Совмещение должностей: оформление и штатное расписание 2026

Совмещение должностей оформляется письменным соглашением сторон и приказом работодателя, а штатное расписание при этом не меняется: совмещаемая штатная единица остаётся в нём ровно такой, какой была. Поручить дополнительную работу можно только по должности, которая в штатном расписании уже есть и свободна, либо по единице временно отсутствующего работника. Размер доплаты стороны определяют сами: статья 151 ТК РФ верхнюю границу не устанавливает. Главное различие в теме такое: совмещение профессий требует отдельной штатной единицы, а расширение зон обслуживания и увеличение объёма работы оформляются по собственной должности работника и штатного расписания не касаются вовсе.

Разберём, чем совмещение отличается от внутреннего совместительства и временного перевода, какие формулировки в приказе вызывают вопросы у ГИТ и когда штатное расписание всё-таки придётся переутверждать. Покажем, где совмещение отражается в учёте, а где его быть не должно: в табеле, в ЕФС-1, в трудовой книжке, в 1С:ЗУП. Отдельно — доплата: как считать процент, почему её нельзя прятать внутрь МРОТ и как она влияет на отпускные. Сравнительная таблица вариантов дополнительной работы, образцы кадровых документов, размеры штрафов и стоимость подключения КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает приказ о совмещении в формате .docx: укажите срок, содержание дополнительной работы и размер доплаты, блок согласия работника подставится в документ автоматически.

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ: что это и с чем его путают

Статья 60.2 ТК РФ описывает четыре разные конструкции под одной крышей: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Общее у них одно — дополнительная работа выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня, за дополнительную оплату и только с письменного согласия работника. Различаются они тем, по какой должности выполняется дополнительная работа, и именно от этого зависит, нужна ли строка в штатном расписании.

Совместительство сюда не относится вообще. Роструд разводит эти понятия в справочнике портала онлайнинспекция.рф по вопросам совместительства и совмещения: при совместительстве дополнительная работа выполняется в свободное от основной работы время и по отдельному трудовому договору, при совмещении — внутри того же рабочего дня и без нового договора. Практическое следствие для кадровика: совместитель занимает штатную единицу и попадает в отчётность, работник на совмещении — нет.

Сравнение пяти способов поручить сотруднику дополнительную работу собрано в таблице. Смотрите на четвёртый столбец: он и отвечает на вопрос про штатное расписание.

Из таблицы следует практический критерий выбора. Если нужной должности в штатном расписании нет и вводить её вы не собираетесь, оформляйте увеличение объёма работы по действующей должности работника, а не совмещение: тогда вопрос о штатной единице не возникает. Если работник должен подписывать документы от имени другой должности, обходной вариант не подходит, потребуется именно совмещение и единица под него.

Нужна ли совмещаемая должность в штатном расписании

Совмещение должностей возможно только по должности, которая внесена в штатное расписание. Норма прямо этого не пишет, но конструкция статьи 60.2 отсылает к «другой профессии (должности)», а трудовая функция по статье 57 ТК РФ определяется по штатному расписанию. Поручить работу по должности, которой в организации не существует, невозможно: нечего указать ни в соглашении, ни в приказе, ни в основании для расчёта доплаты.

При этом само штатное расписание при оформлении совмещения не меняется. Новая единица не вводится, отметок о занятости не появляется, приказ об изменении не издаётся. Совмещаемая должность формально остаётся вакантной: работник выполняет по ней дополнительную работу, но не занимает её. По этой же причине вакансия продолжает числиться свободной и её можно закрыть постоянным сотрудником в любой момент, прекратив совмещение.

Отдельная развилка — исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Единица здесь занята: за декретницей или отпускником должность сохраняется. Свободной вакансии нет и не должно быть, а совмещение всё равно оформляется законно. Кадровики регулярно спотыкаются на этом месте и пытаются ввести дублирующую единицу «на время отсутствия», после чего в штатном расписании появляются две одинаковые должности с разными окладами.

