Штатное расписание — локальный документ, который закрепляет структуру подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц и размеры оплаты по каждой позиции. Трудовой кодекс не называет его отдельной обязанностью работодателя, но статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, и Роструд из этого выводит запрет принимать человека на должность, которой в расписании нет (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Унифицированная форма Т-3 перестала быть обязательной для коммерческих организаций с 1 января 2013 года: работодатель вправе утвердить собственный бланк. Главное различие проходит по типу работодателя: микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ может полностью или частично отказаться от локальных актов, перенеся условия в типовой трудовой договор, а обычной организации без расписания сложно провести сокращение, совмещение и перевод.
Ниже разобраны вопросы, на которых кадровики спотыкаются чаще всего: вилка окладов и её последствия, кого включать в расписание, а кого нет, когда наименование должности нельзя выбрать произвольно, чем совмещение отличается от совместительства и расширения зон обслуживания, какими датами оформлять приказ. Во второй половине — настройки штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3, вид электронной подписи для кадровых документов, сроки хранения по Перечню Росархива, стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Обязательно ли штатное расписание и что грозит, если его нет
Прямой нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязательность выводится косвенно: статья 15 ТК РФ определяет трудовые отношения через выполнение работы по должности в соответствии со штатным расписанием, а статья 57 требует указать трудовую функцию в трудовом договоре. Роструд занимает жёсткую позицию: должность в трудовом договоре должна соответствовать расписанию, и принять работника на позицию, которой в нём нет, нельзя.
Отдельного состава «отсутствие штатного расписания» в КоАП РФ не предусмотрено. Инспектор оформляет нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, если докажет конкретное нарушение трудового законодательства — например, расхождение оклада в трудовом договоре с фактически начисляемым или приём на несуществующую должность. Приравнивать штраф по статье 5.27 к штрафу именно за отсутствие документа неверно, и на проверке это различие работает в пользу работодателя.
Факт: по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф составляет от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для юрлица. За повторное аналогичное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет, для юрлица от 50 000 до 70 000 руб.
Отдельного проверочного листа по штатному расписанию у инспекции труда нет. Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20 утвердил формы проверочных листов по приёму на работу, содержанию трудовых договоров, их изменению и прекращению, оплате труда и другим вопросам. Штатное расписание при этом запрашивают как документ, относящийся к предмету проверки: по нему инспектор сверяет оклады, наименования должностей и наличие позиций, на которые оформлены работники.
Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю
ИП с наёмными работниками ведёт кадровый учёт по тем же правилам, что и организация. Роструд допускает, что предприниматель может не оформлять отдельное штатное расписание, если трудовые функции и условия оплаты определены в трудовых договорах. Статья 309.2 ТК РФ даёт работодателю-микропредприятию право полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов при условии, что регулируемые ими условия включены в трудовые договоры по типовой форме. Штатное расписание по названию в этой статье не перечислено, поэтому отказ от него оформляют тем же приказом, которым фиксируют отказ от других ЛНА.
Когда без штатного расписания действительно можно обойтись
Расписание избыточно в трёх ситуациях: у ИП без работников, у микропредприятия, которое перешло на типовые трудовые договоры по статье 309.2 ТК РФ, и в первые недели работы компании, пока штат состоит из директора-единственного участника без трудового договора. Во всех остальных случаях отказ от документа дороже его ведения: без расписания невозможно доказать реальность сокращения, нельзя корректно оформить совмещение и нечем подтвердить наличие или отсутствие вакансий при переводе.
Какие данные входят в штатное расписание и обязательна ли форма Т-3
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года она не обязательна для коммерческих организаций: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта, а информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 подтвердила необязательность форм Госкомстата в общем случае. Если разрабатываете свой бланк, сохраните обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 402-ФЗ: наименование документа и организации, дату составления, содержание факта, должности и подписи ответственных лиц.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Состав данных практически не меняется: структурное подразделение с кодом, наименование должности (профессии, специальности), разряд или категория квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка либо оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Указания к форме Т-3 разрешают дробные штатные единицы: 0,25, 0,5, 0,75. Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера отражаются в графах надбавок — как отдельный процент или как ссылка на действующую систему оплаты труда. За основу можно взять актуальный бланк формы Т-3 в формате .xlsx и убрать из него лишние графы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Собственная форма расписания не нарушение, но экономия на графах потом стоит дорого. Оставьте количество штатных единиц в долях: 0,25 и 0,5 в указаниях к Т-3 предусмотрены прямо, и именно эта графа спасает, когда нужно подтвердить неполную занятость. Уберёте колонку с надбавками — при первом же споре об оплате придётся доказывать систему выплат через положение об оплате труда и расчётные листки.»
