Штатное расписание считается действующим, если его ввёл в действие приказ руководителя, дата введения уже наступила, а более поздний приказ его не отменил и не изменил. Проверять нужно не файл, а связку из трёх реквизитов: номер и дата самого документа, номер и дата приказа об утверждении, дата введения в действие. Файл с названием «ШР_итог_финал2» без приказа юридической силы не имеет, а распечатка из 1С остаётся копией электронного документа. Главное различие, от которого зависит порядок проверки: при изменениях через приказ о внесении изменений действующим комплектом остаётся прежний документ вместе со всеми приказами к нему, а при утверждении новой редакции действует только новый документ с собственной датой введения, и старый в работе больше не участвует.
Разберём, как за десять минут собрать доказательство актуальности версии: по каким реквизитам сверять бумажный оригинал, историю в 1С 8.3 и архив системы КЭДО, что делать, когда данные штатного расписания расходятся с трудовыми договорами и приказами о приёме. Покажем, чем совмещение должностей отличается от новой штатной единицы и почему из-за нового классификатора профессий половина компаний в 2026 году получила лишнюю редакцию документа. Сроки хранения, чек-лист сверки, образцы документов для скачивания, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что делает штатное расписание действующим: приказ, дата введения, отсутствие более позднего приказа
Юридическую силу документу даёт не подпись кадровика на последнем листе и не название файла, а приказ работодателя об утверждении. Само штатное расписание — локальный нормативный акт: он фиксирует структуру, состав должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Трудовая функция в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому расхождение между договором и штаткой читается проверяющим как дефект оформления трудового договора, а не как техническая мелочь.
Форму Т-3, утверждённую постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 1 января 2013 года применять необязательно: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных документов утверждает руководитель организации. На практике почти все работают в Т-3, потому что её понимает и инспектор, и 1С, и аудитор. Для определения действующей версии форма роли не играет — значение имеют только реквизиты.
Действующей версию делает совпадение четырёх условий одновременно:
- Есть приказ об утверждении с номером и датой, подписанный лицом, у которого есть на это полномочия по уставу или доверенности.
- Наступила дата введения в действие. Приказ может быть подписан 12 декабря, а документ вводиться с 1 января: до 1 января действует предыдущая версия.
- Нет более позднего приказа, который отменил документ, утвердил новую редакцию или внёс изменения.
- Реквизиты документа и приказа сходятся между собой. В шапке штатного расписания указываются номер и дата приказа об утверждении, период действия и общее количество штатных единиц.
Срок действия закон не устанавливает. Штатное расписание, утверждённое три года назад и ни разу не изменявшееся, остаётся действующим. Практика ежегодного переутверждения «на календарный год» — привычка, а не требование: если в шапке указан период «на 2025 год», то с 1 января 2026 года документ формально истёк, и его нужно переутверждать. Поэтому в графе периода удобнее писать дату начала действия без даты окончания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о документе, — в каком режиме он создавался. Скан подписанного от руки штатного расписания и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ бумажного оригинала, а не электронный документ, и оригинал придётся искать в бумажном деле.»
Факт: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения — в отличие от графиков отпусков и табелей, которые хранятся 5 лет, и приказов по личному составу со сроком 50 или 75 лет. При переходе на КЭДО сроки не меняются: электронный документ хранится столько же, сколько хранился бы бумажный.
Где лежит последняя версия: бумажное дело, 1С 8.3 и система КЭДО
В компании, которая работает больше двух лет, штатное расписание почти всегда существует в трёх местах сразу, и эти три места расходятся. Бумажный оригинал с подписями лежит в деле у кадровика или в архиве. В 1С:ЗУП 8.3 живёт справочник «Штатное расписание» с историей изменений, откуда тянутся данные во все кадровые документы. В системе КЭДО или в общей папке хранится PDF, который рассылали руководителям подразделений. Действующая версия — одна, но искать её нужно в конкретном месте и по конкретному признаку.
