Штатное расписание в компании с филиалами одно: по статье 20 ТК РФ работодатель — юридическое лицо, а филиал по статье 55 ГК РФ юридическим лицом не является и собственного штата не имеет. Филиалы, представительства и другие обособленные подразделения входят в общее расписание отдельными разделами. У каждого раздела свой код, свои должности, число ставок, оклады и надбавки. Отдельный документ по филиалу допустим только как часть единого расписания: его утверждает руководитель организации или руководитель филиала по доверенности, и численность со сводной версией обязана сходиться. В группе из нескольких юрлиц расписаний столько, сколько работодателей: у каждого ООО или АО своё, а у ИП одно на все точки.
В сценарной таблице собраны шесть типовых конфигураций бизнеса, от филиала, внесённого в ЕГРЮЛ, до дистанционных работников в регионах. Разберём, какие графы формы Т-3 выделяют филиал и кто подписывает изменения. Покажем, как совмещение и совместительство влияют на число ставок и как ведут штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3. Во второй половине статьи — порядок утверждения по шагам, ошибки, из-за которых суд отменяет сокращение в филиале, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Почему у юрлица с филиалами одно штатное расписание
Трудовые договоры с работниками филиала заключает организация, даже если от её имени подписывает директор филиала. По статье 55 ГК РФ филиал — обособленное подразделение юридического лица, которое находится вне места его нахождения и выполняет все его функции или их часть. Имуществом филиал наделяет создавшее его юрлицо, руководителя назначает тоже оно, и действует руководитель по доверенности. Сведения о филиалах и представительствах вносят в ЕГРЮЛ. Проверить, какие подразделения числятся за организацией, можно в выписке из реестра через сервис ФНС для получения сведений из ЕГРЮЛ: филиалы и представительства показаны там отдельным блоком.
Из этого вытекает кадровая конструкция. Раз работодатель один, то и структура, штатный состав и штатная численность у него одни. Указания по заполнению формы Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 описывают штатное расписание именно так: документ оформляет структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с её уставом. Филиал в этой логике — структурное подразделение, которое в графах 1 и 2 формы получает наименование и код.
Статья 57 ТК РФ связывает трудовой договор со штатным расписанием в двух местах. Трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Для работника, которого принимают в филиал или другое обособленное подразделение в другой местности, в договоре указывают место работы с названием подразделения и его местонахождением. Поэтому должность в договоре сотрудника филиала сверяют с тем разделом общего расписания, к которому он относится.
С 2013 года, после вступления в силу 402-ФЗ, унифицированная форма Т-3 не обязательна: организация может утвердить собственную форму. На число документов это не влияет, своя форма тоже одна на работодателя. При проверке ГИТ, как правило, запрашивает штатное расписание вместе с трудовыми договорами: без него нельзя сверить наименования должностей, оклады и число ставок.
Когда допустим отдельный документ по филиалу
На практике крупные компании нередко выпускают штатное расписание филиала отдельным документом, чтобы директор филиала работал только со своим штатом. Закон такую конструкцию прямо не запрещает, но она держится на четырёх условиях:
- порядок утверждения расписаний филиалов закреплён в положении о филиале или в приказе руководителя организации;
- руководитель филиала утверждает документ, только если право утверждать штатное расписание прямо указано в его доверенности;
- документ филиала оформлен как часть общего: единые реквизиты, дата, период действия и ссылка на сводное расписание организации;
- любое изменение в филиале одновременно отражается в сводном расписании, иначе у работодателя появляются две расходящиеся версии штата.
Если хотя бы одно условие не выполнено, безопаснее держать один документ с разделами по филиалам и выдавать директору филиала выписку из него.
