Группа должностей штатного расписания — это аналитический признак, по которому позиции сводят в укрупнённые блоки для расчёта ФОТ, численности, укомплектованности и текучести. Позиции объединяют по функции и подразделению, по уровню или грейду, по категории персонала, по профессиональной группе ОКЗ и по условиям труда. Одна позиция может входить сразу в несколько группировок. Группа не меняет трудовую функцию: её по-прежнему определяет наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре по статье 57 ТК РФ. Перенос позиции в другую группу — это настройка справочника, а смена наименования требует приказа об изменении штатного расписания и дополнительных соглашений с работниками.
Материал помогает собрать группировку, которая годится и для управленческих отчётов, и для кода ОКЗ в ЕФС-1, и для формы 1-Т(проф) на 31 октября 2026 года. Покажем, какие позиции нельзя сливать под общее наименование, почему совмещение не создаёт новой позиции и как грейды уживаются с требованием одинаковых окладов. Пошаговая инструкция, отчёты 1С:ЗУП, порядок действий при переходе на ОК 016-2025, сценарная таблица, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Должность, позиция, штатная единица и группа: уровни данных штатного расписания
Часть 2 статьи 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому наименование должности — юридически значимый уровень данных: от него зависят трудовой договор, приказы и сведения в ЕФС-1. Признаки, которые надстраиваются поверх наименования только для отчётов, работодатель настраивает сам, и согласие работника для этого не требуется.
- Должность — наименование трудовой функции. Если с работой связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.
- Позиция штатного расписания — связка подразделения и должности с условиями: разрядом или категорией, начислениями, условиями труда. Именно так позицию хранит 1С:ЗУП.
- Штатная единица — количество ставок по позиции, в том числе дробное.
- Группа должностей — признак, по которому позиции сводятся в блоки для анализа планового и фактического ФОТ, численности и укомплектованности. Состав и коды групп работодатель определяет сам.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года для негосударственных организаций она необязательна: часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ и информация Минфина России № ПЗ-10/2012. Работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания и добавить в неё графы для группы, грейда или кода ОКЗ. Практичнее другой вариант: утверждаемый документ оставить в привычных графах, а аналитические признаки вести в кадровой программе. Тогда пересборка групп под новую оргструктуру не требует переутверждать штатное расписание.
Проверка простая. Если правка касается только признака группы, трудовые договоры не меняются. Если меняется наименование должности, оформляют приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения.
Пять признаков группировки должностей и какую аналитику даёт каждый
Признак выбирают под вопрос, на который отвечает отчёт. Бюджет подразделений считают по функциональной группировке, статистику и ЕФС-1 заполняют по ОКЗ, политику оплаты строят по грейдам, и все три группировки живут в одной позиции параллельно.
| Признак | Какой вопрос закрывает | Откуда брать данные | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Функция и подразделение | Плановый и фактический ФОТ, численность и укомплектованность по направлениям | Структурные подразделения в штатном расписании; в 1С:ЗУП позиции анализируются по должностям и подразделениям | Одна должность в двух подразделениях — это две разные позиции, сводятся они только в отчёте |
| Уровень или грейд | Вилки оплаты, рост внутри вилки, переход на следующий уровень | Грейдовая система компании; в 1С:ЗУП КОРП грейды — отдельная HR-функция | Грейд не заменяет должность и позицию; оклады по одноимённым должностям Роструд рекомендует устанавливать одинаковые |
| Категория персонала | Структура штата: руководители, специалисты, рабочие; данные для формы 57-Т | Разряд или категория как характеристика позиции в 1С:ЗУП; код категории персонала в 57-Т | В 57-Т рядом с категорией указывают пятизначный код по ОКПДТР, группа ОКЗ его не заменяет |
| Профессиональная группа ОКЗ | Форма 1-Т(проф), код ОКЗ в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 | ОК 010-2014: 10 основных групп, коды из 1-4 знаков | Код подбирают по фактически выполняемой функции, а не по названию должности |
| Условия труда, льготы и ограничения | Позиции с компенсациями и ограничениями, контроль особых правил по отпускам и оплате | Условия труда в позиции штатного расписания | Наименования по справочникам или профстандартам (часть 2 статьи 57 ТК РФ); под общее название не сливаются |
Функциональную и грейдовую группировку можно пересобирать при каждой смене оргструктуры. Группа ОКЗ и признак условий труда привязаны к внешней отчётности и к нормам ТК РФ, поэтому их закрепляют за позицией и меняют только вместе с трудовой функцией.
