Штатная единица и должность в чем разница для кадрового учета

Штатная единица и должность в кадровом учёте обозначают разные вещи. Должность — это наименование трудовой функции, которое по статье 57 ТК РФ попадает в трудовой договор. Штатная единица — это количество ставок по этой должности, которое записывают в графу 4 формы Т-3. По одной должности может быть утверждено 5 единиц, а одна единица может делиться на доли 0,5 или 0,25 между работниками на неполном времени. От этого зависят документы при изменениях. Если переименовать должность, нужны приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения со всеми, кто её занимает. Если добавить единицы, хватит одного приказа. При сокращении различие то же: исключить должность из расписания — это сокращение штата, уменьшить число единиц — сокращение численности.

Ниже разобрано, как заполнить графы 3 и 4, как оформить совмещение по вакантной единице и как переименовать должность по новому классификатору ОК 016-2025. Отдельно показано, чем справочник «Должности» отличается от позиций штатного расписания в 1С:ЗУП, в чём расходятся ГИТ и Роструд по двум работникам на одну ставку и какие правила действуют для ИП. Сценарная таблица изменений, пошаговая инструкция, образцы Т-3 и допсоглашения, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Должность и штатная единица: определения по ТК РФ и форме Т-3

Статья 15 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Статья 57 ТК РФ делает трудовую функцию обязательным условием трудового договора. Получается, что должность выражает содержание работы: работник выполняет её как стороны договорились. В тексте кодекса нет понятия штатной единицы. Оно пришло из Указаний по применению и заполнению унифицированных форм, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: штатное расписание по форме Т-3 содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.

Одна строка расписания отвечает на 2 вопроса: какая работа выполняется (графа 3) и в каком объёме она предусмотрена (графа 4). Позиция «Менеджер по продажам, 3 штатные единицы, оклад 60 000 руб.» означает одну должность и 3 ставки. Сумма графы 4 по всем строкам даёт штатную численность организации. С фактической численностью её не сравнивают: на одну единицу могут приходиться двое работников по 0,5 ставки, а часть единиц может быть вакантной.

Ниже различия сведены по признакам, которые кадровик проверяет при оформлении приёма, перевода и сокращения.

Из таблицы следует рабочее правило. Если меняется графа 3, изменение касается работников и оформляется двусторонними документами. Если меняется только графа 4, это организационное решение работодателя, и достаточно приказа, пока никого не сокращают.

Данные штатного расписания: что пишут в графах 3, 4 и 5

В графу 3 пишут наименование должности, специальности или профессии, а также разряд, класс или категорию квалификации. Наименования записывают полностью, без сокращений. Если «Ведущий специалист по кадрам» в расписании превратится в «Вед. спец. по кадрам» в договоре, инспектор увидит в этом две разные должности. Требование к формулировке жёсткое, если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения. Тогда по части 2 статьи 57 ТК РФ наименование и квалификационные требования должны совпадать с квалификационными справочниками (ЕКС, ЕТКС) или положениями профессионального стандарта. Для остальных должностей работодатель выбирает название сам.

В графу 4 записывают количество штатных единиц. По указаниям к форме Т-3 неполную единицу, в том числе с учётом работы по совместительству, указывают в долях: 0,25; 0,5; 2,75. Сумма долей, на которые приняты работники, не может превышать число единиц в этой графе. Если по должности 1 единица и на ней уже работают двое по 0,5 ставки, третьего работника на ту же должность без изменения расписания принять не получится.

В графу 5 вносят месячную тарифную ставку или оклад в рублях. В графы 6-8 вносят надбавки: стимулирующие и компенсационные выплаты по закону (например, северные) и введённые по решению организации. Фамилий работников в штатном расписании нет. Оно описывает структуру, штатную численность и оплату, а распределение людей по единицам ведут в отдельном документе — штатной расстановке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что об этом думает ГИТ: можно ли принять двух работников на одну штатную единицу по 0,5 ставки, ведомства отвечают по-разному. В письме ГИТ по г. Москве от 14.03.2024 № ПГ/03298/10-8505-ОБ/1072 сказано, что трудовое законодательство не запрещает принимать нескольких работников на одну единицу при неполном рабочем времени. Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» разъяснял иначе: если один работник принят на 0,5 ставки, должность считается заполненной, и для приёма второго расписание нужно изменить, разделив должность на ставки 0,5 и 0,5. На практике безопаснее второй вариант. Разделение единицы оформляют приказом до приёма второго работника, и при любой проверке позиция остаётся защищённой.

