Приказ об изменении штатного расписания: образец и ошибки

Приказ о внесении изменения в штатное расписание издаётся в свободной форме: унифицированного бланка для него нет, обязательны только основание, перечень изменений и дата их вступления в силу. Сам приказ меняет одно штатное расписание, поэтому при изменении оклада или наименования занятой должности к нему добавляется дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ, а при сокращении — персональное уведомление работника не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ. Главное различие: если должность вакантна, достаточно одного приказа и изменения действуют с указанной в нём даты; если должность занята, приказ без согласия работника или без уведомления за два месяца не даёт правовых последствий для трудового договора.

Разберём формулировки, которые ГИТ читает как нарушение, и порядок действий для пяти типовых ситуаций: новая должность, переименование, изменение оклада, сокращение и массовое переименование по классификатору ОК 016-2025, действующему с 1 января 2026 года. Покажем, что проверить до издания приказа, как связаны штатное расписание, маршруты согласования и данные в 1С:ЗУП, и чем отличается приказ о внесении изменений от утверждения расписания в новой редакции. Сценарная таблица со сроками, разбор ошибок с ценой каждой, стоимость перевода приказов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда достаточно приказа о внесении изменений, а когда нужна новая редакция расписания

Практика делит изменения на точечные и массовые. Точечное изменение — ввели одну должность, убрали одну вакансию, подняли оклад по двум позициям — оформляется приказом о внесении изменений: в нём перечисляются только затронутые строки, остальное штатное расписание продолжает действовать в прежней редакции. Массовое изменение — переименование десятков должностей, перестройка отделов, новая система окладов — удобнее оформлять приказом об утверждении штатного расписания в новой редакции с новым номером и датой. Юридически допустимы оба варианта, разница в удобстве работы с архивом: когда за год накопилось семь приказов о внесении изменений, действующий состав должностей приходится собирать из восьми документов.

Ошибка выбора видна не сразу, а на проверке. Инспектор запрашивает штатное расписание, действовавшее на конкретную дату, и сверяет его с трудовыми договорами и приказами по личному составу. Если в комплекте не хватает одного из приказов о внесении изменений, восстановить состав должностей на дату не получается.

Ниже — разбор по типам изменений: каким документом закрывается каждое и в какой срок нужно предупредить работника.

Строки таблицы делятся по одному признаку: затронута ли занятая должность. Всё, что касается вакансий, закрывается одним приказом и действует с даты, которую вы в нём поставили. Всё, что касается работающих людей, приказом только начинается.

Что проверить до издания приказа

Пять проверок, которые снимают большую часть последующих переделок:

1. Действующая редакция расписания. Найдите последнее утверждённое штатное расписание и все приказы о внесении изменений после него. Изменения вносятся в актуальную редакцию, а не в ту, что лежит в папке первой.
2. Занятость должности. Сверьте затронутые позиции со списком работающих сотрудников, включая тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком и на длительном больничном: формально должность занята, и сокращать её нельзя.
3. Наименование по справочнику. Если по должности предоставляются компенсации и льготы либо установлены ограничения, наименование должно соответствовать квалификационному справочнику или профессиональному стандарту. В остальных случаях наименование выбирает работодатель.
4. Оклад против МРОТ. Оклад по каждой изменяемой строке сверяется с региональным минимальным размером оплаты труда, а не с федеральным.
5. Дата вступления в силу. Она должна быть совместима со сроками предупреждения: при сокращении — не раньше чем через два месяца после уведомления работника.

Структура приказа: основание, распорядительная часть, дата

Унифицированной формы у этого приказа нет, но состав реквизитов складывается из практики и из того, что запрашивает инспектор. Обязательный минимум: наименование организации, номер и дата приказа, место составления, заголовок с указанием на внесение изменений в штатное расписание, констатирующая часть с основанием, распорядительная часть с перечнем изменений, дата вступления изменений в силу, ответственный за исполнение, подпись руководителя или уполномоченного лица.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Основание — самое слабое место. Формулировка «в связи с производственной необходимостью» не является основанием ни для чего: она не объясняет, почему меняется структура, и в споре по статье 74 ТК РФ суд её не принимает. Пишите конкретно: «в связи с открытием обособленного подразделения в Казани», «в связи с передачей функции расчёта заработной платы на аутсорсинг», «в целях приведения наименований должностей в соответствие с ОК 016-2025».

