Заполнение мониторинга стандартизации штатных расписаний какие поля вызывают вопросы

Заполнение мониторинга стандартизации штатных расписаний — это внесение данных утверждённого штатного расписания образовательной организации в систему сбора данных Минпросвещения России sas.ficto.ru, где их сопоставляют с примерными штатными нормативами из письма Минпросвещения от 23.06.2025 № ОК-1835/08. Вопросы возникают не в названиях должностей, а в расчётной базе: численность обучающихся с учётом дошкольных групп, количество классов и классов-комплектов, число детей с ОВЗ при наличии заключения ПМПК, функции, переданные по договору внешней организации. Для обычной школы действуют нормативы приложения 2 к письму ОК-1835/08, для школы, которая реализует адаптированные программы, — нормативы письма от 15.01.2026 № АВ-64/07, и по ряду должностей пороги в них разные.

Материал помогает сверить каждую позицию штатного расписания с нормативом до входа в систему, найти строки, где шкала письма допускает двоякое прочтение, и понять, когда расхождение с нормативом требует согласования с учредителем. Отдельно разобраны совмещение должностей, доли ставок и должности, которые при аутсорсинге в штат не вводятся. Сценарная таблица для разных типов организаций, порядок изменения штатного расписания, работа со штатным расписанием в 1С и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто проводит мониторинг стандартизации штатных расписаний и в какие сроки

В 2026 году мониторинг идёт в рамках подготовки школ к 2026/2027 учебному году с учётом протокола совещания Минпросвещения России с субъектами РФ от 04.08.2026 № ИШ-13/02пр. Образовательная организация заполняет формы самостоятельно в системе сбора данных Минпросвещения по адресу sas.ficto.ru. Конкретный срок доводит региональный или муниципальный орган управления образованием, и он бывает коротким: в одном из районов Санкт-Петербурга объявление вышло 07.08.2026, а заполнить формы нужно было до 11.08.2026. Логин и пароль для входа выдают по письму от организации, консультации по техническим вопросам и по заполнению форм даёт служба поддержки системы.

Содержательная основа мониторинга — примерные штатные нормативы. Письмо ОК-1835/08 выпущено в целях методической помощи при реализации пункта 4 части 3 статьи 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»: установление штатного расписания отнесено к компетенции самой образовательной организации. Нормативы рекомендательные. Если по условиям и объёму работы норматив по должности применить нельзя, организация вправе заменить должность другой, увеличить норматив или ввести должность, которой в нормативах нет, но только по согласованию с учредителем (пункт 2 Общих положений к письму).

Какие нормативы применять, зависит от типа организации. Ниже — соответствие типа организации, документа и базы, от которой считаются штатные единицы.

Если школа реализует и дошкольные программы, дошкольный персонал считают по нормативам постановления Минтруда России от 21.04.1993 № 88 с учётом приложения 3, а остальной штат — по приложению 2. Сама форма мониторинга открывается только в личном кабинете организации, её макет публично не опубликован, и формулировки строк могут различаться по регионам. Поэтому каждое значение, которое вы вносите, должно подтверждаться приказом об утверждении штатного расписания и исходными данными: контингентом, числом классов, площадями, договорами.

Какие данные собрать до входа в систему

Большинство вопросов при заполнении снимается ещё до авторизации: норматив по должности нельзя проверить, если под рукой нет цифры, от которой он считается. Перед входом в sas.ficto.ru соберите:

• штатное расписание, действующее на дату заполнения, и все приказы о его изменении после утверждения;
• численность обучающихся, включая дошкольные группы при школе: по примечанию 1 к приложению 2 они входят в расчёт;
• количество классов и классов-комплектов;
• число обучающихся с ОВЗ, у которых есть заключение психолого-медико-педагогической комиссии, и отдельно — число обучающихся с РАС;
• количество зданий и обособленных подразделений на отдельной территории;
• убираемую площадь по правилам письма и площадь, которая используется повторно при второй смене и группах продлённого дня;
• количество постов охраны и смен на каждом посту;
• договоры с внешними организациями и ИП на питание, уборку, охрану, обслуживание зданий, ведение бухгалтерского учёта;
• перечень оборудованных кабинетов физики, химии и других, транспорт на балансе, тип отопления;
• учебный план и тарификацию: часы по предмету «Основы безопасности и защиты Родины» в неделю, нагрузку учителей, количество групп продлённого дня.

