Штатное расписание фиксирует штатную структуру: подразделения, должности, квалификацию, число штатных единиц, оклад и надбавки по каждой позиции, месячный фонд оплаты труда. Правила начисления закрепляют в положении об оплате труда, коллективном договоре или другом ЛНА по статье 135 ТК РФ. К ним относятся доплаты, надбавки и система премирования с видами, размерами, сроками, основаниями и условиями выплаты. Размер оклада, доплаты и поощрительные выплаты конкретного работника по статье 57 ТК РФ записывают в трудовой договор, и ни один из двух других документов это условие не заменяет. Микропредприятие вправе отказаться от ЛНА и перенести их условия в трудовые договоры по типовой форме. Остальные работодатели держат систему оплаты в ЛНА или коллективном договоре.
Материал помогает разложить условия оплаты по трём документам без противоречий между ними. Сводная таблица показывает, где закрепить каждое условие, а пошаговая инструкция задаёт порядок заполнения. Отдельно разобраны требования к системе премирования, действующие с 1 сентября 2025 года, и постановление КС РФ № 15-П от 17 марта 2026 года о квалификационных надбавках. Изменение штатного расписания и оклада, работа в 1С:ЗУП, типичные ошибки, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.
Что фиксирует штатное расписание: графы Т-3 и собственная форма
С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм не обязательны к применению. Форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и с этой даты она служит образцом, а не единственным допустимым бланком. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» в статье 9 (части 2 и 4) отдаёт выбор форм первичных учётных документов руководителю экономического субъекта. Поэтому работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания с обязательными реквизитами первичного документа.
Форма Т-3 и указания по её заполнению предусматривают такой состав сведений штатного расписания:
- структурные подразделения;
- наименования должностей и квалификация;
- количество штатных единиц по каждой должности;
- графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.», куда вносят месячную заработную плату в рублях;
- графы 6-8 для надбавок;
- месячный фонд оплаты труда по штатным позициям.
Собственная форма может отличаться набором граф, но документ по-прежнему описывает штатную позицию и плановую сумму по ней. В графы штатного расписания не помещается механизм расчёта фактической зарплаты: при каком показателе начисляется премия, как считается доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, когда выплата снижается. Эти правила входят в систему оплаты труда. Статья 135 ТК РФ отводит её коллективному договору, соглашениям и ЛНА.
Обязательно ли штатное расписание для каждого работодателя
Трудовой кодекс РФ не называет штатное расписание отдельным обязательным документом для всех работодателей. Связь с ним заложена в определении трудовой функции: статья 15 и часть 2 статьи 57 ТК РФ описывают её как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Норма сформулирована так, что прямой обязанности вести документ из неё не следует. Практический риск при этом сохраняется, особенно если трудовые договоры описывают работу через должность.
Часть практических материалов связывает отсутствие штатного расписания со штрафом по статье 5.27 КоАП РФ как с неизбежным следствием. Прямой нормой не подтверждено, что отсутствие документа само по себе всегда образует нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Мы оцениваем это как риск при проверке ГИТ, а не как автоматическую санкцию.
Работодателю стоит проверить одно: должность в каждом трудовом договоре совпадает по наименованию со строкой действующего штатного расписания.
Бланк Т-3 и образец штатного расписания
Пустой бланк Т-3 подходит работодателю, который остаётся на унифицированной форме, а заполненный образец удобнее взять за основу собственной формы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, бланк в формате .xlsx | Скачать |
| Образец штатного расписания в формате .xls | Скачать |
Что оставляют в положении об оплате труда и других ЛНА
Статья 135 ТК РФ разводит два уровня регулирования. Заработную плату конкретного работника устанавливает трудовой договор в соответствии с действующей у работодателя системой оплаты труда. Саму систему устанавливают коллективный договор, соглашения или ЛНА. В неё входят размеры тарифных ставок и окладов, доплаты и надбавки компенсационного характера, включая доплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также системы стимулирующих доплат и надбавок и системы премирования.
По статье 129 ТК РФ зарплата складывается из вознаграждения за труд, компенсационных выплат и стимулирующих выплат, включая премии и иные поощрительные выплаты. Каждый разовый вид выплаты в штатном расписании перечислять не требуется. Туда попадают оклад или ставка и постоянные выплаты по штатной единице. Условия, при которых выплата начисляется, уменьшается или не выплачивается, описывает положение об оплате труда или иной ЛНА.
