Выписка из штатного расписания — это заверенная часть штатного расписания с данными по одной должности или подразделению: наименование организации, подразделение, должность, число штатных единиц, оклад, надбавки и реквизиты приказа, которым расписание утверждено. Работнику её выдают по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней и бесплатно по части 1 статьи 62 ТК РФ, а копию всего расписания работодатель ему выдавать не обязан. Заверяют выписку по ГОСТ Р 7.0.97-2016: слово «Верно», должность, подпись, расшифровка подписи, дата. Работнику выписка ограничивается строкой его должности, а суду в споре о сокращении готовят выписку или копию из редакции расписания, действовавшей на спорную дату.
Покажем реквизиты выписки на образце формы Т-3, порядок подготовки по шагам и ошибки, из-за которых документ не принимают: устаревшая редакция, лишние сведения о других работниках, незаверенная распечатка электронного файла. Отдельно разберём штатное расписание у ИП, совмещение должностей, формирование Т-3 в 1С:ЗУП и выдачу выписки электронным документом через КЭДО. Образец формы Т-3 для скачивания — в конце первого раздела, стоимость электронного документооборота и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто запрашивает выписку из штатного расписания и в каком объёме
Состав выписки определяет адресат. Работник получает данные только о своей должности, внешний получатель — столько, сколько указано в его запросе, но без сведений, которые к делу не относятся. Одна и та же строка штатного расписания может понадобиться в разных редакциях: на дату приёма, на дату перевода, на дату уведомления о сокращении.
| Кто запрашивает | Для чего | Что включить | Основание и срок |
|---|---|---|---|
| Работник | Подтвердить должность, оклад и надбавки по штатному расписанию, подготовиться к спору об оплате или переводе | Строка своей должности | Часть 1 статьи 62 ТК РФ: письменное заявление, не позднее 3 рабочих дней, безвозмездно |
| Суд | Спор о сокращении, переводе, оплате труда | Строки спорных должностей из редакции на спорную дату; суд вправе истребовать подлинник | Запрос или определение суда, срок указывает суд |
| ГИТ | Проверка по жалобе работника или плановая проверка | Штатное расписание и приказы о его изменении в объёме требования | Требование инспектора, срок указан в требовании |
| Банк | Подтвердить должность и доход заёмщика | Строка должности работника | Заявление работника по статье 62 ТК РФ, выписку он передаёт банку сам |
| Заказчик по закупке, СРО | Подтвердить наличие специалистов нужной квалификации | Строки должностей по требуемым специальностям | Документация закупки или требования СРО |
| Руководитель подразделения, бухгалтерия | Подбор, планирование фонда оплаты труда | Строки своего подразделения | Порядок доступа, установленный ЛНА компании |
Внешние адресаты, кроме суда и ГИТ, обращаются не к работодателю, а к работнику: банк или заказчик по закупке получают выписку через того, о ком она выдана, либо от самой организации, если она участник закупки. Суд и инспектор запрашивают документы напрямую, и объём задают они.
Почему работнику выдают выписку, а не всё штатное расписание
Роструд разъясняет вопрос однозначно: копию штатного расписания целиком работодатель работнику выдавать не обязан, а в выписке, которая касается только его должности, отказать не вправе. Ответ на этот вопрос опубликован на портале «Онлайнинспекция.РФ» в разъяснении о выдаче штатного расписания работнику, там же приведён текст части 1 статьи 62 ТК РФ. Штатное расписание при этом не относится к локальным нормативным актам, с которыми работника знакомят под подпись, если такая обязанность не записана в коллективном договоре или ЛНА.
Полная копия раскрывает оклады и надбавки по всем должностям, в том числе по тем, где штатная единица одна и по строке сразу понятно, о чьей зарплате речь. Поэтому заявление «выдать штатное расписание» кадровая служба закрывает выпиской по должности заявителя, а в сопроводительном письме указывает статью 62 ТК РФ как основание для такого объёма.
Полезно знать: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения по перечню Росархива, и в КЭДО действуют те же сроки. Выписку о должности за любой прошлый год можно подготовить, если архив ведётся по номенклатуре дел.
