Программа для ведения штатного расписания что должна уметь кадровая система

Программа для ведения штатного расписания должна хранить позиции с подразделением, должностью, количеством штатных единиц, окладом и надбавками. Она должна сохранять историю изменений с датой вступления в силу и показывать, какие ставки заняты, вакантны или совмещаются. Форма Т-3 с 1 января 2013 года необязательна, поэтому программа должна печатать и Т-3, и форму, утверждённую руководителем. Ещё две функции, без которых выбор неполный: сравнение планового и фактического фонда оплаты труда и разграничение ролей пользователей. Набор требований зависит от масштаба. ИП с несколькими работниками нужны форма расписания и архив приказов об изменениях. Группе организаций нужны раздельное оформление изменений по каждой организации и оргструктура с датами действия подразделений.

В материале собран список требований к кадровой системе с привязкой к нормам ТК РФ и к функциям 1С:ЗУП конкретных версий. Там же описан порядок проверки программы на демонстрации. Вы увидите, как система должна оформлять изменение штатного расписания при занятой должности и как учитывать вакансии и совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ. Отдельно показано, какие функции 1С описаны только для решений для госучреждений. Сценарная таблица для ИП, микропредприятия и группы компаний стоит в начале. Стоимость подписания кадровых документов в КЭДО на 2026 год, хранение расписаний и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Какие данные штатного расписания должна хранить кадровая система

В Трудовом кодексе РФ нет отдельной нормы «работодатель обязан составить штатное расписание». Требование вытекает из двух статей. Статья 15 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Часть 2 статьи 57 ТК РФ обязывает указать эту функцию в трудовом договоре. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 относит штатное расписание к локальным нормативным актам и отмечает, что порядок его составления законом не установлен. Та же позиция изложена в письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1. В программе должность в трудовом договоре и приказе о приёме выбирается из позиции штатного расписания.

Форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. По его статье 9 формы первичных учётных документов определяет руководитель, а унифицированные формы из альбомов необязательны. Негосударственный работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания. Программа, которая печатает только Т-3, этот выбор ограничивает, поэтому проверьте, можно ли настроить свою печатную форму. Для собственной формы разумно сохранить состав граф Т-3:

• структурное подразделение и его код;
• должность, профессия или специальность с указанием квалификации;
• количество штатных единиц;
• тарифная ставка (оклад);
• надбавки;
• итог в месяц;
• примечание.

В шапке формы указывают период действия, общее число штатных единиц и реквизиты приказа об утверждении. Фамилий работников в Т-3 нет: форма описывает плановую структуру штата.

Позиция штатного расписания в 1С:ЗУП 8 содержит больше полей, чем Т-3. По описанию 1С, в неё входят должность, разряд, категория, подразделение, начисления, доплаты, условия труда, график работы и количество дней отпуска. В документации 1С:ЗУП КОРП редакции 3.1 есть отдельная глава «Использование сведений о позиции». На демонстрации попросите показать, какие из этих полей подставляются в приказ о приёме при выборе позиции.

С 1 января 2026 года введён ОК 016-2025 «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов». Должности в штатном расписании выбираются из справочника программы, и справочник должен поддерживать актуальные наименования. Уточните у разработчика, обновлён ли он под новый классификатор. Изменение части 2 статьи 57 ТК РФ по Федеральному закону от 26.07.2026 № 246-ФЗ вступает в силу 1 марта 2027 года. Отдельных новых требований к штатному расписанию, вступивших в силу в 2026 году, на дату публикации нет.

Если состав или порядок утверждения расписания в вашей ситуации остаётся спорным, позицию ведомства можно уточнить на официальном сайте Роструда.

Критерии выбора программы для штатного расписания: что проверить в 1С и других системах

Каждое требование в таблице привязано к норме, к продукту 1С или к его версии. Возможность, заявленная для КОРП-редакции или для «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», в базовой 1С:ЗУП может отсутствовать. Поэтому при запросе «штатное расписание в 1С 8.3» уточняйте конфигурацию и номер версии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Часть функций подтверждена для базовой 1С:ЗУП, часть описана только для КОРП-редакций или для решения для учреждений. Если разработчик ссылается на описание 1С:ГКУ, просите показать функцию в той конфигурации и версии, которую вы покупаете.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда кадровиков спрашивают о критериях выбора системы, они чаще называют хранение данных на своих серверах, гибкость, стоимость и интерфейс. Интеграция с сервисом государственных подписей набирает меньше голосов. Такое распределение показывает, с какими задачами команда уже успела столкнуться, и мало говорит о весе самих критериев. Оценивая свои приоритеты, учитывайте, что на этапе выбора вы ещё не знаете, какой участок работы окажется трудоёмким.»

