ЗУП и изменение штатного расписания как провести документ правильно

ЗУП и изменение штатного расписания связаны через документ «Изменение штатного расписания»: в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1) он добавляет, меняет и закрывает позиции с указанной даты, а новые оклады сотрудникам переносит отдельный документ «Изменение плановых начислений», который создаётся по кнопке «Изменить начисления сотрудников». Проводят его после приказа руководителя и до кадровых документов по сотрудникам. Если в настройках снят флажок «Ведётся история изменений штатного расписания», такого документа в программе нет: правки вносятся прямо в справочник «Штатное расписание», и прошлые версии штатки не сохраняются. Повышение оклада оформляется допсоглашением по статье 72 ТК РФ, а снижение или новая система оплаты по организационным причинам требуют письменного уведомления работника не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.

Покажем, какой документ ЗУП выбрать под конкретную правку, как проиндексировать оклады через коэффициент, почему должность нельзя просто переименовать в справочнике и как оформить совмещение, не трогая штатку. Отдельно разберём ИП и микропредприятия, которые вправе отказаться от штатного расписания. Пошаговая инструкция, ошибки проведения, подписание приказов и допсоглашений в КЭДО, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой документ ЗУП выбрать: изменение штатного расписания, утверждение или справочник

Набор инструментов зависит от двух флажков в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Первый, «Ведётся штатное расписание», включает сам функционал: без него программа работает только со справочником «Должности», и кадровые документы ни к каким позициям не привязаны. Второй, «Ведётся история изменений штатного расписания», определяет, через что вносятся правки.

• История не ведётся. Позиции редактируются прямо в справочнике «Кадры» → «Штатное расписание»: новая позиция отмечается флажком «Позиция утверждена» с датой, закрытая — флажком «Закрыта и больше не используется» с датой закрытия, оклад меняется на вкладке «Оплата труда» карточки позиции. Хранится только последний вариант штатки.
• История ведётся. Справочник закрыт для прямой правки, изменения проходят документами. «Утверждение штатного расписания» используют для первичного ввода или полной перестройки: добавленные позиции программа подсвечивает зелёным, закрытые — красным. «Изменение штатного расписания» корректирует только выбранные позиции кнопками «Добавить позицию», «Изменить позицию», «Закрыть позицию». Штатку можно восстановить на любую прошлую дату и построить отчёт за период.

Для организации, которая проходит проверки ГИТ или готовится к сокращению, режим с историей удобнее: он показывает, какие позиции существовали на дату уведомления работника и какие вакансии были свободны. Проверить свой режим можно за минуту в той же настройке штатного расписания.

Сценарии изменения штата: документ в 1С и оформление по ТК РФ

Каждой правке в программе соответствует своё кадровое оформление, и именно оно определяет дату, которую ставят в документ ЗУП.

Строки с уведомлением задают дату, которую ставят в документ ЗУП: если приказ подписан 1 октября, а новое условие по статье 74 действует не раньше чем через 2 месяца, позиция в программе меняется с этой более поздней даты, а не с даты приказа.

Когда документ «Изменение штатного расписания» не нужен

Документ избыточен в трёх ситуациях. Оклад меняется одному сотруднику без изменения самой позиции, например за квалификацию: тогда хватает кадрового перевода или документа «Изменение плановых начислений». Работнику поручают дополнительную работу по совмещению: позиция второй должности остаётся в штатке как есть. История изменений в базе не ведётся: правка идёт в справочнике, отдельного документа программа не предложит. Если ни одна из ситуаций не ваша и меняются оклад, наименование, численность или подразделение позиции — нужен именно документ.

Что оформить по ТК РФ до проведения документа в 1С

Статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому наименование должности и оклад в штатке и в трудовом договоре должны совпадать. Штатное расписание — локальный документ работодателя: его утверждают и меняют приказом руководителя, а работники по трудовому договору получают изменения только через свои документы — допсоглашение, уведомление, приказ о переводе.

Порядок, при котором кадровые данные в ЗУП совпадают с бумагами, выглядит так: приказ об изменении штатного расписания, при необходимости уведомления работникам, проведение документа в программе с датой вступления изменений в силу, затем кадровые документы по сотрудникам. Если нарушить этот порядок и сначала провести перевод, программа при включённой проверке выдаст предупреждение о несоответствии штатному расписанию.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Уведомление по статье 74 ТК РФ нужно, когда условия договора меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических причин, а трудовая функция остаётся прежней. Требования к процедуре и основания ответственности по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ Роструд разбирает на портале «Онлайнинспекция.рф» в требовании о порядке изменения условий трудового договора. Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ для юридического лица составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП и должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей.