Когда отдельные штатные расписания по филиалам не нужны
Отдельный документ по филиалу не даёт выигрыша, если кадровый учёт ведёт головной офис в одной базе 1С и приказы по всем подразделениям подписывает один руководитель. Не нужен он и обособленному подразделению без статуса филиала, то есть офису или складу, который поставлен на налоговый учёт, но в ЕГРЮЛ как филиал не внесён. Для таких подразделений достаточно раздела с отдельным кодом в общем расписании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сколько штатных расписаний в разных конфигурациях бизнеса
Число расписаний зависит от числа работодателей, а число разделов внутри расписания — от оргструктуры. Таблица собирает типовые варианты:
| Конфигурация | Сколько расписаний | Как отразить | Что критично |
|---|---|---|---|
| Одно юрлицо, несколько офисов в одном городе | Одно | Офисы — структурные подразделения со своими кодами | Совпадение наименований подразделений в расписании и в трудовых договорах |
| Юрлицо с филиалами и представительствами из ЕГРЮЛ | Одно; выписки по филиалам — по положению о филиале | Каждый филиал — отдельный раздел, внутри него отделы | Полномочия директора филиала в доверенности; местонахождение филиала в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ |
| Обособленное подразделение по статье 11 НК РФ без статуса филиала | Одно | Раздел с кодом подразделения | Стационарные рабочие места на срок более одного месяца создают обособленное подразделение для налогового учёта; кадровый документ при этом не удваивается |
| Группа компаний из нескольких юрлиц | По одному на каждое юрлицо | У каждого работодателя свой документ, свой приказ об утверждении | Общее расписание на группу недопустимо: работник числится у конкретного работодателя |
| ИП-работодатель с несколькими магазинами или точками | Одно | Точки — подразделения внутри расписания ИП | Филиалов по статье 55 ГК РФ у ИП не бывает, поэтому отдельных документов по точкам нет |
| Дистанционные работники в разных регионах | Одно | По подразделению, к которому работник отнесён | Регион проживания работника сам по себе не создаёт ни филиал, ни отдельный раздел |
Разные значения во второй графе встречаются только там, где работодателей несколько. Поэтому первым делом определяют, кто именно работодатель, а потом уже решают, сколько разделов и выписок нужно внутри его документа.
Отдельно стоит ИП. Штатное расписание у индивидуального предпринимателя с наёмными работниками оформляется по тем же правилам: по форме Т-3 или по собственной форме. Трудовую функцию в договоре с работником ИП по статье 57 ТК РФ тоже можно описать через должность по штатному расписанию. Если расписания нет, должность и трудовую функцию придётся подробно раскрыть в каждом договоре.
Какие данные штатного расписания выделяют филиал
В форме Т-3 филиал виден по графам 1 и 2: наименование структурного подразделения и его код. Дальше по каждой строке раздела идут должность, специальность или профессия с разрядом и квалификацией (графа 3), число штатных единиц (графа 4), тарифная ставка или оклад (графа 5), надбавки (графы 6-8), месячный фонд по должности (графа 9) и примечание (графа 10). В шапке документа указывают наименование организации, номер и дату составления, период действия, реквизиты приказа об утверждении и общее число штатных единиц.
Коды подразделений организация назначает сама. Удобная схема: первый уровень кода обозначает филиал, второй — отдел внутри него. Тогда по коду в трудовом договоре, приказе о приёме и ЕФС-1 видно, к какому разделу расписания относится работник.
Для компании с филиалами в разных регионах в разделах чаще всего различаются три группы данных.
- Надбавки. Районный коэффициент и процентная надбавка для филиала в районах Крайнего Севера и приравненных местностях отражаются в графах 6-8 именно этого раздела, а не всей организации.
- Оклады по одинаковым должностям. Разный оклад менеджера в двух филиалах допустим, если разница объясняется объективными причинами: другой объём работ, квалификация, условия труда. Статья 132 ТК РФ запрещает дискриминацию при установлении оплаты, поэтому основание разницы фиксируют в положении об оплате труда.
- Неполные ставки. В графе 4 можно указывать доли: 0,25, 0,5, 0,75 ставки. Для небольшого филиала это способ показать реальную занятость без лишних целых единиц.
