Форма Т-3 штатное расписание заполняется сверху вниз, а сверяется снизу вверх: число в шапке «Штат в количестве ___ единиц» должно совпасть с итогом графы 4, а итог графы 9 показывает месячную сумму по окладам и надбавкам с учётом числа ставок. В шапке семь реквизитов для заполнения: наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дата составления, период действия, дата и номер приказа об утверждении, общее число штатных единиц. Код формы по ОКУД 0301017 уже напечатан в бланке. Организация пишет наименование по учредительным документам и утверждает штатное расписание приказом руководителя, а индивидуальный предприниматель указывает свои ФИО с пометкой «Индивидуальный предприниматель» и подписывает документ сам.
Ниже по порядку разобраны реквизиты шапки, графы 1-10 и то, как в них попадают дробные ставки, надбавки в процентах, вакансии и совмещение: из-за них итог чаще всего расходится со шапкой. Отдельно показано, что меняется в шапке при изменении штатного расписания и откуда 1С ЗУП 8.3 берёт реквизиты для печатной формы Т-3. Пошаговая сверка итоговой строки, сценарная таблица изменений, сроки хранения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Шапка штатного расписания по форме Т-3: реквизиты по порядку
Форму Т-3 утвердил Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 № 1 вместе с указаниями по заполнению. Шапка занимает верхнюю треть листа, и каждое поле в ней связано с другим документом: наименование сверяют с ЕГРЮЛ, дату и номер — с журналом приказов, число единиц — с итоговой строкой той же формы. Поэтому шапку удобнее заполнять последней, когда таблица уже посчитана.
| Реквизит шапки | Что писать | Где ошибаются |
|---|---|---|
| Форма по ОКУД | 0301017, код уже стоит в бланке | Оставляют код на собственной форме, которая от Т-3 уже отличается по составу граф |
| Код по ОКПО | Код из уведомления Росстата о кодах статистики | Вписывают ИНН или ОГРН |
| Наименование организации | Полное или сокращённое наименование по учредительным документам; у ИП — ФИО полностью | Коммерческое обозначение или бренд вместо наименования из ЕГРЮЛ |
| Номер документа | Порядковый номер штатного расписания по нумерации организации | Номер не меняют при выпуске новой редакции, и в деле оказываются два документа с одним номером |
| Дата составления | Дата, когда документ подготовлен | Дата составления позже даты приказа об утверждении |
| На период с «__» ____ 20__ г. | Дата, с которой действует штатное расписание; дата окончания — только если документ утверждают на срок | Дата начала раньше даты приказа, то есть документ задним числом |
| УТВЕРЖДЕНО приказом организации от «__» ____ 20__ г. № __ | Дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания | Ссылка на приказ, которого нет в журнале регистрации приказов |
| Штат в количестве ___ единиц | Итог графы 4, включая вакантные и неполные ставки | Пишут фактическую численность работников или округляют дробный итог до целого |
Две строки таблицы проверяются по другим документам организации: дата и номер приказа — по журналу приказов, число единиц — по итоговой строке той же формы. Остальные поля ошибок почти не дают, если их заполнять по выписке из ЕГРЮЛ и уведомлению Росстата.
Шапка штатного расписания у ИП
Статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием и не делает исключения для индивидуальных предпринимателей. ИП с наёмными работниками составляет штатное расписание по тем же правилам, а размер бизнеса от этого не освобождает: Роструд на портале онлайнинспекция.рф отдельно разъяснил, что микропредприятия, которые по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных нормативных актов, штатное расписание всё равно утверждают. Официальный ответ можно прочитать в разделе вопросов портала: разъяснение Роструда об обязательности штатного расписания для микропредприятия.
В шапке ИП меняются три поля. В строке наименования пишут «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью. Код по ОКПО берут из уведомления Росстата, выданного на ИП. Строку «УТВЕРЖДЕНО приказом организации» заполняют реквизитами приказа или распоряжения самого предпринимателя: руководителя над ним нет, документ он подписывает лично. Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера внизу формы ИП без штатного бухгалтера ставит сам или поручает работнику, который ведёт кадры по его поручению. Если наёмных работников нет, штатное расписание не составляется: исполнители по договорам ГПХ в него не включаются вообще.
Когда вместо Т-3 можно использовать свою форму
С 01.01.2013 унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными: это следует из части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и разъяснено в информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Организация вправе утвердить собственную форму штатного расписания, например без граф 6-8, если надбавок нет, или с отдельной графой для кода должности из 1С. Условие одно: форма утверждена приказом или учётной политикой, а в документе остаются структура, должности, количество штатных единиц и оклады. Если собственная форма не утверждена, работать надёжнее по Т-3: её реквизиты понятны и инспектору ГИТ, и суду.