Штатное расписание ИП и микропредприятия

ИП с наёмными работниками штатное расписание ведёт по тем же правилам, но есть два отличия. Индивидуальный предприниматель как работодатель — физическое лицо предупреждает работника об изменении условий договора не менее чем за 14 календарных дней по статье 306 ТК РФ, а не за 2 месяца. ИП или организация со статусом микропредприятия (до 15 работников) вправе по статье 309.2 ТК РФ отказаться от локальных нормативных актов, включая штатное расписание, при условии что все условия труда прописаны в трудовом договоре по типовой форме. На практике документ всё равно удобно держать: Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывал, что приём на должность, которой нет в штатном расписании, недопустим, а при сокращении только штатка показывает, какие позиции исключены и какие вакансии оставались.

Штатные расписания и изменения к ним относятся к документам постоянного хранения по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это касается и электронных версий, подписанных в КЭДО.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива приказов по штатному расписанию, выпишите, какие из них существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Совмещение должностей и штатное расписание в 1С

При совмещении работник в течение своего рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой должности, и позиция этой должности в штатном расписании не меняется: её не закрывают, не делят и не создают под совместителя новую. По статье 60.2 ТК РФ нужно письменное согласие работника с указанием срока, содержания и объёма дополнительной работы, а размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны устанавливают соглашением. В ЗУП совмещение оформляется кадровым документом по сотруднику, а не документом «Изменение штатного расписания».

Совмещение часто путают с внутренним совместительством. Совместитель работает на второй позиции за пределами основного рабочего времени, и в программе на него заводится отдельный трудовой договор с привязкой к позиции штатного расписания. Если вакансию второй должности нужно закрепить за совместителем, позиция должна быть свободна на дату приёма. При совмещении такое условие не нужно: работник закрывает часть функций вакантной или временно отсутствующего сотрудника.

Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Эту дату ставят в документ ЗУП о прекращении доплаты, иначе начисление продолжится до конца срока, указанного при оформлении.

Соберите приказ о совмещении с доплатой и согласием работника

Как провести изменение штатного расписания в 1С ЗУП 8.3

Документ находится в разделе «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать». В шапке указывают организацию, месяц и дату, с которой изменения вступают в силу. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе, а для условий по статье 74 ТК РФ — наступать не раньше окончания срока уведомления.

Как изменить штатное расписание в ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» и убедитесь, что установлены флажки «Ведётся штатное расписание» и «Ведётся история изменений штатного расписания». Без второго флажка документ недоступен, правка идёт в справочнике.
2. Шаг 2. Создайте документ «Изменение штатного расписания», заполните организацию и дату изменения по приказу руководителя.
3. Шаг 3. Выберите действие в табличной части: «Добавить позицию» для новой должности, «Изменить позицию» для оклада, надбавок или численности, «Закрыть позицию» для исключаемой единицы. Для массовой правки используйте кнопку «Подобрать позиции».
4. Шаг 4. При индексации нажмите «Заполнить показатели» и задайте коэффициент через «Умножить на»: для повышения на 5% это 1,05. Проверьте, что в каждой позиции начисление указано один раз.
5. Шаг 5. Проведите документ. Если меняется оплата, нажмите «Изменить начисления сотрудников»: программа создаст документ «Изменение плановых начислений» по работникам на изменённых позициях.
6. Шаг 6. В «Изменении плановых начислений» проверьте сотрудников, суммы и дату, при повышении окладов установите флажок «Учитывать как индексацию заработка», если повышение затрагивает всю организацию или подразделение, и проведите документ.
7. Шаг 7. Сформируйте итоговую штатку: «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)» из справочника или отчёт в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», и сверьте её с приказом.

Порядок шагов 5 и 6 исключает расхождение, при котором позиция уже с новым окладом, а работник на ней получает старый. Документ «Изменение штатного расписания» сам начисления сотрудникам не меняет: без второго документа расчёт зарплаты пойдёт по прежним суммам.

Изменение оклада: через штатное расписание, кадровый перевод или плановые начисления

В ЗУП оклад меняют тремя документами, и выбор зависит от того, что меняется — позиция или конкретный работник.

