Штатное расписание в электронном архиве находится по трём реквизитам: номеру и дате приказа об утверждении, периоду действия и коду формы по ОКУД 0301017, если применяется унифицированная форма Т-3. Поиск по слову «штатка» или по имени файла почти всегда даёт мусор: документ лежит под общим типом «Организационные документы» либо вообще не вынесен в отдельный тип. Порядок действий определяет одно различие: нужна действующая редакция или редакция на прошедшую дату. Действующая — это один файл и одна карточка в системе. Редакция на дату собирается из пары «приказ об утверждении плюс сам документ» и всех приказов об изменениях, изданных до этой даты.
Покажем, по каким реквизитам документ находится за минуту, почему он теряется при переносе архива из 1С и как отличить подписанный оригинал от распечатки. Дадим порядок действий для ситуации, когда инспектор запрашивает расписание за прошлый год, а в системе лежит только текущее. Сроки хранения по Перечню Росархива, чек-лист подготовки архива, стоимость подключения электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три сценария поиска: действующая редакция, редакция на дату, история изменений
Задача «найти штатное расписание» распадается на три разных задачи, и путь поиска у них не совпадает. Кадровик, который сверяет оклад перед приказом о совмещении, работает с действующей редакцией и смотрит одну строку. Юрист, который готовит позицию по спору о сокращении, поднимает две редакции: до и после исключения должности. Ответ на запрос инспекции — это чаще всего редакция на конкретную календарную дату, которой в системе как отдельного файла может не быть вообще: она собирается из утверждённого документа и приказов об изменениях.
| Ситуация | Что ищете | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Оформляете совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ | Действующая редакция | Наличие должности в штате и размер оклада по ней на дату приказа | История изменений за прошлые годы |
| Отвечаете на запрос государственной инспекции труда за прошедший период | Редакция на конкретную дату | Приказ об утверждении и все приказы об изменениях до этой даты | Текущая редакция |
| Готовите позицию по спору о сокращении | Две редакции: до и после исключения должности | Подтверждение подписи и даты подписания каждой редакции | Внешний вид печатной формы |
| Проверяете, есть ли вакансия под нового сотрудника | Действующая редакция плюс приказы после неё | Приказы об изменениях, ещё не сведённые в новую редакцию | Архивные редакции прошлых лет |
Две верхние строки таблицы закрываются разными действиями в одной и той же системе: в первом случае достаточно фильтра по действующим документам, во втором придётся идти от журнала приказов по основной деятельности к самим файлам. Определите сценарий до того, как откроете поиск, иначе вы будете перебирать файлы наугад.
По каким реквизитам штатное расписание находится за минуту
Электронный архив ищет не по смыслу, а по полям карточки документа и по текстовому слою файла. Отсюда практическое правило: заходить нужно от реквизита, который у вас точно есть на руках, а не от названия документа.
| Реквизит | Где он у вас уже есть | Что даёт при поиске |
|---|---|---|
| Номер и дата приказа об утверждении | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Однозначно определяет конкретную редакцию |
| Дата введения в действие | Текст приказа об утверждении | Отсекает редакции, действовавшие в другой период |
| Код формы по ОКУД 0301017 | Шапка унифицированной формы Т-3 | Находит документ полнотекстовым поиском, если в файле есть текстовый слой |
| Тип документа в системе | Справочник типов документов КЭДО | Сужает выборку до организационных документов компании |
| Подписант и дата подписания | Карточка документа и файл электронной подписи | Подтверждает полномочия и отсекает черновики |
| Год создания | Фильтр по дате создания в реестре документов | Работает как грубый фильтр, когда остальные реквизиты неизвестны |
Первые две строки дают точное попадание, последняя — только сужение круга. Если у вас нет ни номера приказа, ни даты введения, начинайте не с архива, а с журнала приказов: восстановить реквизит быстрее, чем перебирать файлы.
