Штатное расписание по форме Т-3 фиксирует структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц и оклады. Форма не менялась: она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а с 1 января 2013 года по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, и Т-3 применяется по решению работодателя. Изменилось наполнение граф: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, а федеральный МРОТ вырос до 27 093 рублей. Порядок действий определяет статус работодателя: организации госсектора применяют формы, установленные для них отдельными нормативными актами, коммерческая компания вправе разработать свою форму, а микропредприятие может частично отказаться от локальных нормативных актов по статье 309.2 ТК РФ.
Ниже разобрано, что требует правки в расписании 2026 года: наименования и коды должностей по новому классификатору, оклады относительно регионального МРОТ, связка с графой 6 подраздела 1.1 ЕФС-1. Показано, какие графы Т-3 инспектор сверяет с трудовыми договорами и какие ошибки в датах разворачивают процедуру изменения. Настройка расписания в 1С 8.3, правила подписания и хранения в электронном виде, штрафы и индикаторы риска, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что изменилось в требованиях к штатному расписанию к 2026 году
Ни одна из поправок 2026 года не тронула саму таблицу Т-3: графы, их порядок и код по ОКУД 0301017 остались прежними. Поменялись справочники, из которых берётся содержимое граф, и требования к электронной форме документа. Из-за этого расписание, механически перенесённое из 2025 года, формально действует, но расходится со справочниками, по которым работодатель теперь отчитывается.
Четыре изменения влияют на конкретные графы, и каждое проверяется самостоятельно.
| Что изменилось | Основание | Что править в расписании |
|---|---|---|
| Новый классификатор профессий и должностей ОК 016-2025 с 01.01.2026 взамен ОК 016-94 | Приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст | Графа 3 «Должность, профессия, разряд, класс квалификации»: наименования и коды сверяются с новым классификатором |
| Федеральный МРОТ 27 093 рубля в месяц с 01.01.2026, региональный выше: в Москве 32 916 рублей | Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ, статья 133.1 ТК РФ | Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»: оклад по полной ставке сверяется с региональным значением, а не с федеральным |
| Код выполняемой функции в ЕФС-1 берётся из ОКЗ 010-2014 в формате ХХХХ.Х и по фактической трудовой функции | Пункт 46 Порядка, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 | Графа 3: наименование должности не подгоняется под код ЕФС-1, это разные классификаторы |
| Комплект кадрового электронного документа: основная часть в PDF/A-1A, описание в XML, отдельный файл подписи, машиночитаемая доверенность при подписании по ней | Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действует с 01.03.2023 | Расписание, утверждённое в электронном виде, хранится комплектом, а не одним файлом |
Из таблицы следует практический порядок: первыми правятся наименования должностей, потому что от них зависят и трудовые договоры, и должностные инструкции, и только потом оклады и надбавки.
Факт: ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и применяется с 1 января 2026 года. Классификатор затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты: при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Обязательна ли форма Т-3 и кто должен вести штатное расписание
Прямой нормы, которая называла бы штатное расписание обязательным документом для всех работодателей, в Трудовом кодексе нет. Обязательность выводится из статьи 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если в трудовом договоре стоит должность, документ, в котором эта должность существует, у работодателя должен быть.
Дальше решает статус работодателя, и сценарии расходятся сильнее, чем принято писать.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Коммерческая организация, численность более 100 человек | Совпадение наименований должностей с трудовыми договорами, наличие приказа об утверждении, актуальная редакция | Использование именно бланка Т-3: своя форма законна |
| Организация госсектора, бюджетное или казённое учреждение | Применение форм и порядка, установленных для госсектора отдельными нормативными актами | Свобода в структуре документа: её практически нет |
| ИП с работниками по трудовым договорам | Документ, подтверждающий перечень должностей и систему оплаты; наименования должностей в договорах | Объём документа: расписание на три должности занимает одну страницу |
| Микропредприятие: до 15 работников по критериям законодательства о МСП | Если по статье 309.2 ТК РФ отказались от локальных актов, все условия переносятся в трудовые договоры по типовой форме | Отдельное расписание: при полном отказе от локальных актов оно не требуется |
| ИП без работников | Ничего: работодателем он не является | Весь блок кадровых документов |
Микропредприятие — это до 15 работников, малое предприятие — до 100, и послабления статьи 309.2 ТК РФ действуют только для первой категории.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: категорию субъекта проверяйте по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по численности на глаз. Реестр обновляется автоматически, и компания, выросшая за 15 человек, теряет право работать без локальных актов независимо от того, заметила она это или нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одну цифру здесь даёт последствия по всему кадровому блоку. От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и работать по типовой форме трудового договора. Компания на 80 человек, которая решила, что относится к микропредприятиям, получает нарушение по каждому неизданному акту сразу. Поэтому категорию мы проверяем по реестру, а не по ощущениям.»