В положении об оплате труда закрепляют:
- применяемую систему оплаты и размеры окладов или тарифных ставок;
- виды и размеры доплат и надбавок компенсационного характера;
- систему стимулирующих доплат и надбавок;
- систему премирования: виды премий, размеры, сроки, основания и условия выплаты;
- условие о снижении премии при дисциплинарном взыскании, если работодатель решил его предусмотреть.
Система премирования с 1 сентября 2025 года
Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ вступил в силу 1 сентября 2025 года и изменил часть 3 статьи 135 ТК РФ. Систему премирования можно установить коллективным договором, соглашением или ЛНА, и в любом из них работодатель определяет виды премий и их размеры, сроки, основания и условия выплаты. При этом допускается учитывать качество, эффективность и продолжительность работы, наличие или отсутствие у работника дисциплинарного взыскания и другие показатели.
Та же норма ограничивает снижение премии за проступок. Работодатель вправе предусмотреть такое условие в ЛНА о премировании с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ. Снижение касается только премий, которые начисляются за период применения взыскания, и не может уменьшать месячную заработную плату работника более чем на 20%.
Формулировка «премия выплачивается по решению руководителя» не называет видов, размеров и оснований и поэтому требованиям части 3 статьи 135 ТК РФ не отвечает. Проверьте положение по каждому виду премии: указаны ли вид, размер или порядок его расчёта, срок, основание и условия выплаты.
Квалификационные надбавки и постановление КС РФ № 15-П
17 марта 2026 года Конституционный Суд РФ вынес постановление № 15-П о стимулирующих надбавках, связанных с квалификацией работника, включая персональную надбавку. По позиции Суда правила начисления таких надбавок не могут предполагать прекращения их выплаты руководителю структурного подразделения или произвольного снижения размера исключительно из-за нарушения дисциплины труда. Это действует, если нет обстоятельств, свидетельствующих об очевидном влиянии нарушения на результативность его работы. Речь идёт о результативности, на которую работодатель вправе был рассчитывать, исходя из квалификации работника.
Постановление вынесено по делу руководителя структурного подразделения и касается надбавок за квалификацию. Для положения об оплате труда из него следует практический вывод. Квалификационную надбавку и премию за результат описывают отдельными пунктами. Основание для снижения надбавки связывают с влиянием нарушения на результативность труда, одного факта взыскания для этого недостаточно.
Доплата за ночную работу: процент в положении, сумма по факту
Компенсационные доплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, статья 135 ТК РФ прямо относит к системе оплаты труда. Сумма такой доплаты зависит от фактически отработанного времени, поэтому в штатное расписание её не вносят фиксированной цифрой. В положении закрепляют размер доплаты и порядок расчёта.
Факт: ночным считается время с 22:00 до 06:00, минимальная доплата составляет 20%. Сумму за месяц считают от числа ночных часов, часовой ставки и процента доплаты, а если ставка выводится из оклада, то и от нормы часов в месяце.
Соберите положение об оплате труда с надбавками и сроками выплаты
Конструктор Добыто формирует положение в формате .docx с разделами о системе оплаты, сроках выплаты, надбавках и удержаниях; даты выплаты в готовом документе сверьте с правилами внутреннего трудового распорядка.
Что прописывают в трудовом договоре и как свести три документа
Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует включить в трудовой договор два условия, напрямую связанных со штатным расписанием и положением. Первое из них — трудовая функция, то есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Второе — условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Штатное расписание показывает оклад по позиции, положение описывает правила. Условием договора размер оплаты конкретного работника становится только после записи в договор.
