Какие документы нужны чтобы утвердить и изменить штатное расписание

Штатное расписание утверждают приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя, а сам документ оформляют по форме Т-3 или по собственной форме с теми же реквизитами. Для изменения нужен приказ о внесении изменений либо утверждение новой редакции. Если при этом меняются условия трудового договора работника, пакет дополняют дополнительным соглашением или уведомлением по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца. Состав пакета зависит от вида изменения: при вводе новой должности или ставки достаточно одного приказа, а при смене оклада, переименовании должности или сокращении пакет дополняют уведомлениями работникам, профсоюзу и службе занятости, у каждого свой срок.

Ниже собран пакет документов под каждый вид изменения: переименование должности, в том числе под классификатор ОК 016-2025, пересмотр окладов, сокращение, совмещение. Покажем, когда приказ об изменении штатного расписания не нужен вовсе, какие документы можно подписать электронной подписью, а какие остаются на бумаге, и как изменения проводятся в 1С:ЗУП. Образцы Т-3, дополнительного соглашения и уведомления идут сразу после первого раздела. Сроки хранения, штрафы, стоимость электронного оформления и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Какие документы нужны для утверждения штатного расписания

Первичное утверждение требует двух документов: самого штатного расписания и приказа (распоряжения) руководителя, которым его утверждают. В шапке формы Т-3 есть реквизиты «Утверждено приказом организации от … №» и штатная численность в единицах, поэтому приказ и расписание всегда связаны номером и датой. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы необязательны, и организация вправе утвердить свою форму, если в ней сохранены структурные подразделения, должности, количество штатных единиц и оплата.

Штатное расписание связывает несколько кадровых документов. Статьи 15 и 57 ТК РФ определяют трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому должность в трудовом договоре и приказе о приёме должна дословно совпадать с позицией в расписании. Роструд в ответе на портале «Онлайнинспекция» прямо называет трудовой договор с должностью, которой нет в штатном расписании, неправомерным. Те же наименования уходят в табель, расчётные документы и в сведения ЕФС-1.

Пакет для первичного утверждения выглядит так:

• штатное расписание по форме Т-3 или по форме, закреплённой в организации;
• приказ об утверждении штатного расписания с датой введения в действие;
• при наличии обособленных подразделений — их позиции в том же расписании, отдельного документа закон не требует.

Со штатным расписанием работников знакомить не обязательно. Роструд не относит его к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, поэтому листа ознакомления в пакете нет, если такую обязанность не закрепили коллективный договор или локальный акт. По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копию расписания или выписку из него в части, касающейся этого работника, не позднее 3 рабочих дней.

Нужно ли штатное расписание ИП и микропредприятию

Индивидуальному предпринимателю без работников штатное расписание не нужно: трудовых договоров, на которые оно могло бы ссылаться, нет. С первого работника логика статьи 57 ТК РФ действует и для ИП: должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием, а подписывает приказ сам предприниматель. Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовые договоры. На штатное расписание это право не распространяется: Роструд в разъяснении для микропредприятий указывает, что утверждать его они обязаны.

Проверьте у себя три вещи: есть ли приказ с номером и датой, на который ссылается шапка расписания; совпадают ли наименования должностей в расписании и в действующих трудовых договорах; нет ли работников, принятых на должности, которых в расписании нет.

Образцы штатного расписания и документов для его изменения

Комплект начинается с формы Т-3: заполните её первой, остальные документы ссылаются на её позиции и даты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Данные штатного расписания: что заполнять и как называть должности

Форма Т-3 содержит десять граф: наименование структурного подразделения и его код, должность (специальность, профессия) с разрядом или классом квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка (оклад), три графы надбавок, итоговый месячный фонд и примечание. Штатная единица может быть дробной: 0,5 или 0,25 ставки показывают неполное рабочее время по должности. Вакантные ставки в расписании остаются, и именно их работодатель обязан предлагать при сокращении.

Наименование должности подчиняется статье 57 ТК РФ. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её название должно совпадать с квалификационным справочником или профессиональным стандартом дословно, без сокращений и собственных вариантов. Во всех остальных случаях работодатель называет должность сам, но то же наименование переходит в трудовой договор, приказ о приёме и сведения о трудовой деятельности.