Когда штатное расписание по форме Т-3 не нужно
- Работодатель — физическое лицо без статуса ИП. Наниматель домашнего работника расписание не составляет: все условия фиксирует трудовой договор.
- Микропредприятие, полностью отказавшееся от локальных актов по статье 309.2 ТК РФ. Условие отказа — трудовые договоры по типовой форме, утверждённой Правительством, где прописаны должность, оклад, режим и все остальные условия.
- ИП без работников. Кадровых документов у него не возникает вовсе, включая расписание и график отпусков.
- Компания, применяющая свою форму документа. Расписание нужно, а бланк Т-3 — нет: по 402-ФЗ достаточно собственной формы, если в ней есть должности, количество единиц и оклады.
Наименования и коды должностей по ОК 016-2025: что править в расписании и договорах
В новом классификаторе у каждой профессии и должности есть шестизначный цифровой идентификатор: первая цифра означает категорию, 1 для рабочих и 2 для служащих, остальные пять — порядковый номер. Прежний ОК 016-94, утверждённый постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 и применявшийся с 1994 года, с 1 января 2026 года силу утратил.
Для коммерческой компании обязательность наименований по классификатору не абсолютна. Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует указывать наименование должности по квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, только если с этим наименованием закон связывает предоставление компенсаций, льгот или ограничений. Это работы с вредными и опасными условиями, досрочная пенсия, педагогическая и медицинская деятельность. Для менеджера по продажам или продукт-директора таких последствий нет, и наименование остаётся на усмотрение работодателя.
Отсюда правило отбора: сначала выделите должности со льготами, вредностью и профстандартами и приведите их в соответствие с классификатором, а остальные оставьте как есть. Массовое переименование всех строк расписания под новый справочник создаёт работу, которой закон не требует, и тянет за собой дополнительные соглашения по каждому работнику.
Мы при подключении сверяем наименования должностей в учётной системе с текстами трудовых договоров до первой электронной подписи: после перевода процесса в электронный вид расхождение уже нельзя поправить задним числом бумажным приказом.
Наименование должности — обязательное условие трудового договора, поэтому его изменение оформляется по статье 72 ТК РФ соглашением сторон. Приказа по организации для этого недостаточно.
Соберите дополнительное соглашение при переименовании должности
Если работник отказывается подписать соглашение, переименование по его должности не проходит: у работодателя остаётся либо оставить прежнее наименование в расписании отдельной строкой, либо идти по процедуре статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца и доказыванием организационных или технологических причин.
Как заполнить графы Т-3, чтобы они не разошлись с трудовыми договорами
Нарушения по штатному расписанию редко выглядят как отсутствие документа. Они выглядят как расхождение документов между собой: в договоре одна должность, в расписании другая; в договоре оклад 60 000 рублей, в расписании 55 000 рублей плюс надбавка. Формально в Т-3 десять граф, и ошибки концентрируются в четырёх из них.
| Графа Т-3 | Что вписывается | Типовая ошибка |
|---|---|---|
| 1-2. Структурное подразделение и его код | Наименование и код подразделения так, как оно названо в трудовых договорах | Подразделение переименовали в оргструктуре, а в договорах сохранилось старое название |
| 3. Должность, профессия, разряд, класс квалификации | Наименование должности, при наличии льгот или вредности — по справочнику либо профстандарту | Должность названа маркетинговым термином, а работа даёт право на досрочную пенсию |
| 4. Количество штатных единиц | Целые и дробные ставки, включая 0,5 и 0,25 | Совместитель учтён как целая единица, а занимает половину ставки |
| 5. Тарифная ставка (оклад) | Фиксированная сумма за полную ставку в рублях | Указан диапазон «от и до» по одной должности вместо одного оклада |
| 6-8. Надбавки | Постоянные доплаты и надбавки, установленные системой оплаты труда | В надбавки вписана премия, которая по положению о премировании не гарантирована |
| 9. Всего в месяц | Сумма по строке, умноженная на количество штатных единиц | Итог посчитан по занятым ставкам, а не по всем штатным единицам |
| 10. Примечание | Отметки о вакансии, о доле ставки, ссылка на документ-основание | Графа не заполнена, и по документу непонятно, какие ставки свободны |
Графа 5 — место, где расписание сталкивается с МРОТ. С минимальным размером сравнивается вся начисленная за месяц зарплата работника, отработавшего норму времени, и сравнение идёт с региональным значением. В Москве на 2026 год это 32 916 рублей: оклад 30 000 рублей с гарантированной надбавкой 5 000 рублей норму закрывает, оклад 30 000 рублей без надбавок даёт нарушение.