| Где хранится | Что там считается последней версией | Чем подтверждается актуальность | Типичный сбой |
|---|---|---|---|
| Бумажное дело кадровой службы | Экземпляр с оригинальными подписями и приказ об утверждении в деле приказов по основной деятельности | Последний по дате приказ в деле приказов, номенклатура дел организации | Приказ подшит, а изменённая версия документа не распечатана и не подшита |
| 1С:ЗУП 8.3, справочник «Штатное расписание» | Состояние позиций на текущую дату по документам утверждения и изменения | Дата документа в базе и отчёт по штатным позициям на дату | Позицию правили вручную в карточке без проведённого документа изменения |
| Система КЭДО, электронный архив | Файл документа плюс отдельный файл электронной подписи, статус «подписан» | Результат проверки подписи и журнал маршрута согласования | В архиве лежит PDF без файла подписи: это копия, а не оригинал |
| Общая папка на сервере или почта | Ничего: рабочая копия для расчётов и планирования | Не подтверждается | По этому файлу открывают вакансию и оформляют приём |
Приоритет при расхождении определяется не тем, где документ выглядит свежее, а тем, где находится подписанный оригинал. Бумажный экземпляр с подписью руководителя и приказ об утверждении перевешивают запись в базе: 1С показывает данные штатного расписания, но сама по себе базой юридических фактов не является, пока учётные данные не подтверждены документом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В 1С:ЗУП 8.3 состояние штатки на дату зависит от того, какой режим ведения истории включён в настройках кадрового учёта. Если ведение истории изменений отключено, база покажет только текущее состояние позиций, и восстановить, каким штатное расписание было полгода назад, по базе не получится — останется только бумажный комплект. Если история ведётся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», в базе видно и состав позиций на любую дату, и документ-основание.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение. Со штатным расписанием это ещё и источник лишних версий: правки вносят несколько человек, а кто внёс последнюю, потом не устанавливается. Проверьте по своей системе, у скольких сотрудников есть право менять штатные позиции, и оставьте это право одному ответственному с журналом обращений.»
Как проверить, какая версия действует у вас сейчас
Проверка идёт от приказов, а не от файлов. Дело приказов по основной деятельности — единственное место, где хронология восстанавливается достоверно: файл можно перезаписать, а зарегистрированный приказ с номером и датой встроен в общую нумерацию, и пропуск в ней виден сразу.
Как определить действующую версию штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте дело приказов по основной деятельности за текущий и предыдущий год и выпишите все приказы со словами «штатное расписание»: об утверждении, о внесении изменений, о сокращении численности или штата, о переименовании должностей.
- Шаг 2. Отсортируйте их по дате введения в действие, а не по дате подписания. Действует тот приказ, у которого дата введения наступила и после которого нет более позднего по этому же предмету.
- Шаг 3. Возьмите штатное расписание, на которое ссылается последний приказ об утверждении, и сверьте в его шапке номер и дату приказа, дату введения и общее количество штатных единиц.
- Шаг 4. Наложите на этот документ все приказы о внесении изменений, изданные после него. Действующий состав должностей — это исходный документ плюс изменения, если новая редакция не утверждалась.
- Шаг 5. Сверьте получившийся состав с данными в 1С:ЗУП 8.3 на текущую дату: количество единиц по каждой позиции, оклады, надбавки, наименования должностей и подразделений.
- Шаг 6. Выборочно сверьте 5-10 трудовых договоров и приказов о приёме с полученными данными: должность в договоре должна дословно совпадать с наименованием позиции, оклад — с окладом по штатке.
- Шаг 7. Зафиксируйте результат сверки служебной запиской на имя руководителя с перечнем расхождений. Этот документ станет основанием для приказа, которым расхождения устраняются.
Шаг 6 вскрывает большую часть проблем. Оклад в трудовом договоре, отличающийся от оклада в штатном расписании, — самое частое расхождение, и трактуется оно не в пользу работодателя: работнику платят по договору, а штатка оказывается недостоверной.
Что проверить до того, как утверждать новую редакцию
Перед изданием нового приказа стоит собрать исходные данные, иначе новая редакция унаследует старые ошибки:
- Перечень действующих приказов об изменениях, которые нужно учесть в новой редакции.
- Список занятых и вакантных ставок с указанием долей: 0,5 и 0,25 ставки должны быть отражены в графе количества единиц.
- Перечень должностей, наименование которых связано с льготами, досрочной пенсией или компенсациями: для них наименование берётся строго по квалификационным справочникам или профстандартам.
- Данные о совмещениях и совместительстве по каждому подразделению.
- Сведения о работниках, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком: их ставки из штатки не исключаются.