Договоры чаще всего упускают из виду. По сноске к нормативам общеотраслевые должности служащих и профессии рабочих вводятся только при отсутствии договора с внешней организацией или индивидуальным предпринимателем на выполнение соответствующего функционала. Главный бухгалтер и бухгалтер предусматриваются только при самостоятельном ведении бухгалтерского учёта и составлении отчётности (примечание 4 к приложению 2). Если учёт ведёт централизованная бухгалтерия, а уборку — клининговая компания, эти строки в нормативе для школы равны нулю, и ставки в штатном расписании потребуют обоснования.

Как подготовить данные штатного расписания к мониторингу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сформируйте штатное расписание на дату заполнения формы и сверьте его с последним приказом об утверждении или изменении: количество штатных единиц по каждой должности должно совпадать.
2. Шаг 2. Определите тип организации и приложение с нормативами: приложение 2 к письму № ОК-1835/08 для школы, письмо № АВ-64/07 для отдельной школы для обучающихся с ОВЗ.
3. Шаг 3. Выпишите базовые показатели: численность обучающихся с дошкольными группами, классы и классы-комплекты, обучающихся с ОВЗ и РАС по заключениям ПМПК, здания, филиалы, посты, площади.
4. Шаг 4. Исключите из сравнения должности, функционал которых выполняет внешняя организация по договору, и бухгалтерию, если учёт ведётся не самостоятельно.
5. Шаг 5. По каждой должности рассчитайте нормативное количество ставок и запишите отклонение от штатного расписания в плюс или в минус.
6. Шаг 6. Для каждого превышения норматива найдите основание: согласование с учредителем, объём работы, отдельное здание, вторая смена. Отклонения без основания обсудите с учредителем до отправки формы.

Приказы об утверждении и изменении штатного расписания удобнее держать в одном месте с отметками об ознакомлении работников. В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто для этого есть электронный архив: при сверке с мониторингом не нужно поднимать бумажные папки за несколько лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Поля мониторинга, которые вызывают больше всего вопросов

Из трёх баз расчёта — численность обучающихся, количество классов и число детей с ОВЗ при заключении ПМПК — чаще всего ошибаются в первой, потому что от неё зависят и административные, и общеотраслевые должности. Шкалы для должностей, по которым в школах больше всего расхождений, собраны в таблице по приложению 2 к письму № ОК-1835/08.

Почти все шкалы ступенчатые, поэтому изменение контингента на несколько человек у границы диапазона меняет норматив на 0,25-0,5 ставки. Считать норматив стоит по той численности, на которую рассчитано утверждённое штатное расписание, и указывать в пояснении к нему дату, на которую взят контингент.

Численность обучающихся: какую цифру брать и где шкала неоднозначна

В школе с дошкольными группами численность для расчёта штатных должностей принимается с учётом обучающихся в этих группах (примечание 1 к приложению 2). Школа на 280 учеников с дошкольной группой на 25 детей считает норматив заместителя директора по учебной работе уже от 305 человек, то есть 1,5 ставки вместо 1.

В тексте нормативов есть места, которые читаются по-разному. У бухгалтера диапазоны «от 300 до 499 чел. — 1» и «от 450 до 599 чел. — 1,5» пересекаются: школа на 470 обучающихся формально попадает в обе строки. У заведующего хозяйством норматив дан только до 299 обучающихся, а с 300 обучающихся в шкале появляется заместитель директора по административно-хозяйственной работе — 1 ставка. Юрисконсульт по шкале вводится с 80 обучающихся: 80-199 — 0,25, 200-449 — 0,5, от 450 — 1. Выбор строки в пограничном случае лучше заранее зафиксировать в согласовании с учредителем, чтобы значение в форме и штатное расписание не расходились.

Классы и классы-комплекты

Класс-комплект — это объединение в один класс двух классов разных лет обучения начального образования в малокомплектной школе с соблюдением СП 2.4.3648-20 (примечание 2 к приложению 2). В расчёте он идёт как один класс. От числа классов зависят секретарь учебной части, диспетчер образовательного учреждения (1 ставка при 30 классах и более), рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и гардеробщик: 0,5 ставки на каждые 10 классов, но не менее 0,5 на гардероб, и ещё 0,5 на гардероб при второй смене или группах продлённого дня.

Должности, у которых нет числового порога

Часть должностей в нормативах считается не от контингента, а от учебного плана, площадей и оборудования. По ним в форме чаще всего появляются расхождения, которые на деле расхождениями не являются.

