Должностная инструкция и штатное расписание как связать два документа

Должностная инструкция и штатное расписание связываются через наименование должности и подразделение. По части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция в договоре указывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Инструкция раскрывает содержание этой работы. Наименование должно совпадать во всех трёх документах: Роструд разъяснял, что нельзя принять работника по одной должности, а инструкцию изложить для должности с другим названием. Обязательной инструкцию Трудовой кодекс РФ не делает, порядок её утверждения и изменения работодатель устанавливает локально. Способ правки зависит от статуса инструкции. Приложение к трудовому договору меняется одновременно с договором дополнительным соглашением. Самостоятельный документ меняется новой редакцией с письменным ознакомлением работника, если условия договора не затронуты.

Материал помогает сверить должность в форме Т-3, договоре и инструкции и отличить уточнение обязанностей от перевода по статье 72.1 ТК РФ. Он также показывает, как оформить совмещение по статье 60.2, чтобы новая редакция инструкции не подменяла соглашение с работником. Отдельно разобрано, какие правки штатного расписания не затрагивают договоры действующих работников, а какие требуют допсоглашения или предупреждения за 2 месяца. Во второй половине статьи — сценарная таблица изменений, пошаговая инструкция, штатное расписание в 1С:ЗУП, подпись для допсоглашений, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.

Содержание

Какие нормы ТК РФ связывают штатное расписание, должностную инструкцию и трудовой договор

Трудовая функция — обязательное условие трудового договора по части 2 статьи 57 ТК РФ. Её указывают одним из трёх способов:

работа по должности в соответствии со штатным расписанием;
профессия или специальность с указанием квалификации;
конкретный вид поручаемой работы.

При первом способе работают три документа. Штатное расписание задаёт наименование должности и подразделение. Договор переносит их в условие о трудовой функции. Инструкция описывает работу на этой позиции.

Подразделение обязательно попадает в договор в одном случае: работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное подразделение в другой местности. Тогда в договоре указывают подразделение и его местонахождение. В остальных случаях название подразделения в договоре — дополнительное условие. Если его включили, перенос должности в другое подразделение затрагивает договор. Если не включили и трудовая функция прежняя, перевод автоматически не возникает.

В письме Минтруда России от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817 указано, что ТК РФ не требует оформлять должностную инструкцию. Кодекс не устанавливает и её содержание, и порядок изменения: процедуру работодатель определяет локальным актом. Трудовой договор обязателен всегда, и его условия меняются по правилам статей 72-74 ТК РФ.

Бывает, что текст инструкции описывает работу другой должности. Это изменение трудовой функции, и оформляется оно переводом по статье 72.1 ТК РФ с письменного согласия работника. Роструд в ответе на портале Онлайнинспекция.рф в ноябре 2015 года указал: принять работника по одной должности и изложить его инструкцию как для должности с другим названием нельзя.

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 допускает два варианта инструкции: приложение к трудовому договору или самостоятельный документ. Приложение ведомство считает целесообразным менять одновременно с договором через допсоглашение. Самостоятельную инструкцию утверждают в новой редакции и письменно знакомят с ней работника, если обязательные условия договора не меняются. Универсальной границы между уточнением обязанностей и расширением трудовой функции ТК РФ не задаёт. Граница зависит от того, как функция сформулирована в конкретном договоре.

Статья 68 ТК РФ обязывает ознакомить работника под подпись до подписания договора с тремя группами документов: правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, непосредственно связанными с его работой. Самостоятельную должностную инструкцию Роструд относит к документам, с которыми знакомят при приёме. Поэтому отметка об ознакомлении датируется не позднее подписания договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Функции трёх документов удобно сравнивать по параметрам, которые кадровая служба проверяет при приёме и при каждом изменении.