У трёх документов разные вопросы. Штатное расписание отвечает, какие позиции есть и сколько по ним планируется платить. Положение объясняет, по каким правилам начисляются выплаты. Трудовой договор фиксирует, что причитается конкретному работнику. Сводная таблица показывает, где закрепить каждое условие и на какую норму опирается распределение.
| Условие | Штатное расписание | Положение об оплате труда, иной ЛНА | Трудовой договор | Основание |
|---|---|---|---|---|
| Подразделения, должности, квалификация, число штатных единиц | Отражаются | Не отражаются | Должность как трудовая функция | Постановление Госкомстата России № 1, ст. 57 ТК РФ |
| Тарифная ставка или оклад | Месячная сумма по позиции, графа 5 Т-3 | Размеры окладов как часть системы оплаты | Размер оклада или ставки работника | Ст. 57, 135 ТК РФ |
| Постоянные надбавки | Графы 6-8 Т-3 по штатной единице | Виды, размеры, условия начисления | Надбавки работника | Ст. 57, 135 ТК РФ |
| Компенсационные доплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных | Фиксированной суммой не отражаются | Размер и порядок расчёта | Доплаты работника | Ст. 57, 135 ТК РФ |
| Система премирования | Не отражается | Виды премий, размеры, сроки, основания, условия выплаты | Поощрительные выплаты работника | Ч. 3 ст. 135, ст. 57 ТК РФ |
| Снижение премии за дисциплинарное взыскание | Не отражается | Условие, если работодатель его предусмотрел: только премии за период взыскания, не более 20% месячной зарплаты | — | Ч. 3 ст. 135, ст. 372 ТК РФ |
| Доплата за совмещение должностей | Размер доплаты не устанавливает | — | Письменное согласие работника, размер доплаты по соглашению сторон | Ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Конкретные даты выплаты зарплаты | Не отражаются | Правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор | Допускается указать в договоре | Ст. 136 ТК РФ |
| Месячный фонд оплаты труда | Итог по штатным позициям | Не отражается | Не отражается | Форма Т-3 |
Для договора штатное расписание служит источником наименования должности и планового оклада. Условие оплаты работника нельзя изменить одним приказом по штатному расписанию: нужно письменное соглашение сторон по статье 72 ТК РФ либо процедура статьи 74 ТК РФ. Тем же соглашением устраняют расхождение между договором и действующей системой оплаты.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как распределить условия оплаты по трём документам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень выплат по каждой должности и разделите его по статье 129 ТК РФ: оклад или тарифная ставка, компенсационные выплаты, стимулирующие выплаты и премии.
- Шаг 2. Внесите в штатное расписание подразделения, должности, квалификацию, число штатных единиц, оклад и постоянные надбавки по каждой позиции. Переменные выплаты, размер которых зависит от результата или отработанного времени, в графы не переносите.
- Шаг 3. Опишите в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином ЛНА размеры доплат и надбавок и систему премирования: виды премий, размеры, сроки, основания и условия выплаты. Если планируете снижать премию за дисциплинарное взыскание, закрепите это условие в порядке статьи 372 ТК РФ с учётом мнения выборного профсоюзного органа и с пределом 20% месячной зарплаты.
- Шаг 4. Установите конкретные даты выплаты зарплаты в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре.
- Шаг 5. Запишите в трудовой договор должность по штатному расписанию и условия оплаты работника: размер оклада или ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.
- Шаг 6. Сверьте три документа между собой: наименование должности в договоре и в штатном расписании, размер оклада, перечень надбавок и соответствие договора действующей системе оплаты.
Совмещение должностей: доплату фиксирует соглашение сторон
Статья 60.2 ТК РФ допускает поручить работнику дополнительную работу по другой или такой же профессии (должности) только с его письменного согласия. Работа выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой по трудовому договору и оплачивается дополнительно по статье 151 ТК РФ. В документе о поручении определяют срок, содержание и объём дополнительной работы.
Статья 151 ТК РФ называет четыре ситуации, в которых работнику полагается доплата: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Размер доплаты стороны трудового договора устанавливают по соглашению с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы. Строка в штатном расписании размер доплаты не устанавливает, даже если совмещаемая должность в нём есть.
Совмещение оформляют двумя документами. Первый — письменное согласие работника или дополнительное соглашение, где указаны срок, содержание, объём работы и размер доплаты. Второй — распоряжение работодателя о поручении. Конкретную сумму для работника фиксирует соглашение сторон.
Полезно знать: в приказе о совмещении указывают срок дополнительной работы и размер доплаты, а согласие работника можно оформить отдельным блоком в том же документе.
В Добыто приказ о совмещении собирается конструктором: в документ сразу попадают срок, размер доплаты и блок согласия работника, итоговый файл выгружается в формате .docx. Перед подписанием проверьте, что размер доплаты в приказе совпадает с суммой в соглашении.