Распорядительная часть строится по строкам расписания, а не общими словами. Для каждой позиции указывается структурное подразделение, наименование должности, количество штатных единиц, размер оклада или тарифной ставки и характер действия: ввести, исключить, изменить. Формулировка «изменить штатное расписание согласно приложению» работает только тогда, когда приложение действительно оформлено, подписано и хранится вместе с приказом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание закон не требует ни по форме, ни по содержанию, и именно поэтому его пишут небрежно. Но приказ выполняет вторую функцию: он подтверждает, что решение приняли вы, в конкретную дату и по конкретному основанию. Нет приказа — нет следа, а доказывать законность структуры и окладов будет работодатель. Проверьте в своём документе два поля: основание и дату вступления изменений в силу. Остальное восстановимо, эти два — нет.»

Дата приказа и дата вступления изменений в силу — разные реквизиты, и их регулярно склеивают. Приказ можно издать 12 января, а изменения ввести с 1 февраля. Обратный порядок недопустим: нельзя ввести должность или исключить её задним числом, потому что к этой дате уже привязаны табель, начисления и отчётность в Социальный фонд России.

Как издать приказ о внесении изменений в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите письменное обоснование от инициатора изменений: служебная записка руководителя подразделения с указанием должностей, количества единиц и предлагаемых окладов.
2. Шаг 2. Проверьте пять пунктов предварительной диагностики: действующую редакцию расписания, занятость должностей, наименования по справочнику, оклады против регионального МРОТ, совместимость даты со сроками предупреждения.
3. Шаг 3. Определите формат: приказ о внесении изменений при точечной правке или приказ об утверждении расписания в новой редакции при массовой перестройке.
4. Шаг 4. Составьте приказ: конкретное основание в констатирующей части, перечень изменений по строкам в распорядительной части, отдельным пунктом — дата вступления изменений в силу, отдельным пунктом — ответственный за внесение данных в кадровую программу и за оформление документов с работниками.
5. Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя либо у лица, которому право подписи кадровых документов делегировано приказом или доверенностью, и зарегистрируйте его в журнале приказов по основной деятельности.
6. Шаг 6. Оформите документы с работниками, чьи условия затронуты: уведомление, дополнительное соглашение к трудовому договору, при переводе — приказ о переводе.
7. Шаг 7. Внесите изменения в кадровую программу с той же датой, проверьте табель и начисления за период, подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1, если произошло кадровое мероприятие, и подшейте приказ вместе с прежней редакцией расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание закон не относит к документам, которые обязательно остаются на бумаге, поэтому его можно издавать и подписывать в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Из кадровых документов на бумаге по-прежнему остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка. В Добыто КЭДО приказ по штатному расписанию проходит тем же маршрутом, что и остальные приказы: согласование руководителями подразделений, подписание электронной подписью, регистрация и уход в архив с фиксацией даты и состава подписантов.

Что об этом думает ГИТ: инспекторы отталкиваются от статьи 57 ТК РФ: трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если человек принят на должность, которой в расписании нет, нарушение фиксируется по трудовому договору, а не по расписанию. Разъяснения о наименованиях должностей и о необходимости вводить штатную единицу под нового работника публикует Роструд в разделе ответов на вопросы работодателей, там же разобран случай приёма практиканта.

Оклад и наименование должности: где одного приказа мало

Наименование должности и размер оклада входят в обязательные условия трудового договора. Приказ по штатному расписанию меняет внутренний документ работодателя, а условия договора меняются только двумя способами: по соглашению сторон по статье 72 ТК РФ или в одностороннем порядке по статье 74 ТК РФ при изменении организационных или технологических условий труда, с письменным предупреждением не позднее чем за два месяца.

Разница практическая. По статье 72 достаточно дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами, и изменения действуют с даты, которую в нём указали, хоть со следующего дня. По статье 74 нужно обоснование причин, уведомление за два месяца, предложение имеющихся вакансий при отказе работника и только затем прекращение договора по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Работодатели пытаются провести снижение оклада по статье 72, получая подпись «по соглашению сторон», а работник потом заявляет, что соглашение подписано вынужденно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ по штатному расписанию сам по себе обязательств между сторонами не создаёт, их создаёт соглашение. Приказ — распорядительный документ: он организует структуру, но не устанавливает взаимные обязательства по трудовому договору. Я это видела не раз: расписание переписали, оклады в программе поменяли, а дополнительных соглашений нет, и через полгода работник взыскивает разницу за весь период. Правило простое: сначала соглашение с работником, потом внесение данных в программу. Не наоборот и не вместо.»