Когда штатное расписание всё-таки придётся изменить

Есть четыре ситуации, в которых без приказа об изменении штатного расписания не обойтись:

• Должности, которую надо совмещать, в штатном расписании нет. Сначала вводится единица приказом об изменении или утверждением штатного расписания в новой редакции, и только потом оформляется совмещение.
• Нужна часть ставки. Если по должности требуется только половина объёма, единицу вводят дробной, 0,5 ставки, и от её оклада считается доплата.
• Совмещение стало постоянным. Когда одна и та же вакансия годами закрывается совмещением, разумнее пересобрать функционал: изменить наименование должности работника и её оклад, а лишнюю единицу исключить.
• Изменилось наименование должности по классификатору. С 1 января 2026 года применяется ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.

У индивидуального предпринимателя логика та же. Обязанность вести штатное расписание вытекает из статьи 57 ТК РФ, а форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 остаётся необязательной: ИП вправе утвердить собственный бланк. Но если предприниматель поручает продавцу совмещение по должности кладовщика, эта должность в его штатном расписании должна быть.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить совмещение: порядок и документы

Оформление держится на двух документах: письменном соглашении сторон и приказе работодателя. Соглашение фиксирует, что работник согласен, приказ — что работодатель поручил. Практика допускает совмещение этих функций: если работник ставит на приказе отметку о согласии собственноручно, отдельное соглашение можно не составлять. Надёжнее всё же оформить дополнительное соглашение к трудовому договору: в нём удобнее описать содержание и объём дополнительной работы, а спор о том, на что именно работник соглашался, при таком документе не возникает.

Что проверить до подписания приказа

1. Есть ли совмещаемая должность в действующей редакции штатного расписания и свободна ли по ней единица.
2. Не требует ли должность квалификационных условий, которых у работника нет: медосмотра, допуска, обязательного обучения по охране труда.
3. От какого оклада будет считаться доплата: по основной должности работника, по совмещаемой или в твёрдой сумме.
4. Укладывается ли дополнительная работа в нормальную продолжительность рабочего дня. Совмещение не удлиняет смену, и если объём физически не помещается, это уже сверхурочная работа с другой оплатой по статье 152 ТК РФ.
5. Кто подписывает приказ и есть ли у него полномочия: если документ подписывает не руководитель, нужна доверенность или приказ о делегировании права подписи.

Как оформить совмещение должностей: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите служебную записку или иное обоснование от руководителя подразделения: по какой должности, в каком объёме и на какой срок нужна дополнительная работа.
2. Шаг 2. Сверьте должность со штатным расписанием и убедитесь, что единица свободна либо закреплена за временно отсутствующим работником.
3. Шаг 3. Согласуйте с работником срок, содержание, объём дополнительной работы и размер доплаты. Согласие должно быть письменным, устная договорённость в этой конструкции не работает.
4. Шаг 4. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах либо предусмотрите в приказе поле для отметки о согласии работника.
5. Шаг 5. Издайте приказ о совмещении: должность, вид дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ, период с указанием дат, размер доплаты и порядок её начисления, основание.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с приказом под подпись и передайте данные в расчёт: без этого доплата не попадёт в начисления следующего месяца.
7. Шаг 7. Зарегистрируйте приказ в журнале приказов по личному составу и отправьте копию в подразделение, где выполняется дополнительная работа.

Формулировка срока — место, где кадровые документы чаще всего ломаются. Если совмещение вводится на период отсутствия конкретного работника, пишите не календарные даты, а событие: «на период отсутствия основного работника в связи с отпуском по уходу за ребёнком, до дня его выхода на работу». Календарная дата в такой ситуации приводит к тому, что работник вышел раньше, а доплата продолжает начисляться.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о совмещении читают не как текст, а как набор реквизитов: должность, вид дополнительной работы, срок, размер доплаты, основание. Если хотя бы один из них сформулирован через «по мере необходимости» или «в размере до 50 процентов», документ перестаёт быть основанием для начисления. Перед подписанием проверьте, можно ли по приказу однозначно посчитать сумму за конкретный месяц без обращения к автору документа.»