• Учитель. Количество ставок определяется на основе тарификации по федеральному учебному плану, календарному учебному графику и рабочим программам.
• Воспитатель группы продлённого дня. Считается от количества групп, продолжительности их работы и нормы 30 часов педагогической работы в неделю за ставку. В отдельной школе для обучающихся с ОВЗ норма — 25 часов.
• Преподаватель-организатор основ безопасности и защиты Родины. Ставка вводится при преподавательской работе по предмету не менее 5 и не более 9 часов в неделю (360 в год); при нагрузке менее 5 часов в неделю (менее 180 часов в год) — 0,5 ставки.
• Лаборант. 0,5 ставки на каждый оборудованный кабинет физики, химии и другие.
• Уборщик служебных помещений. 0,5 ставки на каждые 250 кв. м убираемой площади, не менее 0,5 на организацию; при повторном использовании площади — ещё 0,25 ставки на каждые 250 кв. м. Площадь стен, дверей, подоконников, парт, чердаков и подвалов не учитывается, если там нет гардероба или мастерских.
• Сторож. 1 ставка в смену на 1 пост. Старший сторож вводится, только если работник в течение смены руководит другими сторожами.
• Дворник. По нормам убираемой площади, которые утверждает орган местного самоуправления.

Педагог-психолог, логопед, дефектолог, тьютор: условие заключения ПМПК

Для специалистов сопровождения базой служит не общее число детей с особенностями, а число обучающихся с ОВЗ при наличии заключения психолого-медико-педагогической комиссии. Учитель-логопед и учитель-дефектолог — 1 ставка на 6-12 таких обучающихся, тьютор и ассистент (помощник) — 1 ставка на 1-6. Педагог-психолог вводится из расчёта 1 должность на каждые 300 обучающихся, а при численности менее 300 человек норматив предусматривает сетевую форму психолого-педагогической помощи через центр психолого-педагогической, медицинской и социальной помощи. Школа на 250 учеников, где ставка психолога есть, в форме покажет превышение, если нет детей с ОВЗ или РАС с заключениями ПМПК: 20 обучающихся с ОВЗ дают 1 ставку, 5-8 обучающихся с РАС — тоже 1.

Советник директора по воспитанию: ставка и источник оплаты

Норматив советника зависит от численности обучающихся: 0,5 ставки при менее чем 100 обучающихся и до 3 ставок при 2400 и более. Минпросвещения в августе 2025 года уточнило, что из федерального бюджета советнику в школе оплачивается только 0,5 ставки. Если школа вводит дополнительные ставки советника, их финансирует региональный или муниципальный бюджет. Для мониторинга это значит, что ставка советника в штатном расписании и источник её оплаты — разные вопросы: количество ставок сверяется с нормативом по контингенту, а финансирование сверх 0,5 ставки обсуждается с учредителем.

Наименования должностей в штатном расписании

Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует: если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам. Для педагогов это номенклатура должностей, утверждённая постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 225, и раздел ЕКС «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (приказ Минздравсоцразвития от 26.08.2010 № 761н). Типовая ошибка — старое наименование «преподаватель-организатор основ безопасности жизнедеятельности»: по совместному письму Минпросвещения и Общероссийского Профсоюза образования от 08.11.2024 № 584 должность заменена на «преподаватель-организатор основ безопасности и защиты Родины». Расхождение наименования в штатном расписании, трудовом договоре и сведениях ЕФС-1 создаёт риск для досрочной пенсии педагога, поэтому переименование оформляют приказом об изменении штатного расписания и дополнительным соглашением.

Совмещение должностей и доли ставок

Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой должности в пределах установленной продолжительности рабочего дня, с письменного согласия работника и с доплатой по статье 151 ТК РФ, размер которой стороны устанавливают соглашением. Совмещение не создаёт новую штатную единицу: должность, по которой работник выполняет дополнительную работу, остаётся в штатном расписании отдельной позицией. В мониторинге считаются штатные единицы, а не физические лица, поэтому замдиректора, который совмещает обязанности советника, не заменяет ставку советника в форме.

Доли ставок — обычная практика нормативов: 0,25 юрисконсульта, 0,5 лаборанта на кабинет. В унифицированной форме Т-3 количество штатных единиц по неполным ставкам указывают в долях, например 0,25, 0,5 или 2,75. При двух и более зданиях системному администратору добавляется 0,25 ставки на каждое здание, а при филиале на отдельной территории заведующему хозяйством — 0,5 ставки независимо от численности обучающихся.

Образец штатного расписания по форме Т-3 для сверки с мониторингом

Файл пригодится, чтобы привести штатное расписание к виду, из которого удобно переносить количество штатных единиц в форму.