Переименование должности без изменения трудовой функции чаще всего оформляют дополнительным соглашением, потому что обязанности остаются те же. Если вместе с наименованием меняется круг обязанностей, это перевод по статье 72.1 ТК РФ: нужны письменное согласие работника, дополнительное соглашение и приказ о переводе. Различие смотрят по должностной инструкции, а не по названию.

Оформите перевод на переименованную должность

Дополнительные соглашения по десяткам работников — основной объём работы после приказа. В Добыто КЭДО соглашение создаётся по шаблону: переменные подставляются из карточки сотрудника, маршрут подписания задаётся заранее списком участников, работнику приходит уведомление, и документ подписывается кнопкой без явки в отдел кадров.

Сокращение и новые должности: сроки, которые нельзя перепутать

Исключение занятой должности требует двух разных приказов, и их часто объединяют в один. Первый приказ меняет штатное расписание и фиксирует дату, с которой должность исчезает из структуры. Второй приказ — о сокращении численности или штата — запускает процедуру с работниками: определение преимущественного права, персональные уведомления, предложение вакансий. Если объединить их в один документ и поставить дату исключения должности через неделю, двухмесячный срок по статье 180 ТК РФ соблюсти уже невозможно.

Преимущественное право по статье 179 ТК РФ с 1 сентября 2026 года расширено: Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил часть 1 этой статьи, и преимущество при равной производительности труда и квалификации получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует на общих основаниях статьи 179, а не сверх них, поэтому протокол комиссии по определению преимущественного права нужно пересобрать с учётом новой категории.

Введение новой должности проще, но и здесь есть срок. После того как работника приняли или перевели на новую позицию, работодатель подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России. При переводе на другую постоянную работу срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ. Для приёма и увольнения срок другой: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Массовое переименование должностей по классификатору ОК 016-2025

С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Разработали его Минтруд и Росстандарт. Изменение затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты: при изменении наименования или кода должности требуется либо приказ о внесении изменений в штатное расписание, либо утверждение расписания в новой редакции, а вместе с ними — дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второй слой работы — программный. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому кадровые программы, включая 1С:ЗУП, требуют обновления справочников. Если в расписании должность уже переименована, а в программе осталось старое наименование, отчётность уйдёт с прежним кодом.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «ОК 016-2025 — это не переименование ради переименования, а работа на три документа сразу: расписание, договор, инструкция. Мы разводим её по этапам: сначала приказ по штатному расписанию с перечнем новых наименований и кодов, потом пакет дополнительных соглашений, потом обновление справочников в кадровой программе и проверка кода трудовой функции в ЕФС-1. Если начать с программы, вы получите расхождение между отчётностью и документами, и объяснять его придётся при сверке.»

Образцы документов для изменения штатного расписания

Комплект собран под одну задачу: начните с формы Т-3, чтобы сверить состав графов, дальше берите уведомление и дополнительное соглашение по затронутым работникам.

Штатное расписание в 1С и связь с КЭДО

Унифицированную форму Т-3, утверждённую постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 1 января 2013 года применять необязательно: работодатель вправе утвердить свою форму. На практике Т-3 сохраняют, потому что её состав графов совпадает с тем, что запрашивает инспектор: структурное подразделение, код, наименование должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда. В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание ведётся отдельным справочником с историей изменений по позициям, и приказ о внесении изменений в расписание отражается документом «Изменение штатного расписания» с датой, совпадающей с датой вступления изменений в силу по приказу.

Данные штатного расписания в кадровой программе — это не справочная информация, а источник для всей остальной автоматизации. Из расписания берутся состав подразделений, наименования должностей и фонд оплаты труда; на них опираются табель, начисления, отчётность и настройка личных кабинетов сотрудников. При подключении сервиса кадрового документооборота публикация кабинетов начинается с выбора подразделений и должностей по штатному расписанию, а правила согласования заявлений привязываются к структуре: кто непосредственный руководитель, кто вышестоящий.