В практике Добыто приказ о совмещении обычно заводят отдельным типом документа со своим шаблоном и маршрутом: руководитель подразделения согласует, кадровая служба формирует, работник подписывает. Тип и маршрут настраиваются один раз, дальше документ собирается по шаблону с подстановкой данных сотрудника.

Образцы кадровых документов для оформления совмещения

Комплект закрывает всю цепочку от штатного расписания до учёта рабочего времени, начинать удобнее с бланка формы Т-3.

Доплата за совмещение: как определить размер и что проверить

Размер доплаты стороны устанавливают соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Ни минимума, ни максимума статья 151 ТК РФ не задаёт: доплата может быть и 10 процентов оклада, и 100 процентов, и фиксированной суммой. Ограничение появляется в другом месте — в локальных нормативных актах. Если в положении об оплате труда написано «доплата за совмещение устанавливается в размере не менее 20 процентов оклада по совмещаемой должности», меньше платить нельзя, даже если работник подписал соглашение на 15 процентов.

Три способа расчёта используются на практике: процент от оклада совмещаемой должности, процент от оклада основной должности работника и твёрдая сумма в рублях. Разница между первым и вторым способом бывает кратной, поэтому база процента указывается в приказе прямо. Формулировка «доплата 50 процентов» без указания базы даёт технически рассчитанную, но юридически спорную сумму: работник и бухгалтерия посчитают её по-разному.

На доплату начисляются НДФЛ и страховые взносы наравне с окладом. Она входит в расчёт среднего заработка, а значит влияет на отпускные, командировочные и пособия: работник, отработавший полгода на совмещении, получит более высокие отпускные, чем без него. В районах Крайнего Севера районный коэффициент и процентная надбавка начисляются и на доплату тоже.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совмещение часто вводят как временную меру на месяц, а потом оно тянется два года, потому что вакансию так и не закрыли. С точки зрения расчёта всё это время работает исправно, но в какой-то момент выясняется, что человек фактически занимает две должности за 30 процентов доплаты и уходит. Раз в квартал полезно поднимать список действующих приказов о совмещении и по каждому решать: закрываем вакансию, пересматриваем доплату или пересобираем должность.»

Досрочный отказ работника — отдельное право, а не нарушение. По статье 60.2 ТК РФ он вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив работодателя письменно не позднее чем за три рабочих дня. Работодатель вправе досрочно отменить поручение в том же порядке и с тем же сроком предупреждения. Согласие второй стороны не требуется ни в том, ни в другом случае, но письменная форма и три рабочих дня обязательны.

Где совмещение отражается в учёте, а где его быть не должно

Совмещение не является кадровым мероприятием в том смысле, в каком его понимает отчётность по трудовой деятельности. Это порождает основную ошибку: кадровик по привычке готовит ЕФС-1 и вносит запись в трудовую книжку, хотя ни того ни другого делать не нужно. Таблица ниже разводит регистры, где совмещение должно быть видно, и регистры, где его быть не должно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вывод из таблицы простой: во внешнюю отчётность совмещение не попадает вообще, а внутри компании должно быть видно в трёх местах — в приказе, в начислении и в расчётном листке. Если доплата начислена, а приказа нет, при проверке это выглядит как выплата без основания.

Совмещение должностей в 1С:ЗУП 8.3

Документ «Совмещение должностей» по умолчанию скрыт. Он появляется после установки флажка «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в разделе «Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний», вкладка «Прочие начисления». После этого документ доступен в разделе «Кадры — Изменение оплаты сотрудников — Совмещение должностей». В нём выбирается вид дополнительной работы: совмещение должностей, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника или расширение зон обслуживания, — и способ расчёта доплаты.

Здесь же всплывает связь штатного расписания и расчёта. Если в программе включено использование штатного расписания, а совмещаемой позиции в нём нет, документ не даст выбрать должность. Тогда сначала вводится изменение штатного расписания, потом оформляется совмещение, и порядок этих действий менять нельзя.