Параметр	Штатное расписание	Должностная инструкция	Трудовой договор
Что фиксирует	Подразделения и их коды, должности с квалификацией, количество штатных единиц, оклады, надбавки, итог в месяц	Содержание работы по должности, состав разделов определяет работодатель	Трудовую функцию по должности согласно штатному расписанию и другие условия статьи 57 ТК РФ
Требование ТК РФ	Отдельной статьи об обязанности нет, на расписание ссылается ч. 2 ст. 57 ТК РФ	Не требуется, письмо Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817	Обязателен, обязательные условия по ст. 57 ТК РФ
Форма	Т-3 по постановлению Госкомстата № 1 или собственная: унифицированные формы не обязательны с 01.01.2013	Приложение к договору или самостоятельный документ	Письменная; у микропредприятий в режиме ст. 309.2 ТК РФ — на основе типовой формы
Как меняется	Приказом работодателя об утверждении или изменении	Приложение — допсоглашением вместе с договором; самостоятельная — новой редакцией с ознакомлением	Письменным соглашением по ст. 72 ТК РФ; по ст. 74 — кроме трудовой функции, с предупреждением за 2 месяца
Затрагивает ли правка договор работника	Нет, если меняемое условие не закреплено в договоре	Нет, если инструкция самостоятельная и функция не меняется	Изменение договора и есть изменение условий

Трудовой договор меняется по соглашению сторон либо в случаях, когда Кодекс допускает изменение без него, включая процедуру статьи 74 ТК РФ. Штатное расписание и самостоятельная инструкция меняются решением работодателя, и их правка не переписывает договорные условия автоматически. Сверку при любом изменении начинают с договора конкретного работника.

Наименование должности: как сверить форму Т-3, инструкцию и классификатор ОК 016-2025

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, код по ОКУД 0301017. В ней указывают период действия, общее число штатных единиц и 10 граф:

структурное подразделение;
код подразделения;
должность (профессия) с квалификацией;
количество штатных единиц;
оклад;
надбавка;
надбавка;
надбавка;
итог в месяц;
примечание.

Для связки с инструкцией сверяют графы о подразделении и о должности: именно они переходят в договор и в заголовок инструкции.

С 01.01.2013 унифицированные формы первичной документации не обязательны для применения. Это следует из части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Исключение — формы, обязательность которых установлена другими федеральными законами. Работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания. Отказ от Т-3 не освобождает от кадрового оформления: наименование должности в собственной форме должно совпадать с трудовым договором так же, как в унифицированной.

Для должностей, с которыми связаны компенсации, льготы или ограничения, требование строже. По части 2 статьи 57 ТК РФ их наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. По статье 195.3 ТК РФ профстандарты обязательны в той части, где требования к квалификации установлены ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами. Остальные характеристики служат основой с учётом особенностей работы.

Минтруд России разъясняет применение профстандартов со ссылками на часть 2 статьи 57 и статью 195.3 ТК РФ на странице «Информация по вопросам применения профессиональных стандартов». Её стоит сверить до переименования должностей с льготами или ограничениями.

С 01.01.2026 действует ОК 016-2025. Классификатор утверждён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Для должностей без льгот и ограничений общего требования дословно повторять классификатор нет: его используют как ориентир при выборе наименования.

Отделение Социального фонда России в разъяснении от 20.01.2026 рекомендует сверить наименования должностей в штатном расписании с фактическими обязанностями и ориентироваться на ОКПДТР-2025. Это рекомендация, а не требование переименовать все должности. Каждое переименование должности, указанной в договоре, влечёт изменение договора.

Сверку проводят по одному сводному списку: должности из действующего штатного расписания, должности из трудовых договоров и заголовки инструкций. Расхождение устраняют через документ, в котором ошибка:

в штатном расписании — приказом об изменении;
в договоре — допсоглашением по статье 72 ТК РФ;
в самостоятельной инструкции — новой редакцией с ознакомлением.