Как проверить программу штатного расписания на демонстрации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Подготовьте тестовые данные из своей структуры: несколько подразделений, позицию с надбавкой, вакантную позицию и позицию, на которую планируется совмещение.
2. Шаг 2. Попросите заполнить расписание по текущей штатной расстановке и распечатать его по форме Т-3 и по форме, утверждённой в вашей компании.
3. Шаг 3. Оформите изменение оклада позиции с датой вступления в силу, затем откройте позицию на дату до изменения. Прежняя редакция должна остаться доступной.
4. Шаг 4. Измените позицию, на которой есть работник, и посмотрите, предложит ли программа дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ.
5. Шаг 5. Оформите совмещение на вакантную позицию один раз со сроком и один раз без срока. Затем проверьте в отчёте, как учтена ставка: временно или постоянно занятая.
6. Шаг 6. Попробуйте принять работника на должность, которой нет в расписании, и зафиксируйте, остановит ли программа такой приём.
7. Шаг 7. Сформируйте отчёт о плановом и фактическом ФОТ и укомплектованности и сверьте плановый ФОТ с месячным итогом расписания.
8. Шаг 8. Создайте пользователя с правами только на штатное расписание. Выгрузите подписанный приказ об изменении комплектом: файл приказа и отдельный файл подписи.

Штатное расписание ИП, микропредприятия и группы компаний: что критично в программе

Прямой нормы, которая обязывала бы ИП составлять штатное расписание, в ТК РФ нет. Статья 309.2 ТК РФ даёт микропредприятию право полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Условие такого отказа: регулируемые этими актами условия включаются в трудовые договоры по типовой форме. Группе организаций нужны функции, которые ИП не понадобятся.

Для ИП и микропредприятия решающий критерий — связь позиции с трудовым договором и архив приказов. Для группы организаций это раздельное оформление изменений и роли пользователей.

Когда отдельная программа для штатного расписания не нужна

Позиции меняются редко, расписание утверждено по форме Т-3 или своей форме, план-факт анализ ФОТ и учёт совмещений по ставкам не нужны. В такой ситуации расписание ведут в файле .xlsx, а утверждённые редакции и приказы об изменениях хранят в архиве организации.

Микропредприятие, которое отказалось от ЛНА по статье 309.2 ТК РФ, включает условия, регулируемые такими актами, в трудовые договоры по типовой форме. Роструд относит штатное расписание к ЛНА, но в статье 309.2 оно прямо не названо. Отказ от расписания на этом основании остаётся решением с правовым риском. Если микропредприятие такое решение принимает, программа для расписания ему не требуется.

Учреждению стоит сравнивать программы с описанием 1С:ГКУ 8. Контроль кадровых документов на соответствие расписанию и отчёт «Занятость штатного расписания» описаны для версии ПРОФ этого продукта. Переносить эти функции на коммерческую 1С:ЗУП без проверки нельзя.

Что решить до выбора программы

До запроса демонстрации ответьте на семь вопросов:

1. Сколько организаций и подразделений входит в расписание и меняется ли структура в течение года.
2. Нужен ли просмотр позиций на прошлые даты с прежними окладами и численностью.
3. Утверждена ли собственная форма расписания, или используется Т-3.
4. Кто ведёт расписание и какие данные о фонде оплаты труда ему доступны.
5. Какие кадровые документы возникают из изменения расписания: приказ, дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, уведомление по статье 74 ТК РФ, документ о совмещении по статье 60.2 ТК РФ.
6. Введён ли КЭДО: есть ли локальный акт о введении и письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ.
7. Где будут храниться кадровые данные и кто получит к ним доступ.

В схеме внедрения КЭДО, которую мы используем в Добыто, выбор системы и вида электронной подписи идёт вторым этапом, после принятия локального акта и приказа. Затем собираются письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ и работает пилотная группа. Только после неё на КЭДО переводят весь штат с интеграцией и электронным архивом.

