Штатное расписание действует в компании в одной редакции на конкретную дату: это локальный нормативный акт, и две редакции одного ЛНА одновременно юридической силы не имеют. Законных ситуаций с двумя расписаниями всего несколько: старое ещё действует, а новое уже утверждено приказом и вводится с более поздней даты; филиал утверждает своё расписание, если такое право закреплено в положении о нём; в группе работают два юридических лица; работодатели разные — ООО и ИП. Главное различие простое: два расписания разведены либо по датам введения в действие, либо по работодателям. Два расписания на одно юрлицо на одну и ту же дату — нарушение статьи 8 ТК РФ.
Разберём, как оформить приказ о введении второго расписания и с какой даты считать его действующим, чем утверждение нового документа отличается от изменения прежнего и какие задачи вторым расписанием не решаются: совмещение, совместительство и дробные ставки оформляются иначе. Покажем, что сверяет ГИТ, сопоставляя трудовые договоры со штатным расписанием, и какое расхождение в наименовании должности даёт штраф. Сценарная таблица по пяти ситуациям, чек-лист подготовки, порядок ведения штатного расписания в 1С:ЗУП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сколько штатных расписаний может действовать в организации одновременно
Штатное расписание фиксирует сложившееся разделение труда: перечень структурных подразделений, наименования должностей, количество штатных единиц, размеры окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда. Роструд описал этот состав в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 и там же сформулировал требование, из которого растут почти все споры: принять работника на должность, не включённую в штатное расписание, нельзя. Основание — статья 57 ТК РФ, где трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Отсюда следует ответ на исходный вопрос. Локальный нормативный акт действует в одной редакции: если на 15 марта в компании числятся два документа с разными перечнями должностей и оба введены в действие, определить, какая должность законна, невозможно. Ни кадровик, ни инспектор ГИТ, ни суд не смогут сказать, соответствует ли трудовой договор штатному расписанию. Поэтому два расписания допустимы только тогда, когда они не пересекаются: по периоду действия или по работодателю.
Форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с 1 января 2013 года необязательна для негосударственных организаций — Роструд подтвердил это в письме от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1. Работодатель вправе разработать свою форму, добавив, например, колонку с грейдом или кодом должности по профстандарту. Обязательным остаётся не бланк, а содержание: должность, количество штатных единиц и оплата труда должны читаться однозначно.
Проверить, сколько расписаний у вас реально действует, можно за пять минут: откройте приказы об утверждении и сравните в каждом две даты — дату утверждения и дату введения в действие. Если у двух документов периоды действия накладываются друг на друга, это и есть та ситуация, которую инспектор трактует не в пользу работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На бумаге обязательные локальные акты подписывают пачкой: положили комплект на стол, через час работник вернул его с подписями, и никто не восстановит, с чем и в какой момент он знакомился. Трудовой договор при этом нельзя подписать без подписания обязательных ЛНА. В электронном виде так не получится, там шаги выстроены по порядку, и именно поэтому расхождения в штатном расписании вылезают сразу. Сверьте по приказу, какая редакция расписания действует на дату вашего трудового договора.»
Пять ситуаций, когда два штатных расписания допустимы
Все законные случаи сводятся к двум основаниям: документы разнесены во времени либо утверждены разными работодателями. Таблица показывает, что критично в каждом сценарии, а что второстепенно.
| Ситуация | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| Сокращение численности или штата | Новое расписание утверждено до уведомления работников, дата введения в действие не раньше чем через 2 месяца после персонального предупреждения по статье 180 ТК РФ | Форма бланка, нумерация позиций, наличие грифа согласования с профсоюзом при его отсутствии в компании |
| Изменение окладов и организационных условий по статье 74 ТК РФ | Уведомление работников за 2 месяца, письменное обоснование организационных или технологических причин, дата введения нового расписания после истечения срока уведомления | Способ оформления: новый документ целиком или приказ об изменении отдельных позиций |
| Филиал или представительство | Право утверждать своё расписание закреплено в положении о филиале, руководитель действует по доверенности, документ входит в состав общего расписания юрлица | Место физического хранения оригинала, отдельная нумерация приказов филиала |
| Два юридических лица в группе компаний | Каждое юрлицо — самостоятельный работодатель со своим расписанием; работа сотрудника в обоих оформляется внешним совместительством по статье 282 ТК РФ | Совпадение наименований подразделений и единая система грейдов в группе |
| ООО и ИП одного собственника | Два разных работодателя, два комплекта кадровых документов; штатное расписание ИП утверждает сам предприниматель как работодатель | Применение формы Т-3: ИП вправе вести расписание в свободной форме |
Критичный параметр во всех пяти строках один: у двух документов не должно быть общего периода действия в рамках одного работодателя. Всё остальное — форма, нумерация, порядок хранения — настраивается под удобство кадровой службы.
