Штатное расписание — организационный документ, который фиксирует структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Унифицированная форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с 2013 года необязательна для коммерческих организаций, но остаётся рабочим шаблоном: её проще защитить при проверке, чем самописную таблицу. Документ утверждает руководитель приказом, а трудовой договор по статье 57 ТК РФ обязан называть должность ровно так, как она записана в расписании. С 1 января 2026 года коды профессий и должностей сверяются с новым классификатором ОК 016-2025. Главное различие: организация со штатом ведёт расписание постоянно, а микропредприятие и НКО по статье 309.2 ТК РФ вправе от него отказаться, перенеся условия в типовую форму трудового договора.
Дальше — порядок сборки документа: какие исходные данные собрать до заполнения бланка, как считать штатные единицы и дробные ставки, что писать в графах 4-9 и какие формулировки в наименовании должности создают проблемы при проверке. Разберём, чем совмещение по статье 60.2 ТК РФ отличается от отдельной единицы под совместителя и почему оклад по одинаковым должностям в одном подразделении должен совпадать. Стоимость ведения расписания в электронном виде, разбор ошибок, за которые инспекция труда штрафует по статье 5.27 КоАП, и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужно штатное расписание и кто вправе обойтись без него
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводится из связки статей: статья 15 определяет трудовые отношения через выполнение трудовой функции по должности в соответствии со штатным расписанием, статья 57 требует указать эту должность в трудовом договоре, статья 8 относит документ к локальным нормативным актам работодателя. Инспектор при проверке запрашивает расписание, чтобы сверить его с трудовыми договорами, приказами о приёме и табелем.
Организация, у которой есть хотя бы один работник по трудовому договору, ведёт расписание всегда. ИП с работниками находится в том же положении: он работодатель по статье 20 ТК РФ, и его трудовые договоры так же должны ссылаться на должность из расписания. Разница у ИП в другом — в сроках уведомления при изменении условий: по статье 306 ТК РФ он предупреждает работника за 14 календарных дней, а организация по статье 74 — за два месяца.
Когда отдельный документ не нужен
Статья 309.2 ТК РФ разрешает работодателю-микропредприятию и некоммерческой организации полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов с нормами трудового права: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других. Условие одно: то, что обычно живёт в этих актах, переносится в трудовые договоры, заключаемые по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Исключение, которое статья называет прямо, — локальный акт о временном переводе на дистанционную работу, от него отказаться нельзя.
Отказ имеет цену. Без расписания у компании нет единого источника по количеству ставок и вилкам окладов, а при сокращении придётся доказывать факт исключения должности другими документами. Микропредприятие, которое планирует расти за 15 человек, обычно заводит расписание заранее. Практику по таким вопросам удобно сверять в ответах инспекторов Роструда в разделе «Дежурный инспектор»: там собраны разъяснения по обязательности локальных актов и по оформлению должностей.
Факт: с 25 мая 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек. Это меняет расчёт временных ставок в расписании растущей компании.
Что собрать до того, как открывать бланк
Заполнение формы занимает час, подготовка данных — несколько дней. Расписание собирается не из фантазии кадровика, а из пяти источников, которые должны сойтись между собой.
- Утверждённая оргструктура. Перечень структурных подразделений с их точными наименованиями и кодами. Если подразделения в компании не формализованы, графы 1 и 2 заполнить нечем, а расписание на одну строку «Аппарат управления» потом не позволит корректно провести сокращение отдела.
- Перечень трудовых функций. Что реально делают люди. Отсюда берётся наименование должности, а не наоборот.
- Система оплаты труда. Оклады, тарифные ставки, постоянные надбавки и их основания. Всё, что попадает в графы 5-8, должно опираться на положение об оплате труда или трудовые договоры.
- Результаты спецоценки условий труда. Если по должности установлен вредный класс, за ней тянутся доплата не менее 4 процентов тарифной ставки по статье 147 ТК РФ, дополнительный отпуск и сокращённое рабочее время. Наименование такой должности уже не свободное.
- Расчёт численности. Сколько единиц нужно по каждой должности с учётом объёма работы, графика и подмен.
Проверка перед началом простая: возьмите три действующих трудовых договора и сверьте формулировку должности и размер оклада с тем, что собираетесь внести. Расхождение на этом этапе исправляется дополнительным соглашением, после утверждения расписания — уже процедурой по статье 74 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штатные единицы, дробные ставки и совмещение должностей
Штатная единица — это объём работы по должности, а не человек. Одна единица соответствует полной норме рабочего времени: как правило, 40 часов в неделю по статье 91 ТК РФ, для отдельных категорий меньше. Из этого следует практическое правило заполнения графы 4: если работа по должности занимает половину нормы, в расписание вносится 0,5, а не «1 единица на полставки».