Бланк Т-3 и образцы приказов для утверждения штатного расписания
Комплект начинается с бланка Т-3 в Excel: в нём уже размечены шапка, графы 1-10 и итоговая строка, а приказы понадобятся на этапе утверждения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по унифицированной форме Т-3, файл .xlsx | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО — если штатное расписание утверждается и хранится в электронном виде | Скачать |
Итоговая строка «Итого» в Т-3: что суммировать и как сверить со шапкой
В бланке Т-3 строка «Итого» предназначена для сумм двух граф: 4 и 9. Графа 4 даёт общее число штатных единиц, графа 9 — месячную сумму по всем должностям. Графа 9 в бланке так и подписана: «Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4». Оклад и надбавки в графах 5-8 указываются на одну штатную единицу, а графа 9 умножает их на количество ставок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отсюда самая частая ошибка итоговой строки: в «Итого» складывают графу 5 и выдают полученную цифру за фонд оплаты по окладам. Если на должности 3,5 ставки, её оклад попадает в сумму графы 5 один раз, а в графу 9 — с множителем 3,5. Сумму граф 5-8 технически посчитать можно, но реальной величины она не показывает, поэтому в итоговой строке эти ячейки лучше оставить пустыми или поставить прочерк.
Условный пример для отдела из двух должностей. Руководитель отдела: 1 штатная единица, оклад 90 000 руб., надбавка 10 000 руб., в графе 9 — 100 000 руб. Менеджер: 3,5 штатной единицы, оклад 60 000 руб., надбавок нет, в графе 9 — 210 000 руб. В строке «Итого» графа 4 равна 4,5, графа 9 — 310 000 руб., а в шапке пишут «Штат в количестве 4,5 единиц».
Вакантные должности входят в итог наравне с занятыми: штатное расписание описывает утверждённые единицы, а не работников. Из-за этого итог графы 4 почти никогда не совпадает с численностью по табелю, и сверять его с табелем или отчётностью в СФР бессмысленно. Сверка идёт внутри самой формы: итог графы 4 и строка «Штат в количестве» в шапке должны совпадать до сотых.
Как заполнить итоговую строку и сверить её со шапкой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. По каждой строке таблицы посчитайте графу 9: сложите графы 5, 6, 7 и 8 и умножьте сумму на графу 4.
- Шаг 2. Если надбавка в графах 6-8 указана в процентах или коэффициентом, для графы 9 переведите её в рубли от оклада этой должности. Надбавка 15% к окладу 40 000 руб. даёт 6 000 руб. на одну штатную единицу.
- Шаг 3. Сложите графу 4 по всем строкам, включая вакантные должности и дробные ставки 0,25, 0,5, 0,75. Итог не округляйте.
- Шаг 4. Сложите графу 9 по всем строкам и запишите сумму в строку «Итого».
- Шаг 5. Ячейки граф 5-8 в строке «Итого» оставьте пустыми или поставьте прочерк, чтобы сумму окладов на одну единицу не приняли за месячный фонд.
- Шаг 6. Перенесите итог графы 4 в шапку, в строку «Штат в количестве ___ единиц», в том же написании, с дробной частью.
- Шаг 7. Передайте форму главному бухгалтеру: он подписывает Т-3 вместе с руководителем кадровой службы и сверяет итог графы 9 с размерами окладов, установленных в трудовых договорах и положении об оплате труда.
Графы 1-10: что влияет на итог и на шапку
Графы 1 и 2 отводятся под наименование и код структурного подразделения. Код присваивает сама организация, и по нему подразделения выстраиваются в порядке иерархии: сначала руководство, затем основные подразделения, затем вспомогательные. Код должен быть уникальным внутри документа: 1С ЗУП и другие учётные программы сортируют строки печатной формы именно по нему, и повторяющийся код перемешивает подразделения в распечатке.
Должности в штатном расписании: графа 3
В графу 3 пишут должность, специальность или профессию с разрядом, классом или категорией квалификации. Наименование переносится в трудовой договор без изменений, потому что статья 57 ТК РФ привязывает трудовую функцию к штатному расписанию. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, например досрочная пенсия или доплата за вредные условия, по той же статье 57 наименование должно совпадать с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами. Одна строка — одна должность с одним окладом. Главный бухгалтер и бухгалтер 1 категории с разными окладами идут двумя строками, иначе графа 9 не сходится.