• «Изменение штатного расписания» — оклад меняется у позиции целиком, для всех, кто её занимает. Нужен при индексации, пересмотре системы оплаты, изменении тарифной сетки.
• «Кадровый перевод» — меняются должность, подразделение, график или оплата конкретного сотрудника. Подходит, когда оклад повышают одному человеку в пределах вилки позиции или переводят его на другую позицию.
• «Изменение плановых начислений» — меняется оплата нескольким сотрудникам без изменения позиций. Этот же документ создаётся автоматически из изменения штатки.

Если оклад работнику изменили переводом, а позиция в штатке осталась со старым окладом, при включённой проверке программа выдаст предупреждение о несоответствии штатному расписанию. Проверка не блокирующая, документ можно провести, но расхождение попадёт в печатную форму Т-3 и будет видно проверяющему.

Переименование должности и перенос в другое подразделение

Наименование в действующих элементах справочников «Должности» и «Подразделения» при ведении истории не меняют: новое название задним числом попадёт во все прошлые приказы и отчёты, включая уже выданные работникам документы. Правильный порядок в ЗУП такой: документом «Изменение штатного расписания» закрыть старую позицию и добавить новую с новым наименованием на одну дату, затем оформить кадровый перевод сотрудников на новую позицию, при нескольких работниках — кадровым переводом списком. Исключение из практики внедрения: если позиция одна и её занимает один сотрудник, должность иногда переименовывают прямо в справочнике, но прошлые печатные формы после этого покажут новое наименование.

Сокращение позиции в ЗУП

Позицию, по которой идёт сокращение, закрывают датой после увольнения последнего работника на ней. Если закрыть раньше, увольнение будет проведено с позиции, которой по данным программы уже не существует. В период 2-месячного срока предупреждения по статье 180 ТК РФ работнику предлагают вакантные должности, и штатка с историей изменений показывает, какие вакансии были свободны на каждую дату.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в спорах о документах, — в каком режиме они созданы. Распечатанное из ЗУП штатное расписание с подписью руководителя, которое потом отсканировали, — это электронный образ, а файл, подписанный криптографически, — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём изображение собственноручной подписи, перед вами образ.»

В практике Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически: приказ об изменении штатного расписания и допсоглашения по итогам проведения уходят на подпись без повторного ввода данных.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для изменения штатного расписания

В комплекте — форма Т-3 и документы, которые оформляют по сотрудникам после проведения изменения; начните с уведомления по статье 74, если меняются условия оплаты.

Ошибки при проведении изменения штатного расписания и их цена

Сообщение «У позиции в строке 1 начисление Оплата по часовому тарифу присутствует в документе дважды» появляется, когда при правке позиции начисление добавили новой строкой вместо того, чтобы изменить сумму в существующей. Откройте вкладку начислений нужной позиции, удалите дубль и отредактируйте размер в оставшейся строке, затем запишите документ.

Остальные ошибки программа не останавливает, и они всплывают позже: при расчёте зарплаты, в печатной форме Т-3 или при проверке ГИТ.

1. Оклад изменён в штатке, плановые начисления не изменены. Кнопку «Изменить начисления сотрудников» не нажали, потому что документ провёлся без ошибок. Работники получают прежние суммы, а доплату за прошлые месяцы придётся начислять перерасчётом.
2. Дата изменения стоит раньше окончания срока уведомления. Позицию правят датой приказа, чтобы не возвращаться к документу. При снижении оплаты это нарушение процедуры статьи 74 ТК РФ со штрафом для организации от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и обязанностью вернуть работнику недоплаченное.
3. Должность переименована в справочнике. Так быстрее, чем закрывать и открывать позиции. Новое наименование попадает в прошлые приказы и отчёты, и сведения в базе расходятся с подписанными трудовыми договорами.
4. Позиция сокращения закрыта до увольнения работников. Её закрывают в день приказа о сокращении. Увольнение проводится с несуществующей позиции, а штатка на дату предложения вакансий показывает искажённую картину, которую работник может оспорить.
5. Предупреждения о несоответствии отключены. Флажок «Автоматическая проверка на соответствие в кадровых документах» снимают, чтобы программа не мешала проводить переводы. Приёмы на должности, которых нет в штатке, и оклады вне позиции копятся незаметно до ближайшей проверки.

Ошибка в процедуре стоит дороже переоформления документа. Если работник оспорит снижение оклада или сокращение, суд оценивает не только приказ, но и то, когда и как он был уведомлён, и какие вакансии ему предложили. Штатка с историей изменений и подписанные уведомления — основные доказательства работодателя в таком споре.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому проверьте положение до того, как отправлять работникам уведомления об изменении условий договора.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: суд оценивает не отметку в журнале ознакомления, а фактическую способность работника пользоваться системой, в которой он подписывает уведомление или допсоглашение.