Разделение зон ответственности при этом остаётся за учётной системой: в связке Добыто с 1С:ЗУП кадровые данные и штатное расписание живут в 1С, а в сервис уходят подписание, маршрут согласования и хранение подписанного файла. Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, дальше документы синхронизируются автоматически.

Оформление совмещения в электронном виде: что можно, а что нет

Дополнительное соглашение о совмещении и приказ относятся к документам, которые переводятся в электронный вид без ограничений, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, работник — УКЭП, УНЭП либо простой электронной подписью, если такой порядок закреплён соглашением сторон и локальным нормативным актом. Бумажный экземпляр при этом не требуется, документ хранится в электронном архиве.

Ограничение действует не на сам документ, а на право компании вести кадровые документы электронно. Перевод на КЭДО требует письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия конкретного человека электронное соглашение о совмещении именно с ним использовать нельзя, и здесь не помогут ни аккуратный маршрут, ни корректная подпись. В Добыто согласие на КЭДО и отказ от перехода заводятся такими же типами документов, как приказы: тогда по каждому сотруднику видно, чем закончилось согласование, а не только то, что письмо было отправлено.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре по электронному кадровому документу сначала доказывается право компании вообще вести документы в электронном виде, и только потом — что конкретный приказ подписан работником. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому перед переводом приказов о совмещении в электронный вид проверьте по каждому работнику согласие на КЭДО и подтверждение ознакомления с положением о нём.»

Ошибки в оформлении и во что они обходятся

Четыре ошибки встречаются чаще остальных, и каждая имеет конкретную цену.

Совмещение вместо совместительства. Работника оформляют на совмещение, но дополнительную работу он выполняет после смены, а не внутри неё. Так делают ради экономии на оформлении второго трудового договора. При проверке это переквалифицируется в работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени с перерасчётом по правилам оплаты сверхурочной работы.

Приказ без письменного согласия. Работнику объявляют о совмещении устно, приказ он подписывает как ознакомление, а поле согласия отсутствует. Ознакомление и согласие — разные действия: отметка «с приказом ознакомлен» не подтверждает, что работник согласился на дополнительную работу.

Доплата ниже уровня, установленного в ЛНА. Положение об оплате труда задаёт минимум, приказ устанавливает меньше. Разницу придётся доплатить с процентами по статье 236 ТК РФ.

Доплата не начислена вовсе. Приказ издан, работа выполняется, начисление в расчёт не передано. Невыплата или неполная выплата заработной платы в срок влечёт по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП от 1000 до 5000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Общая норма тоже применима. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — штраф на должностное лицо и на ИП от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 суммы вырастают: должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей. Считать надо не один штраф, а сумму по каждому работнику, у которого оформление одинаково некорректно: инспектор проверяет выборку и распространяет вывод на всю практику компании.

Когда совмещение не подходит

Совмещение решает не любую задачу, и в четырёх ситуациях лучше выбрать другую конструкцию.

• Работа физически не помещается в смену. Если для дополнительных обязанностей нужны часы сверх нормы, это сверхурочная работа со своей оплатой по статье 152 ТК РФ, а не совмещение.
• Работник должен освободиться от своей работы. Когда человек уходит на другую должность целиком, оформляется временный перевод по статье 72.2 ТК РФ.
• Должность требует квалификации, которой у работника нет. Совмещение не отменяет квалификационные требования, обязательные медосмотры и допуски.
• Дополнительная работа нужна на постоянной основе и на полный объём. Многолетнее совмещение по вакантной единице выглядит как способ не платить за вторую ставку. Дешевле пересобрать должность и оклад, чем годами держать конструкцию, которая при проверке потребует объяснений.

Есть и пятый случай, формально не запрещённый. Совмещение по должности непосредственного руководителя или подчинённого создаёт ситуацию, в которой работник согласует документы сам себе. Юридического запрета нет, но контрольные процедуры при таком совмещении надо переносить на уровень выше.