Второй спорный вопрос — кого расписание описывает. Оно фиксирует штатные позиции, а не занятых людей, поэтому вакансии в него включаются наравне с занятыми единицами. Исполнители по гражданско-правовым договорам и самозанятые штатных позиций не занимают: если их вписать в расписание, это первый аргумент для переквалификации отношений в трудовые.
| Кого оформляем | В штатном расписании | Как отражается |
|---|---|---|
| Работник по трудовому договору в офисе | Да | Занимает целую штатную единицу по своей должности |
| Дистанционный работник | Да | Дистанционный формат не меняет трудовых отношений, позиция обычная |
| Внутренний совместитель | Да | Вторая должность — отдельная единица, обычно 0,5 ставки |
| Внешний совместитель | Да | Работа по трудовому договору, позиция занята |
| Работник на неполном времени | Да | 0,25, 0,5 или 0,75 штатной единицы |
| Вакансия | Да | Единица есть, работника нет; основание для предложения при сокращении |
| Исполнитель по договору ГПХ | Нет | Отношения гражданско-правовые, штатной позиции не возникает |
| Самозанятый | Нет | Включение в расписание работает как довод о подмене трудовых отношений |
Практический вывод из таблицы: количество строк расписания почти никогда не совпадает с численностью работников, и расхождение само по себе не нарушение. Сверять нужно другое — чтобы каждая занятая позиция имела приказ о приёме и трудовой договор с тем же наименованием должности и тем же окладом.
Должности в штатном расписании: когда название нельзя выбрать произвольно
По общему правилу наименование должности работодатель определяет сам. Часть 2 статьи 57 ТК РФ вводит исключение: если с выполнением работ по должности связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам либо положениям профессиональных стандартов. Досрочная страховая пенсия, дополнительный отпуск за вредность, сокращённая продолжительность рабочего времени — каждое из этих условий превращает «специалиста по покраске» в конкретную профессию из справочника.
Статья 195.3 ТК РФ описывает случаи, когда требования профстандартов к квалификации обязательны. Постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 регулирует поэтапное применение таких требований отдельными организациями — государственными учреждениями и обществами, где доля государства превышает 50%. Коммерческой компании профстандарт нужен как ориентир, а не как обязательный шаблон, если должность не связана с льготами и ограничениями.
С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 — отдельный документ, Росстандарт по-прежнему обозначает его как действующий, и путать эти два классификатора не стоит. В практике Добыто кадровые службы чаще всего обнаруживают расхождение при выгрузке ЕФС-1: код по устаревшему справочнику попадает в отчёт из карточки должности, которую не обновляли с момента создания базы.
Переименование должности законом не запрещено, но требует разбора, что именно меняется. Если трудовая функция остаётся прежней, а меняется только название, достаточно приказа о внесении изменений в штатное расписание и дополнительного соглашения к трудовому договору по статье 72 ТК РФ. Если вместе с названием меняются обязанности, это изменение определённых сторонами условий: либо соглашение сторон, либо процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца. Само по себе переименование не доказывает сокращение, но в суде на него смотрят вместе с должностной инструкцией.
Вилка окладов и МРОТ: два спорных вопроса по графе оплаты
Диапазон оклада по одной и той же должности — самая частая правка, которую кадровик просит внести в расписание после разговора с руководителем. В письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 Роструд рекомендовал устанавливать одинаковые оклады для одноимённых должностей, а различия в оплате оформлять доплатами и надбавками с учётом сложности, количества и качества труда. Письмо не нормативный акт, но опирается на статьи 22 и 132 ТК РФ: равная оплата за труд равной ценности и запрет дискриминации при установлении условий оплаты.
Легальных способов развести оплату по сути три. Первый — разделить позиции по категориям или разрядам: «менеджер по продажам», «менеджер по продажам II категории», «старший менеджер по продажам», каждая со своим окладом и своими квалификационными требованиями в должностной инструкции. Второй — единый оклад плюс персональная надбавка, размер которой определяется прозрачными критериями из положения об оплате труда. Третий — стимулирующие выплаты по измеримым показателям. Вилка в чистом виде проигрывает не на проверке, а в суде по иску работника, который увидел в расчётном листке коллеги другую сумму по той же должности.
