Сроки утверждения и хранения штатного расписания что требует закон

Сроки утверждения и хранения штатного расписания закон регулирует неравномерно: срок утверждения и периодичность пересмотра ТК РФ не устанавливает, а срок хранения задан жёстко. Штатное расписание утверждают приказом руководителя, и удобнее сделать это до приёма первых работников: статья 57 ТК РФ привязывает трудовую функцию к должности по штатному расписанию. Обязательные сроки появляются при изменениях: не позднее чем за 2 месяца работников письменно уведомляют об изменении условий договора по статье 74 ТК РФ и под подпись предупреждают о сокращении по статье 180. Расписание и изменения к нему хранятся постоянно в организации, которая их утвердила, 3 года в других организациях, а штатная расстановка — 50/75 лет.

Материал помогает выстроить календарь работы со штатным расписанием: когда приказ об изменении можно вводить в действие, как связать его с уведомлениями работников и соглашением о совмещении, сколько хранить электронную версию из КЭДО и 1С:ЗУП. Отдельно разобрано, обязаны ли ИП и микропредприятия вести штатку и какой штраф возможен по статье 5.27 КоАП. Сценарная таблица сроков, пошаговый порядок изменения, чек-лист проверки, образец формы Т-3 и стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.

Какой срок утверждения штатного расписания установлен законом

Общего срока, к которому штатное расписание нужно утвердить или переутвердить, в ТК РФ нет. Статья 57 ТК РФ называет трудовую функцию работой по должности в соответствии со штатным расписанием, но не требует ежегодного утверждения и не ограничивает срок действия документа. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 прямо указал: частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов, в частности штатного расписания, определяет работодатель.

Из этого следуют две рабочие модели. Первая — расписание утверждают без конечной даты и меняют приказами по мере необходимости. Вторая — утверждают на календарный год, если так удобнее планировать фонд оплаты труда. Обе законны, но выбранную модель стоит закрепить в приказе: формулировка «на 2026 год» создаёт обязанность самой компании к 1 января 2027 года утвердить новую редакцию, иначе на проверке возникнет вопрос, по какому документу работают сотрудники после этой даты.

Порядок утверждения описан в Указаниях по применению формы Т-3, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-3 не обязательна: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель. Собственную форму утверждают тем же приказом, а Т-3 остаётся удобным образцом, к которому привыкли инспекторы и бухгалтерия.

Что закон регулирует, а что отдаёт на усмотрение работодателя:

Жёсткие сроки в таблице относятся только к двум моментам: к изменениям, которые задевают действующих работников, и к хранению. Всё остальное компания определяет сама, поэтому приказ об утверждении служит единственным документом, по которому инспектор восстановит, какая редакция действовала на конкретную дату.

Когда штатное расписание приходится менять

Поводы для изменений связаны с должностями и окладами: вводится новая должность, исключается старая, меняется численность подразделения, пересматриваются оклады и надбавки. С 1 января 2026 года добавился ещё один повод для сверки: приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст ввёл классификатор профессий и должностей ОК 016-2025 взамен ОК 016-94. Наименования должностей в действующем расписании стоит сверить с новым классификатором, а найденные расхождения оформить приказом об изменении.

Если изменение не затрагивает условия трудовых договоров действующих сотрудников, например добавляется вакантная ставка, ТК РФ не устанавливает срока ни для приказа, ни для уведомлений. Приказ можно ввести в действие со дня подписания. Проверить себя просто: если ни у одного работника не меняются должность, оклад или иное условие договора, сроки статей 74 и 180 к этому изменению не применяются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки при изменении штатного расписания: 2 месяца, 3 рабочих дня и новое преимущественное право

Дата введения изменений в действие зависит от того, кого они задевают. Если по организационным или технологическим причинам меняются условия, которые стороны согласовали в трудовом договоре, статья 74 ТК РФ требует письменно уведомить работника не позднее чем за 2 месяца. Трудовую функцию таким способом изменить нельзя: перевод на другую должность оформляют только с согласия работника. Если должность исключается и работника сокращают, статья 180 ТК РФ требует предупредить его персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения.

На практике это значит, что приказ об изменении штатного расписания, который затрагивает оклады или сокращает ставки, вводят в действие не раньше, чем истекут 2 месяца с даты вручения уведомлений. Приказ, вступающий в силу на следующий день, при таких изменениях создаёт расхождение: по штатке ставки уже нет или оклад другой, а работник продолжает работать на прежних условиях до истечения срока предупреждения.