Важный нюанс из практики: настраивать штатное расписание нужно до подключения кабинетов сотрудников, а не после. Маршруты согласования и подписания собираются из структуры подразделений и должностей, поэтому при неактуальном расписании заявления уходят не тем руководителям, а часть кабинетов не публикуется вовсе. Вторая причина сбоев проще: у сотрудника не заполнен ни телефон, ни электронная почта, и приглашение в кабинет отправить некуда.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы начинаем внедрение с выгрузки штатного расписания, а не с шаблонов документов. Из расписания собираются организации, отделы и маршруты согласования, и если в нём остались упразднённые должности или незакрытые вакансии, маршруты придётся переделывать после первой же волны заявлений. Проверьте перед подключением две вещи: соответствие состава должностей фактическому и наличие у каждого сотрудника хотя бы одного канала связи — телефона или почты.»

После исполнения документы уходят в электронный архив: в Добыто КЭДО приказ, соглашения и уведомления по одному изменению структуры остаются в одной вкладке с маршрутом и отметками о подписании, а доступ к архиву настраивается по сотрудникам. Прежняя редакция штатного расписания при этом не затирается: для восстановления состава должностей на конкретную дату нужны и действующая редакция, и приказы, которые её изменяли.

Частые ошибки в приказе и цена каждой

Ошибки в этом приказе редко видны в момент подписания. Они проявляются при проверке, при сверке отчётности или в суде по иску работника.

Сложение цены выглядит так. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это предупреждение или административный штраф: от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Штраф здесь не главная сумма. Основные расходы дают восстановление работника с оплатой времени вынужденного прогула, взыскание разницы в заработке за период, когда оклад в программе не совпадал с трудовым договором, и повторное прохождение всей процедуры сокращения с начала, то есть ещё два месяца сроков и сохранение должности в расписании на это время.

Когда приказ о внесении изменений не нужен

Три ситуации, в которых приказ по штатному расписанию издавать не требуется.

Первая: работник уходит, должность остаётся. Увольнение освобождает штатную единицу, но не исключает её из расписания, поэтому расписание не меняется, а должность становится вакантной. Приказ понадобится только тогда, когда вы решите эту единицу убрать.

Вторая: совмещение должностей. При совмещении работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня за доплату по статье 60.2 ТК РФ. Должность при этом остаётся в расписании как вакантная, изменений в структуру не вносится: оформляются письменное согласие работника, дополнительное соглашение с указанием срока, содержания и объёма работы и размера доплаты, и приказ о совмещении. Приказ по штатному расписанию тут лишний.

Третья: индексация или изменение надбавок, если они установлены не расписанием, а положением об оплате труда. Тогда меняется положение, а расписание приводится в соответствие только в части тех графов, которые в нём фактически заполнены.

Штатное расписание у ИП: когда оно обязательно

Прямой нормы, которая обязывает индивидуального предпринимателя утверждать штатное расписание, в ТК РФ нет. Но статья 57 ТК РФ действует и для ИП: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Как только у предпринимателя появляется хотя бы один работник по трудовому договору, в договоре нужно указать должность, а её наименование и оклад должны откуда-то следовать. Отсюда практическое правило: ИП без работников расписание не ведёт, ИП с работниками составляет его хотя бы в минимальном виде и меняет теми же приказами.

Микропредприятия, включая ИП, вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов по статье 309.2 ТК РФ, включив соответствующие условия прямо в типовую форму трудового договора. Штатное расписание к локальным нормативным актам о труде в этом смысле не относится: оно фиксирует структуру и фонд оплаты, а не правила для работников. Поэтому отказ от ЛНА не освобождает от необходимости понимать, какие должности и с какими окладами есть в штате, особенно когда работников больше трёх.

Отдельный момент для ИП, работающих по срочным трудовым договорам. С 1 сентября 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства может заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Для штатного расписания это значит, что при численности до 70 человек больше позиций можно закрывать срочными договорами без изменения структуры под каждый проект.

Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид: тарифы

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С.