Совмещение должностей, совместительство и вакантные единицы

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ не требует второго трудового договора. С письменного согласия работнику поручают дополнительную работу в пределах его рабочего дня (смены) за дополнительную оплату. Это может быть работа по другой должности (совмещение профессий и должностей), по такой же должности (расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Срок, содержание и объём поручения работодатель устанавливает с письменного согласия работника. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны определяют соглашением.

Со штатным расписанием совмещение связано через должность. Работу по другой должности поручают, если эта должность есть в расписании и по ней есть вакантная единица или временно отсутствующий работник. Совмещающий сотрудник на эту единицу не принимается. Поэтому вакансия формально остаётся свободной, и на неё можно принять нового работника, а поручение о совмещении отменить. Работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, работодатель может досрочно отменить поручение. В обоих случаях другую сторону предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Совместительство устроено иначе, и путать его с совмещением на уровне штатного расписания нельзя.

Если работник должен закрывать работу на постоянной основе и сверх своего рабочего дня, выбирают совместительство: под него нужна свободная единица или доля в графе 4. Если задача временная и укладывается в рабочий день, оформляют совмещение, и штатное расписание не меняется.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На совместительстве по вредным работам компании ошибаются регулярно. Во вредных условиях нельзя работать одновременно на основной работе и по совместительству, поэтому при приёме внешнего совместителя на вредное производство работодатель обязан получить справку с основного места работы. Если этого не сделать и человек два года отработает с двойной вредностью, отвечать будет работодатель. Запрашивайте справку до подписания договора и храните её в личном деле.»

Сформируйте приказ о совмещении со сроком и доплатой

В сервисе Добыто приказ о совмещении и согласие работника подписываются электронно в одном маршруте. Дата согласия фиксируется до даты начала дополнительной работы, и её можно подтвердить при проверке.

Изменение штатного расписания: переименование должности и изменение числа единиц

По указаниям к форме Т-3 изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Какие ещё документы понадобятся, зависит от того, что меняется: графа 3, графа 4 или графа 5. В сценарной таблице ниже для каждого типового изменения указано, что правят в расписании и что происходит с трудовыми договорами.

Когда расписание меняется только по графе 4 в сторону увеличения, работники приказ не подписывают. Если в строке меняются графа 3 или графа 5, каждый занятый на должности работник должен подписать допсоглашение по статье 72 ТК РФ. Если работник его не подписывает, работодатель может действовать по статье 74 ТК РФ, то есть уведомить работника за 2 месяца по организационным причинам, но только когда трудовая функция по существу не меняется. Инспекторы оценивают такие случаи по-разному, поэтому сохранённые должностные обязанности лучше подтвердить сравнением старой и новой должностной инструкции.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94, который применялся с 1994 года, действует классификатор профессий ОК 016-2025. Если меняется наименование или код должности, одного расписания мало: нужен приказ о внесении изменений или новая редакция штатного расписания, допсоглашения к трудовым договорам и правка должностных инструкций и ЛНА. Сразу обновите справочники в 1С:ЗУП, иначе приказы и отчёты будут выходить со старыми наименованиями.»

Как изменить штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, что меняется: наименование должности (графа 3), количество или доли единиц (графа 4), оклад и надбавки (графы 5-8). От этого зависит, понадобятся ли документы с работниками.
2. Шаг 2. Для новой или переименованной должности сверьте наименование. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, оно должно совпадать с ЕКС, ЕТКС или профстандартом по части 2 статьи 57 ТК РФ. Код сверьте с ОК 016-2025.
3. Шаг 3. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания с датой вступления изменений в силу или утвердите расписание в новой редакции.
4. Шаг 4. Если изменение затрагивает условия действующих договоров, оформите допсоглашения по статье 72 ТК РФ. При сокращении вручите уведомления персонально под подпись не менее чем за 2 месяца и предложите вакантные должности по статьям 81 и 180 ТК РФ.
5. Шаг 5. Отразите изменения в 1С:ЗУП документом «Изменение штатного расписания», если включено ведение истории изменений, чтобы получать расписание на любую дату.
6. Шаг 6. Обновите должностные инструкции и ЛНА, в которых упомянута должность, и ознакомьте с ними работников.

Образцы штатного расписания и кадровых документов по должности

Начните с формы Т-3: на её графах видно, где стоит должность и где количество единиц, а договор и допсоглашение нужны, когда изменения затрагивают работников.

Сокращение штата и сокращение численности: где проходит граница

Оба основания предусмотрены пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, но в приказе и уведомлении их называют по-разному. Если из расписания исключают должность целиком, это сокращение штата. Если должность остаётся, но по ней уменьшают количество единиц, например с 4 до 2, это сокращение численности. Во втором случае работодатель выбирает, кого из занимающих должность оставить, и при равной производительности труда и квалификации применяет преимущественное право по статье 179 ТК РФ.