С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ, который дополнил статью 179 ТК РФ. При равной производительности труда и квалификации преимущество на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор возобновился после возвращения с военной службы по части 9 статьи 351.7 ТК РФ. Текст закона опубликован на официальном портале правовой информации, публикация от 25.04.2026. Сокращения, которые планируются по новому штатному расписанию осенью 2026 года, проверяют уже с учётом этой категории.

Отдельный срок действует для совмещения. По статье 60.2 ТК РФ дополнительную работу поручают с письменного согласия работника, а в соглашении фиксируют срок, содержание и объём работы. Каждая сторона может досрочно отказаться от совмещения, предупредив другую письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Если должность, обязанности по которой выполнялись по совмещению, исключается из штатного расписания, предупреждение об отмене совмещения вручают с соблюдением этого срока.

Сценарии изменений и сроки, которые к ним привязаны:

Самый длинный срок в таблице задаёт дату вступления изменений в силу. Если в одном приказе соединены вакантная ставка и сокращение, весь приказ привязывают к двухмесячному сроку либо разделяют на два приказа с разными датами.

Как изменить штатное расписание с соблюдением сроков: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, затрагивает ли изменение действующих работников: меняются ли их оклады, другие условия договора, сокращаются ли занятые ставки, отменяется ли совмещение. От ответа зависит, какие сроки применяются.
2. Шаг 2. Подготовьте новую редакцию штатного расписания или изменения к нему и проект приказа. Дату введения в действие поставьте с запасом: не ранее чем через 2 месяца после вручения уведомлений по статьям 74 или 180 ТК РФ и не ранее чем через 3 рабочих дня после предупреждения об отмене совмещения.
3. Шаг 3. Подпишите приказ об утверждении изменений у руководителя или уполномоченного лица.
4. Шаг 4. Вручите уведомления: об изменении условий — письменно, о сокращении — персонально и под подпись, об отмене совмещения — письменно. Сохраните подтверждение даты вручения: от неё отсчитывается срок.
5. Шаг 5. При сокращении проверьте преимущественное право по статье 179 ТК РФ, включая категорию, добавленную 108-ФЗ с 1 сентября 2026 года.
6. Шаг 6. В дату введения изменений в действие оформите кадровые документы по каждому затронутому работнику.
7. Шаг 7. Подшейте приказ и новую редакцию расписания в дело по номенклатуре со сроком хранения «постоянно» по статье 40 Перечня № 236.

Штраф за отсутствие штатного расписания отдельным составом не выделен. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц за нарушение трудового законодательства в целом, и инспекция применяет её к конкретному нарушенному обязательству. Существеннее другое: по пунктам 23-24 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 работодатель доказывает законность основания увольнения и соблюдение процедуры. Редакции штатного расписания до и после сокращения с датами приказов используются как доказательство того, что сокращение реально было, а нарушенный срок предупреждения ставит под вопрос всю процедуру.

Уведомления по статьям 74 и 180 в практике Добыто направляют работникам через КЭДО: сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, а дата подписания фиксируется системой и уходит в электронный архив вместе с документом.

Образцы формы Т-3 и уведомления работнику об изменении условий

Начните с формы Т-3: по ней удобно собрать первую редакцию расписания, а уведомление пригодится, когда изменения затронут оклады или другие условия действующих договоров.

Срок хранения штатного расписания: постоянно, 3 года или до ликвидации

Статья 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, разделяет срок по месту нахождения экземпляра. В организации, которая утвердила штатное расписание, оно и все изменения к нему хранятся постоянно. В других организациях, например у головной компании, получившей копию расписания дочерней, срок — 3 года. Примечание к статье 40 добавляет третий вариант: организации, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят штатные расписания до ликвидации.

Большинство коммерческих компаний источниками комплектования не являются, поэтому для них практический срок — до ликвидации организации. Проверить свой статус можно по договору или уведомлению государственного либо муниципального архива: если организация включена в список источников комплектования, документы постоянного хранения со временем передаются туда. Официальные приказы Росархива, включая Перечень № 236 и Правила хранения, собраны в разделе приказов на сайте Росархива.

Штатную расстановку со штатным расписанием часто путают, а сроки у них разные. Расстановка показывает, кто из работников занимает какую ставку, и по статье 42 того же Перечня хранится 50/75 лет: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних. Если расстановка ведётся как приложение к расписанию в одном деле, срок дела определяют по самому длинному из сроков вошедших в него документов, а надёжнее вести их в разных делах.

