Штатное расписание — внутренний документ работодателя, где по каждому подразделению указаны должности, количество штатных единиц, оклад и надбавки, а в итоговой строке — общий штат и месячный фонд по окладам. Обычно его составляют по унифицированной форме Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, хотя с 2013 года коммерческая организация вправе утвердить собственную форму. Документ утверждает руководитель приказом, неполную ставку записывают долей (0,25; 0,5; 2,75), а оклад при полной ставке с 1 января 2026 года не может быть ниже МРОТ 27 093 рубля. Фамилии в штатное расписание не вписывают: оно описывает должности и хранится постоянно, а распределение людей по ставкам ведут в штатной расстановке, у которой срок хранения 50/75 лет.
Ниже приводим условный образец на 8,5 единицы и разбираем каждую строку: откуда взялась половина ставки, где видна вакансия, как считается графа 9 и что пишут в шапке. Отдельно показываем, как называть должности, чтобы работники не потеряли льготы, как в документе отражаются совмещение и внутреннее совместительство и что меняется для ИП и микропредприятия. Порядок изменения с уведомлением работников за 2 месяца, настройки в 1С:ЗУП 8.3, сроки хранения, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.
Образец штатного расписания с должностями: условная компания на 8,5 единицы
Возьмём торговую компанию с тремя подразделениями: администрация, отдел продаж и склад. Оклады в образце условные, их задаёт положение об оплате труда конкретного работодателя. Структура строк и порядок расчёта при этом повторяют требования формы Т-3.
| Подразделение (гр. 1) | Код (гр. 2) | Должность (гр. 3) | Единиц (гр. 4) | Оклад, руб. (гр. 5) | Надбавка, руб. (гр. 6) | Всего в месяц, руб. (гр. 9) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Администрация | 01 | Генеральный директор | 1 | 120 000 | — | 120 000 |
| Администрация | 01 | Главный бухгалтер | 1 | 90 000 | — | 90 000 |
| Администрация | 01 | Специалист по кадрам | 0,5 | 60 000 | — | 30 000 |
| Отдел продаж | 02 | Руководитель отдела продаж | 1 | 85 000 | — | 85 000 |
| Отдел продаж | 02 | Менеджер по продажам | 3 | 55 000 | — | 165 000 |
| Склад | 03 | Кладовщик | 1 | 48 000 | — | 48 000 |
| Склад | 03 | Водитель автомобиля | 1 | 50 000 | 5 000 | 55 000 |
| Итого | 8,5 | 593 000 |
Графы 7, 8 и 10 в образце пустые, поэтому в таблицу не вынесены. Итог по графе 4 (8,5) переносится в шапку в строку «Штат в количестве ___ единиц», итог по графе 9 показывает плановый месячный фонд по окладам и надбавкам, а не фактические расходы на зарплату: в нём нет премий по результатам, оплаты сверхурочных и отпускных.
Пояснение каждой строки образца
- Генеральный директор, 1 единица. Руководитель занимает такую же штатную единицу, как остальные работники, и его оклад указывается в общем порядке. Из штатного расписания видно, что должность существует, а кто её занимает и на каком основании, показывают приказ и трудовой договор.
- Главный бухгалтер, 1 единица. Должность с особым статусом по закону о бухгалтерском учёте, поэтому название пишется точно, без сокращений вроде «глав. бух».
- Специалист по кадрам, 0,5 единицы. В графе 4 стоит доля ставки, в графе 5 — полный оклад по должности (60 000 руб.), а графа 9 считается как 60 000 × 0,5 = 30 000 руб. Ошибка, которую встречаем чаще других: в графу 5 пишут уже уменьшенные 30 000, и итог становится заниженным вдвое. На 0,5 ставки может работать внешний совместитель или работник с неполным рабочим временем по статье 93 ТК РФ.
- Руководитель отдела продаж, 1 единица. Новое подразделение начинается со строки его руководителя, код подразделения в графе 2 меняется на 02.
- Менеджер по продажам, 3 единицы. Одинаковые должности с одним окладом записываются одной строкой, графа 9 равна 55 000 × 3 = 165 000 руб. Штатное расписание не показывает, занята ли ставка: если работает 2 менеджера, третья единица вакантна, и это видно только в штатной расстановке. При сокращении штата такую вакансию работодатель обязан предлагать сокращаемым работникам.
- Кладовщик, 1 единица. Отдельное подразделение «Склад» с кодом 03. Если склад не выделен приказом о структуре, кладовщика записывают в то подразделение, которое реально существует в оргструктуре.