Как найти штатное расписание в электронном архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите дату, на которую нужна редакция. Для запроса инспекции это дата события, а не дата письма.
- Шаг 2. Поднимите номер и дату приказа об утверждении в журнале приказов по основной деятельности за нужный год.
- Шаг 3. В реестре документов задайте фильтр по типу документа и ограничьте период создания годом приказа.
- Шаг 4. Откройте карточку найденного документа и сверьте три поля: подписант, дата подписания, статус. Черновики и версии на согласовании из выборки исключаются.
- Шаг 5. Соберите приказы об изменениях, изданные между датой утверждения и искомой датой. Без них редакция на дату неполная.
- Шаг 6. Выгрузите комплект целиком: файл документа, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней.
- Шаг 7. Проверьте подпись на выгруженном файле и только после этого передавайте комплект во внешнюю инстанцию.
В сервисе Добыто КЭДО раздел документов разделён вкладками «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», а поиск по таблице дополнен фильтрами по типу, сотруднику, дате создания и статусу. Документ после исполнения уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступен тем, у кого есть право на электронный архив.
Пять причин, по которым расписание не находится в архиве
Документ почти никогда не пропадает физически. Он лежит на месте, но его не видно поиску. Разберём причины в порядке частоты.
- Для расписания не заведён отдельный тип документа. Типы в системе КЭДО — это классификатор, по которому строится фильтрация. Если расписание загружали как произвольный документ, оно попадает в общую кучу вместе со служебными записками.
- Файл загружен сканом без текстового слоя. Полнотекстовый поиск по такому файлу не работает: ни ОКУД, ни наименование должности внутри картинки система не увидит.
- Приказ об утверждении и сам документ живут в разных местах. Приказ ушёл в кадровый контур, расписание — в общий документооборот, связи между карточками нет.
- Изменения оформлены приказами и не сведены в новую редакцию. Действующее состояние штата приходится собирать из пяти-шести документов, и по одному файлу ответ на запрос не готовится.
- Расписание ведётся в учётной системе, а в архив выгружается печатная форма. В 1С это отдельный документ с историей, в архиве — плоский файл без периода действия.
Внимание: по процессам, которые вы уже перевели на КЭДО и по которым получили согласие работника, оформить документ в бумажном виде больше нельзя. Откатиться назад по конкретному документу не получится, поэтому порядок хранения и поиска описывают до перевода процесса, а не после.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронный архив обеспечивает не только сохранность, но и возможность поиска, идентификации и восстановления документа. Любой сотрудник, у которого есть право доступа, должен в кратчайшие сроки найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Практически это пять вещей: определённая структура архива, правила индексирования, налаженный поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Если хотя бы одного пункта нет, архив у вас хранилище, а не рабочий инструмент».
Кейс из практики: в споре об увольнении работодатель показал суду полный комплект по КЭДО: положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, согласие работника, полученное в день уведомления. На первом круге суд отказал работнику. Кассация акты отменила: в материалах не было сведений о том, как проводилась идентификация при подписании. При новом рассмотрении выяснилось, что подпись выдали в день подписания заявления и работник не умел пользоваться системой. Результат: решение в пользу работника. Комплект документов был безупречен, а недостающим звеном оказались обстоятельства выдачи ключа, которые архив тоже должен фиксировать.
Штатное расписание в 1С и в системе КЭДО: почему это два разных архива
В 1С:ЗУП штатное расписание существует как учётный объект с историей: есть документ утверждения, есть документы изменения, есть печатная форма Т-3. В системе КЭДО хранится подписанный файл и карточка с маршрутом. Это не дубли друг друга: в учётной системе лежат данные, в системе КЭДО — юридически значимый документ с подписью.
Архив кадровых электронных документов в 1С:ЗУП открывается через раздел «Кадры», пункт «Документы кадрового КЭДО». Там же переключается вид списка «На подпись мне», а найденные документы сохраняются на диск для передачи в контролирующие органы. Обмен между учётной системой и сервисом КЭДО идёт встречными потоками: документ уходит на подпись, обратно возвращается подписанный файл со статусом.
