Штатное расписание соответствует реальной структуре компании, если каждая занятая должность, подразделение, доля ставки и оклад в нём совпадают с трудовыми договорами, приказами и табелем, а расхождения закрыты приказом об изменении до проверки или сокращения. Число работников и число штатных единиц совпадать не обязаны: вакансии и дробные единицы 0,25 или 0,5 допустимы. Должность в трудовом договоре Роструд требует указывать строго по штатному расписанию, а приём на должность, которой в нём нет, считает недопустимым. Порядок зависит от статуса работодателя: организация и ИП с наёмными работниками ведут штатное расписание на общих основаниях, микропредприятие вправе отказаться от части ЛНА по статье 309.2 ТК РФ.
Материал помогает провести сверку самостоятельно: какие документы сопоставлять со штатным расписанием, как отражать совмещение, половину ставки и вакансии, в каком порядке вносить изменения, чтобы не нарушить статьи 72, 74 и 180 ТК РФ. Для тех, кто ведёт учёт в 1С 8.3 ЗУП, отдельно показано, где программа сравнивает план и фактическую расстановку. Проверка из 7 шагов, сценарная таблица расхождений, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость электронного ведения кадровых документов на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где штатное расписание расходится с фактической структурой: что сверять
Статьи 15 и 57 ТК РФ определяют трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому штатное расписание служит точкой отсчёта для трудового договора, приказа о приёме, табеля и расчёта зарплаты: если позиция в нём описана иначе, чем в договоре, спор решается по документам, и работодателю приходится объяснять, какой из них верен.
Форму штатного расписания Т-3 (ОКУД 0301017) утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года унифицированная форма необязательна, работодатель вправе утвердить собственную, но набор данных штатного расписания на практике сохраняют: графа 1 — структурное подразделение, графа 2 — должность, специальность, профессия, графа 4 — количество штатных единиц, графа 5 — тарифная ставка или оклад, графы 6-8 — надбавки, графа 9 — всего в месяц, графа 10 — примечание. Изменения вносятся приказом или распоряжением руководителя либо уполномоченного им лица.
Сверка идёт по источникам, в которых фиксируется фактическая структура. Каждый из них проверяет свою часть штатного расписания.
| Документ или источник | Что сверять со штатным расписанием | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | Наименование должности, подразделение, оклад | Ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 |
| Должности с льготами, компенсациями или ограничениями | Наименование по квалификационным справочникам или профстандарту | Ст. 57 ТК РФ |
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Фактическое рабочее время против доли штатной единицы | Ст. 93 ТК РФ, графа 4 формы Т-3 |
| Приказы о совмещении и расширении зон обслуживания | Дополнительная работа, срок, объём, доплата, письменное согласие | Ст. 60.2 и 151 ТК РФ |
| Незанятые штатные единицы | Какие вакансии реально существуют и будут предлагаться при сокращении | Ст. 180 ТК РФ |
| Учётная система, например 1С:ЗУП 3.1 | Плановая штатная расстановка против фактической, дробные единицы, история изменений | Отчёты по штатному расписанию в программе |
Первые две строки дают юридический риск, остальные — учётный. Расхождение в наименовании должности по договору и штатке проверяющий видит сразу, расхождение в долях ставок обнаруживается только при сопоставлении с табелем.
Число работников и число штатных единиц совпадать не обязаны. Штатное расписание показывает утверждённые единицы, и занятых мест может быть меньше из-за вакансий. Работник на неполном рабочем времени тоже не всегда означает дробную единицу: неполное время устанавливается по статье 93 ТК РФ соглашением сторон, а штатная позиция может оставаться целой.
Вторая сторона той же сверки — карточка работника в кадровой системе. Должность, отдел и дата приёма в профиле берутся из приказа, и если приказ оформлен на позицию, которой нет в действующей редакции штатного расписания, расхождение видно без выгрузки отчётов.
Результат этого раздела — список позиций, по которым документы расходятся. С ним удобно работать дальше: одни расхождения закрываются допсоглашением, другие — приказом об изменении штатного расписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы штатного расписания и документов для сверки
Комплект собран для сверки по таблице выше; начинать удобно с формы Т-3 и заполненного образца, затем сопоставлять с договором и табелем.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Кому нужно штатное расписание: организация, ИП, микропредприятие
Трудовой кодекс не содержит отдельной нормы вида «каждый работодатель обязан утвердить штатное расписание». Обязанность выводится из статей 15 и 57 ТК РФ: трудовая функция описывается через должность по штатному расписанию, и без него работодателю нечем подтвердить, что должность в договоре существует. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 занимает более строгую позицию: должность в трудовом договоре указывается в строгом соответствии со штатным расписанием, приём на должность, не включённую в него, недопустим. Письмо выражает мнение ведомства и нормативным актом не является, но инспекторы ГИТ на практике исходят из него.
