Штатное расписание с дробными ставками заполняется по одному правилу: дробится количество штатных единиц в графе 4, а не оклад в графе 5. Указания по применению формы Т-3, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, прямо разрешают писать доли — 0,25; 0,5; 2,75. В графе 5 остаётся полный месячный оклад по должности, а фактическая выплата считается пропорционально отработанному времени по статье 93 ТК РФ. Графа 9 «Всего в месяц» получается умножением количества единиц на оклад с надбавками. Главное различие, от которого зависит оформление: 0,5 ставки по неполному рабочему времени — это одна должность с уменьшенной нормой часов, а совмещение по статье 60.2 ТК РФ долей вообще не создаёт, штатная единица остаётся целой и вакантной.
Разберём заполнение каждой графы на числовых примерах, различия между дробной ставкой, совместительством и совмещением должностей, а также формулировки приказа об утверждении, к которым возвращается инспектор при проверке. Отдельно — штатное расписание ИП и микропредприятия, перенос дробных ставок в 1С и связка расписания с трудовым договором, табелем и ЕФС-1. Порядок изменения дробной ставки со сроками уведомления, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что дробится в штатном расписании на самом деле
Штатная единица — это объём работы по должности, а не человек. Поэтому 0,5 ставки бухгалтера означает, что компании нужна половина рабочего времени бухгалтера, а не половина сотрудника. Из этого вытекает вся остальная механика: работников на дробной единице может не быть вовсе, а на целой единице могут работать двое по половине нормы.
Указания по применению формы Т-3 формулируют правило так: если по должности предусматривается содержание неполной штатной единицы, в том числе с учётом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях — 0,25; 0,5; 2,75. Кратность в норме не установлена: перечислены примеры, а не закрытый список. На практике доли берут кратными 0,25, потому что так проще соотнести их с нормой рабочего времени, но 0,4 или 0,6 законодательству не противоречат.
Сама форма Т-3 с 1 января 2013 года необязательна: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ негосударственные организации утверждают формы первичных документов самостоятельно. Графы при этом почти все сохраняют, потому что связка «должность — количество единиц — оклад — итого» нужна для расчёта фонда оплаты труда независимо от формы. Обязательность самого документа идёт из другого места: статьи 15 и 57 ТК РФ определяют трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием.
Проверить себя можно по одной строке: если в графе 4 стоит дробь, а в графе 5 — сумма меньше оклада по должности, документ заполнен неверно.
Оклад при дробной ставке: в графе 5 стоит полная сумма
Роструд исходит из того, что в трудовом договоре указывается тот размер оклада, который зафиксирован в штатном расписании для этой должности. Отсюда следует и порядок заполнения: в графе 5 пишется полный месячный оклад за целую ставку, дробь стоит только в графе 4, а условие о выплате пропорционально отработанному времени формулируется в трудовом договоре. Позицию по неполной ставке удобно сверять в консультациях инспекторов труда на портале Онлайнинспекция.рф: там разобраны частные ситуации по режиму неполного рабочего времени и оплате.
Обратный вариант, когда в графу 5 вписывают половину оклада, создаёт две проблемы. Первая: при переводе работника на полную ставку приходится менять штатное расписание, хотя должность и её стоимость не изменились. Вторая: в компании появляются две разные суммы оклада по одной должности, и при споре о недоплате работодателю нечем показать, какая из них базовая.
Графа 9 «Всего в месяц» считается как количество единиц, умноженное на сумму оклада и надбавок из граф 6-8. Ниже — три типовые строки на примере оклада 60 000 рублей и ежемесячной надбавки 10 000 рублей за целую ставку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Графа 4 | Графа 5, оклад | Графа 6, надбавка | Графа 9, всего в месяц |
|---|---|---|---|---|
| Юрист на полный день | 1,0 | 60 000 | 10 000 | 70 000 |
| Юрист на 4 часа в день | 0,5 | 60 000 | 10 000 | 35 000 |
| Юрист на 2 часа в день | 0,25 | 60 000 | 10 000 | 17 500 |
| Три кладовщика, один из них на полдня | 2,5 | 60 000 | 10 000 | 175 000 |
Сумма в графе 9 — это плановый фонд по должности, а не гарантированная выплата конкретному человеку: если единица не занята полностью, деньги просто не расходуются. Именно поэтому итог по графе 9 у большинства компаний выше фактического фонда оплаты труда за месяц.