Количество штатных единиц: графа 4
Указания Госкомстата прямо разрешают дробные значения для должностей на неполную ставку и приводят примеры: 0,25; 0,5; 2,75. Дробь пишут через запятую. Если должность разделена между двумя внутренними совместителями по 0,5 ставки, в графе 4 стоит 1, а не 0,5 и 0,5 в разных строках: штатное расписание фиксирует единицу, а распределение работников по ней ведёт штатная расстановка.
Оклад и надбавки: графы 5-8
В графе 5 по указаниям Госкомстата указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу, а при другой системе оплаты — по проценту от выручки, доле прибыли, коэффициенту трудового участия и так далее. Если в рублях показать нельзя, графы заполняют в соответствующих единицах: процентах, коэффициентах. Для часовой тарифной ставки в графе 5 пишут ставку за час с пометкой в графе 10 «Примечание», но графу 9 при этом приходится считать отдельно, иначе итог станет неполным.
Графы 6-8 отведены под стимулирующие и компенсационные надбавки, установленные законодательством, например районный коэффициент и процентная надбавка за работу на Крайнем Севере, и надбавки, введённые самой организацией. Разовые премии в графы 6-8 не вносят: штатное расписание фиксирует постоянные составляющие оплаты на одну единицу.
Совмещение должностей и вилка окладов
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ отдельной строки в штатном расписании не создаёт. Работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня, доплату за неё по статье 151 ТК РФ устанавливают соглашением сторон, и в графы 6-8 она не попадает. Если совмещают вакантную должность, её штатная единица остаётся в графе 4 и в итоге как вакантная. Внутреннее совместительство устроено иначе: совместитель занимает штатную единицу или её долю, и в итоге она учитывается как занятая.
Вилку окладов «от 50 000 до 70 000 руб.» указания Госкомстата не предусматривают: графа 5 рассчитана на конкретную месячную сумму. Когда оклады на одной должности различаются из-за квалификации, надёжнее развести должности по категориям или разрядам отдельными строками. Если вилка всё же нужна, в трудовом договоре оклад фиксируется конкретной суммой, а для графы 9 выбирают одно значение и называют его в графе 10, иначе итог станет условным.
Подписи и приказ об утверждении: нижняя часть формы
Под таблицей Т-3 две подписи: руководитель кадровой службы с должностью и расшифровкой и главный бухгалтер с расшифровкой. Подпись руководителя организации на самой форме не предусмотрена: по указаниям Госкомстата штатное расписание утверждается приказом или распоряжением, который подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Реквизиты этого приказа и попадают в строку «УТВЕРЖДЕНО» в шапке, поэтому приказ регистрируют до того, как форма уходит на подпись. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 назвал штатное расписание локальным нормативным актом организации: для утверждения подходит тот же порядок, что и для других ЛНА.
Дата в строке «на период с» может совпадать с датой приказа или быть позже неё, если новое штатное расписание вводится с первого числа следующего месяца или квартала. Раньше даты приказа она быть не может. Если в штатном расписании меняются условия трудовых договоров, дату начала действия ставят с учётом сроков уведомления работников, о них ниже.
Внимание: если штатное расписание и приказ об утверждении подписываются электронно, равнозначной собственноручной подписи в силу закона считается только УКЭП. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет.
Когда кадровые документы подписывает не руководитель, а уполномоченный работник, к электронному документу добавляется машиночитаемая доверенность. Она хранится в одном комплекте с подписанным документом, и при проверке ГИТ или в суде полномочия подписанта подтверждаются именно ею.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности входит в сам кадровый документ, это не приложение к процессу. Поэтому при увольнении работника, который подписывал приказы, первой отзывается доверенность. Проверьте, по какой доверенности подписан приказ об утверждении вашего действующего штатного расписания и действовала ли она на дату подписания.»
Изменение штатного расписания: что происходит с шапкой и итогом
В письме № 428-6-1 Роструд перечислил поводы для изменения штатного расписания: переименование структурных подразделений или должностей, изменение окладов, сокращение численности или штата. Частоту изменений определяет работодатель. Технически изменения оформляют двумя способами. Первый — приказ об изменении штатного расписания, где перечислены новые строки, а шапка и итог действующей формы не трогаются. Второй — новая редакция Т-3 целиком: новый номер, новая дата составления, реквизиты нового приказа в строке «УТВЕРЖДЕНО», пересчитанные итоги граф 4 и 9 и новое число в строке «Штат в количестве». При двух-трёх изменениях в год удобнее приказы, при перестройке структуры — новая редакция, чтобы через год не собирать действующее штатное расписание из пяти документов.