Профессиональные группы ОКЗ: связь с ЕФС-1 и формой 1-Т(проф)
Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) принят приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст и действует с 1 июля 2015 года. Кодировка иерархическая: один знак — основная группа, два — подгруппа, три — малая группа, четыре — начальная группа. Для аналитики штата обычно хватает первого знака, для ЕФС-1 нужен полный код. Основных групп 10:
- 1 — руководители;
- 2 — специалисты высшего уровня квалификации;
- 3 — специалисты среднего уровня квалификации;
- 4 — служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учётом и обслуживанием;
- 5 — работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
- 6 — квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства;
- 7 — квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий;
- 8 — операторы производственных установок и машин, сборщики и водители;
- 9 — неквалифицированные рабочие;
- 0 — военнослужащие.
Форма ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года действует в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462, который заменил приказ № 2281. В графе 5 подраздела 1.1 отражают трудовую функцию и структурное подразделение по штатному расписанию, в графе 6 — код ОКЗ. Минтруд в письме от 12.12.2025 № 14-3/В-1582 разъяснил, что код подбирают по фактически выполняемой трудовой функции. Два офис-менеджера с одинаковым наименованием, из которых один ведёт кадровые документы, а другой встречает посетителей, по этой логике могут получить разные коды.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для статистики группа ОКЗ нужна в форме 1-Т(проф). Приказ Росстата от 31.07.2026 № 428 утвердил её по состоянию на 31 октября 2026 года: сдача со 2 по 30 ноября, периодичность раз в два года. Отчитываются юридические лица, кроме субъектов МСП и организаций исключённых видов деятельности, с учётом выборочного перечня респондентов Росстата. Показатели распределяются по профессиональным группам ОКЗ, и группировка, собранная заранее, переносится в форму без ручной разметки.
Форма 57-Т устроена иначе. По приказу Росстата от 22.07.2025 № 348 её сдавали за октябрь 2025 года выбранные Росстатом юридические лица, кроме субъектов МСП, с периодичностью раз в два года. В ней указывают пятизначный код профессии или должности по ОКПДТР и код категории персонала, что видно из формы 57-Т и указаний по её заполнению. Если компания попадает в выборку обеих форм, у позиции должны быть заполнены оба признака.
Полезно знать: новый классификатор профессий ОК 016-2025 связан с ОКЗ, а ОКЗ используется для кода трудовой функции в ЕФС-1. Обновление наименований по ОК 016-2025 затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА.
Грейды: группировка по уровню без разных окладов на одной должности
Грейд объединяет позиции по ценности для компании: у каждого уровня своя вилка оплаты, работник растёт внутри вилки или переходит на уровень выше. Ограничение задаёт письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1. Конкретный оклад в трудовом договоре в пределах вилки допустим, но по одноимённым должностям оклады следует устанавливать одинаковые, а различия относить к надтарифным выплатам. Если два работника с наименованием «менеджер по продажам» стоят в разных грейдах, разницу в оплате закладывают надбавкой. Развести их по разным наименованиям можно, только если функции действительно различаются.
В 1С:ЗУП КОРП грейды реализованы отдельной HR-функцией и не подменяют должность или позицию штатного расписания. Грейдовая группировка остаётся аналитической надстройкой, а оклад по-прежнему берётся из позиции.
Какие должности в штатном расписании нельзя объединять
Группировка в отчёте безопасна, пока она не трогает наименование должности и условия позиции. Ошибка начинается там, где ради компактной аналитики позиции сливают в одну строку штатного расписания или переименовывают под общее название.
Позиции с льготами, компенсациями и ограничениями
Если с выполнением работы связаны компенсации, льготы или ограничения, часть 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности соответствовало квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Укрупнённое название вроде «специалист производственного участка» на месте нескольких профессий с разными условиями труда ломает эту связь: из штатного расписания и трудового договора уже не видно, кому положены компенсации. Такие позиции объединяют только в аналитической группе, а в штатном расписании каждая остаётся отдельной строкой со своим наименованием.
Отдельный признак условий труда у позиции нужен и для оперативных решений. С 1 сентября 2026 года для работников с вредными условиями действует особое правило по отпускам, и отчёт по группе «вредные условия» сразу показывает, на кого оно распространяется.
