Позиции штатного расписания: справочник должностей 2026

Позиции штатного расписания — это строки, каждая из которых связывает структурное подразделение, наименование должности или профессии, количество штатных единиц и размер оклада с надбавками. Справочник должностей в кадровой системе строится поверх этих строк: должность заводится один раз, а дальше подтягивается в трудовой договор, приказ о приёме, табель и отчётность. Наименование работодатель выбирает сам, кроме случаев, когда с работой связаны компенсации, льготы или ограничения: тогда оно берётся из квалификационного справочника или профессионального стандарта по статье 57 ТК РФ. По этой же линии проходит главное различие в работе со справочником: обычную должность вы переименуете приказом руководителя, а для льготной должности вольная формулировка означает спор работника с Социальным фондом России о специальном стаже.

Разберём состав позиции по графам формы Т-3, присвоение кодов по классификатору ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года, и разницу между ставкой, совместительством и совмещением. Покажем, как справочник должностей связан с 1С:ЗУП и системой КЭДО и какие данные ломаются при рассинхронизации. Чек-лист подготовки, пошаговая настройка справочника, порядок изменения штатного расписания со сроками уведомлений, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего состоит позиция штатного расписания

Позиция — это не должность сама по себе, а связка из четырёх обязательных параметров: подразделение, наименование трудовой функции, количество штатных единиц и размер оплаты. Одна и та же должность «менеджер» в отделе продаж и в отделе закупок — это две разные позиции с разными окладами и разными руководителями в маршруте согласования. Справочник должностей в кадровой системе хранит вторую часть связки, справочник подразделений — первую, а штатное расписание сводит их вместе и добавляет деньги и количество.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и до сих пор остаётся рабочим шаблоном: её структура повторяет набор данных, которые кадровой системе нужны для всех последующих операций. Ниже — разбор по графам с указанием, где каждый реквизит всплывает дальше.

Из таблицы видно практическое следствие: ошибка в графе с наименованием тиражируется в четыре документа сразу, а ошибка в графе с окладом — в два. Поэтому при аудите справочника наименования проверяются первыми, а суммы вторыми.

Наименование должности: где работодатель свободен, а где связан справочником

Роструд подтверждает свободу работодателя прямо: наименование должности в кадровых документах указывается по штатному расписанию, а сам работодатель вправе выбирать наименования должностей и профессий, которые в это расписание включает. Ограничение включается только тогда, когда с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения. Разъяснение с разбором конкретной ситуации об объединении нескольких функций в одно наименование опубликовано в разделе «Дежурный инспектор» портала Онлайнинспекция.рф, там же видна логика, по которой инспектор читает статью 57 ТК РФ.

Практически это означает две разные процедуры внутри одного справочника. Для позиции без льгот вы придумываете название под свою структуру: «руководитель направления», «специалист по КДП», «продакт-оунер». Для позиции, дающей досрочную пенсию, дополнительный отпуск за вредность, сокращённое рабочее время или подпадающей под запрет допуска, наименование берётся из квалификационного справочника или профессионального стандарта, а применение профстандартов регулируется статьёй 195.3 ТК РФ. Несовпадение на одну букву — «машинист крана» вместо «машинист крана (крановщик)» — переносит спор о специальном стаже с работодателя на работника, и разбираться он будет в суде.

Классификатор связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для подраздела 1.1 формы ЕФС-1. То есть наименование должности в справочнике перестало быть внутренним делом компании: оно уходит в отчётность и сверяется на стороне Социального фонда России. Ещё одно требование, которое легко упустить в международных командах: кадровые документы ведутся на русском языке, поэтому позиция «Head of Sales» в штатном расписании существовать не может, как бы она ни называлась в оффере.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый классификатор ОК 016-2025 работает с 1 января 2026 года, и правкой справочника в программе дело не заканчивается. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а дальше дополнительные соглашения к трудовым договорам. Откройте свой список должностей и отметьте те, где старое и новое наименование расходятся: по ним придётся идти через кадровые документы, а не через справочник.»

Ставки, совместительство и совмещение: как позиция описывает объём работы

Количество штатных единиц в позиции может быть дробным. 0,5 ставки означает не «половину зарплаты», а неполное рабочее время по этой позиции: 20 часов в неделю при норме 40. Дробные единицы складываются в пределах одной позиции: две единицы по 0,5 закрываются двумя работниками на неполном дне либо одним работником на полной ставке, если позиция укрупнена приказом. Вакантная единица остаётся в расписании и в плановом фонде оплаты труда, но в табеле не появляется, и это нормальное состояние: именно через вакансию оформляется совмещение.

Дальше начинается зона, где кадровые системы чаще всего заполняют не то поле. Четыре конструкции выглядят похоже, но по-разному ложатся на справочник позиций.