Проверить себя до ответа на заявление просто: в выписке остаётся одна строка, в которой нет данных о других работниках, а срок в 3 рабочих дня отсчитывается со дня регистрации заявления.
Образец штатного расписания для подготовки выписки
Выписку удобнее всего собирать из той же формы, по которой ведётся расписание, поэтому начните с файла Т-3, а приказы по КЭДО понадобятся, если выписку планируется выдавать электронным документом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (редактируемый файл .xlsx) | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Образец выписки из штатного расписания: реквизиты и заверение
Если штатное расписание ведётся по форме Т-3, выписка повторяет её шапку и одну или несколько строк таблицы. Отдельной утверждённой формы выписки нет, поэтому получатель оценивает документ по двум признакам: из выписки видно, из какого расписания и какой редакции она сделана, и она заверена лицом с правом заверения копий.
Шапка выписки: откуда взята строка
В верхней части выписки переносят реквизиты исходного документа без изменений:
- полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, код по ОКПО;
- заголовок «Выписка из штатного расписания» с собственным номером и датой выдачи;
- номер и дата составления штатного расписания;
- реквизиты приказа об утверждении, а если строка менялась — и приказа об изменении, от которого действует текущая редакция;
- период, на который утверждено расписание.
Итоговую строку «Штат в количестве … единиц с месячным фондом оплаты … руб.» работнику переносить не нужно: она касается всей организации. Внешнему получателю, например заказчику по закупке, её оставляют, если он прямо просит подтвердить общую численность.
Табличная часть: какие графы переносить
Графы берутся из формы Т-3 в том же порядке. Ниже структура выписки по одной должности: в пустые ячейки переносятся данные из утверждённого расписания.
| Графа формы Т-3 | Что указать в выписке |
|---|---|
| Структурное подразделение: наименование и код | Подразделение, к которому относится должность, код по расписанию |
| Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Наименование должности буква в букву, как в расписании и трудовом договоре |
| Количество штатных единиц | Число единиц по этой строке, включая дробные (0,5; 0,25) |
| Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. | Оклад или ставка по строке; если в расписании указана вилка, переносится вилка |
| Надбавки, руб. | Надбавки, закреплённые за должностью в расписании; персональные доплаты по приказам сюда не попадают |
| Всего, руб. | Сумма оклада и надбавок по строке |
| Примечание | Отметки из расписания, например о районном коэффициенте или неполной ставке |
Выписка подтверждает параметры штатной единицы, а не фактический заработок. Если работнику нужно подтвердить начисленную зарплату, к выписке прикладывают справку о заработной плате: её выдают по той же статье 62 ТК РФ.
Отметка о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Выписку заверяют так же, как копию документа. Отметка ставится под текстом и включает слово «Верно», должность заверившего, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Для представления в другую организацию отметку дополняют записью о месте хранения подлинника, например «Подлинник находится в отделе кадров в деле № … за … год», и заверяют печатью, если она у организации есть. Заверяет руководитель или работник, которому право заверять копии предоставлено приказом или доверенностью.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом, и эту разницу путают постоянно. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо сама организация ставит отметку о верности копии. Если штатное расписание у вас хранится в системе, а выписку вы печатаете, проверьте, что на бумаге есть полная отметка о заверении.»
Как подготовить выписку из штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление или запрос и зафиксируйте дату поступления. Работнику выписка выдаётся не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, срок для суда или ГИТ указан в запросе.
- Шаг 2. Определите дату, на которую нужны сведения. Если в заявлении дата не указана, выписку делают из действующей редакции, если указана — поднимите приказы об изменении расписания и возьмите редакцию, действовавшую на эту дату.
- Шаг 3. Перенесите шапку: наименование организации, код по ОКПО, номер и дату расписания, реквизиты приказа об утверждении и последнего приказа об изменении, период действия.
- Шаг 4. Перенесите строку нужной должности со всеми графами формы Т-3. Строки других должностей, ФИО работников и итоговый фонд оплаты труда в выписку для работника не включайте.
- Шаг 5. Озаглавьте документ «Выписка из штатного расписания», присвойте исходящий номер и дату выдачи, укажите исполнителя.