- Водитель автомобиля, 1 единица с надбавкой. Надбавка 5 000 руб. стоит в графе 6, а графа 9 равна сумме граф 5-8, умноженной на графу 4. Если надбавка установлена в процентах и зависит от показателей, итоговую сумму в графе 9 вывести нельзя: графу оставляют пустой или пишут только оклад и дают пояснение в графе 10 «Примечание».
При полной ставке оклад вместе с надбавками не может быть ниже МРОТ, установленного Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ: 27 093 руб. в месяц с 1 января 2026 года. Если в регионе действует региональное соглашение о минимальной заработной плате по статье 133.1 ТК РФ, ориентиром служит более высокая сумма. Для 0,5 ставки порог сравнивают пропорционально отработанному времени. Проверьте каждую строку своего штатного расписания по двум суммам: графа 5 не ниже порога при полной ставке и графа 9 равна произведению граф 5-8 на графу 4.
Шаблоны штатного расписания и трудового договора для оформления должностей
Начните с файла формы Т-3 в Excel, а трудовой договор используйте, чтобы сверить наименование должности и оклад с позицией штатного расписания.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (файл .xlsx) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
Шапка и графы формы Т-3: какие данные штатного расписания куда вносить
В шапке формы указывают наименование организации и код по ОКПО, номер документа и дату составления, период действия, реквизиты приказа об утверждении в грифе «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от ___ № ___» и общий штат в единицах. Внизу документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Номер и дата в шапке и номер и дата утверждающего приказа — разные реквизиты: первые присваивает сам документ, вторые берутся из приказа руководителя.
| Графа | Что вносится | На что проверить |
|---|---|---|
| 1-2 | Наименование структурного подразделения и его код | Совпадение с приказом об оргструктуре, единая кодировка во всех кадровых документах |
| 3 | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Наименование слово в слово как в трудовом договоре и приказе о приёме |
| 4 | Количество штатных единиц, неполные — долями: 0,25; 0,5; 2,75 | Сумма графы 4 равна штату в шапке |
| 5 | Тарифная ставка (оклад) за полную единицу, руб. | При полной ставке не ниже МРОТ; при доле ставки пишется полный оклад |
| 6-8 | Надбавки, в рублях или процентах | Надбавка есть в положении об оплате труда или трудовом договоре |
| 9 | Всего в месяц: сумма граф 5-8, умноженная на графу 4 | При надбавках в процентах сумма не выводится, нужен комментарий в графе 10 |
| 10 | Примечание: сдельная оплата, особенности надбавок, пояснения к строке | В графе нет ФИО работников и отметок о занятости ставки |
Большинство расхождений при проверке ГИТ находятся на стыке граф 3 и 5 с трудовыми договорами: в договоре одна формулировка должности или сумма оклада, в штатном расписании другая. Перед утверждением сверьте каждую строку с действующими договорами, а итог графы 4 со строкой «Штат в количестве» в шапке.
Когда унифицированная форма Т-3 не обязательна
С 1 января 2013 года, после вступления в силу 402-ФЗ о бухгалтерском учёте, формы из альбомов унифицированной первичной документации для коммерческих организаций перестали быть обязательными. Собственную форму можно утвердить приказом, если в ней остались подразделения, должности, количество единиц и оплата. Государственные и муниципальные учреждения работают по формам, которые установил учредитель. Отказ от Т-3 не отменяет сам документ: штатное расписание остаётся, меняется только бланк.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Должности в штатном расписании: как называть, чтобы не потерять льготы
Статья 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности соответствовало квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, если с работой по этой должности связаны компенсации, льготы или ограничения. Речь идёт о досрочной пенсии, сокращённом рабочем времени, дополнительном отпуске, запретах на работу для отдельных категорий. Для остальных должностей работодатель вправе выбрать название сам, но оно всё равно должно быть одинаковым в штатном расписании, трудовом договоре, приказе о приёме и сведениях о трудовой деятельности.
Практическое следствие для образца: должность «Водитель автомобиля» записана так, как она называется в справочниках, а не «Шофёр» или «Водитель-курьер». Если работник претендует на льготы, СФР сверяет название должности с Списками и справочниками, и расхождение в одно слово приходится доказывать документами. При сомнении откройте профессиональный стандарт по виду деятельности и возьмите наименование оттуда.
Типичные ошибки в графе 3 и их цена
- Сокращения и жаргон. «Менеджер ОП», «зам. дир.» — при споре о трудовой функции суд читает документ буквально, а в сведениях ЕФС-1 такое наименование выглядит как ошибка.
- Английские названия без русского эквивалента. Office manager, head of sales допустимы только если рядом есть русское наименование, которое совпадает с договором.