Как подписать приказ, уведомления и допсоглашения в КЭДО из 1С ЗУП

После проведения изменения штатного расписания в ЗУП остаются печатные формы: приказ, уведомления по статье 74 ТК РФ, допсоглашения. При подключённом кадровом электронном документообороте их не распечатывают, а передают на подпись из программы. Со стороны работодателя кадровые документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Для УНЭП с работником заключается соглашение о её использовании, где описан порядок проверки подписи.

Штатное расписание по форме Т-3 выгружается из ЗУП в формате таблицы. Перед отправкой на подпись в КЭДО его сохраняют в PDF/A-1, иначе электронная версия не заменит бумажную.

Кто подписывает документы от имени организации

Важный нюанс из практики: документы от имени организации подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете сотрудника. Руководителю либо заводят пользователя с ограниченными правами, и он подписывает документы из списка «на подпись мне», либо право подписи делегируют нескольким сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии по машиночитаемой доверенности, зарегистрированной в ФНС.

Как доказать, что работник получил уведомление

Штамп электронной подписи на печатной форме доказательством не является: его можно скопировать в любой PDF. Проверяют подпись специальным программным обеспечением, а проверяющему органу передают приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов УНЭП и архив документа: файл PDF и файлы подписей.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя было положение о КЭДО и утверждённый перечень документов. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Перед рассылкой уведомлений по новому штатному расписанию проверьте по своей системе, когда работники получили подписи.»

ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП для руководителя можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Если часть работников ещё не присоединилась к КЭДО, уведомления им вручают на бумаге, а остальным отправляют электронно.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С ЗУП: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли обмен документами с 1С ЗУП.

Для обмена приказами и допсоглашениями с 1С ЗУП нужен тариф с интеграцией, а итоговая сумма складывается из численности сотрудников, подключённых к КЭДО. Актуальные условия и состав функций на дату подключения указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Изменение штатного расписания в ЗУП начинается с настройки: при ведении истории правки проходят документом, без неё — прямо в справочнике. Дату в документе определяет не приказ сам по себе, а кадровая процедура: при ухудшении условий по статье 74 ТК РФ позиция меняется только после 2-месячного уведомления, у ИП — после 14 календарных дней. Новые оклады доходят до расчёта зарплаты только через «Изменение плановых начислений», переименование делается закрытием старой позиции и открытием новой, а совмещение штатку не затрагивает.

Добыто подключает КЭДО к 1С ЗУП так, чтобы приказы, уведомления и допсоглашения по новому штатному расписанию подписывались из привычной базы, а подписанные документы и статусы возвращались в неё вместе с доказательствами вручения.

Частые вопросы о штатном расписании в 1С ЗУП

Можно ли принять работника на должность, которой нет в штатном расписании?

Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указал, что приём на должность, не включённую в штатное расписание, недопустим. Сначала позицию вводят приказом об изменении штатного расписания и документом «Изменение штатного расписания» в ЗУП, затем оформляют приём. При включённой автоматической проверке соответствия программа предупредит о приёме на отсутствующую позицию.

Обязательна ли унифицированная форма Т-3?

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года унифицированные формы по учёту труда не обязательны: работодатель вправе утвердить собственную форму. На практике Т-3 используют чаще всего, потому что её печатная форма есть в ЗУП, а графы — подразделение, должность, количество штатных единиц, тарифная ставка (оклад), надбавки и месячный фонд оплаты — закрывают требования проверяющих.

Кого, кроме работника, уведомляют при закрытии позиции по сокращению?

По статье 82 ТК РФ выборный орган первичной профсоюзной организации уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца до начала мероприятий, а при массовом высвобождении — не позднее чем за 3 месяца. В те же сроки сведения передают в органы службы занятости. Работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения по статье 180 ТК РФ.

Можно ли досрочно прекратить совмещение, если позицию второй должности заняли?

Да. По части 4 статьи 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. После приёма нового сотрудника на вакантную позицию доплату за совмещение прекращают с даты окончания этого срока.

Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

Только если в настройке установлен флажок «Ведётся история изменений штатного расписания»: тогда отчёт в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и печатная форма Т-3 строятся на любую дату с учётом всех проведённых документов. Если история не велась, программа хранит лишь последний вариант, и прошлые версии восстанавливают по бумажным приказам.

Сколько хранить штатное расписание и приказы о его изменении?

Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Электронные версии хранят вместе с файлами подписей, иначе подлинность документа при проверке подтвердить нечем.