Увеличение штатного расписания как обосновать рост численности и фонда оплаты

Увеличение штатного расписания оформляют приказом об изменении или новой редакцией документа. Обоснование роста численности и фонда оплаты труда ТК РФ не регламентирует: единой формы и обязательной формулы прироста ставок для коммерческого работодателя нет. Руководителю показывают цепочку: прирост объёма работ, функции новой позиции и число ставок, стоимость окладов с обязательными начислениями. В расчёте на 2026 год оплату полной ставки за отработанную норму закладывают не ниже МРОТ 27 093 руб. или регионального минимума. Взносы считают по тарифу, применимость которого подтверждена. Постоянный прирост нагрузки закрывают новой штатной единицей. Временный пик закрывают совмещением по статье 60.2 ТК РФ или сверхурочной работой в пределах 120 часов в год, если коллективный договор или отраслевое соглашение не допускают 240.

Материал помогает собрать пакет обоснования, который собственник проверит по цифрам, и не перепутать новую ставку с совмещением, совместительством и переводом. Покажем, почему пониженный тариф взносов МСП 15% нельзя закладывать без проверки основного ОКВЭД и доли доходов 70%. Покажем и то, почему рост оклада в штатном расписании не меняет оклад в трудовом договоре без дополнительного соглашения. Порядок оформления приказа, отражение изменений в 1С:ЗУП 8.3, цена ошибок, тарифы на подписание кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что ТК РФ требует при увеличении численности, а что решает работодатель

Статьи 8 и 22 ТК РФ дают работодателю право принимать локальные нормативные акты и организовывать труд. Формы обоснования новой штатной единицы и формулы численности они не задают. Лимита фонда оплаты труда для частной компании ТК РФ тоже не устанавливает. Общего обязательного алгоритма, по которому каждый работодатель доказывает необходимость дополнительной ставки, в трудовом законодательстве нет. Обоснование готовят для внутреннего решения. Его читают собственник, руководитель и финансовая служба, которые согласуют расходы.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Обязательного шаблона записки о новой ставке трудовое законодательство не содержит, поэтому её строят как доказательную цепочку. В ней показывают, какой объём работ добавился, какие функции получит позиция, сколько ставок для них нужно и во что обойдутся оклады с обязательными начислениями. Этот перечень относится к управленческой практике, требованием закона его называть нельзя. Перед отправкой руководителю проверьте, что к записке приложены показатели текущей загрузки и указан источник финансирования.»

Самого штатного расписания как отдельного обязательного документа ТК РФ не предписывает. Статья 15 и часть 2 статьи 57 ТК РФ упоминают «работу по должности в соответствии со штатным расписанием», когда определяют трудовую функцию. Порядок составления и утверждения документа эти статьи не устанавливают. На практике штатное расписание фиксирует структуру, штатные единицы и плановую оплату. Если оно в компании ведётся, должность в трудовом договоре сверяют с ним. Условия оплаты при этом закрепляет трудовой договор: статья 57 ТК РФ относит оклад, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты к его обязательным условиям.

Что об этом думает ГИТ: в памятке для кадрового работника на сайте инспекции труда штатное расписание названо среди документов, на которые работодателю стоит обратить внимание при подготовке к проверке. Самостоятельной обязанности и формы документа памятка не вводит. Перечень из неё подходит для самопроверки перед изменениями штата.

Для бюджетных организаций, регулируемых отраслей и компаний с целевым финансированием лимиты численности и фонда оплаты труда могут задавать специальные нормативы, бюджетные задания и условия финансирования. Если организация относится к такой категории, сначала сверяют эти лимиты, затем готовят расчёт.

Новая ставка, совмещение должностей, совместительство или сверхурочные: чем закрыть рост нагрузки

ТК РФ оформляет каждый способ закрыть прирост работы отдельно, и подменять один другим нельзя. Новая штатная единица идёт с трудовым договором. Совмещение, совместительство и сверхурочная работа имеют собственные условия. Повышение оплаты действующему работнику проходит через изменение трудового договора. В пакете обоснования стоит показать, почему альтернативы найму не подходят. Их условия по редакции ТК РФ от 25.05.2026 собраны в таблице.