Внимание: МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля, но сверять зарплату нужно с региональным значением: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. При неполной норме рабочего времени минимум уменьшается пропорционально, поэтому выплата 0,5 ставки ниже МРОТ нарушением не является.
При грейдовой системе оплаты в графу 5 попадает конкретное значение из вилки, закреплённое за позицией, а не сама вилка.
Откуда берутся 0,25; 0,5 и 2,75
Дробные ставки почти никогда не появляются из желания сэкономить. Чаще это результат расчёта потребности в трудозатратах, который не сходится в целое число. Статьи 160 и 161 ТК РФ дают работодателю право устанавливать и пересматривать нормы труда, а рекомендации Минтруда по численности носят справочный характер: коммерческая организация определяет численность самостоятельно.
Кейс из практики: на производстве с 250 сотрудниками расчёт нормативной численности кадровой службы шёл в пять шагов — от базового норматива через коэффициенты текучести, отрасли, автоматизации и филиальной структуры. Итог составил 3,34 ставки. Целым числом такая потребность не выражается, и в штатном расписании появляются доли: три полные единицы специалистов и одна дробная.
Второй источник дробей — сезонность и частичная загрузка функции. Уборщик на 0,25 ставки, водитель на 0,5, бухгалтер по расчёту заработной платы на 0,75 при численности до сотни человек — это ситуации, где полная единица создала бы простой. Третий источник — совместители: по статье 284 ТК РФ они не могут занимать больше половины нормы, поэтому под них в расписание закладывают ровно 0,5.
Перед тем как вписывать долю, проверьте одно: обеспечена ли она работой в течение всего года. Дробная единица, введённая под трёхмесячный проект, через квартал превращается в вакансию, которую придётся сокращать по процедуре статьи 180 ТК РФ.
Дробная ставка, совместительство и совмещение должностей
Три конструкции регулярно смешивают, хотя штатное расписание они затрагивают по-разному. Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ уменьшает норму часов внутри одной должности. Совместительство по статьям 60.1 и 282-284 ТК РФ — это отдельный трудовой договор на другую работу в свободное время. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа в течение установленной продолжительности рабочего дня, без отдельного договора и без новой штатной единицы.
| Параметр | Неполное рабочее время | Совместительство | Совмещение |
|---|---|---|---|
| Норма | ст. 93 ТК РФ | ст. 60.1, 282-284 ТК РФ | ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Что в графе 4 | доля или целая единица, режим в расписании не отражается | как правило 0,5 из-за лимита рабочего времени | единица остаётся целой и вакантной, доля не вводится |
| Лимит времени | любой по соглашению сторон | не более 4 часов в день и половины месячной нормы | внутри своего рабочего дня, отдельного времени нет |
| Оформление | трудовой договор или дополнительное соглашение | отдельный трудовой договор | письменное согласие и дополнительное соглашение |
| Оплата | пропорционально времени или объёму работ | пропорционально времени по второму договору | доплата в размере по соглашению сторон |
| Ограничение | оклад в расписании не уменьшается | запрещено на вредных работах, если основная работа тоже вредная | должность обязана быть в штатном расписании |
Практический вывод из таблицы: доплата за совмещение не отражается в штатном расписании вообще, поэтому попытка «зашить» её в дробную единицу приводит к расхождению расписания и приказов о доплатах.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда закладываете под совместителя 0,5 ставки на вредном производстве, обязательно выясните, что у человека на основном месте работы. Работать во вредных условиях и там, и по совместительству нельзя, организм у работника один. Не спросили, приняли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будет работодатель, а не он. Для таких должностей запрашивайте справку с основного места работы до подписания второго договора.»