Фамилии работников в штатное расписание не вносят. Для распределения людей по должностям служит штатная расстановка, внутренний документ, который форма Т-3 не заменяет. Сверьте раздел филиала с трудовыми договорами его работников: должность, подразделение и оклад в каждом договоре должны совпадать со строкой расписания.
Образцы штатного расписания и положения о КЭДО
Начните с унифицированной формы Т-3: по ней удобно проверить состав граф, а для собственного макета с разделами по филиалам используйте образец.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк, .xlsx) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания (.xls) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО (.docx) | Скачать |
Как утвердить и изменить штатное расписание компании с филиалами
Утверждает штатное расписание приказ руководителя организации или уполномоченного им лица. Так записано в указаниях по применению формы Т-3, и так же вносятся изменения. Периодичность закон не устанавливает: одни компании утверждают документ ежегодно, другие меняют его приказами по мере необходимости. Директор филиала подписывает изменения по своему разделу, только если право утверждать штатное расписание прямо перечислено в его доверенности.
Что проверить до утверждения
- Перечень филиалов и представительств в расписании совпадает с выпиской из ЕГРЮЛ и с положениями о филиалах.
- Наименования подразделений и должностей совпадают с трудовыми договорами, приказами о приёме и сведениями ЕФС-1.
- Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование соответствует квалификационному справочнику или профстандарту: этого требует часть 2 статьи 57 ТК РФ.
- Оклады в расписании не ниже окладов в действующих трудовых договорах и дополнительных соглашениях.
- Районные коэффициенты и надбавки проставлены только в разделах тех филиалов, к которым они относятся.
- Итог по числу штатных единиц и фонду оплаты труда в сводном документе равен сумме разделов и выписок по филиалам.
Как утвердить штатное расписание с филиалами: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите оргструктуру: перечень филиалов, представительств и обособленных подразделений с кодами и внутренними отделами.
- Шаг 2. Запросите у руководителей филиалов предложения по должностям, числу ставок и окладам в их разделах.
- Шаг 3. Сведите разделы в один документ по форме Т-3 или по утверждённой в организации форме и проверьте его по списку выше.
- Шаг 4. Подготовьте приказ об утверждении штатного расписания с датой введения в действие; если директора филиалов утверждают свои выписки, укажите это в приказе со ссылкой на положение о филиале.
- Шаг 5. Подпишите приказ и расписание у руководителя организации или у лица с доверенностью.
- Шаг 6. Если новое расписание меняет условия действующих трудовых договоров, оформите с работниками дополнительные соглашения до даты введения.
Приказ об утверждении и изменения штатного расписания можно провести в электронном виде. Схема та же, что для любого кадрового документа в КЭДО: кадровик создаёт приказ, система строит маршрут согласования, подписанный документ уходит в электронный архив. В Добыто в разделе документов видны статусы согласования и подписания по каждому приказу, а подписать, согласовать или отправить в архив можно сразу пакет документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Документ от имени работодателя подписывают УКЭП: руководитель организации или сотрудник, которому право подписи передано машиночитаемой доверенностью. Если у компании есть филиалы, лучше заранее выделить в кадрах и бухгалтерии нескольких сотрудников с делегированным правом подписи, чтобы приказ по филиалу не ждал одного человека. Сотрудники со своей стороны подписывают кадровые документы УНЭП, которую получают в личном кабинете. Проверьте, у кого в компании сейчас есть действующая МЧД, прежде чем строить маршрут согласования.»
Полезно знать: на бумаге закон оставляет трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Штатного расписания и приказов о его изменении в этом перечне нет, их можно вести в КЭДО.
Изменение, которое затрагивает должность или оклад конкретного работника, требует дополнительного соглашения к трудовому договору. Если условия меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических причин, по статье 74 ТК РФ работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца. При сокращении должностей в филиале действует статья 180 ТК РФ: персональное предупреждение не менее чем за 2 месяца до увольнения. Профсоюз и службу занятости тоже уведомляют не позднее чем за 2 месяца, а при массовом высвобождении не позднее чем за 3 месяца.