Классификатор связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 указывается код трудовой функции. Поэтому переименование должности под новый классификатор затрагивает три уровня сразу: штатное расписание, трудовые договоры и отчётность в Социальный фонд России. До подготовки приказа выгрузите список должностей с кодами и сверьте его с ОК 016-2025: так вы получите перечень позиций, по которым понадобятся дополнительные соглашения.

Пакет документов под каждый вид изменения штатного расписания

Изменение штатного расписания оформляют приказом о внесении изменений, если правок немного, или приказом об утверждении новой редакции, если меняется большая часть позиций. Закон не ограничивает, сколько раз в год можно вносить изменения. Разница в составе пакета появляется тогда, когда правка задевает условия трудового договора конкретного работника: оклад, наименование должности, структурное подразделение, указанное в договоре, или существование самой ставки.

Таблица показывает, какие документы добавляются к приказу в каждом сценарии и какие сроки при этом действуют.

Рост оклада оформляется быстрее всего, хотя тоже требует подписи каждого работника. Любое ухудшение условий без согласия работника запускает двухмесячный срок, и приказ об изменении расписания вводят в действие не раньше его окончания.

Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид изменения по таблице выше и выпишите должности и работников, которых оно касается.
2. Шаг 2. Если меняются условия трудовых договоров по инициативе работодателя, вручите уведомления под подпись не позднее чем за 2 месяца до даты изменения и зафиксируйте дату вручения.
3. Шаг 3. Подготовьте приказ о внесении изменений в штатное расписание: основание, перечень изменяемых позиций, дату введения в действие.
4. Шаг 4. Внесите правки в само расписание или утвердите его новую редакцию, сохранив в шапке ссылку на номер и дату приказа.
5. Шаг 5. Подпишите с работниками дополнительные соглашения; при переводе в другое подразделение или на другую должность издайте приказ о переводе.
6. Шаг 6. Проведите изменения в кадровой программе и проверьте, не требуют ли они сведений ЕФС-1 о трудовой деятельности.

Дополнительные соглашения по такому пакету удобно подписывать электронно, но для каждой стороны действуют свои требования к подписи. Работодатель подписывает трудовой договор и соглашения к нему как организация, поэтому УНЭП с его стороны для трудового договора не подходит. Работнику для большинства кадровых документов достаточно УНЭП при наличии локального акта и соглашения об её использовании.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются основанием равнозначности, а не только степенью защиты. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Поэтому в одном дополнительном соглашении подписи сторон могут быть разных видов, и это законно. Прежде чем отправлять пакет на подпись, проверьте, что у вас есть и соглашение с работником, и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.»

Когда приказ об изменении штатного расписания не нужен

Расписание описывает структуру и оплату ставок, а не конкретных людей, поэтому часть кадровых событий его не затрагивает. Приказ об изменении не нужен при совмещении должностей, временном замещении отсутствующего работника, смене фамилии работника, приёме на вакантную ставку и переводе на уже существующую позицию. Штатная расстановка, то есть список работников по ставкам, обязательной формы не имеет и при кадровых перемещениях обновляется без приказа об изменении расписания. Если ваш случай из этого списка, пакет ограничивается документами по самому работнику.

Во что обходится ошибка в пакете документов

Отсутствие штатного расписания или несоответствие ему трудовых договоров ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юрлицу в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Дороже штрафа обходится пропущенное уведомление при сокращении: суд восстанавливает работника и взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула.