Внимание: по закону № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА, с оплатой не менее чем в двойном размере.
Совмещение должностей не создаёт новой позиции
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой должности наряду с работой по трудовому договору, в течение установленной продолжительности рабочего дня. Для неё нужно письменное согласие работника, а статья 151 ТК РФ предусматривает доплату, размер которой стороны устанавливают с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Статья 60.2 отличает совмещение другой должности от расширения зон обслуживания и увеличения объёма работ по той же должности: во втором случае новая должность в расчёт не попадает вовсе.
Совмещение оформляют по должности, которая уже есть в штатном расписании. Роструд в ответе на вопрос о совмещении на портале Онлайнинспекция.РФ рассматривает такую должность как вакантную. Для аналитики из этого следует прямой вывод: в отчёте об укомплектованности позиция по совмещению остаётся вакансией, а не закрытой ставкой, иначе отчёт занижает реальную потребность в персонале.
Когда группировка избыточна
Если в штатном расписании несколько позиций, каждая из них и так является отдельной группой, а сводный отчёт по признакам ничего не добавляет к самому документу. У ИП-работодателя и микропредприятия с небольшим штатом группировка обычно сводится к одному признаку — условиям труда, если есть позиции с компенсациями. Грейды, функциональные блоки и разметка по ОКЗ для 1-Т(проф) в таком штате не нужны: субъекты МСП эту форму не сдают, а код ОКЗ для ЕФС-1 проставляется у каждого работника без промежуточных групп.
Как сгруппировать позиции штатного расписания
Группировка собирается за один проход по действующей редакции штатного расписания, если до начала сверены наименования и коды. Иначе каждая ошибка в исходных данных размножается во все отчёты.
Что проверить до начала группировки
- Действующая редакция штатного расписания утверждена, наименования должностей в ней совпадают с трудовыми договорами.
- Отмечены позиции, с которыми связаны льготы, компенсации или ограничения, и их наименования соответствуют квалификационным справочникам или профстандартам.
- Наименования сопоставлены с ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года.
- У каждой позиции есть код ОКЗ, подобранный по фактически выполняемой функции.
- В 1С:ЗУП включено ведение штатного расписания с историей изменений, если нужна динамика ФОТ и численности.
- Определено, попадает ли организация в выборку 1-Т(проф) на 31 октября 2026 года и 57-Т.
- Сформулированы вопросы руководства к отчёту: ФОТ, укомплектованность, вакансии, текучесть.
Как объединить позиции штатного расписания в группы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите все позиции штатного расписания с подразделением, должностью, количеством штатных единиц, окладом и условиями труда. Работайте с позициями, а не с наименованиями: одна должность в двух подразделениях даёт две строки.
- Шаг 2. Присвойте каждой позиции код ОКЗ по фактической трудовой функции и выведите первый знак кода в отдельный столбец. Это готовая группировка для 1-Т(проф) и сверки с графой 6 подраздела 1.1 ЕФС-1.
- Шаг 3. Отметьте признаком позиции с вредными условиями, компенсациями и ограничениями. Эти строки не объединяйте в штатном расписании, даже если в аналитике они попадают в одну группу.
- Шаг 4. Задайте функциональную группировку под структуру управленческих отчётов: производство, продажи, администрирование и другие блоки, принятые в компании. Позиция входит ровно в одну функциональную группу.
- Шаг 5. Если в компании есть грейды, присвойте уровень каждой позиции и проверьте, что у одноимённых должностей в разных грейдах совпадают оклады, а разница заложена надбавками.
- Шаг 6. Позиции по совмещению оставьте вакантными в отчёте об укомплектованности, а доплаты за совмещение учитывайте отдельной строкой фактического ФОТ.
- Шаг 7. Закрепите справочник групп в кадровой программе и порядок его обновления: кто меняет признак при вводе новой позиции и при изменении штатного расписания.
Бланк штатного расписания для разметки групп
Бланк по форме Т-3 удобен как исходная выгрузка: в нём есть подразделение, должность, количество единиц и оклад, а графы для группы и кода ОКЗ добавляются справа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (XLSX) | Скачать |
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: где хранить группы и какие отчёты строить
В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание ведётся по позициям. Позиция хранит подразделение, должность, разряд или категорию, начисления и условия труда, а по штатному расписанию программа анализирует плановый и фактический ФОТ и укомплектованность. Разряды и категории предусмотрены как характеристики позиции, поэтому группировка по категории персонала строится на данных, которые уже есть в программе.