- Разные оклады по одной должности в одной строке. Трудовой договор должен содержать конкретный размер оклада (статья 57 ТК РФ), поэтому «вилку» в штатном расписании приходится расшифровывать в каждом договоре. Надёжнее разнести должности по категориям или разрядам и дать каждой свою строку.
- Должность есть в договоре, но её нет в штатном расписании. Работник формально выполняет работу, которой в штате не существует, и при сокращении или переводе эта позиция становится предметом спора.
Цена такой ошибки считается просто: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит юрлицу от 30 000 до 50 000 руб., должностному лицу и ИП — от 1 000 до 5 000 руб. К штрафу добавляется время на переоформление договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, у которых название расходится со штатом.
Совмещение должностей и совместительство: как они выглядят в штатном расписании
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ отдельной штатной единицы не создаёт. Работник в течение своего рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой должности, которая уже есть в штатном расписании (вакантной или временно свободной), за доплату по статье 151 ТК РФ, размер которой стороны устанавливают по соглашению. Работа по такой же должности оформляется как расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ. Внутреннее совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ устроено иначе: это второй трудовой договор, работа в свободное от основной работы время, и она занимает штатную единицу, чаще всего долю ставки.
| Ситуация | Штатная единица | Какой документ нужен |
|---|---|---|
| Менеджер выполняет обязанности вакантной должности специалиста по кадрам (совмещение) | Не добавляется, вакансия в штате остаётся | Письменное согласие работника, дополнительное соглашение, приказ с размером доплаты и сроком |
| Кладовщик заменяет коллегу на время отпуска без освобождения от своей работы | Не добавляется | Согласие и приказ о поручении работы временно отсутствующего с доплатой |
| Бухгалтер вечером ведёт кадры по второму договору (внутреннее совместительство) | Занимает позицию, как правило 0,5 ставки или меньше | Отдельный трудовой договор и приказ о приёме по совместительству |
| Менеджеру увеличили объём работы по своей же должности | Не добавляется | Согласие и приказ о расширении зоны обслуживания с доплатой |
Отсюда правило проверки: совмещать можно только ту должность, строка которой есть в штатном расписании. Если нужной позиции нет, сначала вносят изменение в штатное расписание, а уже потом поручают работу. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. В Добыто согласие на совмещение и дополнительное соглашение работник подписывает электронной подписью из личного кабинета, а подписанный комплект сразу попадает в электронный архив вместе с приказом.
Штатное расписание ИП и микропредприятия
Индивидуальный предприниматель, который нанимает работников по трудовым договорам, — работодатель, и штатное расписание составляется по тем же правилам, что у организации. В шапке вместо наименования юрлица пишут фамилию, имя и отчество предпринимателя с пометкой «ИП» и его код по ОКПО, утверждает документ сам предприниматель своим приказом. Если кадровика и главного бухгалтера нет, подписи ставит ИП. Документ утверждают до приёма первого работника: трудовой договор ссылается на должность, которой в штате ещё нет, и эту нестыковку приходится исправлять задним числом. Предпринимателю без работников и заказчику, который работает только с исполнителями по ГПХ и самозанятыми, штатное расписание не нужно: договоры ГПХ штатных единиц не занимают.
Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовые договоры на основе типовой формы. Штатного расписания это не касается. Роструд в ответе на вопрос микроорганизации с 10 сотрудниками на портале Онлайнинспекция.рф прямо указывает, что микропредприятия обязаны утверждать штатное расписание, даже если должности и оплата прописаны в договорах. Если вы ИП или микропредприятие и документа нет, составьте его сейчас по фактическим договорам и утвердите приказом текущей датой.
Изменение штатного расписания: приказ, сроки и согласие работников
Изменения вносят двумя способами: приказом о внесении изменений в действующее штатное расписание либо утверждением новой редакции с новым номером и датой. Небольшие правки (одна новая должность, переименование) удобнее оформлять приказом, массовые — новой редакцией. Сама правка документа работников не касается, пока не затрагивает условия их трудовых договоров. Как только меняется оклад или наименование должности занятой позиции, работает другая процедура.
- Работник согласен. Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ, изменение вступает в силу с даты соглашения.
- Изменение по инициативе работодателя из-за организационных или технологических условий труда. По статье 74 ТК РФ работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, трудовая функция при этом не меняется.
- Сокращение занятой должности. По статье 180 ТК РФ работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения и предлагают вакантные должности, в том числе нижестоящие.
- Исключение вакантной единицы. Уведомлять некого, достаточно приказа об изменении штатного расписания.