Разрыв возникает там, где расписание утверждают в учётной системе, а в архив кладут печатную форму без связи с приказом. При запросе за прошлый период вам придётся доказывать, что выгруженный файл соответствует той редакции, которая действовала на дату события. Проще сразу хранить в архиве пару «приказ об утверждении плюс приложение», связанную одной карточкой.
Факт: основная часть документа, связанного с работой и оформляемого без дублирования на бумаге, должна быть файлом в формате PDF/A-1A по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Обычный PDF, Word и Excel под требование не подходят, и такие документы придётся дублировать на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос, который я советую задавать вендору до покупки: выгружает ли система комплект документа целиком. Не хранит, а именно выгружает — сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Требования к системам хранения электронных документов подробно описаны в типовых функциональных требованиях Росархива, и их удобно использовать как готовый список вопросов к поставщику».
Формальные критерии, по которым оценивают систему хранения, собраны в типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Для архивов государственных органов они обязательны, для коммерческих компаний работают как проверочный перечень при выборе решения.
Как убедиться, что найден оригинал, а не копия
Распечатка электронного документа оригиналом не становится: это копия. Чтобы она чего-то стоила во внешней инстанции, её заверяют — оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Часть 8 статьи 75 АПК РФ прямо позволяет суду потребовать оригиналы, когда представлены копии в электронном виде.
Второй момент касается визуального штампа подписи на странице. Картинку штампа можно скопировать графическим редактором и подставить в любой файл. Поэтому проверка подписи выполняется программно, по файлу подписи и сертификату, а не глазами по отметке в углу документа.
Проверьте электронную подпись на найденном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Если подпись откреплённая, вам понадобятся два файла: сам документ и парный файл с расширением .sig. Присоединённая подпись лежит внутри одного файла вместе с документом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фразу «электронный документ суд не примет» я прошу не повторять: она неверна и противоречит нормам о письменных доказательствах. Суд смотрит не на формат, а на процедуру. Для УКЭП равнозначность собственноручной подписи даёт закон, а для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение между участниками обмена — без него равнозначности нет. Проверьте, есть ли у вас это соглашение, прежде чем рассчитывать на электронный комплект как на доказательство».
Сколько хранится штатное расписание и что нельзя удалять из архива
Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Право компании самостоятельно создавать архив закреплено пунктом 2 статьи 13 закона об архивном деле № 125-ФЗ.
| Документ | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения | Постоянно | Удалению из архива не подлежит ни в бумажном, ни в электронном виде |
| Штатное расписание в других организациях, куда оно поступило | 3 года | Касается копий, полученных извне, а не собственного документа |
| Локальные нормативные акты | Постоянно | Хранятся в одной группе со штатным расписанием |
| Трудовые договоры и приказы по личному составу | 50 или 75 лет | 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних |
| Графики отпусков и табели учёта рабочего времени | 5 лет | Самая короткая из кадровых групп, поэтому её чаще путают с расписанием |
Постоянный срок означает, что редакции штатного расписания накапливаются за всё время существования компании. Чистка архива «по пятилетке», привычная для табелей, к этой группе не применяется.
Полезно знать: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Шаблоны для наведения порядка в архиве организационных документов
Начните с приказа об утверждении локального нормативного акта: именно он связывает штатное расписание с датой введения в действие и делает документ находимым по реквизиту.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Как подготовить архив, чтобы расписание находилось за минуту
Скорость поиска закладывается не в момент запроса, а в момент загрузки документа. Ниже порядок, который мы применяем перед переносом архива в систему.
- Заведите отдельный тип документа для штатного расписания и отдельный — для приказов об изменениях к нему.
- Свяжите приказ об утверждении и само расписание одной карточкой, чтобы они не расходились по разным разделам.