Дробные значения допускаются любые, ограничение только в здравом смысле учёта: 0,25, 0,5, 0,75, 1,5. Несколько работников могут занимать одну целую единицу по 0,5 каждый. Обратная ситуация тоже законна: один работник занимает 0,5 единицы по основной должности и 0,5 по внутреннему совместительству, и это две разные строки расписания.
Совмещение и совместительство путают чаще всего, а последствия у них разные. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, с письменного согласия работника и доплатой по статье 151. Новая единица под совмещение не вводится: работник выполняет обязанности по должности, которая уже есть в расписании, чаще всего по вакантной. Поручение можно отменить досрочно, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня. Совместительство по главе 44 ТК РФ — отдельный трудовой договор и отдельная строка в расписании, при этом продолжительность работы по совместительству не превышает четырёх часов в день в дни, когда работник занят по основному месту.
Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию
В практике Добыто самая частая правка при аудите расписания — именно замена лишних «половинок» должностей на совмещение. Компания вводит 0,5 единицы делопроизводителя, сажает на неё бухгалтера и получает вопросы к табелю: по документам человек работает 4 часа, фактически — те же 8. Совмещение с доплатой закрывает ту же задачу без новой строки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разделите два вопроса: сколько работы и кто её делает. Количество единиц в графе 4 отвечает на первый вопрос, приказы о приёме, совмещении и совместительстве — на второй. Если начать с фамилий, расписание превращается в список сотрудников, а при сокращении такой документ не помогает: исключать нужно должность, а не человека».
Как заполнить форму Т-3: разбор граф
Шапка формы содержит наименование организации, код по ОКПО, номер и дату документа, период действия и гриф утверждения со ссылкой на приказ. Отдельная строка «Штат в количестве ___ единиц» — её значение должно совпадать с суммой графы 4 и с числом в приказе. Расхождение между этими тремя цифрами инспектор находит за минуту.
| Графа | Что вносим | Частая ошибка |
|---|---|---|
| 1-2. Подразделение и код | Наименование по оргструктуре и его внутренний код | Название подразделения в расписании и в трудовом договоре различается |
| 3. Должность, разряд, категория | Наименование должности, при необходимости разряд или квалификационная категория | Свободное название там, где по статье 57 ТК РФ требуется справочник или профстандарт |
| 4. Количество штатных единиц | Целое или дробное число единиц по должности | Сумма графы не сходится с числом в приказе и грифе утверждения |
| 5. Тарифная ставка (оклад) | Размер за полную единицу, в рублях | Указан оклад с учётом дробной ставки, а не за целую единицу |
| 6-8. Надбавки | Постоянные доплаты и надбавки с основанием: вредность, районный коэффициент, выслуга | В графы вписывают премии по результатам, которые не гарантированы |
| 9. Всего в месяц | Сумма граф 5-8, умноженная на количество единиц | Итог посчитан без учёта дробной ставки в графе 4 |
| 10. Примечание | Основание вилки, отметка о вакансии, ссылка на карту спецоценки | Графа пустая, и происхождение разных окладов по одной должности объяснить нечем |
Две арифметические сверки снимают большинство претензий: сложите графу 4 и сравните с грифом и приказом, затем пересчитайте графу 9 по каждой строке с учётом дробных ставок. Подписывают форму Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает — руководитель организации своим приказом.
Как составить штатное расписание с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте оргструктуру: перечень подразделений, их наименования и коды. Без этого графы 1 и 2 заполнять нечем.
- Шаг 2. Составьте перечень трудовых функций по каждому подразделению и сгруппируйте их в должности.
- Шаг 3. Проверьте каждое наименование: нужен ли для него квалификационный справочник или профстандарт, есть ли код в ОК 016-2025.
- Шаг 4. Рассчитайте количество штатных единиц по каждой должности и решите, где нужны дробные ставки.
- Шаг 5. Внесите оклады и постоянные надбавки за полную единицу, сверьте минимальные значения с федеральным и региональным МРОТ.
- Шаг 6. Заполните графу 9 и итог, сведите сумму единиц с числом, которое пойдёт в приказ.