Внимание: если изменение штатного расписания заканчивается сокращением, приказ об увольнении нельзя оформить в КЭДО. Он, как и трудовая книжка, акт о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда, остаётся на бумаге.
Как внести изменение в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, какие строки меняются, и проверьте по штатной расстановке, заняты ли эти позиции. От этого зависит, нужны ли уведомления работников.
- Шаг 2. Подготовьте служебную записку или расчёт с обоснованием изменения: оптимизация, новое направление, изменение структуры. При сокращении обоснование понадобится в суде.
- Шаг 3. Издайте приказ о внесении изменений с перечнем строк, датой вступления в силу и ответственным. Для занятых позиций дата вступления в силу ставится не раньше, чем истекут 2 месяца с уведомления.
- Шаг 4. Вручите работникам уведомления по статье 74 или статье 180 ТК РФ либо подпишите с ними дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ.
- Шаг 5. В дату вступления в силу утвердите новую редакцию штатного расписания или внесите изменения в действующую, затем обновите штатную расстановку и кадровую программу.
- Шаг 6. Проверьте, что наименования и оклады в дополнительных соглашениях совпадают со строками новой редакции слово в слово и рубль в рубль.
Если приказ и дополнительные соглашения подписываются электронно, важно, чья подпись стоит с каждой стороны. Документы работодателя подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник, работник подписывает свою часть в личном кабинете.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью: либо руководителя, либо сотрудника, которому передали право подписи по машиночитаемой доверенности. Работник подписывает усиленной неквалифицированной подписью, и она становится юридически значимой только при заключённом с ним соглашении, где прописан порядок её проверки. Перед рассылкой дополнительных соглашений об изменении оклада проверьте, что соглашения об использовании подписи подписаны у всех адресатов.»
Штатное расписание в 1С 8.3 и КЭДО: где ведётся документ и как уходит на подпись
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 учёт штатного расписания включают в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт» по ссылке «Настройка штатного расписания» флажком «Ведётся штатное расписание». Дальше выбирают один из режимов: без истории, когда правки вносятся прямо в справочник и видна только текущая редакция, или с флажком «Ведётся история изменений штатного расписания». Во втором режиме новые позиции проходят через документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а старые редакции сохраняются. Флажок автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию не даст провести приём на должность, которой нет в штате, или с окладом, отличным от позиции.
Каждая позиция в 1С содержит подразделение, должность, график работы, количество единиц, условия оплаты и сведения об отпусках. Печатная форма Т-3 выводится кнопкой «Печать» из справочника или отчётом «Штатное расписание (Т-3)» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты», там же лежат отчёты по штатной расстановке.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В связке 1С и КЭДО роли разделены: в 1С живут кадровые данные, документы и штатное расписание, а система КЭДО отвечает за маршруты, подписание электронной подписью и архив. Документ уходит из 1С на подпись и возвращается уже подписанным, со статусом. Поэтому правки штата вносите в 1С документом изменения, а в КЭДО отправляйте готовые приказы и дополнительные соглашения, которые из этих правок получились.»
Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически. На практике это значит, что приказ об изменении штатного расписания, сформированный в 1С, уходит на ознакомление без повторного ввода данных.
Полезно знать: документы от имени работодателя подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете сотрудника. Руководителю нельзя отправить приказ на подпись в его личный кабинет работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: кадровый электронный документ, который отправляется работнику без дублирования на бумаге, должен быть в формате PDF/A по приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Файл в Word или Excel, в том числе выгрузку штатного расписания в .xlsx, придётся дублировать на бумаге. 1С в новых релизах проверяет произвольные документы на соответствие PDF/A и предупреждает об ошибке до отправки.
Важный нюанс из практики: часть компаний делегирует право подписи кадровых документов нескольким сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии по машиночитаемой доверенности, часть заводит руководителю в 1С учётную запись с ограниченными правами, где он видит только документы на свою подпись. Если у пользователя 1С нет электронной подписи, он передаёт приказ на подпись тому, у кого есть право подписи, и документ ждёт в списке «на подпись мне».
Сколько хранить штатное расписание и что грозит за его отсутствие
Срок хранения установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По статье 40 Перечня штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения, а в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до ликвидации организации. Проекты штатных расписаний, справки, предложения и переписка по их разработке по статье 41 хранятся до минования надобности. Штатные расстановки по статье 42 хранятся 50/75 лет, потому что в них есть персональные данные работников. Старые редакции штатного расписания при утверждении новой не уничтожают: при споре о сокращении суд сравнивает именно редакции до и после.
Факт: графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. В КЭДО действуют те же сроки, электронная форма их не сокращает.