Срок хранения нельзя определить по аналогии с соседними документами, если вид документа назван в Перечне прямо. Сложнее с сопутствующими материалами: служебными записками об изменении штата, расчётами фонда оплаты труда, выгрузками из учётной системы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, тогда при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Как хранить действующую и заменённые редакции

Важный нюанс из практики: документы делят на текущие и завершённые. Действующая редакция штатного расписания и приказ о её утверждении — текущее дело, с которым работает кадровая служба. Заменённые редакции вместе с приказами об изменениях переходят в архивную часть, но не уничтожаются: срок у них тот же, что у действующей, — постоянно или до ликвидации. Номенклатура дел с указанием статьи 40 Перечня страхует от того, что при очередной чистке архива старые редакции посчитают устаревшими.

Штатная расстановка требует другого подхода к описи, потому что по ней через десятилетия восстанавливают сведения о конкретном человеке.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Срок в пятьдесят лет установлен неспроста: такие документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому на длительное хранение я советую делать опись не по годам, а по людям. Ищут обычно не дело за конкретный год, а сведения о конкретном работнике.»

Штатное расписание в электронном виде: КЭДО, электронная подпись и 1С:ЗУП

Статья 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, и перечисляет исключения в части 3. Штатного расписания среди исключений нет, поэтому по общему правилу его можно утверждать и хранить в электронном виде. Условие задаёт статья 22.2 ТК РФ: КЭДО вводится локальным нормативным актом, в котором есть перечень электронных документов и категорий работников. Штатное расписание и приказы о его изменении включают в этот перечень, иначе электронная редакция остаётся без основания.

Отдельного вида электронной подписи именно для штатного расписания ТК РФ не называет, общие правила подписания электронных кадровых документов установлены статьёй 22.3. Электронная форма не сокращает срок хранения: организацию хранения электронных архивных документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки по видам документов по-прежнему задаёт Перечень № 236.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатывать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.»

Для штатного расписания с постоянным сроком хранения это решение особенно долгосрочное. Если компания переходит на КЭДО в середине года, ранее утверждённые бумажные редакции остаются в бумажном архиве, а новые приказы об изменениях подписываются и хранятся уже электронно. Тарифы Добыто на уровне Бизнес включают электронный архив, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Штатное расписание в 1С:ЗУП на платформе 1С 8.3

В 1С:ЗУП 3.1 первая редакция оформляется документом «Первое утверждение штатного расписания», последующие — документом «Изменение штатного расписания». Изменения документом доступны, если в настройках кадрового учёта включено ведение истории изменения штатного расписания. Штатная расстановка в программе — отчёт, а не документ утверждения, поэтому её распечатка не заменяет приказ и не хранится вместо него.

Дата документа об изменении в 1С должна совпадать с датой введения в действие из приказа, иначе оклады по новой штатке подтянутся в начисления раньше, чем истечёт двухмесячный срок уведомления. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы и статусы подписания синхронизируются автоматически: приказ об изменении уходит из 1С на подпись в КЭДО и возвращается с отметкой о подписании.

Когда электронное штатное расписание не подходит

Электронная редакция не работает в двух ситуациях. Первая — в компании нет ЛНА о КЭДО или штатное расписание не включено в перечень электронных документов по статье 22.2 ТК РФ: до утверждения или дополнения такого акта расписание утверждают на бумаге. Вторая — действующая редакция уже подписана на бумаге: её оригинал остаётся бумажным весь срок хранения, а скан в системе служит только рабочей копией. Перевести штатку в электронный вид в такой ситуации можно со следующей редакции, утвердив её электронным приказом.

Штатное расписание у ИП и микропредприятия: обязательно ли его вести

Отдельной нормы, которая прямо обязывала бы каждого ИП-работодателя вести штатное расписание, в ТК РФ нет. Статья 309.2 ТК РФ разрешает работодателю — субъекту малого предпринимательства, отнесённому к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, включая «другие акты», и перенести обязательные условия в трудовые договоры. Тот же режим распространяется на ИП, если он отвечает критериям микропредприятия. Штатное расписание в статье отдельно не названо, поэтому вопрос о том, охватывает ли его отказ от ЛНА, в практике остаётся спорным.

Позиции ведомств склоняются к обязательности. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 назвал штатное расписание локальным нормативным актом организации, а в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 говорил о штатном расписании организации. Минтруд в разъяснении по микропредприятиям, которое опубликовано на сайте Минтруда в разделе о трудовых отношениях, относил штатное расписание к обязательным ЛНА; эта позиция сформулирована в 2016 году, до действующей редакции статьи 309.2. Письма ведомств выражают их мнение и нормативными актами не являются.

Практический ориентир для ИП и микропредприятий такой. Если ИП не отвечает критериям микропредприятия, штатку ведут на тех же условиях, что и организации. Если отвечает и решил не вести, должность всё равно нужно точно назвать в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ, а при сокращении придётся доказывать реальность изменения штата другими документами: по постановлению Пленума ВС РФ № 2 законность основания и процедуры доказывает работодатель. Компактное расписание на 3-5 должностей обходится дешевле, чем восстановление этой доказательной базы в споре.