Оклад ниже МРОТ в расписании сам по себе нарушением не является. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. в месяц: статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Сравнивают с ним не изолированный оклад, а месячную заработную плату работника, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда (статья 133 ТК РФ). Если оклад 22 000 руб., а надбавки и премия доводят выплату до 28 000 руб., требование соблюдено. При неполном рабочем времени оплата начисляется пропорционально отработанному, и МРОТ в этом случае пересчитывается на долю ставки.
Совмещение, совместительство и расширение зон обслуживания
Четыре конструкции постоянно смешивают в одном приказе, хотя они по-разному связаны со штатным расписанием и по-разному оплачиваются. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой профессии или должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой, определённой трудовым договором. Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время и по отдельному трудовому договору.
Роструд в ответе Онлайнинспекции № 228483 от 29 августа 2025 года указал, что оформить совмещение по профессии или должности, которой нет в штатном расписании, нельзя. Практический вывод: прежде чем готовить соглашение о совмещении, проверьте, что позиция в расписании существует. Если её нет — сначала приказ о внесении изменений в расписание, потом соглашение с работником. Вводить новую единицу только ради совмещения уже имеющейся вакантной позиции не требуется.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совмещение по должности, которой нет в расписании, — самая тиражируемая ошибка: позицию сократили, обязанности раздали, доплату назначили приказом. Роструд эту конструкцию не признаёт. Сверяйте порядок: сначала позиция в расписании, затем письменное согласие работника с согласованным сроком, содержанием и объёмом работы, и только потом приказ. Приказ сам по себе согласие не заменяет.»
Размер доплаты за совмещение стороны определяют соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы (часть 2 статьи 151 ТК РФ). Законодательного минимума нет: доплата может быть и фиксированной суммой, и процентом от оклада совмещаемой должности. Методические материалы инспекций труда, например выпуск информационного бюллетеня Роструда для кадрового работника, разбирают порядок согласования доплаты и оформления поручения дополнительной работы.
Полезно знать: по части 2 статьи 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Срок одинаковый для совмещения, расширения зон обслуживания и исполнения обязанностей временно отсутствующего.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Форма работы | Норма | Нужна ли позиция в штатном расписании | Чем оформляется |
|---|---|---|---|
| Совмещение должностей | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Да, совмещаемая должность должна быть в расписании | Письменное согласие или допсоглашение плюс приказ, доплата по соглашению |
| Расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Отдельная позиция не нужна: работа по той же профессии | Письменное согласие с указанием объёма, приказ, доплата по соглашению |
| Исполнение обязанностей временно отсутствующего | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Позиция уже есть и занята отсутствующим работником | Согласие и приказ на срок отсутствия, без освобождения от основной работы |
| Внутреннее совместительство | ст. 60.1, 282 ТК РФ | Да, нужна свободная единица, обычно 0,5 ставки | Отдельный трудовой договор и приказ о приёме, работа в свободное время |
Разница в последствиях: при совмещении у работника один трудовой договор и одна запись о приёме, при совместительстве — два договора, два табельных номера и отдельный расчёт отпуска. Если нужно закрыть функцию на 2-3 месяца, дешевле и быстрее совмещение; если работа регулярная и требует отдельного режима — совместительство.
Соберите приказ о совмещении с доплатой и сроком
Изменение штатного расписания: сроки, приказ и даты
Порядок зависит от того, задевает ли изменение условия трудовых договоров. Добавление новой вакантной позиции или исключение никем не занятой единицы оформляется одним приказом о внесении изменений и ничьих прав не касается. Если меняется оклад, наименование должности или структура подразделения у работающего человека, дальше работает статья 72 ТК РФ: соглашение сторон в письменной форме. Когда согласия нет, а причины изменений организационные или технологические, применяется статья 74 ТК РФ с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца.
Лайфхак: дата приказа и дата введения расписания в действие не должны совпадать. Роструд в ответе Онлайнинспекции от 20 декабря 2022 года исходит из того, что дата введения расписания должна быть позднее даты приказа. Ежегодно переутверждать расписание закон не требует: его обновляют по мере необходимости.