Стоимость перевода кадровых документов о совмещении в электронный вид

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов документов, электронного архива. Данные приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Итоговая сумма определяется численностью и выбранным набором функций: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками и не включает интеграцию с 1С, а тариф «Бизнес» рассчитывается от минимального пакета на 50 человек. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно их покупать не нужно. УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров и в стоимость тарифа не входит.

Выводы

Совмещение держится на трёх опорах: письменное согласие работника, приказ с однозначно читаемыми реквизитами и доплата, размер которой можно посчитать без обращения к автору документа. Штатное расписание при этом не трогают — совмещаемая единица остаётся свободной, а менять документ приходится только тогда, когда нужной должности в нём нет, требуется дробная ставка или наименование приводится в соответствие с новым классификатором. Во внешнюю отчётность совмещение не попадает: ни ЕФС-1, ни трудовая книжка, ни отдельная строка табеля.

Мы в Добыто ежедневно собираем такие цепочки документов в электронном виде: типовой приказ о совмещении заводится один раз шаблоном с маршрутом согласования, дальше кадровая служба формирует его за пару минут, а подписанный файл сразу уходит в архив с журналом действий. Это снимает основную часть ошибок, из-за которых доплата начисляется без основания или приказ теряется до проверки.

Частые вопросы о совмещении должностей

Можно ли поручить одному работнику совмещение сразу по двум должностям?

Запрета в статье 60.2 ТК РФ нет: количество совмещаемых должностей не ограничено. Практическое ограничение другое — вся дополнительная работа должна помещаться в нормальную продолжительность рабочего дня работника наряду с его основными обязанностями. По каждой должности оформляются отдельное согласие и отдельная строка в приказе со своим размером доплаты, иначе при перерасчёте невозможно определить, сколько приходится на каждую позицию.

Как оформить совмещение руководителю организации?

Соглашение и приказ о совмещении в отношении руководителя подписывает не он сам, а лицо, уполномоченное органом, который заключал с ним трудовой договор: общим собранием участников, советом директоров, собственником имущества. Документ, где директор выступает одновременно работником и работодателем, при проверке и в споре оспаривается в первую очередь. Полномочия подписанта подтверждаются протоколом или решением уполномоченного органа, ссылка на него включается в основание приказа.

Входит ли доплата за совмещение в расчёт отпускных?

Да. Доплата относится к выплатам, предусмотренным системой оплаты труда, и учитывается при расчёте среднего заработка по статье 139 ТК РФ. Это касается отпускных, командировочных, выплат при сокращении и пособий, рассчитываемых от среднего заработка. Если совмещение действовало часть расчётного периода, доплата попадает в базу только за те месяцы, когда она фактически начислялась.

Что делать, если работник отказался от совмещения через неделю после начала?

Принять отказ. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, письменно предупредив работодателя не позднее чем за три рабочих дня, и согласия работодателя для этого не требуется. По истечении срока предупреждения издаётся приказ о прекращении совмещения, доплата начисляется по фактически отработанный день включительно. Отказ не является дисциплинарным проступком и основанием для взыскания не служит.

Можно ли установить совмещение работнику, который проходит испытание?

Прямого запрета нет, испытательный срок не ограничивает применение статьи 60.2 ТК РФ. Риск в другом: результат испытания оценивается по основной трудовой функции, а не по дополнительной работе. Если человека увольняют как не прошедшего испытание, а половину времени он выполнял чужие обязанности по совмещению, обосновать неудовлетворительный результат сложно. Разумнее дождаться окончания испытания.

Что делать, если совмещаемая должность в штатном расписании оформлена на 0,5 ставки?

Совмещение оформляется на весь объём этой единицы или на её часть, дробность ставки этому не мешает. В приказе указывается объём дополнительной работы, а база расчёта доплаты формулируется прямо: от оклада, соответствующего 0,5 ставки, или от полного оклада по должности. Без указания базы бухгалтерия и работник посчитают сумму по-разному, и разница вскроется при первом же перерасчёте отпускных.