Два штатных расписания в одной организации закон допускает в двух случаях: когда редакции разведены по датам введения в действие или когда речь идёт о разных работодателях. У одного юридического лица на конкретную дату действует одна редакция: штатное расписание — локальный нормативный акт, оно утверждается приказом, и в приказе указана дата, с которой документ применяется. Параллельное неофициальное расписание с другими окладами юридической силы не имеет и в трудовом споре работает против работодателя. Филиал и обособленное подразделение остаются частью того же работодателя, поэтому их позиции входят в общую структуру юридического лица, а ООО и ИП одного собственника — два самостоятельных работодателя, и расписание у каждого своё.
Разберём пять сценариев, где две редакции существуют законно, и ситуации, в которых инспектор ГИТ увидит нарушение. Покажем, какими документами разводятся редакции при сокращении и при изменении окладов и какие сроки уведомления дают статьи 74 и 180 ТК РФ. Отдельно объясним, почему совмещение, совместительство и дробные ставки решаются приказом и дополнительным соглашением, а не вторым документом. Сценарная таблица, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, порядок ведения двух редакций в 1С:ЗУП и в электронном виде, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Одно юридическое лицо — одна действующая редакция штатного расписания
Штатное расписание относится к локальным нормативным актам, которые работодатель принимает самостоятельно по статье 8 ТК РФ. Из статей 15 и 57 ТК РФ следует практическое требование: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому должность в трудовом договоре и позиция в расписании должны совпадать дословно. Локальный акт действует в одной редакции: как только приказом утверждена новая, прежняя перестаёт применяться с даты, указанной в этом приказе.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года негосударственные организации вправе применять собственную форму, сохранив обязательные реквизиты: структурные подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц, тарифную ставку или оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Смена формы на собственную не создаёт второго документа: она оформляется тем же приказом об утверждении расписания в новой редакции.
Отсюда вытекает рабочий критерий, по которому проверяется любая конструкция с двумя документами. Два расписания законны, если они разведены либо по датам введения в действие у одного работодателя, либо по работодателям. Одинаковая дата вступления в силу у двух редакций одного юридического лица — это не два расписания, а неопределённость: невозможно установить, какой оклад и какая штатная единица действовали в конкретный день.
Пять случаев, когда два штатных расписания существуют законно
Каждый из сценариев ниже встречается в кадровой практике постоянно, и ни в одном из них нет параллельного действия двух редакций у одного работодателя в один день. Различие проходит либо по календарю, либо по субъекту, который выступает работодателем по трудовому договору.
| Ситуация | Чем разведены редакции | Документы-основания |
|---|---|---|
| Сокращение численности или штата | По датам: действующая редакция применяется до даты сокращения, новая вводится со следующего дня | Приказ о сокращении, приказ об утверждении новой редакции, уведомления работников за 2 месяца по статье 180 ТК РФ |
| Плановое изменение окладов и структуры | По датам: новая редакция утверждается заранее, вводится с 1-го числа будущего месяца | Приказ об утверждении новой редакции, уведомления по статье 74 ТК РФ, дополнительные соглашения |
| Филиал или обособленное подразделение | По подразделениям внутри одного работодателя: расписание филиала утверждается юридическим лицом или руководителем филиала по доверенности | Положение о филиале, доверенность руководителя филиала, приказ об утверждении |
| Группа компаний из нескольких юридических лиц | По работодателям: каждое юридическое лицо — самостоятельная сторона трудового договора | Отдельный приказ об утверждении в каждой организации |
| ООО и ИП одного собственника | По работодателям: организация и предприниматель нанимают работников от своего имени | Два комплекта кадровых документов, включая отдельные трудовые договоры |
В первых двух строках две редакции лежат в архиве одновременно, но применяются последовательно. В трёх последних документов действительно два, потому что работодателей два или расписание охватывает обособленную структуру. Проверить конструкцию можно одним вопросом: какая редакция действовала 15-го числа прошлого месяца и каким приказом это подтверждается.
В практике Добыто обе редакции хранятся в одном электронном архиве с датой приказа и датой введения в действие, а при выгрузке для проверки они идут комплектом: приказ, расписание, лист рассылки уведомлений. Этого набора достаточно, чтобы снять вопрос инспектора о том, какой документ был актуален на спорную дату.