Что проверить до того, как менять штатное расписание
- Кого задевает изменение. Выпишите работников, чьи оклады, должности или подразделения меняются: для каждого понадобится допсоглашение либо уведомление по статье 74 ТК РФ.
- Есть ли вакансии. Зафиксируйте перечень свободных единиц на дату приказа: при сокращении их придётся предлагать письменно.
- Связанные документы. Проверьте положение об оплате труда, должностные инструкции, график отпусков и табель: наименования должностей в них должны совпасть с новой редакцией расписания.
- Наименование должности. Если с позицией связаны льготы или досрочная пенсия, сверьте название с квалификационным справочником или профстандартом по части 2 статьи 57 ТК РФ.
- Даты. Определите дату приказа и более позднюю дату введения расписания, чтобы уложиться в сроки уведомления работников.
Как изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание: служебная записка руководителя подразделения, решение о реорганизации, приказ о сокращении численности или штата.
- Шаг 2. Подготовьте проект изменений — новую редакцию расписания целиком или приказ с перечнем исключаемых, вводимых и переименовываемых позиций.
- Шаг 3. Уведомите работников, которых изменение задевает: за 2 месяца по статье 74 ТК РФ либо получите согласие и подпишите дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ.
- Шаг 4. Издайте приказ с более поздней датой введения расписания в действие и зарегистрируйте его в журнале приказов по основной деятельности.
- Шаг 5. Внесите изменения в учётную систему в тот же день, что и в бумажный или электронный оригинал: расхождение между приказом и данными базы — типовая причина ошибок в расчёте.
- Шаг 6. Приведите в соответствие связанные документы: должностные инструкции, положение об оплате труда, табель, график отпусков, штатную расстановку.
При сокращении добавляются две обязанности, которые к самому расписанию не относятся, но идут в одном пакете. Работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца (часть 2 статьи 180 ТК РФ). Сведения в службу занятости подаются через единую цифровую платформу по части 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ: организация — не позднее чем за 2 месяца, ИП — за 2 недели, при возможном массовом увольнении — не позднее чем за 3 месяца.
Сокращение: где штатное расписание работает против работодателя
Суд не оценивает целесообразность структурных решений: работодатель сам определяет штат. Проверяется другое — реальность сокращения и соблюдение гарантий. Пункт 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 возлагает обязанность доказать законность основания увольнения и соблюдение порядка на работодателя, и штатное расписание здесь превращается из формальности в основное доказательство.
Внимание: должность должна быть исключена из штатного расписания к дате увольнения. В определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 04.09.2024 № 88-20242/2024 увольнение признано незаконным именно потому, что на дату увольнения сокращаемая позиция ещё числилась в расписании.
Вторая типовая претензия — вакансии. В решении от 26 марта 2026 года по делу № 2-361/2026 суд признал увольнение незаконным: работодатель не предложил сокращаемой работнице все вакансии, имевшиеся на день уведомления и появившиеся до увольнения, и не зафиксировал её отказ от предложенных мест. Устного предложения недостаточно, и молчание работника отказом не считается. Кассационная практика 2026 года подтверждает тот же подход: в определении Третьего кассационного суда от 02.02.2026 № 8Г-23585/2025 доводы о фиктивности сокращения отклонены, потому что работодатель подтвердил изменение расписания и перечень вакансий документами, а в определении Девятого кассационного суда от 02.07.2026 № 8Г-2243/2026 разбирался спор о вакансиях после структурного перемещения должностей.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выписка из штатного расписания на день уведомления и на день увольнения — два документа, которые закрывают большую часть спора по сокращению. Перечень вакансий формируйте письменно на каждую дату предложения, а отказ работника фиксируйте его подписью или актом. Если позиция на день увольнения всё ещё в расписании, восстановление на работе почти предрешено.»
Кейс из практики: производственная компания на 480 человек сокращала два участка и вела расписание в трёх версиях файла — у кадровой службы, у финансового отдела и у юриста. Мы свели редактирование к одному источнику с историей версий и приказами, подписанными электронной подписью. На проверке по иску уволенного работника выписки на дату уведомления и на дату увольнения собрали за 15 минут вместо двух дней сверки, а расхождений между приказом и данными расчётной базы не нашлось.