- Проверка окладов на соответствие МРОТ: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве региональный — 32 916 рублей, и сверять оклад нужно с региональным значением.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Образцы документов для сверки и изменения штатного расписания
Комплект собран под одну задачу — привести версии в порядок; начинать удобнее с формы Т-3, чтобы сверить состав граф с тем, что у вас утверждено.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (образец) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
Две модели изменения штатного расписания и почему версии путаются
Изменение оформляется одним из двух способов, и от выбора зависит, что вы потом предъявите как действующий документ. Первый способ — приказ о внесении изменений: сам документ остаётся прежним, а изменения существуют отдельными приказами. Второй — утверждение новой редакции целиком: прежний документ перестаёт применяться с даты введения нового.
| Параметр | Приказ о внесении изменений | Утверждение новой редакции |
|---|---|---|
| Что считается действующим | Исходный документ плюс все приказы об изменениях | Только новый документ с новым номером и датой |
| Когда удобно | Точечные правки: одна ставка, один оклад, переименование подразделения | Массовые изменения: индексация, реорганизация, переход на новый классификатор |
| Риск потери версии | Высокий: через 5-7 приказов состав должностей собирается только вручную | Низкий: состав виден в одном документе |
| Что делать со старым документом | Остаётся в работе, хранится вместе с приказами | Выводится из применения, но хранится постоянно |
| Отражение в 1С:ЗУП 8.3 | Документ «Изменение штатного расписания» на дату приказа | Документ «Утверждение штатного расписания» с новой датой |
Порог, после которого удобнее переходить на новую редакцию, определяется количеством накопленных приказов: когда для ответа на вопрос «сколько у нас ставок бухгалтера» приходится открывать больше трёх документов, пора собирать состав заново. Смешивать оба способа в одном периоде не стоит: если после новой редакции продолжают выпускать приказы об изменениях к предыдущей, версия перестаёт определяться однозначно.
Изменение окладов или наименования должности затрагивает условия трудового договора, поэтому одного приказа по штатному расписанию мало. При изменении по инициативе работодателя по причинам, связанным с организационными или технологическими условиями труда, работника уведомляют не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ, а работодатель — физическое лицо по статье 306 ТК РФ уведомляет не менее чем за 14 календарных дней. Если стороны договорились, изменения оформляются дополнительным соглашением без двухмесячного срока.
Расхождения между штаткой, договорами и 1С: во что обходится неопределённая версия
Неопределённость версии сама по себе не наказывается: в КоАП нет состава «не понял, какое штатное расписание действует». Наказываются последствия, которые из этого вырастают, и все они проявляются в других документах.
Должность в трудовом договоре отсутствует в штатном расписании. Работник принят на должность «ведущий специалист по клиентскому сервису», а в действующей штатке такой позиции нет, потому что её ввели приказом, который не учли при утверждении новой редакции. Формально трудовая функция не соответствует штатному расписанию, а требование статьи 57 ТК РФ о содержании трудового договора нарушено. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ ненадлежащее оформление трудового договора влечёт штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на предпринимателя от 5 000 до 10 000 рублей, на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей.
Оклад в договоре не совпадает с окладом в штатке. Индексацию провели приказом об изменении штатного расписания, а дополнительные соглашения подписали не со всеми. Работник вправе требовать оплату по договору, а разница между документами при проверке читается как нарушение порядка оплаты труда по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится дороже: на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей.
Сокращение проведено по неактуальной версии. Здесь цена ошибки перестаёт измеряться штрафом. Если работника уведомили о сокращении должности, которой в действующем штатном расписании уже нет или которая называется иначе, увольнение оспаривается, а суд взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула. Штатное расписание в таком споре — основное доказательство: суд сверяет даты приказов и состав позиций до и после сокращения.
Полезно знать: при сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе с 1 сентября 2026 года получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Изменение внесено Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ в часть 1 статьи 179 ТК РФ и работает при равной производительности труда и квалификации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Инспекторы государственной инспекции труда работают по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки чек-листа при проверке не выходят. Это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам: проверочные листы и сервисы самопроверки Роструда публикуются открыто, и сверка штатного расписания с трудовыми договорами занимает меньше времени, чем подготовка ответа на предписание.
Кейс из практики: в производственной компании на 480 человек при подготовке к сокращению обнаружилось 11 позиций, которые существовали в 1С, но отсутствовали в последней утверждённой редакции штатного расписания: изменения вносили документом в базе, а приказ не издавали. Восстановление заняло 9 рабочих дней: подняли дело приказов, собрали фактический состав позиций, утвердили новую редакцию и подписали 11 дополнительных соглашений. Сокращение сдвинулось на две недели, но прошло без единого оспаривания.
Должности, ставки и совмещение: что входит в данные штатного расписания
Состав должностей в штатном расписании задаёт границы того, что кадровая служба вообще может оформить. Принять работника на должность, которой нет в штатке, нельзя: сначала вводится позиция приказом, потом издаётся приказ о приёме.