Что оформляют вместо второго расписания: совмещение, совместительство, дробные ставки
Больше половины запросов про второе штатное расписание на деле закрываются другими кадровыми процедурами. Работник выполняет обязанности двух должностей, руководитель хочет развести оклады по проектам, часть команды работает на полставки — ни одна из этих задач не требует параллельного документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Задача | Чем оформляется | Норма | Новая редакция расписания |
|---|---|---|---|
| Работник ведёт вторую должность в своё рабочее время | Письменное согласие, приказ о совмещении, доплата по соглашению сторон | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ | Не нужна, должность уже есть в расписании |
| Работник занимает вторую должность за пределами основного времени | Отдельный трудовой договор по совместительству, не более 4 часов в день в дни занятости по основной работе | Статьи 282 и 284 ТК РФ | Нужна, если свободной штатной единицы нет |
| Половина или четверть ставки по должности | Дробное количество штатных единиц в графе расписания, условие о неполном рабочем времени в договоре | Статья 93 ТК РФ | Нужна при изменении количества единиц |
| Временное замещение отсутствующего работника | Соглашение о временном переводе на срок до одного года или до выхода отсутствующего | Статья 72.2 ТК РФ | Не нужна |
| Разные оклады у двух работников на одной должности | Разные позиции с разной квалификацией или надбавки в системе оплаты труда | Статьи 22 и 132 ТК РФ | Нужна, если вводится новая позиция |
Последняя строка — самая частая причина, по которой в компании заводят теневой второй документ. Одинаковая должность с разными окладами вызывает претензию по статье 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности, и решается она не вторым расписанием, а корректным разведением позиций по квалификации, категориям или разрядам.
Соберите приказ о совмещении вместо второй штатной единицы
Когда два расписания становятся нарушением и во сколько это обходится
Инспектор ГИТ смотрит не на количество файлов, а на то, можно ли по документам установить условия оплаты труда на конкретную дату. Нарушением становятся три конструкции.
- Параллельный неофициальный документ. Одно расписание для проверяющих с окладами на уровне МРОТ, второе для внутреннего расчёта с реальными суммами. Разрыв между документом и фактическими выплатами читается как неполная выплата заработной платы.
- Переутверждение задним числом. Расписание переписывают под уже принятого работника или под уже выплаченную премию, датируя приказ прошедшим месяцем. Дата приказа при этом расходится с датой регистрации в журнале и с датами в 1С.
- Две редакции с одной датой введения. Формально оба приказа подписаны уполномоченным лицом, но действующей на дату можно признать любую, а в споре суд выберет ту, что выгоднее работнику.
Цена ошибки складывается из трёх частей. Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация руководителя на срок от одного года до трёх лет. Если расхождение расписаний привело к недоплате, добавляется часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ и компенсация по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки. Третья часть неденежная: предписание с требованием привести документы в соответствие и повторная проверка исполнения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронная форма документа сама по себе нарушением не является: электронный документ признан письменным доказательством статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры — неверного вида подписи для конкретного документа, отсутствия порядка идентификации в локальном акте, неоформленных полномочий подписанта. Посмотрите, описан ли у вас порядок идентификации и кто именно вправе подписывать приказ об утверждении расписания.»
Внимание: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональное значение на 2026 год — 32 916 рублей. Оклад по каждой позиции расписания сверяется с региональным значением, а не с федеральным.
Шаблоны для работы со штатным расписанием и его изменениями
Комплект закрывает полный цикл изменения: начните с формы Т-3, затем приказ об утверждении и уведомление работникам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
Как ввести вторую редакцию: сроки, уведомления, порядок действий
Сроки уведомления зависят от того, что именно меняется. Если корректируется структура и оклады по причинам организационных или технологических изменений условий труда, работник предупреждается письменно не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ, а работодатель-предприниматель — за 2 недели по статье 306 ТК РФ. Трудовая функция при этом изменению не подлежит: переименование должности с изменением обязанностей оформляется переводом, а не односторонним уведомлением. При сокращении действует статья 180 ТК РФ — персональное предупреждение под подпись не менее чем за 2 месяца. Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства и разъяснения по процедуре уведомления публикуются на официальном сайте Роструда, их удобно сверять перед запуском процедуры.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Как ввести новую редакцию штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте действующую редакцию: номер и дату приказа об утверждении, дату введения в действие, количество штатных единиц и фонд оплаты труда на текущую дату.
