Среднесписочная и штатная численность: в чём разница и как считать

Среднесписочная численность считается по табелю учёта рабочего времени, а не по штатному расписанию: это сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. Штатная численность — плановая величина, сумма всех штатных единиц штатного расписания, включая вакантные и доли ставок. Совпадают они редко: вакансии в расчёт не попадают, внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ тоже, а работник, который по совмещению закрывает две должности, считается одним человеком. В отчётность идёт первый показатель: среднесписочная численность стоит на титульном листе РСВ и определяет статус субъекта МСП, размер квоты для приёма инвалидов и право сдавать отчётность на бумаге.

Разберём четыре показателя численности, которые путают между собой, и покажем, какие данные штатного расписания в расчёт не идут вовсе. Дадим формулу с примером на месяц, перечень исключений и правила, которые действуют с 1 февраля 2026 года после приказа Росстата № 638. Отдельно — как связать штатное расписание и расчёт численности в 1С:ЗУП и что с этим делать ИП. Сценарная таблица применения показателей, цена ошибки в цифрах, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре показателя численности: штатная, списочная, среднесписочная, средняя

В кадровом учёте параллельно живут четыре величины, и подставлять одну вместо другой нельзя. Штатная численность отвечает на вопрос «сколько единиц мы запланировали». Списочная — «сколько человек состоит в трудовых отношениях на конкретную дату». Среднесписочная — «сколько в среднем было занято за период». Средняя численность шире среднесписочной: к ней добавляются внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам.

Разница между ними не академическая: каждый показатель закреплён за своими задачами и своим порогом.

Практический вывод из таблицы: единственный показатель, который читается напрямую из штатного расписания, — штатная численность, и ни один отчёт её не запрашивает.

Почему штатное расписание не даёт цифру для отчёта

Штатное расписание — локальный нормативный акт, который фиксирует структуру, состав должностей, количество штатных единиц и оклады. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года её применение необязательно: работодатель вправе утвердить собственную форму. Само существование документа для кадрового учёта критично, потому что статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием.

Единица измерения в этом документе — штатная единица, а не человек. Отсюда пять регулярных расхождений с фактической численностью.

• Вакансия. Единица в штатном расписании есть, человека нет. В списочной численности такая позиция не отражается вовсе.
• Совмещение должностей. Работник по статье 60.2 ТК РФ выполняет дополнительную работу по другой должности за доплату, без отдельного трудового договора. В штатном расписании заняты две единицы, в списочной численности он один человек.
• Внутреннее совместительство. Отдельный трудовой договор у того же работодателя, ещё одна занятая штатная единица. В списочной численности работник учитывается один раз как целая единица.
• Внешнее совместительство. Штатная единица занята, а в среднесписочную численность человек не входит: он состоит в списочном составе по основному месту работы.
• Доли ставки. В штатном расписании позиция может стоять как 0,5 или 0,25 единицы. В расчёте среднесписочной численности такой работник учитывается пропорционально отработанному времени, и порядок этого пересчёта отличается от арифметики штатного расписания.

Сложите эти пять случаев на штате в сотню человек, и расхождение между штатной и среднесписочной численностью легко достигает 10-15 единиц в обе стороны.

Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Он затрагивает наименования и коды должностей в штатном расписании, трудовых договорах, должностных инструкциях и локальных нормативных актах.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора выглядит как техническая правка справочника, а по документам это цепочка: приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе. Классификатор связан с ОКЗ, а код по ОКЗ используется для трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение в наименовании должности выходит за пределы кадрового отдела. Откройте своё действующее штатное расписание и сверьте наименования должностей с ОК 016-2025 до того, как будете сдавать очередную форму.»

Штатная численность при этом не берётся с потолка. Её обосновывают через нормирование труда: статьи 160 и 161 ТК РФ дают работодателю право устанавливать и пересматривать нормы труда, а межотраслевые нормативы Минтруда коммерческие организации применяют в рекомендательном порядке.

