Как внести изменения в штатное расписание не переутверждая весь документ

Изменение штатного расписания не требует утверждать документ заново: достаточно приказа руководителя о внесении изменений, где перечислены вводимые, исключаемые и изменяемые позиции и дата, с которой изменения действуют. Трудовой кодекс РФ не устанавливает ни порядок, ни периодичность пересмотра штатного расписания, поэтому выбор между приказом и новой редакцией делает работодатель. Приказ сам по себе условия труда не меняет: если затронуты должность или оклад конкретного работника, к нему добавляются дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ или уведомление за 2 месяца по статье 74 ТК РФ. Изменение вакантной позиции закрывается одним приказом, изменение занятой требует документов для работника, а при переименовании должности — ещё и сведений ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.

Ниже по каждому виду изменения указан нужный документ: переименование, новая должность, смена оклада, сокращение, совмещение. Покажем, какие реквизиты включить в приказ, чтобы при проверке ГИТ цепочка изменений читалась без новой редакции, как провести изменение в 1С:ЗУП с сохранением истории и что учесть индивидуальному предпринимателю. Пошаговая инструкция, образцы документов, типичные ошибки со штрафами по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость электронного оформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Приказ о внесении изменений или новая редакция штатного расписания

Унифицированная форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 2013 года не обязательна: по закону о бухгалтерском учёте 402-ФЗ организация вправе утвердить собственную форму. Обязательным остаётся сам документ. Статья 57 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому без него работодателю нечем подтвердить наименование должности в трудовом договоре, численность подразделений и размер окладов при проверке.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Тем же способом оно и меняется: издаётся приказ по основной деятельности, в котором перечислены изменения, а утверждённое штатное расписание продолжает действовать с учётом этого приказа. Новая редакция нужна тогда, когда работодателю удобнее иметь один актуальный документ вместо цепочки «штатное расписание плюс несколько приказов». Закон не устанавливает порога, после которого цепочка приказов становится недопустимой.

ТК РФ не обязывает знакомить работников со штатным расписанием и уведомлять их о его изменениях, пока изменение не затрагивает условия их трудового договора. Обязанность ознакомления появляется, если её закрепили коллективный договор или локальный акт компании. С приказом о внесении изменений знакомят тех, кто его исполняет: кадровую службу, бухгалтерию, руководителей затронутых подразделений.

Когда точечный приказ не подходит

Приказ о внесении изменений удобен для одного-двух событий: ввели должность, переименовали позицию, увеличили численность отдела. Он перестаёт работать в трёх ситуациях.

• Реорганизация структуры. Если меняются названия и подчинённость подразделений, перечень позиций перестраивается почти целиком, и приказ превращается в полный текст нового документа. Проще утвердить новую редакцию.
• Массовое переименование по новому классификатору. С 01.01.2026 действует ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности допустимы оба пути: приказ о внесении изменений или новая редакция. Когда меняется большая часть наименований, новая редакция читается проще.
• Длинная цепочка приказов. Если за год накопилось столько приказов, что актуальную численность подразделения можно узнать, только сложив их, при проверке и в споре о сокращении эту картину придётся восстанавливать вручную.

Перед выбором способа выпишите все изменения, которые планируются в ближайшие месяцы, и посчитайте, какую часть позиций они затрагивают. Если изменения касаются нескольких подразделений одновременно, готовьте новую редакцию.

Какой документ нужен для каждого вида изменения

Изменение в штатном расписании и изменение условий трудового договора — два разных юридических действия. Первое работодатель совершает единолично приказом. Второе зависит от того, занята ли позиция: изменение занятой позиции касается конкретного работника, и для него действуют статьи 72 и 74 ТК РФ.