Сокращение штата: документы и сроки уведомлений

При сокращении приказ об изменении штатного расписания издают вместе с приказом о сокращении, но вводят в действие с даты, следующей за увольнением последнего сокращаемого работника. До этой даты ставки остаются в расписании, иначе работники числятся на несуществующих должностях. Сам пакет длиннее, чем при любом другом изменении:

1. приказ о сокращении численности или штата с перечнем сокращаемых позиций и датой;
2. приказ о внесении изменений в штатное расписание или новая редакция с отложенной датой введения;
3. персональные уведомления работникам под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения по статье 180 ТК РФ;
4. предложения вакантных должностей, которые работник может занимать с учётом квалификации и здоровья, в течение всего срока предупреждения;
5. уведомление выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 месяца, при массовом увольнении не позднее чем за 3 месяца по статье 82 ТК РФ;
6. сообщение в службу занятости по закону о занятости населения: организация направляет его за 2 месяца, при массовом увольнении за 3 месяца, ИП — за 2 недели;
7. протокол или справка о преимущественном праве на оставление на работе по статье 179 ТК РФ;
8. приказы об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

С письменного согласия работника трудовой договор можно расторгнуть до истечения двухмесячного срока. Тогда к пакету добавляется заявление работника, а работодатель выплачивает дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до окончания срока предупреждения. Беременных работниц сократить нельзя, это запрет статьи 261 ТК РФ.

Уведомления и предложения вакансий можно вручать через КЭДО, если работник присоединился к электронному документообороту. Приказ об увольнении в этот список не входит: его электронной подписью подписать нельзя, как и акт о несчастном случае, трудовую книжку и документы об инструктажах по охране труда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: работник, получивший уведомление о сокращении, иногда подаёт заявление об увольнении раньше срока через систему КЭДО. Показателен спор, который прошёл четыре инстанции. Работодатель выиграл в районном суде и апелляции: у него было положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и это зафиксировала система работодателя. Перед тем как принимать электронное заявление о досрочном расторжении, проверьте, описан ли порядок идентификации в локальном акте и не совпадает ли дата выдачи подписи с датой заявления.

Совмещение должностей и штатное расписание

Совмещение оформляют без изменения штатного расписания: работник выполняет дополнительную работу на вакантной ставке или за отсутствующего коллегу, и ставка в расписании уже есть. По статье 60.2 ТК РФ совмещение возможно только с письменного согласия работника, в пределах установленной продолжительности рабочего дня и за дополнительную оплату по статье 151 ТК РФ. Срок, содержание и объём дополнительной работы работодатель устанавливает с тем же письменным согласием.

Пакет по совмещению состоит из двух документов:

• дополнительное соглашение или письменное согласие работника с указанием должности, объёма работы, срока и размера доплаты;
• приказ о поручении дополнительной работы.

Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Если же совмещаемую работу решено закрепить за работником постоянно, это уже изменение расписания: ставку сокращают или объединяют с другой должностью, и пакет собирается по строке «переименование» или «сокращение» из таблицы выше.

Штатное расписание в 1С:ЗУП и в КЭДО

В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание ведётся при включённой настройке кадрового учёта. Утверждение и каждое изменение проводятся отдельными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» с датой, поэтому программа хранит историю позиций, а форма Т-3 выводится печатной формой на любую дату. Приём и перевод привязываются к позиции расписания, и программа не даёт принять работника на ставку, которой нет.

Штатка в 1С служит источником данных для остальных кадровых документов. При интеграции с системой КЭДО документ формируется в 1С, уходит на подпись и возвращается со статусом подписания. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после этого документы синхронизируются автоматически.

Как подписать штатное расписание и приказы электронной подписью

Приказ об утверждении или изменении штатного расписания подписывает руководитель УКЭП либо уполномоченный работник по машиночитаемой доверенности. С работниками по такому пакету взаимодействуют только через дополнительные соглашения и уведомления, и для них у работника должна быть подпись, выпущенная по правилам вашего положения о КЭДО. В практике Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, а мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Если уведомления и соглашения по штатным изменениям станут для работников первыми документами в КЭДО, мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: так видно, способен ли каждый работник фактически подписывать документы сам.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Машиночитаемая доверенность при подписании по ней входит в комплект хранения кадрового документа, это не приложение к процессу. Если приказы по штатному расписанию у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность. Проверьте, у кого сейчас есть право подписи кадровых документов и до какой даты действуют их доверенности.»