Для штатного расписания ИП ответ дан отдельно. На вопрос предпринимателя Роструд ответил, что исключений для работодателей — индивидуальных предпринимателей не установлено, и расписание нужно вести, если ИП нанимает работников; этот ответ Роструда на портале Онлайнинспекция.РФ датирован 18.11.2019. Исключение касается микропредприятий: по статье 309.2 ТК РФ они вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА и закрепить условия в трудовых договорах на основе типовой формы.
Отдельного состава в КоАП за отсутствие штатного расписания нет. Часть 1 статьи 5.27 КоАП предусматривает ответственность за нарушение трудового законодательства в целом, и само отсутствие документа автоматически к такому нарушению не приравнивается. Сложности начинаются в спорах: без утверждённого штатного расписания работодатель не докажет, что должность была сокращена, что вакансий не было или что работник принят на конкретную позицию. ИП, который планирует рост численности, быстрее закрывает эти вопросы, если заводит штатное расписание с первого наёмного работника.
Совмещение должностей, 0,5 ставки и вакансии в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой должности или профессии в пределах рабочего дня за дополнительную оплату. Оформляется оно только с письменного согласия работника, в документе указываются срок, содержание и объём дополнительной работы. Размер доплаты стороны устанавливают по соглашению с учётом содержания и объёма этой работы (статья 151 ТК РФ). Работодатель, у которого функции отсутствующей должности фактически выполняет кто-то из штата без приказа и доплаты, получает расхождение между штатным расписанием и реальной загрузкой, которое не отражено ни в одном документе.
Дробные единицы прямо разрешены указаниями Госкомстата к форме Т-3: в графе 4 количество штатных единиц указывается в том числе долями, например 0,25, 0,5 или 2,75. С долями связан частый вопрос: можно ли принять двух работников по 0,5 на одну целую единицу. Роструд в ответе, опубликованном в сентябре 2023 года, указал, что если на должность принят один работник на неполный рабочий день, должность считается заполненной, и для приёма второго нужно изменить штатное расписание, например разделить единицу на две по 0,5. Прямого запрета в ТК РФ нет, это позиция ведомства, но ГИТ при проверке опирается именно на неё.
Вакансия в штатном расписании — это незанятая утверждённая единица. При сокращении численности или штата статья 180 ТК РФ обязывает предложить работнику другую имеющуюся вакантную работу. Позиции, которые остались от прошлой структуры и никто не собирается закрывать, при сокращении всё равно считаются вакансиями. Сверку вакансий имеет смысл проводить до того, как появится необходимость что-то сокращать.
Подготовьте приказ о совмещении с доплатой и согласием работника
В сервисе Добыто приказ о совмещении собирается конструктором: срок и размер доплаты указываются в самом документе, согласие работника оформляется отдельным блоком, после чего приказ уходит на подписание в КЭДО.
Как проверить, соответствует ли штатное расписание реальной структуре
Перед сверкой соберите комплект, без которого проверка превратится в сравнение по памяти:
- Действующую редакцию штатного расписания и все приказы о его изменении с датами и номерами.
- Трудовые договоры и все дополнительные соглашения, изменявшие должность, подразделение, оклад или режим работы.
- Приказы о приёме, переводе, совмещении и установлении неполного рабочего времени.
- Табели учёта рабочего времени за последние месяцы.
- Выгрузку из учётной системы: список работников с должностью, подразделением и долей ставки.
Как сверить штатное расписание с фактической структурой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату, на которую проводится сверка, и возьмите редакцию штатного расписания, действующую на эту дату, с учётом всех приказов об изменениях.
- Шаг 2. Составьте реестр фактически работающих: должность, подразделение, доля ставки и оклад по последней редакции трудового договора с учётом допсоглашений.
- Шаг 3. Сопоставьте наименования должностей в договорах и в штатном расписании дословно. Для должностей, с которыми связаны льготы, компенсации или ограничения, дополнительно сверьте наименование с квалификационным справочником или профстандартом по статье 57 ТК РФ.
- Шаг 4. Сложите доли ставок по каждой позиции и сравните с графой 4 штатного расписания. Двое по 0,5 на одной целой единице без изменения штатного расписания — расхождение по позиции Роструда.
- Шаг 5. Сверьте табель с долями ставок и приказами о неполном времени и проверьте, что месячная оплата не ниже МРОТ, рассчитанного пропорционально отработанному времени.
- Шаг 6. Проверьте каждое совмещение: наличие приказа, письменного согласия, срока, объёма работы и размера доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
- Шаг 7. Разметьте вакансии на реальные и оставшиеся от прошлой структуры, затем закройте расхождения: приказ об изменении штатного расписания, допсоглашения по статье 72 ТК РФ или уведомления по статье 74 ТК РФ.