Критерий выбора здесь один и он проверяется до оформления: выполняется дополнительная работа в рабочее время или за его пределами. В рабочее время — это статья 60.2 и доплата, за его пределами — это второй трудовой договор и второй приказ. Перепутанная конструкция даёт переработку, которую потом нечем закрыть в табеле.

Соберите приказ о совмещении по своей позиции

Справочник должностей в 1С:ЗУП и КЭДО: какие данные связаны между собой

Кадровая система хранит позиции не одним списком, а тремя связанными справочниками: подразделения, должности, штатное расписание. Первые два — плоские списки наименований, третий — документ с датой утверждения, который фиксирует, сколько единиц по каждой должности в каждом подразделении и с каким окладом. Приказ о приёме без записи в штатном расписании система либо не проведёт, либо проведёт с предупреждением, и это ожидаемое поведение, а не сбой настройки.

Связь с электронным документооборотом идёт по подразделению и должности. В сервисе Добыто КЭДО раздел «Сотрудники» включает управление организациями и отделами, а карточка работника содержит должность и отдел: от этой связки собирается маршрут согласования и определяется, кому уходит документ на подпись. В 1С:ЗУП связь та же, но публикация личных кабинетов идёт через подразделения.

Важный нюанс из практики: в 1С:ЗУП личные кабинеты публикуются по подразделениям: галочка ставится на подразделение целиком, и только после этого сотрудники этого отдела попадают в кадровый электронный документооборот. Если позицию завели в новом отделе, а отдел не опубликовали, документы работнику не уйдут, и внешне это выглядит как проблема подписи, хотя проблема в справочнике подразделений.

Отдельная история — параметры, которые накапливаются по дороге. Перевод сотрудника начинается не с приказа, а со служебной записки или заявления, и в ходе согласования появляются данные, которые потом нужны учётной системе для корректных проводок: на какую ставку переводится человек, какая категория, что с обучением. Если справочник позиций неполный, кадровик добивает эти поля руками, и там же появляются расхождения между документом и учётом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перевод сотрудника — это не одна операция, а цепочка, в которой к моменту приказа должны быть известны ставка, категория и подразделение. Когда справочник позиций заполнен наполовину, эти параметры вносят вручную на последнем шаге, и расхождение между кадровым документом и учётом появляется именно там. Проверьте, все ли поля позиции заполнены до того, как по ней пойдёт первый перевод.»

Шаблоны для наполнения справочника позиций

Комплект собран под настройку справочника с нуля: начните со штатного расписания по форме Т-3, а образец рядом показывает, как выглядит заполненный документ.

Как настроить справочник позиций с нуля

Настройка справочника ломается не на технике, а на расхождении между тем, что записано в трудовых договорах, и тем, что реально происходит в компании. Поэтому первый этап — сверка, а не заведение записей.

Что проверить до того, как открыть справочник

1. Утверждена ли оргструктура. Список подразделений с кодами и подчинённостью должен существовать до справочника должностей, иначе одна и та же позиция расползётся по двум отделам.
2. Совпадают ли наименования в действующих трудовых договорах. Выгрузите должности из договоров и сравните с тем, что в расписании: расхождения придётся закрывать дополнительными соглашениями, а не правкой справочника.
3. Есть ли льготные позиции. Отметьте должности с вредными условиями, досрочной пенсией, сокращённым днём и ограничениями допуска: их наименования берутся из справочника или профстандарта.
4. Какие оклады ниже регионального минимума. Позиция на полную ставку с окладом ниже МРОТ не проходит проверку, а региональное значение обычно выше федерального.
5. Кто утверждает и кто подписывает. Право подписи на штатном расписании и приказах о его изменении фиксируется до запуска, иначе документ зависнет в маршруте.

Как настроить справочник позиций: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Заведите подразделения с кодами по утверждённой оргструктуре и только после этого переходите к должностям.
2. Шаг 2. Внесите наименования должностей, профессий и специальностей. Для льготных позиций возьмите формулировку из квалификационного справочника или профстандарта и запишите основание в примечание.
3. Шаг 3. Присвойте коды по ОК 016-2025 и сверьте код трудовой функции по ОКЗ, который уходит в подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
4. Шаг 4. Задайте по каждой позиции количество штатных единиц, включая дробные, и отметьте вакансии.
5. Шаг 5. Проставьте оклады и постоянные надбавки, привязанные к позиции, и сверьте нижнюю границу с региональным МРОТ.
6. Шаг 6. Утвердите штатное расписание приказом руководителя с датой введения в действие и зафиксируйте номер редакции.
7. Шаг 7. Свяжите позиции с шаблонами кадровых документов и маршрутами согласования, чтобы должность и подразделение подставлялись автоматически.
8. Шаг 8. Прогоните пилотную группу: оформите по новому справочнику приём, перевод и совмещение и посмотрите, где поля остались пустыми.