Старое и новое расписание при сокращении
Порядок и сроки утверждения нового штатного расписания при сокращении в Трудовом кодексе не описаны, поэтому работодатель выбирает механику сам. Рабочая схема выглядит так: приказом от 10 марта утверждается новое расписание с указанием, что оно вводится в действие с 15 мая. В тот же день работники, чьи должности исключаются, получают персональное уведомление под подпись — двухмесячный срок из статьи 180 ТК РФ начинает течь. До 14 мая действует прежнее расписание, с 15 мая — новое.
Два документа в этот период существуют физически, но действует по-прежнему один. Инспектор ГИТ при проверке смотрит именно на связку из трёх дат: дата приказа, дата введения в действие, дата уведомления работника. Если новое расписание введено в действие раньше, чем истёк срок предупреждения, увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ разваливается в суде: должность исключена, а работник ещё числится.
Лайфхак: кадровый перевод начинается не с приказа, а со служебной записки или заявления, и в ходе согласования появляются дополнительные параметры — на какую ставку переводится работник, какая категория. Соберите их на этапе согласования: тогда в учётную систему они уйдут вместе с документом, а не будут добиваться вручную.
Филиал: своё расписание или часть общего
Обособленное подразделение не является юридическим лицом, поэтому самостоятельного штатного расписания законодательство для него не предусматривает. Практика допускает два варианта. Первый: расписание филиала оформляется отдельным документом, но входит в состав общего расписания организации как его часть. Второй: право филиала иметь собственное расписание прописано в положении о филиале, и тогда его утверждает руководитель подразделения своим приказом в пределах доверенности.
Ошибка, которая всплывает при проверке, — филиал утвердил расписание, а в положении о нём такого полномочия нет. Документ подписан неуполномоченным лицом, и все трудовые договоры сотрудников филиала оказываются заключёнными по должностям, которых в штатном расписании юрлица формально не существует. Проверьте положение о филиале и доверенность руководителя до того, как готовить отдельный документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Два работодателя: группа компаний, ООО и ИП
Когда в одном офисе работают ООО и ИП одного собственника, расписаний действительно два, и это нормально: у каждого работодателя свой комплект кадровых документов. Штатное расписание ИП утверждает сам предприниматель приказом; форма произвольная, обязательных требований к бланку для ИП нет. Вести расписание предпринимателю с работниками нужно по той же причине, что и организации: должность в трудовом договоре должна соответствовать штатному расписанию.
Сотрудник, который работает и там, и там, оформляется по двум трудовым договорам: основному и по внешнему совместительству по статье 282 ТК РФ. Продолжительность работы по совместительству ограничена статьёй 284 ТК РФ — не более четырёх часов в день в дни, когда работник занят по основному месту. Штатная единица под совместителя должна быть в расписании второго работодателя: свободной ставки нет, договор заключать не с чем.
Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием
Комплект закрывает полный цикл: сначала смотрите бланк Т-3 и заполненный образец, затем приказ об утверждении локального акта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровики не мыслят категорией подписанного приказа. Для них это целый процесс: перевод начинается с того, что сотрудник и два руководителя о чём-то договорились, дальше служебная записка проходит согласование, и только потом появляется приказ. Штатное расписание в этой цепочке стоит в самом начале, потому что из него берутся ставка и подразделение. Если в компании два расписания и непонятно, какое действует, процесс останавливается на первом же шаге.»