Штатное расписание у ИП и микропредприятий
Индивидуальный предприниматель, который нанимает работников по трудовому договору, применяет те же нормы ТК РФ о трудовом договоре и системе оплаты, что и организация. Статья 15 и статья 57 ТК РФ связывают трудовую функцию со штатным расписанием и отдельного исключения для ИП не делают. Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых.
Статья 309.2 ТК РФ даёт работодателю — микропредприятию право полностью или частично отказаться от принятия ЛНА. В этом случае условия, которые обычно регулируются такими актами, работодатель включает в трудовые договоры с работниками, заключённые на основе типовой формы. Право предоставлено микропредприятиям, а не всем субъектам малого бизнеса. В тексте статьи оно не сформулировано как освобождение от штатного расписания.
Микропредприятие, которое отказалось от положения об оплате труда, переносит элементы системы премирования в трудовой договор по типовой форме: виды премий, размеры, сроки, основания и условия выплаты. Проверьте, что каждый из этих элементов есть в договоре по всем премиям, которые фактически выплачиваются.
Изменение штатного расписания и оклада работника
Новая редакция штатного расписания сама по себе не меняет условия трудовых договоров. По статье 72 ТК РФ изменить определённые сторонами условия трудового договора можно только по соглашению сторон, заключённому в письменной форме. Исключение составляет процедура статьи 74 ТК РФ при изменении организационных или технологических условий труда. При сокращении численности или штата действуют отдельные гарантии и сроки уведомления по статье 180 ТК РФ.
В приказе об утверждении новой редакции или изменений штатного расписания указывают дату введения и перечень затронутых позиций. Ознакомление работника с таким приказом не заменяет согласия на изменение его оклада или трудовой функции. Если меняется условие договора, оформляют дополнительное соглашение.
Важный нюанс из практики: пересчёт окладов под новый МРОТ раскладывается на семь шагов, и документы появляются только на четырёх из них. Это приказ об утверждении ЛНА, приказ по штатному расписанию, дополнительное соглашение к трудовому договору и лист ознакомления. Первые два шага и последний отдельного документа не дают.
В Добыто дополнительные соглашения и ознакомление с новой редакцией ЛНА подписываются в КЭДО, а подписанные экземпляры хранятся в электронном архиве, который входит в тариф «Бизнес». Перед утверждением новой редакции составьте список работников, у которых меняется оклад или наименование должности: по каждому из них нужен отдельный документ.
Штатное расписание в 1С 8.3: утверждение, изменение и индексация в ЗУП 3.1
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 редакции 3.1 при включённой истории изменений штатное расписание ведут тремя документами. У каждого свои правила по дате, и от них зависит, с какого числа новые оклады попадут в расчёт.
| Документ 1С:ЗУП | С какой даты действует | Для чего применяют |
|---|---|---|
| «Утверждение штатного расписания» | С начала месяца; дата должна быть позже последних изменений | Новая редакция штатного расписания |
| «Изменение штатного расписания» | С любого числа, допускается несколько дат внутри месяца | Точечные изменения позиций |
| «Индексация штатного расписания» | — | Индексация окладов отдельным документом |
Новую редакцию нельзя ввести документом утверждения с середины месяца. Если оклады меняются с 15-го числа, это оформляют документом «Изменение штатного расписания».
Программа хранит историю изменений, показывает фонд оплаты труда, даты введения и исключения должностей. Эти функции поддерживают учёт, но юридическое значение имеют приказ работодателя и, при изменении условий договора, дополнительное соглашение: запись в базе их не заменяет. Названия команд и последовательность действий зависят от версии конфигурации и настроек базы, поэтому сверяйте их с актуальной документацией 1С.
Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются между КЭДО и учётной базой автоматически.
Ошибки при распределении условий оплаты
Каждая ошибка из списка противоречит конкретной норме ТК РФ или закона № 402-ФЗ.
- Считать форму Т-3 обязательной. Работодатель подгоняет сведения под графы унифицированной формы, хотя с 1 января 2013 года её можно заменить собственной формой по статье 9 закона № 402-ФЗ. Нужные работодателю графы при этом можно добавить, сохранив обязательные реквизиты первичного документа.
- Оставлять размер оплаты только в положении. Такую схему выбирают, чтобы не переоформлять договоры при каждом изменении окладов. В результате договор теряет обязательное условие из части 2 статьи 57 ТК РФ: размер оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты в нём должны быть указаны.