Когда дробная ставка не нужна
Разовая или проектная задача закрывается договором гражданско-правового характера или совмещением, а не новой долей в расписании. Задачи, которые ушли в аутсорсинг — бухгалтерия, уборка, IT-поддержка — в штатном расписании не отражаются вовсе, потому что это услуга подрядчика, а не трудовая функция. Не нужна дробь и там, где работник временно переходит на неполный день: количество единиц при этом не меняется, меняется только режим в дополнительном соглашении.
Утверждение штатного расписания с дробными ставками
Как утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите перечень должностей по подразделениям и сверьте наименования с действующим классификатором. Если должность даёт право на льготы, досрочную пенсию или компенсации, название берётся строго из квалификационного справочника или профессионального стандарта.
- Шаг 2. Определите количество единиц по каждой должности через расчёт трудозатрат и внесите доли в графу 4 в формате 0,25; 0,5; 2,75.
- Шаг 3. Заполните графу 5 полным месячным окладом за целую ставку и графы 6-8 надбавками. Дробь в этих графах не появляется.
- Шаг 4. Рассчитайте графу 9 и итоговую строку. Итог по количеству единиц тоже может быть дробным — округлять его до целого не нужно.
- Шаг 5. Издайте приказ об утверждении с указанием даты введения в действие и количества штатных единиц по итоговой строке. Дата утверждения приказа и дата введения расписания в действие могут не совпадать.
- Шаг 6. Если численность и оплата труда отнесены вашими локальными актами к вопросам, требующим учёта мнения профсоюза, проведите процедуру по статье 372 ТК РФ до подписания приказа.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора — это не переименование ради порядка в справочнике. Наименование должности из штатного расписания попадает в трудовой договор, в приказ и в должностную инструкцию, поэтому правка одной строки тянет за собой пакет дополнительных соглашений. Отдельно проверьте связку с ОКЗ: код трудовой функции из него уходит в ЕФС-1, и расхождение всплывёт в отчётности, а не в кадровых документах.»
В практике Добыто перед переводом кадровых документов в электронный вид мы сверяем штатное расписание с трудовыми договорами построчно: расхождения по наименованию должности и по окладу обнаруживаются примерно у каждой третьей компании, и до старта их дешевле закрыть дополнительными соглашениями.
Формы и приказы для работы со штатным расписанием
Комплект для утверждения и последующей правки расписания: начинайте с бланка Т-3, а заполненный образец используйте как ориентир по графам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
Штатное расписание ИП и микропредприятия
Прямой нормы, которая обязывала бы индивидуального предпринимателя вести штатное расписание, в ТК РФ нет. Обязанность выводится из статьи 57: если трудовая функция определена через должность, эта должность должна существовать в штатном расписании. ИП-работодатель попадает под то же правило, что и организация, поэтому при наличии наёмных работников расписание составляют.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Исключение сделано для микропредприятий. По статье 309.2 ТК РФ работодатель, отнесённый к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая штатное расписание, если перенесёт соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Отказ оформляется решением работодателя, а не молчанием: без документа отсутствие расписания читается как нарушение.
Дробные ставки при таком отказе никуда не исчезают, они просто описываются иначе — через режим рабочего времени и условие об оплате пропорционально отработанному времени в самом договоре. Как только микропредприятие перестаёт им быть по критериям численности и дохода, у работодателя есть четыре месяца, чтобы вернуть локальные акты.
Дробные ставки в 1С и связь с другими кадровыми документами
В 1С:ЗУП количество ставок в позиции штатного расписания задаётся дробным значением, но сначала в настройках кадрового учёта включается само ведение штатного расписания. Пока эта настройка выключена, программа берёт данные о должностях из кадровых приказов, и расхождение между приказом и расписанием никак не контролируется. Вторая настройка, которую стоит проверить до ввода долей, — использование вилки окладов: без неё в позиции хранится одно значение оклада, и вилку придётся вести отдельными позициями.