Как посчитать среднесписочную численность: формула, данные и пример

Формула одна и не зависит от отрасли: среднесписочная численность за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, делённой на число календарных дней этого месяца. За выходные и нерабочие праздничные дни берут численность предшествующего рабочего дня. Среднесписочная численность за год — сумма месячных значений, делённая на 12. Итог округляют по арифметическим правилам до целого.

Порядок расчёта закреплён в указаниях по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4. С 1 февраля 2026 года действуют указания, утверждённые приказом Росстата от 17.11.2025 № 638; он заменил приказ от 16.12.2024 № 647.

Как посчитать среднесписочную численность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите табель учёта рабочего времени за каждый месяц расчётного периода и приказы о приёме и увольнении. Штатное расписание на этом шаге не используется.
2. Шаг 2. Определите списочную численность на каждый календарный день месяца. Принятый работник входит в список с первого дня работы, уволенный — по день прекращения работы включительно.
3. Шаг 3. За выходные и нерабочие праздничные дни поставьте численность предшествующего рабочего дня.
4. Шаг 4. Исключите категории, которые в расчёт не входят: внешних совместителей, исполнителей по договорам ГПХ, работников в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, собственников без начисленной заработной платы.
5. Шаг 5. Пересчитайте занятых неполное рабочее время пропорционально отработанному времени. Работников, которым сокращённое рабочее время установлено законом, оставьте целыми единицами.
6. Шаг 6. Сложите значения за все календарные дни месяца и разделите на число дней в месяце.
7. Шаг 7. Для годового показателя сложите двенадцать месячных значений и разделите на 12, округлив результат до целого числа.

Разберём на конкретном месяце. Сентябрь, 30 календарных дней. На 1 сентября в списочном составе 20 человек, 10 сентября приняли ещё 3, 19 сентября один работник уволился. Кроме того, в компании 2 внешних совместителя и 1 исполнитель по договору ГПХ.

• с 1 по 9 сентября — 20 человек, 9 дней: 180;
• с 10 по 19 сентября — 23 человека, 10 дней: 230;
• с 20 по 30 сентября — 22 человека, 11 дней: 242.

Сумма 652, делим на 30, получаем 21,73, округляем до 22. Штатная численность той же компании — 26 единиц: 22 занятые работниками по основному месту, 2 занятые внешними совместителями и 2 вакантные. В отчёт пойдёт 22, а не 26, и не 25, если кто-то попробует прибавить совместителей.

В практике Добыто расхождение чаще всего даёт не формула, а даты: приказ о приёме подписан задним числом, а табель заполнен по факту выхода, либо наоборот. Поэтому мы сверяем даты приказов с табелем до расчёта, а не после сдачи отчёта.

Что проверить до расчёта

Семь позиций, из-за которых расчёт чаще всего приходится переделывать:

1. Даты приёма и увольнения в приказах совпадают с табелем.
2. Внешние совместители отделены от внутренних: это разные категории с разным порядком учёта.
3. Договоры ГПХ выделены отдельным списком и не смешаны с трудовыми.
4. Отмечены работники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, и отдельно — те, кто в этот период работает неполное время или на дому.
5. Отмечены работники с сокращённым рабочим временем по закону.
6. Отмечены учебные отпуска без сохранения заработной платы.
7. Проверено, за какой именно рабочий день взята численность в выходные и праздники.

Формы и образцы кадровых документов для работы с численностью

Комплект закрывает обе стороны задачи: штатное расписание задаёт плановые единицы, табель даёт фактические дни для расчёта. Начинать разумно со штатного расписания.

Кого включают в расчёт, а кого нет: правила 2026 года

Список категорий — главный источник ошибок, потому что интуиция здесь работает плохо. Человек на больничном в расчёт входит, а женщина в отпуске по уходу за ребёнком нет. Внешний совместитель нет, внутренний да, но один раз.