Наименование должности в общем случае работодатель определяет сам. Исключение из статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование берётся строго из квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Ошибка в наименовании такой должности всплывает через годы — при назначении досрочной пенсии, когда Социальный фонд России сверяет запись в трудовой книжке и сведения индивидуального учёта с формулировкой из справочника.
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ новую штатную единицу не создаёт. Работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, за доплату по соглашению сторон. Позиция при этом остаётся вакантной: она числится в штатном расписании, но работник на неё не принят. Это отличает совмещение от внутреннего совместительства, где заключается второй трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, а штатная единица считается занятой.
| Ситуация | Что меняется в штатном расписании | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Совмещение должностей (статья 60.2 ТК РФ) | Ничего: позиция остаётся вакантной | Дополнительное соглашение и приказ о доплате |
| Внутреннее совместительство | Позиция считается занятой | Отдельный трудовой договор и приказ о приёме |
| Приём на 0,5 ставки | В графе количества единиц указывается 0,5 | Трудовой договор с условием неполного рабочего времени |
| Временный перевод на другую должность | Состав позиций не меняется | Дополнительное соглашение и приказ о переводе |
| Введение новой должности | Добавляется позиция с окладом и количеством единиц | Приказ о внесении изменений или новая редакция |
Практический вывод из таблицы: три из пяти ситуаций штатное расписание не трогают вовсе. Если в компании после каждого кадрового движения переутверждают штатку, версий становится больше, чем содержательных изменений, и определить действующую редакцию становится сложнее.
Штатное расписание у ИП: когда искать действующую версию не нужно
Прямой обязанности индивидуального предпринимателя вести штатное расписание Трудовой кодекс не устанавливает. ИП без работников этот документ не нужен вовсе. ИП с одним-двумя работниками может обойтись без него: трудовая функция описывается в трудовом договоре, а требования статьи 57 ТК РФ выполняются, если должность указана определённо.
Ситуации, когда штатное расписание предпринимателю всё-таки понадобится: при сокращении работника (нужно подтвердить, что должность исключена), при спорах об окладе, при работе с должностями, дающими право на льготы и компенсации, а также когда численность переваливает за 10-15 человек и структура перестаёт держаться в голове. Отдельно отмечу: для субъектов малого предпринимательства с численностью до 70 работников доступны срочные трудовые договоры по соглашению сторон — порог повышен с 35 человек Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года.
Если вы читаете этот раздел как работодатель и понимаете, что версии документов у вас расходятся, штатный архивариус для этого не нужен: в практике Добыто порядок в версиях наводится не разбором папок, а переводом утверждения и изменений в один маршрут с фиксацией даты подписания.
Штатное расписание в электронном виде: подпись, формат, выгрузка
Штатное расписание относится к документам, которые переводятся в электронный вид: запрет касается трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастных случаях на производстве, приказов об увольнении и документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное можно создавать, подписывать и хранить электронно без дублирования на бумаге.
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Для штатного расписания это существенно: документ подписывает руководитель или уполномоченный работник, а с обязательным применением машиночитаемой доверенности при подписании по доверенности сама доверенность становится частью комплекта хранения и публикуется в реестре. Если право подписи делегировано, при увольнении уполномоченного работника первой отзывается доверенность.
Комплект хранения электронного документа состоит из нескольких файлов: сам документ, отдельный файл электронной подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Требования к структуре хранения кадровых документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Документы, связанные с работой, передаются в формате PDF/A-1A по приказу Минтруда от 20 сентября № 578; файлы в обычном PDF, Word или Excel под требование не подходят и подлежат дублированию на бумаге.
Лайфхак: в 1С архив кадровых электронных документов лежит в разделе «Кадры», в журнале документов кадрового КЭДО. Оттуда документы сохраняются на диск и предоставляются в контролирующие органы вместе с приказом о введении КЭДО, положением о КЭДО и согласиями работников.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос вендору формулируйте так: не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате» — сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Попросите на демонстрации выгрузить одно подписанное штатное расписание и проверьте состав архива.»