Приказ по штатному расписанию нужен почти во всех строках, а срок работы определяет третья колонка: вакантная позиция меняется за один день, занятая — с учётом согласия работника или двухмесячного срока уведомления. Дату вступления приказа в силу считайте от этого срока, а не от даты решения руководителя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Переименование должности

Наименование должности — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ, поэтому переименование занятой позиции не заканчивается приказом по штатному расписанию. С работником заключают дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Если работник не подписывает соглашение, остаётся порядок статьи 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца, и только при изменении организационных или технологических условий труда. Трудовую функцию статья 74 менять не позволяет: если за новым названием стоят другие обязанности, это уже перевод, и без письменного согласия работника он невозможен.

В ЕФС-1 позиции ведомств расходятся с 2023 года. Роструд рассматривает переименование без изменения трудовой функции как самостоятельное событие, СФР — как мероприятие «ПЕРЕВОД» с новым наименованием в графе трудовой функции. Код «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» используется при смене наименования самого работодателя. Сведения подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа; порядок и сроки подачи Социальный фонд публикует на странице о предоставлении формы ЕФС-1, её стоит сверить перед отправкой отчёта.

Важный нюанс из практики: новый классификатор связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 заполняется код трудовой функции. Если наименование в штатном расписании поменяли, а код в карточке работника остался прежним, в отчёт уйдёт расхождение между должностью и кодом. Код сверяют в тот же день, когда подписывают приказ.

Изменение оклада и надбавок

Оклад в штатном расписании и оклад в трудовом договоре должны совпадать. Повышение проводится двумя документами: приказом о внесении изменений в графу «Тарифная ставка (оклад)» и дополнительным соглашением с каждым работником на этой позиции. Снижение без согласия работника возможно только по статье 74 ТК РФ, с уведомлением за 2 месяца и при реальном изменении организационных или технологических условий. Приказ по штатному расписанию в этом случае вступает в силу не раньше окончания срока уведомления.

Новая должность и число штатных единиц

Позицию вводят приказом до того, как на неё принимают работника: приказ о приёме ссылается на должность, которой в штатном расписании ещё нет, и при проверке ГИТ это видно по датам. Та же логика действует для численности. Если на одну штатную единицу оформлены два работника на полный день, штатное расписание нужно менять: добавить единицу или разделить её на 0,5 и 0,5 ставки. Для внутреннего совместительства по статье 60.1 ТК РФ отдельная позиция или доля ставки тоже должна быть в штатном расписании.

Сокращение должности

Исключение занятой позиции — самый длинный сценарий. Работодатель издаёт приказ о сокращении, предупреждает работника персонально под подпись не менее чем за 2 месяца (статья 180 ТК РФ), предлагает все подходящие вакансии в местности по части 3 статьи 81 ТК РФ, уведомляет выборный орган первичной профсоюзной организации по статье 82 ТК РФ и службу занятости по 565-ФЗ: не позднее чем за 2 месяца, при массовом высвобождении — за 3. Позицию исключают из штатного расписания с даты, следующей за днём увольнения. Если исключить её раньше, работник формально числится на несуществующей должности.

Совмещение должностей и совместительство

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ не требует изменений в штатном расписании. Работник выполняет дополнительную работу в пределах своего рабочего дня по вакантной позиции или за временно отсутствующего, а оформляется это его письменным согласием и приказом о доплате по статье 151 ТК РФ. Позиция, по которой идёт совмещение, уже есть в штатном расписании. Внутреннее совместительство устроено иначе: это отдельный трудовой договор, и под него нужна свободная ставка или её доля.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание: состав и порядок

Приказ пишется так, чтобы по нему можно было восстановить актуальное штатное расписание без запроса к кадровой службе. Для этого он ссылается на реквизиты действующего документа и описывает изменения теми же графами, что и форма Т-3: структурное подразделение и его код, должность (специальность, профессия) с разрядом или категорией, количество штатных единиц, тарифная ставка (оклад), надбавки, итоговый месячный фонд и примечание.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на ОК 016-2025 затрагивает сразу четыре документа: штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА, где упоминаются должности. Приказом о внесении изменений закрывается только первый. Составьте перечень всех документов, в которых встречается старое наименование, и подписывайте дополнительные соглашения в одну дату с вступлением приказа в силу.»