Что проверить в первую очередь: сценарии для разных организаций

Одни и те же нормативы по-разному нагружают малокомплектную сельскую школу и городской комплекс с филиалами. В таблице — какие строки формы стоит проверять первыми в каждой ситуации и какие обычно не вызывают вопросов.

В отдельной школе для обучающихся с ОВЗ шкала социального педагога дана как «менее 199 чел. — 1; от 200 до 349 чел. — 1,5; от 400 чел. и более — 2», и диапазон 350-399 в ней не назван. Вправе ли такая школа менять нормативы по согласованию с учредителем, зависит от должности: для учителя-логопеда, учителя-дефектолога, педагога-психолога и тьютора замена и увеличение по пункту 2 письма № АВ-64/07 не применяются, их норматив определён пунктом 39 Порядка, утверждённого приказом Минпросвещения от 22.03.2021 № 115.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если штатное расписание расходится с нормативом

Превышение или недобор против примерного норматива сам по себе нарушением не является: нормативы рекомендательные, а штатное расписание утверждает организация. Основанием для отклонения служит согласование с учредителем по пункту 2 Общих положений, и именно его стоит подготовить, если по итогам сверки у вас есть ставки сверх нормы. Для мониторинга достаточно, чтобы данные формы совпадали с утверждённым штатным расписанием, а отклонения имели документальное основание.

Если по итогам мониторинга учредитель просит привести штат к нормативу, изменение штатного расписания оформляется приказом руководителя. Дальнейший порядок зависит от того, затронуты ли занятые ставки. Вакантную ставку исключают приказом без дополнительных процедур. Сокращение занятой должности требует предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения и предложить ему имеющиеся вакансии (статья 180 ТК РФ), а при наличии первичной профсоюзной организации — уведомить её выборный орган не позднее чем за 2 месяца (статья 82 ТК РФ). Изменение условий трудового договора по организационным причинам, например режима работы воспитателей, требует уведомления работника не менее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.

Дополнительные соглашения о совмещении, о переименовании должности, ознакомление с приказом об изменении штатного расписания можно провести в КЭДО. Исключение прямо названо в части 3 статьи 22.1 ТК РФ: приказ об увольнении работника в электронный вид не переводится, как и трудовые книжки и акты о несчастном случае на производстве. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому ознакомление педагогов с кадровыми документами не требует их явки в канцелярию.

Когда приводить штат к нормативу не нужно

Есть ситуации, в которых отклонение от примерного норматива обосновано самим текстом писем Минпросвещения:

• функционал уборки, охраны, питания или обслуживания зданий выполняет внешняя организация или ИП по договору: такие должности в нормативе вообще не вводятся;
• бухгалтерский учёт ведёт централизованная бухгалтерия: главный бухгалтер и бухгалтер предусматриваются только при самостоятельном ведении учёта;
• численность обучающихся менее 300 и психологическая помощь организована в сетевой форме через центр психолого-педагогической, медицинской и социальной помощи;
• объём работы по должности не укладывается в норматив, и увеличение согласовано с учредителем;
• школа реализует только адаптированные основные общеобразовательные программы: для неё действуют нормативы письма № АВ-64/07, а не приложения 2.

Во что обходится поспешное сокращение ради норматива

Сокращение с нарушением статей 81 и 180 ТК РФ суд признаёт незаконным: работника восстанавливают, а организация выплачивает средний заработок за всё время вынужденного прогула (статья 394 ТК РФ). Нарушение трудового законодательства дополнительно грозит штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: 1 000-5 000 рублей для должностного лица, 30 000-50 000 рублей для юрлица. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф для должностного лица составляет 10 000-20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, для юрлица — 50 000-100 000 рублей. Для школы, где штат корректируют перед новым учебным годом, двухмесячный срок предупреждения означает, что решение о сокращении по итогам августовского мониторинга даёт результат не раньше октября.

Штатное расписание в 1С ЗУП: откуда брать данные для мониторинга

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1) штатное расписание ведётся, если в настройках кадрового учёта включены флажки «Вести штатное расписание» и, для хранения прошлых версий, «Использовать историю изменения штатного расписания». Утверждённое штатное расписание фиксирует документ «Утверждение штатного расписания», каждую корректировку — документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Для сверки с мониторингом формируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» на ту дату, на которую заполняете форму, и отчёт «Штатная расстановка», где видны занятые и вакантные ставки.