Кейс из практики: сервисная компания на 235 сотрудников, около трети из которых работает удалённо в других регионах, реорганизовалась из ООО в АО. Каждый сотрудник должен был подписать документы о переходе, а бумажное оформление с курьерами занимало 3-5 дней на один комплект и требовало участия трёх человек: HR-специалиста, офис-менеджера и бухгалтера. После перехода на КЭДО всем сотрудникам дали 2 дня на подключение, и подключились все. Кадровые документы теперь ведёт один бухгалтер, подписание занимает не больше полудня, а только на курьерах за первые месяцы компания сэкономила 60 000 рублей.
Совмещение, совместительство и должности в штатном расписании филиала
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ не требует отдельной штатной единицы. Работник в течение своего рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или такой же должности с письменного согласия и за доплату по статье 151 ТК РФ. Для совмещения по другой должности в расписании должна быть вакантная ставка или должность временно отсутствующего работника. При совмещении по такой же должности расширяется зона обслуживания или увеличивается объём работ, и новая строка в расписании не появляется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внутреннее совместительство устроено иначе. По статьям 60.1 и 282 ТК РФ совместитель выполняет другую работу в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. Под такой договор в расписании нужна ставка или её доля, например 0,5 единицы в разделе нужного филиала.
| Параметр | Совмещение (статья 60.2 ТК РФ) | Внутреннее совместительство (статьи 60.1, 282 ТК РФ) |
|---|---|---|
| Когда выполняется | В пределах рабочего дня по основной работе | В свободное от основной работы время |
| Оформление | Письменное согласие и приказ; договор тот же | Отдельный трудовой договор |
| Штатная единица | Не нужна, используется вакантная ставка или ставка отсутствующего | Нужна ставка или её доля |
| Оплата | Доплата по соглашению сторон (статья 151 ТК РФ) | Оплата пропорционально отработанному времени или выработке |
При работе с филиалами из таблицы следует простое правило: если сотрудник головного офиса берёт на себя обязанности в филиале в течение своего рабочего дня, это совмещение, и штат филиала не меняется. Если он работает в филиале в другое время по отдельному договору, в разделе филиала нужна ставка.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 при филиалах
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3 штатное расписание включают в настройках кадрового учёта, а утверждают и меняют документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Позиции расписания привязаны к подразделениям, поэтому филиал в базе заводят подразделением с отметкой обособленности. Если филиал сам начисляет и выплачивает зарплату и выделен на отдельный баланс, его, как правило, заводят отдельной карточкой организации с признаком обособленного подразделения и ссылкой на головную организацию.
Во втором варианте позиции филиала хранятся в базе отдельно от головного офиса. Юридически работодатель остаётся один, поэтому перед утверждением проверьте, что печатная форма Т-3 собрана по головной организации вместе со всеми её обособленными подразделениями, а не только по одной карточке.
Лайфхак: документы от имени работодателя подписывают в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете сотрудника. Руководителю достаточно завести пользователя с ограниченными правами: он открывает список документов «на подпись мне» и подписывает их пакетом.
Важный нюанс из практики: при подключении кабинета сотрудника в 1С указывают, какие подразделения публикуются. К КЭДО можно подключать филиалы по очереди, начиная с одного. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и в сети филиалов роль такой группы удобно отдать одному подразделению.
Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы между базой и системой КЭДО синхронизируются автоматически. Приказы по штатному расписанию при этом формируются в 1С, как и раньше, а на подпись уходят через КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переводить в электронный вид все процессы сразу не нужно. Сначала с сотрудниками начинают подписывать заявления на отпуск, затем запрашивают справки и отправляют расчётные листки, а уже после этого переходят к остальным документам. Такая очерёдность даёт кадровой службе время отладить маршруты согласования. Составьте список процессов по филиалам и решите, с какого начнёте.»