Связь штатного расписания с остальными документами линейная, и обрыв в любом звене всплывает при проверке:
- штатное расписание задаёт должность, количество единиц и оклад;
- трудовой договор фиксирует должность из расписания, оклад и режим неполного рабочего времени;
- приказ о приёме по форме Т-1 повторяет должность и условия оплаты;
- табель по форме Т-12 или Т-13 показывает фактические часы, из которых считается пропорциональная оплата;
- в ЕФС-1 уходит код трудовой функции по ОКЗ, связанный с наименованием должности.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на 15-20 сотрудниках видно, какие позиции штатного расписания не совпадают с договорами, и правки вносятся до того, как электронные документы уйдут всему штату.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронным кадровым документам доказывание идёт в определённом порядке. Сначала работодатель подтверждает, что вообще вправе вести документы электронно: приказ о введении КЭДО, положение, уведомление работника и его письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. И только потом обсуждается, кем и когда подписан конкретный документ. Если первый блок рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»
Лайфхак: документ, который вы направляете работнику в КЭДО, должен быть файлом формата PDF/A-1a по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Обычный PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, поэтому проверяйте формат до массовой рассылки листов ознакомления.
Изменение дробной ставки: приказ, уведомления и сроки
Изменить расписание можно двумя способами: приказом о внесении изменений в действующий документ или утверждением новой редакции. Первый вариант удобнее при точечной правке одной строки, второй — когда меняется структура подразделений. В обоих случаях в приказе указывается дата, с которой изменение действует.
Дальше порядок зависит от того, кто инициатор. Если работник просит установить неполное рабочее время, по правилам, действующим с 1 сентября 2026 года, работодателю даётся пять рабочих дней с даты заявления на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Если инициатива у работодателя и речь идёт об изменении определённых сторонами условий по организационным или технологическим причинам, действует статья 74 ТК РФ: письменное уведомление работника не позднее чем за два месяца. Если дробная единица выводится из расписания полностью и работник высвобождается, включается процедура сокращения по статье 180 ТК РФ с теми же двумя месяцами и уведомлением профсоюза по статье 82 ТК РФ.
Полезно знать: срок в пять рабочих дней на оформление неполного рабочего времени по заявлению работника введён Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ и действует с 1 сентября 2026 года. До этой даты конкретного срока в ТК РФ не было.
В проектах Добыто ознакомление с новой редакцией расписания собирается листом ознакомления в системе: по каждому сотруднику виден статус, и просроченные ознакомления не теряются в бумажном обходе отделов.
Штатные расписания и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно — это статья 40 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В КЭДО срок тот же, электронный формат его не сокращает.
Сколько стоит ошибка в дробной ставке
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится организации в 30 000-50 000 рублей, должностному лицу и ИП — в 1 000-5 000 рублей. При повторном нарушении суммы растут до 50 000-70 000 рублей для юридического лица, а руководителю грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Прямые убытки обычно больше штрафа. Если из-за неверно указанного оклада работник получал меньше положенного, доплата идёт за весь период вместе с процентами по статье 236 ТК РФ — не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Восстановленный судом работник получает средний заработок за время вынужденного прогула, и здесь спор о том, 0,5 у него было ставки или целая, стоит уже сотен тысяч рублей.
Что об этом думает ГИТ: при проверке кадровых документов, которые ведутся электронно, инспектор запрашивает не только сами документы, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на использование неквалифицированной подписи и архив с файлами документов и файлами подписей. Штатное расписание в этом комплекте сверяется с трудовыми договорами по наименованию должности и окладу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе смотрят до спора, а не после. Он показывает всё: дату выдачи ключа, факт открытия документа, отсутствие активности работника при формально подписанном листе ознакомления. Мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, — именно там чаще всего обнаруживается, что с новой редакцией штатного расписания половина отдела не ознакомлена.»
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма считается от фактической численности, а не от количества штатных единиц: дробные ставки на стоимость подключения не влияют, потому что личный кабинет открывается человеку. Разбивка по тарифам, состав функций и условия перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а УКЭП для руководителя выпускается через удостоверяющие центры отдельно от подписки.