Совмещение должностей: что отражается в штатном расписании, инструкции и соглашении

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа в пределах установленной продолжительности рабочего дня (смены) по тому же трудовому договору. Она выполняется за дополнительную оплату и с письменного согласия работника. В согласии определяют срок, содержание и объём дополнительной работы. Размер доплаты по статье 151 ТК РФ устанавливается соглашением сторон с учётом содержания и (или) объёма работы, фиксированного процента закон не задаёт. Досрочно отказаться от совмещения или отменить поручение может любая сторона. Для этого она письменно предупреждает другую не позднее чем за 3 рабочих дня.

В статье 60.2 ТК РФ нет условия, что совмещение возможно только при вакантной штатной единице. Вывести такую обязанность из одной этой статьи нельзя. Если дополнительная работа соответствует позиции из штатного расписания, её наименование в соглашении и приказе берут из расписания без изменений. Тогда сведения о должности в документах не расходятся.

Новая редакция должностной инструкции совмещение не оформляет. Допустим, в инструкцию дописали обязанности по другой должности, а соглашения со сроком, содержанием, объёмом и доплатой нет. В этом случае требования статьи 60.2 ТК РФ не выполнены. Основная инструкция описывает работу по основной должности, а дополнительная работа фиксируется в соглашении и приказе о совмещении.

Сформируйте приказ о совмещении со сроком и доплатой

Конструктор Добыто собирает приказ о совмещении в формате .docx с блоком согласия работника. Для заполнения понадобятся срок совмещения и размер доплаты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал в MAX Канал в Telegram

Изменение штатного расписания и его последствия для договора и инструкции

Приказ об изменении штатного расписания сам по себе не переписывает трудовой договор. Переименование должности, смена подразделения, оклада или доли ставки становятся изменением договора, когда соответствующее условие закреплено в договоре конкретного работника. Изменение свободной штатной единицы не затрагивает договоры действующих работников.

Закреплённые условия меняются по статье 72 ТК РФ письменным соглашением сторон, кроме случаев, прямо предусмотренных Кодексом. Перевод по статье 72.1 ТК РФ — постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, указанного в договоре. По общему правилу для перевода нужны письменное согласие работника и допсоглашение.

Статья 74 ТК РФ позволяет работодателю изменить условия по своей инициативе только по организационным или технологическим причинам, когда прежние условия сохранить нельзя. Трудовую функцию эта статья прямо исключает. Организация предупреждает работника письменно не позднее чем за 2 месяца. Работодатель-ИП предупреждает не менее чем за 14 календарных дней и по части 2 статьи 306 ТК РФ вправе менять условия только по причинам из части 1 статьи 74.

Последствия типовых правок штатного расписания для инструкции и договора сведены в сценарную таблицу.

Ситуация	Штатное расписание	Должностная инструкция	Трудовой договор
Переименование должности без изменения обязанностей	Приказ об изменении	Новая редакция под новое наименование	Наименование есть в договоре: допсоглашение по ст. 72 или ст. 74 при организационных причинах
Уточнение обязанностей в пределах прежней функции	Не меняется	Самостоятельная: новая редакция и ознакомление; приложение: допсоглашение	Меняется, только если инструкция — приложение к договору
Постоянное поручение работы по другой должности	Позиция по новой должности	Инструкция новой должности	Перевод по ст. 72.1, письменное согласие, допсоглашение; ст. 74 не применяется
Дополнительная работа в пределах рабочего дня	Вакансию ст. 60.2 не требует	Новая редакция не заменяет соглашение	Соглашение со сроком, содержанием, объёмом и доплатой, согласие работника
Смена оклада по должности	Приказ об изменении	Не меняется	Оклад закреплён в договоре: ст. 72 или ст. 74 с предупреждением
Перенос должности в другое подразделение	Приказ об изменении	Меняется, если подразделение названо в тексте инструкции	Подразделение указано в договоре: перевод по ст. 72.1; не указано и функция прежняя: перевода нет
Изменение вакантной штатной единицы	Приказ об изменении	Готовится к приёму на позицию	Договоры действующих работников не меняются

Для третьей строки не подходят ни статья 74 ТК РФ, ни новая редакция инструкции. Оба способа обходятся без согласия работника, которого требует перевод по статье 72.1.