Во что обходится ошибка в штатном расписании при сокращении
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления приказа. Незаконное увольнение означает восстановление работника на работе, выплату среднего заработка за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. При сроке рассмотрения спора в 4-6 месяцев вынужденный прогул по позиции с окладом 80 000 руб. выливается в сумму порядка полугодового фонда по этой ставке, к которой добавляются судебные расходы и повторная процедура сокращения с нуля — снова 2 месяца уведомления и снова предложение всех вакансий. Отдельно идёт риск проверки по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, если инспектор зафиксирует нарушение порядка.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: настройки, из-за которых расходятся данные
Ведение расписания в 1С:Зарплата и управление персоналом включается в разделе настроек кадрового учёта. Позиция расписания хранит должность, подразделение, разряд и категорию, вид занятости, плановые начисления и другие параметры, а не только количество единиц. Из этих данных программа строит плановый фонд оплаты труда и показатели укомплектованности, поэтому любая правка позиции немедленно отражается на отчётности по ФОТ.
Ключевая развилка — настройка «Ведётся история изменений штатного расписания». Когда она включена, расписание меняется не прямым редактированием справочника, а специальными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания»: система хранит версии и позволяет получить состояние расписания на любую дату. Когда выключена, актуальна только текущая редакция, и выписку на дату уведомления о сокращении программа не построит. Именно поэтому при подготовке к спору историю включать поздно: она начинает накапливаться с момента включения.
Учебные материалы 1С описывают автоматическую проверку кадрового документа на соответствие расписанию: при приёме или переводе система сверяет размер ставки и количество свободных единиц по позиции. Точные наименования флажков и доступность отдельных отчётов различаются по редакциям и релизам конфигурации, поэтому перед настройкой сверьтесь со справкой своей версии. В практике Добыто расхождения между расписанием в 1С и подписанными приказами чаще всего возникают там, где приказ подписали вне системы, а позицию в базе поправили задним числом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спор о сокращении выигрывает не тот, у кого красивее расписание, а тот, кто может показать его состояние на конкретную дату. В 1С:ЗУП это даёт история изменений, в кадровом документообороте — приказ с отметкой времени подписания. Включите историю до того, как начнёте структурные изменения, и сверьте дату приказа с датой правки в базе: расхождение в один день уже приходится объяснять.»
Электронное штатное расписание: какой подписью утверждать и нужно ли знакомить работников
Кадровый электронный документооборот по статье 22.1 ТК РФ охватывает документы, которые трудовое законодательство требует оформлять на бумаге или предъявлять работнику письменно. Из периметра прямо исключены трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Штатное расписание и приказ о его утверждении в этот перечень исключений не входят: это документы по основной деятельности, которые компания ведёт в своей системе документооборота.
Какая электронная подпись нужна для приказа об утверждении расписания
Статья 22.3 ТК РФ называет закрытый перечень документов, для которых работодатель обязан применять УКЭП: трудовой договор и соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Приказ об утверждении штатного расписания в этом перечне не назван, и универсального требования УКЭП для любого приказа закон не устанавливает. На практике его подписывают УКЭП руководителя: это снимает вопросы при передаче в архив и при представлении документа в суд или инспекцию.
Знакомить работников со штатным расписанием закон не обязывает. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал, что работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу; такая обязанность может появиться, только если её установили коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Работника знакомят с теми локальными актами, которые связаны с его трудовой функцией: положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией. В сервисе Добыто такие ознакомления собираются маршрутом с отметкой о времени подписания, а расписание остаётся внутренним документом без рассылки по штату.
Сколько хранить штатное расписание и как устроен электронный архив
Сроки заданы Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Статья 40 Перечня относит штатные расписания и изменения к ним по месту утверждения к документам постоянного хранения. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, применяется более короткий режим, а штатные расстановки и штатно-списочный состав по статье 43 хранятся 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов.
Требования к хранению переносятся с бумажного документооборота на электронный почти без изменений. Пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив: в конце календарного года каждое подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их на хранение. Порядок архивного хранения, включая электронные документы и метаданные, установлен приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, который опубликован 6 сентября 2023 года и действует с 17 сентября 2023 года. Приказ Минкультуры № 526, на который до сих пор ссылаются многие положения об архиве, утратил силу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Прежде чем переводить кадровый архив в электронный вид, проверьте два документа: номенклатуру дел на текущий год и положение об архиве. Если положение по-прежнему ссылается на приказ Минкультуры № 526, его нужно переписывать под приказ Росархива № 77. Требования к самой системе хранения описаны в типовых функциональных требованиях Росархива 2020 года и в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, идентифицируемость, аутентичность и возможность миграции — это то, что придётся подтверждать при передаче дел.»
Стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид
Стоимость зависит от численности штата, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Штатное расписание не названо в Трудовом кодексе отдельной обязанностью, но связано с трудовым договором через статьи 15 и 57 ТК РФ, и отказаться от него без последствий может разве что микропредприятие на типовых договорах. Спорные места повторяются из компании в компанию: диапазон оклада по одноимённой должности, совмещение по позиции, которой в расписании нет, совпадающие даты приказа и введения в действие, должность, оставшаяся в расписании на день увольнения. Каждое из них закрывается не переписыванием документа, а порядком: сначала позиция в расписании, потом согласие или уведомление работника, потом приказ, потом правка в учётной системе тем же числом.
Расписание живёт в связке с приказами, дополнительными соглашениями и уведомлениями, которые нужно подписать и сохранить с подтверждаемой датой. Добыто подключает кадровый документооборот с электронной подписью и интеграцией с 1С:ЗУП, чтобы приказ об изменении расписания, допсоглашения и уведомления собирались в одном маршруте и хранились в электронном архиве с соблюдением сроков по Перечню Росархива.
Частые вопросы про штатное расписание
Нужно ли включать в штатное расписание директора — единственного участника ООО
Единой обязательной для всех позиции нет: подход зависит от того, как оформлены полномочия. Если с руководителем заключён трудовой договор, он работает по должности и занимает штатную единицу на общих основаниях. Если единственный участник исполняет функции директора на основании решения без трудового договора, трудовых отношений в понимании статьи 15 ТК РФ не возникает, и позиция в расписании не обязательна. Решение фиксируется письменно: протоколом или решением участника, чтобы при проверке не возникло вопроса о неоформленном работнике.
Обязательно ли вводить новую штатную единицу с первого числа месяца
Трудовое законодательство такого требования не содержит: позицию можно ввести любой датой, если она позднее даты приказа. Привязка к первому числу месяца встречается в 1С:ЗУП, где документ «Утверждение штатного расписания» по умолчанию оформляется на начало периода. Это особенность программы, а не норма закона. Для расчёта удобнее совмещать дату ввода с началом месяца, но при срочном найме достаточно указать нужную дату в приказе.
Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания
Расписание описывает структуру и плановое количество единиц без фамилий, расстановка (форма Т-3а) показывает фактическое замещение: кто занимает позицию, какие единицы свободны, у кого какие надбавки. Обязательной формы расстановки в трудовом законодательстве нет, её ведут для управленческих задач. Срок хранения у документов разный: расписание по статье 40 Перечня Росархива хранится постоянно по месту утверждения, штатная расстановка по статье 43 — 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года.
Нужно ли сдавать штатное расписание в СФР, ФНС или службу занятости
Обязанности сдавать расписание в какой-либо орган нет: это внутренний документ организации. Его представляют по запросу инспекции труда в рамках контрольного мероприятия, по требованию суда при трудовом споре и по запросу налогового органа при проверке расходов на оплату труда. В службу занятости подаются сведения о сокращении через единую цифровую платформу по части 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, но не само расписание.
Что делать, если оклад в трудовом договоре не совпадает с окладом в штатном расписании
Приоритет у трудового договора: условия оплаты — обязательное условие по статье 57 ТК РФ, и в одностороннем порядке их не меняют. Если в расписании сумма выше, работнику доплачивают разницу за весь период расхождения и подписывают дополнительное соглашение. Если в расписании сумма ниже фактической, исправляют расписание приказом о внесении изменений. Снизить оклад работника только потому, что в расписании стоит другая цифра, нельзя: потребуется соглашение сторон по статье 72 ТК РФ либо процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца.
Можно ли вести штатное расписание только в учётной системе, без бумажного оригинала
Да, если приказ об утверждении подписан электронной подписью и система обеспечивает неизменность документа, его читаемость и возможность выгрузки на протяжении всего срока хранения. Требования к таким системам описаны в типовых функциональных требованиях Росархива и ГОСТ Р 57762-2017, а порядок архивного хранения — в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77. Практическая проверка простая: сможете ли вы через 5 лет выгрузить расписание в действовавшей редакции вместе с приказом и подтверждением подписи. Если ответ отрицательный, бумажный оригинал пока нужен.