Когда второе штатное расписание незаконно и сколько стоит ошибка
Три конструкции регулярно встречаются в компаниях и не выдерживают проверки. Первая — параллельный документ с реальными окладами при официальном расписании с минимальными ставками. Такой файл не является локальным нормативным актом: он не утверждён приказом, работники с ним не ознакомлены, а в трудовом споре он работает против работодателя как подтверждение фактических договорённостей.
Вторая — расписание, которое переписывают под конкретного человека задним числом, когда выясняется, что должности в документе нет. Роструд прямо указал: принятие сотрудника на должность, не включённую в штатное расписание, недопустимо. Третья — два документа одной датой, когда новое расписание утверждено, а приказ об отмене предыдущего не издан. Формально действуют оба.
Цена ошибки считается не по стоимости переоформления. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это 1 000-5 000 рублей на должностное лицо и 30 000-50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — 10 000-20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на юрлицо 50 000-70 000 рублей. Добавьте к этому перерасчёт выплат, если оклад в договоре разошёлся с расписанием, и восстановление работника при неудачном сокращении.
В практике Добыто расхождение между расписанием и трудовым договором чаще всего обнаруживается не при проверке, а при первой выгрузке данных для КЭДО: должность в договоре написана словами руководителя, а в расписании стоит формулировка из справочника. Расхождения не исчезают со временем: штатные расписания по пункту 40 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранятся постоянно по месту утверждения и 3 года в других организациях. Оба документа доживут до проверки. Если сомневаетесь в конкретной ситуации, ответ по своему случаю можно получить письменно через сервис «Дежурный инспектор» Роструда: вопросы по трудовому праву там рассматривают в течение 3 рабочих дней.
Как утвердить второе штатное расписание
Работа делится на две части: подготовка, где решается, нужен ли вообще второй документ, и оформление. Пропуск подготовки даёт самый частый дефект — новое расписание введено в действие датой приказа, а не датой окончания срока уведомления.
Что проверить до издания приказа
- Основание. Определите, что вы меняете: перечень должностей, количество штатных единиц или размер оплаты. От этого зависит, нужна ли процедура по статье 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца.
- Способ. Решите, утверждаете новый документ целиком или вносите изменения приказом в действующий. При правке одной-двух позиций второй вариант короче и не требует переоформления всего расписания.
- Даты. Разведите дату утверждения и дату введения в действие. Если затрагиваются работники, дата введения не может наступить раньше окончания срока уведомления.
- Отмена прежнего. Проверьте, что в приказе есть пункт о признании утратившим силу предыдущего расписания с указанием его реквизитов и даты.
- Договоры. Сверьте наименования должностей в новом расписании с формулировками в действующих трудовых договорах. Расхождение в одном слове закрывается дополнительным соглашением.
- Полномочия. Для филиала проверьте положение о нём и доверенность руководителя: право утверждать расписание должно быть прямо названо.
Полезно знать: перед подключением сервиса КЭДО штатное расписание настраивают в первую очередь, вместе с контактными данными сотрудников. Без электронной почты или номера телефона личный кабинет работнику не создаётся, и документ до него не дойдёт.
Как ввести новое штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подготовьте проект расписания: подразделения, должности по единому справочнику или профстандартам, количество штатных единиц, оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда.
- Шаг 2. Издайте приказ об утверждении. В приказе укажите дату утверждения, дату введения в действие и пункт об отмене прежнего расписания с его номером и датой.
- Шаг 3. Если меняются условия труда работников, вручите персональные уведомления под подпись и отсчитайте 2 месяца по статье 74 или статье 180 ТК РФ.
- Шаг 4. Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам тем, у кого меняются должность, оклад или подразделение. Приказ по организации трудовой договор не переписывает.
- Шаг 5. Внесите изменения в учётную систему в тот же день, когда новое расписание вступает в силу, и проверьте, что старые позиции закрыты, а не удалены.
- Шаг 6. Передайте оба документа в архив: действующее расписание и отменённое хранятся постоянно по месту утверждения.