Восьмой шаг мы в практике Добыто не сокращаем: пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки до того, как справочником начнёт пользоваться вся компания.

Изменение штатного расписания: приказ, сроки уведомлений, хранение

Изменения вносятся двумя способами, и выбор между ними влияет на объём работы. Приказ о внесении изменений подходит, когда правок немного: добавили позицию, вывели вакансию, переименовали одну должность. Утверждение расписания в новой редакции нужно при массовых правках, например при переходе на новые наименования по ОК 016-2025 или при перестройке подразделений. В обоих случаях в приказе указывается дата введения изменений в действие, и она не может быть раньше даты самого приказа.

Дальше порядок зависит от того, чьи условия труда меняются. Если работник согласен, достаточно дополнительного соглашения, и оно подписывается в любой день. Если работодатель меняет условия в одностороннем порядке по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, действует статья 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за два месяца. При сокращении численности или штата работник предупреждается персонально под роспись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ. Сокращение вакантной позиции никого не уведомляет: уведомляют людей, а не строки.

Внимание: с 1 сентября 2026 года при сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, то есть на общих основаниях статьи 179 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказ об изменении штатного расписания, уведомления и дополнительные соглашения переводятся в электронный вид полностью: ограничения статей 22.1-22.3 ТК РФ касаются акта о несчастном случае, приказа об увольнении, документов об инструктажах по охране труда и трудовой книжки. Само штатное расписание относится к документам постоянного хранения, и электронная форма срок не сокращает.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя было Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым документам в электронном виде проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Положение о КЭДО и согласие работника сами по себе не спасают, если порядок идентификации в локальном акте не описан. Проверьте по своему локальному акту, есть ли там этот порядок, и посмотрите, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Когда подробный справочник позиций не нужен

Индивидуальный предприниматель вести штатное расписание не обязан. Обязанность закрепить трудовую функцию в договоре у него та же, что у организации, но отдельного документа со сводом позиций закон от него не требует. При трёх работниках справочник позиций действительно не даёт ничего, кроме лишней процедуры утверждения.

Микропредприятия получают ещё одно послабление: они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов и работать по типовой форме трудового договора, перенося в него условия, которые обычно живут в положениях. Здесь и происходит частая ошибка в определении собственной категории.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Микропредприятие — это до 15 работников, малое предприятие — до 100, и путать их дорого: право не принимать локальные акты и применять типовую форму трудового договора есть только у микропредприятий. Компания на 80 человек, решившая, что она тоже микро, получит нарушение по каждому непринятому акту. Категорию мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Порог, после которого справочник позиций перестаёт быть формальностью, задаётся не численностью, а тремя признаками: появились подразделения с собственными руководителями, появились льготные должности, появилось несколько работников на одинаковых должностях с разными окладами. Любого из трёх достаточно, чтобы вести расписание, даже если формально вы не обязаны.

Ошибки в справочнике должностей и цена каждой

Ошибки в позициях дороги тем, что обнаруживаются не в момент совершения, а через месяцы, когда по неверной строке уже прошли приказы, начисления и отчётность.

• Должность в трудовом договоре не совпадает с расписанием. Делают ради скорости: приняли человека, а позицию завели позже и назвали иначе. При проверке это ненадлежащее оформление трудового договора, а работник в споре опирается на формулировку договора, а не справочника.
• Вольное наименование льготной должности. Делают ради читаемости оргструктуры. Цена ложится на работника: период не попадает в специальный стаж, и подтверждать его придётся через суд, а претензии он предъявит работодателю.
• Позиция заведена в системе, но не утверждена приказом. Кадровик добавляет строку «чтобы провести приказ». Формально позиции нет, и любой документ по ней повисает без основания.
• Дубли одной должности с разными окладами. Возникают при слиянии подразделений. Работник на меньшем окладе получает готовое основание для требования о равной оплате за труд равной ценности.
• Оклад на полной ставке ниже МРОТ. Позиция создавалась под 0,5 ставки, потом её укрупнили, а оклад не пересчитали.
• Коды не обновлены после ОК 016-2025. Расхождение всплывает в ЕФС-1 при сверке кода трудовой функции.

По деньгам нарушения трудового законодательства проходят по статье 5.27 КоАП РФ. Часть 1 — предупреждение либо штраф на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора идёт по части 4: должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальный предприниматель от 5 000 до 10 000 рублей, организация от 50 000 до 100 000 рублей. Штраф считается по каждому договору, а не по проверке целиком, поэтому при 40 неверно оформленных позициях сумма перестаёт быть номинальной.