- Шаг 6. Заверьте выписку: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата, для внешнего адресата — место хранения подлинника и печать при её наличии.
- Шаг 7. Выдайте выписку под подпись работника с датой получения или направьте электронным документом, если в организации действует КЭДО и работник к нему присоединился.
Готовую выписку сверьте с трудовым договором: наименование должности и подразделения должны совпадать дословно, иначе получатель запросит пояснения.
Штатное расписание, из которого делают выписку: форма Т-3, ИП и изменения
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года, после вступления в силу 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», унифицированные формы по учёту труда обязательными не являются: организация вправе утвердить собственную форму штатного расписания. На практике большинство работодателей оставляет Т-3, потому что её графы понимают и суды, и инспекторы, и 1С формирует её как стандартную печатную форму.
Статья 15 и статья 57 ТК РФ связывают трудовую функцию с должностью «в соответствии со штатным расписанием». Поэтому наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме и выписке должно быть одним и тем же, иначе выписка не подтверждает то, ради чего её просили.
Штатное расписание у ИП и микропредприятий
Индивидуальный предприниматель без работников штатное расписание не составляет. ИП-работодатель заключает трудовые договоры на тех же условиях статьи 57 ТК РФ, поэтому расписание ему нужно по той же логике, что и организации, а выписку по заявлению работника он выдаёт в тот же срок 3 рабочих дня. Статья 309.2 ТК РФ позволяет микропредприятию отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в типовой трудовой договор, но штатного расписания это не касается: Роструд в ответе на портале «Онлайнинспекция.РФ» о штатном расписании микропредприятия указывает, что утверждать его обязаны и микропредприятия.
У ИП в шапке выписки вместо наименования организации пишут ФИО предпринимателя и ОГРНИП, а заверяет выписку сам предприниматель или работник, которому он выдал доверенность.
Изменение штатного расписания: из какой редакции делать выписку
Изменения вносят приказом руководителя: вводят или исключают штатные единицы, меняют наименования должностей, оклады, надбавки. Каждый такой приказ создаёт новую редакцию строки, и выписка должна ссылаться на тот приказ, от которого действует переносимая строка. Если изменение затрагивает условия трудового договора конкретного работника, приказа недостаточно: нужно дополнительное соглашение, а при изменении по инициативе работодателя — уведомление не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
Для спора о сокращении выписку делают из редакции, действовавшей на дату уведомления работника, и отдельно — из редакции после исключения должности. Выписка только из текущего расписания, где должности уже нет, не показывает суду, что именно сократили.
Совмещение должностей и совместительство в выписке
При совмещении по статье 60.2 ТК РФ работник с письменного согласия выполняет дополнительную работу по другой должности в течение рабочего дня за доплату по статье 151 ТК РФ. Отдельной строки в штатном расписании у совмещения нет: работник выполняет обязанности по вакантной единице или за отсутствующего работника. Выписка по совмещаемой должности покажет оклад этой единицы, но не размер доплаты: доплата устанавливается соглашением сторон, и подтверждает её копия приказа или дополнительного соглашения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором по статье 60.1 ТК РФ и занимает штатную единицу или её часть, например 0,5 ставки. По такой должности выписка делается как по обычной строке, с указанием дробного количества единиц.
Выписка при сокращении и в суде: что проверяют и где ошибаются
В споре о сокращении суд сопоставляет штатное расписание до и после исключения должности и проверяет, какие вакансии работодатель должен был предложить по части 3 статьи 81 ТК РФ. Работнику, который готовит иск, нужны выписки из двух редакций и копия приказа об изменении расписания. Все три документа он вправе запросить по статье 62 ТК РФ, и отказать в них со ссылкой на спор работодатель не может.
Электронный документ признаётся письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ, так что выписка, подписанная электронной подписью, в суде допустима. Но часть 8 статьи 75 АПК РФ оставляет суду право потребовать подлинник, если копия подана в электронном виде.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Подлинник истребуют в двух случаях: когда его прямо запросил суд и когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива штатных расписаний, посмотрите, какие редакции существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Типичные ошибки и во что они обходятся
- Выдали копию всего расписания вместо выписки. Так делают, чтобы не тратить время на отбор строк. В результате работник получает оклады и надбавки по всем должностям, включая единичные, где строка указывает на конкретного человека.