Совмещение и сверхурочная работа держатся на согласии работника и ограничены сроками и лимитами часов. Постоянный прирост объёма работ они за отдельной должностью не закрепляют. Если после пика нагрузка по расчёту не снижается, в записке руководителю их показывают как переходный вариант до утверждения ставки.

Когда новая штатная единица не нужна

Новая ставка избыточна там, где ТК РФ даёт более узкий инструмент:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• пик нагрузки временный, а переработки каждого работника укладываются в 120 часов в год;
• новые задачи занимают часть рабочего дня действующего сотрудника, и их поручают совмещением с доплатой по соглашению сторон;
• нужен специалист на неполный объём вне основного рабочего времени, и подходит совместительство по отдельному трудовому договору;
• индивидуальный предприниматель работает без наёмных работников: кадровые документы как работодатель он не оформляет.

Иногда прирост объёма привязан к сезону или проекту с датой окончания. Тогда в обоснование ставки включают сравнение её годовой стоимости с оплатой сверхурочных и доплатами за совмещение на тот же период.

Как рассчитать дополнительную численность под новый объём работ

Универсальной нормативной формулы потребности в персонале для компаний разных отраслей и размеров нет, поэтому численность выводят из собственных показателей компании. Сначала фиксируют прирост объёма работ или заказов и текущую загрузку подразделения. Затем описывают функции новой позиции и распределение задач между сотрудниками. После этого объём переводят в ставки и считают стоимость. К расчёту прикладывают оценку дополнительных затрат на расширение штата или повышение оплаты, сопоставленную с ожидаемой отдачей. Нужно и конкретное предложение по перераспределению обязанностей: руководитель видит, что вариант без найма тоже рассмотрен.

Логику коэффициентов показывает расчёт нормативной численности HR-службы для производства с 250 сотрудниками. Расчёт идёт в пять шагов с коэффициентами по базе, текучести, отрасли, автоматизации и филиалам, промежуточный результат фиксируют после каждого шага. Это пример расчёта, а не общий норматив. Коэффициенты подбирают под показатели своей компании, а исходные цифры прикладывают к записке.

Простой норматив или расчёт с коэффициентами

Для одной и той же компании разную численность кадровой службы дают два подхода. Первый — норматив «один специалист по кадрам на сто сотрудников». Второй — расчёт с коэффициентами текучести, отрасли, автоматизации и филиалов. В материалах Добыто оба подхода сопоставлены на трёх сценариях: компании на 50, 350 и 1200 сотрудников.

Для записки выбирают один основной подход и раскрывают его исходные показатели. Если руководитель запросит сверку, вторую цифру прикладывают как контрольную.

Расчёт фонда оплаты труда для новых ставок в 2026 году: МРОТ, взносы, вилки окладов

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. в месяц. Размер установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, который изменил статью 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. По статье 133 ТК РФ с МРОТ сравнивают оплату за полностью отработанную месячную норму при выполненных трудовых обязанностях.

Официальное сообщение о размере и дате вступления в силу Минтруд опубликовал 26.11.2025 в новости Минтруда о федеральном МРОТ на 2026 год.

Стоимость новой ставки складывается из оплаты по системе оплаты труда компании и обязательных начислений. Правила 2026 года, которые влияют на расчёт, собраны в таблице.

Порог 1,5 МРОТ в 2026 году составляет 40 639,50 руб. Для ставки с оплатой в пределах этой суммы пониженный тариф МСП расчёт не меняет: 15% применяется только к части выплат сверх порога.

Минимальная стоимость одной полной ставки при оплате на уровне федерального МРОТ и общем тарифе 30% складывается так: 27 093 руб. оплаты и 8 127,90 руб. взносов. Итого 35 220,90 руб. в месяц и 422 650,80 руб. за 12 месяцев. В сумму не входят надбавки по системе оплаты труда компании, региональный минимум выше федерального и иные обязательные начисления. Их добавляют по своим условиям.