Отдельно про сверку. В практике Добыто расхождения чаще всего находятся не между справочником и приказами, а между справочником и реальными обязанностями: человек два года выполняет функцию, которой нет ни в одной позиции, и доплата за неё оформлена как премия. Этот разрыв закрывается либо новой позицией, либо соглашением о совмещении, и оба варианта требуют дополнительного соглашения к трудовому договору.

Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности работников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны документов и электронный архив входят не во все тарифы.

Для работы со справочником позиций определяющим оказывается не цена подписки, а наличие интеграции с 1С и кастомных шаблонов: без них должность и подразделение придётся подставлять в документы вручную. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф повышается или понижается в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это имеет значение для компаний с сезонной численностью: справочник позиций у них стабилен, а количество занятых единиц меняется в течение года.

Выводы

Позиция штатного расписания держит на себе четыре параметра сразу, и ошибка в наименовании расходится дальше по трудовому договору, приказу, отчётности и специальному стажу. Свобода в выборе названия заканчивается там, где начинаются компенсации, льготы и ограничения, а с 1 января 2026 года к этому добавилась сверка с классификатором ОК 016-2025. Совмещение, совместительство и расширение зон обслуживания по-разному ложатся на справочник: где-то нужна отдельная позиция, где-то достаточно дополнительного соглашения. Изменения вносятся приказом или новой редакцией, а сроки уведомлений по статьям 74 и 180 ТК РФ отсчитываются от даты вручения, а не от даты приказа.

Мы в Добыто настраиваем справочник позиций вместе с маршрутами согласования и шаблонами документов, чтобы должность и подразделение подставлялись в приказ и дополнительное соглашение автоматически, а не переносились руками из одной системы в другую. Начинаем при этом с пилотной группы: она показывает незаполненные поля до того, как по справочнику пойдёт массовое оформление.

Частые вопросы о позициях штатного расписания

Обязательно ли применять именно форму Т-3?

Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов перестали быть обязательными для большинства работодателей: организация вправе разработать свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа. Обязательность формы Т-3 сохраняется для организаций бюджетной сферы. На практике собственную форму делают ради дополнительных граф: центр финансовой ответственности, признак льготной позиции, код по профстандарту. Состав данных при этом остаётся тем же, иначе кадровая система не соберёт из позиции документ.

Как отразить вакантную позицию и нужно ли что-то платить по ней?

Вакантная единица остаётся в расписании с заполненными окладом и надбавками, а в графе примечаний ставится отметка о вакансии. Выплат по ней нет, потому что нет работника, но позиция участвует в плановом фонде оплаты труда и служит основанием для совмещения по статье 60.2 ТК РФ. Держать вакансию годами ради возможности оформлять совмещение рискованно: при проверке возникает вопрос, почему функция выполняется постоянно, а должность не замещается.

Что делать, если новое наименование по ОК 016-2025 расходится с записью в трудовой книжке работника?

Сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, затем дополнительное соглашение к трудовому договору, и только после этого запись о переименовании должности. Запись оформляется как изменение наименования должности, а не как перевод: трудовая функция не меняется. Для работников с льготным стажем последовательность критична, потому что период считается по документам, действовавшим на каждую дату.

Нужно ли включать в штатное расписание дистанционных работников и внешних совместителей?

Да. Штатное расписание описывает должности, а не режим работы и не способ оформления присутствия. Дистанционный работник занимает обычную позицию, особенности фиксируются в трудовом договоре по главе 49.1 ТК РФ. Внешний совместитель занимает позицию в доле ставки, обычно 0,5, и эта доля отражается в количестве штатных единиц. Не включаются в расписание только исполнители по гражданско-правовым договорам и самозанятые: они не работники, и требования к работникам на них не переносятся.

Можно ли утвердить штатное расписание и приказ о его изменении в электронном виде?

Да, оба документа переводятся в кадровый электронный документооборот. В перечень исключений, которые остаются на бумаге, входят акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда и трудовая книжка. При этом в электронном архиве документ хранится в виде файла и отдельных файлов подписи, и именно такой комплект предоставляется контролирующим органам, а не распечатка со штампом подписи.

Как позиция штатного расписания связана с кодом по ОКЗ в ЕФС-1?

Наименование должности из позиции определяет код трудовой функции по Общероссийскому классификатору занятий, а этот код указывается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 при приёме, переводе и увольнении. Классификатор ОК 016-2025 связан с ОКЗ, поэтому обновление наименований в справочнике тянет за собой сверку кодов в отчётности. Если код в отчёте не соответствует должности из кадровых документов, расхождение всплывает на стороне Социального фонда России, а не при внутренней проверке.