- Внесите в карточку дату введения в действие: она отличается от даты создания файла и именно по ней собирается редакция на дату.
- Загружайте документ в формате с текстовым слоем. Скан без распознавания полнотекстовому поиску недоступен.
- Разделите документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу десяти лет. Расписание постоянного хранения уходит в длительную группу.
- Проверьте, что система выгружает комплект: документ, файл подписи и машиночитаемую доверенность при подписании по ней.
- Опишите порядок в положении о КЭДО под свои процессы, а не берите типовой шаблон поставщика.
В практике Добыто первое, что мы просим показать перед переносом архива, — справочник типов документов. Если организационные документы в нём не выделены, поиск по архиву на следующий день после миграции работать не начнёт. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки, включая ошибки классификации.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по признаку, по которому их реально ищут. Кадровые дела ищут по конкретному человеку, штатное расписание — по периоду действия и номеру приказа. Опись, построенная по календарю, в критической ситуации не помогает.
Разграничение доступа: кто может открыть штатное расписание
Штатное расписание содержит оклады по всем должностям, поэтому доступ к нему ограничивают отдельно от остального кадрового массива. Роль «кадровик» с полным доступом ко всем документам организации — решение простое в настройке и уязвимое при проверке.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам нужны не ради красоты архитектуры: без них вы не покажете, кто и когда открывал документ с персональными данными. Спросите у поставщика прямо, есть ли ролевая модель и журнал обращений, и запросите перечень всех лиц, которые получат доступ к вашим данным».
Во что обходится ненайденный документ
Прямые потери считаются по трём позициям. Первая — административная ответственность. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу и предпринимателю — от 1 000 до 5 000 рублей. Непредставление сведений по законному требованию контролирующего органа квалифицируется по статье 19.7 КоАП РФ и стоит организации от 3 000 до 5 000 рублей.
Вторая позиция — трудовой спор. Если работодатель не показывает редакцию расписания, действовавшую на дату сокращения, факт исключения должности из штата остаётся недоказанным, а восстановление на работе влечёт оплату вынужденного прогула. Третья — время кадровой службы: восстановление одной редакции через журнал приказов, сверку с учётной системой и повторное подписание занимает дни, а не минуты.
Важный нюанс из практики: компании, которые выдают электронные подписи только после испытательного срока, автоматически оставляют весь комплект документов при приёме на бумаге. Решение выглядит безопасным, но следствие у него такое: самый документоёмкий этап в жизни сотрудника из электронного архива выпадает, и через год у вас смешанный архив из двух форм хранения. Это допустимо как переходное состояние и плохо как постоянное, поэтому срок такого состояния определяют заранее.
Когда электронный архив штатного расписания не нужен
Ни Трудовой кодекс, ни другие нормативные акты не обязывают работодателя составлять штатное расписание. Обязательным является условие трудового договора о трудовой функции по статье 57 ТК РФ: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы. Отсюда три ситуации, в которых задача поиска не возникает.
- У предпринимателя нет наёмных работников либо люди привлекаются по гражданско-правовым договорам. Штатное расписание не потребуется ни для ведения деятельности, ни для взаимодействия с контролирующими органами. Исполнители по ГПХ в штат не входят, и требования к работникам по трудовому договору на них не переносятся.
- Компания относится к микропредприятиям и пользуется правом частично или полностью отказаться от принятия локальных нормативных актов, применяя типовую форму трудового договора. Тогда трудовая функция описывается в самом договоре.
- Документы создавались на бумаге и подписаны собственноручно. Скан такого расписания в электронном архиве оригинал не заменяет: хранить придётся бумажный подлинник, а файл работает только как справочная копия.
Если ваша ситуация попадает в любой из трёх пунктов, переводить расписание в электронный архив ради самого перевода смысла нет. Задача возникает с того момента, когда редакций становится больше трёх, а запросы приходят за прошедшие периоды.