Изменённые условия пониженных тарифов ФНС разъяснила в публикации о тарифах страховых взносов для МСП от 07.05.2026. Закон № 104-ФЗ применяется к правоотношениям с 1 января 2026 года. Страница ФНС помечена как архивная, поэтому расчёт сверяют с действующей редакцией статьи 427 НК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Принадлежность к МСП сама по себе не даёт права считать взносы по тарифу 15%. С 2026 года нужны основной ОКВЭД из перечня Правительства в реестре и доля доходов по таким видам деятельности не менее 70%. Пока оба условия не подтверждены, стоимость новой ставки я считаю по общему тарифу. Сверьте основной ОКВЭД в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП до того, как отправлять расчёт руководителю.»

Вилка окладов и равная оплата труда равной ценности

Вилка окладов в штатном расписании сама по себе закон не нарушает. Статьи 22 и 132 ТК РФ обязывают обеспечивать равную оплату за труд равной ценности и запрещают дискриминацию при установлении и изменении условий оплаты. Заработная плата по ним зависит от квалификации, сложности, количества и качества труда. Иногда новую ставку открывают с окладом выше, чем у работающих на той же должности. Тогда разницу обосновывают критериями системы оплаты труда и сравнивают реальную трудовую функцию, квалификацию, объём и условия работы. Совпадение наименований должностей на вопрос о допустимости разницы не отвечает.

Конституционный Суд РФ в постановлении от 17.03.2026 № 15-П рассматривал применение статей 129, 132 и 135 ТК РФ к стимулирующим выплатам. Механически переносить выводы постановления на любую разницу окладов нельзя. Для конкретной вилки проверяют систему оплаты, закреплённую в коллективном договоре, соглашениях и ЛНА.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Чек-лист пакета обоснования для руководителя

Перед отправкой записки собственнику или финансовой службе проверьте, что в пакете есть:

• показатели прироста объёма работ или заказов и текущей загрузки подразделения;
• перечень функций новой позиции и распределение задач с действующими сотрудниками;
• расчёт численности с исходными показателями и коэффициентами, если они применялись;
• сравнение с совмещением, совместительством и сверхурочной работой с их лимитами;
• предложение по перераспределению обязанностей без найма;
• оплата полной ставки не ниже федерального МРОТ 27 093 руб. и регионального минимума, если регион установил его соглашением;
• страховые взносы по тарифу, применимость которого подтверждена;
• источник финансирования расходов;
• проверка наименования должности по ОК 016-2025, если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения;
• сопоставление оклада с окладами на той же должности по критериям системы оплаты труда.

Изменение штатного расписания и трудовых договоров при росте штата

Порядок изменения штатного расписания закон не устанавливает. На практике используют приказ об изменении штатного расписания или утверждают новую редакцию документа. В приказе перечисляют вводимые позиции, количество штатных единиц, оклады и дату, с которой изменения действуют.

Изменение штатного расписания само по себе трудовые договоры не меняет. Оклад и выплаты работника — условия договора по статье 57 ТК РФ. Повышение оклада оформляют письменным дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Если оклад в штатном расписании вырос, а соглашение не подписано, в договоре остаётся прежний оклад.

Статья 74 ТК РФ позволяет изменить условия договора в одностороннем порядке, но только при изменении организационных или технологических условий труда, если прежние условия нельзя сохранить. Работника письменно уведомляют о предстоящих изменениях и их причинах не позднее чем за 2 месяца. Трудовую функцию по этой статье не меняют, а при несогласии работнику предлагают подходящие вакансии.

Нового работника на введённую ставку принимают по трудовому договору, где трудовая функция совпадает с должностью из штатного расписания. Безопасный порядок такой: сначала утверждают позицию и оформляют договор, затем допускают к работе. Если работник уже фактически допущен, письменный договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (часть 2 статьи 67 ТК РФ).

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Повышенный оклад в штатном расписании не меняет условия оплаты в трудовом договоре. Статья 57 ТК РФ относит их к обязательным условиям договора, а статья 72 требует письменного соглашения сторон. Поэтому приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения я готовлю одним пакетом. Проверьте, что у каждого работника, чей оклад вырос, есть подписанное соглашение.»