Штатное расписание в КЭДО: подпись, формат, хранение
Для КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ в редакции 377-ФЗ работодатель издаёт локальный нормативный акт о переходе, утверждает положение о КЭДО, уведомляет работников и получает их письменное согласие. Согласие не нужно от тех, кого приняли после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа: для них КЭДО применяется по умолчанию. Эти шаги нужны для документов, которые подписывают работники. Сам приказ об утверждении штатного расписания подписывает только работодатель.
Какой подписью утверждать штатное расписание в электронном виде
Со стороны работодателя кадровые документы подписывают УКЭП. Это подпись руководителя, полученная в налоговой или у доверенных лиц ФНС, либо личная УКЭП сотрудника, который подписывает по машиночитаемой доверенности. ПЭП и УНЭП для этих целей не подходят: ими работники подписывают свои документы в личном кабинете, а усиленную неквалифицированную подпись работника по статье 22.3 ТК РФ применяют при наличии соглашения, которое содержит порядок её проверки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если документ ведётся только в электронном виде, без бумажного дубля, файл должен быть в формате PDF/A-1A: такое требование содержит приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Word, Excel или обычный PDF этому требованию не соответствуют, и такие документы придётся дублировать на бумаге. Штатное расписание часто готовят в Excel, поэтому перед подписанием его сохраняют в нужный формат. Проверьте формат файла до того, как отправить его на подпись.»
Внимание: штамп на PDF — только визуализация электронной подписи. Его можно скопировать любым редактором и вставить в другой документ, поэтому подлинность подписи проверяют программой по файлу подписи, а не по картинке.
В Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а работа с УКЭП работодателя и электронный архив входят в тариф «Бизнес».
Как хранить штатные расписания и приказы в электронном архиве
Штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет. Сроки хранения в КЭДО те же, что и для бумажных документов. Каждую редакцию расписания и каждый приказ об изменении сохраняют вместе с файлами подписей: по ним восстанавливают, какой штат действовал на конкретную дату. Это нужно при споре о сокращении или при проверке ГИТ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Электронный архив должен не только хранить документ, но и давать возможность быстро его найти, проверить подлинность и убедиться, что редакция актуальна. Для этого определяют структуру архива, правила индексирования, настраивают поиск и контроль доступа и регулярно проверяют целостность данных. Параметры архива организация определяет сама с учётом своей специфики, но в рамках требований закона. Для компании с филиалами начните со структуры: одна папка на редакцию расписания, внутри приказы по каждому филиалу.»
Что об этом думает ГИТ: на проверку по электронным кадровым документам передают приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов усиленной неквалифицированной подписью и сам архив документов. Архив — это файл документа и отдельные файлы электронных подписей к нему. У контролирующих органов есть собственное программное обеспечение для проверки подписей.
Ошибки в штатном расписании с филиалами и во что они обходятся
Отдельного штрафа за «неправильное число» штатных расписаний в КоАП нет. Ошибки проявляются позже: при проверке ГИТ, при сокращении и при закрытии филиала.
Расхождение между расписанием и трудовыми договорами
Должность, подразделение или оклад в договоре работника филиала не совпадают со строкой расписания. Обычно так происходит, когда филиал ведёт свой документ, а сводный вовремя не обновляют. ГИТ квалифицирует такое расхождение по части 1 статьи 5.27 КоАП: от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица. Повторное нарушение по части 2 обходится юрлицу в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.
Неверно определённая местность при сокращении и закрытии филиала
При сокращении работодатель по части 3 статьи 81 ТК РФ предлагает работнику все вакансии в данной местности. Вакансии в других местностях он предлагает, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или трудовым договором. Данная местность, по пункту 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, — это территория в административно-территориальных границах населённого пункта.