Отдельный случай из указаний к форме П-4: работница в отпуске по беременности и родам, которая продолжает трудиться по внутреннему совместительству, учитывается как целая единица, а пособие отражается в отчёте отдельно от заработной платы.

Важный нюанс из практики: нарушение по несовершеннолетним обнаруживается за тридцать секунд. Инспектор сверяет дату рождения в трудовом договоре с продолжительностью рабочей недели в том же документе, никакие дополнительные запросы для этого не нужны. Проверить всех, кому нет восемнадцати, разумно раньше, чем это сделает проверяющий.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Согласие работника не превращает незаконное условие в законное: гарантия по сокращённому рабочему времени установлена законом, и отказаться от неё человек не может. Подпись под условием о полной неделе даёт работодателю ноль защиты и при этом письменно фиксирует нарушение его же рукой. Поднимите договоры всех работников младше восемнадцати и сверьте продолжительность недели с возрастом — это самая быстрая проверка из всех, что есть в кадровом учёте.»

Где какой показатель нужен: РСВ, статус МСП, квота, УСН

Одна и та же компания за год использует численность минимум в пяти разных контекстах, и периоды расчёта у них не совпадают.

Форму П-4 сдают юридические лица, не относящиеся к субъектам малого предпринимательства. Действующий бланк, периодичность и сроки по каждой отчётной кампании опубликованы в разделе форм федерального статистического наблюдения на сайте Росстата, там же выложены сами указания по заполнению.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибки в расчёте и во что они обходятся

Четыре ошибки дают почти все расхождения, которые потом всплывают при сверке.

Берут цифру из штатного расписания. Мотив понятный: документ лежит под рукой, цифра в нём круглая и утверждена приказом. Результат — завышение на число вакансий и на внешних совместителей. Компания с фактической среднесписочной численностью 98 человек и штатной численностью 104 единицы, подставив вторую цифру, теряет категорию малого предприятия и вместе с ней пониженные тарифы страховых взносов и доступ к мерам поддержки для субъектов МСП.

Добавляют исполнителей по ГПХ и самозанятых. Здесь путаница содержательная, а не арифметическая: исполнитель по гражданско-правовому договору не работник, требования Трудового кодекса на него не распространяются, и в среднесписочную численность он не входит. В среднюю численность — входит, и именно поэтому лимит по УСН считают по другому показателю.

Считают по остатку на начало и конец месяца. Расчёт «(20 + 22) / 2» даёт 21 вместо 22 в разобранном выше примере. На месяце с несколькими приёмами и увольнениями расхождение растёт, а при годовом усреднении закрепляется.

Не пересчитывают неполное рабочее время. Четыре человека на 0,5 ставки в списке выглядят как четыре единицы, а в расчёте дают две. Зеркальная ошибка — пересчитать пропорционально несовершеннолетнего или инвалида I группы, которым сокращённое время положено по закону: они идут целыми единицами.

В практике Добыто эти четыре случая закрываются на этапе подготовки данных, а не на этапе формулы: мы разводим списки по категориям занятости до расчёта, потому что после подстановки итоговой цифры в отчёт найти источник расхождения дороже, чем разметить списки заранее.

Цена ошибки складывается не из штрафа за саму цифру. Непредставление статистической отчётности или представление недостоверных данных наказывается по статье 13.19 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 20 000 до 70 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 и от 100 000 до 150 000 рублей соответственно. Нарушение трудового законодательства, включая работу без штатного расписания при том, что трудовые договоры к нему отсылают, идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Дороже всего обходится третье последствие — утрата статуса субъекта МСП или права на УСН из-за завышенной численности, потому что пересчитывать придётся налоги и взносы за период, а не платить фиксированную сумму.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Даты в кадровых документах живут своей жизнью, и пересчитывать их приходится чаще, чем кажется. Классический пример: работник заболел в последние дни испытательного срока, больничный в срок испытания не входит, срок сдвинулся вперёд, и все привязанные к нему даты поехали вместе с ним. Тот же принцип работает в расчёте численности: любое изменение даты приёма, увольнения или начала отпуска меняет число дней, за которые человек стоит в списочном составе. Перед сдачей отчёта сверьте даты приказов с табелем построчно.»