Расхождения различаются по риску и по документу, которым они закрываются. Таблица ниже показывает типовые ситуации.
| Ситуация | В чём риск | Чем закрыть |
|---|---|---|
| Должность в договоре называется иначе, чем в штатном расписании | Противоречит позиции Роструда о строгом соответствии; для должностей с льготами — нарушение статьи 57 ТК РФ | Приказ об изменении штатного расписания либо допсоглашение по статье 72 ТК РФ |
| Работник принят на должность, которой нет в штатном расписании | Роструд считает такой приём недопустимым | Ввести должность приказом; при смене наименования у работника — допсоглашение |
| Двое работников по 0,5 на одной целой единице | По мнению Роструда, должность уже заполнена первым работником | Разделить единицу на две по 0,5 приказом об изменении |
| Работник выполняет обязанности другой должности без документов | Нет письменного согласия и доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ | Приказ о совмещении с согласием, сроком, объёмом и доплатой |
| В штатном расписании числятся вакансии, которые не планируют закрывать | При сокращении их придётся предлагать по статье 180 ТК РФ | Исключить ненужные позиции приказом об изменении штатного расписания |
| Работник на неполном времени, позиция в штатном расписании целая | Само по себе не нарушение; риск в оплате ниже пропорционального МРОТ | Проверить приказ о неполном времени и расчёт оплаты |
Первые две строки проверяющий обнаруживает по документам без выезда, поэтому их закрывают в первую очередь. Последняя строка показывает ситуацию, которую часто исправляют без необходимости: неполное время не требует дробить штатную единицу.
Изменение штатного расписания: приказ, допсоглашения, сокращение
Любое изменение штатного расписания оформляется приказом или распоряжением руководителя либо уполномоченного им лица. Приказ меняет только документ работодателя. Условия трудового договора работника он не меняет, и если изменение затрагивает должность, подразделение или оклад конкретного человека, нужен второй документ.
Какой именно, зависит от того, кто инициирует изменение и затрагивает ли оно трудовую функцию:
- По соглашению сторон (статья 72 ТК РФ). Изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению, заключённому в письменной форме. Это дополнительное соглашение, которое подписывают работник и работодатель.
- По инициативе работодателя (статья 74 ТК РФ). Без согласия работника условия меняются только при изменении организационных или технологических условий труда, трудовая функция при этом сохраняется. Работника письменно предупреждают не менее чем за 2 месяца.
- Сокращение численности или штата (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ). Работника персонально и под роспись предупреждают не менее чем за 2 месяца, предлагают имеющиеся вакансии по статье 180 ТК РФ, а при равной производительности труда и квалификации учитывают преимущественное право на оставление по статье 179 ТК РФ.
Типичная ошибка при переименовании должности — издать приказ об изменении штатного расписания и на этом остановиться. Штатное расписание уже говорит «ведущий специалист», трудовой договор по-прежнему «специалист», и расхождение, которое хотели устранить, сохраняется в другой форме. Приказ и допсоглашение готовят одним пакетом, дата вступления изменений в силу в них совпадает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: штатные расписания и локальные нормативные акты относятся к документам постоянного хранения, и в КЭДО действуют те же сроки хранения, что и для бумажных документов. Поэтому все редакции и приказы об изменениях сохраняют, а не заменяют новой версией.
Приказы и дополнительные соглашения можно оформлять в электронном виде. Работнику допсоглашение приходит на подпись в личный кабинет, в Добыто для этого используются ПЭП и УНЭП сотрудников, которые выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Чем грозит несоответствие штатного расписания и трудовых договоров
Цена расхождения определяется тем, какое нарушение за ним стоит. Штрафы по статье 5.27 КоАП на дату публикации:
| Нарушение | Должностное лицо | ИП | Юридическое лицо |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства, ч. 1 ст. 5.27 КоАП | предупреждение или 1 000-5 000 руб. | 1 000-5 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
| Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, ч. 4 ст. 5.27 КоАП | 10 000-20 000 руб. | 5 000-10 000 руб. | 50 000-100 000 руб. |
Для организации верхняя граница штрафа по части 4 вдвое выше, чем по части 1: 100 000 руб. против 50 000 руб. Должность в договоре, не совпадающая со штатным расписанием, и неоформленное совмещение касаются содержания трудового договора, поэтому проверку начинают с них.
Штраф — не единственная статья расходов. Сокращение, проведённое при неверном штатном расписании, работник может оспорить: если в документе числились вакансии, которые не предложили по статье 180 ТК РФ, у работодателя нет доказательства соблюдённой процедуры. Совмещение без приказа и согласия оставляет открытым вопрос о доплате за период фактического выполнения работы, поскольку статья 151 ТК РФ связывает доплату с объёмом дополнительной работы.
Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП и в КЭДО
Как 1С:ЗУП показывает расхождение плана и фактической расстановки
Документация 1С:ЗУП 3.1 описывает штатное расписание с историей изменений и отчётами. В программе можно сопоставлять фактическую штатную расстановку с плановой и учитывать дробные штатные единицы. Для сверки это означает, что шаги 2 и 4 проверки выполняются отчётом, а не ручным реестром.
Ограничение у такой сверки одно: 1С сравнивает свои же данные. Если кадровый приказ проведён в программе с одной должностью, а трудовой договор на бумаге подписан с другой, отчёт расхождения не покажет. Наименования в договорах и допсоглашениях сверяют с документами, которые подписал работник.
Штатное расписание в электронном виде
Статья 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде. Для документов работодателя, кроме специально перечисленных, статья 22.3 ТК РФ допускает усиленную электронную подпись работодателя. Подпись работника на штатном расписании не требуется, а в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 Роструд указал, что знакомить работника со штатным расписанием при приёме не обязательно.
Расхождения между учётной системой и подписанными документами убирает интеграция: документ формируется в 1С, уходит на подпись в систему КЭДО и возвращается со статусом. В Добыто интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически.
Лайфхак: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически и сверку проводят по одному источнику данных.
Стоимость электронного оформления кадровых документов в КЭДО Добыто
Стоимость зависит от численности, которую подключают к КЭДО, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | на всех тарифах |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для компании до 25 человек, которой нужно подписывать допсоглашения и приказы после сверки штатного расписания, хватает ПЭП и УНЭП; интеграция с 1С и электронный архив появляются с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для сотрудников выпускают партнёрские удостоверяющие центры.
Выводы
Проверка штатного расписания сводится к сопоставлению трёх слоёв: утверждённых позиций, подписанных трудовых договоров и фактической загрузки по табелю. Расхождения в наименованиях должностей и неоформленные совмещения относятся к содержанию трудового договора и закрываются первыми, вакансии и доли ставок приводят в порядок до любых организационных изменений. Каждое изменение идёт парой документов: приказ меняет штатное расписание, допсоглашение или уведомление меняет условия договора работника.
В Добыто эта связка работает в одном контуре: штатные данные остаются в 1С, а приказы, допсоглашения и приказы о совмещении подписываются в КЭДО и сохраняются в электронном архиве с теми же сроками хранения, что и бумажные.
Частые вопросы о штатном расписании
Нужно ли переименовывать должности после введения ОК 016-2025?
С 1 января 2026 года действует Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Появление нового классификатора само по себе не обязывает переименовывать позиции в штатном расписании. Строгое соответствие наименования квалификационным справочникам или профстандартам по статье 57 ТК РФ требуется для должностей, с которыми закон связывает льготы, компенсации или ограничения.
Как указывать стажёра в штатном расписании и трудовом договоре с 2027 года?
С 1 марта 2027 года по Федеральному закону от 26.07.2026 № 246-ФЗ при срочном трудовом договоре о стажировке в сфере труда в наименовании должности, профессии или специальности указывается, что работник является стажёром. Если такие договоры планируются, наименования в штатном расписании и в договоре готовят к этой дате одновременно, чтобы не создать нового расхождения между ними.
Какой минимальный оклад можно поставить на 0,5 ставки в 2026 году?
С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Конституционный Суд РФ в постановлении от 05.03.2025 № 10-П указал, что при неполном рабочем времени месячная зарплата не может быть ниже МРОТ, рассчитанного пропорционально установленному и отработанному времени. При половине нормы и полностью отработанном месяце это не менее 13 546,50 рубля.
За сколько уведомлять службу занятости о сокращении штатных единиц?
Порядок установлен частью 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ о занятости населения. Организация сообщает о сокращении не позднее чем за 2 месяца до его начала, ИП — не позднее чем за 2 недели. Если решение может повлечь массовое увольнение, срок увеличивается: не позднее чем за 3 месяца.
Чем совмещение отличается от расширения зон обслуживания для штатного расписания?
По статье 60.2 ТК РФ совмещение — дополнительная работа по другой профессии или должности, расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — дополнительная работа по такой же профессии или должности. Оба варианта выполняются в пределах рабочего дня, требуют письменного согласия работника с указанием срока, содержания и объёма работы и оплачиваются доплатой по статье 151 ТК РФ.
Нужно ли знакомить работника со штатным расписанием под подпись?
Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал, что знакомить работника со штатным расписанием при приёме на работу не обязательно. Подпись работника на штатном расписании не ставится: документ утверждает работодатель приказом, а в электронном виде по статье 22.3 ТК РФ его подписывают усиленной электронной подписью работодателя.