- Шаг 2. Подготовьте проект новой редакции. Наименования должностей сверьте с классификатором и с профстандартом, если по должности установлены компенсации, льготы или ограничения.
- Шаг 3. Определите дату введения в действие. Она должна наступать после окончания срока уведомления работников, которых касаются изменения.
- Шаг 4. Учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, если такая обязанность закреплена коллективным договором или соглашением.
- Шаг 5. Издайте приказ об утверждении расписания в новой редакции с прямым указанием, с какой даты прежняя редакция не применяется.
- Шаг 6. Вручите уведомления по статье 74 или статье 180 ТК РФ и соберите дополнительные соглашения к трудовым договорам с теми, у кого меняются условия.
- Шаг 7. Внесите новую редакцию в учётную систему датой введения в действие и отправьте прежнюю в архив, не удаляя её.
Что проверить до утверждения второй редакции
- Совпадают ли наименования должностей в расписании, трудовых договорах и должностных инструкциях по каждой изменяемой позиции.
- Нет ли в проекте двух позиций с одинаковым наименованием и разными окладами без различий в квалификации.
- Закрыты ли дробные ставки условием о неполном рабочем времени в трудовых договорах.
- Не приходится ли дата введения в действие раньше окончания двухмесячного срока уведомления.
- Кто подписывает приказ и есть ли у него полномочия: доверенность или приказ о делегировании права подписи.
- Какие позиции заняты работниками в отпуске по уходу за ребёнком: сокращать такие единицы нельзя, их переносят в новую редакцию.
Важный нюанс из практики: в компаниях с КЭДО при проверке запрашивают не только само расписание, а комплект: приказ о введении кадрового электронного документооборота, положение о КЭДО, согласие работника и архив файлов, где к документу приложены отдельные файлы электронной подписи. Расписание без приказа об утверждении и без подтверждения подписи руководителя в этом комплекте выглядит как черновик.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, со стороны работника в кадровом документообороте допустима усиленная неквалифицированная подпись, и для неё с работником заключается соглашение с порядком проверки. Документы, связанные с работой, передаются работнику в формате PDF/A-1A по единым требованиям Минтруда: файл в обычном PDF или в Word придётся дублировать на бумаге. Перед рассылкой уведомлений об изменении расписания проверьте формат выгрузки в своей системе.»
Штатное расписание у ИП и в микробизнесе: когда второй документ не нужен вовсе
Микропредприятия и предприниматели, отнесённые к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов по статье 309.2 ТК РФ, включив соответствующие условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Штатное расписание в этом случае можно не вести вовсе, а должность, оклад и режим работы прописываются прямо в договоре.
Отсюда практический вывод для малого бизнеса: вопрос о втором расписании чаще всего снимается ещё до постановки. Если расписания нет как документа, то нет и конструкции с двумя редакциями, а изменение оклада оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Разделение бизнеса на ООО и ИП даёт два комплекта кадровых документов автоматически, без всяких дополнительных расписаний внутри каждого работодателя.
Вести расписание всё-таки стоит, когда в компании больше 15 работников, есть подразделения и внутренняя иерархия, планируется сокращение или спор об окладах, а также когда должности связаны с компенсациями и досрочной пенсией. Во всех этих случаях документ нужен не для инспектора, а как основание для расчётов и кадровых решений.
Две редакции в 1С:ЗУП и в электронном виде
В учётных программах разведение редакций реализовано через историю изменений: документ утверждения расписания имеет дату, с которой позиции считаются действующими, и система показывает состояние штата на любую выбранную дату. Отдельная настройка ведения истории включается один раз, до внесения первых изменений. Если её не включить, каждое новое утверждение перезаписывает предыдущее состояние, и восстановить, какой оклад действовал в марте, можно будет только по бумажным приказам.
Мы синхронизируем справочник должностей с 1С:ЗУП, чтобы позиция расписания, наименование в трудовом договоре и код должности в отчётности не расходились между системами. Расхождение в одном символе наименования — частая причина, по которой при выгрузке ЕФС-1 приходится вручную сверять карточки сотрудников.
Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже если положение о КЭДО и перечень документов оформлены корректно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как хранить редакции и что показывать при проверке
Штатные расписания хранятся постоянно по месту разработки и утверждения — это самый длинный срок в кадровом архиве, дольше, чем у графиков отпусков и табелей. Электронная форма срок не сокращает: те же сроки действуют и в КЭДО. Поэтому прежняя редакция не удаляется при утверждении новой, а переводится в архив с сохранением приказа, которым она вводилась.
Полезно знать: само штатное расписание по форме Т-3 персональных данных не содержит, поэтому выписку из него можно передавать без согласия работников. Штатная расстановка с фамилиями — уже персональные данные, и она обрабатывается по правилам 152-ФЗ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Распечатка электронного документа остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие редакции расписания существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость ведения штатного расписания в электронном виде: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности работников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для подписания приказов работодателем | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа: на «Старте» действует потолок в 25 сотрудников, на «Бизнесе» численность не ограничена, но есть минимальный годовой платёж. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Одновременно у одного работодателя применяется одна редакция штатного расписания, и законные конструкции с двумя документами всегда разведены либо по датам введения в действие, либо по работодателям. Сокращение, плановая смена окладов, филиал, группа компаний и связка ООО плюс ИП этому правилу не противоречат. Нарушение возникает там, где появляется второй неофициальный документ, приказ датируется прошедшим периодом или две редакции вводятся одной датой. Совмещение, совместительство, дробные ставки и временное замещение закрываются приказом и дополнительным соглашением, а не дублирующим расписанием.
Мы в ДОБЫТО КЭДО ведём редакции расписания с историей: приказ об утверждении подписывается УКЭП работодателя, уведомления и дополнительные соглашения уходят сотрудникам по маршруту, а прежняя редакция остаётся в электронном архиве с датой введения в действие. Это тот самый комплект, который запрашивают при проверке и который решает спор о том, какой оклад действовал в конкретный день.
Частые вопросы
Может ли руководитель филиала сам утвердить штатное расписание подразделения?
Да, если такое полномочие прямо предусмотрено положением о филиале и доверенностью, выданной юридическим лицом. Филиал не является самостоятельным работодателем, поэтому его расписание — часть структуры организации, а не отдельный документ второго работодателя. Если доверенность полномочий по утверждению локальных нормативных актов не содержит, приказ подписывает руководитель юридического лица.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Обязанности знакомить всех работников с расписанием при приёме закон не устанавливает: под подпись передаются локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция. Условия по конкретной позиции доводятся через трудовой договор и дополнительное соглашение. На запрос работника выдают выписку по его должности, а не документ целиком.
Можно ли утвердить расписание заранее, с датой введения в будущем?
Да, это штатная практика при плановых изменениях: приказ издаётся сегодня, а расписание вводится с 1-го числа будущего месяца. До наступления этой даты действует прежняя редакция, и все кадровые документы за период до неё опираются именно на неё. Срок между приказом и датой введения удобно делать не меньше двух месяцев, чтобы уложиться в сроки уведомления по статье 74 ТК РФ.
Что делать, если две редакции с одинаковой датой уже подписаны?
Издаётся приказ, которым один из ранее изданных приказов признаётся утратившим силу с даты его издания, и в учётной системе остаётся одна действующая редакция. Если по отменяемой редакции уже начислялась заработная плата, начисления пересчитываются, а расхождение с фактическими выплатами закрывается доплатой с компенсацией по статье 236 ТК РФ. Задним числом отменять приказ нельзя: отмена действует с даты нового приказа.
Обязана ли компания держать вакантную должность, если она есть в расписании?
Нет, наличие штатной единицы не обязывает её заполнять, и претензий за длительную вакансию инспектор не предъявляет. Но у вакансии есть последствия в двух процедурах: при сокращении свободные должности предлагаются работникам, попавшим под сокращение, и при отказе от предложения это фиксируется актом. Держать в расписании единицы, которые компания не планирует заполнять, удобно только при реальном найме на них.
Нужна ли новая редакция при переименовании отдела без изменения должностей?
Да, наименование структурного подразделения входит в реквизиты расписания, поэтому изменение вносится приказом или утверждением новой редакции. Дополнительные соглашения потребуются тем работникам, у кого подразделение указано в трудовом договоре как условие о месте работы. Если в договорах подразделение не упоминается, достаточно приказа и внесения изменений в учётную систему.