Штатное расписание и численность в 1С и в КЭДО

В 1С:ЗУП 8 редакции 3 отчёт по среднесписочной численности формируется в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты». Там же лежит отчёт «Численность и текучесть кадров» с разбивкой по подразделениям и месяцам, и именно он удобен для сверки: он показывает, на каком подразделении и в каком месяце цифра разъехалась с ожидаемой.

Ведение штатного расписания в 1С 8.3 включается настройкой и связано с кадровыми документами: программа может проверять приказы на соответствие штатному расписанию и не давать провести приём на должность, которой в нём нет. Полезная блокировка, но она же порождает обходной манёвр, который ломает расчёт: чтобы провести срочный приём, в штатное расписание задним числом добавляют позицию либо оформляют человека на близкую существующую должность. Данные штатного расписания после этого выглядят корректно, а связь между документом и фактом нарушена.

Расчёт среднесписочной численности от этого не страдает напрямую: он берёт кадровые документы, а не штатное расписание. Страдает всё остальное — сверка с ЕФС-1 по коду трудовой функции, квотирование по подразделениям, бюджет фонда оплаты труда.

Важный нюанс из практики: при переходе на классификатор ОК 016-2025 обновить придётся не только бумажные документы, но и справочники кадровой программы. Последовательность такая: приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, чьи должности переименованы, обновление справочников должностей в 1С:ЗУП. Пропуск последнего шага даёт расхождение между подписанным договором и тем, что уходит в отчётность.

В сервисе Добыто дополнительные соглашения по такой массовой смене наименований рассылаются на подписание пакетом, а модуль интеграции с 1С:ЗУП синхронизирует кадровые документы и статусы подписания автоматически. Это снимает основную трудоёмкость: при переименовании тридцати должностей проблема не в приказе, а в тридцати дополнительных соглашениях, которые нужно довести до каждого работника и получить обратно подписанными.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и это не формальность ради процесса. Оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления: когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Начните с одного подразделения и посмотрите, сколько работников реально дошли до подписания без помощи кадровика.»

Когда штатное расписание и расчёт численности не нужны

Индивидуальный предприниматель вести штатное расписание не обязан. Трудовой кодекс не содержит для ИП такого требования, и при двух-трёх работниках документ действительно избыточен: структуру и оклады проще закрепить прямо в трудовых договорах. Но как только у ИП появляются работники, среднесписочную численность он считает на общих основаниях и указывает её на титульном листе РСВ. ИП без работников РСВ не сдаёт, и вопрос расчёта для него не возникает вовсе.

Микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов с нормами трудового права по статье 309.2 ТК РФ, включив соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме. Обязанность считать численность для отчётности это не снимает: показатель нужен для РСВ и для подтверждения статуса в реестре независимо от того, какие ЛНА в компании приняты.

Перевод кадровых документов в электронный вид тоже нужен не всем и не в один момент. Компании из пяти человек в одном офисе КЭДО даёт немного: подписать приказ у соседнего стола быстрее, чем настроить маршрут согласования. Выигрыш начинается там, где есть распределённые подразделения, дистанционные работники, сменный персонал или регулярные массовые кампании — ознакомление с ЛНА, график отпусков, дополнительные соглашения при смене штатного расписания. Если ничего из этого у вас нет, задачу расчёта численности решает корректно заполненный табель, а не новая система.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от числа сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Тарификация в Добыто построена на помесячной плате за сотрудника.