Для аналитики динамики нужен вариант ведения штатного расписания с историей изменений: он включается отдельной настройкой. Без истории отчёт показывает только текущее состояние, и сравнить ФОТ группы до и после реорганизации по данным программы нельзя.
Стандартный набор отчётов в материалах 1С включает «Штатную расстановку», «Анализ штатного расписания», «Заполненность штатного расписания» и печатную форму «Штатное расписание (Т-3)». Состав отчётов и реквизитов зависит от версии и редакции: в ПРОФ и КОРП он различается, грейды есть только в КОРП. Перед тем как проектировать группировку, проверьте в своём релизе, по каким полям позиции отчёты умеют группировать. Признаки, которых в программе нет, ведут в собственной форме штатного расписания и сводят с выгрузкой из 1С.
Штатное расписание в 1С связано с кадровыми документами: приказами, дополнительными соглашениями, переводами. В сервисе Добыто для этого есть модуль 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день, а документы между программой и КЭДО синхронизируются автоматически. Изменения по позициям уходят на подпись сотрудникам без ручной выгрузки файлов.
Изменение штатного расписания при перегруппировке и переходе на ОК 016-2025
Набор документов зависит от того, какой уровень данных меняется: аналитический признак, наименование должности или код для отчётности.
| Что меняется | Что оформить |
|---|---|
| Группа, грейд или функциональный блок, которые ведутся только в кадровой программе | Правка справочника; утверждённое штатное расписание и трудовые договоры не меняются |
| Наименование или код должности при переходе на ОК 016-2025 | Приказ о внесении изменений в штатное расписание либо штатное расписание в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам, обновление должностных инструкций, ЛНА и кадровой программы |
| Код ОКЗ работника в ЕФС-1 | Подбор по фактически выполняемой функции (письмо Минтруда от 12.12.2025 № 14-3/В-1582), заполнение по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 |
| Код должности в подразделе 1.3 ЕФС-1 у государственного или муниципального учреждения | Сверка со справочником кодов должностей и профессий в редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389, зарегистрированного Минюстом 18.05.2026 |
Самая трудоёмкая строка — вторая: переименование одной должности тянет за собой столько дополнительных соглашений, сколько работников её занимают. Если переименование оформлено только в штатном расписании, наименование в нём и в трудовом договоре расходится, а трудовая функция по статье 57 ТК РФ определяется именно связкой этих документов.
Факт: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и действует с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года.
Пакет дополнительных соглашений при массовом переименовании удобнее проводить через КЭДО. В практике Добыто такой пакет формируется из кадровой программы и уходит сотрудникам маршрутом согласования, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Каждая редакция штатного расписания остаётся частью архива. Штатные расписания и ЛНА хранятся постоянно, для приказов по личному составу и трудовых договоров действуют сроки 50 или 75 лет, и те же сроки распространяются на документы в КЭДО. Для аналитики это означает, что старые редакции с прежней группировкой можно поднять в любой момент, если они сохранены вместе с приказами об изменениях. На тарифе «Бизнес» сервиса Добыто такие документы хранятся в электронном архиве.
Какую схему группировки выбрать: сценарии для разных работодателей
Набор признаков зависит от того, какую отчётность сдаёт работодатель и как устроена оплата труда.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ИП или микропредприятие с небольшим штатом | Наименования должностей по статье 57 ТК РФ, отдельные строки для позиций с компенсациями, код ОКЗ для ЕФС-1 | Грейды, функциональные блоки, разметка для 1-Т(проф) |
| Организация не из МСП, попавшая в выборку 1-Т(проф) | Группа ОКЗ у каждой позиции по состоянию на 31 октября 2026 года, сдача со 2 по 30 ноября | Грейды, если отчёт не используется для политики оплаты |
| Компания с грейдовой системой оплаты | Одинаковые оклады по одноимённым должностям, разница через надтарифные выплаты | Детализация ОКЗ глубже основной группы для управленческих отчётов |
| Государственное или муниципальное учреждение | Коды должностей для подраздела 1.3 ЕФС-1 по справочнику в редакции приказа СФР № 389 | Коммерческие грейды |
| Производство с вредными условиями труда | Признак условий труда у позиции, наименования по справочникам или профстандартам | Укрупнённые функциональные блоки |
| Компания на 1С:ЗУП, которая анализирует динамику ФОТ | Ведение штатного расписания с историей изменений | Печатная форма Т-3 как основной формат анализа |
Сценарии пересекаются: производственная организация не из МСП собирает и признак условий труда, и группу ОКЗ. Признаки складываются, а не заменяют друг друга, поэтому справочник групп лучше проектировать сразу под все сценарии, которые относятся к компании.