Если филиал в другой местности закрывается полностью, по части 4 статьи 81 ТК РФ трудовые договоры с его работниками расторгают по правилам ликвидации организации. Если «филиал» находится в том же городе, что и головной офис, его закрытие — это сокращение, и вакансии предлагают по всей организации в этом городе. Расписание, в котором разделы не привязаны к местонахождению, провоцирует ошибку в выборе основания. Если суд признаёт увольнение незаконным, по статье 394 ТК РФ работника восстанавливают, выплачивают ему средний заработок за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Утверждение без полномочий и общее расписание на группу компаний
Директор филиала утверждает изменения в своём разделе, хотя в доверенности такого права нет. Формально документ подписан неуполномоченным лицом, и работодатель не сможет опереться на него в споре. Вторая типовая ошибка встречается в холдингах: одно расписание на несколько юрлиц. Работник числится у конкретного работодателя, поэтому для каждого ООО или АО нужен свой документ и свой приказ.
Стоимость КЭДО для компании с филиалами на 2026 год
Цена зависит от численности сотрудников во всех филиалах, от нужных видов подписи и от того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, подписи ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для сети филиалов итог считается по общей численности работодателя, потому что подключается одна организация со всеми подразделениями. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и актуальные цены опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Число штатных расписаний определяется числом работодателей, а не числом офисов. У юрлица с любым количеством филиалов, представительств и обособленных подразделений один документ с разделами. Выписки по филиалам допустимы, если их порядок закреплён и они сходятся со сводной версией. В группе компаний у каждого юрлица своё расписание, у ИП одно на все точки. Привязка разделов к местонахождению филиалов и совпадение строк расписания с трудовыми договорами защищают работодателя при сокращении и при проверке ГИТ.
В Добыто приказы об утверждении и изменении штатного расписания проходят маршрут согласования и подписываются УКЭП работодателя, а данные остаются в 1С:ЗУП. Филиалы при этом можно подключать к КЭДО по очереди, начиная с пилотного подразделения.
Частые вопросы о штатном расписании компании с филиалами
Что сделать с расписанием при открытии нового филиала посреди года?
Руководитель организации издаёт приказ об изменении штатного расписания и добавляет раздел филиала с кодом, должностями, ставками и окладами. Утверждать новое расписание целиком не требуется. Параллельно сведения о филиале вносят в ЕГРЮЛ. Если открывается обособленное подразделение без статуса филиала, организация по подпункту 3 пункта 2 статьи 23 НК РФ сообщает о его создании в налоговую инспекцию в течение одного месяца.
Можно ли принять работника в филиал, если в его разделе нет вакантной ставки?
Сначала меняют штатное расписание: добавляют должность или увеличивают число единиц приказом, и только затем подписывают трудовой договор. Трудовая функция по статье 57 ТК РФ описывается через должность по штатному расписанию. Договор на должность, которой в расписании нет, при проверке ГИТ даёт основание для штрафа по части 1 статьи 5.27 КоАП.
Как отразить ставку сотрудницы, которая ушла в отпуск по уходу за ребёнком?
Ставка остаётся в расписании за этой должностью, отдельную единицу не вводят. На время отпуска по уходу за работницей сохраняется место работы по статье 256 ТК РФ, поэтому замещающего сотрудника принимают на ту же ставку по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ. Договор действует до выхода основной работницы.
Нужно ли сдавать штатное расписание в ГИТ, СФР или налоговую?
Нет, штатное расписание и приказы о его изменении остаются у работодателя. Их предъявляют по запросу: при проверке ГИТ, в судебном споре, при запросе органов, которые проверяют соблюдение трудового законодательства. Изменение штата отражается во внешних сведениях только через кадровые события: приём, перевод или увольнение попадают в ЕФС-1.
Нужно ли штатное расписание ИП, у которого нет работников?
Нет. Штатное расписание оформляет структуру и численность работников, поэтому документ появляется вместе с первым трудовым договором. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются: работниками по ТК РФ они не являются.
На какой срок утверждают штатное расписание?
Закон срок не устанавливает. В шапке формы Т-3 есть графа «на период», её заполняют по решению организации, например на календарный год. Если период не указан, расписание действует до утверждения новой редакции или до внесения изменений приказом. Все редакции и приказы об изменениях хранятся постоянно.