- Сделали выписку из текущей редакции для спора о прошлом периоде. Выписка формально верна, но не подтверждает условия на спорную дату. Её придётся переделывать, а в суде она работает против того, кто её представил.
- Нарушили срок в 3 рабочих дня или отказали. Это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для организации. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит должностному лицу и ИП от 10 000 до 20 000 руб., организации — от 50 000 до 70 000 руб.
- Выдали скан или распечатку без отметки о заверении. Статья 62 ТК РФ требует заверять копии надлежащим образом, незаверенный лист получатель вправе не принять, и работник обращается повторно.
- Наименование должности в выписке не совпадает с трудовым договором. Расхождение появляется после переименования должности приказом без дополнительного соглашения. Банк или заказчик по закупке запросят пояснения, а в споре суд будет выяснять, на какой должности фактически работал человек.
Что об этом думает ГИТ: в разъяснениях Роструда отказ выдать полное штатное расписание работнику нарушением не считается, а отказ выдать выписку по его должности нарушает часть 1 статьи 62 ТК РФ. Работник вправе подать жалобу через портал «Онлайнинспекция.РФ», и первым документом, который запросит инспектор, будет его заявление с датой регистрации.
Штатное расписание в 1С:ЗУП и электронная выписка через КЭДО
Выписка, подписанная УКЭП работодателя и выданная через КЭДО, заменяет бумажную, если работник присоединён к электронному документообороту и получатель принимает электронные документы. Данные для неё проще всего брать из учётной системы, где ведётся штатное расписание.
Штатное расписание в 1С 8.3: формирование Т-3 и выписки
В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся, если это включено в настройках кадрового учёта. Утверждение и изменения оформляются отдельными документами, а приём и перевод работника проводятся на позицию штатного расписания, поэтому должность в кадровых приказах и в расписании совпадает автоматически. Печатная форма Т-3 формируется на выбранную дату: для выписки её строят с отбором по подразделению или позиции, проверяют реквизиты приказа в шапке и сохраняют в PDF.
В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Выписка, сформированная в 1С, уходит работнику на подпись без повторного ввода данных.
Электронная выписка: условия и формат
Электронный документооборот с работником возможен после того, как работодатель издал ЛНА о введении КЭДО, утвердил положение о нём, уведомил работников и получил их письменное согласие. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел на эту дату трудового стажа. Со стороны работодателя документ подписывает руководитель или уполномоченный работник УКЭП, со стороны работника используется УНЭП по соглашению об её применении.
Факт: по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н кадровый электронный документ, который не дублируется на бумаге, оформляется в формате PDF/A. Выписка, сохранённая в Word или Excel, этому требованию не отвечает и её придётся выдавать на бумаге.
Электронная выписка и скан бумажной выписки подчиняются разным правилам. Скан с собственноручной подписью — электронный образ бумажного документа, а файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к подписи у них разные.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом вопросе о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки выписки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Важный нюанс из практики: работник оспаривал увольнение и утверждал, что уведомлять его в электронном виде было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами электронно. Перед отправкой выписки через систему проверьте, что у работника подписаны оба документа.
Если вы работодатель и выписки, справки и копии приказов у вас запрашивают еженедельно, всю цепочку от заявления до выдачи можно перевести в КЭДО. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП для руководителя оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: суд оценивает, мог ли человек фактически пользоваться системой, а не только его подпись в журнале ознакомления.
Внимание: штамп электронной подписи на PDF — только визуализация, его можно скопировать в любой файл. Подлинность выписки проверяют программой по файлу подписи, а контролирующему органу передают архив: PDF, файлы подписей, приказ о введении КЭДО, положение и согласие работника.
Когда электронная выписка не подходит
- Работник не присоединён к КЭДО и не относится к тем, кто принят после 31.12.2021 без стажа: выписка выдаётся только на бумаге.