- Шаг 7. Издайте приказ об утверждении: укажите дату введения в действие, общее количество единиц и месячный фонд.
- Шаг 8. Сверьте действующие трудовые договоры с новым документом и оформите дополнительные соглашения там, где формулировки разошлись.
Наименование должности: где свобода заканчивается
По общему правилу работодатель называет должности как хочет. Ограничение даёт часть 2 статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам — ЕТКС и ЕКС — или положениям профессиональных стандартов. Статья 195.3 ТК РФ добавляет: требования профстандартов к квалификации обязательны, если они установлены Трудовым кодексом или иными нормативными правовыми актами.
На практике это означает три группы должностей, где креатив запрещён: работы с вредными и опасными условиями по результатам спецоценки, должности с правом на досрочную пенсию, должности с законодательными ограничениями к допуску. Для них «специалист по клиентскому счастью» вместо «оператора call-центра» обернётся отказом Социального фонда в льготном стаже работнику и спором с работодателем.
С 1 января 2026 года кодирование должностей опирается на новый Общероссийский классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Классификатор затрагивает не только штатное расписание: при изменении наименования или кода должности потребуются приказ о внесении изменений либо утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе. Код трудовой функции для подраздела 1.1 формы ЕФС-1 берётся из связанного классификатора занятий, поэтому расхождение в наименовании всплывает в отчётности.
Внимание: ОК 016-2025 введён в действие с 1 января 2026 года приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и заменил классификатор ОК 016-94, применявшийся с 1994 года. Переименование должности в расписании без допсоглашения к трудовому договору делает документы противоречащими друг другу.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед тем как менять наименования под новый классификатор, отберите должности, по которым идут льготы, компенсации или ограничения. По ним наименование берётся из справочника или профстандарта и меняется только вместе с дополнительным соглашением. Остальные позиции можно переименовывать спокойнее, но и там придётся синхронизировать трудовой договор, должностную инструкцию и карточку в программе».
Оклады, надбавки и МРОТ: что нельзя писать в графах 5-8
В графе 5 указывается размер оклада за полную штатную единицу. Если работник занимает 0,5 ставки, в графе 5 всё равно стоит полный оклад, а уменьшение отражается в графе 9 и в трудовом договоре. Обратный порядок приводит к тому, что при переводе человека на целую ставку оклад в расписании оказывается вдвое ниже рыночного.
Одинаковые должности в одном подразделении получают одинаковый оклад: статья 22 ТК РФ требует равной оплаты за труд равной ценности. Разницу в вознаграждении легально дают надбавки за квалификационную категорию, стаж, объём работы — и эти основания фиксируются в положении об оплате труда, а в графе 10 расписания ставится ссылка. Вилка окладов в одной строке допустима только как диапазон по грейдам с прозрачными критериями перехода, и её тоже придётся объяснять при проверке.
Минимальный порог проверяется по статье 133 ТК РФ: месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. Сравнивается вся начисленная зарплата, а не голый оклад, поэтому оклад ниже МРОТ при наличии постоянных надбавок сам по себе нарушением не является. Региональный минимум по статье 133.1 ТК РФ выше федерального, и сверять нужно именно с ним.
Полезно знать: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональный минимум на 2026 год — 32 916 рублей. Сверять графы 5-9 нужно с региональным значением по месту работы, а не с федеральным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Пересобирать расписание под новый МРОТ удобнее заранее, до 1 января, одним приказом на все затронутые строки. Если оклад остаётся прежним, а до минимума добирают надбавкой, проверьте, что надбавка постоянная и закреплена в положении об оплате труда: разовая премия для сравнения с МРОТ не годится».
Образцы штатного расписания и кадровых документов к нему
Начните с бланка Т-3, а дальше подбирайте документ под ситуацию: утверждение акта, изменение условий или правка трудового договора.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк по форме Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
Утверждение, хранение и электронный вид
Расписание вводится в действие приказом руководителя. В приказе указываются дата введения, общее количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда; эти цифры должны совпадать с документом. Период действия в шапке формы ставить не обязательно, но дата «с» удобна: она разграничивает редакции. Знакомить работников со штатным расписанием под подпись закон не требует — документ не устанавливает прав и обязанностей конкретного работника, в отличие от правил внутреннего трудового распорядка.
Срок хранения задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: штатные расписания и изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно. Приказы об утверждении относятся к приказам по основной деятельности и хранятся по тем же правилам, а не как приказы по личному составу.