Какие документы и сроки добавляются к изменению, зависит от того, затрагивает ли оно условия трудовых договоров работников, которые уже занимают должности.
| Что меняется | Что происходит в итоге Т-3 | Что оформить с работниками |
|---|---|---|
| Новая должность или подразделение | Растут итоги граф 4 и 9, меняется «Штат в количестве» | Ничего; приём на новую должность — только после вступления изменений в силу |
| Повышение оклада | Растёт итог графы 9, графа 4 без изменений | Дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ |
| Переименование должности | Итоги не меняются | Дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ; без согласия работника — порядок статьи 74 ТК РФ с уведомлением не позднее чем за 2 месяца |
| Снижение оклада или надбавки | Снижается итог графы 9 | Письменное уведомление по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца, изменения в силу не раньше этого срока |
| Сокращение численности или штата | Уменьшаются итоги граф 4 и 9 | Предупреждение под подпись не менее чем за 2 месяца по статье 180 ТК РФ; уведомление профсоюза не позднее чем за 2 месяца, при массовом сокращении — за 3 месяца по статье 82 ТК РФ |
| Работнику поручено совмещение | Итоги не меняются | Письменное согласие работника и соглашение о доплате по статьям 60.2 и 151 ТК РФ; штатное расписание не меняется |
Из таблицы видно, что дата «на период с» в новой редакции зависит от самой медленной строки: если в одной редакции собраны новая должность и снижение окладов, вся редакция вводится не раньше чем через 2 месяца после уведомления. Быстрые изменения удобнее выпускать отдельным приказом.
Во что обходится расхождение штатного расписания с документами
Расхождение между штатным расписанием и трудовыми договорами, например должность в договоре, которой нет в Т-3, или оклад в договоре ниже, чем в графе 5, ГИТ может квалифицировать как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для юридического лица. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 руб., а должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. При споре о сокращении суд запрашивает редакции штатного расписания до и после сокращения и по ним проверяет, предлагались ли работнику все вакантные должности по части 3 статьи 81 ТК РФ. Непредложенная вакансия, которая видна в графе 4, ведёт к восстановлению на работе и оплате вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8.3 и в электронном виде
Где в 1С ЗУП берутся данные для шапки и итога
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 ведение штатного расписания включается в настройках кадрового учёта, там же включаются история его изменений и использование вилки окладов и надбавок. Позиции вводят документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки — документом «Изменение штатного расписания», а печатную форму Т-3 формирует кадровый отчёт «Штатное расписание (Т-3)». Наименование и код по ОКПО программа подставляет из карточки организации, дату и номер приказа — из документа утверждения, итоги граф 4 и 9 считает сама. Перед печатью стоит сверить две вещи, которые программа проверить не может: заполнен ли код по ОКПО в карточке организации и совпадает ли номер документа утверждения с номером приказа в журнале.
В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после этого документы синхронизируются автоматически: штатное расписание и приказы продолжают формироваться в 1С, а подписание и хранение идут в КЭДО.
Электронное штатное расписание: подпись и выгрузка
Штатное расписание относится к ЛНА, а локальные нормативные акты можно вести в кадровом электронном документообороте по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. В бумажном виде по закону остаются другие документы: приказ об увольнении, журнал инструктажей, акт о несчастном случае и трудовая книжка. Штатное расписание работники не подписывают, поэтому для электронной формы достаточно подписи работодателя и подписей, предусмотренных самой формой.
Полезно знать: электронный кадровый документ, подписанный усиленной подписью, хранится комплектом: сам документ, файл подписи отдельно и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос к системе, где хранится штатное расписание, звучит не «хранит ли она документ», а «выгружает ли она комплект целиком»: документ, файл подписи и доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не изображение на экране. Попросите показать такую выгрузку на одном документе до того, как переносить туда архив.»
Важный нюанс из практики: распечатка электронного штатного расписания остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы её можно было передать инспектору или приложить к делу, распечатку заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Сроки хранения штатного расписания и доступ к нему
Штатные расписания и изменения к ним относятся к документам постоянного хранения по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Хранят все редакции, а не только действующую: именно старые редакции запрашивает суд при споре о сокращении.
Факт: срок хранения не зависит от формы документа. Штатное расписание, подписанное в КЭДО, хранится постоянно, как и бумажное.