Как внести изменения в штатное расписание приказом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, какие позиции меняются, и отметьте, заняты ли они. Для занятых позиций заранее определите путь: дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ или уведомление за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
2. Шаг 2. Если позиция занята и согласия работника нет, вручите уведомление под подпись и отсчитайте 2 месяца. Дата вступления приказа в силу не может быть раньше этого срока.
3. Шаг 3. Подготовьте приказ: номер и дата, ссылка на приказ, которым утверждено действующее штатное расписание, основание изменений, перечень изменений по позициям (исключить, ввести, изменить оклад или наименование), дата вступления в силу, итоговое количество штатных единиц и месячный фонд после изменений, ответственный за исполнение.
4. Шаг 4. Подпишите приказ у руководителя и ознакомьте с ним исполнителей: кадровую службу, бухгалтерию, руководителей подразделений.
5. Шаг 5. Подпишите с работниками дополнительные соглашения с той же датой начала действия, что и приказ.
6. Шаг 6. Внесите изменения в кадровую программу документом, который сохраняет историю, и проверьте код ОКЗ в карточках работников.
7. Шаг 7. Если меняется наименование занятой должности, подайте ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.
8. Шаг 8. Подшейте приказ к штатному расписанию или сохраните его в электронном архиве рядом с документом, который он изменяет.

Что проверить до подписания приказа

• Реквизиты действующего штатного расписания и всех приказов, которые уже его меняли: номер нового приказа не должен ссылаться на отменённую редакцию.
• Дата вступления в силу: не задним числом и не раньше окончания срока уведомления по статье 74 или 180 ТК РФ.
• Совпадение наименований должностей в приказе, трудовых договорах и должностных инструкциях.
• Оклады не ниже регионального МРОТ.
• Наличие подписанных дополнительных соглашений или уведомлений по каждой занятой позиции.

Образцы документов для изменения штатного расписания

Комплект начните с формы Т-3: по её графам удобно описывать изменения в приказе, а уведомление и дополнительное соглашение понадобятся для занятых позиций.

Штатное расписание у ИП: что меняется, а что нет

Индивидуальный предприниматель без работников штатное расписание не составляет. С первым работником по трудовому договору ИП становится работодателем, и статья 57 ТК РФ действует для него так же, как для организации: должность в договоре указывается по штатному расписанию. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются, для них штатные единицы не заводят.

Порядок изменений у ИП тот же, отличается только подписант: штатное расписание и приказ о внесении изменений подписывает сам предприниматель, печать не обязательна. Ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. Небольшой штат не упрощает процедуру для занятых позиций: переименование должности единственного работника так же требует дополнительного соглашения и сведений ЕФС-1.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Изменение штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3 с сохранением истории

В 1С:ЗУП 3.1 порядок ввода изменений зависит от флажка «Ведется история изменений штатного расписания» в разделе «Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания». Без флажка позиции правятся прямо в справочнике, и программа хранит только текущее состояние: прежний оклад или наименование восстановить из базы нельзя. С флажком все изменения вводятся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и у каждой позиции остаётся история с датами.

Документ создаётся через меню «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — «Создать» — «Изменение штатного расписания». В нём есть команды, чтобы добавить, изменить или закрыть позицию. Дата документа в программе совпадает с датой вступления в силу бумажного или электронного приказа; если даты разойдутся, расчёт зарплаты и печатные формы покажут другой штат, чем тот, который утвердил руководитель. Документ «Утверждение штатного расписания» используют, когда принята новая редакция целиком.

Штатное расписание остаётся в 1С, а подписание переносится в систему КЭДО. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически: приказ или дополнительное соглашение, сформированные в ЗУП, уходят на подпись, а подписанный документ возвращается в учётную систему со статусом.