Должности, ставки и совмещение: что вторым расписанием не решается
Второе расписание чаще всего заводят не ради структуры, а чтобы закрыть чужой участок работы или добавить человеку нагрузку. Для каждой из этих задач в Трудовом кодексе есть свой инструмент, и ни один из них второго документа не требует.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Что нужно сделать | Нужна ли свободная штатная единица | Чем оформляется | Норма ТК РФ |
|---|---|---|---|
| Работа по другой должности в течение рабочего дня (совмещение) | Должность должна быть в расписании, новая единица не вводится | Письменное согласие работника, дополнительное соглашение, приказ, доплата | Статьи 60.2 и 151 |
| Больший объём работ по своей же должности | Нет | Соглашение о расширении зон обслуживания с указанием срока и объёма, доплата | Статьи 60.2 и 151 |
| Вторая работа в свободное от основной время | Да, нужна свободная единица | Отдельный трудовой договор по совместительству, не более 4 часов в день | Статьи 60.1, 282 и 284 |
| Неполная занятость по должности | Да, в расписании указывается дробное количество единиц | Условие о неполном рабочем времени в трудовом договоре или допсоглашении | Статья 93 |
| Постоянный перевод на другую должность | Да, целевая должность должна быть в расписании | Дополнительное соглашение и приказ о переводе | Статьи 72 и 72.1 |
Совмещение отменяется досрочно любой из сторон с письменным предупреждением за 3 рабочих дня, и штатное расписание при этом не трогается вовсе. Дробные ставки — 0,5 или 0,25 — указываются в самом расписании в графе количества штатных единиц, отдельный документ для них не нужен.
Отдельно про наименование должности. Если с работой связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование в расписании и в трудовом договоре должно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом. Придумать альтернативное название во втором расписании и оставить старое в первом означает получить два разных основания для расчёта стажа на одну и ту же работу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Штатное расписание настраивается первым, до всего остального. В практике Добыто мы начинаем внедрение именно с него: подразделения, должности, руководители. Дальше на этой структуре собираются маршруты подписания и права доступа. Если в компании есть второй, неофициальный документ с другими должностями, он вскрывается на первом же импорте данных.»
Штатное расписание в 1С:ЗУП и в сервисе КЭДО
В 1С:ЗУП 8.3 ведение расписания включается флагом «Ведётся штатное расписание» в настройках кадрового учёта. Дальше выбирается один из двух режимов. Без истории изменений все правки вносятся прямо в справочник «Штатное расписание», и предыдущее состояние система не хранит. С историей изменений справочник заполняется документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», у каждого своя дата.
Режим с историей и есть техническая реализация двух расписаний. Документ «Утверждение штатного расписания» с датой 15 мая создаётся в марте, но на позиции расписания влияет только с 15 мая. До этой даты программа показывает прежний состав должностей, после — новый. Отчёты по штатной расстановке при этом строятся на любую дату, и проверить, какая редакция действовала в день заключения конкретного трудового договора, можно за минуту.
В компаниях, которые вели расписание без истории, при переходе на КЭДО обнаруживается характерная проблема: в справочнике осталась только последняя версия, а трудовые договоры за прошлые периоды ссылаются на должности, которых в справочнике уже нет. Восстанавливать приходится по приказам.
Факт: публикация личных кабинетов сотрудников и правила согласования в системе КЭДО настраиваются по штатному расписанию: подразделение, филиал и должность берутся оттуда. Маршрут, в котором сначала подписывает непосредственный руководитель, а затем вышестоящий, тоже собирается из этой структуры.
Отсюда практическое следствие для тех, кто планирует автоматизацию. Пока в компании два расписания и решение о том, какое из них верное, принимает конкретный кадровик по памяти, маршрут согласования собрать не из чего. В практике Добыто мы закладываем сверку штатного расписания с трудовыми договорами до старта пилотной группы: расхождения дешевле закрыть дополнительными соглашениями заранее, чем разбирать их на живом потоке документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При выборе системы смотрите не только на подписание. Кадровые процессы шире: перевод, отпуск, командировка начинаются задолго до приказа и заканчиваются после него. Если в системе нет движка процессов и всё зашито в код, каждое изменение структуры превращается в доработку. Компании из-за этого меняют систему через год-полтора после внедрения.»