Штатное расписание в исключения кадрового электронного документооборота не входит. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, оставляют на бумаге только трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное, включая локальные акты, ведётся электронно. Со стороны работодателя такие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, а если подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, право подписи оформляется доверенностью, в том числе машиночитаемой.
Лайфхак: электронный кадровый документ, связанный с работой, формируется в формате PDF/A-1A по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Обычный PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, поэтому формат проверяется до выгрузки, а не при запросе инспекции.
Важный нюанс из практики: согласие на переход к электронному документообороту не требуется от работника, который принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Для остальных согласие письменное, и сбор согласий — самая длинная часть внедрения. В сервисе Добыто расписание и приказы к нему хранятся в одном реестре с историей редакций, поэтому найти действующую версию не сложнее, чем открыть карточку документа.
Штатное расписание в 1С и связь с другими документами
В 1С:ЗУП штатное расписание включается настройкой в разделе кадрового учёта. Пока ведение не включено, должности существуют как справочник без единиц и окладов, и программа не контролирует превышение штата при приёме. После включения система проверяет соответствие приказа о приёме позиции расписания и не даёт принять человека на несуществующую единицу.
Дальше расписание становится точкой сборки для остальных документов. Приказ о приёме Т-1 подтягивает должность, подразделение и оклад из позиции. Трудовой договор повторяет формулировку из графы 3. Табель учёта рабочего времени опирается на график по позиции. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 берёт наименование должности и код трудовой функции. Личная карточка фиксирует движение работника между позициями. Любое расхождение в одном звене проявляется в отчётности.
| Сценарий работодателя | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ООО до 50 человек, один офис | Совпадение должностей с трудовыми договорами, сумма единиц в приказе | Детализация подразделений и коды по графе 2 |
| Микропредприятие, типовая форма договора | Решение по статье 309.2 ТК РФ и перенос условий в договоры | Форма документа: подойдёт собственный бланк |
| ИП с работниками | Срок уведомления 14 календарных дней по статье 306 ТК РФ | Оргструктура: подразделений может не быть вовсе |
| Производство с вредными условиями | Наименования по ЕТКС и профстандартам, доплата по статье 147 ТК РФ | Единая вилка окладов по компании |
| Сеть филиалов, более 500 человек | Единая структура кодов подразделений и контроль версий документа | Ручная сверка: проверки выносятся в программу |
Из таблицы видно закономерность: чем больше юридических последствий у должности, тем меньше свободы в её наименовании, и тем раньше расписание нужно выносить из файла на диске в систему с версионированием.
Изменение штатного расписания: приказ, сроки и процедура
Изменения оформляются двумя способами. Первый — приказ о внесении изменений: подходит, когда правок немного, вводится или исключается несколько строк. Второй — утверждение расписания в новой редакции: удобнее при массовом переименовании должностей или пересмотре окладов, например под новый классификатор или новый МРОТ. Оба варианта требуют приказа руководителя и даты введения в действие.
Дальше вопрос в том, затрагивает ли правка условия конкретных работников. Введение новой вакантной единицы или исключение вакансии никого не касается: достаточно приказа. Изменение оклада, наименования должности или структуры подразделения — это изменение определённых сторонами условий трудового договора. По соглашению сторон оно оформляется дополнительным соглашением в любой момент. В одностороннем порядке по статье 74 ТК РФ — только при организационных или технологических изменениях условий труда, с письменным уведомлением работника за два месяца и указанием причин; ИП уведомляет за 14 календарных дней по статье 306.
Исключение занятой должности означает сокращение. Работник предупреждается персонально под роспись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, ему предлагаются вакансии, и только после этого строка убирается из расписания. Дата исключения позиции ставится не раньше даты увольнения: если должность исчезла раньше, документ противоречит табелю и приказам.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Приказ об изменении и новая редакция расписания решают одну задачу, но по-разному хранятся. Если за год накопилось больше пяти приказов о правках, действующий состав штата приходится собирать из нескольких документов, и на проверке это превращается в спор. Утвердите новую редакцию с ближайшей даты и дальше ведите правки от неё».
Ошибки, которые дороже переоформления документа
Отсутствие штатного расписания у организации с работниками, расхождение должностей с трудовыми договорами, оклад ниже минимального порога — это нарушения трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей.