Изменение штатного расписания: история, приказы и занятые должности

Единой формы приказа об изменении штатного расписания закон не устанавливает. На практике изменения вводят приказом руководителя с указанием даты вступления в силу. Это могут быть точечные поправки к действующему расписанию или новая редакция целиком. Программа должна поддерживать оба способа и показывать позицию на любую дату: численность и оклад до изменения и после него.

Изменение может касаться занятой должности и менять условия трудового договора работника. Тогда одного приказа по расписанию недостаточно. Нужно соглашение сторон по статье 72 ТК РФ либо изменение по статье 74 ТК РФ, если для него есть основания и соблюдена процедура.

В 1С:ЗУП версии 3.1.37.72 от 12 мая 2026 года в шапку отчёта «Анализ штатного расписания» добавлена кнопка «Изменить позиции штатного расписания». Выбранные в отчёте позиции переносятся в документ «Изменение штатного расписания». Документ открывается для дозаполнения без сохранения. В том же релизе журнал документов «Изменения штатного расписания» можно вывести на начальную страницу.

Документация 1С:ЗУП КОРП редакции 3.1 описывает два варианта ведения расписания: с историей изменений и без неё. При варианте с историей утверждение нового расписания сохраняет прежние редакции. Уточните у специалиста по внедрению, какой режим включён в вашей базе, до переноса данных.

Цена ошибки при изменении штатного расписания

Отдельного состава «за отсутствие штатного расписания» в КоАП РФ нет. Ответственность наступает за установленное нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Санкция: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Возьмём ситуацию, когда оклад занятой позиции уменьшен приказом по расписанию без соглашения по статье 72 и без процедуры статьи 74 ТК РФ. Условие трудового договора в этом случае изменено с нарушением, и при проверке к работодателю может быть применена часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Кроме штрафа, изменение придётся оформить заново по одной из этих статей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вторая ошибка — приём на должность, которой нет в расписании. Роструд в письме № ПГ/13229-6-1 указывает, что должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием, а приём на невключённую должность недопустим. Порядок такой: сначала приказом вводится позиция, затем оформляется приём. Контроль кадровых документов на соответствие расписанию описан как функция 1С:ГКУ 8 ПРОФ.

Образец штатного расписания и бланк Т-3 для сверки с программой

Начните с бланка Т-3 в формате .xlsx: его графы задают минимальный состав данных, который должна выгружать программа. Образец в формате .xls пригодится для сравнения с вашей формой.

Штатные единицы, вакансии и совмещение должностей в программе

Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ оформляется с письменного согласия работника. Срок, содержание и объём дополнительной работы работодатель устанавливает с этим согласием. Статья 151 ТК РФ требует доплаты за совмещение. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 связывает должность в трудовом договоре со штатным расписанием. В разъяснениях о совмещении это используют как основание включить совмещаемую должность в расписание. Сам факт совмещения отдельной штатной единицы не создаёт. Нужна предусмотренная расписанием позиция, вакантная или со свободным объёмом.

В программе совмещение отражается через занятость ставок. В 1С:ЗУП редакции 3 документы «Назначение подработки» и «Совмещение должностей» регистрируют занятость ставок. С версии 3.1.10 ставки делятся на постоянно и временно занятые: если в кадровом документе указан срок, ставка считается временно занятой. Без срока в документе ставка учитывается как постоянно занятая. В 1С:ЗУП КОРП версии 3.1.1 на временно освобождённую позицию можно оформить несколько совмещений и посмотреть связи между документами в отчёте.

Вакансии и кадровый план в 1С описаны для КОРП-версий. Кадровый план содержит вакансии и количество нужных сотрудников. Карточка вакансии включает привязанную штатную позицию, даты открытия и планируемого закрытия, причину, заявителя и ответственного за подбор. Если подбор ведётся в отдельной системе рекрутинга, вакансию в ней привязывают к позиции расписания через интеграцию. Готовый универсальный коннектор между 1С и внешними системами подбора в официальных материалах 1С не подтверждён.

Плановый и фактический ФОТ и укомплектованность в 1С:ЗУП 8 заявлены как функции анализа штатного расписания. Детализация по временно освобождённым и занятым ставкам, подработкам и совмещениям описана для 1С:ГКУ 8, поэтому в коммерческой конфигурации её наличие проверяется отдельно. Роструд называет месячный фонд оплаты труда среди сведений расписания, поэтому плановый ФОТ в отчёте сверяется с месячным итогом расписания.