Если штатную единицу исключают и работник увольняется, приказ об увольнении оформляют вне режима КЭДО. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из этого режима четыре вида документов:

трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности;
акт о несчастном случае установленной формы;
приказ об увольнении;
документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Допсоглашения и приказы об изменении штатного расписания при этом в КЭДО вести можно.

Как связать должностную инструкцию со штатным расписанием при изменении должности: пошаговая инструкция

Шаг 1. Выпишите наименование должности и подразделение из действующего штатного расписания. Сравните их с трудовым договором и заголовком инструкции работника. Расхождение устраните до новых изменений.
Шаг 2. Проверьте, связана ли должность с компенсациями, льготами или ограничениями. Если связана, наименование и квалификационные требования берите из квалификационного справочника или профстандарта. Если нет, используйте ОК 016-2025 как ориентир.
Шаг 3. Определите, что меняется: наименование, подразделение, оклад, обязанности в пределах функции или сама трудовая функция. От ответа зависит основание: статья 72, 72.1, 74 или 60.2 ТК РФ.
Шаг 4. Откройте договор конкретного работника. Проверьте, закреплено ли в нём меняемое условие и оформлена ли инструкция приложением к договору.
Шаг 5. Утвердите изменение штатного расписания приказом. Если меняется договорное условие, подготовьте допсоглашение. При изменении по статье 74 направьте письменное уведомление: организация — не позднее чем за 2 месяца, ИП-работодатель — не менее чем за 14 календарных дней.
Шаг 6. Утвердите новую редакцию инструкции. Если она приложение к договору, включите её в допсоглашение. Если самостоятельный документ, ознакомьте работника под подпись.
Шаг 7. В КЭДО подпишите допсоглашение: работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП для изменения договора не используйте.

На тарифе «Бизнес» в Добыто есть электронный архив. Допсоглашение, приказ об изменении штатного расписания и новая редакция инструкции по одному изменению хранятся в одной системе.

Образец штатного расписания, должностной инструкции и договора для сверки должности

Комплект закрывает три документа связки и допсоглашение, а сверку удобнее начинать с формы Т-3, из которой берутся наименования должностей.

Документ	Скачать
Штатное расписание по форме Т-3	Скачать
Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству	Скачать
Трудовой договор по основному месту работы	Скачать
Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец)	Скачать

Штатное расписание в 1С:ЗУП и подписание изменений в КЭДО

Штатное расписание в 1С 8.3: что ведётся в ЗУП 3

«1С:Предприятие 8.3» — платформа, а штатное расписание ведётся в прикладной конфигурации. В документации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 штатная позиция описана через подразделение, должность и начисления. В конфигурации предусмотрены:

режим ведения с историей изменений;
документы утверждения и изменения расписания;
отчёты по расписанию.

Официальные примеры 1С разделяют ЗУП 3 и Бухгалтерию предприятия 3.0 и относят штатное расписание с историей изменений к ЗУП. Точный путь меню зависит от поставки и релиза, поэтому настройки сверяют по документации своей редакции.

Режим с историей изменений помогает связать документы по датам. Дату приказа об изменении позиции сверяют с датой допсоглашения и датой новой редакции инструкции.

Без интеграции приказ приходится вводить дважды: в ЗУП и в системе подписания. Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Один день — это срок настройки модуля. Срок всего кадрового внедрения он не описывает.

Какой электронной подписью подписывать допсоглашение об изменении должности

Статья 22.3 ТК РФ отдельно регулирует трудовой договор и изменения к нему в информационной системе работодателя. Работодатель подписывает такие документы УКЭП. Работник подписывает УКЭП или УНЭП, предусмотренной этой статьёй. ПЭП для допсоглашения о переименовании должности, переводе или изменении оклада не подходит.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. Для подписания допсоглашений УКЭП работодателя нужна в любом случае: этого требует статья 22.3 ТК РФ.

