в подсчёте штатной численности и во что они обходятся
Большинство ошибок появляется, когда штатное расписание перестают вести как рабочий документ и заполняют его только перед проверкой. Цена каждой ошибки проявляется позже: при сокращении, в споре с работником или при визите ГИТ.
- Считать людей вместо ставок. Кадровик берёт списочную численность и называет её штатной, а вакантные позиции выпадают из поля зрения. При сокращении работнику обязаны предложить все подходящие вакансии. Если вакансия в штатном расписании была, а в предложении её нет, суд восстанавливает работника и взыскивает оплату вынужденного прогула за весь период спора.
- Разные наименования должности в штатном расписании и трудовом договоре. Так бывает, когда должность переименовали приказом, а дополнительное соглашение не оформили. Это нарушение статьи 57 ТК РФ, штраф для юридического лица по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Разные оклады на одной должности в одном подразделении без обоснования. Создаёт риск претензии по статье 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности. Различия в оплате закрепляют через разряды, категории или отдельные должности.
- Совмещение без приказа и доплаты. Работник фактически закрывает вакантную ставку, а документов нет. Доплата по статье 151 ТК РФ обязательна, и работник вправе взыскать её за весь период.
- Постоянная штатная функция по договору ГПХ. При переквалификации договора в трудовой работодатель доначисляет страховые взносы, оплачивает отпуска и отвечает за нарушения по статье 5.27 КоАП РФ.
- Снижение оклада в новом штатном расписании без уведомления. Если работника не предупредили за 2 месяца по статье 74 ТК РФ, новый оклад применять нельзя, и разницу придётся выплатить.
Часть ошибок видна только при сопоставлении документов, поэтому раз в квартал сверяйте штатную расстановку со списком действующих трудовых договоров и приказов о совмещении.
Стоимость КЭДО для кадровых документов: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от количества сотрудников, подключённых к электронному документообороту, и от набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по числу сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
В тарифе считаются сотрудники, а не штатные единицы: работник на 0,5 ставки подключается так же, как работник на полной ставке. Перейти на другой тариф можно в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия для вашей численности приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Штатная численность складывается из ставок, а не из людей: в неё входят вакансии и дробные доли, но не входят исполнители по ГПХ. Списочная и среднесписочная численность описывают фактический состав работников и нужны для отчётности, поэтому расхождение со штатной численностью нормально, если его можно объяснить временными работниками, декретными ставками или вакансиями. Любое изменение ставки или оклада оформляется приказом, а для занятых должностей ещё и дополнительным соглашением, уведомлением или процедурой сокращения в сроки ТК РФ.
Штатное расписание и приказы к нему подписывает только работодатель, поэтому их удобно первыми перевести в электронный вид. Добыто связывает кадровый учёт в 1С:ЗУП с подписанием и электронным архивом, чтобы штатные документы, договоры и приказы хранились в одном месте в сроки, установленные Росархивом.
Частые вопросы о штатной единице и штатной численности
Можно ли принять одного человека на 1,5 ставки по одной должности?
По одному трудовому договору работник занимает не больше полной ставки, потому что нормальная продолжительность рабочего времени ограничена 40 часами в неделю. Оставшиеся 0,5 ставки закрывают другим работником или тем же работником по внутреннему совместительству, но по отдельному трудовому договору и в пределах половины месячной нормы (статья 284 ТК РФ). Другой вариант — поручить эту работу в порядке совмещения с доплатой по статье 151 ТК РФ.
Нужно ли держать в штатном расписании вакансии, которые компания не планирует закрывать?
Не нужно, но исключать их надо приказом об изменении штатного расписания, а не просто перестать учитывать. Пока вакансия числится в штатном расписании, при сокращении её обязательно предлагают работникам по части 3 статьи 81 ТК РФ. Исключение вакансии незадолго до сокращения суды проверяют особенно внимательно, поэтому решение фиксируют заранее и с обоснованием.
Входит ли работница в отпуске по уходу за ребёнком в штатную численность?
Её ставка остаётся в штатном расписании, поэтому штатная численность не меняется. В списочную численность она входит, в среднесписочную — нет. На её ставку можно принять временного работника по срочному трудовому договору до выхода основного работника. Новая штатная единица для этого не нужна.
Можно ли утвердить штатное расписание задним числом?
Приказ об утверждении датируется днём подписания, а срок вступления в силу указывается в самом приказе. Утверждение задним числом противоречит данным кадрового учёта и электронному журналу подписаний: в КЭДО дата и время подписи фиксируются автоматически, и изменить их нельзя. В 1С:ЗУП изменения по документу «Утверждение штатного расписания» действуют с начала месяца, к которому они отнесены.
Сдаётся ли штатное расписание в ГИТ, СФР или налоговую?
Штатное расписание никуда регулярно не сдаётся. Его предъявляют по требованию ГИТ при проверке, а также суду в трудовых спорах. В отчётность попадают другие данные: в форму П-4 и расчёт по страховым взносам — среднесписочная численность, в ЕФС-1 — сведения о приёме, переводе и увольнении с наименованием должности, которое должно совпадать со штатным расписанием.
Как учитывать дистанционных работников в штатном расписании?
Дистанционный работник занимает штатную единицу так же, как офисный, и отражается в том подразделении, где числится его должность. Условие о дистанционной работе закрепляется в трудовом договоре по статье 312.1 ТК РФ, а не в штатном расписании. Отдельная позиция нужна, если у дистанционной работы другой оклад или другой режим, из-за которого меняется количество ставок.