Расчёт идёт от численности: до 25 человек подходит «Старт», дальше считается «Бизнес» с минимальной оплатой 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельная статья расходов, которую закладывают заранее, — интеграция с кадровой программой. Модуль для 1С:ЗУП входит в тариф «Бизнес» и настраивается за один день, поэтому при массовом переименовании должностей по ОК 016-2025 обмен данными о штатном расписании и приказах не превращается в ручную работу.

Выводы

Приказ по штатному расписанию решает только внутреннюю задачу: фиксирует, какие должности, в каком количестве и с каким окладом существуют в организации с определённой даты. Права и обязанности конкретного работника меняет другой документ — дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ или процедура по статьям 74 и 180 ТК РФ с двухмесячным предупреждением. Два реквизита в приказе критичны и невосстановимы: конкретное основание и дата вступления изменений в силу. Дальше идёт техника: пакет соглашений с работниками, обновление справочников в кадровой программе, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и постоянное хранение прежних редакций расписания.

Мы в Добыто занимаемся именно этой второй половиной работы: приказ, уведомления и дополнительные соглашения по десяткам сотрудников собираются по шаблонам, подписываются электронной подписью без явки в отдел кадров и остаются в электронном архиве вместе с маршрутом согласования. Штатное расписание при этом остаётся источником данных, из которого берутся подразделения, должности и маршруты подписания.

Частые вопросы

Нужно ли знакомить работников с приказом об изменении штатного расписания?

С самим приказом — нет: он относится к приказам по основной деятельности и регулирует структуру организации, а не условия труда конкретного человека. Знакомить нужно с документами, которые затрагивают работника: уведомлением об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ, дополнительным соглашением, приказом о переводе, уведомлением о сокращении. Подпись работника собирается именно на них, и именно их отсутствие оспаривается в суде. Если приказ по расписанию содержит пункт, прямо адресованный работникам, лист ознакомления к нему всё же прикладывают.

Можно ли издать приказ с датой изменений раньше даты самого приказа?

Ввести или исключить должность задним числом нельзя: к прошедшим датам уже привязаны табель учёта рабочего времени, начисления и сведения, поданные в Социальный фонд России. Обратный порядок допустим и нормален — приказ издан 12 января, изменения действуют с 1 февраля. Если фактически человек работает на должности, которой нет в расписании, ситуация исправляется приказом с текущей датой и параллельным устранением нарушения по статье 57 ТК РФ, а не задним числом.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза при изменении штатного расписания?

Утверждение и изменение штатного расписания ТК РФ не относит к решениям, которые принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ. Профсоюз подключается на следующем шаге: при сокращении численности или штата работодатель сообщает о предстоящем сокращении в письменной форме не позднее чем за два месяца, а при массовом сокращении — не позднее чем за три месяца по статье 82 ТК РФ. Если работник — член профсоюза, увольнение по сокращению требует обращения в профсоюзный орган за мотивированным мнением.

Кто подписывает приказ, если директор в отпуске или на больничном?

Приказ подписывает лицо, которому право подписи кадровых документов делегировано письменно: приказом о возложении обязанностей или доверенностью с прямым указанием на кадровые документы. Формулировка «исполняющий обязанности» без основания не работает: в споре приказ, подписанный неуполномоченным лицом, оспаривается по этому основанию. В электронном документообороте делегирование настраивается отдельно, потому что подпись привязана к конкретному сертификату, и приказ об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи оформляют до запуска системы, а не после.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если изменилось только наименование должности?

Если трудовая функция не меняется и переименование носит формальный характер, кадрового мероприятия «перевод» не возникает, и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по этому основанию не подаётся. Если вместе с наименованием меняются обязанности или структурное подразделение, это перевод, и сведения подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Отдельно проверьте код трудовой функции по ОКЗ: при приведении наименований в соответствие с ОК 016-2025 код может измениться, даже когда сама работа осталась прежней.

Сколько экземпляров штатного расписания хранить и что делать с прежними редакциями?

Действующая редакция хранится в кадровой службе, при необходимости копия передаётся в бухгалтерию для начислений. Прежние редакции не уничтожаются: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения по месту их разработки и утверждения, а проекты и материалы по разработке и изменению хранятся до минования надобности. Приказы о внесении изменений подшиваются в дело приказов по основной деятельности, и для восстановления состава должностей на прошедшую дату нужны и редакция расписания, и все приказы, которые её меняли.