Оргструктура, несколько организаций и роли пользователей

У подразделений в 1С:ЗУП 8 задаются даты формирования и расформирования, у должностей — даты ввода и исключения. В 1С:ЗУП КОРП версии 3.1.35.73 актуальность подразделений структуры предприятия связана с датами и статусами. Эта структура отражается в списках сотрудников, штатного расписания, вакансий и кадрового плана. Компания, которая переименовывает или объединяет отделы, по этим датам восстанавливает структуру на дату любого приказа.

Группа организаций в одной базе ведёт расписание по каждой организации отдельно. В 1С:ЗУП 3.1.37.72 позиции, выбранные в отчёте, переносятся в документ изменения с разбивкой по организациям. Если выбраны позиции нескольких организаций, открывается несколько форм документа. Приказ об изменении расписания одной организации не должен содержать позиций другой.

В том же релизе появился профиль пользователя «Управление штатным расписанием» с одной функцией. Расписание можно передать отдельному сотруднику, не открывая ему остальной кадровый учёт.

Связь штатного расписания с кадровыми документами, 1С и КЭДО

Позиция расписания связана с трудовым договором, приказом о приёме, документами о совмещении и подработке и соглашениями об изменении условий. Если эти документы не ссылаются на позицию, программа не покажет, кто занимает ставку и на каком основании.

Интеграция с 1С и обмен с другими системами

1С:Документооборот официально заявляет интеграцию с 1С:ЗУП. При бесшовной интеграции документы передаются на согласование, работают маршруты, задачи и архив. Платформа 1С:Предприятие поддерживает обмен через файлы, XML и JSON, web- и HTTP-сервисы и OData, в том числе с системами вне платформы. Готового коннектора к конкретной внешней кадровой системе эти описания не подтверждают, поэтому сценарий обмена и версию уточняют до покупки.

1С 18 сентября 2025 года опубликовала кейс перехода на КЭДО золотодобывающей компании. В нём синхронизированы «1С:Кабинет сотрудника», ЗУП и 1С:Документооборот, включая обмен данными и документами. Кейс описывает конкретный проект. В стандартной поставке каждой конфигурации такая синхронизация не гарантирована.

В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Кадровые данные и штатное расписание остаются в 1С. В КЭДО документы уходят на подписание и возвращаются подписанными со статусом.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Задавайте разработчику вопрос о выгрузке: отдаёт ли система комплект в требуемом формате. В комплект входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся именно файлы, изображение документа на экране их не заменит.»

Подписание приказов и соглашений по расписанию в КЭДО

Кадровый электронный документооборот по статье 22.1 ТК РФ включает создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, без бумажного дубликата. Работодатель ведёт его в своей информационной системе или через «Работу в России». В КЭДО не переводятся трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.

Статья 22.2 ТК РФ требует локального акта о введении КЭДО и письменного согласия работника. Исключение — принимаемые на работу лица, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Отказ от перехода или отсутствие согласия не может быть основанием для отказа в приёме или для увольнения. Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам. Трудовой договор и изменения к нему в системе работодателя подписываются УКЭП работодателя. Под это правило попадает и дополнительное соглашение об изменении оклада после правки расписания.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работодатель подписывает документы как организация, и требования к его подписи строже. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Поэтому в одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Эту конструкцию стоит понять до внедрения.»

Важный нюанс из практики: сервис государственных подписей даёт неквалифицированную подпись при учётной записи на портале госуслуг и квалифицированную при биометрическом загранпаспорте. Документ приходит в мобильное приложение, человек подписывает его или отказывается, и подписанный файл возвращается в систему со статусом. Так снимается выдача ключей работникам и соискателям. Ограничения: нужен смартфон, а биометрический загранпаспорт есть не у всех.

Хранение штатного расписания и вопросы разработчику о данных

Статья 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает постоянный срок хранения штатных расписаний и изменений к ним по месту утверждения. В организациях вне числа источников комплектования государственных и муниципальных архивов они хранятся до ликвидации организации. Проекты и материалы разработки хранятся до минования надобности. Программа должна сохранять каждую утверждённую редакцию вместе с приказом, а электронный архив должен отдавать их файлами при смене системы.