Когда второе расписание заводить не нужно
Отдельный документ избыточен в трёх случаях. Первый: меняются один-два оклада или добавляется одна должность — достаточно приказа о внесении изменений в действующее расписание. Второй: структура компании до 25 человек и меняется несколько раз в год — проще держать одно расписание и вести изменения приказами, чем плодить редакции. Третий: нужно временно перераспределить обязанности на время отпуска или больничного коллеги — это совмещение по статье 60.2 ТК РФ, расписание при этом не меняется вообще.
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, требований к уровню доступности сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и тарифа: до 25 человек подходит «Старт», от 50 сотрудников считается минимальный годовой платёж. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому кадровые документы, подписанные в системе, принимаются при проверке наравне с бумажными.
Выводы
Одновременно в организации действует одно штатное расписание. Второй документ законен, когда он либо введён в действие с более поздней даты, либо принадлежит другому работодателю: филиалу с соответствующим полномочием, второму юрлицу группы, ИП. Параллельный документ с другими окладами локальным нормативным актом не является и в споре работает против компании. Проверять нужно не количество файлов, а связку дат в приказе и совпадение наименований должностей с трудовыми договорами.
Расхождения между расписанием и договорами обнаруживаются в момент, когда кадровые документы переводят в электронный вид: система строит маршруты по структуре и не даёт двум редакциям сосуществовать. В Добыто эта сверка входит в подготовку к запуску, вместе с настройкой подразделений, должностей и прав доступа.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись
По общему правилу не нужно. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал, что штатное расписание не связано напрямую с трудовой деятельностью конкретного работника и знакомить с ним при приёме необязательно. Обязанность появляется, если она прописана в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте самой компании. Оклад и должность работник в любом случае видит в трудовом договоре.
Можно ли держать вакантную должность в расписании годами
Можно. Штатное расписание фиксирует структуру, а не фактическую занятость, и наличие незакрытых единиц нарушением не является. Ограничение появляется при сокращении: вакансии, подходящие работнику по квалификации и состоянию здоровья, работодатель обязан предлагать до увольнения. Если вакансия висит в расписании, а работнику её не предложили, увольнение оспаривается.
Что делать, если должность в трудовом договоре не совпадает с расписанием на одно слово
Расхождение закрывается дополнительным соглашением к трудовому договору с указанием точного наименования из штатного расписания. Переписывать сам договор или издавать приказ о переводе не нужно, если трудовая функция не изменилась. Если с должностью связаны льготы или досрочная пенсия, наименование приводится к формулировке квалификационного справочника или профстандарта, иначе стаж по этой работе может не зачесться.
Обязательно ли ИП вести штатное расписание
Предприниматель, у которого есть работники, выступает работодателем со всеми обязанностями по Трудовому кодексу, включая требование статьи 57 ТК РФ о соответствии должности штатному расписанию. Форма произвольная: применять бланк Т-3 предприниматель не обязан. Утверждается расписание приказом самого ИП, отдельного согласования ни с кем не требуется.
Как оформить временную должность на период проекта
Позиция вводится в действующее штатное расписание приказом, отдельный документ не нужен. С работником заключается срочный трудовой договор по статье 59 ТК РФ с указанием основания срочности. После завершения проекта позиция исключается из расписания следующим приказом. Задним числом должность не вводится: дата приказа должна быть не позже даты заключения договора.
Кто подписывает штатное расписание, кроме руководителя
В унифицированной форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждает документ руководитель организации приказом. Если компания использует собственный бланк, состав визирующих определяется самостоятельно. При переводе кадровых документов в электронный вид расписание подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Сколько хранить отменённое штатное расписание
Постоянно, если организация является тем местом, где документ утверждён. В других организациях, куда расписание попало как приложение или копия, срок составляет 3 года. Основание — пункт 40 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Уничтожать прежние редакции после утверждения новой нельзя: именно по ним восстанавливается, какая должность существовала на конкретную дату.