По статье 180 ТК РФ работников предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения и предлагают им другую имеющуюся работу. Вакантная должность здесь определяется по расписанию: это свободная штатная единица или её доля, на которую работник может перейти с учётом квалификации и состояния здоровья. В практике новую редакцию штатного расписания утверждают до уведомления, а вводят в действие с даты, следующей за окончанием двухмесячного срока. Так к моменту увольнения сокращаемые единицы уже не числятся в действующем расписании, а в период предупреждения видно, какие вакансии нужно предлагать.

Перед сокращением проверьте формулировку основания в проекте приказа. Если по должности уменьшается число единиц, основание — сокращение численности, а если должность исключается — сокращение штата. От этого зависит, проводится ли отбор по статье 179 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Штатное расписание ИП и микропредприятия

Индивидуальный предприниматель, который заключает трудовые договоры с работниками, ведёт штатное расписание на тех же основаниях, что и организация: трудовая функция в договоре по статье 57 ТК РФ описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. ИП без наёмных работников расписание не составляет. Утверждает его сам предприниматель своей подписью, отдельного руководителя для этого не нужно.

Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» в ответе об обязательности штатного расписания для коммерческих организаций указал, что наличие расписания обязательно, а должность работника в трудовом договоре обязательно должна быть в штатном расписании. Отсутствие расписания квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

У микропредприятий вопрос сложнее. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов и включить нужные условия в трудовой договор по типовой форме. Однако формулировка статьи 57 ТК РФ о должности «в соответствии со штатным расписанием» остаётся прежней, и инспекторы читают эту норму по-разному. Надёжнее вести расписание, даже если в штате 3 человека.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В обзорных материалах субъектом малого предпринимательства часто называют компании численностью до 15 человек. Это критерий микропредприятия: малое предприятие — до 100 человек. От статуса микропредприятия зависят право не издавать ЛНА, применять типовую форму договора и другие послабления. Если компания на 80 человек примет такой обзор на веру и откажется от локальных актов, нарушение будет по каждому из них. Категорию проверяйте в едином реестре субъектов МСП на сайте ФНС, а не по памяти.»

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: справочник «Должности» и позиции

В 1С:ЗУП 3.1 разница между должностью и штатной единицей видна в структуре данных. Справочник «Должности» — это перечень наименований без количества и оклада. Позиция штатного расписания объединяет организацию, подразделение, должность, график работы, количество единиц и оплату труда. Одна должность из справочника может входить в несколько позиций: «Бухгалтер» в бухгалтерии на 2 единицы и «Бухгалтер» в филиале на 0,5 единицы — это 2 позиции.

Ведение расписания включают в разделе «Настройка — Кадровый учёт» по ссылке «Настройка штатного расписания». Флажок «Ведётся штатное расписание» переводит кадровые документы на выбор позиции. Если флажок снят, в приказах выбирается должность из справочника, и программа не контролирует число занятых ставок. Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» переключает ввод на документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Без него правки вносятся прямо в справочник «Штатное расписание», и получить расписание на прошлую дату не получится. Позиция становится действующей, когда у неё стоит флажок «Позиция утверждена» и указана дата утверждения.

Для компаний, где расписание ведётся в 1С:ЗУП, мы ставим готовый модуль интеграции, который устанавливается и настраивается за один день. Приказы об изменении штатного расписания и допсоглашения, созданные в 1С, синхронизируются с Добыто автоматически и уходят на подпись без ручной выгрузки файлов.

Ошибки, из-за которых должность и штатная единица расходятся в документах

При проверке ГИТ сравнивает 3 источника: штатное расписание, трудовой договор и приказ о приёме или переводе. Большинство нарушений по этой теме связано с тем, что эти документы расходятся по одной из граф.

• Должность в договоре названа иначе, чем в расписании. Её сокращают или меняют порядок слов для краткости. Для должностей с льготами и ограничениями расхождение с ЕКС, ЕТКС или профстандартом ставит под вопрос право работника на эти льготы. Для остальных формально выходит, что работник принят на должность, которой в расписании нет.
• Сумма ставок больше числа единиц. Работников принимают на 0,5 ставки сверх графы 4, потому что это кажется мелкой правкой. Итог — превышение утверждённой численности, которое видно при первой же сверке расписания со штатной расстановкой.
• Должность переименована только в расписании. Приказ по штатному расписанию издан, а допсоглашения не подписаны и 1С:ЗУП не обновлена. В договорах и отчётности остаётся старое наименование.
• В приказе о сокращении перепутаны штат и численность. Если по должности сокращают часть единиц, но основанием указано сокращение штата, работодатель не может объяснить, почему не проводился отбор по статье 179 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: работника допускают к работе по новой должности до того, как её внесли в расписание. Фактический допуск к работе приравнивается к заключению трудового договора, и сразу после допуска отношения нужно оформить письменно. Договор будет ссылаться на должность, которой в действующем расписании нет. Поэтому приказ об изменении штатного расписания должен иметь дату раньше первого рабочего дня, а не той же неделей задним числом.