Частая причина расхождения между 1С и формой — изменения, введённые приказом на бумаге, но не проведённые документом в программе, или позиции, созданные для совместителей. Перед заполнением сравните количество штатных единиц в отчёте Т-3 с последним приказом: если цифры разные, сначала исправьте данные в 1С, затем переносите их в sas.ficto.ru.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года её применение не обязательно: работодатель, в том числе ИП, вправе утвердить собственную форму штатного расписания с обязательными реквизитами первичного документа. При этом для коммерческих организаций Роструд прямо указывает на портале онлайнинспекция.рф в разъяснении о штатном расписании, что оно обязательно, а должность из трудового договора должна в нём присутствовать со ссылкой на статьи 15 и 57 ТК РФ.

Если приказы по штатному расписанию и допсоглашения подписываются в КЭДО, данные в 1С и в архиве подписанных документов не расходятся. Для 1С:ЗУП в сервисе Добыто есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Стоимость КЭДО для кадровой службы образовательной организации

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Тарифы указаны на дату публикации.

Для школы, где часть функций передана на аутсорсинг, а в штате несколько десятков человек, итоговая сумма определяется численностью и тем, нужна ли синхронизация штатного расписания и приказов с 1С:ЗУП. Условия каждого тарифа, включая минимальную оплату и переход между тарифами с пересчётом разницы, перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Мониторинг стандартизации штатных расписаний проверяет не форму документа, а то, как количество ставок соотносится с примерными нормативами Минпросвещения. Большая часть расхождений объясняется расчётной базой: не учтены дошкольные группы, классы-комплекты, заключения ПМПК, договоры аутсорсинга и централизованная бухгалтерия. Отклонение от норматива допустимо при согласовании с учредителем, а сокращение ставок по итогам мониторинга подчиняется обычным срокам ТК РФ и требует не меньше 2 месяцев.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот для организаций с синхронизацией с 1С:ЗУП: приказы об изменении штатного расписания, соглашения о совмещении и ознакомление работников с ними проходят в одной системе, и к следующему мониторингу данные уже собраны.

Частые вопросы о штатном расписании и мониторинге

Можно ли заменить в школе должность бухгалтера экономистом?

Да. В приложении 2 к письму № ОК-1835/08 указано, что одна должность бухгалтера полностью или частично может быть замещена должностью экономиста. Сам бухгалтер предусматривается только при самостоятельном ведении бухгалтерского учёта и составлении бухгалтерской отчётности. Если учёт передан централизованной бухгалтерии, норматив по бухгалтеру и экономисту на его месте не применяется.

Сколько ставок воспитателя нужно на дошкольную группу при 12-часовом режиме?

Численность воспитателей считают по одной должности на группу в смену, исходя из продолжительности пребывания детей и нормы часов за ставку. При 12-часовом пребывании и пятидневной неделе это 1,67 ставки (12 ч x 5 дн. / 36 ч), а в группах компенсирующей направленности с нормой 25 часов — 2,4 ставки (12 ч x 5 дн. / 25 ч). Младший воспитатель при 12-часовом режиме в ясельной группе и 40-часовой неделе — 1,5 ставки.

Как считать уборщиков, если школа работает в две смены?

Базовый норматив — 0,5 ставки на каждые 250 кв. м убираемой площади, но не менее 0,5 ставки на организацию. Если площадь используется повторно во вторую смену или для групп продлённого дня, добавляется 0,25 ставки на каждые 250 кв. м повторно используемой площади. При большем количестве смен или длительном нахождении детей в группе продлённого дня добавка составляет 0,5 ставки на каждые 250 кв. м.

Когда в штатное расписание вводится должность кассира?

Кассир не зависит от численности обучающихся. Должность вводится, если организация ведёт операции по приёму, учёту, выдаче и хранению денежных средств с соблюдением правил их сохранности. Количество определяется объёмом кассовых операций, но не более 1 ставки на организацию.

Нужно ли в школе вводить должность повара, если питание поставляет внешняя компания?

Заведующий производством, повар, кухонный рабочий и кладовщик предусматриваются при приготовлении пищи непосредственно в школе. При договоре на поставку готового питания вводится буфетчик, не менее 1 ставки в смену на каждую столовую, если раздачу не выполняет поставщик. При договоре на организацию питания должности вводятся только в том случае, если соответствующая услуга договором не предусмотрена.

Сколько ставок сторожа положено на здание с двумя постами?

Норматив — 1 ставка в смену на 1 пост, поэтому число ставок зависит от количества постов и смен в каждом корпусе. Старший сторож вводится только при условии, что работник наряду со своими обязанностями руководит другими сторожами в течение смены. Если охрану по договору обеспечивает внешняя организация, должность сторожа в нормативе не вводится.