- Адресат, например банк или консульство, прямо требует бумажный документ с синей печатью и подписью: электронный файл он не примет, сколько бы подписей на нём ни стояло.
- Суд истребовал подлинник: для электронной выписки подлинником будет файл с подписью, а распечатку придётся заверить отметкой о верности копии.
- Выписка нужна из редакции расписания, которая существует только на бумаге: её сканирование создаёт электронный образ, а не электронный документ, и заверение копии остаётся обязательным.
Перед первой электронной выдачей сверьте три вещи: работник присоединён к КЭДО, файл выписки сохранён в PDF/A, подпись работодателя — УКЭП действующего сертификата.
Стоимость КЭДО для выдачи выписок и кадровых документов
Стоимость электронного документооборота зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании до 25 человек, которой нужны только подписи работников, достаточно тарифа «Старт». Если штатное расписание ведётся в 1С и выписки должны уходить работникам с подписью УКЭП и храниться в архиве, нужен тариф «Бизнес». Условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, перейти на другой тариф можно в любой момент, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работнику выписка из штатного расписания положена по его письменному заявлению в течение 3 рабочих дней и бесплатно, но только в части его должности: полное расписание раскрывает оклады других людей, и выдавать его работодатель не обязан. Ценность выписки определяют два реквизита — ссылка на ту редакцию расписания, которая действовала на нужную дату, и надлежащее заверение. В споре о сокращении нужны выписки из редакций до и после исключения должности вместе с приказом об изменении.
Добыто работает с кадровыми документами по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, 63-ФЗ и 152-ФЗ: выписки, справки и копии приказов формируются в 1С:ЗУП, подписываются в системе и хранятся в электронном архиве, а мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию.
Частые вопросы о выписке из штатного расписания
Нужна ли печать на выписке из штатного расписания?
С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать, а ИП печать не нужна вовсе. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 печать ставят на отметку о заверении копии, которая выдаётся для представления в другую организацию, если печать у работодателя есть. Если печати нет, выписку заверяет подписью уполномоченное лицо с указанием должности, расшифровки подписи и даты, и это надлежащее заверение.
Сколько действует выписка из штатного расписания?
Срок действия выписки законом не установлен. Сведения в ней верны, пока не изменилась редакция расписания по этой строке: после приказа об изменении оклада или наименования должности старая выписка подтверждает только прежние условия. Банк или заказчик по закупке вправе установить собственное требование к дате выдачи документа, поэтому срок уточняют у адресата.
Чем выписка отличается от справки с места работы?
Справка подтверждает факты о конкретном человеке: что он работает, с какой даты, на какой должности, сколько получает. Выписка подтверждает параметры штатной единицы: подразделение, количество ставок, оклад и надбавки по расписанию. Фактический заработок из выписки не виден, для него нужна справка о заработной плате, которую выдают по той же статье 62 ТК РФ и в тот же срок.
Можно ли указать в выписке ФИО работника?
В форме Т-3 графы для ФИО нет, фамилии работников по позициям содержит штатная расстановка. Если выписку получает сам работник, его ФИО можно указать в сопроводительной части. Передавать сведения о работнике третьей стороне без его письменного согласия статья 88 ТК РФ запрещает, кроме случаев, прямо установленных законом, поэтому по запросу стороннего адресата выписку с ФИО выдают только при наличии такого согласия.
Как подать заявление на выписку, чтобы срок было с чего считать?
Заявление составляют в двух экземплярах, на втором работник просит поставить отметку о принятии с датой и подписью принявшего. Если лично передать нельзя, заявление направляют ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении: 3 рабочих дня отсчитывают со дня получения. При действующем КЭДО дату подачи электронного заявления фиксирует система.
Кто может заверить выписку, если руководителя нет на месте?
Любой работник, которому право заверять копии документов предоставлено приказом или доверенностью, обычно специалист по кадрам или начальник отдела кадров. Для электронной выписки работник подписывает её своей УКЭП от имени организации на основании машиночитаемой доверенности, зарегистрированной в установленном порядке. Без такого приказа или доверенности отметка о заверении не считается надлежащей.