Если штатного расписания нет или оно расходится с трудовыми договорами, ГИТ квалифицирует это как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юрлицу от 50 000 до 70 000 руб., должностному лицу — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет, ИП — от 10 000 до 20 000 руб. Отдельный риск возникает в суде: без утверждённого штатного расписания работодатель не докажет, что должность действительно сокращена, и увольнение признают незаконным.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда инспектор запрашивает электронные кадровые документы, одного PDF со штампом подписи недостаточно: штамп легко скопировать в любой файл, и сам по себе он ничего не доказывает. Инспектору передают приказ о ведении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на электронное взаимодействие и архив, где рядом с PDF лежат файлы электронной подписи. Подпись проверяется программой, поэтому перед проверкой выгрузите архив и прогоните подписи через проверку в своей системе.»
В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив: приказы об утверждении и изменении штатного расписания, дополнительные соглашения и уведомления хранятся вместе с файлами подписей и выгружаются для проверки одним комплектом.
Стоимость КЭДО для оформления кадровых документов по штатному расписанию
Стоимость зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | год |
| Модуль для 1С:ЗУП (в составе тарифа «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
УКЭП для сотрудников выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, и её стоимость в тариф не входит. При переходе на более высокий тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия по вашей численности приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Рабочее штатное расписание строится от оргструктуры: подразделение, должность с названием по справочнику или профстандарту, доля ставки, полный оклад и надбавки, а графа 9 проверяется умножением. Совмещение новых единиц не требует, внутреннее совместительство занимает позицию, а изменение занятой должности идёт через согласие работника или уведомление за 2 месяца. Документ хранится постоянно, и каждая его редакция пригодится при споре о сокращении.
В Добыто приказы и дополнительные соглашения, которые рождаются из правок штатного расписания в 1С:ЗУП, уходят работникам на подпись без повторного ввода и хранятся в архиве вместе с подписями, поэтому к проверке ГИТ комплект собирается выгрузкой, а не поиском по папкам.
Частые вопросы о штатном расписании
Обязан ли работодатель знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Трудовой кодекс РФ такой обязанности не устанавливает: штатное расписание описывает структуру и оплату по должностям, а условия конкретного работника закрепляет трудовой договор. Обязанность ознакомления появляется, если её предусмотрели коллективный договор, соглашение или локальный нормативный акт работодателя. Работник, которому нужны сведения о своей должности и окладе, вправе запросить копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ.
Нужно ли переутверждать штатное расписание после повышения МРОТ?
Если оклад по какой-то должности при полной ставке вместе с надбавками стал ниже 27 093 руб. (МРОТ с 1 января 2026 года) или ниже регионального минимума, строку нужно изменить: издать приказ об изменении штатного расписания и заключить с занятыми на этой должности работниками дополнительные соглашения о новом окладе. Уведомление за 2 месяца по статье 74 ТК РФ здесь не нужно: повышение оплаты положение работника не ухудшает.
Ставится ли печать на штатном расписании?
В унифицированной форме Т-3 места для печати нет. Документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает руководитель приказом, реквизиты которого указаны в грифе «УТВЕРЖДЕНО». С 2015 года у хозяйственных обществ нет обязанности иметь печать, поэтому её отсутствие на штатном расписании нарушением не считается.
На какой срок утверждают штатное расписание и нужно ли делать это ежегодно?
Срок действия законом не ограничен. Строку «на период» в форме Т-3 можно заполнить датой начала действия, и документ работает до утверждения новой редакции. Ежегодное переутверждение — традиция части компаний, удобная для планирования фонда оплаты труда, но не требование ТК РФ.
Кто подписывает штатное расписание, если в компании нет главного бухгалтера?
Руководитель организации вправе вести бухгалтерский учёт лично (часть 3 статьи 7 402-ФЗ), и тогда он подписывает документ за главного бухгалтера. Если учёт передан по договору бухгалтерской фирме, подпись в графе «Главный бухгалтер» ставит руководитель или работник, которому это поручено приказом. У ИП без штата кадровиков и бухгалтеров все подписи ставит сам предприниматель.
Можно ли внести должность в штатное расписание задним числом?
Приказ об изменении датируется днём его подписания, а дата вступления в силу изменения может быть только будущей или текущей. Если работник уже принят на должность, которой не было в штате, ошибку исправляют приказом о внесении изменений текущей датой, а в пояснительной записке фиксируют, с какого момента должность фактически существует. Переделывать приказ прошлой датой нельзя: при проверке это выявляется по журналу регистрации приказов и по истории изменений в 1С.