Как подписать приказ и дополнительные соглашения в электронном виде

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — документ работодателя, работник его не подписывает. В электронном виде его подписывает руководитель усиленной квалифицированной подписью. Если кадровые документы подписывает уполномоченный работник, к приказу добавляется машиночитаемая доверенность: при подписании по доверенности она входит в комплект документа.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доверенность при подписании кадрового документа — не приложение к процессу, а часть комплекта хранения. Если приказы у вас подписывает не руководитель, при увольнении этого работника первой отзывается доверенность. Проверьте, кто в компании подписывает приказы по штатному расписанию и в каком виде оформлены его полномочия.»

Дополнительные соглашения и уведомления работникам

Дополнительное соглашение о переименовании или новом окладе подписывают обе стороны, и виды подписи у них могут различаться. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже: неквалифицированной подписью со стороны работодателя трудовой договор подписать нельзя. Работник подписывает как физическое лицо, и вид его подписи определяется локальным актом о КЭДО. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП выдают партнёрские удостоверяющие центры.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В одном дополнительном соглашении с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена. Прежде чем отправлять работникам соглашения о переименовании, проверьте, что такое соглашение с ними подписано и в локальном акте описаны правила определения лица по его подписи.»

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО, который прошёл районный суд, апелляцию, Девятый кассационный суд общей юрисдикции и новое рассмотрение, работник выиграл, хотя Положение о КЭДО и перечень документов у работодателя были. Решающими стали дата выдачи подписи, совпавшая с днём заявления, и то, что фактически подписывал другой человек. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Если дополнительные соглашения о переименовании — первые документы, которые работник подписывает в КЭДО, выдайте ему подпись заранее и убедитесь, что он пользуется системой сам.

Что при изменениях штата остаётся на бумаге

Приказ о внесении изменений, дополнительные соглашения и уведомления по статье 74 ТК РФ переводятся в электронный вид. Приказ об увольнении по сокращению штата оформляется на бумаге, как и трудовая книжка. Если позицию исключают вместе с работником, электронная часть цепочки заканчивается на предупреждении о сокращении.

Хранение штатного расписания и приказов об изменениях

Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для электронных документов в КЭДО действуют те же сроки. Приказ о внесении изменений хранится вместе с документом, который он меняет: при проверке ГИТ или в споре о сокращении инспектор и суд восстанавливают штат на конкретную дату именно по этой связке.

Электронный комплект приказа включает сам документ, файл подписи и доверенность, если приказ подписан по ней. В тарифе Добыто «Бизнес» электронный архив входит в состав функций, и приказ хранится рядом со штатным расписанием, к которому он относится.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Проверьте, выгружает ли ваша система комплект целиком: документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Штатное расписание хранится постоянно, и выгрузить его цепочку изменений вы должны будете и через несколько лет.»

Ошибки при точечном изменении штатного расписания и их цена

Большинство ошибок возникает там, где приказ по штатному расписанию оформлен, а документы для работника нет, или наоборот. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится организации в штраф от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу — в предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит организации от 50 000 до 100 000 рублей, а должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

• Приём на должность до её ввода в штатное расписание. Кадровая служба торопится оформить кандидата и издаёт приказ по штатному расписанию позже. Даты приказа о приёме и приказа о вводе позиции ГИТ сравнивает в первую очередь.
• Новый оклад только в штатном расписании. Без дополнительного соглашения работник сохраняет право на оклад из трудового договора. При снижении это прямая недоплата: по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Исключение позиции до увольнения сокращаемого работника. Приказ вступает в силу раньше даты увольнения, и работник числится на должности, которой нет. В споре о восстановлении суд проверяет всю процедуру сокращения, а при восстановлении работодатель выплачивает средний заработок за время вынужденного прогула.
• Переименование без обновления кода и ЕФС-1. Название поменяли приказом, но код ОКЗ в карточке и отчёт в СФР остались прежними. Сведения по мероприятию подаются не позднее 25-го числа следующего месяца, и расхождение переходит в электронную трудовую книжку работника.
• Правка позиции в 1С без истории. Изменение, введённое в справочник без документа, стирает прежнее состояние, и восстановить штат на дату сокращения из учётной системы уже нельзя.