Итоговая сумма считается от фактического числа подключённых сотрудников, поэтому корректная среднесписочная численность пригодится и здесь: по ней прикидывают бюджет на год. Действующие условия по каждому пакету, состав функций и порядок перехода между пакетами опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компаний с сезонными колебаниями численности это существенно, потому что летний пик и зимний спад в 30-40 человек не требуют пересогласования условий.

Выводы

Штатная численность и среднесписочная численность отвечают на разные вопросы и берутся из разных документов: первая — из штатного расписания и показывает план, вторая — из табеля и показывает факт. Расхождение между ними создают вакансии, доли ставок, совмещение должностей и внешние совместители, поэтому подставлять цифру из штатного расписания в отчётность нельзя. Порядок расчёта с 1 февраля 2026 года определён указаниями к форме П-4, утверждёнными приказом Росстата от 17.11.2025 № 638, а результат влияет на статус субъекта МСП, квоту для приёма инвалидов и право отчитываться на бумаге.

Чем аккуратнее ведутся кадровые документы, тем меньше ручной сверки перед сдачей отчёта. Мы в Добыто подключаем электронное подписание кадровых документов с интеграцией в 1С:ЗУП, чтобы приказы, дополнительные соглашения и ознакомления фиксировались с датой подписания в момент действия, а не восстанавливались задним числом накануне отчётной кампании.

Частые вопросы

Как считать среднесписочную численность, если организация создана в середине месяца

Списочная численность суммируется за все дни работы организации в этом месяце, а делится сумма всё равно на общее число календарных дней месяца. Для компании, зарегистрированной 20 сентября и имевшей 10 работников с 20 по 30 сентября, расчёт даёт 110 / 30 = 3,67, то есть 4 человека после округления. Тот же подход применяется к организациям, работавшим неполный месяц по любой другой причине.

Включать ли директора — единственного учредителя, если трудовой договор с ним не заключён

Собственники организации, которые не получают заработную плату, в среднесписочную численность не включаются. Если с руководителем оформлен трудовой договор и ему начисляется заработная плата, он входит в расчёт на общих основаниях, независимо от доли в уставном капитале. Промежуточных вариантов здесь нет: критерий — наличие трудовых отношений и начислений, а не статус участника.

Как учитывать дистанционных работников

Дистанционные работники по главе 49.1 ТК РФ состоят в трудовых отношениях и входят в списочную численность на общих основаниях, независимо от того, где фактически находится их рабочее место. Место работы, указанное в трудовом договоре, на расчёт не влияет. Отличие от офисных работников проявляется в другом: комплект документов и виды электронной подписи для дистанционных работников определяются статьями 312.1-312.9 ТК РФ отдельно.

Что делать, если среднесписочную численность в РСВ указали неверно

Подаётся уточнённый расчёт по страховым взносам за тот же период. Отдельного штрафа за ошибку в этом поле титульного листа нет, но показатель связан с правом представлять отчётность на бумажном носителе: при численности свыше 10 человек бумажный расчёт считается представленным с нарушением формата. Перед подачей уточнения пересчитайте показатель по табелю за весь период, а не правьте одну цифру.

Совпадает ли расчёт для квоты по инвалидам и для РСВ

Метод расчёта один: обе задачи используют среднесписочную численность по указаниям к форме П-4. Различаются периоды и сроки. Для квоты численность определяют ежеквартально исходя из показателя за предшествующий квартал, с расчётом до 10-го числа месяца, следующего за кварталом. Для РСВ берётся отчётный период, а сам расчёт сдаётся не позднее 25-го числа следующего месяца.

Считаются ли самозанятые и подрядчики

Самозанятые и исполнители по гражданско-правовым договорам работниками не являются, в списочную и среднесписочную численность не входят и штатные единицы не занимают. В среднюю численность они включаются отдельной позицией, и именно поэтому лимит по УСН в 130 человек считают по средней численности, а не по среднесписочной. Смешивать две категории в одном расчёте нельзя ни в одну, ни в другую сторону.