Штраф редко бывает самой дорогой частью. Неверное наименование должности с вредными условиями означает, что работнику не засчитают льготный стаж, и компания будет доплачивать по решению суда. Сокращение, проведённое без исключения должности из расписания, восстанавливается судом с оплатой вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ. Расхождение оклада в договоре и в расписании даёт работнику основание требовать доплату за весь период. Четвёртая по частоте ошибка — расписание существует в виде файла у одного кадровика, и после его ухода компания не может доказать, какая редакция действовала в конкретную дату.
Что об этом думает инспекция: при проверке смотрят не на красоту бланка, а на сходимость документов между собой. Стандартная связка запросов — штатное расписание, приказ о его утверждении, трудовые договоры выборочно и табель за тот же период. Если четыре документа называют должность одинаково и цифры сходятся, вопросы к форме почти не возникают.
Стоимость ведения штатного расписания в электронном виде
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: количества доступных видов электронной подписи, интеграции с 1С и наличия электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф | один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Электронный архив кадровых документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма считается по фактической численности и выбранному набору функций, поэтому одна и та же компания на 60 и на 600 человек получает разный расчёт. Действующие условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП для подписи документов работодателем оформляется через удостоверяющий центр. Тариф можно повысить или понизить в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Штатное расписание собирается из оргструктуры, перечня трудовых функций, системы оплаты труда и расчёта численности, а не из списка работающих людей. Наименование должности свободно ровно до момента, когда с ней связаны льготы, компенсации или ограничения: тогда включаются справочники, профстандарты и новый классификатор ОК 016-2025. Оклад в графе 5 указывается за полную единицу, а минимальный порог сверяется с региональным МРОТ. Изменения оформляются приказом, а затрагивающие условия договора — дополнительным соглашением или процедурой по статье 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.
Мы в Добыто ведём штатное расписание и приказы к нему в одном реестре с историей редакций и подписанием усиленной электронной подписью, чтобы действующая версия документа не зависела от того, у кого на компьютере лежит последний файл. Это же снимает вопрос выгрузки комплекта при проверке: расписание, приказ и связанные кадровые документы поднимаются по одной карточке.
Частые вопросы
Можно ли вести штатное расписание не по форме Т-3, а в своём бланке?
Да. С 1 января 2013 года после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными для негосударственных организаций. Собственную форму нужно утвердить приказом и сохранить обязательное содержание: подразделение, должность, количество единиц, размер оплаты, итог. Государственные и муниципальные учреждения применяют формы, установленные для них отдельными нормативными актами.
Нужно ли вносить в штатное расписание должности по договорам ГПХ и самозанятых?
Нет. Расписание описывает трудовые отношения, а исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый работниками не являются: у них нет трудовой функции, режима работы и оклада. Строка в расписании под такого исполнителя становится дополнительным доводом в пользу переквалификации договора в трудовой.
Как отразить вакансию: оставлять единицу или убирать строку?
Единица остаётся, в графе 10 ставится отметка о вакансии. Пустая единица подтверждает, что должность существует, и позволяет принять человека без предварительного изменения документа. При этом вакантные единицы стоит пересматривать: годами висящая пустая позиция усложняет расчёт фонда оплаты труда в графе 9.
Совпадает ли штатное расписание со штатной расстановкой?
Нет, это два разных документа. Расписание обезличено и содержит должности и единицы, расстановка добавляет фамилии, табельные номера и сведения о занятости конкретных позиций. Расстановка не является обязательной, ведётся в свободной форме и хранится по правилам документов по личному составу, тогда как расписания по месту утверждения хранятся постоянно.
Что делать, если работник фактически выполняет работу по должности, которой нет в расписании?
Сначала ввести должность приказом о внесении изменений либо утвердить новую редакцию расписания, затем оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с новым наименованием должности. Задним числом строку вводить нельзя: дата введения позиции должна быть не позже даты, с которой работник числится по этой должности в приказах и табеле.
Как часто нужно переутверждать штатное расписание?
Периодичность закон не устанавливает. Документ действует, пока не отменён или не заменён новой редакцией, поэтому ежегодное переутверждение не требуется. На практике новую редакцию готовят под изменение МРОТ, пересмотр оргструктуры или массовое переименование должностей, например под ОК 016-2025 с 1 января 2026 года.
Обязательно ли указывать в расписании структурные подразделения?
Графы 1 и 2 заполняются, если подразделения в компании выделены. У ИП и небольших организаций без формальной структуры графы могут остаться пустыми. Но если работа в конкретном подразделении даёт компенсации или льготы, наименование подразделения становится обязательным условием трудового договора по статье 57 ТК РФ, и в расписании оно должно быть указано точно так же.