Приказ и соглашения подписывают и в кадровом электронном документообороте (КЭДО). В Добыто подписание кадровых документов построено по требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Как увеличить штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Согласуйте пакет обоснования с руководителем или собственником, который утверждает расходы. Если внутренний порядок компании предусматривает служебную записку, оформите её.
2. Шаг 2. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания с перечнем вводимых позиций, количеством штатных единиц, окладами и датой начала действия либо утвердите новую редакцию штатного расписания.
3. Шаг 3. Сверьте наименования новых должностей с ОК 016-2025 там, где с должностью закон связывает льготы, компенсации или ограничения.
4. Шаг 4. Отразите изменение в учётной системе: в 1С:ЗУП редакции 3 для этого предусмотрен документ «Изменение штатного расписания».
5. Шаг 5. Работникам, у которых меняются оклад или трудовая функция, оформите письменные дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ. При одностороннем изменении по статье 74 ТК РФ вручите письменные уведомления не позднее чем за 2 месяца.
6. Шаг 6. Оформите трудовой договор с новым работником до допуска к работе. Должность в нём совпадает со штатным расписанием, а оклад и выплаты указаны в условиях оплаты.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: документы утверждения и изменения

Официальная документация 1С описывает ведение штатного расписания с историей изменений в 1С:ЗУП редакции 3. Для этого служат два документа: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В версии 3.1.37.72 предусмотрено создание такого документа из анализа штатного расписания. 07.10.2026 1С опубликовала версию 3.1.38.123.

Функции программы не равны требованиям трудового законодательства. Общей нормы, которая обязывает фиксировать релиз ЗУП или вести штатное расписание именно в таких документах, нет. Публикация релиза подтверждает существование версии, но не показывает, какие версия, редакция и настройки стоят в вашей базе. Перед вводом новых ставок проверьте релиз и настройки штатного расписания в самой информационной базе.

Связь штатного расписания в 1С с подписанием документов выстраивают через интеграцию с системой КЭДО. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль. Его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически.

Ошибки при увеличении штата и фонда оплаты труда и их цена

Отдельного штрафа за отсутствие обоснования новой ставки КоАП РФ не устанавливает, и санкции статьи 5.27 КоАП РФ к этому автоматически не применяются. Компания теряет деньги на оформлении договоров, расчёте взносов и выборе альтернативы найму.

1. Повысили оклад в штатном расписании и не подписали дополнительное соглашение. Так поступают, когда считают приказ достаточным. В трудовом договоре при этом остаётся прежний оклад. Условия оплаты входят в обязательные условия договора по статье 57 ТК РФ, и меняет их только письменное соглашение по статье 72 ТК РФ.
2. Допустили нового работника к работе до оформления договора. Мотив — быстрее закрыть нагрузку. Письменный договор нужно оформить не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. За ненадлежащее оформление трудового договора часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф для ИП от 5 000 до 10 000 руб., для юрлица от 50 000 до 100 000 руб.
3. Заложили пониженный тариф МСП без проверки условий. Принадлежность к реестру МСП кажется достаточной. Если основной ОКВЭД не входит в перечень или доля доходов ниже 70%, взносы с выплат сверх 1,5 МРОТ считают по общему тарифу вместо 15%. Годовая стоимость ставки в записке в этом случае занижена.
4. Закрыли постоянный прирост нагрузки сверхурочными. Найм кажется дольше и дороже. Первые 2 часа сверхурочной работы оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Оплату считают исходя из зарплаты с компенсационными и стимулирующими выплатами. Превышать 120 часов в год без коллективного договора или отраслевого соглашения нельзя.
5. Установили оплату новой ставки ниже регионального минимума. В расчёт берут федеральный МРОТ, не проверив региональное соглашение. Оплата ниже обязательного минимума подпадает под часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Перед подписанием приказа сверьте расчёт ставки с действующим региональным соглашением, а список работников с новыми окладами — со списком подписанных соглашений.

Стоимость КЭДО для подписания приказов и дополнительных соглашений при росте штата

Стоимость электронного оформления кадровых изменений в Добыто считается за сотрудника в месяц. От тарифа зависят доступные виды подписи, интеграция с 1С и состав поддержки. Цены указаны на дату публикации.