Стоимость подключения электронного архива Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций, поэтому компании до 25 человек и компании со смешанным архивом считают её по-разному. Действующие условия и состав каждого пакета перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Электронные подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, отдельная покупка не требуется. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Порядок перехода на электронный документооборот в сфере трудовых отношений и требования к составу документов опубликованы в разделе Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Выводы
Поиск штатного расписания в электронном архиве упирается не в объём хранилища, а в реквизиты карточки: номер и дату приказа об утверждении, дату введения в действие и выделенный тип документа. Редакция на прошедшую дату собирается из утверждённого документа и приказов об изменениях, изданных до этой даты, поэтому связь между карточками важнее, чем удобный поиск по названию. Срок хранения по месту утверждения — постоянный, а форма хранения повторяет форму создания: электронный подлинник бумагой не заменяется, распечатка остаётся копией.
Мы в Добыто настраиваем справочник типов и связи между приказом и приложением до переноса архива, а не после первого запроса из инспекции. Такой порядок превращает архив из хранилища файлов в инструмент, который отдаёт нужную редакцию с комплектом подписи за минуту.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать новую редакцию расписания при изменении оклада одному работнику?
Технически достаточно приказа о внесении изменений в действующее штатное расписание: полностью переутверждать документ закон не требует. Но само по себе изменение расписания оклад работнику не меняет. Условие об оплате труда входит в трудовой договор, и его изменение оформляется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Если работник на изменение не согласен и работодатель действует в порядке статьи 74 ТК РФ, потребуется письменное уведомление не позднее чем за два месяца.
Можно ли хранить штатное расписание только в 1С, без отдельного электронного архива?
Можно, если документ создавался и подписывался именно там и система обеспечивает выгрузку комплекта: файл документа, файл электронной подписи и машиночитаемую доверенность при подписании по ней. В 1С:ЗУП такая выгрузка делается из раздела «Кадры», пункт «Документы кадрового КЭДО», с сохранением на диск для передачи в контролирующие органы. Проблема возникает, когда расписание в учётной системе ведётся как данные, а подписанный файл нигде не сохранён: тогда доказательства редакции на дату у вас нет.
Что делать, если приказ об утверждении подписан на бумаге, а само расписание существует файлом?
Такой комплект остаётся смешанным, и разделять его нельзя: бумажный приказ хранится на бумаге, электронное приложение — в электронном виде, потому что форма хранения определяется формой создания. В карточке электронного документа укажите реквизиты бумажного приказа, а в номенклатуре дел зафиксируйте, где физически лежит подлинник приказа. Замена бумажного приказа сканом в архиве оригиналом не будет.
Как оформить совмещение, если нужной должности в штатном расписании нет?
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ предполагает дополнительную работу по другой должности, которая в штате существует. Если такой должности нет, у работодателя два пути: сначала ввести её приказом об изменении штатного расписания, либо оформить не совмещение, а расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ по той же должности. В обоих случаях требуется письменное согласие работника и соглашение о доплате по статье 151 ТК РФ.
Обязан ли работодатель выдать работнику копию штатного расписания по его заявлению?
Статья 62 ТК РФ обязывает выдать не позднее трёх рабочих дней копии документов, связанных с работой конкретного работника: приказов, справок о заработной плате, выписок из трудовой книжки. Штатное расписание относится к организационным документам компании и содержит сведения об оплате труда других работников, то есть их персональные данные. Вместо полного документа работнику выдают выписку по его должности.
Сколько редакций расписания придётся показать при проверке трудовой инспекции?
Объём определяет предмет проверки: инспектор запрашивает документы за проверяемый период, а не весь архив. Практически это означает редакцию, действовавшую на начало периода, и все приказы об изменениях внутри него. Срок представления указывается в самом требовании. Непредставление сведений по законному требованию образует состав по статье 19.7 КоАП РФ со штрафом на организацию от 3 000 до 5 000 рублей.