Лайфхак: при анализе ФОТ по группам сверяйте оклады нижних уровней с региональным МРОТ, а не с федеральным. Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей.
Стоимость КЭДО для работы со штатным расписанием и кадровыми документами
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании, которая переименовывает должности под ОК 016-2025 и подписывает дополнительные соглашения со всем штатом, итог определяется численностью и тем, нужна ли синхронизация с 1С:ЗУП. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Группировка должностей работает как надстройка над штатным расписанием: юридически значимым остаётся наименование должности в позиции и трудовом договоре, а признаки для отчётов можно перестраивать без участия работников. Функциональные блоки и грейды подстраиваются под управленческие задачи, тогда как группа ОКЗ и признак условий труда связаны с ЕФС-1, статистикой и нормами ТК РФ и меняются только вместе с трудовой функцией. Позиции с компенсациями не сливаются в одну строку, совмещение не закрывает вакансию, а одноимённые должности в разных грейдах различаются надбавками.
Когда группировка требует переименований и пакетных дополнительных соглашений, основная нагрузка ложится на подписание и хранение документов. Добыто связывает 1С:ЗУП с КЭДО, чтобы изменения штатного расписания доходили до сотрудников и возвращались в архив подписанными без бумажного оборота.
Частые вопросы о группах должностей и штатном расписании
Можно ли указать в штатном расписании вилку окладов?
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 допускает установление в трудовом договоре конкретного оклада в пределах вилки. При этом ведомство указывает, что по одноимённым должностям оклады следует устанавливать одинаковые, а различия в оплате относить к надтарифным выплатам: надбавкам и доплатам. Вилка удобна для планирования ФОТ по грейду, но в договоре с каждым работником фиксируется конкретная сумма.
Можно ли вводить в штатное расписание неполные ставки?
Да. Указания по заполнению формы Т-3, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, прямо допускают доли штатных единиц в графе 4, например 0,25; 0,5 или 2,75. В аналитике по группам численность в штатных единицах и численность работников считают раздельно: две позиции по 0,5 ставки дают одну штатную единицу и двух человек.
Обязан ли ИП-работодатель вести штатное расписание?
Прямой нормы с такой обязанностью в ТК РФ нет. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 выводит необходимость штатного расписания для работодателя с наёмными работниками из статей 15 и 57 ТК РФ, и тот же вывод распространяется на ИП, но это позиция ведомства. Статья 309.2 ТК РФ разрешает микропредприятию отказаться от части ЛНА при переносе условий в трудовые договоры по типовой форме, однако штатное расписание в этих положениях прямо не названо.
Чем совместительство отличается от совмещения для штатного расписания?
Совместительство по статье 60.1 ТК РФ — другая регулярная оплачиваемая работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ выполняется наряду с основной работой в пределах рабочего дня, без отдельного трудового договора, с письменного согласия и доплатой по статье 151 ТК РФ. Совместитель оформляется на позицию отдельным договором, а совмещение — приказом и соглашением к основному договору.
Какой код ОКЗ ставить, если должности нет в классификаторе?
Минтруд в письме от 12.12.2025 № 14-3/В-1582 рекомендует в такой ситуации использовать связь с ОКПДТР и выбирать ближайшую по выполняемым функциям группу занятий. Код указывают в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 по форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Тот же код удобно сохранить в позиции штатного расписания, чтобы группировка по ОКЗ и сведения в СФР не расходились.
Учитываются ли исполнители по ГПХ в группах штатного расписания?
Нет. Штатное расписание описывает работу по должности, которая по статьям 15 и 57 ТК РФ составляет трудовую функцию по трудовому договору. Исполнители по договору ГПХ и самозанятые штатных единиц не занимают, поэтому затраты на них анализируют отдельно от ФОТ и укомплектованности по группам должностей.