Итог зависит от численности и набора функций. При росте штата выше 25 сотрудников тариф «Старт» по лимиту численности перестаёт подходить, а интеграция с 1С и УКЭП есть на тарифе «Бизнес». Состав пакетов и условия на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Рост штата и фонда оплаты труда закон оставляет на усмотрение работодателя. Обязательной формы обоснования и формулы численности нет, поэтому записку подкрепляют показателями самой компании. Расчёт новой ставки на 2026 год строят на МРОТ или региональном минимуме и подтверждённом тарифе взносов, а льготу МСП учитывают только после проверки ОКВЭД и доли доходов. Совмещение, совместительство и сверхурочная работа остаются временными инструментами со своими лимитами. Новый оклад действующего работника начинает действовать с дополнительным соглашением.

В практике Добыто приказ об изменении штатного расписания, дополнительные соглашения и трудовые договоры с новыми работниками проходят подписание в КЭДО по маршрутам. При интеграции с 1С:ЗУП подписанные документы возвращаются в учётную систему со статусом.

Частые вопросы об изменении штатного расписания и фонда оплаты

Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю с работниками?

ИП, который нанимает работников, оформляет с ними трудовые отношения. Руководство Роструда, утверждённое приказом от 11.11.2022 № 253 (раздел «Работа у индивидуального предпринимателя»), допускает указывать в трудовом договоре вид поручаемой работы без специальности, квалификации или должности. Это официальное руководство, а не самостоятельная норма закона. Прямой нормы, обязывающей ИП утверждать штатное расписание, ТК РФ не содержит. Если ИП планирует рост штата и ФОТ, документ помогает учитывать ставки и оклады, но решение о его ведении принимает сам предприниматель.

Должны ли должности в штатном расписании совпадать с ОК 016-2025?

С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Само наличие классификатора не обязывает каждое наименование должности совпадать с ним. Статья 57 ТК РФ предъявляет специальные требования к наименованию и квалификации, когда закон связывает должность с льготами, компенсациями или ограничениями. Перед вводом такой должности сверьте её наименование до утверждения приказа.

Действует ли региональный минимум оплаты труда, если компания не подписывала соглашение?

По статье 133.1 ТК РФ региональный минимум устанавливают региональным соглашением, и он не может быть ниже федерального МРОТ. Соглашение распространяется на работодателей региона, кроме предусмотренных законом исключений, если работодатель не направил мотивированный письменный отказ от присоединения. Срок на отказ — 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении. Конкретную сумму без региона и отрасли назвать нельзя, поэтому перед утверждением окладов проверяют действующее соглашение своего субъекта.

Можно ли вместо найма увеличить сверхурочную работу до 240 часов в год?

С 1 сентября 2026 года статья 99 ТК РФ в редакции закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ допускает до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением. Для отдельных категорий работников предел 120 часов сохраняется. Привлечение сверх 120 часов требует письменного согласия и предусмотренной процедуры, а с 121-го часа оплата составляет не менее двойного размера. Сверхурочная работа остаётся временной работой сверх нормы и планируемый штатный найм не заменяет.

Есть ли штраф за отсутствие штатного расписания?

Отдельного штрафа именно за отсутствие штатного расписания или обоснования новой ставки статья 5.27 КоАП РФ не называет. Часть 1 этой статьи за нарушение трудового законодательства предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для юрлица. Санкцию связывают с конкретным нарушением норм ТК РФ, а не с отсутствием документа как таковым. Если штатное расписание в компании ведётся, сверьте его с трудовыми договорами по должностям и окладам.

Влияет ли минимальная база взносов за директора на расчёт фонда оплаты труда?

С 1 января 2026 года у коммерческой организации база для страховых взносов за физлицо, выполняющее функции единоличного исполнительного органа, не может быть ниже федерального МРОТ за календарный месяц. Правило действует, даже если начисленные выплаты меньше или отсутствуют (статья 421 НК РФ в редакции закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Оно касается базы для взносов: обязанности платить директору зарплату в размере МРОТ оно не вводит. В прогнозе ФОТ взносы за руководителя считают не меньше чем с 27 093 руб. в месяц, по общему тарифу 30% это не менее 8 127,90 руб., если специальная норма не устанавливает исключения.