Важный нюанс из практики: в облачной системе кадровые документы передаются провайдеру. Если подписи выдаёт сторонний удостоверяющий центр, документы получает и он, а при аренде серверов — ещё и владелец серверов. Появляется третье лицо, и передача ему персональных данных работников должна быть основана на их согласии. Выбор облачного решения добавляет обязанность собрать такие согласия.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Задайте разработчику прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Формулировка «данные хранятся защищённо» ответом не считается, нужен список лиц. Как правило, в нём три компании: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Перед подписанием договора получите от разработчика письменные ответы на шесть вопросов:

• где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ, с полным перечнем лиц;
• какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать;
• есть ли интеграция с сервисом государственных подписей;
• выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
• есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
• что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а в тариф «Бизнес» входит электронный архив.

Стоимость КЭДО для подписания кадровых документов по штатному расписанию

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, нужны ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Цены действуют на дату публикации. УКЭП сотрудники получают через партнёров — удостоверяющие центры. При переходе на более высокий тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Срок подключения в таблице не включает шаги работодателя: принятие локального акта о введении КЭДО и сбор письменных согласий работников по статье 22.2 ТК РФ.

Выводы

Программу для штатного расписания оценивают по четырём способностям. Она должна хранить позиции с историей на любую дату и связывать их с трудовым договором, совмещением и приказами об изменении. Она должна показывать занятость ставок и сопоставлять плановый фонд оплаты труда с фактическим. Обязательность формы Т-3 отменена, поэтому печать собственной формы входит в базовые требования. Функции, описанные для КОРП-редакций и для решений 1С для учреждений, проверяют в конкретной конфигурации. Хранение данных и выгрузку подписанных документов фиксируют письменными ответами разработчика.

Добыто закрывает этап после изменения расписания. Приказы и дополнительные соглашения, сформированные в 1С:ЗУП, уходят на подписание в КЭДО с нужным видом подписи и возвращаются в учётную систему подписанными, а электронный архив хранит их для проверок.

Частые вопросы о штатном расписании и кадровых программах

Обязан ли ИП с наёмными работниками вести штатное расписание?

Прямой нормы, которая обязывала бы индивидуального предпринимателя составлять штатное расписание, в ТК РФ нет. Отдельного разъяснения Роструда о такой обязанности ИП тоже нет. Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 говорит об организациях, а письмо Минтруда от 03.06.2024 № 14-6/ООГ-3389 посвящено должностной инструкции. При этом статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому для ИП с работниками расписание практически необходимо, хотя безусловной прямой обязанности закон не устанавливает.

Как часто нужно пересматривать штатное расписание?

Периодичность пересмотра закон не устанавливает. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 отмечает, что порядок составления расписания нормативно не определён. Изменения вносят по мере необходимости приказом руководителя с датой вступления в силу. Поводом служат ввод или исключение должности, изменение численности, окладов или структуры подразделений. Ежегодное утверждение новой редакции остаётся решением работодателя, закон его не требует.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?

Штатное расписание описывает плановую структуру: подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Фамилий работников в форме Т-3 нет. Штатная расстановка показывает, кто из работников занимает каждую позицию и какие ставки вакантны или совмещаются. В 1С:ЗУП 8 расписание при начале работы можно заполнить по текущей штатной расстановке. В 1С:ГКУ 8 ПРОФ есть отдельный отчёт «Штатная расстановка». Укомплектованность программа считает, сопоставляя штатные единицы расписания с фактически занятыми ставками.

Как досрочно прекратить совмещение должностей?

По статье 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель вправе досрочно отменить поручение о её выполнении. Сторона, которая прекращает совмещение, письменно предупреждает другую не позднее чем за 3 рабочих дня. В учётной системе дату окончания совмещения фиксируют документом. От этой даты зависят занятость ставки в отчётах и период доплаты по статье 151 ТК РФ.

Кто подписывает приказ об изменении штатного расписания в КЭДО, если руководитель передал полномочия?

Приказ подписывает уполномоченный работник на основании доверенности. Если кадровый документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность становится обязательной частью кадрового документа. Она хранится в одном комплекте с файлом приказа и отдельным файлом подписи. Доверенности публикуются в реестре. При увольнении уполномоченного работника первой отзывается его доверенность.