Ошибки при связке должностной инструкции и штатного расписания и их цена

Ошибки возникают на стыке документов, которые меняются по разным правилам. По каждой ошибке ниже указаны суть, мотив и последствие.

Инструкция из чужого шаблона. Должность в инструкции называется иначе, чем в штатном расписании и договоре. Так получается, когда берут готовый текст и не правят заголовок. Такое расхождение противоречит позиции Роструда. Если инспекция установит нарушение трудового законодательства, применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Расширение обязанностей новой редакцией вместо соглашения о совмещении. Мотив — обойтись без согласия работника и доплаты. Последствие: дополнительная работа не оформлена, нет срока, содержания, объёма и доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
Изменение трудовой функции по статье 74 ТК РФ. Мотив — не получать согласие работника. Статья прямо исключает трудовую функцию, и предупреждение за 2 месяца не создаёт основания для такого изменения.
Приказ об изменении штатного расписания без допсоглашения. Мотив — считать, что приказ сам меняет договор. В договоре остаются прежнее наименование или оклад, и документы расходятся.
Допсоглашение в КЭДО, подписанное ПЭП. Мотив — ПЭП уже выдана всем сотрудникам. Документ не соответствует статье 22.3 ТК РФ, и изменение договора приходится оформлять заново.

Отдельного состава за отсутствие штатного расписания в статье 5.27 КоАП РФ нет. Санкция зависит от того, какое нарушение трудового законодательства установлено. По части 1 должностному лицу и ИП грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб., юрлицу — от 30 000 до 50 000 руб. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обходится от 10 000 до 20 000 руб. для должностного лица и ИП и от 50 000 до 70 000 руб. для юрлица. К этому добавляется время на переоформление договоров и инструкций по каждому работнику.

Чек-лист сверки должности в трёх документах перед проверкой ГИТ

Наименование должности одинаково в действующем штатном расписании, трудовом договоре и заголовке инструкции.
Для должностей с компенсациями, льготами или ограничениями наименование и квалификационные требования соответствуют квалификационному справочнику или профстандарту.
Для работников обособленного подразделения в другой местности в договоре указаны подразделение и его местонахождение.
По каждой инструкции определено, приложение это к договору или самостоятельный документ.
Новые работники ознакомлены с самостоятельной инструкцией под подпись не позднее подписания договора.
Каждое изменение условий, закреплённых в договоре, оформлено допсоглашением или проведено по статье 74 ТК РФ с письменным предупреждением.
По каждому совмещению есть письменное согласие с указанием срока, содержания, объёма и доплаты.
Допсоглашения в КЭДО подписаны УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.

Когда отдельная должностная инструкция не нужна

Статья 309.2 ТК РФ распространяется на работодателей — субъектов малого предпринимательства, отнесённых к микропредприятиям, и на НКО. Она позволяет полностью или частично отказаться от локальных актов с нормами трудового права. Исключение — акт о временном переводе на дистанционную работу по статье 312.9 ТК РФ. Условия, которые регулировали бы такие акты, включают в трудовые договоры на основе типовой формы. Типовая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Обязательные условия статьи 57 ТК РФ при этом сохраняются, и трудовая функция в договоре всё равно указывается. Штатное расписание статья 309.2 отдельно не называет, поэтому вывод об отказе от него из этой статьи не делается.

Отдельная инструкция не нужна и тогда, когда обязанности целиком перечислены в самом трудовом договоре. В этом случае любое изменение обязанностей меняет договор и оформляется допсоглашением по статье 72 ТК РФ. Если состав задач по должности пересматривают часто, удобнее самостоятельная инструкция: её меняют новой редакцией с ознакомлением, пока трудовая функция в договоре прежняя.

Стоимость КЭДО для оформления допсоглашений и изменений штатного расписания

Стоимость зависит от трёх факторов: численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Интеграция входит в тариф «Бизнес».