- Копировать в штатное расписание все переменные выплаты. Так стремятся собрать всю зарплату в одном документе. Механизм начисления премий и компенсационных доплат в графы всё равно не помещается, а каждое изменение условий премирования начинает требовать новой редакции штатного расписания.
- Предусматривать лишение премии по усмотрению руководителя. Формулировка кажется гибкой, но часть 3 статьи 135 ТК РФ требует определить виды, размеры, сроки, основания и условия премий. Снижение за дисциплинарное взыскание ограничено премиями за период взыскания и 20% месячной зарплаты. Квалификационные надбавки защищает постановление КС РФ № 15-П.
- Считать любого ИП или малое предприятие освобождённым от ЛНА. Право по статье 309.2 ТК РФ есть только у микропредприятий. Оно требует перенести условия ЛНА в трудовые договоры по типовой форме, и без этого система оплаты остаётся нигде не закреплённой.
- Менять оклад приказом по штатному расписанию. Это быстрее, чем подписывать соглашения с каждым работником. Однако по статье 72 ТК РФ оклад в договоре без соглашения сторон или процедуры статьи 74 ТК РФ не меняется.
Стоимость КЭДО для кадровых документов по оплате труда: тарифы на 2026 год
Цена ведения штатных и зарплатных документов в КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП в тарифе «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | по запросу |
Итоговый платёж складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа: на «Бизнес» действует минимальная оплата, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия и состав каждого пакета на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
УКЭП для сотрудников получают через партнёров сервиса — удостоверяющие центры, поэтому её стоимость в таблицу тарифов не входит.
Выводы
У каждого из трёх документов своя задача. Штатное расписание описывает позиции: подразделения, должности, число единиц, плановый оклад и постоянные надбавки. Положение об оплате труда или иной ЛНА задаёт правила начисления, а для премий в нём с сентября 2025 года обязательны виды, размеры, сроки, основания и условия выплаты. Трудовой договор фиксирует оплату конкретного работника. Её размер, включая доплату за совмещение, меняется только письменным соглашением сторон или по процедуре статьи 74 ТК РФ.
Добыто ведёт эту цепочку в КЭДО. Положение и приказ о совмещении собираются конструкторами, допсоглашения и ознакомление с ЛНА подписываются электронной подписью, а изменения синхронизируются с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о штатном расписании и положении об оплате труда
Становится ли трудовой договор незаключённым, если в нём не указан оклад?
Нет. Если в трудовом договоре нет условия оплаты, обязательного по части 2 статьи 57 ТК РФ, договор не признаётся незаключённым. Недостающие условия вносят приложением к договору или отдельным письменным соглашением сторон: размер оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Ссылка на штатное расписание или положение об оплате труда эту запись не заменяет.
Где закрепить даты выплаты зарплаты, если есть положение об оплате труда?
По статье 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретную дату устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или трудовой договор, и она не может быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата. В штатное расписание даты не вносят. Если положение тоже называет даты, они должны совпадать с правилами внутреннего трудового распорядка, иначе в двух ЛНА окажутся разные сроки.
Чем сроки выплаты премии отличаются от сроков выплаты зарплаты?
Сроки выплаты зарплаты регулирует статья 136 ТК РФ: не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода. Сроки выплаты премий с 1 сентября 2025 года определяют в самой системе премирования по части 3 статьи 135 ТК РФ, вместе с видами, размерами, основаниями и условиями. Для премии по итогам периода длиннее месяца в положении указывают её собственный срок выплаты, отдельный от дат зарплаты.
Можно ли досрочно прекратить совмещение?
Да. По статье 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель вправе досрочно отменить поручение о её выполнении. Другую сторону предупреждают в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня, срок считают в рабочих, а не календарных днях.
Обязательно ли оформлять положение об оплате труда отдельным документом?
Нет. Статья 135 ТК РФ требует, чтобы у работодателя действовала система оплаты труда, и разрешает установить её коллективным договором, соглашениями или ЛНА. Отдельное положение остаётся одним из вариантов: те же нормы можно включить в коллективный договор или другой ЛНА. При любом варианте индивидуальные условия оплаты записывают в трудовой договор по статье 57 ТК РФ.