Сколько хранить штатное расписание и приказы о его изменении

Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно по месту разработки и утверждения. Срок установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проекты расписания, справки и предложения по его изменению хранятся до минования надобности. Приказы по личному составу, в том числе о переводе и увольнении по сокращению, и трудовые договоры с дополнительными соглашениями хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа.

Для электронного архива это означает, что система должна хранить не картинку документа на экране, а полный комплект: файл документа, файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке ГИТ или в споре предъявляют именно эти файлы.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Перед переносом расписаний прошлых лет в электронный архив составьте перечень всех редакций и приказов об изменениях с датами: при постоянном сроке хранения цепочка редакций нужна целиком, без пропусков.

Стоимость электронного оформления штатного расписания и кадровых приказов

Стоимость КЭДО зависит от числа сотрудников, видов подписи, которые нужны сторонам, и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.

Для компании, которая ведёт штатное расписание в 1С и хочет подписывать приказы и дополнительные соглашения без распечатки, нужен тариф с интеграцией и УКЭП, то есть «Бизнес». Условия по вашей численности, переход между тарифами и пересчёт при повышении описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; цены указаны на дату публикации.

Выводы

Утверждение штатного расписания укладывается в два документа: саму форму и приказ руководителя, и это касается и ИП с работниками, и микропредприятий. Изменение начинается с того же приказа, а дальше пакет определяется тем, задевает ли правка условия трудового договора: при повышении оклада и переименовании нужны дополнительные соглашения, при ухудшении условий и сокращении — двухмесячные уведомления, при совмещении расписание не трогают вовсе. Переход на ОК 016-2025 стоит отработать одним пакетом, сверив наименования, коды и сведения ЕФС-1.

Добыто ведёт этот пакет в электронном виде: изменения штатного расписания приходят из 1С:ЗУП, уведомления и дополнительные соглашения уходят работникам на подпись, а подписанные комплекты остаются в архиве вместе с файлами подписи на весь срок хранения.

Частые вопросы о штатном расписании

Чьи подписи нужны на штатном расписании и обязательна ли печать?

В форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждается расписание приказом руководителя организации. Реквизита печати в форме Т-3 нет, поэтому ставить её не обязательно. Если организация применяет собственную форму, состав подписей определяет она сама, но ссылка на номер и дату приказа об утверждении должна остаться.

Может ли дата введения штатного расписания отличаться от даты приказа?

Да. В приказе указывают отдельную дату введения в действие, и она может быть позже даты подписания. При сокращении это обязательное условие: приказ издают не позднее чем за 2 месяца, а изменения вводят с даты, следующей за увольнением. Утверждать расписание задним числом нельзя: должности в трудовых договорах, заключённых раньше, должны соответствовать расписанию, действовавшему на дату их заключения.

Нужно ли менять штатное расписание при индексации зарплаты?

Если индексация по статье 134 ТК РФ повышает оклады, меняются суммы в графе тарифной ставки, поэтому издают приказ о внесении изменений в расписание и заключают с работниками дополнительные соглашения о новом окладе. Если индексацию платят отдельной выплатой, а оклад остаётся прежним, достаточно приказа об индексации, расписание не меняется.

Чем внешний совместитель в штатном расписании отличается от совмещения?

Внешний совместитель заключает отдельный трудовой договор и занимает свою ставку в расписании, часто дробную: 0,5 или 0,25 штатной единицы. При совмещении по статье 60.2 ТК РФ работник остаётся на своей должности, а дополнительную работу выполняет в пределах того же рабочего дня за доплату, отдельная ставка под него не вводится.

Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом?

Нет, если коллективный договор не требует иного. Учёт мнения выборного органа по статье 372 ТК РФ обязателен для локальных нормативных актов, а штатное расписание к ним не относится. При сокращении профсоюз уведомляют по статье 82 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца, при массовом увольнении не позднее чем за 3 месяца, и это отдельный документ пакета.

Сколько хранить проект штатного расписания и служебные записки о его изменении?

Проекты расписания, справки, предложения и заключения по его разработке и изменению хранятся до минования надобности по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Постоянный срок относится только к утверждённому расписанию и изменениям к нему, поэтому проекты можно не переводить в постоянный архив.