Что проверить до утверждения расписания
- Численность и категория субъекта. Проверьте по реестру МСП, микропредприятие вы или нет: от этого зависит сам состав локальных актов.
- Перечень должностей со льготами и вредностью. Выпишите их отдельно, для них наименование по справочнику или профстандарту обязательно.
- Сверка с трудовыми договорами. Наименование должности, подразделение и размер оклада в договоре и в расписании должны совпадать буквально.
- Оклады относительно регионального МРОТ с учётом гарантированных надбавок и доли ставки.
- Дата введения и предыдущая редакция. Расписание вводится с конкретной даты, и предыдущая редакция не уничтожается, а остаётся в архиве.
- Полномочия подписанта. Приказ об утверждении подписывает руководитель или лицо, которому это право передано приказом либо доверенностью.
Вакантные ставки, доли ставки и совмещение должностей
Вакансия видна как разница между количеством штатных единиц в графе 4 и фактически занятыми ставками; отметку о свободной ставке ставят в графе примечаний. Отдельной строки под вакансию форма не предусматривает, фамилий в Т-3 нет: документ описывает структуру организации.
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ возможно только по должности, которая в расписании существует. Работник в течение рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой должности, размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ, и оформляется это соглашением и приказом, а не устной договорённостью. Если должности в расписании нет, совмещать нечего: сначала строка вводится в расписание, потом оформляется совмещение.
Отсюда различие, на котором путаются чаще всего: совмещение идёт по вакантной ставке внутри того же рабочего времени, а внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор и работа за пределами основного рабочего дня. Для расписания это означает разное: при совмещении ставка остаётся вакантной, при совместительстве она занята.
Бланк Т-3, приказ и документы для изменения расписания
Комплект собран под задачу утверждения и изменения расписания: начните с бланка Т-3, дальше приказ об утверждении и документы для работников, чьи условия меняются.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, бланк в формате XLSX | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору, образец | Скачать |
Как изменить штатное расписание: приказ или новая редакция
Два законных варианта, и выбор между ними зависит от объёма правок. Приказ о внесении изменений подходит, когда меняется одна-две строки: вводится должность, исключается вакантная ставка, корректируется оклад. Утверждение расписания в новой редакции применяется, когда правок много или меняется структура подразделений, и с 2026 года это частый случай из-за перехода на ОК 016-2025.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание: служебная записка руководителя подразделения, решение о реорганизации, экономический расчёт по фонду оплаты труда. Основание понадобится, если правки коснутся условий труда работников.
- Шаг 2. Определите, меняются ли обязательные условия трудовых договоров. Если меняются только вакантные ставки, процедура заканчивается приказом. Если затрагиваются наименование должности, оклад или подразделение конкретного работника, дальше идут шаги 3 и 4.
- Шаг 3. Согласуйте изменение с работником по статье 72 ТК РФ дополнительным соглашением. При отказе работника и наличии организационных или технологических причин применяется статья 74 ТК РФ с письменным уведомлением не менее чем за два месяца.
- Шаг 4. При сокращении должности уведомите работника персонально и под подпись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, предложите имеющиеся вакансии и проверьте преимущественное право по статье 179 ТК РФ. С 1 сентября 2026 года преимущественное право при равной производительности и квалификации получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ: изменение внесено Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ.
- Шаг 5. Издайте приказ и укажите дату, с которой действует новая редакция. Дата введения не может быть раньше окончания срока уведомления работников.
- Шаг 6. Обновите связанные документы: должностные инструкции, положение об оплате труда при изменении системы выплат, данные в учётной системе и сведения в ЕФС-1, если изменилась трудовая функция.
Порядок шагов нарушать нельзя именно в связке 4 и 5: приказ о сокращении, изданный до истечения двухмесячного срока, разворачивает всю процедуру в суде, даже если само сокращение обосновано.