Ошибки стоят больше, чем переоформление документа. За отсутствие расписания или расхождения в кадровых документах штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ для юрлица составляет от 30 000 до 50 000 рублей. Если суд признает увольнение по сокращению незаконным из-за неверного основания или непредложенных вакансий, работника восстанавливают и выплачивают средний заработок за время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Образцы штатного расписания и приказов из открытых источников часто записаны несколько лет назад. Если в материале устарела одна деталь, например название формы отчётности, проверять нужно всё остальное. Мы берём из таких шаблонов только структуру и перечни, а наименования форм, сроки и реквизиты сверяем с действующей редакцией норм.»

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Допсоглашение о переименовании должности подписывают все работники, в том числе в филиалах и на удалённой работе, а дата подписи каждого фиксируется в системе.

Стоимость КЭДО для кадровых документов по штатному расписанию

Стоимость электронного оформления приказов и допсоглашений зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.

Итоговая сумма считается по числу сотрудников, которые подписывают документы, а тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на сентябрь 2026 года.

Выводы

Должность отвечает на вопрос, какую работу выполняет человек, а штатная единица — сколько такой работы организация предусмотрела. Правка наименования или оклада затрагивает трудовые договоры и требует допсоглашений, а изменение количества единиц остаётся решением работодателя до тех пор, пока оно не ведёт к сокращению. Эту же логику повторяют 1С:ЗУП, где справочник должностей отделён от позиций расписания, и ТК РФ, где сокращение штата отличается от сокращения численности.

В Добыто приказы по штатному расписанию, допсоглашения о переименовании должностей и приказы о совмещении подписываются электронно вместе с данными из 1С:ЗУП. У каждого документа остаётся дата подписи, которую можно предъявить при проверке.

Частые вопросы о штатном расписании и должностях

Можно ли указать в штатном расписании вилку окладов по одной должности?

В графу 5 формы Т-3 вносят месячную тарифную ставку или оклад в рублях, а в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ фиксируют конкретный размер оплаты. Вилка «от и до» с этим не согласуется. Если работники на одной должности получают разный оклад, должность разбивают на отдельные строки по категориям или разрядам квалификации, и в каждой строке указывают свой оклад.

Можно ли назвать должность так, как её нет ни в одном справочнике?

Можно, если с должностью не связаны компенсации, льготы или ограничения. Совпадение с квалификационными справочниками или профстандартом часть 2 статьи 57 ТК РФ требует только для таких должностей, например с правом на досрочную пенсию или дополнительный отпуск за вредность. Для остальных название выбирает работодатель, но оно должно быть одинаковым в штатном расписании, договоре и приказах.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год?

Нет. ТК РФ не устанавливает срок действия штатного расписания, и оно действует, пока его не изменят или не заменят новой редакцией. Изменения вносятся приказом руководителя. Новую редакцию обычно утверждают, когда изменений накопилось много или меняется структура подразделений.

Как оформить работника на 1,5 ставки?

Одна должность по одному трудовому договору не может превышать полную единицу. Полставки сверх основной ставки оформляют либо внутренним совместительством по отдельному договору и в свободное время, не более 4 часов в день по статье 284 ТК РФ, на свободную долю 0,5 в графе 4, либо совмещением по статье 60.2 ТК РФ с доплатой в пределах рабочего дня.

Что делать со штатной единицей работницы в отпуске по уходу за ребёнком?

Единица остаётся занятой: за работницей сохраняется место работы. На период её отсутствия можно принять работника по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ на ту же единицу, штатное расписание при этом не меняется. Другой вариант — поручить обязанности действующему работнику через совмещение с доплатой.

Сколько хранить штатное расписание?

Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы об изменении расписания хранятся вместе с ним, чтобы можно было восстановить состав должностей и единиц на любую дату, например при споре о сокращении.

Можно ли держать в штатном расписании вакантные единицы годами?

Запрета нет: вакантные единицы в расписании допустимы, и ТК РФ не обязывает их сокращать. Но при сокращении по статье 180 ТК РФ такие единицы считаются вакансиями, и их нужно предлагать сокращаемым работникам. Суды проверяют, были ли предложены все свободные единицы, подходящие работнику по квалификации.