Услуга	Стоимость	Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка	от 30 ₽ за сотрудника / мес	не указаны
Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив	от 50 ₽ за сотрудника / мес	не указаны
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников	30 000 ₽ в год	не указаны
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции	по запросу	по запросу
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников	бесплатно на всех тарифах	не указаны
Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов	входит в тариф «Бизнес»	установка и настройка за один день
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры	по запросу	не указаны

Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, для большего штата подходят «Бизнес» или «Корпорация». УКЭП, которой работодатель подписывает допсоглашения, в составе тарифа «Бизнес» указана явно. Цены приведены на 18.10.2026, действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Все три документа держатся на одном наименовании должности. Штатное расписание его задаёт, трудовой договор закрепляет как трудовую функцию, инструкция наполняет содержанием работы. Правка расписания или самостоятельной инструкции договор сама не меняет. Закреплённое в договоре условие меняется допсоглашением, переводом с согласия работника или по процедуре статьи 74, которая к трудовой функции не применяется. Дополнительную работу оформляют соглашением о совмещении, а не новой редакцией инструкции.

Добыто закрывает техническую часть этой связки. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует кадровые документы с КЭДО, а подписи сотрудников выпускаются в сервисе. Изменение должности проходит от приказа до подписанного допсоглашения в одной системе.

Частые вопросы о штатном расписании и должностных инструкциях

Нужно ли ИП штатное расписание?

Для ИП с наёмными работниками Роструд указывает на необходимость штатного расписания и связывает её с частью 2 статьи 57 ТК РФ: трудовая функция в договоре определяется по должности согласно расписанию. Отдельной статьи со словами «ИП обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет. Для предпринимателя без работников отдельного требования вести штатное расписание ТК РФ не содержит. Кадровые обязанности работодателя появляются вместе с первым трудовым договором.

Обязан ли работодатель выдать работнику копию всего штатного расписания?

Статья 62 ТК РФ даёт работнику право получить заверенные копии документов, связанных с его работой. Обязанности выдавать полное штатное расписание с окладами других сотрудников в этой норме нет. Работнику выдают копии документов, которые относятся к нему: трудового договора, допсоглашений, приказов.

Нужно ли каждый год заново утверждать штатное расписание?

Общего требования ежегодно переутверждать неизменившееся расписание нет ни в ТК РФ, ни в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма Т-3 предусматривает период действия и утверждение приказом, но периодичность не устанавливает. Новое расписание или изменение утверждают тогда, когда меняются подразделения, должности, количество единиц или оклады.

Сколько хранить штатное расписание и изменения к нему?

По пункту 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения. В других организациях срок хранения 3 года. Для штатно-списочного состава установлен другой срок, и эти документы при архивировании не смешивают.

Какой код должности указывать в ЕФС-1 после обновления справочника?

С 30.12.2025 действует новая форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированному Минюстом 18.12.2025 под № 84665, взамен приказа № 2281. С 30.05.2026 приказ СФР от 15.04.2026 № 389 обновил справочник кодов должностей для подраздела 1.3. Вместо пятизначного буквенно-цифрового кода теперь применяется 12-значный числовой. Код подбирают по наименованию из штатного расписания, поэтому расхождение наименований в документах переходит и в отчётность.

Что изменится в наименовании должности стажёра с 01.03.2027?

Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ с 01.03.2027 дополняет часть 2 статьи 57 ТК РФ. В наименовании должности, профессии или специальности работника по срочному договору о стажировке нужно будет указывать, что он стажёр. На 18.10.2026 норма ещё не действует. До даты вступления в силу стоит определить, как такие позиции будут называться в штатном расписании, чтобы договор и расписание совпадали.

Чем совмещение отличается от внутреннего совместительства для штатного расписания?

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ выполняется в пределах рабочего времени по тому же трудовому договору и оформляется соглашением с доплатой. Внутреннее совместительство по статье 60.1 — другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В этом договоре по части 2 статьи 57 ТК РФ указывается своя трудовая функция, то есть своя должность по штатному расписанию.