Штатное расписание в 1С 8.3: где включается и что ломается
В 1С 8.3 ЗУП ведение штатного расписания не включено по умолчанию: его включают в настройках кадрового учёта, и отдельным флагом включают хранение истории изменений. Без истории изменений программа помнит только текущее состояние, и печатная форма Т-3 за прошлый период собирается уже неточно, а при проверке или трудовом споре нужна именно та редакция, что действовала на дату события.
После включения расписание ведётся позициями: должность, подразделение, количество ставок, вид тарифной ставки и её размер. Кадровые документы приёма и перевода начинают контролироваться по позициям, и приём на должность, которой в расписании нет, программа не пропустит. Для компаний, привыкших оформлять людей задним числом, это первое место, где процесс останавливается.
Связка с системой электронного документооборота устроена так же: справочники должностей и подразделений остаются в 1С, а на сторону КЭДО уходит подписание и хранение. Поэтому расхождение в наименованиях должностей между учётной системой и текстами договоров, которое на бумаге годами не замечали, при интеграции всплывает сразу. В практике Добыто модуль для 1С:ЗУП ставится и настраивается за один день, а основное время проекта уходит на приведение справочника должностей в порядок до первого обмена.
Подписание и хранение штатного расписания в электронном виде
Штатное расписание относится к документам, которые закон разрешает оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге. Со стороны работодателя документ подписывается усиленной квалифицированной подписью, а если его подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения документа как его обязательная часть.
Состав комплекта задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н: основная часть в формате PDF/A-1A, описание содержания в XML по схеме, которую Минтруд публикует в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, отдельный файл электронной подписи и приложения при наличии. Вопрос вендору формулируется через выгрузку: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. При проверке, при споре и при смене оператора понадобятся сами файлы.
Важный нюанс из практики: момент выдачи электронной подписи определяет, какие кадровые документы у вас вообще смогут стать электронными. Если подпись выдаётся работнику только после испытательного срока, трудовой договор и весь комплект при приёме остаются бумажными. Это развилка, которую проходят осознанно: подпись при приёме даёт электронный комплект с первого дня, подпись после испытания сокращает число выдач и отзывов ключей.
Мы советуем начинать перевод с ознакомления работников с локальными актами: там работнику достаточно простой электронной подписи, и вход в электронный документооборот не требует выдачи ключей. В практике Добыто это же снимает хроническую проблему листов ознакомления, которые теряются между подразделениями.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронный документооборот люди воспринимают как добавление удобного канала: была бумага, теперь ещё и электронный вид. По переведённым процессам это не так: откатиться обратно по конкретному документу вы уже не сможете. Поэтому сначала разбираем процессы и локальные акты, и только потом выбираем систему. Проверьте по своему перечню, какие документы вы готовы больше никогда не оформлять на бумаге.»
Сколько и в каком виде хранить штатное расписание
Сроки хранения заданы Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок организации хранения — Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Штатные расписания по месту их разработки и утверждения хранятся постоянно, наравне с локальными нормативными актами. Для сравнения: графики отпусков и табели живут 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет.
Полезно знать: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка не заменяет файл. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, а жить с ним применительно к расписанию придётся весь срок постоянного хранения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре или при проверке, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде, и чем именно вы подтвердите их подлинность.»
Цена ошибки в штатном расписании: штрафы и индикаторы риска
Отсутствие расписания или расхождение его с трудовыми договорами квалифицируется как нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей на организацию по части 1, с повышением размера при повторном нарушении и возможной дисквалификацией руководителя.
В поле зрения инспекции компания попадает по данным, которые сама передала в государственные системы. Мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, контроль по Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ идёт через индикаторы риска, обращения и профилактические визиты. Перечень индикаторов утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, в действующей редакции их девять, и как минимум два считаются по данным, которые видны прямо из штатного расписания и фонда оплаты труда.
Внимание: два индикатора риска из приказа Минтруда № 838н срабатывают по данным о численности и оплате труда. Первый — начисление зарплаты ниже МРОТ за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов. Второй — сокращение фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал без снижения численности у работодателя с численностью от 15 работников.
Что об этом думает ГИТ: проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки чек-листа инспектор при проверке выходить не вправе. Работодателю, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам, это работает в плюс. Отдельное основание для внеплановой проверки, которое учитывают редко: уклонение от обязательного профилактического визита. Отказ от визита сам переводит компанию из мягкого формата в жёсткий.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании он может только из решения о проверке. Обратной связи здесь нет. Если профилактический визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику документов.»