Соберите приказ о введении КЭДО под свой порядок подписания
Электронный архив держит юридическую силу документа только при соблюдении набора свойств, перечисленных в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение установлено пунктом 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ: в конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их на хранение. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года — по этому документу удобно проверять систему до покупки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие штатные расписания и приказы к ним существуют у вас только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатанное штатное расписание что-то значило, его заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. В сервисе Добыто подписанный документ и файл подписи выгружаются одним комплектом, поэтому вопрос «где оригинал» при проверке не возникает.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Итоговая сумма зависит от численности работников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив и уровень поддержки распределены по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль, установка и настройка | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
Разница между тарифами упирается не в количество кабинетов, а в интеграцию с 1С и электронный архив: без них штатное расписание придётся вести в базе и подписывать отдельно, а значит версии снова разойдутся. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельного бюджета на приведение процесса подписания к требованиям закона не потребуется.
Выводы
Действующую версию штатного расписания определяет цепочка приказов, а не дата изменения файла: последний по дате введения приказ об утверждении плюс все изданные после него приказы об изменениях, если новая редакция не утверждалась. Сверка идёт сверху вниз — от дела приказов к документу, затем к данным в 1С:ЗУП 8.3 и только потом к трудовым договорам. Расхождение между окладом в договоре и окладом в штатке обходится дороже самой сверки, а при сокращении неактуальная редакция превращается в проигранный спор. Совмещение, перевод и работа на неполной ставке штатное расписание не меняют, и лишние переутверждения только множат версии.
Мы в Добыто сталкиваемся с расхождением версий на каждом втором проекте внедрения и потому начинаем с инвентаризации приказов, а не с настройки маршрутов: когда утверждение и изменение штатного расписания проходят через один маршрут с фиксацией подписи и даты, вопрос о том, какая редакция действует, закрывается на уровне системы.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать штатное расписание заново каждый год, если ничего не изменилось
Нет. Срок действия законом не установлен, и документ действует, пока его не отменили или не изменили приказом. Исключение возникает, когда в самом документе указан период действия «на 2025 год»: с 1 января следующего года такая формулировка обязывает переутвердить документ. Чтобы не плодить версии, в поле периода указывают только дату введения в действие.
Кто подписывает штатное расписание и обязательна ли подпись главного бухгалтера
Унифицированная форма Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждается документ приказом руководителя организации. С 2013 года форма необязательна, поэтому состав подписантов работодатель определяет сам и закрепляет в приказе. При электронном подписании со стороны работодателя применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, а при подписании уполномоченным работником по доверенности — машиночитаемая доверенность, которая входит в комплект хранения документа.
Что делать, если бумажный оригинал штатного расписания утрачен
Восстанавливают по приказам: поднимают дело приказов по основной деятельности, собирают состав позиций на нужную дату по приказам об утверждении и изменениях, сверяют с данными в 1С и с трудовыми договорами. Восстановленный документ утверждается новым приказом с указанием, что он составлен взамен утраченного. Уничтожать при этом ничего нельзя: штатные расписания хранятся постоянно, и акт об утрате оформляется отдельно.
Можно ли хранить штатное расписание только в 1С без бумажного экземпляра
Только если у документа есть электронная подпись и он хранится как электронный документ с отдельным файлом подписи в формате, установленном Минтрудом. Запись в справочнике базы без подписанного файла — это учётные данные, а не документ: она показывает состояние позиций, но не подтверждает, кто и когда их утвердил. Распечатка из базы остаётся копией, пока её не заверят.
Как отразить в штатном расписании вакантную должность и нужно ли её убирать
Вакантная позиция остаётся в документе с указанием количества единиц и оклада, работник в ней просто не числится. Убирать её нужно только решением работодателя через приказ о внесении изменений или сокращение штата. Важный практический момент: должность, по которой оформлено совмещение по статье 60.2 ТК РФ, продолжает числиться вакантной, и принять на неё другого работника можно без изменения штатного расписания.
Обязан ли работодатель знакомить работников со штатным расписанием
Прямой обязанности знакомить всех работников с этим документом Трудовой кодекс не устанавливает: с ним знакомят под подпись, если такая обязанность закреплена в коллективном договоре или локальном акте. Но условия, которые из него вытекают — должность и оклад, — доводятся до работника через трудовой договор и дополнительные соглашения. При изменении оклада по инициативе работодателя уведомление направляется не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ.
Сколько версий штатного расписания может действовать одновременно в компании с филиалами
Одна на юридическое лицо, если документ утверждается централизованно, либо по одной на каждое обособленное подразделение, если такой порядок закреплён приказом и подразделение наделено полномочиями. Второй вариант требует сводного документа: без него общее количество штатных единиц по организации не определяется, а при сокращении и при проверке потребуется именно сводная картина.