Чек-лист: соблюдены ли сроки по штатному расписанию

Перед плановой проверкой ГИТ, сокращением или переходом на КЭДО пройдите по пунктам:

• Есть приказ руководителя или уполномоченного лица об утверждении действующей редакции, дата введения в действие указана.
• Если прежний приказ ограничивал срок действия периодом, например годом, на следующий период утверждена новая редакция.
• Должности в трудовых договорах совпадают с наименованиями в штатном расписании, наименования сверены с ОК 016-2025.
• По каждому изменению окладов или других условий договора работники письменно уведомлены не позднее чем за 2 месяца до даты введения изменений.
• При сокращении предупреждения вручены персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, преимущественное право проверено с учётом 108-ФЗ.
• Совмещение по исключаемым должностям отменено с письменным предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня.
• Все редакции и приказы об изменениях подшиты в дело со сроком «постоянно» или «до ликвидации» по статье 40 Перечня № 236, штатная расстановка ведётся отдельно со сроком 50/75 лет по статье 42.
• Штатное расписание включено в перечень электронных документов ЛНА о КЭДО, если ведётся электронно, а бумажные оригиналы не заменены сканами.
• Дата документа об изменении в 1С:ЗУП совпадает с датой введения в действие из приказа.

Если хотя бы один пункт не выполнен, начните с номенклатуры дел и приказов: по ним восстанавливается хронология редакций, а от хронологии зависят все остальные сроки.

Стоимость КЭДО для утверждения и хранения штатного расписания

Стоимость электронного документооборота для кадровых документов, включая штатное расписание и уведомления об изменениях, зависит от численности сотрудников и набора функций: электронного архива, интеграции с 1С и видов подписи.

Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и от того, нужны ли электронный архив и синхронизация с 1С:ЗУП. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Утверждать штатное расписание к определённой дате или переутверждать его каждый год закон не требует: периодичность выбирает работодатель, а форму документа — руководитель. Обязательные сроки возникают, когда изменения касаются людей: 2 месяца на уведомление об изменении условий и на предупреждение о сокращении, 3 рабочих дня на отмену совмещения, а с осени 2026 года при сокращении учитывается новая категория с преимущественным правом. Хранить расписание и все его редакции нужно постоянно или до ликвидации, расстановку — 50/75 лет, и электронный формат эти сроки не меняет.

В Добыто приказы об изменении штатного расписания и уведомления работникам проходят подписание электронной подписью и попадают в электронный архив вместе с датами, от которых отсчитываются сроки, а штатка при этом остаётся в 1С:ЗУП.

Частые вопросы о штатном расписании

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?

Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 относит штатное расписание к локальным нормативным актам организации, но указывает, что работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу, если такая обязанность не установлена отдельно. Работник узнаёт о своей должности и окладе из трудового договора, а об изменениях, которые его затрагивают, — из уведомлений по статьям 74 или 180 ТК РФ.

Чьи подписи нужны на штатном расписании?

Форма Т-3 по постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а само расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного лица. С 1 января 2013 года форма Т-3 необязательна, поэтому в собственной форме состав подписей определяет руководитель. Приказ об утверждении нужен в любом варианте формы.

Нужно ли переименовывать должности после перехода на ОК 016-2025?

Приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст ввёл ОК 016-2025 с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94, но срока, к которому работодатель обязан переименовать должности, этот приказ не устанавливает. Классификатор используют при сверке наименований. Если наименование занятой должности меняется, это затрагивает условие трудового договора, поэтому изменение оформляют приказом об изменении штатного расписания и дополнительным соглашением с работником.

Нужно ли согласие работников, чтобы вести штатное расписание в КЭДО?

Штатное расписание утверждает руководитель, работники его не подписывают, поэтому для электронной формы самой штатки достаточно включить её в перечень документов ЛНА о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Письменное согласие работника требуется в случаях, установленных той же статьёй, для обмена с ним электронными документами, например уведомлениями об изменении условий договора. Расходы на получение и использование электронной подписи работника по статье 22.2 несёт работодатель.

Может ли работник сам отказаться от совмещения, если штатное расписание не меняется?

Да. По статье 60.2 ТК РФ досрочно прекратить совмещение может любая сторона, а не только работодатель. Работник письменно предупреждает работодателя не позднее чем за 3 рабочих дня, после чего дополнительную работу прекращают, а доплату перестают начислять. Штатное расписание при этом не меняется: должность, обязанности по которой выполнялись по совмещению, остаётся в нём.