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются в сервисе |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а требования к выделенному серверу и SLA считаются отдельно. Действующие условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов при переходе — подготовка: сверка наименований должностей, приведение локальных актов в порядок и сбор согласий работников, чей стаж начался до 1 января 2022 года. Этот объём считается по численности и структуре, а не по тарифу.
Выводы
Форма Т-3 в 2026 году осталась прежней, а требования к её содержимому сдвинулись: наименования и коды должностей сверяются с ОК 016-2025, оклады — с региональным МРОТ, код выполняемой функции для ЕФС-1 берётся из ОКЗ по фактической трудовой функции. Массовое переименование должностей закон не требует: обязательны справочные наименования там, где с должностью связаны льготы, вредность или профстандарт. Изменение расписания в части условий конкретного работника всегда проходит через дополнительное соглашение или процедуру статьи 74 ТК РФ, а прошлые редакции документа не уничтожаются: расписание хранится постоянно.
Сервис Добыто закрывает ту часть задачи, где расписание превращается в поток кадровых документов: утверждение локальных актов электронной подписью, ознакомление работников, приказы и дополнительные соглашения при изменении должностей и окладов, выгрузка комплекта документа для проверки. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы ошибки настройки нашлись до того, как в систему уйдут все подразделения.
Частые вопросы о штатном расписании по форме Т-3
Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?
Обязанности утверждать новое расписание ежегодно в законе нет: документ действует до замены. Практика годового переутверждения идёт от бюджетных учреждений, где расписание привязано к смете. Для 2026 года новая редакция удобна по другой причине: одновременно закрываются переход на ОК 016-2025 и индексация окладов под МРОТ 27 093 рубля, и вместо десятка приказов о частных правках появляется один документ с понятной датой введения.
Можно ли указать по одной должности диапазон оклада от и до?
Нет. По одной должности в графе тарифной ставки указывается один размер оклада за полную ставку. Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать равную оплату за труд равной ценности, и вилка по одинаковым должностям этому противоречит. Разницу в оплате законно оформляют через надбавки и доплаты в графах 6-8 либо через разные должности с разной квалификацией: ведущий, старший, главный специалист.
Обязан ли работодатель знакомить работника со штатным расписанием?
Прямой обязанности знакомить работников с расписанием под подпись нет: документ описывает структуру организации, а не индивидуальные условия конкретного работника. Такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом самой компании. Отдельный случай — сокращение: работнику показывают перечень имеющихся вакансий, и этот перечень должен соответствовать действующей редакции расписания.
Чем ОКПДТР отличается от ОКЗ и какой код куда вписывать?
Это два разных классификатора с разным назначением. ОК 016-2025, новый ОКПДТР, описывает профессии рабочих, должности служащих и тарифные разряды, и его наименования используются в расписании и кадровых документах. ОКЗ 010-2014 нужен для графы 6 подраздела 1.1 ЕФС-1: код выполняемой функции из пяти знаков в формате ХХХХ.Х, по пункту 46 Порядка, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Код для ЕФС-1 определяется по фактической трудовой функции работника; наименование должности в расписании на выбор кода не влияет.
Как отразить в расписании дистанционного работника и внешнего совместителя?
Дистанционный работник занимает обычную штатную единицу: характер работы определяется трудовым договором, а не расписанием, и отдельной графы под дистанционную занятость в Т-3 нет. Внешний совместитель учитывается той долей ставки, на которую он принят: 0,5 или 0,25 записываются в графу количества штатных единиц дробным числом, а месячный фонд по строке считается пропорционально. Ошибка с целой единицей вместо половины даёт расхождение между расписанием и приказом о приёме.
Что делать, если должность в расписании названа иначе, чем в трудовом договоре?
Сначала определите, какой документ отражает реальную работу. Если работник фактически выполняет функцию, описанную в договоре, приводится в соответствие расписание приказом о внесении изменений. Если в расписании наименование корректное, а в договоре устаревшее, подписывается дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Задним числом переписывать договор нельзя: дата соглашения показывает, когда условие изменилось, и при проверке сверяются именно даты.
Можно ли хранить штатное расписание только в электронном виде?
Да, если оно в электронном виде и создавалось. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный электронной подписью, хранится комплектом файлов по приказу Минтруда № 578н, и распечатка его не заменяет. Обратное тоже верно: расписание, подписанное на бумаге, скан не переводит в электронную форму. Срок хранения от формы не зависит: по Перечню Росархива расписания по месту утверждения хранятся постоянно.