Перед подписанием каждого приказа сопоставьте три даты: вступление приказа в силу, начало действия дополнительных соглашений и дату документа в кадровой программе. Если они не совпадают, исправьте их до подписания.

Стоимость КЭДО для оформления изменений штатного расписания

Стоимость электронного оформления приказов, дополнительных соглашений и уведомлений зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного набора функций: для компании, которая ведёт штатное расписание в 1С:ЗУП и хочет подписывать дополнительные соглашения усиленной подписью, подходит тариф с интеграцией и УКЭП. Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Точечное изменение штатного расписания оформляется приказом о внесении изменений со ссылкой на действующий документ и датой вступления в силу; новая редакция оправдана при перестройке структуры или массовом переименовании по ОК 016-2025. Сложность определяет не сам приказ, а то, занята ли позиция: для занятой нужны дополнительное соглашение или уведомление за 2 месяца, при переименовании — сведения ЕФС-1, а при сокращении — исключение позиции только после увольнения. Даты в приказе, соглашениях и кадровой программе должны совпадать, а цепочка изменений — храниться рядом со штатным расписанием постоянно.

В Добыто приказы, дополнительные соглашения и уведомления по штатным изменениям формируются в 1С:ЗУП, подписываются электронной подписью нужного вида и сохраняются в электронном архиве вместе с файлами подписи, поэтому цепочку изменений можно выгрузить для проверки целиком.

Частые вопросы об изменении штатного расписания

Нужно ли менять штатное расписание, если работник переходит на неполное рабочее время?

Нет, если количество штатных единиц на позиции не меняется: режим неполного рабочего времени оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. С 01.09.2026 по 144-ФЗ у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить соглашение и издать приказ. Штатное расписание меняют, только если позицию решено разделить на доли ставки для другого работника.

Можно ли сократить или переименовать должность сотрудницы в декретном отпуске?

Сократить нельзя: статья 261 ТК РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя беременных женщин и женщин с детьми до 3 лет, кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. Позицию такой работницы из штатного расписания не исключают. Переименование возможно, но дополнительное соглашение подписывается с ней самой, а при отказе действует порядок статьи 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца.

Нужно ли согласовывать изменение штатного расписания с профсоюзом?

Для большинства изменений нет: штатное расписание утверждает работодатель. Исключения два. При сокращении численности или штата выборный орган первичной профсоюзной организации уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, а при массовом увольнении — за 3 месяца по статье 82 ТК РФ. Учёт мнения профсоюза при утверждении штатного расписания может быть предусмотрен коллективным договором, и тогда этот порядок обязателен.

Что делать, если работник отказался работать в новых условиях после переименования?

По статье 74 ТК РФ работодатель письменно предлагает ему другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять с учётом квалификации и здоровья: вакантную должность, в том числе нижестоящую или нижеоплачиваемую. Вакансии предлагаются в данной местности. Если подходящей работы нет или работник от неё отказался, трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Нужно ли дополнительное соглашение при переименовании структурного подразделения?

Зависит от текста трудового договора. Если подразделение указано в договоре как место работы или часть трудовой функции, изменение наименования оформляется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ или через уведомление по статье 74 ТК РФ. Если в договоре указана только организация, достаточно приказа по штатному расписанию, но наименование подразделения в кадровой программе обновляют той же датой.

Как указать в штатном расписании половину или четверть ставки?

В графе 4 формы Т-3 «Количество штатных единиц» указываются дробные значения: 0,25; 0,5; 0,75. Оклад в графе 5 пишется за полную ставку, а месячный фонд по позиции считается пропорционально доле. Работнику на 0,5 ставки заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени, при этом она не может быть ниже МРОТ, пересчитанного на ту же долю.