Выводы
Дробь в штатном расписании живёт только в графе с количеством единиц: оклад в графе 5 всегда полный, а пропорция появляется в трудовом договоре и в расчёте по табелю. Само число долей — результат нормирования труда, поэтому 3,34 ставки после расчёта превращаются в понятную строку расписания, а не в повод округлять до целого. Совмещение долей не создаёт, совместительство ограничено половиной нормы, а перевод работника на неполный день количество единиц не меняет. Ошибка стоит от 30 000 рублей штрафа организации плюс доплаты с процентами по статье 236 ТК РФ.
Мы в Добыто чаще всего подключаемся к этой задаче на этапе, когда компания переводит кадровые документы в электронный вид: расписание, трудовые договоры и приказы приходится сверять построчно, иначе расхождения переезжают в КЭДО вместе с бумагой. Такая сверка занимает несколько дней и снимает основную часть вопросов инспектора к комплекту документов.
Частые вопросы о дробных ставках в штатном расписании
Можно ли ввести 0,3 или 0,15 ставки, или доли обязаны быть кратны 0,25?
Кратность законом не установлена. Указания к форме Т-3 приводят 0,25; 0,5 и 2,75 как примеры, а не как закрытый перечень, поэтому 0,3 или 0,15 допустимы. Ограничение возникает с другой стороны: доля должна пересчитываться в целое число рабочих часов по производственному календарю, иначе табель и расчёт оплаты не сойдутся. При 40-часовой неделе 0,15 ставки — это 6 часов в неделю, такой график описывается в трудовом договоре конкретными днями и часами.
Итоговая строка получилась дробной. Нужно ли округлять её до целого?
Нет. Итог по графе 4 — это арифметическая сумма всех единиц, и значение 47,75 корректно. Округление до 48 создаст лишнюю четверть ставки, которую придётся либо заполнять работником, либо сокращать по процедуре статьи 180 ТК РФ. Для отчётности о среднесписочной численности итог штатного расписания не используется вообще: там считаются фактически работающие люди, а не единицы.
Можно ли принять двух работников на одну штатную единицу?
Да, если суммарная занятость не превышает количество единиц по должности. Двое работников по 0,5 ставки на одной единице — штатная ситуация, каждому устанавливается неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ и полный оклад из расписания с оплатой пропорционально отработанному времени. Обратная схема запрещена: принять работника на 1,5 ставки по одной должности в одной организации нельзя, потому что превышение нормы часов оформляется либо совместительством, либо сверхурочной работой.
Нужно ли менять штатное расписание, если работник на три месяца перешёл на 0,5 ставки?
Не нужно. Штатное расписание фиксирует количество единиц и стоимость должности, а режим рабочего времени конкретного человека в нём не отражается. Временное неполное рабочее время оформляется дополнительным соглашением с указанием срока и приказом. Единица при этом остаётся целой, просто на период соглашения занята наполовину.
Что делать, если должность в договоре названа иначе, чем в штатном расписании?
Расхождение устраняется до проверки, потому что трудовая функция по статье 57 ТК РФ определяется через должность в соответствии со штатным расписанием. Если верное название в договоре — вносите изменение в расписание приказом. Если верное в расписании — оформляйте дополнительное соглашение с работником. Для должностей, дающих право на досрочную пенсию, компенсации или ограничения, название берётся строго из квалификационного справочника или профстандарта: произвольная формулировка лишает работника гарантий, а работодателя — защиты в споре.
Надо ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом?
Прямой обязанности учитывать мнение профсоюза при утверждении штатного расписания в ТК РФ нет. Обязанность появляется в двух случаях: если ваш коллективный договор или локальный акт относит расписание к документам, принимаемым с учётом мнения представительного органа, тогда работает процедура статьи 372 ТК РФ; и при сокращении численности или штата, где по статье 82 ТК РФ профсоюз уведомляется письменно не позднее чем за два месяца, а при массовом увольнении — за три месяца.