Важный нюанс из практики: графы 5-9 показывают оклады по каждой должности, поэтому доступ к штатному расписанию разграничивают по ролям. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. В Добыто подписанные документы переносятся в архив одним действием из общего списка, а по вкладкам «В работе», «Требуют действия» и «Архив» видно, на каком этапе маршрута согласования находится каждый приказ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не значит, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Посмотрите, какие редакции штатного расписания существуют у вас только в электронном виде, и заранее решите, чем подтвердите их подлинность.»
Стоимость ведения штатного расписания и приказов в КЭДО Добыто
Цена КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, из которой берётся штатное расписание.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для подписания штатного расписания и приказов работодателю нужна УКЭП, поэтому компании, которая формирует Т-3 в 1С ЗУП и хочет хранить редакции в электронном архиве, подходит тариф «Бизнес». Условия, состав тарифов и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Шапку формы Т-3 удобнее заполнять последней: её ключевое число переносится из итога графы 4, а строка «УТВЕРЖДЕНО» ссылается на приказ, который регистрируют раньше, чем форма уходит на подпись. В строку «Итого» попадают только количество единиц и месячная сумма графы 9, где оклад и надбавки уже умножены на число ставок, с вакансиями и дробными ставками без округления. Любое изменение, которое затрагивает оклады или должности занятых работников, привязывает дату новой редакции к двухмесячному сроку уведомления, а все прежние редакции остаются в архиве постоянно.
В Добыто штатное расписание продолжают вести в 1С ЗУП, а приказы об утверждении и изменении подписывают УКЭП и хранят комплектом с файлом подписи в электронном архиве, откуда их можно выгрузить для проверки или суда.
Частые вопросы о заполнении штатного расписания
Нужна ли печать организации на штатном расписании?
Нет. В унифицированной форме Т-3 место для печати не предусмотрено: форму подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает её приказ руководителя. С 2015 года хозяйственные общества вправе вообще не иметь печати по Федеральному закону от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Если печать в организации есть и её использование закреплено в уставе или локальном акте, ставить её на штатное расписание можно, но на юридическую силу документа это не влияет.
Нужно ли штатное расписание, если единственный работник — генеральный директор?
Да, если с директором заключён трудовой договор. Статья 57 ТК РФ связывает трудовую функцию с должностью по штатному расписанию независимо от числа работников. Форма Т-3 в этом случае состоит из одной строки: подразделение, например «Администрация», должность «Генеральный директор», 1 штатная единица, оклад по трудовому договору; итог графы 4 и строка «Штат в количестве» равны 1.
Как отразить в Т-3 должность работницы в отпуске по уходу за ребёнком и её временную замену?
Никак отдельно: за работницей в отпуске по уходу за ребёнком по части 4 статьи 256 ТК РФ сохраняется место работы, её штатная единица остаётся занятой. Временного работника принимают на эту же единицу по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника по статье 59 ТК РФ. Новая строка и дополнительная единица в графе 4 не нужны, итог не меняется; распределение людей по единице показывает штатная расстановка.
Можно ли указать в графе 5 оклад ниже МРОТ?
Статья 133 ТК РФ требует, чтобы не ниже МРОТ была месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму времени, а не сам оклад. Поэтому оклад в графе 5 может быть ниже МРОТ, если вместе с постоянными надбавками из граф 6-8 и другими выплатами зарплата за полную норму его не меньше. Оклад в графе 5 всегда указывается на полную ставку: при 0,5 ставки в графе 4 работник получает половину, и это не нарушает требование о МРОТ. В регионах с районным коэффициентом его начисляют сверх МРОТ, а не включают в него.
Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом?
ТК РФ не требует учитывать мнение профсоюза при утверждении штатного расписания как такового. По статье 8 ТК РФ мнение представительного органа работников учитывается в случаях, которые предусмотрены кодексом, коллективным договором или соглашением. Если коллективный договор включает штатное расписание в такой перечень, процедуру проходят до подписания приказа. При сокращении численности или штата профсоюз уведомляют отдельно: не позднее чем за 2 месяца, при массовом сокращении — за 3 месяца до начала мероприятий.
Можно ли вести штатное расписание в Excel без 1С?
Да. Закон не требует вести штатное расписание в конкретной программе: форма Т-3 или собственная утверждённая форма может быть заполнена в Excel, распечатана и подписана или подписана электронно. Ограничение одно: итоги граф 4 и 9 в Excel придётся проверять вручную или формулами, а историю изменений хранить отдельными файлами с номерами и датами приказов, потому что программа сама не свяжет редакции между собой.
